Отправка документов через СБиС

  • Главная
  • »

  • Статьи про СБиС и электронную отчетность
  • »

  • Как получить и подписать электронные документы

Если контрагент отправил Вам электронные документы (например, акты, накладные или счета-фактуры), то они поступят в Ваш личный кабинет на портале СБиС-Онлайн. Чтобы получить и подписать документы:

1. Перейдите в «СБиС онлайн», нажав соответствующий значок в системе СБиС:Электронная отчетность.

2. В интернет-браузере откроется страница Вашего личного кабинета на сайте online.sbis.ru

3. Если при переходе в личный кабинет появляется сообщение «Установите Нотификатор СБиС», скачайте и запустите указанный файл.

4. После перехода в личный кабинет зайдите в раздел «Документы», далее в подраздел «Входящие».

5. Кликните по нужному пакету документов

6. Нажмите «Подписать извещение о получении»

7. Просмотрите полученные документы. Если замечаний к документам нет, нажмите «Утвердить». Ваш контрагент автоматически получит уведомление.

Поздравляем, электронный документ подписан обеими сторонами!
Если по документу есть замечания, нажмите «Отклонить» и укажите причину.

8. Чтобы сохранить электронный документ на компьютер для архивного хранения, нажмите «Выгрузить». Выгруженный файл является подлинником электронного документа.

9. Вы можете сделать бумажную копию электронного документа со штампиком о прохождении документа и подписью сторон. Для этого нажмите «Распечатать».

Содержание

Не тратьте бумагу, отправляйте электронно

Накладные, счета-фактуры создавайте как обычно или прямо в СБИС. Один клик, и они у клиента. Он подписывает их электронной подписью и отправляет вам. В итоге у вас и у него полный комплект подписанных юридически значимых документов. Аналогично можно отправлять документы не только компаниям, но и сотрудникам и даже обыкновенным людям, независимо от того, зарегистрированы они в СБИС или нет.

Редактируйте и подписывайте на любом устройстве

Встроенные в СБИС средства позволяют вам создавать и редактировать офисные (Word, Excel) файлы и учетные документы (накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты …) на любом устройстве: телефоне, планшете или компьютере. Со СБИС вы можете их просматривать и подписывать даже без подключения к интернету.

Обсуждайте и редактируйте документы с партнерами онлайн

Вы отправили договор клиенту, но у него возникли вопросы по тексту — обсудить все замечания можно в чате по документу. Здесь же можно организовать видеоконференцию или отправить видеосообщение. Отредактируйте совместно текст договора в онлайн-редакторе или в GoogleDocs — СБИС сохранит все версии и историю изменений документа, зафиксирует результаты всех обсуждений и видеоконференций в ленте событий.

Роуминг со всеми операторами

В СБИС вам не нужно думать о том, какой оператор у контрагента. Просто отправляйте документы, а мы их гарантировано доставим всем благодаря максимальному роуминговому покрытию. Но есть вариант и проще…
Зачем вообще нужен оператор и какой-то роуминг? Со СБИС электронные документы можно пересылать по e-mail. Почта уж точно есть у всех. Ваш контрагент получит письмо со специальной защищенной ссылкой на документы. Перейти по ней может только владелец электронной подписи. Один клик — и документы подписаны — быстро, удобно и без роуминга. Соблюдение всех формальностей СБИС возьмет на себя, чтобы вы могли отправлять так даже счета-фактуры.

Подписание инструкций, приказов и других внутренних документов

Журнал учета инструктажа по технике безопасности, по пожарной безопасности, заявление на отпуск, приказ об изменении штатного расписания, оклада сотрудника — сколько бумаг мы должны оформлять в нашей повседневной работе. Выдайте сотрудникам электронную подпись для утверждения внутренних документов и навсегда избавьтесь от беготни с оформлением этих не всегда нужных бумаг.

Сверьте документы с контрагентом и сведите к нулю налоговые риски

С 2015 года ФНС тотально сверяет книги покупок/продаж между контрагентами. Расхождения могут привести к проблемам с налоговой. СБИС тщательно проверяет форму документа ваших поставщиков, реквизиты, подписи. Получайте только корректную «первичку», которую налоговая при проверке точно не «отбракует». СБИС сверит ваши документы с книгами покупок/продаж контрагентов раньше налоговой и заранее предупредит о возможных расхождениях.

Архив электронных и бумажных документов

Хранить бумажные документы неудобно — они занимают место, теряются, их сложно искать. Электронный архив СБИС решает все эти проблемы. Хранить документы в СБИС даже надежнее, чем на локальном компьютере. Серверы СБИС находятся в тщательно защищенном дата-центре.
В СБИС удобно хранить и бумажные документы. Один раз сделайте скан и работайте дальше уже с ним (сканы принимает даже налоговая). А для связи электронного и бумажного документа отлично подойдет QR-код, который напечатает СБИС на документе.

Легкая интеграция

Если бизнес-процесс по созданию документов уже настроен в вашей системе, то он там и останется. Мы можем выполнить стыковку электронного документооборота СБИС с любой учетной системой, не затрагивая работу ваших сотрудников:

  • Для самых популярных систем (1С, SAP, Docsvision) у нас есть готовые коннекторы, позволяющие отправлять и получать документы, видеть их актуальное состояние.
  • Если у вас специфичная система, просто выгрузите документы в любом формализованном виде. СБИС возьмет на себя их конвертацию в форматы ФНС, подписание и отправку. Причем будет делать это автоматически и незаметно для вас.
  • Для интеграции с крупными корпоративными системами у СБИС есть инструменты API, позволяющие решать прикладные задачи любой сложности. Например, встраивать работу с электронными документами в уже действующие корпоративные веб-порталы.

Обмен с системами маркировки

СБИС взаимодействует со всеми государственными системами маркировки, поэтому подходит для торговли любыми товарами.
СБИС регистрирует движение алкоголя в ЕГАИС, сигарет — в системе маркировки МОТП, лекарств — в ИС Маркировка и товаров животного происхождения — во ФГИС Меркурий.
Вы приходуете, перемещаете, продаете товары как обычно, а СБИС сам зарегистрирует все операции в системе маркировки.

Госорганам тоже удобнее работать с электронными документами

Хранящиеся в СБИС электронные документы можно представить в суд, казначейство или любой другой госорган как в виде файлов-оригиналов, так и в виде бумажных копий со штампом. А в налоговую их удобно отправить через интернет: получив истребование, просто выберите нужные документы из списка и нажмите «Отправить». Далее СБИС сам сделает опись, все отправит и уведомит вас о приеме документов инспектором.

Готовые решения для вашего бизнеса

  • Электронная подпись на вашем сайте
    Выложите документы для клиентов на своем сайте. СБИС поможет их заполнить, подписать электронной подписью и отправить вам. Обрабатывайте полученные документы в СБИС или загружайте в свою систему.
  • Электронные документы по e-mail
    Ваши клиенты получат документы, работая с любым оператором ЭДО. СБИС разместит их на спецстранице, а клиенту отправит e-mail со ссылкой. Она откроется, только если есть подходящая электронная подпись.
  • Корпоративный удостоверяющий центр
    Используйте СБИС для организации своего удостоверяющего центра, чтобы никуда не ходить и выдавать сотрудникам подписи прямо на рабочем месте за несколько минут.
  • Автоматическая генерация и подписание
    Встраивайте в определенные этапы ваших процессов автоматическое создание документов по шаблонам, визирование и передачу контрагентам или третьим лицам.
  • Корпоративный портал для общих документов
    Зарегистрируйте сотрудников, перенесите документы с сетевого диска в СБИС Диск и получите свой корпоративный портал для совместной работы с документами.
  • Cверка расчетов через интернет
    СБИС мгновенно разошлет акты сверки по всем вашим клиентам, поможет им сверить данные со своей учетной системой и подготовить для вас информативный ответ по расхождениям, если они есть.

Маршруты согласования документов внутри компании

Если контрагент в документе укажет конкретного получателя, сотрудника или подразделение вашей компании, то СБИС направит документы сразу на него. Другой вариант — сами закрепите ответственного за контрагентом или договором.
Маршруты могут проходить параллельную или последовательную цепочку согласований через разных людей в зависимости от разных условий (например, от суммы) — просто настройте их с помощью наглядного редактора так, как вам требуется.

Шифруйте документы для большей безопасности

Все документы в СБИС передаются по зашифрованному каналу, исключающему перехват или подмену данных, но если вы считаете, что этого недостаточно, то можете зашифровать документы в адрес ваших партнеров, используя в качестве ключа электронную подпись или просто пароль.

Благодаря электронному документообороту СБИС, разработанному компанией «Тензор», вы сэкономите немало времени и упростите взаимодействие с коллегами, партнерами, контрагентами и государственными органами.

Сокращение расходов на бумагу

Создавайте первичные документы непосредственно в ЭДО СБИС. Всего одно нажатие клавиши – и накладная или счет-фактура уже у клиента либо подрядчика. Он заверяет их электронной подписью (ЭП) и возвращает. Таким образом у обеих сторон формируется полный пакет документов, имеющих юридическую значимость. Точно так же вы можете взаимодействовать не только с организациями, но и с частными лицами, даже если они не пользуются ЭДО СБИС.

Работа с любого устройства

Подключившись к СБИС, вы можете создавать, просматривать, редактировать и заверять ЭП текстовые файлы, таблицы Excel, учетные документы на ПК, ноутбуке, планшете или смартфоне даже без выхода в интернет.

Согласование документов онлайн

В любое время в чате вы можете обсудить с контрагентом договор и совместно отредактировать его в онлайн-офисе. В СБИС даже есть возможность отправить видеофайл или организовать видеоконференцию. Сервис сохранит все варианты и историю корректировок, внесенных в документ, зафиксирует результаты переговоров в ленте событий.

Документооборот без границ

Не задумывайтесь о том, каким сервисом ЭДО пользуется ваш контрагент: документы будут доставлены, к какому бы оператору он не был бы подключен. Более того, вы можете отправить счета-фактуры, накладные и т.д. по электронной почте. Ваш заказчик или партнер получит письмо со ссылкой. Это абсолютно безопасный вариант, ведь открыть ее может только адресат — владелец ЭП.

Конфигурации для любого бизнеса

В СБИС реализованы решения для предприятий, работающих в разных отраслях: производство, общепит, розничная торговля, логистика, энергетика, финансы, связи и многое другое.

Организация внутреннего документооборота

Кадровики и ответственные за технику безопасности специалисты вынуждены оформлять и утверждать у руководства множество документов в бумажном виде: приказы, заявления, инструктажи. Достаточно купить электронный документооборот и выпустить ЭП для сотрудников, и они смогут выполнять все эти действия быстрее и не расходовать бумагу.

Снижение налоговых рисков

С 2015 года налоговики тщательно сверяют книги покупок и продаж. Обнаружение расхождений чревато штрафами (ст. 129.1 НК РФ). СБИС поможет проконтролировать форму документа контрагентов, реквизиты и подписи, проведет сверку быстрее ФНС и предупредит о возможных недочетах. Стоимость ЭДО намного ниже штрафов со стороны налоговых органов.

Удобное хранение и легкий поиск документов

Электронный архив на сервере или в облаке СБИС поможет содержать документацию в порядке. Файлы не потеряются, не перепутаются и будут доступны даже при отсутствии интернета. Бумажные документы можно загружать в виде сканов. Для каждого из них СБИС сформирует QR-код, связывающий бумажный документ с электронным.

Простая интеграция

Если организация уже пользуется учетным софтом или веб-сервисами для выполнения ключевых процессов, менять ничего не придется. Интеграция ЭДО СБИС с любой учетной системой пройдет незаметно и безболезненно для сотрудников.

  • Для наиболее распространенных систем у нас разработаны специальные решения, позволяющие пересылать документацию и отслеживать ее состояние.
  • Если у вас установлена нетиповая система, достаточно сформировать выгрузку документации в формализованном виде. СБИС автоматически преобразует ее в форматы, распознаваемые сервисами ФНС, подпишет и отправит.
  • Для встраивания в учетные системы крупных компаний и корпораций используются API, которые позволяют интегрировать модуль ЭДО в действующий функционал веб-портала.

Легкость маркировки

СБИС работает со следующими системами маркировки — ЕГАИС, Честный знак, Меркурий — и позволяет торговать любой маркированной продукцией. Отправка и получение электронных документов на все товары не вызывает сложностей — СБИС автоматически регистрирует операции в системе.

Взаимодействие с государственными органами

В любой момент документы, хранящиеся в электронном архиве СБИС , вы можете направить в суд, ПФР, ФСС, казначейство и прочие госорганы не только в виде файла, но и на бумаге. При общении с налоговой переписка становится еще проще: достаточно выбрать требуемые ФНС документы и отослать их. СБИС сформирует опись, отправит указанный вами список файлов и сообщит о получении их инспектором.

Настройка пути согласования документов внутри компании

Для ускорения взаимодействия с контрагентами в СБИС предусмотрена возможность выстраивать одну или несколько цепочек согласования документации с помощью редактора. Если клиент укажет конкретного получателя или отдел, отвечающий за работу с договором, документ поступит на согласование конкретному лицу или в закрепленное за контрагентом подразделение.

Режим максимальной безопасности

Документы в ЭДО СБИС отправляются и принимаются по зашифрованным каналам и надежно защищены от перехвата или внесения изменений. При необходимости, отправляя особо серкетные файлы, вы можете использовать для дополнительной защиты ЭП или пароль.

Как подключить ЭДО

Позвоните или напишите в УЦ «Цефей». Наш консультант расскажет, из чего складывается стоимость системы электронного документооборота СБИС, и поможет выбрать подходящий для вашей организации тариф.

При подключении электронного документооборота сразу на 3 года цена снижается на 10%!

Насколько бы хорошей ни была программа, что от нее толку, если пользователь не сможет разобраться, как она работает. Инстинктивно нажав клавишу &ltF1&gt, он будет ожидать спасительной подсказки справочной системы — с чего начать и как довести дело до поставленной цели. Разрабатывая документацию к нашему программному продукту, мы приложили все усилия к тому, чтобы донести до пользователя даже, на первый взгляд, самые сложные моменты работы с системой на максимально понятном ему языке. Так появилась база знаний — удобный справочник, где собраны все инструкции по работе как с онлайн, так и с локальной версией. Если вы используете локальную версию программы и вам удобнее читать «с листа», ниже вы найдете ссылки для скачивания инструкций.

Документация предоставляется всем желающим бесплатно и доступна для просмотра и изучения в различных форматах. Для просмотра в формате «.pdf» вам понадобится Adobe Acrobat Reader, который можно бесплатно скачать .

Руководство пользователя «СБИС Электронная отчетность»

  • (размер файла: 4.19M, изменен: 31.01.17)
  • (размер файла: 13.7M, изменен: 31.01.17)

Руководство пользователя СБИС для уполномоченных бухгалтерий

  • (размер файла: 1.23M, изменен: 31.01.17)
  • (размер файла: 4.48M, изменен: 31.01.17)

Руководство пользователя — Общие принципы СБИС

Данная страница предназначена для пользователей, которые только начинают знакомиться с программой СБИС, а также для всех остальных пользователей, которые уже имеют некоторый опыт работы, но возможно подзабыли важные моменты, которые могут возникать по ходу выполнения тех или иных действий в программе. Надеемся, на этой странице вы найдете ответы на интересующие вас вопросы. Мы стараемся поддерживать документацию в актуальном состоянии, периодически обновляя существующие главы или добавляя новые. Поэтому возможно некоторые пользователи смогут узнать для себя что-то новенькое о программе. Следите за нашими обновлениями.

  • (размер файла: 3.6M, изменен: 10.11.15)
  • (размер файла: 4.9M, изменен: 10.11.15)

Руководство по администрированию СБИС

Информация на данной странице подскажет пользователю, как избежать серьезных проблем при работе с программой СБИС. Выполняя предложенные рекомендации вы сможете сохранить свои данные в рабочем состоянии, особенно это важно при работе в сети. Мы стараемся поддерживать документацию в актуальном состоянии, периодически обновляя существующие главы или добавляя новые. Надеемся, вы найдете ответы на интересующие вас вопросы.

  • (размер файла: 2.3M, изменен: 10.11.15)
  • (размер файла: 7.6M, изменен: 10.11.15)

Руководство по разработке в СБИС

Справочник по языку СБИС

Целью данного справочника является знакомство пользователя с основами программирования на языке СБИС.

  • (размер файла: 950K, изменен: 30.11.17)
  • (размер файла: 10.7M, изменен: 30.11.17)

Создание отчетных форм

Данный справочник содержит информацию необходимую для создания и редактирования отчетных форм в программном комплексе СБИС

  • (размер файла: 145K, изменен: 10.11.15)
  • (размер файла: 2.3M, изменен: 10.11.15)

Обработчики событий

В справочнике подробным образом рассказывается о том, каким образом в программе СБИС происходит обработка тех или иных событий и в какой последовательности.

  • (размер файла: 248K, изменен: 10.11.15)
  • (размер файла: 1.5M, изменен: 10.11.15)

Обмен данными

В этой книге рассказывается как устроен механизм обмена информацией с другими источниками/приемниками данных.

  • (размер файла: 632K, изменен: 10.11.15)
  • (размер файла: 1.5M, изменен: 10.11.15)

Отзывы

Поскольку написание документации дело не менее сложное, чем написание программы, возможно, в ней есть неточности, что-то не описано и так далее. Поэтому вы нам очень поможете, если выскажете свои замечания и пожелания, прислав на адрес sbis@sbis.ru обсуждаемый файл с вашими примечаниями.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *