ОС 6

Вопрос аудитору

Нужно ли ежегодно распечатывать инвентарные карточки на все основные средства?

Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф. 0504031) является регистром бухгалтерского учета, она открывается на каждый инвентарный объект в порядке, предусмотренном приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее — Приказ № 52н).

В соответствии с п. 32 федерального стандарта «Концептуальные основы», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н, первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета могут составляться в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью.

В Приказе № 52н также указано, что при наличии технической возможности Инвентарные карточки (ф. 0504031) формируются на машинном носителе в виде электронных документов (регистров), содержащих электронную подпись. Хранить карточки можно в таком же формате, распечатывать необязательно, за исключением следующих случаев:

    • закрытия инвентарной карточки (выбытия инвентарного объекта);
    • требования органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством, суда и прокуратуры;
    • иных случаев, предусмотренных локальным актом учреждения.

При ведении Инвентарных карточек (ф. 0504031) в виде электронных документов (регистров) указывается дата формирования копии инвентарной карточки на бумажном носителе.

Если у учреждения нет возможности формировать и хранить регистры в виде электронных документов, карточки можно вести с использованием вычислительной техники, на машинных носителях информации, но в этом случае их необходимо распечатать и хранить на бумаге. Периодичность такой печати устанавливается учреждением в учетной политике, но не реже одного раза в год перед составлением годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности (п. 19 Инструкции № 157н).

Бланк унифицированной формы ОС-6

Если документооборот в организации ведется с применением унифицированных учетных форм, то аналитический учет основных средств (ОС) — с использованием инвентарных карточек по унифицированной форме ОС-6. Инвентарная карточка ОС-6 для учета основных средств (бланк которой вы можете скачать на нашем сайте) и указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7.

Скачать бланк унифицированной формы ОС-6

Для группового учета объектов ОС используют унифицированную форму ОС-6а «Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств». Скачать бланк ОС-6а вы можете в системе КонсультантПлюс. Получите пробный бесплатный доступ к К+ и переходите к скачиванию.

Форма ОС-6 инвентарной карточки учета основных средств может не заполняться организациями, число основных средств у которых незначительно. Такие организации вместо инвентарных карточек могут вести инвентарную книгу по форме ОС-6б (п. 12 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина РФ от 13.10.2003 № 91н (далее — Методические указания по учету ОС)).

С 2013 года применение унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом, стало необязательным, поэтому возможно использование самостоятельно разработанных документов аналогичного содержания.

О том, какая информация должна присутствовать в самостоятельно разработанном бланке документа, читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Инвентарная карточка ОС-6: порядок ведения и заполнения

Инвентарные карточки предназначены для учета объектов основных средств, а также их движения внутри организации. Инвентарная карточка по форме ОС-6 открывается на каждое ОС, причем оформлять такой документ рекомендуется в том числе и на арендованные объекты (п. 14 Методических указаний по учету ОС).

Открывают инвентарную карточку основных средств на основании акта о приеме-передаче основных средств (формы ОС-1, ОС-1а, ОС-1б). Из него же в инвентарную карточку учета основных средств переносят часть сведений о приобретаемом объекте (заполняют разделы 1 и 2). Также при заполнении карточки используют сведения из сопроводительных документов, например технических паспортов заводов-изготовителей.

О разновидностях формы ОС-1 подробнее — в материалах:

  • «Унифицированная форма № ОС-1 – акт о приеме-передаче ОС»;
  • «Унифицированная форма № ОС-1а — бланк и образец»;
  • «Унифицированная форма № ОС-1б — бланк и образец».

На момент принятия ОС к учету в карточке отражают следующие сведения:

  • в разделе 1 — сведения об ОС на дату передачи: дата выпуска, данные документа о вводе в эксплуатацию, срок эксплуатации, начисленная амортизация, остаточная стоимость (раздел заполняется по объектам, которые уже были в эксплуатации у предыдущего собственника);
  • в разделе 2 — первоначальная стоимость и срок полезного использования (они понадобятся для начисления амортизации);
  • в разделе 4 — сведения о приемке объекта (указываются реквизиты документа о приемке, подразделение, стоимость ОС и материально ответственное лицо);
  • в разделе 7 — краткая индивидуальная характеристика объекта.

Остальные разделы заполняются по ходу эксплуатации ОС. В частности, в карточку заносят сведения:

  • о переоценке основного средства (раздел 3);
  • перемещениях объекта и его списании (раздел 4);
  • затратах на реконструкцию, модернизацию и ремонт (разделы 5 и 6).

Подписывает карточку уполномоченный на то сотрудник (как правило, бухгалтер).

Образец заполнения инвентарной карточки основных средств можно скачать ниже по ссылке.

Скачать образец заполнения унифицированной формы ОС-6

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В образце заполнения инвентарной карточки учета основных средств разделы, касающиеся изменения стоимости основного средства, его ремонта, индивидуальных характеристик, и подпись бухгалтера приведены на 2-й странице.

Итоги

Инвентарная карточка по унифицированной форме ОС-6 применяется для учета и движения внутри компании объектов основных средств. Но применение унифицированных форм с 2013 года необязательно, поэтому организация вправе разработать бланк карточки самостоятельно, придерживаясь требований к оформлению первичных документов, указанных в ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Дата Документ о вводе в эксплуатацию Фактический срок эксплуатации Сумма начисленной амортизации (износа), руб. Остаточная стоимость, руб. Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, руб. Срок полезного использования
выпуска (постройки) последнего капремонта, модернизации, реконструкции наименование номер дата
1 2 3 4 5 6 7 8 1 2

3. Переоценка

Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстановительная стоимость, руб. Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстановительная стоимость, руб. Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстановительная стоимость, руб.
1 2 3 1 2 3 1 2 3

4. Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств

Документ, дата, номер Вид операции Наименование структурного подразделения Остаточная стоимость, руб. Фамилия, инициалы лица, ответственного за хранение
1 2 3 4 5

┌──────────────────┬─────┐ Участники долевой │Доля в праве общей│ │ Справочно: собственности __________│собственности, % ├─────┤ __________│ │ │ └──────────────────┴─────┘ Оборотная сторона формы N ОС-6 5. Изменения первоначальной стои- 6. Затраты на ремонт мости объекта основных средств

Реконструкция, достройка, дооборудование, частичная ликвидация, модернизация Ремонт
вид операции документ сумма затрат, руб. вид ремонта документ сумма затрат, руб.
наименование дата номер наименование дата номер
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

7. Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств

Объект основных средств, приспособления, принадлежности Содержание драгоценных и / или полудрагоценных материалов (металлов, камней и т.д.) Наименование конструктивных элементов и других признаков, характеризующих объект Качественные и количественные характеристики (размеры, прочие сведения) Примечание
наименование количество наименование драгоценных и / или полудрагоценных материалов номенклатурный номер единица измерения количество масса основного объекта приспособлений, принадлежностей, пристроенных помещений и др.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
В том числе: материалы

Лицо, ответственное за ведение инвентарной карточки _________ _______ _________________________ должность подпись расшифровка подписи

Компьютеры существенно отличаются от иного имущества организации. Это не только в большинстве случаев составные объекты учета, но и объекты, подвергающиеся очень частым модернизациям и ремонтам. Проблема, во-первых, в том, что нормы бухучета не поспевают за реальной жизнью и при учете компьютера бухгалтеру приходится приспосабливаться и применять те нормы, которые есть в наличии. Во-вторых, бухгалтерии необходимо прислушиваться к пожеланиям ит-службы.

Основное средство или малоценный предмет?

В п. 5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств» прямо говорится, что к основным средствам относится, в частности, вычислительная техника.

В то же время актив принимается организацией к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, если одновременно выполняются следующие условия:

  • объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование;
  • объект предназначен для использования в течение длительного времени, т.е. срока продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;
  • организация не предполагает последующую перепродажу данного объекта;
  • объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем (п. 4 ПБУ 6/01).

Активы, в отношении которых выполняются условия, предусмотренные в п. 4 ПБУ 6/01, и стоимостью в пределах лимита, установленного в учетной политике организации, но не более 20 000 руб. за единицу, могут отражаться в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в составе материально-производственных запасов. В целях обеспечения сохранности этих объектов в производстве или при эксплуатации в организации должен быть организован надлежащий контроль за их движением (абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01).

Это означает, что если в приказе об учетной политике организации предусмотрен стоимостный лимит для принятия объекта в состав основных средств (этот лимит не должен превышать 20 000 руб.), то объекты стоимостью менее этого лимита подлежат учету в составе материально-производственных запасов (МПЗ). При этом должны выполняться соответствующие требования ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» и Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н.

В частности, если организация примет решение учитывать такие объекты в составе МПЗ, она должна вести по ним соответствующие карточки учета (приходный ордер по форме № М-4, требование-накладная по форме № М-11, карточка учета материалов по форме № М-17 и др.). Для удобства рекомендуем к счету 10 «Материалы» предусмотреть субсчет 10/10 с названием типа «Малоценные предметы со сроком использования более 12 месяцев». Также для удобства учета малоценных «долгоиграющих» предметов рекомендуем использовать вспомогательный забалансовый счет, например 012 «Малоценные предметы со сроком использования более 12 месяцев в эксплуатации». Аналитический учет по нему можно вести по материально ответственным лицам.

Кстати, большинство организаций предпочитает установить стоимостный лимит отнесения объекта к основным средствам — ровно 20 000 руб. Это чтобы бухгалтерский учет как можно меньше отличался от налогового учета и чтобы поменьше было разниц, учитываемых по правилам ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций». Ведь согласно п. 1 ст. 256 и п. 1 ст. 257 НК РФ под основными средствами в целях налогообложения понимается часть имущества, используемого в качестве средств труда для производства и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) или для управления организацией первоначальной стоимостью более 20 000 руб. и со сроком полезного использования более 12 месяцев.

Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект. Вот здесь и возникает главная проблема. Что считать объектом основных средств: все части комплектации компьютерного места в совокупности или каждую часть по отдельности? Если второе, то большинство из составных частей компьютера не дотянет до 20 000 руб. и тогда их стоимость можно будет списать в расходы сразу как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Говоря о вопросах учета компьютеров, необходимо отметить еще один нюанс. В большинстве крупных и средних компаний в настоящее время существуют подразделения ИТ-службы, отвечающее за работу компьютеров, Интернета и внутренних цифровых сетей.

Им удобнее, если все части компьютера у бухгалтера будут учтены отдельно. Это вполне логично. Ведь в организации нередко происходят перестановки, при которых мониторы, системные блоки, а в некоторых случаях и отдельные комплектующие переходят из одного отдела в другой.

Необязательно скопом, можно и врозь

Инвентарным объектом основных средств признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями, или отдельный конструктивно обособ­ленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно сочлененных предметов — это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющие общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

Именно на этом, первом абзаце п. 6 ПБУ 6/01 основывается позиция официальных органов. Заключается она в том, что все приспособления и принадлежности стандартной комплектации персонального компьютера (монитор, системный блок, блок бесперебойного питания, клавиатура), представляющие собой комплекс конструктивно сочлененных предметов и способные выполнять свои функции только в составе комплекса, учитываются отдельным инвентарным объектом (например, письма Минфина России от 04.09.2007 № 03-03-06/1/639, от 27.05.2005 № 03-03-01-04/4/67, от 30.03.2005 № 03-03-01-04/1/140, от 22.06.2004 № 03-02-04/5, Письмо МНС России от 05.08.2004 № 02-5-11/136@).

Организации, которые следуют данной позиции, вынуждены учитывать перечисленные составляющие как некий «электронно-вычислительный комплекс — рабочее место».

Почему Минфин и налоговые органы так настойчивы в отстаивании этой позиции? Все просто. Если предприятия будут учитывать составляющие компьютеров по отдельности, то их стоимость в налоговом учете может не дотянуть до 20 000 руб. Тогда она будет списываться на расходы не в порядке начисления амортизации, а единовременно. Согласно подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ затраты налогоплательщика на приобретение имущества, не признаваемого амортизируемым, включаются в состав материальных расходов в полной сумме по мере ввода такого имущества в эксплуатацию. Кроме того, если эти объекты и в бухгалтерском учете не будут учтены в качестве основных средств, то бюджет потеряет еще и в налоге на имущество.

Осмелимся не согласиться с Минфином.

Во-первых, определение комплекса конструктивно сочлененных предметов содержит в себе словосочетание «смонтированные на одном фундаменте», что явно не имеет отношения к компьютерному комплекту. Аналогичный довод применил ФАС Северо-Кавказского округа в Постановлении от 03.12.2007 № Ф08-7770/07-2905А по делу № А53-1923/2007-С5-34.

Во-вторых, каждая составляющая такого комплекта может выполнять свои функции одинаково как в данном комплекте, так и в совершенно другом. Получается, что словосочетание «выполнять свои функции только в составе комплекса» теряет смысл. Кстати, именно поэтому учет в виде комплектов не приветствуется ИТ-службой компании.

В-третьих, первая фраза первого абзаца п. 6 ПБУ 6/01 подразумевает наличие у организации выбора в том, что она будет считать инвентарным объектом. И, по нашему мнению, она вправе выбрать не «комплекс конструктивно сочлененных предметов», а «отдельный конструктивно обособ­ленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций».

Но даже если не спорить с Минфином, его позицию можно просто изящно обойти, используя второй абзац п. 6 ПБУ 6/01. Он гласит, что в случае наличия у одного объекта нескольких частей, сроки полезного использования которых существенно отличаются, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Отметим, что нигде не поясняется, что значит «существенно отличаются».

Большинство организаций устанавливают в бухгалтерском учете сроки полезного использования такие же, как и в налоговом учете, т.е. исходя из Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы (Постановление Правительства РФ от 01.01.2002 № 1). Согласно этому документу техника электронно-вычислительная (включая персональные компьютеры и печатающие устройства к ним; серверы различной производительности; сетевое оборудование локальных вычислительных сетей; системы хранения данных; модемы для локальных сетей; модемы для магистральных сетей) с кодом ОКОФ 14 3020000 относится к второй амортизационной группе (имущество со сроком полезного использования свыше 2 лет до 3 лет включительно).

Полагаем, что если вы, исходя из этих рамок, установите срок полезного использования, например, для системного блока 25 месяцев, а для монитора 36 месяцев, то такие сроки будут существенно отличаться.

Но можно ли системный блок отнести к вычислительной технике? Обратимся к Общероссийскому классификатору основных фондов ОК 013-94 (утвержден Постановлением Госстандарта России от 26.12.94 № 359), коды которого применяются в Классификации основных средств. Там мы увидим, что код ОКОФ 14 3020000 обозначает большую группу объектов. И что под отдельными кодами приведены, в частности: процессоры; микропроцессоры; устройства операционные; устройства управления вычислительными сетями, системами, комплексами и цифровыми электронными машинами (сюда можно отнести сервер); устройства внутримашинной связи; устройства и блоки питания ЭВМ; устройства отображения информации (чем не монитор?); устройства периферийные и устройства межсистемной связи вычислительных комплексов и электронных машин (модемы); устройства ввода и вывода информации (сюда можно вполне отнести клавиатуру и мышь); инструменты и принадлежности для вычислительной техники и т.д.

Получается, что в ОКОФ части стандартной комплектации персонального компьютера рассматриваются как вполне самостоятельные объекты.

Высший Арбитражный Суд РФ в своем Определении от 16.05.2008 № 6047/08 отметил следующее. Компьютер как совокупность монитора, системного блока, клавиатуры и других частей, которые не могут выполнять свои функции отдельно друг от друга, подлежит постановке на бухгалтерский учет как инвентарный объект — обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов только в том случае, если срок полезного использования всех входящих в него частей является равным. В противном случае каждая такая часть является самостоятельным инвентарным объектом. Если организация издала приказы, которыми установлены разные сроки полезного использования указанных объектов, то она вправе производить списание на расходы единовременно по мере их ввода в эксплуатацию тех частей комплекта, стоимость которых не превышает лимит для основных средств (в деле фигурирует 10 000 руб., а сейчас это 20 000 руб.).

ПРИМЕР 1

ООО «Ветер» приобрело отдельно: монитор по цене 14 160 руб., включая НДС 2160 руб., системный блок по цене 24 780 руб., включая НДС 3780 руб., клавиатуру по цене 708 руб., включая НДС 108 руб., мышь по цене 236 руб., включая НДС 36 руб., блок бесперебойного питания по цене 2360 руб., включая НДС 360 руб.

Компьютер будет использоваться в деятельности рекламного отдела. Сроки полезного использования и в бухгалтерском и налоговом учете были ­ус­танов­лены с учетом Классификации основных средств…: для монитора — 36 месяцев; для сис­темного блока — 25 месяцев; для остальных частей — по 30 месяцев.

ООО «Ветер» решило применять позицию ВАС РФ и отстаивать ее в суде. Поэтому системный блок был учтен как основное средство, а все другие части были учтены как малоценные предметы в сос­та­ве МПЗ.

Проводки были сделаны следующие:

При покупке:

Дебет 10/10 Кредит 60/1

— 12 000 руб. — оприходован монитор

Дебет 19/3 Кредит 60/1

— 2160 руб. — учтен НДС по монитору

Дебет 08/4 Кредит 60/2

— 21 000 руб. — оприходован системный блок

Дебет 19/1 Кредит 60/2

— 3780 руб. — учтен НДС по системному блоку

Дебет 10/10 Кредит 60/3

— 600 руб. — оприходована клавиатура

Дебет 19/3 Кредит 60/3

— 108 руб. — учтен НДС по клавиатуре

Дебет 10/10 Кредит 60/3

— 200 руб. — оприходована мышь

Дебет 19/3 Кредит 60/3

— 36 руб. — учтен НДС по мыши

Дебет 10/10 Кредит 60/3

— 2000 руб. — оприходован блок бесперебойного питания

Дебет 19/3 Кредит 60/3

— 360 руб. — учтен НДС по нему

Дебет 68 Кредит 19/3

— 2664 руб. — принят к вычету НДС по всем частям компьютера, кроме системного блока.

При вводе компьютера в эксплуатацию:

Дебет 26 Кредит 10/10

— 14 800 руб. — стоимость переданных в эксплуатацию малоценных предметов отнесена на обще­хозяйственные расходы (12 000 + 600 + 200 + 2000). Сумму 14 800 руб. ООО «Ветер» списало на расходы и в налоговом учете на основании подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ.

Дебет 012

— одновременно стоимости всех списанных на расходы малоценных предметов отражены на забалансовом счете

Дебет 01 Кредит 08/4

— 21 000 руб. — системный блок принят к учету в качестве инвентарного объекта основных средств

Дебет 68 Кредит 19/1

— 3780 руб. — принят к вычету НДС по системному блоку.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!Если вы примете предложенную нами и подтвержденную арбитражной практикой позицию о возможности раздельного учета частей стандартной комплектации компьютера, то, возможно, свою точку зрения вам придется отстаивать в судебном порядке.

Разработаем форму сами?

Сам системный блок состоит из множества комплектующих, которые могут заменяться при ремонтах и модернизациях и выбывать при частичной ликвидации. В этой связи ИТ-служба вынуждена разрабатывать и применять собственные уникальные формы своего учета параллельно с формами, которые применяет бухгалтерия.

Дело в том, что в стандартной форме инвентарной карточки отсутствует возможность отражения всех комплектующих инвентарного объекта, их отдельных стоимостей, отдельных сумм начисленной амортизации и отдельной остаточной стоимости. Между тем все эти данные могут понадобиться не только ИТ-службе, но и самой бухгалтерии. Например, для того чтобы провести частичную ликвидацию (см. ниже).

По нашему мнению, целесообразно, чтобы не ИТ-служба разарабатывала свою форму паспорта компьютера только для себя, а совместно бухгалтерия и ИТ-служба разработали необходимую бухгалтерскую форму инвентарной карточки. Такую, чтобы она содержала необходимую информацию как для бухгалтерии, так и для ИТ-службы.

Но имеет ли право организация это сделать?

Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма № ОС-6, утв. Постановлением Гос­комстата России от 21.01.2003 № 7) применяется для учета наличия объекта основных средств, а также учета движения его внутри организации.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать определенные обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»; далее — Закон № 129-ФЗ).

Однако инвентарная карточка не является первичным учетным документом. Первичный документ составляется на каждую операцию. В карточке же отражаются все операции, совершаемые с объектом. Записи в нее вносятся как раз на основании первичных учетных документов. Она является учетным регистром аналитического учета, можно сказать, паспортом основного средства.

Согласно п. 1 ст. 10 Закона № 129-ФЗ регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их (п. 2 ст. 10 Закона № 129-ФЗ).

В п. 12 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. Приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н (далее — Методические указания), сказано, что учет основных средств по объектам ведется бухгалтерской службой с использованием инвентарных карточек учета основных средств (например, унифицированная форма первичной учетной документации по учету основных средств № ОС-6). Инвентарная карточка открывается на каждый инвентарный объект.

Заполнение инвентарной карточки (инвентарной книги) производится на основе акта (накладной) приемки-передачи основных средств, технических паспортов и других документов на приобретение, сооружение, перемещение и выбытие инвентарного объекта основных средств. В инвентарной карточке (инвентарной книге) должны быть приведены основные данные об объекте основных средств, сроке его полезного использования; способе начисления амортизации; отметка о неначислении амортизации (если имеет место); об индивидуальных особенностях объекта (п. 13 Методических указаний).

Данные инвентарных карточек ежемесячно суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств (п. 18 Методических указаний).

Обратите внимание на слово «например», стоящее в скобках в п. 12 Методических указаний. Оно показывает, что Минфин России вовсе не навязывает обязательное использование формы № ОС-6 в качестве инвентарной карточки. Не содержится требований по использованию каких-либо утвержденных форм в качестве учетных регистров и в Законе о бухгалтерском учете. Ведь учет может вестись и на компьютере.

Согласно п. 19 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Минфином России, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, самими организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

Таким образом, форма № ОС-6 рекомендована в качестве инвентарной карточки для учета основных средств. Применять ее или самостоятельно разработать иную форму, решает организация.

ПРИМЕР 2

Используем условия примера 1. Предположим, что процессорный блок ООО «Ветер» заказывало с заданной комплектацией. При этом все составляющие были указаны в документах компьютерной фирмы с ценой без НДС: материнская плата — 1800 руб.; процессор — 6050 руб.; оперативная память 512МБ — 900 руб.; видео­карта — 2000 руб.; звуковая карта — 1400 руб.; сетевая карта — 1100 руб.; жесткий диск 160ГБ — 1350 руб.; дисковод — 1000 руб.; дисковод DVD-RW — 1500 руб.; блок питания — 1600 руб.; корпус — 2300 руб.

Для учета компьютеров ООО «Ветер» разработало собственную форму инвентарной карточки, что было закреплено дополнением к приказу об учетной политике. В ней предусмотрены строки для 20 комплектующих и строка «итого» для объекта в целом. Для всех комплектующих предусмотрена возможность отражения тех же показателей, что и для объекта в целом. Эту же форму ООО попросило разработчика внести в бухгалтерскую программу.

Все комплектующие с указанием производителя, модели и цен были отражены в инвентарной карточке на объект «Системный блок № 9».

Не забудьте про частичную ликвидацию

На практике часто получается, что по балансу остаточная стоимость компьютера (учтенного как объект основных средств) после ряда модернизаций в 2—3 раза превышает стоимость новых аналогов на рынке. Представители ИТ-служб ропщут при этом на отсталость бухгалтерского учета. Но на самом деле такой разрыв наблюдается в большей степени потому, что бухгалтеры не считают нужным отразить выбытие заменяемой платы или другой детали.

Действительно, порядок выбытия заменяемых деталей не урегулирован ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете. Но это не повод, чтобы не отражать это выбытие, которое как раз и является частичной ликвидацией.

Первоначальная стоимость основных средств может изменяться в случае их частичной ликвидации как в бухгалтерском (п. 14 ПБУ 6/01), так и в налоговом учете (п. 2 ст. 257 НК РФ).

По нашему мнению, в том случае если выбывающая деталь имела отдельную стоимость при постановке объекта на учет, зафиксированную в первичных документах, то первоначальная стоимость этого объекта и сумма начисленной амортизации может быть уменьшена на соответствующую сумму. Если же отдельная стоимость детали не была зафиксирована, то уменьшить стоимость объекта действительно не представляется возможным.

Модернизация малоценных предметов

Порядок осуществления указанных операций для активов, использующихся как основные средства, но в связи с малой стоимостью учтенных в составе материально-производственных запасов, не урегулирован ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете.

«…Расходы на модернизацию основных средств, первоначальной стоимостью менее 10 000 руб., стоимость которых списана для целей налого­обложения единовременно в составе материальных расходов, также подлежат включению в состав текущих расходов налогового (отчетного) периода. Экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы на модернизацию (реконструкцию, техническое перевооружение) такого имущества, по нашему мнению, могут быть в полном объеме учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией».

В то же время позиция Минфина была основана на прежней редакции гл. 25 НК РФ, согласно которой основные средства могли быть со стоимостью менее стоимости, необходимой для признания объекта амортизируемым имуществом. С 2008 г. под основными средствами в целях налогообложения понимается часть имущества, используемого в качестве средств труда для производства и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) или для управления организацией, первоначальной стоимостью более 20 000 руб.

Таким образом, по новым правилам, если компьютер в 2008 г. был куплен за сумму менее 20 000 руб. (без НДС), он не признается объектом основных средств в целях налогообложения. И его стоимость может быть списана в расходы на основании подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ именно как стоимость материалов, а не как стоимость основного средства.

Иначе говоря, в бухгалтерском учете компьютер (или конструктивно отделенная его часть — см. выше) стоимостью менее 20 000 руб. может быть учтен как основное средство (если учетной политикой это предусмотрено), но в налоговом учете с такой стоимостью он основным средством быть не может.

Однако, по нашему мнению, все равно стоимость ремонта и модернизации такого компьютера с отсутствующей стоимостью может быть в целях гл. 25 НК РФ учтена в расходах на основании ст. 252 и подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Но есть один нюанс. Рассмотрим его на примере.

ПРИМЕР 3

В качестве инвентарного объекта в бухгалтерском учете ООО «Заря» в 2008 г. был принят к учету компьютер как комплект стандартной комплектации (сис­темный блок, монитор, клавиатура, мышь, блок бесперебойного питания) стоимостью 19 000 руб. В этой стоимости по первичным документам стоимость процессорного блока составляла 11 000 руб. При этом, поскольку стоимость комплекта была менее 20 000 руб., в налоговом учете объекта основных средств не возникло.

В дальнейшем организация провела модернизацию такого комплекта путем замены системного блока на более скоростной стоимостью 22 000 руб. (без НДС).

Старый блок был оприходован по рыночной стоимости (8000 руб.), а новый в бухгалтерском учете увеличил первоначальную стоимость комплекта. Она составила:

19 000 руб. + 22 000 руб. – 11 000 руб. = 30 000 руб.

По нашему мнению, в налоговом учете новый системный блок ООО «Заря» должно оприходовать как отдельный объект амортизируемых основных средств стоимостью 22 000 руб.

Отметим, что доход в сумме рыночной стоимости старого блока на основании подп. 13 п. 1 ст. 250 НК РФ отражать не нужно, поскольку данная норма применяется только в отношении материалов, полученных в результате операций с основными средствами. В то же время сделать это все равно придется на основании подп. 20 п. 1 ст. 250 НК РФ, отразив доход в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.

Инвентаризация цифровой техники

Полная инвентаризация активов и обязательств проводится не реже 1 раза в год — перед составлением годовой отчетности (п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ). На практике компании осуществляют это либо в первой половине декабря, либо сразу после рождественских каникул в январе.

К СВЕДЕНИЮ! Помимо подготовки к годовому отчету, проведение полной инвентаризации обязательно при реорганизации или ликвидации организации. Частичную инвентаризацию имущества необхо­димо проводить при его передаче в аренду, выкупе, продаже, при смене материально ответственных лиц, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи, в случае чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями. Законодательством Российской Федерации могут быть предусмотрены и другие случаи «обязаловки». Ну а порядок и сроки проведения дополнительной периодической инвентаризации руководитель организации вправе определить сам.

Основные средства могут быть исключением из правила. В учетной политике разрешается предусмотреть их инвентаризацию 1 раз в 3 года (п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утв. Приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).

Но это исключение явно нецелесообразно в отношении цифровой (электронно-вычислительной) техники. Ведь за год любой компьютер может претерпеть в компании весьма значительные изменения, о которых в полной мере могут знать только представители ИТ-службы. Он может быть отремонтирован, модернизирован (upgread), его часть может быть заменена на аналогичную с другого рабочего места и т.д. И если проводить инвентаризацию редко, то бухгалтеру вообще трудно будет найти концы. Поэтому лучше не рисковать.

Инвентарная карточка учета нефинансовых активов ф.0504031 — это учетный документ, предназначенный для отражения наличия основных средств. Используется органами государственной власти и госучреждениями. Его форма и порядок заполнения во многом похожи на карту учета основных средств, которую используют коммерческие организации. Тем не менее, имеет она и свои особенности.

Форма 0504031 и ее назначение

Учетная форма 0504031 для нефинансовых активов утверждена Приказом Минфина от 30.03.15 № 52н. Относится она к документам формирования регистров бухучета органами государственной и муниципальной власти, а также государственными учреждениями.

Форма 0504031, инвентарная карточка учета основных средств

Составляется и хранится документ в одном экземпляре. Вестись регистр с использованием бланка 0504031 может:

  • в форме бумажного документа: в этом случае она должна быть подписана уполномоченными должностными лицами;
  • в электронной форме: документ должен быть подписан электронно-цифровой подписью уполномоченного лица.

Порядок составления и ведения устанавливается госорганом или госучреждением самостоятельно в учетной политике.

При необходимости учреждение может вносить в бланк дополнительные реквизиты. А вот удаление реквизитов из форм, утвержденных Приказом 52н, не допускается.

Порядок открытия и первичного заполнения

Инвентарная карточка нефинансовых активов применяется для учета объектов основных средств, непроизведенных и нематериальных активов. На каждый объект основных средств заводится отдельная карточка.

Первично заполняется она на основании первичных учетных документов по поступлению (или созданию) объекта:

  • накладной на приобретение;
  • акта о приеме-передаче ОС;
  • приходного ордера на приемку объекта основных средств;
  • паспортов заводов-изготовителей, иной технической документации.

Не применяется форма 0504031 для следующих объектов:

  • движимого имущества до 10 000 руб. включительно;
  • библиотечного фонда.

Образец заполнения инвентарной карточки учета нефинансовых активов

Бланк учета 0504031 включает заголовочную часть и 5 разделов.

Заголовочная часть заполняется при открытии инвентарной карточки нефинансового актива. Регистру присваивается номер, заполняются сведения об учреждении (наименование и реквизиты), прописывается подразделение, в котором будет эксплуатироваться объект. Далее указываются данные о самом активе: его наименование и инвентарный номер, дата принятия к учету.

В течение срока эксплуатации нефинансового актива в соответствующих разделах отражается информация о находящемся на учете основном средстве, всех изменениях и событиях, связанных с объектом:

  • изменение стоимости и начисленной амортизации;
  • данные о ремонте, модернизации и консервации;
  • о внутренних перемещениях;
  • индивидуальные технические, качественные и количественные характеристики объекта;
  • данные о принятии и о выбытии (с указанием наименований документов, их дат и причины списания).

Инвентарная карточка закрывается на дату выбытия основного средства. При этом в разделе 3 делается отметка о дате и причине списания. Если карта формировалась в электронном виде, то на дату выбытия ОС необходимо изготовить бумажную копию и передать ее в архив.

Разобраться в порядке заполнения поможет образец, приведенный ниже.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *