Отчет по выставке

Выставка – это уникальное мероприятие, которое будет оцениваться большим количеством посетителей. Так что грамотный анализ участия в выставке также очень важен, и ему стоит уделять особое внимание для того, чтобы такое мероприятие прошло максимально удачно.

Правильно оценить эффективность рекламного модуля или стенда на выставке может быть достаточно сложно для людей, которые не разбираются в данной сфере и не знают необходимые нюансы в этом деле.

Сейчас огромное количество компаний предлагает свои организационные услуги по разработке и проведению различных выставок. Но, к сожалению, мало кто из них может предоставить своим клиентам анализ эффективности разрабатываемого ими мероприятия. Поэтому некоторые такие выставки не имеют успеха и могут считаться провальными.

Нужно учесть, что анализ выставок следует проводить основываясь на уже проведенных мероприятиях данной компании, а также на мероприятиях, проводимых конкурентами. Данный способ оценки помогает избегать огромного количества ошибок в будущем, и делать выставки более прибыльными и полезными.

Существует несколько видов анализа и оценки участия в выставке

1. Окупаемость инвестиций.

Данный вариант отлично подходит для тех компаний, которые интересуются экономической эффективностью своей кампании. В таком случае нужно учитывать все контракты и прочие необходимые данные, что в итоге поможет вычислить требуемый показатель.
Такая форма оценки считается универсальной, поэтому использовать ее очень выгодно, и она дает наиболее точные результаты. Для того чтобы получить анализ выставки, нужно обратиться к настоящим профессионалам, которые работают в ЦВК «Экспоцентр» и смогут предоставить полноценный отчет.

2. Решенные задачи в процентах или долях.

Данный способ также поможет определить эффективность проекта и предприятия в целом. Для такого анализа обычно используются определенные формулы. Но есть и более простой способ анализа. Перед проведением мероприятия ставятся определенные задачи, и если в итоге все из них выполняются, то такое участие называется эффективным. Для того чтобы оценить выставку таким образом, специалистам необходим весь список задач для самого мероприятия. Следует учитывать и общую обстановку на рынке, а также общий спрос клиентов продукции, которые представляла на выставке компания.

3. Дополнительные.

Помимо общих оценок эффективности выставок на предприятиях существуют и дополнительные параметры оценки, которые используются далеко не всегда, но могут быть весьма эффективными при верном подходе. Если первые два вида оценки помогут узнать, была ли выставка успешной, то дополнительные параметры больше направлены на уровень процветания самого предприятия в общем, что тоже очень важно. Дополнительные факторы всегда влияют на эффективность любого мероприятия, и всегда нужно знать о степени их влияния для того, чтобы быть в состоянии предотвратить наиболее неудачные решения. Бывают ситуации, когда выставка проваливается по каким-либо причинам, и для того чтобы избежать такого исхода в будущем нужно провести качественный анализ, который позволит изучить весь процесс.

Обратившись в ЦВК «Экспоцентр», можно получить не только грамотное оформление выставки и ее реализацию, но и подробный анализирующий отчет, который покажет все отрицательные и положительные факторы, что позволит в будущем проводить более эффективные мероприятия. При этом в будущем на это потребуется меньше денежных вложений.

В дополнительные параметры оценки входят:

1. Бюджет на выставку. Все расходы должны быть откорректированы и представлены точные цифры.

2. Реклама. Проводится полный анализ проведенной рекламной компании, что в будущем позволит усовершенствовать ее, тем самым сделав более эффективной.

3. Конкуренция. Всегда нужно анализировать действия конкурентов, так как всегда можно учиться на чужих ошибках, тем самым быстрее добиваясь успеха.

4. Контакты. Полученная дополнительная информация о клиентах и их контакты помогут развивать и расширять бизнес.

5. Техничность. Любая выставка должна быть максимально удобной для посетителей и доносить до них как можно больше полезной информации.

6. Выставка. Анализируя саму выставку в целом, можно получить отличный отчет, который позволит в будущем сделать весь процесс организации такого мероприятия более быстрым и выгодным.

ЦВК «Экспоцентр» может предоставить лучших специалистов, которые возьмут на себя задачу по организации, проведению и анализу участия в выставке, что позволит добиваться в будущем еще больших успехов. Профессионалы, которые возьмутся за такую работу, смогут справиться с ней быстро и качественно, а также смогут дать полезные рекомендации по проведению выставки.

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.

Любой менеджер знает, что выставка не окончена до тех пор, пока не написан отчет о ней, пока не проанализированы все совершенные действия, проведенные мероприятия, степень реализации поставленных целей и задач. Есть обязательные кусочки выставочной картины-пазла, из которых складывается четкое представление о прошедшей экспозиции, весьма полезное при подготовке следующих.

Нужно время, чтобы объективное мнение о прошедшей выставке, ее эффективности, финансовой рациональности сформировалось и созрело. Готовы ли вы сказать, что участие в экспозиции, в деловой программе, все ваши действия стали более последовательны, плодотворнее, чем, например, в прошлый раз? Можете ли вы расписать каждый из этапов, элементов, шагов на выставке, сделать анализ эффективности? Если вы предоставите этот расширенный список руководству компании, будет ли ему понятно сходу, что именно вы сделали на каждой конкретной выставке?

Чтобы ответить утвердительно и честно на эти вопросы, для начала нужно оценить все действия, которые вы совершили на выставке, все мероприятия, проанализировать, скомпилировать данные и составить внятный отчет.

Поствыставочный анализ должен включать оценку каждого элемента вашей программы: основные задачи и степень их выполнения, превышены ли ожидания, есть ли «темные пятна», которые надо устранить в следующий раз. После того, как такая предварительная оценка проведена, важно собрать на общем совещании всю команду, работавшую и над подготовкой, и над самой экспозицией. Это поможет получить обратную связь, оценить успешность выставки для каждого из подразделений, обсудить перспективы и будущие планы действий. Полезно провести и официальный опрос персонала. Все эти мнения и взгляды, тщательно собранные и поделенные на девять тематических разделов, лягут в основу отчета о проведенной выставке.

Раздел 1: Цели и задачи

Вы ставили их еще на этапе подготовки к выставке. Потому по заранее составленному списку, по его элементам легко будет оценить степень реализации целей вашей компании, качество выполнения задач, утвержденных руководством.

Анализ этих данных приводится, как правило, во вводной части поствыставочного отчета. После такая информация окажется полезной для подготовки последующих мероприятий, при выборе более эффективных инструментов для достижения целей и выполнения задач на выставке.

Раздел 2: Анализ заинтересованности аудитории

В данном разделе отчета о выставке обязательно должна присутствовать следующая информация о качестве и количестве потенциальных покупателей, проявивших заинтересованность в продукте на экспозиции.

Полученные во время выставки контакты следует оценить по нескольким критериям: статус и должность потенциальных клиентов, их влияние на принятие решений о закупках, заинтересованность в вашем продукте, финансовые возможности, перспективы сотрудничества, желание поддерживать контакт после выставки. Составьте собственный рейтинг для потенциальных клиентов, который поможет вашим менеджерам расставить приоритеты в дальнейшем взаимодействии.

Учитывайте количество дилеров и дистрибьюторов среди полученных вами на выставке контактов. Им надо уделить особое внимание, ведь к оптовикам нужен специальный подход. Ведь дилер — это потенциальный и перспективный канал сбыта для вашей продукции.

Проведите опрос персонала стенда. Узнайте их мнение о потенциальных покупателях, заинтересовавшихся вашим продуктом на выставке. Персонал стенда общался с клиентами на стене напрямую, потому имеет самое актуальное видение о перспективах сотрудничества.

Проанализируйте анкетные данные, которые были собраны во время работы с посетителями на стенде: демография, факторы, влияющие на решения в пользу вашего продукта, планы на сотрудничество и так далее. Из этой информации легко составить картину о качестве полученных на выставке контактов. В зависимости от длины цикла продаж в вашей компании или отрасли может пройти достаточно времени, прежде чем вы сможете точно подсчитать эффективность вашего участия в выставке. А на основе данных о потенциальных клиентах уже можно сложить первоначальное мнение.

Обязательно проведите анализ работы с контактами после выставки: как, когда и в какой форме поддерживается связь с потенциальными клиентами. Важно, чтобы между окончанием выставки и первым письмом с запрошенной покупателем информацией прошло очень немного времени. Скорость вашей реакции повлияет и на решение клиента о сотрудничестве.

И вопрос основной — финансовый. Проведите предварительный подсчет расходов: разделите количество потенциальных клиентов на прямые затраты на участие в выставке.

Раздел 3: Детали выставки

Один из самых больших разделов отчета — описание и оценка работы на выставке как комплекса мероприятий.

Для начала нужно оценить, насколько хорошо выставка была интегрирована с другими маркетинговыми мероприятиями в планах вашей компании. Удалось ли донести ваши идеи до аудитории, укрепить позиции бренда и продукции? Были ли действия на выставке согласованы с целями и задачами общей маркетинговой стратегии? Ответив на эти вопросы, вы сможете понять, что можно поменять, улучшить, укрепить в мероприятиях по продвижению в следующей экспозиции.

Рассмотрите, насколько удачным было расположение вашего стенда на выставке. Как это повлияло на трафик посетителей? Способствовали ли размер и локация стенда на увеличение потока аудитории? Побуждал ли дизайн стенд потенциальных клиентов к тому, чтобы провести у вашей экспозиции время, достаточное для общения с сотрудниками вашей компании, для участия в презентациях продукции?

Оцените, насколько эффективно и выгодно был представлен ваш продукт на стенде. Все ли необходимые позиции были выставлены? Была ли предоставлена возможность посетителям выставки в равной степени хорошо разглядеть ваш продукт как вблизи, так и на дистанции?

На изготовление графики для стенда уходит немало средств из бюджета выставки. Поэтому при составлении отчета важно понять, насколько хорошо сработал каждый из визуальных элементов. Был ли ваш рекламный посыл читаем? Привлекал ли он посетителей? Поступали ли просьбы от аудитории разъяснить некоторые неясные моменты в вашей рекламной графике?

Подсчитав выгоды, не забудьте учесть и потери. Например, важно оценить ущерб, нанесенный вашему стенду, конструкциям, графике, демонстрационному оборудованию после эксплуатации на выставке.

Если на экспозиции были проблемы с безопасностью, впишите в отчет все аспекты, которые вызвали сомнения и вопросы. Сюда относятся и шпионаж, и разведка конкурентов, кражи оборудования или образцов продукции во время выставки. Это поможет вам на следующем мероприятии принять все необходимые меры, чтобы подобных проблем избежать.

Продолжение следует…

Запомните, выставки являются мощнейшим инструментом маркетинга только в том случае, если они четко спланированы и организованы.

Поэтому отнеситесь к планированию этого мероприятия со всей ответственностью и помните: «…хорошо спланировано — на половину сделано…»

Весь процесс подготовки выставки можно разделить на следующие этапы:

  • Определение целей участия в выставке
  • Выбор выставки и планирование бюджета
  • Выбор и бронирование места в выставочном комплексе
  • Выбор вида застройки и концепции стенда
  • Выбор мероприятий, направленных на увеличение посещаемости стенда
  • Подготовка рекламных материалов и сувенирной продукции
  • Подготовка менеджеров
  • Организация мероприятий по приглашению бизнес-партнеров
  • Обработка контактов
  • Подведение итогов

Итак, первый этап – цели участия в выставке

Вы не сможете оценить эффективность какого-либо мероприятия, не зная его целей. Прежде чем подводить итоги, придется ответить на два вопроса: каковы были цели выставки и были ли они достигнуты? Поэтому, не забудьте про цели.

Вот несколько возможных вариантов целей участия:

  • формирование и поддержание имиджа компании;
  • завязывание новых контактов и укрепление старых;
  • формирование каналов распределения;изучение конкурентов;
  • презентация продукции;подтверждение «присутствия» на рынке и другие.

Лучше всего, если вы сочетаете несколько целей, в этом случае эффект от участия будет значительно выше.

Второй этап – выбор выставки и планирование бюджета

Для начала необходимо определить наиболее важные выставки для вашей конкретной отрасли. В идеале, выставки планируются при составлении годового бюджета и плана маркетинговых мероприятий. В процессе выбора можно ориентироваться на опыт других компаний, Интернет, справочники. Вот несколько полезных интернет-ресурсов о выставках:

  • www.exponet.ru

Перед тем как принять решение об участии в новых выставках, необходимо их посетить. При посещении обратить внимание на оформление стендов, качество организации, маркетинговое сопровождение выставки. Возьмите выставочные буклеты, программу, внутренние СМИ. Оцените рекламное сопровождение выставки (впоследствии, вы дополните ее информацией о своем участии – это менее затратно и более эффективно)

При выборе необходимо учитывать:

Тематику → Состав участников и посетителей → Историю → Программу → Рекламный пакет организаторов → Сроки проведения

Третий этап – выбор и бронирование выставочной площади

На этом этапе вам необходимо окончательно определиться с бюджетом выставки, исходя из него – с размером стенда. Значительная часть выставочных затрат приходится на аренду площади. Конечно, чем больше площадь, тем лучше. Но это не значит, что на меньшей площади нельзя эффективно представить компанию.

Место желательно выбирать наиболее проходное (ближе к входам, выходам, конференц-залам, кафе), также учитывать потоки посетителей.

Расположение стенда может быть островное (открыто 4 стороны), полуостровное (открыто 3 стороны), угловое (открыто 2 стороны) и линейное (открыта 1 сторона). Чем больше у стенда открытых сторон, тем лучше.

Концепция стенда

Выбор концепции стенда – это очень важный этап. Ведь стенд будет представлять Вашу компанию. Он должен олицетворять цели, которые вы преследуете, участвуя в выставке, и соответствовать вашему корпоративному стилю.

Всего есть три основных вида стендов: стандартный, эксклюзивный и мобильный.

Стандартный или типовой – это стенд на основе стандартного выставочного конструктива – панели белого цвета высотой не более 2,5 м, ковровое покрытие, фризовая панель, электрооборудование, некий набор мебели и прочее. Стандартный стенд не станет эксклюзивным, если вы внесете дополнительные элементы – подвесы, витрины, стеллажи, различные элементы мобильного стенда, плакаты, нанесение дополнительных логотипов и аппликаций…

Естественно, у всех организаторов выставок свои условия, поэтому будет необходимо согласовать ваши пожелания с ними, дабы во время выставки не возникло дополнительных проблем.

Под эксклюзивным понимается стенд, для изготовления которого используются различные материалы (дерево, стекло, ДСП, пластик, ткань и пр.) и дизайнерские решения, стенды нестандартной высоты и планировки.

К эксклюзивным могут быть отнесены стенды, выполненные из выставочного конструктива, при изготовлении которых воплощены индивидуальные дизайнерские разработки и требуется изготовление выставочных конструкций нестандартного типа и размера.

Мобильный – это стенд-конструктор, который может многократно использоваться. У мобильных стендов очень много преимуществ и как всегда все зависит от ваших целей и задач.

Пятый этап – выбор мероприятий, направленных на увеличение посещаемости стенда

Не путайте рекламу выставки в СМИ с рекламой вашего участия, если вы не позаботитесь о своих посетителях, они придут к другим экспонентам

Существует несколько традиционных способов обеспечения посещаемости стенда. Можно крутить рекламные ролики по внутреннему выставочному радио, приглашающие посетить ваш стенд. В подкрепление к этому пустить по залу промоутеров, раздающих листовки с вашей рекламой и расположением стенда в выставочном зале.

Можно крутить видеоролик на выставочных плазмах.

Но наиболее эффективно организовывать различные мероприятия на самом стенде, что привлекает посетителей и дает возможность сделать презентацию своей компании. Вот несколько идей: устроить конкурс или розыгрыш, параллельно пустить по залу промоутеров, раздающих приглашения; организовать фотосессию; организовать дегустацию; устроить яркое шоу (акробаты, музыканты); провести демонстрацию оборудования или делать это на протяжении всей выставки — ничто не привлекает так внимание, как работающее оборудование. Все зависит от вашей фантазии и ресурсов, которыми вы обладаете, а также специфики выставки (обязательно согласуйте свои действия с организаторами).

Шестой этап – подготовка рекламных материалов и сувенирной продукции

Не забудьте подготовить раздаточные материалы. Что это может быть? – Все, что угодно!

Советую посещать рекламные выставки, там можно найти множество интересных идей и решений. Тем не менее, есть стандартный набор рекламной продукции, которая понадобится на выставке:

  • носитель информации о компании и продукции (каталог, листовка, диск и прочее);
  • визитки компании и именные (менеджерам);
  • «сувенирка» (возможно несколько видов – для всех и для VIP-персон);
  • блокнотики;пакетики;
  • ручки и прочее.

Этот список может быть абсолютно любым.

Седьмой этап – подготовка менеджеров

Необходимо тщательно готовить менеджеров к выставке. Менеджер, который не заинтересован в общении с посетителями, некоммуникабельный, некомпетентный, непредставительный – это «жирный крест» на эффективности вашего участия в выставке.

Вы должны описать цели участия (возможно, составить конкретный план), дать справку по предполагаемой выставке (что за выставка, где находится, история, важность участия вашей компании в ней), рассказать о схеме работы, подготовить вместе презентацию продукции/услуг. Предоставить все контакты и постоянную связь для консультации со специалистами предприятия в случае возникновения непредвиденных вопросов со стороны заинтересованных посетителей. Если планируется провести опрос, то нужно подготовить менеджеров для работы с анкетами. Важно работать сообща. Менеджер по маркетингу может очень многому научиться у менеджера по продажам и наоборот.

Лучше всего, если на выставке будет присутствовать единый корпоративный стиль в одежде (или хотя бы аксессуары – платок, галстук, шарф). Исключите джемперы, джинсы, темные рубашки и кофточки – лучше деловой костюм, он располагает к деловому общению.

Менеджеры должны отличаться от посетителей! Ситуация, когда ваш потенциальный клиент не знает, к кому обратиться на стенде, часто становиться большим препятствием для установления контакта.

Организация мероприятий для приглашения бизнес-партнеров

Сообщать бизнес-партнерам о предстоящем мероприятии необходимо за месяц. Пригласительные билеты заказываются у организаторов выставки и совместно с отделом продаж рассылаются партнерам.

Можно написать информационное письмо и разослать его по e-mail, предложить в письме более полную информацию получить от специалистов компании, которые будут работать на выставке (показать схему расположения и № вашего стенда).

Анонсируйте данное событие на корпоративном сайте и в СМИ.

Обработка контактов

Необходимо сформировать список посетителей стенда, который менеджеры будут обрабатывать. В любом случае вы должны напомнить о себе после выставки – можете обзвонить всех, написать письма, разослать дополнительную литературу (например, каталог). Можно разработать специальные предложения (скидки, бонусы, подарки) для всех посетителей стенда – это, кстати, отличный повод позвонить и продолжить переговоры начатые на выставке.

Подведение итогов

Вот и закончилась выставка…

Что же дальше? А дальше работа, работа и еще раз работа.

Для начала, составьте отчет по данной выставке. Полный отчет, где вы разбираете все хорошее и плохое, что понравилось, а что нет. Соберите всю информацию, которую вы получили на выставке и проанализируйте ее. Оцените:

  • степень достижения поставленных целей;
  • посетителей стенда;
  • работу персонала на стенде;
  • сам стенд.

Если вы не проанализируете свои собственные просчеты, то велика вероятность того, что они повторятся на других выставках. Чем точнее были сформулированы выставочные цели и целевые показатели, тем легче оценить выгоды. Целевыми показателями могут быть заключенные контракты, розничные продажи, количество контактов, резонанс в СМИ и прочее.

Важно составлять отчет, так как в будущем будет сложно вспомнить, а что же было год назад и сравнить результаты.

Студенты профессиональных образовательных учреждений посетили 16-ую Выставку цветоводства, посадочного материала, продукции для приусадебных и фермерских хозяйств «Кубанская усадьба», которая проходила 13 – 15 февраля на базе выставочного центра «Кубань ЭКСПОЦЕНТР» . Организаторами и партнерами выставки выступили администрация Краснодарского края, администрация муниципального образования город Краснодар, департамент по архитектуре и градостроительству Краснодарского края, департамент сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края.

Выставка объединила четыре крупных тематических блока: «Приусадебное и фермерское хозяйство, дача», «Озеленение и благоустройство», «Флора нашего дома» и «Пчеловодство», предложив все необходимое от саженцев и семян до средств защиты растений и садово-парковой мебели. В рамках экспозиции на выставке был представлен широкий спектр товаров и услуг, как для частных посетителей, так и для профессионалов по благоустройству, озеленению территорий и ландшафтному дизайну.

В тематическом блоке «Приусадебное и фермерское хозяйство, дача» студенты познакомились с современными системами полива и орошения, разнообразным садово-огородным инвентарем и посадочным материалом.

В блоке «Озеленение и благоустройство» вниманию будущих управляющих сельской усадьбой были представлены садово-парковая техника и мебель, малые архитектурные формы и садовая скульптура, декоративные водоемы и многое другое.

Особенно яркое впечатление студенты получили от разнообразия, представленных в блоке «Флора нашего дома» цветов, декоративных кустарников, деревьев и эффектной реклама данного вида продукции.

В блоке «Пчеловодство» студенты продегустировали представленные сорта меда.

Выставку посетили 314 студентов из 8 профессиональных образовательных учреждений.

Пособие «Моя Красная книга» «Моя красная книга» Данная книга выполнена детьми 1 младшей группы совместно с воспитателем. Работа выполнена используя нетрадиционные техники.

Фотоотчёт о посещении выставки «Из бабушкиного сундука» 03 ноября 2017 года дошкольники МБДОУ «Детский сад № 2 комбинированного вида» города Пикалёво побывали в Пикалевской центральной библиотеке.

Фотоотчёт о посещении выставки «Вместе с историей, вместе со страной!» 23 ноября 2017 года дети старшей группы и педагоги МБДОУ «Детский сад № 2 комбинированного вида» города Пикалёво посетили интерактивную.

Фотоотчёт «Красная книга Кузбасса» 2017 год в России объявлен годом экологии. Дошкольные образовательные учреждения в мероприятиях, посвященных Году экологии, принимают самое.

Фотоотчёт о посещении выставки Ермиловской игрушки. В городской краеведческий музей г. Первомайска была привезена Ермиловская игрушка из выставочного центра «Вотчина» г. Ковернино. Деревня.

Конспект занятия по познавательному развитию для подготовительной группы «Красная книга Кубани» Цель: Закреплять и систематизировать знания детей о Красной книге. Программные задачи: Образовательная: Расширять знания детей о растительном.

Отчёт о посещении краеведческого музея «Природа и человек» В честь 80 – летия образования Ростовской области и года Экологии Каменский краеведческий музей подготовил выставку «Природа и человек».

Проект «Красная книга» Ни для кого не секрет, что проблема загрязнения окружающей среды все больше обращает на себя внимание современного общества. Загрязнение.

Проект «Красная книга» ПРОЕКТ «Красная книга». Актуальность темы: Загрязнение атмосферы, почвы, воды, огромные мусорные свалки, лесные пожары, представляют угрозу.

Проект «Красная книга» Школа № 492 с/п № 3 «Медвежонок» «Красная книга» Познавательный долгосрочный (30 дней) проект в подготовительной группе (создание.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *