Отчет по авансовому отчету

Документальное оформление расходов на командировки

ВажноПроверка и утверждение авансового отчета в бухгалтерии Отчет предоставляется в бухгалтерию, где бухгалтер проверяет обоснованность трат и соответствие документа всем установленным требованиям. Затем отчет утверждается руководителем предприятия, а сотрудник получает окончательный рассчет средств. Срок, в течение которого необходимо провести эти манипуляции, как правило, утверждается приказом за подписью руководителя организации.
Окончательный расчет с подотчетным лицом предполагает либо возврат средств в бюджет организации, для чего используются приходно-кассовые ордеры, либо компенсацию перерасхода сотруднику. Для этого существуют расходно-кассовые ордеры. Срок хранения авансовых отчетов в организации Документы, связанные с хозяйственной деятельностью предприятий, могут быть налоговыми либо бухгалтерскими.
ВниманиеОднако, как показывает многолетняя практика, в нашем государстве в отношении кадровой документации нужно проявлять осторожность и предусмотрительность. Пример. Федеральным законом от 01.12.2007 N 312-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» были установлены повышенные размеры базовых частей трудовых пенсий по старости и трудовых пенсий по инвалидности лицам, проработавшим не менее 15 календарный лет в районах Крайнего Севера (РКС) либо не менее 20 календарных лет в приравненных к ним местностях (МПКС). Однако, если человек, работая в МПКС, был направлен в командировку в РКС (даже на несколько дней), то это считается уже смешанным стажем и пенсия ему назначается более высокая.

В августе 2008 г. эта разница базовой части трудовой пенсии по старости составляла 358 руб. 80 коп. ИнфоСрок хранения авансовых отчетов для организаций определен законодательно. Однако проблема в том, что таких сроков существует не один, а целых три. Не запутаться в них поможет наша статья. В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов? Статья 23 НК РФ: хранить отчет надо 4 года Статья 283 НК РФ: хранить отчет требуется 10 лет Статья 29 ФЗ № 402: отчет необходимо хранить 5 лет Приказ Минкультуры № 558: госорганизациям следует хранить отчеты 5 лет Итоги В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов? Документы, связанные с хозяйственной деятельностью субъектов, можно разделить условно на 2 категории:

  • налоговые (используются при исчислении налогов, взносов);
  • бухгалтерские (дополняют налоговые в части ведения учета кадров, активов, контроля над расходами и в иных аспектах).

Авансовые отчеты — это бухгалтерская документация.

В отдельных случаях более длительные сроки командировки могут устанавливаться руководителями министерств и ведомств СССР и Советами Министров союзных республик» . К сожалению, в Инструкции не разъясняется, по какой причине установлен именно этот срок. Что касается зарубежных поездок, то понятие «краткосрочные командировки» встречается во многих нормативных документах, однако расшифровки его ни в одном из этих документов не дается.

В Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (ред. от 13.05.2005) нормы расходов на выплату суточных зависят от длительности загранкомандировок — до 60 дней включительно и свыше 60 дней.

Правила проставления Участниками оплат по закупкам в своей корзине
«Мои заказы»:
1. Оплата по заказам:
1.1. Должна происходить строго в обозначенные Организатором сроки, которому в свою очередь эти сроки обозначает поставщик. Сроки оплаты Организатор рассылает в календаре-оповещении, который необходимо прочитать. Сообщения вида «Оплачу через два дня/неделю/две, а Вы пока оплатите за мой заказ поставщику из собственных средств» недопустимы, т.к. Организатор закупки не обязан и не должен вкладывать личные средства в выкуп совместного оптового заказа Участников закупки. Если у Вас нет возможности оплатить свои заказы в текущем выкупе, следует воздержаться от участия до открытия следующей закупки, когда у Вас будет возможность оплатить свои заказы из собственных средств и в четко установленные сроки на оплату заказов.
1.2. Всегда должна производиться без копеек и соответствовать сумме, указанной в поле «Всего к оплате» в каждой конкретной закупке. Либо (если платежей по заказам одной закупки несколько) оплата должна соответствовать разнице сумм между «Всего к оплате» и «Оплачено».
1.3. Не допускается оплата нескольких закупок одного Организатора одним общим платежом. Несколько закупок одного Организатора всегда должны оплачиваться несколькими разными платежами — по одному платежу по каждой конкретной закупке.
2. Штраф за просрочку оплаты: начиная со дня, следующего за днем окончания сроков по оплате заказов Организатор имеет право и даже обязан применять штрафные санкции к недобросовестным Участникам, которые препятствуют оперативному выкупу совместного оптового заказа других Участников закупки. Штраф начисляется путем повышения оргсбора до 30% через проставление отрицательной скидки. Еще через два дня для неплательщиков последует их внесение в ЧС (черный список) до полного погашения долгов перед Организатором с учетом повышенного оргсбора.
3. В корзинах Участников есть два поля для заполнения отчетов об оплате: «Оплата заказа» и «Оплата доставки». Не путайте эти платежи и заполняйте отчеты правильно! Заполнение отчета об оплате обязательно — только так Организатор сможет быстро найти и подтвердить Ваш платеж. Любые другие способы, как написание ЛС (личного сообщения) или сообщения в теме закупки, а также комментария в поле свободной информации — это лишь дополнительные средства оповещения Организатора, которые могут быть использованы только с одновременным заполнением отчета об оплате.
4. Порядок заполнения отчета об оплате заказов в Вашей корзине (Мои заказы):
4.1. При переводе денежных средств через Сбербанк Онлайн никаких сообщений получателю не пишем, свои ники не указываем, приветы не передаем, т.е. поле для сообщений получателю платежа всегда оставляете пустым! Если же оплачиваете через кассира и в случае его вопросов к Вам, данную операцию по оплате называете как «Пополнение счета карты».
4.2. Если оплата была совершена через кассира в отделении банка — в поле отчета «Имя Отчество» укажите номер ОСБ, в котором оплачивали и номер ПКО (платежно-кассовый ордер), а также время, дату и сумму платежа с чека об оплате в соответствующих для них полях отчета. Такую операцию для кассира ОСБ всегда называете «Пополнение счета карты».
4.3. Если оплачивали самыми распространенными способами через Сбербанк Онлайн или через банкомат- в соответствующих полях отчета укажите время, дату, ФИО держателя карты, последние 4 цифры номера карты и сумму платежа с электронного/бумажного чека об оплате или из содержания sms о списании денег с карты. ИМЯ и ОТЧЕСТВО нужно писать ПОЛНОСТЬЮ; ФАМИЛИЯ — только ПЕРВУЮ БУКВУ — их в корзине заполняем на русском языке. Поле в онлайн банке «Сообщение получателю» оставляете пустым! После оплаты можно просто нажать на кнопку «Оплачено» и все данные заполнятся автоматически (ФИО владельца и последние 4 цифры номера карты, с которой Вы постоянно производите платежи, можно указать в Центре пользователя на вкладке Профиль). Тем не менее, эти данные требуется отредактировать в соответствие с официальной информацией (электронный чек или содержание sms о списании денег с карты).
u^h: Будьте внимательны при заполнении в отчете об оплате поля «Имя Отчество» — сюда нужно вносить данные владельца карты, с которой был произведен именно этот платеж. То есть, если Участник закупки Светлана Алексеевна С. оплатила заказ с карты Марии Ивановны И., то в отчете об оплате в поле «Имя Отчество» она должна написать «Мария Ивановна И.» — именно такая информация придет Организатору в sms о поступлении платежа.
5. Порядок заполнения в корзине отчета об оплате при нескольких платежах за заказы, сделанные в одной и той же закупке:
если вчера Вы оплатили часть заказов, а завтра нужно оплатить другую часть, то:
1) убедитесь, что Организатор подтвердил Ваш первый платеж и в строке «Всего оплачено» проставлена сумма, которую Вы вчера оплатили,
2) совершите новый платеж,
3) удалите из розового отчета всю информацию по прошлому платежу и внесите новые данные по оплате.
u^h: Ни в коем случае не суммируйте старый и новый платежи в один общий платеж новой датой! Просто удалите старую информацию и внесите информацию о новом платеже. Пример: если вчера Вы оплатили 200 руб. и заполнили отчет на эту сумму, а сегодня доплатили еще 300 руб., то в отчете должно быть НЕ 500 руб. от вчера или сегодня, а 300 руб. от сегодня и только от сегодня!
Если Организатор еще не успел подтвердить Ваш первый платеж, перечислите все совершенные Вами платежи по заказам одной закупки в белом поле свободной информации, которое находится под зеленым отчетом.
6. Порядок заполнения в корзине отчета об оплате транспортных расходов: такой же, как и при заполнении отчета об оплате заказов, но заполнять необходимо второй отчет, подсвеченный зеленым цветом.
7. Порядок заполнения отчета в корзине при одновременной оплате и заказов, и транспортных расходов:
Если в закупке одновременно выставляются счета на оплату заказов и на оплату ТР, то Вам необходимо произвести оплату одним платежом и заполнить только один розовый отчет об оплате заказа. При автоматическом заполнении отчета (нажатие на кнопку «Оплачено») не забудьте исправить оплаченную сумму, т.к. это окошко заполнится без учета ТР. Или поочередно нажмите на кнопки «Оплачено» в обоих отчетах (и в розовом, и в зеленом).
8. Перед заполнением отчетов об оплатах убедитесь, что списание денег с Вашей карты было произведено. За ложное проставление оплаты, которая не была совершена, а также за написание сообщений получателю платежа при оплате заказов через Сбербанк Онлайн предусматривается вынесение предупреждения от Администрации сайта. При повторном нарушении последует бессрочное внесение этого Участника в ЧС. Соответственно, навсегда исключается возможность участия в закупках.

9. По различным техническим причинам со стороны операторов сотовой связи sms-сообщение о Вашем переводе Организатор может не получить. В этом случае Вас попросят предоставить скриншот чека об оплате из онлайн банка или копию чека из банкомата в зависимости от способа Вашей оплаты. Данная ситуация довольно распространенная, поэтому рассмотрим как это делается: Где искать чек при оплате через Сбербанк Онлайн .
Зайдите в свой личный кабинет в Сбербанк Онлайн. Сразу после входа, справа нажмите на «История операций Сбербанк Онлайн».
Перед Вами первая страница с платежами (внизу страницы есть стрелки для перехода на последующие страницы списков платежей). Находите нужный платеж, по которому Организатор попросил прислать скрин чека и нажимаете на него (на ФИО получателя):

Открылась страница данного платежа, внизу которого Вам необходимо нажать на «Печать чека»:

Слева появится узкое окно — это и есть чек об оплате. Сделайте его скриншот и отправьте Организатору:

* Подсказки о том, как сделать скриншот, находятся здесь —> viewtopic.php?p=214813#p214813
Если оплачивали через банкомат или через кассира .
Отсканируйте чек об оплате или сфотографируйте его так, что бы фотография была читаемой. Полученный скан или фотографию отправьте Организатору.
10. Для подтверждения платежа Организатору требуется время, т.к. мгновенно отметить Вашу оплату чаще всего физически невозможно. Поэтому, перед посещением Центра раздач убедитесь, что все Ваши оплаты подтверждены и у Вас нет долга, иначе заказ Вам не выдадут. Оплачивайте заказы вовремя, чтобы избежать таких ситуаций!
* По правилам сайта, время отведенное Организатору для подтверждения оплат от Участников, не может превышать двух суток с даты окончания срока для платежей Участников, установленного Поставщиком через Организатора в каждой конкретной закупке. Если Ваш платеж не подтвержден по истечении двух суток со дня окончания оплат, Вы можете написать жалобу на действия/бездействия Организатора в меню «Мои заказы»/»Жалобная книга» (при условии, что Вы правильно заполнили отчет/отчеты об оплате).

Статья 29 закона 402-ФЗ: отчет необходимо хранить 5 лет

В соответствии с положениями п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ первичная документация, к которой относятся и авансовые отчеты, должна храниться субъектом экономических отношений как минимум 5 лет после отчетного года.

Подробнее о критериях отнесения документов к первичным читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Авансовые отчеты, как правило, дополняются различными квитанциями, ПКО, товарными чеками и иными документами, удостоверяющими фактическую оплату работником товаров и сервисов с помощью подотчетных денежных средств. Таковые могут быть отнесены к категории иных источников, которые связаны с бухучетом в соответствии с п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ. Компания должна обеспечивать их сохранность, как и в случае с авансовыми отчетами, не менее 5 лет после отчетного года.

Фирма обязана хранить отчеты и дополняющие их источники в безопасных условиях (п. 3 ст. 29 закона № 402-ФЗ). Если у фирмы меняется руководитель, то он должен корректным образом принять документы бухучета в порядке, установленном фирмой (п. 4 ст. 29 ФЗ № 402).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *