Ответственность за утерю бухгалтерских документов

Где хранить

Хранить всю бухгалтерскую документацию предприятие должно в специально отведенном для этого месте, архиве. Под него обычно выделяют небольшую комнату без окон, которую заставляют стеллажами и глухими шкафами. Если у помещения имеются окна, то их завешивают шторами или жалюзи, чтобы уличный свет не проникал в комнату. Если архив расположен на первом этаже, чтобы уберечь важные бумаги от кражи, на окна устанавливают металлические решетки.

Бланки строгой отчетности принято хранить в сейфах или запирающихся на ключ помещениях. Архивом должен заведовать отдельный сотрудник, который и отвечает за сохранность всех бумаг.

Как правило, ответственность за сохранность и безопасность бухгалтерской документации несет лично руководитель компании. Именно с него будут спрашивать представители контролирующих государственных органов, в случае утери документации или ее отсутствия. Экономический субъект при этом несет персональную ответственность. В ст. 23 действующего Налогового кодекса говорится, что обязанность по сохранению отчетов лежит на самом налогоплательщике, будь он физическим лицом или коммерческой организацией.

Ответственность за нарушение правил хранения

Если обнаружится отсутствие каких-то бухгалтерских бумаг, то данное нарушение, согласно ст. 120 НК РФ, повлечет за собой наложение на нарушителя штрафа в размере 10 тысяч рублей. Если же такое нарушение наблюдается за несколько налоговых периодов, то размер штрафа будет увеличен до 30 тысяч рублей.

При грубых нарушениях вступить в силу может и Уголовный кодекс РФ, а если конкретнее, то его ст. 325. К таким нарушениям относится хищение и намеренное повреждение документации. В качестве наказания – штраф до 200 тыс. рублей и, возможно, лишение свободы на срок до одного года.

Бухгалтерские документы должны храниться в архиве. В этом отдельном помещении расположены закрытого типа шкафы, сейфы и стеллажи, на которых и размещаются папки и подшивки. Такое хранение предусмотрено для бланков строгой отчетности. Остальные же официальные бумаги позволительно размещать в простых шкафах или даже на полках в любом месте.

В постановлении Правительства России № 359 указаны эти требования.

На вопрос, кто отвечает за хранение бухгалтерских документов, можно дать однозначный ответ – руководитель компании. Контролирующие органы будут спрашивать с него, если нужной документации у фирмы не окажется. А за нарушение сроков хранения предусмотрена ответственность, как административного характера, так и уголовного.

Отсутствие первички

Первичные документы могут потеряться при переезде фирмы или по причине каких-то других ситуаций – любая фирма, любой бухгалтер может встретиться с таким обстоятельством. Какими могут быть последствия, как можно их смягчить?

В случае отсутствия первичных бумаг предусмотрена ответственность и штрафы. Если фирма и бухгалтер не виноваты, нужно будет это доказать. Нужно составить акт и перечислить в нем бумаги, которые пропали и указать причину, что это вызвала. Акт этот утверждает руководитель фирмы. Доказать вашу невиновность поможет также справка. Так, если причиной утраты документов стал пожар – справка из пожарной части, кража – справка от полиции, ну а если помещение затопило, нужно обратиться в организацию, эксплуатирующую здание.

Как же быть, если проблема вызвана вовсе не чрезвычайными происшествиями? Ведь может быть и так: пришел на фирму работать новый бухгалтер, а в документах – полный беспорядок. Видимо, предыдущий сотрудник относился к своему делу безответственно. Итак, перед тем, как новый человек приступит к своим обязанностям, лучше составить опись всех документов. Если это сделано не было, то можно попробовать связаться с прежним бухгалтером. Рекомендуется потребовать от него письменных объяснений причин отсутствия документации. Потом составляем акт, о котором мы уже говорили. Тогда новый работник не будет ни в чем обвинен.

Вполне может быть, что фирме начислят пени и доначислят налоги. Почему? Потому что расходы, если они не подтверждены документами, нельзя учесть, рассчитывая налог на прибыль. А если их учли, то в налоговой сочтут, что была занижена база по налогу на прибыль, и вам придется доплачивать по налогам, плюс пени.

Конечно, лучший выход из ситуации – попробовать восстановить документы. Если потерялся документ, который подтверждает выдачу денег сотруднику, который у вас больше не работает, можно связаться с ним и попросить снова принять участие в оформлении бумаг. Немного проще решить ситуацию, когда вы не можете засвидетельствовать покупку услуг, работ, товара, имущественных прав. Попросите поставщиков прислать копии документов. Это можно сделать, только если вы точно знаете, каких именно бумаг нет, что это были за расходы, с кем проводился расчет.

По ст. 120 НК РФ, отсутствие первичных документов означает грубое нарушение правил доходов и расходов. Оштрафовать могут на десять тысяч рублей, если нет документов за период свыше одного года, сумма штрафа вырастет в три раза. А если это обстоятельство позволило снизить налог, придется заплатить пятую часть от суммы этого налога, но минимум сорок тысяч рублей. Во время проверки налоговики обязательно заметят отсутствие первичных документов, так что если пропажа не является результатом умышленных действий, лучше не подвергать репутацию фирмы опасности.

Утеря документов

Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора.

Действия в случае утраты документов

В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты. Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

Порядок уничтожения документов следующий:

В первую очередь нужно произвести экспертизу документов и выделить документы постоянного, временного хранения и документы, не подлежащие хранению (т.е. те, которые должны быть уничтожены).
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций).
Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов в организации.Такой порядок предусмотрен п.2.4.7 Основных правил работы архивов организаций.
В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать правильный порядок уничтожения документов.

Порядок уничтожения документов регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:

  • Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50); Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 17);
    Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень типовых документов);
  • Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
  • Налоговый кодекс РФ.

Теория бухгалтерского учета . Автор: Терентьева Т.В., редактор: Александрова Л.И.

1. Из приведенного перечня бухгалтерских документов выберите распорядительные документы:

1) накладная на отпуск материалов в производство;

2) расходный кассовый ордер;

3) чек на получение наличных денег с расчетного счета;

4) акт приема-передачи основных средств.

2. Ведомость распределения косвенных расходов относится к категории документов:

1) исполнительным;

2) бухгалтерского оформления;

3) комбинированным;

4) распорядительным.

3. Из приведенного ниже перечня выберите первичный документ:

1) приходный кассовый ордер;

2) группировочные ведомости;

3) кассовые отчеты;

4) любой из ответов верен.

4. Термин «контировка» означает:

1) подсчет итоговых алгебраических сумм;

2) указание корреспонденции счетов;

3) контроль за правильностью заполнения обязательных реквизитов;

4) выражение натуральных показателей в денежной оценке.

5. Термин «таксировка» означает:

1) подсчет итогов;

2) оценка натуральных показателей в денежном измерении и подсчет сумм;

3) уточнение бухгалтерских счетов, на которых производится запись;

4) указание корреспонденции счетов.

6. Каким образом исправляются ошибки , допущенные при составлении первичной документации:

1) заполняются новые документы;

2) никак не исправляются;

3) неправильный текст зачеркивается так, чтобы было можно прочитать зачеркнутое и над ним делается правильная запись;

4) неправильный текст зачеркивается так, чтобы было невозможно прочитать зачеркнутое и над ним делается правильная запись;

7. При заполнении первичного документа свободные (незаполненные) строки:

1) не заполняются;

2) обязательно прочеркиваются;

3) проставляются нули;

4) заполняются по желанию бухгалтера.

8. Кто несет ответственность за сохранение документа?

1) руководитель организации;

2) главный бухгалтер;

3) специально назначенный работник архива;

4) ответственного нет.

9. В какой последовательности происходи процесс обработки документов в бухгалтерии организации:

1) таксировка, контировка, проверка по существу, проверка документов по форме, группировка по экономическому содержанию;

2) контировка, проверка по форме, проверка по существу, группировка по экономическому содержанию;

3) проверка по существу, контировка, группировка по экономическому содержанию, проверка по форме, таксировка;

4) проверка по существу, проверка по форме, таксировка, сортировка, проверка по экономическому содержанию, контировка.

10. В каких первичных документах не допускаются исправления:

1) расходные и приходные кассовые ордера;

2) распоряжения на проведение инвентаризации;

3) накладная на получение товара;

4) авансовый отчет.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *