Отчет по кадровому аудиту

Понятие кадрового аудита предприятия

Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации. Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению.

Однако из положений п. 3 ст. 1 федерального закона «Об аудиторской…» от 30.12.2008 № 307, в котором изложено понятие аудита бухгалтерской отчетности, можно сделать вывод о том, что кадровый аудит — это процедура, предполагающая независимую проверку:

  • деятельности кадровой службы организации;
  • правильности составления кадровых документов и заключения трудовых договоров с работниками;
  • соблюдения требований охраны труда и норм трудового законодательства.

Процедура проводится, в частности, в ходе подготовки компании к проверке со стороны Государственной инспекции труда или прокуратуры во избежание возможного привлечения фирмы и ее руководства к административной ответственности, предусмотренной различными частями ст. 5.27, 5.27.1 КоАП РФ. Кроме того, кадровый аудит организации позволяет выявить проблемы в работе с кадрами и управлении персоналом, а также предотвратить их появление в будущем.

Важно отметить, что проверка кадровой документации, исходя из содержания приложения к приказу Министерства финансов Российской Федерации «Об определении…» от 09.03.2017 № 33н, не является видом аудиторских услуг. Соответственно, требования ФЗ № 307 на данный вид проверок не распространяются, поэтому разрабатывать порядок кадрового аудита можно на местах. Руководители организаций при этом имеют определенную степень свободы в разработке задач, методов и плана указанной процедуры.

В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?

Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:

  1. Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
  2. Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
  3. Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
  4. Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
  5. Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.

Задачи и методы кадрового аудита

Задача в широком понимании — это проблемная ситуация с явно заданной целью. В узком понимании задача и есть цель, которую необходимо достичь.

Задачами кадрового аудита являются:

Читайте нас в Яндекс.Дзен Яндекс.Дзен

  1. Поиск проблем в области управления персоналом и формирование путей их разрешения.
  2. Формирование эффективных кадровых методов управления.
  3. Приведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствие с требованиями нормативно-правовых актов.
  4. Сокращение кадровых затрат.
  5. Выявление возможных кадровых рисков и угроз, предотвращение возможности появления проблем в будущем.

Методы аудита представляют собой совокупность средств, которые позволяют добиться выполнения поставленных задач. Условно их можно разделить на 2 группы:

  1. Организационные, то есть направленные на разработку методик, позволяющих провести аудит в компании.
  2. Информационные, позволяющие получить необходимые для проведения аудита сведения.

Организационные методы включают:

  • разработку аудиторских методик для проведения комплексных проверок;
  • изучение правовых и технологических особенностей построения кадровой работы;
  • обучение специалистов, уполномоченных на проведение аудита.

Информационные методы включают:

  • методы наблюдения за кадровой работой и кадровыми процессами;
  • диагностические методы (тестирование, анкетирование, сбор статистических данных, анализ трудовых процессов и кадровой документации);
  • проверку соответствия кадровой документации нормативным требованиям, установленным трудовым законодательством.

Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?

Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?

Их несколько:

  1. Обратиться к специалистам сторонней организации, в которой работают опытные и квалифицированные аудиторы, имеющие опыт в проведении кадровых проверок. Это позволит провести внешний аудит.
  2. Взять в штат компании соответствующего специалиста (наименование должности может быть подобрано на усмотрение руководителя компании) и провести аудит кадрового делопроизводства своими силами. В этом случае сотрудник на постоянной основе будет осуществлять аудит организации либо проводить его с определенной периодичностью (например, ежемесячно или ежеквартально). С одной стороны, такой подход обеспечит возможность постоянного мониторинга состояния кадровых документов, кадровой службы и т. д., с другой — повлечет необходимость поиска грамотного специалиста (юриста), разработки его должностной инструкции, постоянной оплаты его труда, предоставления отпуска, отчисления налоговых платежей и страховых взносов.
  3. Образовать в организации комиссию по аудиту. Она формируется из числа действующих сотрудников и может включать начальника отдела кадров, бухгалтера, юриста и т. д.
  4. Образовать в фирме отдел аудита. Такой вариант предполагает определенные материальные затраты, поскольку придется не только нанимать сотрудников, но и разрабатывать положение об отделе, определять его задачи и функции. Подходит для крупных компаний.

Таким образом, руководство организации само вправе как решить, проводить кадровый аудит либо нет, так и назначить специалиста (или группу специалистов) для анализа кадровой деятельности компании.

Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?

Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

  1. Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
  2. Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

  1. Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
  2. Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.
  3. Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
  4. Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
  5. Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Следует понимать, что ввиду отсутствия единых требований к кадровому аудиту мы изложили лишь примерный план процедуры, который может быть как дополнен, так и сокращен. В статье же дальше подробно расскажем о том, какую работу предусматривают некоторые из указанных этапов.

Проверка наличия обязательной документации

Это основной этап аудиторской проверки. В обязанности работодателя при этом входит обеспечение наличия определенного пакета кадровых документов, причем за его отсутствие предусмотрена административная ответственность.

В частности, в организации обязательно должны быть следующие кадровые бумаги:

  • трудовые договоры с сотрудниками (ст. 57 ТК РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
  • инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
  • положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
  • график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
  • табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

По завершении сверки составляется отчет, в котором отражается, какие документы присутствуют/отсутствуют, а также указываются рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации.

Экспертиза документации

После сверки документов определяется правильность их оформления. Правила содержатся в различных нормативных актах, в том числе ТК РФ. Например, содержание трудового договора определяется положениями ст. 57 ТК РФ.

Кроме того, проверяется соответствие содержания документации требованиям закона. Например, может потребоваться проверка соответствия уровня заработной платы сотрудников МРОТ (размер зарплаты не должен быть ниже установленного законом показателя). Дополнительно требуется проверить факт ознакомления сотрудников с локальными актами, принятыми в организации. Объем проверок значителен ввиду того, что законодательством установлено множество требований к порядку ведения кадровой документации.

Подготовка отчета

Итоговый отчет — важный документ, который составляется по завершении процедуры аудита в организации. Формы документа на законодательном уровне не утверждено, поэтому он составляется в произвольном виде.

В отчете лицо, проводившее аудит, отражает все недостатки, выявленные в кадровом документообороте. В зависимости от объема проверки, в нем могут также содержаться иные сведения, например отражение выявленных рисков и возможные шаги по разрешению обнаруженных проблем.

Как правило, документ по содержанию делится на 2 блока:

  • в первом из них расписываются итоги проверки, в том числе результаты сверки обязательных документов;
  • во втором — итоги проверки документов по каждому из работников, в ходе которой анализируются трудовые договоры, личные карточки, факт ознакомления с локальными актами, содержание и правильность ведения трудовых книжек.

Отдельным блоком можно разместить результаты проверки соблюдения правил и требований охраны труда в организации, а также сведения о соблюдении порядка проведения обязательных медицинских осмотров сотрудников.

В отчет при этом могут включаться такие реквизиты, как:

  • название и номер документа;
  • сведения о лицах, проводивших аудит;
  • информация о профессиональной квалификации таких лиц, их образовании и т. д.;
  • подписи проводивших аудит лиц;
  • перечень возможных санкций за обнаруженные нарушения;
  • рекомендации по устранению нарушений.

Содержание плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен

Как правило, план проведения аудита закрепляется в соответствующем положении, которое утверждается руководителем организации (директором, генеральным директором, президентом и т. д.).

В положении об аудите отражаются следующие сведения:

  • информация о том, кем и когда утвержден документ;
  • наименование документа;
  • общие положения, содержащие данные о задачах аудита и назначении документа;
  • сфера проведения аудита;
  • порядок проведения аудита;
  • заключительные положения, определяющие порядок вступления положения в силу и срок его действия.

Образец плана проведения кадрового аудита, закрепленного в положении об аудите, можно скачать здесь (пример плана находится в разделе 2 «Сфера проведения кадрового аудита»):

Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении

Отчет № 1

О результатах проведения кадрового аудита в ООО «Ромашка»

Комиссия в составе:

начальника отдела кадров Иванова А. А.;

главного бухгалтера Петрова П. П.;

руководителя юридического отдела Сидорова С. С.

составила настоящий акт о нижеследующем:

  1. В соответствии с приказом генерального директора ООО «Ромашка» № 1 от 12.08.2018, в период с 15 по 25 августа 2018 года комиссией проведен кадровый аудит документации отдела кадров ООО «Ромашка».
  2. В результате проведенного кадрового аудита установлено, что в целом отдел кадров ООО «Ромашка» соблюдает требования трудового законодательства Российской Федерации.
  3. Вместе с тем установлены следующие нарушения:
    • отсутствует журнал регистрации локальных нормативных актов;
    • отсутствует локальный акт, определяющий должностные обязанности сварщика ООО «Ромашка»;
    • не созданы условия для хранения трудовых книжек (отсутствуют металлические шкафы);
    • отсутствует утвержденный график отпусков сотрудников ООО «Ромашка» на 2018 год.
  4. Заключение комиссии: необходимо устранение выявленных нарушений.
  5. Настоящий отчет составлен в двух экземплярах, один из которых передан начальнику отдела кадров Иванову А. А., другой — директору ООО «Ромашка» Свинцову С. С.

Члены комиссии:

(подпись) /Иванов А. А./

(подпись) /Петров П. П.

(подпись) /Сидоров С. С./

***

Таким образом, проведение кадрового аудита не обязательно, но рекомендовано в различных ситуациях. Например, он желателен в случае назначения нового руководства организации, начальника отдела кадров или включения фирмы в план проверок Государственной инспекции труда. Проведение аудита позволит избежать обнаружения нарушений ведения кадровой документации и, следовательно, привлечения к административной ответственности за их допущение. Образец плана кадрового аудита, содержащийся в положении, предлагаемом для скачивания по ссылке выше, позволит разобраться в порядке проведения проверки и перечне документов, подлежащих анализу.

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 5

КАК ПРОВЕСТИ АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СВОИМИ СИЛАМИ

В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.

Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.

С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы.

Кроме того, целями аудита могут являться:

— возможность приведения количества документов по кадровому делопроизводству к минимальному;

— сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства;

— обеспечение четкого соблюдения требований трудового законодательства;

— повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны Государственной инспекции труда;

— ликвидация материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров и т. д.

Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям. Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков.

Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки (как правило, от 2 недель до нескольких месяцев) и состав комиссии (3 — 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т. д. — в зависимости от организационной структуры предприятия).

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Далее необходимо проанализировать, какие документы являются обязательными, ведь именно их отсутствие влечет ответственность для работодателя. Результаты такого анализа приведены в табл. 1. При оформлении документов необходимо опираться на нормативные акты. Чаще всего используется в работе Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Альбом N 1). При определении сроков хранения кадровики используют Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Министерством культуры РФ 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень). При проверках лучше знать свои права, которые указаны в Федеральном законе от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ред. от 18.07.2011, далее — Закон N 294-ФЗ). Важными, часто использующимися в работе кадровой службы документами также являются Постановление Правительства от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (ред. от 19.05.2008, далее — Постановление N 225) и Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69).

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

┌───

│ ┌──────────────────────┐

│ │ Составление плана по │

───┘ │исправлению выявленных│

│ нарушений │

┌─── └──────────────────────┘

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┼─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

│ ┌──────────────────────┐

│ │ Составление отчета о │

───┘ │ текущем состоянии │

│ кадровой документации│

┌─── └──────────────────────┘

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┼─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

│ ┌──────────────────────────┐

│ │ Определение состава │

───┘ │текущей документации и его│

│ юридической грамотности │

┌─── └──────────────────────────┘

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ │ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

│ ┌────────────────────────┐

───┘ │ Определение сроков │

└────────────────────────┘

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

┌────────────────────────┐

│ Определение цели │

└────────────────────────┘

Рис. 1

Таблица 1

Кадровые документы, ведение которых обязательно

Наименование
документа

Ссылка на
нормативный акт

Трудовые книжки

На всех сотрудников (за исключением
совместителей). Хранятся до увольнения
сотрудника. Невостребованные — не менее
75 лет согласно Перечню, ст. 664

ТК РФ, ст. 66

Трудовые
договоры

Со всеми сотрудниками организации
(включая совместителей, временных
работников и т. д.). Со сроком хранения
75 лет согласно Перечню, ст. 657

ТК РФ, ст. 67

Штатное
расписание

Утверждается приказом по основной
деятельности. Изменения вносятся также
при помощи таких приказов. С постоянным
сроком хранения согласно Перечню, ст. 71

ТК РФ, ст. 57.
Альбом N 1,
форма Т-3

Приказы по
основной
деятельности

С постоянным сроком хранения согласно
Перечню, п. «а» ст. 19

Альбом N 1,
Инструкция к
заполнению
формы Т-3

Приказы по
личному составу
(прием,
перевод,
увольнение)

Со сроком хранения 75 лет согласно
Перечню, п. «б» ст. 19

Альбом N 1,
формы Т-1,
Т-1а, Т-5,
Т-5а, Т-8,
Т-8а.
ТК РФ,
ст. ст. 68, 62

Заявления
сотрудников об
увольнении по
собственной
инициативе,
отпуске

Со сроком хранения 75 лет согласно
Перечню, п. «б» ст. 656

ТК РФ,
ст. ст. 80,
128, 127, 122

Правила
внутреннего
трудового
распорядка

Могут быть оформлены как приложение к
коллективному договору, ст. 190 ТК РФ. Со
сроком хранения 1 год после замены новыми
согласно Перечню, ст. 773

ТК РФ, ст. 189

Положение
(инструкция)
или другие
формы
оформления
работы с
персональными
данным
сотрудников

ТК РФ не устанавливает четкую форму
оформления данных документов. Со сроком
хранения 3 года после замены новыми
согласно Перечню, ст. 655

ТК РФ, п. 8
ст. 86

График отпусков

Утверждается работодателем не позднее
чем за две недели до наступления
календарного года. Срок хранения — 1 год
согласно Перечню, ст. 693

Альбом N 1,
форма Т-7.
ТК РФ, ст. 123

Приказы по
отпускам

Со сроком хранения 5 лет согласно
Перечню, п. «б» ст. 19

Альбом N 1,
форма Т-6, Т-6а

Личные карточки
работников Т-2

На всех сотрудников организации,
заполняются не позднее первого дня
работы. Со сроком хранения 75 лет
согласно Перечню, ст. 658

Альбом N 1,
форма Т-2

Табель учета
рабочего
времени

Со сроком хранения 5 лет согласно
Перечню, ст. 586

Альбом N 1,
форма Т-13.
ТК РФ,
ст. ст. 91, 99

Положение об
оплате труда (о
премировании, о
надбавках, о
вознаграждении
за год)

Точное наименование документа в
законодательных и нормативных актах не
установлено. Со сроком хранения 5 лет
после замены новыми согласно Перечню,
ст. 411

ТК РФ, ст. 135

Внутренний кадровый учет ведется в основном с помощью журналов. В табл. 2 приведены журналы, вести которые кадровой службе обязательно. Все журналы должны быть прошиты, пронумерованы и удостоверены печатью юридического лица в соответствии с требованиями Росархива.

Таблица 2

Кадровые журналы, ведение которых обязательно

Наименование
журнала

Ссылка на
нормативный акт

Книга учета
движения
трудовых книжек
и вкладышей к
ним

Должны быть пронумерованы, прошнурованы и
скреплены подписью руководителя
предприятия и сургучной печатью. Со
сроком хранения 75 лет согласно Перечню,
п. «в» ст. 695

Постановление
N 225,
п. п. 40 — 41.
Постановление
N 69

Приходно —
расходная книга
по учету
бланков
трудовых книжек
и вкладышей к
ним

Если трудовая книжка выдается работнику
впервые или оформляется вкладыш. Со
сроком хранения 5 лет согласно Перечню,
п. «д» ст. 695

Постановление
N 225,
п. п. 40 — 41.
Постановление
N 69

Журнал учета
проверок

Должен быть прошит, пронумерован и
удостоверен печатью юридического лица. Со
сроком хранения 5 лет согласно Перечню,
ст. 176

Закон N 294-ФЗ,
п. 8 ст. 16

Локальные нормативные акты

Таким образом, в любой организации должно быть как минимум пять обязательных локальных нормативных актов:

1. Штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ).

2. Положение об оплате труда (или иной документ, устанавливающий систему оплаты труда) (ст. 135 ТК РФ).

3. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ).

4. График отпусков (ст. 123 ТК РФ).

5. Положение о защите персональных данных (или иной документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных) (гл. 14 ТК РФ).

Опыт судебной практики показывает, что наиболее распространенным правонарушением в области трудового законодательства является отсутствие в организациях и у индивидуальных предпринимателей локальных нормативных актов либо в них присутствуют пункты, ухудшающие положение работников вопреки действующему законодательству. Содержание подобных пунктов может быть самым разным — например, о том, что сотрудница должна уведомить работодателя о своей беременности в течение суток с момента выявления данного факта, запрещение работнику в свободное от основной работы время заключать трудовой договор с другим работодателем или включение ИНН в список обязательных документов при приеме на работу.

Помимо вышеперечисленного перечня, существуют другие документы, которые являются обязательными для некоторых организаций в силу специфики их деятельности. Например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, коллективный договор, договор о полной материальной ответственности, положение о коммерческой тайне и др.

Особенно внимательно необходимо отнестись к должностным инструкциям. С одной стороны, они не относятся к обязательным документам, а с другой, согласно ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является трудовая функция. Следовательно, необходимо либо прописать должностные обязанности работника непосредственно в тексте трудового договора, либо как следует продумать должностную инструкцию. Некоторые работодатели считают, что лучше должностную инструкцию оформлять в качестве приложения к трудовому договору, которое будет являться его неотъемлемой частью. Это не запрещено, хотя надо представлять себе, что изменить трудовой договор сложнее, чем должностную инструкцию, а если она является приложением, то изменение должностной инструкции будет одновременно изменением трудового договора.

В ходе аудита кадровых документов необходимо проверить их наличие, правильность оформления, а также соответствие содержания требованиям законодательства.

Ниже приведена структура отчета по аудиту кадровой документации с примерами наиболее часто встречающихся нарушений и рекомендациями по их устранению.

по аудиту кадровой документации в компании

Первоочередные задачи по исправлению нарушений, которые по возможным последствиям и санкциям носят наиболее тяжелый характер (табл. 3).

Таблица 3

Соотнесение нарушений и уровня ответственности за них

┌───┬─────────────────┬───────────────┬───────────────────────────────────┐

│ N │ Нарушение │ Что нарушили │ Оценка рисков при продолжении │

│п/п│ │ │ данного нарушения │

├───┼─────────────────┼───────────────┼───────────────────────────────────┤

│ 1 │Выплата │ТК РФ, │Со стороны государственных органов │

│ │заработной платы │ст. ст. 136, │либо в процессе трудового конфликта│

│ │один раз в месяц │236 │работодателю будет предъявлено │

│ │без выплаты │ │обязательное требование выплатить │

│ │компенсации │ │компенсацию за задержку заработной │

│ │согласно ст. 236 │ │платы всем работникам с 2002 г. (с │

│ │ТК РФ │ │момента вступления в действие ТК │

│ │ │ │РФ). При этом за задержку выплат │

│ │ │ │более 2 месяцев предусмотрена │

│ │ │ │ответственность вплоть до уголовной│

├───┼─────────────────┼───────────────┼───────────────────────────────────┤

│ 2 │Внутренние │ТК РФ, │Согласно ст. 8 ТК РФ локальные │

│ │локальные │ст. ст. 136, │нормативные акты, принятые без │

│ │нормативные акты │135, 190 │соблюдения установленного ст. 372 │

│ │утверждены с │ │настоящего Кодекса порядка, учета │

│ │нарушением │ │мнения представительного органа │

│ │установленной в │ │работников, не подлежат применению.│

│ │трудовом │ │То есть применяемые локальные │

│ │законодательстве │ │нормативные акты являются │

│ │процедуры, т. е. │ │недействительными, что лишает │

│ │без учета мнения │ │работодателя возможности применять │

│ │представительного│ │их │

│ │органа │ │ │

└───┴─────────────────┴───────────────┴───────────────────────────────────┘

Результаты аудита кадровой документации. В табл. 4 проанализировано, какие могут наступить санкции за выявленные нарушения в оформлении документов и процедур, сразу же даны рекомендации по исправлению этих нарушений.

Таблица 4

Нарушения в оформлении документов

N
п/п

Документ и
описание
выявленных
нарушений

Ссылка на
нормативный
акт, который
нарушен
работодателем

Возможные санкции
при проведении
инспекционной
проверки и оценка
рисков
работодателя

Рекомендации по
исправлению

Трудовые книжки: порядок организации работы и оформления

В сведения о
поощрении внесена
запись о трудовой
деятельности

Постановление
N 69, п. 3.1
и бланк
трудовой
книжки

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до 50 тыс.
руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Записи, внесенные
в раздел, не
предназначенный для
таких сведений,
могут быть не
засчитаны работнику
в трудовой стаж. При
судебном
разбирательстве
ответственность за
это будет нести
организация,
допустившая такое
нарушение

Исправить, оформив
вкладыш в трудовую
книжку и перенеся
в него записи,
ошибочно внесенные
в данный раздел

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Журнал оформлен с
нарушением
установленных
требований (не
пронумерован и не
скреплен
сургучной печатью
или не
опломбирован)

Постановление
N 225, п. 41

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Журнал, не
оформленный
соответствующим
образом, не может
служить
доказательством
соблюдения процедуры
приема и выдачи
трудовой книжки на
руки сотруднику.
4. Возможны проблемы
при передаче журнала
в архив

Оформить в
соответствии с
требованиями
законодательства

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей
в нее

Личные карточки работников Т-2

Карточки Т-2
хранятся вместе с
копиями личных
документов
сотрудников
(данные документы
имеют разный срок
хранения)

Перечень

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 2500 до
5000 руб.; на
юридических лиц — от
200 тыс. до
300 тыс. руб. —
ст. 13.25 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Возможно
возникновение
проблем при сдаче
документов в архив

Разделить
документы по
срокам хранения

Приказы по личному составу

Приказы о приеме на работу

Приказы о прекращении трудового договора с работником

В основании —
расторжении не
указывается часть
статьи ТК РФ

Альбом N 1.
ТК РФ,
ст. 84.1

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Запись, внесенная
на основании приказа
в трудовую книжку,
не соответствует
формально тексту
приказа, что в
случае конфликта с
работником может
быть трактовано не в
пользу работодателя

Указывать в
дальнейшем

Приказы о вынесении дисциплинарного взыскания

Используется не
установленный ТК
РФ вид
дисциплинарного
взыскания в виде
штрафа

ТК РФ,
ст. 192

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до 50 тыс.
руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Снятие данного
дисциплинарного
взыскания в связи с
его незаконностью

Пересмотреть
вопрос о
дисциплинарном
взыскании

Приказы о переводе

Приказы по основной деятельности

Приказы на отпуск

Выдача работнику
денежной
компенсации за
неиспользованный
отпуск

ТК РФ,
ст. 126

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Претензии со
стороны налоговых
органов об
обоснованности
данных расходов

Не повторять в
дальнейшем

График отпусков

Нарушения оформления отпусков

Работнику не
вручается
уведомление о
начале отпуска за
две недели

ТК РФ,
ст. 125

Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ

Не повторять в
дальнейшем

Штатное расписание и документы по оплате труда

В штатном
расписании
установлена
«вилка» окладов

ТК РФ,
ст. ст. 3,
20, 22, 132,
принцип
равной платы
за труд
равной
ценности

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц
от 35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. В случае
конфликта или
инспекционной
проверки
установление
требования доплатить
работникам, которые
были
дискриминированы,
согласно требованиям
трудового
законодательства за
все время данного
нарушения с учетом
требований ст. 236
ТК РФ

Устранить данное
нарушение,
разработав
дифференцированную
систему оплаты
труда, например
разработав систему
надбавок для
дополнительной
оплаты
сотрудникам,
которые имеют
дополнительные
качества и заслуги
перед
работодателем

Приказы на сверхурочные работы

Привлечение
работников к
работе
сверхурочно без
достаточных к
тому оснований и
не оформляя
приказ и
письменное
согласие
работника

ТК РФ, ст. 99

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. В случае
несчастного случая
возможна даже
уголовная
ответственность за
нарушение режима
труда и отдыха
сотрудника

Не повторять в
дальнейшем

Табель учета рабочего времени

График сменности (график работы)

Графики сменности
утверждаются
менее чем за
1 месяц до
вступления в силу

ТК РФ,
ст. 103

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Работник может не
согласиться с
соблюдением графика
при нарушении срока
уведомления

Исправить
нарушение

Путевые листы

Правила внутреннего трудового распорядка (оформление)

Правила внутреннего трудового распорядка и изменения к ним
(содержание)

При приеме на
работу требуется
набор документов,
не установленный
законодательством
(требование
наличия диплома
устанавливается
не для всех
категорий
работников)

ТК РФ, ст. 65

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок

Устранить
нарушение,
рекомендуется
скорректировать
формулировку и
указать не
«обязан», а
«желательно», «(по
желанию
работника)»
предоставление
данных документов

Не прописан
перечень
должностей,
которым может
быть установлен
ненормированный
рабочий день

ТК РФ,
ст. 101

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок

Необходимо
добавить перечень
должностей,
которым
устанавливается
ненормированный
рабочий день

Положение об оплате труда и премировании работников

Положения нет, но
при этом
производится
выплата премии

ТК РФ,
ст. 135

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Возможно
обвинение в
дискриминации, т. к.
критерии
премирования не
зафиксированы ни в
локальных актах, ни
в приказах

Устранить данное
нарушение

Положение по защите персональных данных (или другой документ,
аналогичный по смыслу)

Трудовой договор (оформление)

Трудовой договор (содержание)

Отсутствие в
трудовых
договорах
обязательных
условий согласно
ст. 57 ТК РФ

ТК РФ, ст. 57

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок

Рекомендуется
скорректировать
согласно трудовому
законодательству

Журналы регистрации других кадровых документов

Нет журнала учета
мероприятий по
контролю, который
должен быть
прошит,
пронумерован и
заверен печатью
юридического лица

Закон
N 294-ФЗ,
ст. 16, п. 8

1. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
2. Работодателю
данный журнал
необходим для
подтверждения факта
проводимой проверки

Оформить

Другие нарушения

При приеме на
работу на
руководящие
позиции не
проводится
проверка на
дисквалификацию

КоАП РФ, п. 2
ст. 32.11

1. Административный
штраф —
100 тыс. руб.
2. Признание
недействительными
документов, которые
подписывало
дисквалифицированное
лицо

Проводить
обязательно

Поскольку не существует унифицированных форм отчетности по аудиту кадровой документации, их выбор полностью зависит от лица, ответственного за его проведение. Это могут быть как докладная записка, так и акт приема-передачи дел.

После его составления необходимо будет разработать план по исправлению выявленных нарушений, назначить ответственных (как правило, это сотрудник отдела кадров) и определить сроки.

Периодичность проведения аудита зависит от многих факторов, как правило, сплошной аудит проводится один раз в 1 — 3 года, чаще — при наличии внешних обстоятельств, а именно:

— при смене руководителя отдела кадров;

— в преддверии проверки ГИТ;

— при смене руководства организации и т. д.

Примерный образец

Руководителю ООО «Синхрон»

А. А. Карпееву

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

о состоянии кадровой документации

С 28.05.2012 по 11.06.2012 мною, начальником отдела кадров Ивановой О. Н., проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определения ее состава на соответствие требованиям, предъявляемым со стороны действующего законодательства РФ, создания (восстановления, налаживания) системы и оптимизации кадровой документации. В процессе аудита выявлены следующие недостатки (несоответствия)…

Таблица сверки документов

Документы полностью
соответствуют
действующему
законодательству

Документы нуждаются в
доработке (внесении
изменений, дополнений)

Документы отсутствуют
(необходимо указать сроки
создания документов, их
утверждения и ввода)

В связи с изложенным вношу следующие предложения…

Выборочный аудит обычно проводится при внесении изменений в действующее законодательство. Поскольку оно меняется со скоростью звука, сроки могут составлять от 1 раза в месяц до 1 раза в год. В отличие от сплошного аудита, который носит более глобальный характер, выборочный, как правило, инициируется самой службой персонала и может проходить без создания комиссии. Например, при подготовке к проверке предприятия миграционной службой проверяются только документы на иностранных работников или только листы нетрудоспособности для проверки ФСС РФ и т. д.

Таким образом, периодическое проведение аудита кадровой документации помогает избежать штрафов, налагаемых контролирующими органами, приостановления деятельности организации или даже уголовной ответственности (в зависимости от тяжести выявленных нарушений). Поэтому заказчиками аудита помимо руководителя отдела кадров могут выступать как генеральный директор, так и собственник компании.

В целом можно с уверенность сказать, что аудит помогает сотруднику кадровой службы повысить свой профессиональный уровень путем выявления собственных ошибок, оценить потенциальные риски при приеме-передаче кадровой документации и многом-многом другом. Ведь, если не уделять должного внимания ведению кадрового делопроизводства, последствия в виде судебных тяжб, штрафов и дисквалификации не заставят себя долго ждать.

Библиографический список

1. Азбука кадровика: все документы по работе с персоналом: Сб. ст. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Вершина, 2008. 288 с.

2. Орловский Ю. П., Кузнецов Д. Л., Белицкая И. Я., Корякина Ю. С. Кадровое делопроизводство (правовые основы). Практ. пособие / Ответ. ред. Ю. П. Орловский. М.: Юридическая фирма «Контракт», 2008. 239 с.

3. Митрофанова В. В. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика. 3-е изд., перераб. и доп. М.: Альфа-Пресс, 2011. 320 с.

А. Рогожина

Эксперт

в области управления персоналом,

руководитель

группы проектирования и сопровождения

организационных изменений

ОАО «БИНБАНК»,

член Национального

союза кадровиков

Подписано в печать

В рамках проведения выборочной проверки ведения кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями действующего трудового законодательства Российской Федерации, была проверена кадровая документация в отношении 47 работников ООО «Буженинов», как числящихся в организации на момент проверки, так и уволенных.

Проверке подверглись следующие кадровые документы :

— трудовые договоры с работниками;

— дополнительные соглашения к трудовым договорам;

— трудовые книжки работников;

— личные карточки работников (форма Т-2);

— приказы о приеме на работу (форма Т-1);

— приказы о переводе (формы Т-5);

— приказы на увольнение (форма Т-8;

— иные приказы по личному составу;

— локальные нормативные акты организации.

По результатам проверки были выявлены следующие нарушения ведения кадрового делопроизводства и трудового законодательства :

1. В организации не ведется :

— книга регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 5 лет и 75 лет;

— книга об ознакомлении работника с правилами внутреннего распорядка;

— книга об ознакомлении работника с инструкцией по охране труда и технике безопасности;

— книга об ознакомлении работника с положением об оплате труда;

— книга об ознакомлении работника с положением о персональных данных;

— книга учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним;

2. При поступлении на работу сотрудники не ознакамливаются под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, с должностной инструкцией, с инструкцией по охране труда и технике безопасности на рабочем месте, с положением об оплате труда, с положением о персональных данных работников.

3. При приеме на работу запись в трудовую книжку вносится не в соответствии со штатным расписанием (не указывается структурное подразделение, куда принимается работник).

4. Записи в трудовые книжки об изменении условий труда работников (перемещение, изменение должности и пр.) вносятся несвоевременно, а в большей массе не вносятся вовсе.

5. При возникновении необходимости, трудовые книжки выдаются на руки работникам без оформления расписки.

6. Отсутствует утвержденный перечень бланков, действующих в организации. Форма трудовых договоров, заключенных с работниками, разная.

7. В некоторых личных делах трудовые договоры отсутствуют вовсе.

8. В организации заключено большое количество срочных трудовых договоров без видимых на то оснований.

9. Не на все изменения определенных сторонами условий трудового договора оформляются дополнительные соглашения.

10. Не оформляются изменения к трудовым договорам на изменения паспортных данных работников.

11. В личных делах работников находятся ксерокопии не всех документов, необходимых для трудоустройства. Существует достаточное количество личных дел, в которых нет ксерокопий вообще, даже паспорта.

12. Личные карточки формы Т-2 не отвечают требованиям ведения кадрового делопроизводства. Не во всех карточках присутствуют следующие данные :

— номер и дата трудового договора;

— изменение условий труда работников (перемещение, изменение должности, изменение оклада, изменение системы оплаты труда);

— подписи ознакомления работников с внесенными изменениями;

13. В приказах о приеме на работу не указываются условия приема на работу (полное/неполное рабочее время, количество часов, основное место работы/по совместительству).

14. В личных делах некоторых работников существуют противоречия в информации (дата приема, должность, подразделение) между приказом о приеме на работу, трудовым договором, штатным расписанием, записью в трудовой книжке.

15. Работники не всегда ознакамливаются с приказами по личному составу под роспись

С полным примером отчета аудиторской проверки можно ознакомиться здесь:

Этапы проведения аудита кадрового делопроизводства

  1. Организационный этап.
  2. Определение перечня подлежащих проверке документов.
  3. Сверка документов.
  4. Проверка кадровой документации.
  5. Оформление отчетов по кадровому аудиту.

Рассмотрим каждый этап более подробно.

На первом, организационном, этапе необходимо:

  • определить цели и задачи проведения кадрового аудита;
  • сформировать комиссию, в которую желательно включить начальника отдела кадров, главного бухгалтера, юриста;
  • определить сроки проведения аудита (законом не установлено, зависит от количества сотрудников организации и может варьироваться от нескольких дней до одного — двух месяцев);
  • издать приказ о проведении аудита кадрового делопроизводства.

Далее необходимо определить перечень документов, подлежащих проверке. Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим, основываясь на том, в какой отрасли действует предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации. К обязательным документам относятся:

  • трудовые договоры (ст. ст. 56, 67 ТК РФ);
  • график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
  • штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ). Хотя обязательность данного документа законом не установлена, необходимость его ведения была обоснована в N 1 нашего журнала за 2008 г.;
  • трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обязательность ведения данных книг указана в разд. VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225). Формы книг утверждены Приложениями 2, 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
  • табель учета рабочего времени. Рекомендуемая форма табеля утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1). Однако согласно п. 2 данного Постановления форма табеля учета рабочего времени не распространяется на бюджетные учреждения. Вместе с тем ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Поэтому табель обязателен для ведения в каждой организации, а его форма может быть установлена на уровне ведомств;
  • личные карточки формы N Т-2 и N Т-2ГС(МС) («Личная карточка государственного (муниципального) служащего»). Утверждены также Постановлением N 1. Обязательность ведения данного документа следует из п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225. В частности, указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике;
  • приказы по личному составу (приказ о приеме работника на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении (расторжении) трудового договора, о направлении в командировку, о поощрении). Формы указанных унифицированных форм первичной учетной документации утверждены Постановлением N 1. Согласно п. 2 рассматриваемого Постановления данные формы распространены на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ;
  • личные дела сотрудников. Необходимость их ведения установлена ведомственными нормативными актами. В качестве примера можно привести ст. 24 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации», согласно которой прохождение службы в таможенных органах отражается в личном деле сотрудника таможенного органа. Личное дело сотрудника таможенного органа ведется кадровой службой таможенного органа и при переводе указанного сотрудника направляется по новому месту службы. Порядок ведения личных дел сотрудников таможенных органов определяется руководителем Федеральной таможенной службы. Схожая норма содержится в ст. 41.2 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 «О Прокуратуре Российской Федерации». В частности, указано, что личное дело прокурорского работника содержит сведения об указанном работнике, о прохождении им службы в органах и учреждениях прокуратуры, повышении квалификации. Порядок ведения личных дел прокурорских работников устанавливается Генеральным прокурором Российской Федерации, а работников Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации — Председателем Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации. В настоящее время действуют и иные ведомственные нормативные акты, устанавливающие необходимость ведения личных дел сотрудников;
  • локальные нормативные акты. Статья 8 ТК РФ устанавливает право работодателей принимать не противоречащие действующему законодательству и не ухудшающие по сравнению с ним права работников локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. Среди них можно выделить: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), инструкцию по охране труда (п. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ), положение о защите персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ), положение об оплате труда и премировании, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ), и др.

Также, если это требуется по условиям труда, в организации могут вестись следующие документы:

  • коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);
  • должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);
  • перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;
  • график сменности;
  • договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
  • договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
  • положение об охране коммерческой тайны;
  • положение об адаптации работников;
  • положение о порядке прохождения испытательного срока;
  • положение о проведении аттестации работников.

Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:

  • журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемого на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);
  • журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы — прием, перевод, увольнение и т.д. либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;
  • журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора.

Это далеко не полный перечень требуемых для учета кадровых журналов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов медицинского и пенсионного страхования и др.

Рекомендуемые формы указанных журналов закон не устанавливает, поэтому на каждом предприятии они разрабатываются в свободной форме. Обязательным является то, что все страницы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью организации и подписью руководителя организации или ответственного за ведение кадровых документов лица.

Когда определен перечень необходимых документов для полноценного кадрового учета, проводится сверка документов, представляющая собой процесс сопоставления имеющихся в учреждении документов и требуемых. Это можно оформить в виде таблицы.

Перечень необходимых

документов

Документ

в наличии

Документ

отсутствует

Примечание

Штатное расписание

+

График отпусков

+

Положение об оплате

труда и премировании

+

В связи с изменением трудового

законодательства разработать

проект новой редакции

Положения, утвердить в

соответствии со ст. 135 ТК РФ.

Ознакомить работников с новой

редакцией Положения под

роспись

Трудовые договоры

+

Недостающие сведения внести

непосредственно в текст

трудового договора, а

недостающие условия определить

приложением к трудовому

договору либо отдельным

соглашением сторон,

заключаемым в письменной форме

Журнал по учету

трудовых договоров

+

Разработать форму журнала

Журнал ознакомления

с локальными

нормативными актами

+

После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства. Приказы по основной деятельности должны храниться отдельно от приказов по личному составу. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Особое внимание следует уделить проверке трудовых книжек. Во-первых, в учреждении должен быть приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек лица. Далее необходимо сверить, все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Записи в трудовых книжках должны быть внесены на основании соответствующих приказов, не может быть подчисток, помарок. Все записи должны быть продублированы в личной карточке работника формы N Т-2 и заверены подписью работника. Хранить трудовые книжки и вкладыши к ним нужно в несгораемом сейфе.

Заключительный этап кадрового аудита — оформление отчета о его проведении. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.

При смене работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, необходимо составить акт приема-передачи дел и отметить в нем, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты. К акту прилагается перечень трудовых книжек (с указанием Ф.И.О. владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т.д.

Н.Н.Булыга

Редактор журнала

«Отдел кадров

бюджетного учреждения»

Разработка должностной инструкции
Особенности регулирования труда государственных гражданских служащих

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *