Перечень 578 5

Скачать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Дата актуализации: 01.02.2020

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Статус: действует
Название рус.: Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
Дата добавления в базу: 01.09.2013
Дата актуализации: 01.02.2020
Дата введения: 30.09.2011
Область применения: Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения
Утверждён: 25.08.2010 Министерство культуры Российской Федерации (Russian Federation Ministry of Culture 558)
Издан: Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти (2010 г. (38))
Нормативные ссылки:
  • Федеральный закон 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Как составить номенклатуру дел

Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Так что же такое номенклатура дел? Это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь, делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку. Такое определение содержится в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 51141-98).

Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, и, в конечном счете – для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними.

Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

Заметьте: в целях унификации группировки документов для предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Они являются методическими пособиями, другими словами, основываясь на них, организация может составить номенклатуру дел для себя и для своих подразделений.

В небольших организациях, у которых нет структурного деления, составляется одна номенклатура. Как правило, ее составляет секретарь-референт. Сводную номенклатуру большой организации составляет делопроизводственная служба. Далее приведена форма номенклатуры дел для сдачи документов на негосударственное хранение.

Примерная форма номенклатуры дел

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ УТВЕРЖДАЮ

наименование должности
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ руководителя организации
на 201__год (подпись) расшифровка подписи

_______ дата
(место составления)
__________
(наименование раздела)

Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Кол-во дел Срок хранения дела и номера статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5
03-01
03-02

Годовые бухгалтерские отчеты организации
Документы бухгалтерского учета организации
1 постоянно
не менее 5 лет

Наименование должности
руководителя службы ДОУ
организации (подпись) Расшифровка подписи

«__» __________201_г.

ОДОБРЕНО

Протокол заседания

Экспертной комиссии организации

от «__» __________201_г. № ___

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных

в 201__году на предприятии

По срокам хранения Всего дел В том числе дел
переходящих с отметкой ЭПК
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Руководитель канцелярии
организации (подпись) Расшифровка подписи

«__» __________201_г.

Итоговые сведения переданы в архив организации

Должность лица,
передавшего сведения (подпись) Расшифровка подписи

Обратите внимание: в том случае, если организация сдает документы на государственное хранение, требуется согласование номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива.

Примерная последовательность расположения разделов в сводной номенклатуре дел может выглядеть следующим образом: канцелярия, производственно-технический отдел, отдел организации труда и заработной платы, бухгалтерия, отдел кадров, административно-хозяйственный отдел. Сводная номенклатура дел должна предусматривать заголовки для всех документов, образующихся в деятельности организации. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий (тарифы, справочники и т. п.). Заголовки дел по не разрешенным в течение данного года вопросам считаются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Номенклатура дел организации печатается в нескольких экземплярах. Первых экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии, второй используется в качестве рабочего экземпляра, третий находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данной организации.

О фактическом наличии заведенных за год дел сообщается архиву организации.

Сводная номенклатура дел организации пересматривается не реже, чем раз в 5 лет. В конце каждого года она уточняется руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

Доводимо до відома керівників всіх установ, підприємств і організацій міста незалежно від форми власності, що з 1 січня 2013 року набуває чинності новий Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України 12 квітня 2012 року № 578/5.

Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма установами, підприємствами і організаціями незалежно від форми власності та фізичними особами – підприємцями.

Перелік включає лише типові документи: з питань організації системи управління, планування , фінансування, обліку та звітності, роботи з кадрами, адміністративно-господарського обслуговування, а також документацію, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій.

Переліком встановлено конкретні строки зберігання документів в організаціях: «75 років; 50 років; 25 років; 15 років; 10 років; 5 років; 3 роки і 1 рік”. Ці строки зберігання документів є мінімальними, їх не можна скорочувати. А от продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається , але лише тоді, коли ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

У складі та строках зберігання документів, що стосуються трудових відносин і роботи з кадрами відбулися наступні зміни, так визначено три види наказів (розпоряджень): з основної діяльності , з кадрових питань, з адміністративно-господарських питань. Накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань згідно з новим Переліком слід зберігати 5 років.

Накази (розпорядження) з кадрових питань поділено на дві категорії за строками зберігання. До першої категорії наказів (строк зберігання – 75 років) віднесено ті, які можуть бути використані для підтвердження законних прав громадян, зокрема на нарахування пенсій.

Це накази про:
– прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення;
– атестацію, підвищення кваліфікації, стажування, щорічне оцінювання державних службовців, продовження строку перебування на державній службі, допуск та дозвіл до державної таємниці;
– присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду);
– зміну біографічних даних:
– заохочення (нагородження, преміювання), оплату праці, нарахування надбавок, доплат, матеріальної допомоги;
– усі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпустки для догляду за дитиною, відпустки за власний рахунок;
– довгострокові відрядження у межах України та за кордон, а також відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці.

До другої категорії наказів (строк зберігання – 5 років) належать накази про: короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв”язку з навчанням.

Дуже суттєво змінився строк зберігання деяких документів, що можуть зачіпати інтереси громадян і мають вноситися до описів справ з особового складу у разі ліквідації організації, зокрема, таких як:
– штатні розписи та переліки змін до них – термін зберігання 75 років:
– положення про структурні підрозділи організації – 75 років;
– реєстри (списки) акціонерів, власників цінних паперів, пайовиків, осіб, що мають право участі в загальних зборах акціонерів; документи на приймання-передавання акцій – 75 років:
– особові справи і особові картки працівників (у тому числі тимчасових та працюючих за сумісництвом) – зберігатимуться 75 років без урахування віку працівника на момент його звільнення.

Крім того, строк зберігання 75 років встановлено для таких документів і облікових форм, як:
– трудові договори (контракти, угоди); що замінюють накази з кадрових питань:
– журнали обліку трудових договорів (контрактів, угод);
– списки (штатно-обліковий склад) працівників організації;
– посадові інструкції наукових працівників, а також посадові і робочі інструкції працівників, що працюють на важких роботах, на роботах із шкідливими і небезпечними умовами:
– списки працюючих на виробництві із шкідливими умовами праці;
– документи (протоколи, рішення, висновки, акти, карти умов праці) з питань атестації робочих місць:
– документи про розслідування причин аварії та нещасних випадків на виробництві, пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами;
– книги реєстрації донорів;
– протоколи засідань, рішення комісії з питань призначення державної соціальної допомоги інвалідам з дитинства та дітям-інвалідам;
– відомості про застраховану особу, що підлягає загальнообов”язковому державному соціальному страхуванню (персоніфікований облік).

Перелік призначений для використання:
– при підготовці номенклатур справ;
– під час формування документів у справи:
– під час роботи комісій з проведення експертизи цінності документів.
Відповідно до статті 6 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи” (із змінами, внесеними згідно із Законом України від 22.12.2006 р. № 534 –У та від 05.07. 2012 р. № 5068–УІ) забороняється знищення документів без попереднього проведення експертизи їх цінності. Під час проведення експертизи цінності документів експертні комісії керуються типовими та галузевими переліками видів документів з нормативно встановленими строками їх зберігання, затвердженими відповідно до законодавства.

Архівний відділ

Е.Н. Попова, заместитель начальника общего отдела Минтруда России

  • Целевое назначение, форма и содержание номенклатуры дел

  • Требования к заполнению граф номенклатуры дел

  • Порядок подготовки номенклатуры дел

Ежедневно во всех организациях создается большое количество разнообразных документов, имеющих как практическое, так и историческое значение. Как организовать работу с этим множеством документов, чтобы, с одной стороны, обеспечить эффективное решение практических задач, а с другой, оставить для потомков самое ценное и интересное, чтобы они могли представить полную и максимально объективную картину прошлого? Как формировать документы? Сколько хранить различные категории дел? Как и что отбирать на вечное хранение?

Ответы на эти вопросы начинаются с составления номенклатуры дел, занимающей важное место в системе делопроизводства и обеспечивающей преемственность работы с документами. Номенклатура дел лежит в основе правильной постановки делопроизводства любой организации, а обязательность ее ведения в федеральных органах исполнительной власти закреплена на правительственном уровне ― «Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.

Как известно, номенклатура дел ― это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение года, с указанием сроков их хранения, который составляется в целях:

  • правильного формирования документов,

  • учета и сохранности дел,

  • быстрого поиска документов в делопроизводстве.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации и ее структурных подразделений.

Номенклатура дел должна реально отражать состав документов в организации и служить основой и постановки делопроизводства, и последующей передачи документов на постоянное и долговременное хранение. Отсутствие в номенклатуре дел документов, отражающих все функции и направления работы организации, ― это свидетельство плохого документирования ее деятельности. Кроме того, за документами, не включенными в номенклатуру дел, отсутствует должный контроль сохранности, а это может привести к утрате документов, существенно обедняет архивный фонд организации и отрицательно сказывается на полноте его состава. Обеспечивая потребности текущего делопроизводства, номенклатура дел, таким образом, выполняет и еще одну важнейшую функцию ― формирование архивного фонда учреждения.

Форма номенклатуры дел, определяемая ее целевым назначением, предусматривает 5 граф:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во ед. хр.

Срок хранения, статья перечня

Примечание

Рассмотрим конкретные требования к заполнению граф номенклатуры дел.

В графе 1 проставляется индекс каждого дела, который состоит из номеров структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре. Номера структурных подразделений, как правило, закрепляются в инструкции по делопроизводству. Индекс дела обозначается арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются друг от друга знаком тире. Например, 10-3-29, где 10 ― индекс департамента, 3 ― индекс отдела департамента, 29 ― порядковый номер дела; или 1-17, где 1― индекс отдела (или направления работы), 17 ― порядковый номер дела.

Для переходящих из предыдущего года дел индексы сохраняются. Как правило, к переходящим относятся малообъемные, копийные дела, например планово-отчетная документация отдела или копии нормативных документов, регламентирующих деятельность структурного подразделения (Положение об отделе, должностные инструкции (регламенты) сотрудников и т. п.). Дела же, состоящие из 2 томов, переходящими быть не могут.

В графу 2 включается полный заголовок дела. Заголовок дела в четкой обобщенной форме отражает основное содержание и состав документации дела.

Заголовок дела с перепиской содержит следующие обязательные элементы ― указание на адресата (адресатов) и конкретные вопросы (темы) переписки. Поэтому нельзя назвать дело «Переписка по основным вопросам»; правильный заголовок ― «Переписка с федеральными органами исполнительной власти по финансовым вопросам в области социального развития» или «Переписка с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации по вопросам трудовой миграции» и т. п.

Обобщающий термин «документы» в заголовке дела в обязательном порядке сопровождается перечислением их конкретных видов. Например, «Документы (предложения, заключения, справки и др.) по вопросам охраны труда».

Категорически не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (например, «Разное», «Общая переписка», «Входящие документы» и т. п.), а также применение сокращенного варианта написания заголовка (например, «То же», «Переписка» и т. п.).

Заголовком дела, состоящего из одного документа, является заголовок документа.

В номенклатуре дел уже на стадии делопроизводства закрепляется раздельное формирование дел с разными сроками хранения. Так, документирование работы коллегиальных, совещательных органов (комиссий, рабочих групп, координационных советов и т. п.) отражается в номенклатуре дел обязательно двумя делами:

  • протоколы заседаний совещательного органа и документы к ним постоянного хранения,

  • документы (проекты, приглашения, предложения и др.) по организации работы совещательного органа временного хранения.

Например:

Протоколы заседаний Координационного совета по гендерным проблемам и документы к ним

Пост.

Ст. 18 в

Документы (проекты, приглашения, переписка и др.) по организации работы Координационного совета по гендерным проблемам

1 г.

Ст. 20

или

Протоколы селекторных совещаний о ходе проведения детской оздоровительной кампании и документы к ним

Пост.

Ст. 18 г

Документы (проекты, извещения, повестки и др.) по подготовке к проведению селекторных совещаний о ходе проведения детской оздоровительной кампании

1 г.

Ст. 20

Графа 3 заполняется по окончании календарного года, на который была составлена номенклатура дел; в ней против каждого заголовка дела проставляется количество томов (частей). На основании данных этой графы осуществляется подсчет количества сформированных дел и составляется итоговая запись о количестве дел отдельно постоянного и временного срока хранения. В этой итоговой записи, данные которой служат основой для планирования работы по приему документов в архив организации, реализуется учетная функция номенклатуры дел.

2.Форма итоговой записи не регламентируется в нормативных документах. Предлагаем возможный вариант итоговой записи к номенклатуре дел:

3.Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году

По срокам

Всего

В том числе:

хранения

переходящих

с отметкой «ЭПК»

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

По личному составу

Временного (до 10 лет)

Итого

В графе 4 номенклатуры указывается срок хранения дела со ссылкой на статью нормативного документа, устанавливающего сроки хранения.

Сроки хранения документов определяются в типовых и отраслевых перечнях документов с указанием сроков хранения. Основными среди них являются: «Перечень типовых архивных управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010), «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2007).

При включении в номенклатуру дел, не предусмотренных соответствующими перечнями документов, сроки хранения определяются путем их оценки специалистами и членами экспертной комиссии организации по предложению соответствующего структурного подразделения, исходя из научно-исторической и практической ценности документов.

Дополнительная отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) к конкретному временному сроку хранения (например, «5 лет ЭПК») означает, что часть документов в этих делах может иметь научно-историческое значение и по результатам экспертизы ценности документов в установленном порядке должна включаться в состав архивного фонда организации.

Например, в деле переписки с вышестоящей организацией (срок хранения ― 5 л. ЭПК, ст. 33) наряду с оперативной перепиской может находиться аналитическая документация (справки, обзоры и т. п.), имеющая историческое значение.

Отметка «ДМН» (до минования надобности) в 4 графе номенклатуры дел обозначает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется непосредственно в организации или ее структурном подразделении, но не менее 1 года. Как правило, такой срок относится к копийной документации.

Например,

Приказы Росстата об утверждении форм федерального государственного статистического наблюдения. Копии

ДМН

Отметка «ДЗН» (до замены новыми) обозначает, что документы (как правило, положения, инструкции, регламенты и т. п.), сохраняются до истечения срока их действия и утверждения новых документов.

Например,

Положение об отделе, должностные регламенты сотрудников. Копии

ДЗН

Переходящее.

Подлинники

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за окончанием их делопроизводства. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2016 г., начинается с 1 января 2017 г.

Графа 5 «Примечание» служит для указания следующих дополнительных сведений:

а) о месте хранения подлинников документов в случае, если в структурном подразделении формируется дело из их копий;

Например,

Государственные контракты, по реализации мероприятий Государственной программы «Доступная среда на 2011-2015 гг.». Копии

ДМН

Подлинники в Финансовом департаменте

б) о переходящих делах;

Например,

Документы (информации, справки, докладные записки и др.) по оперативной деятельности отдела

ДМН

Ст. 474

Переходящее

в) о должностном лице, ответственном за формирование данного дела;

г) о ведении документов в электронном формате (отметка «ЭД» ― электронный документооборот);

Например,

Переписка с департаментами Министерства по вопросам организации деятельности учреждений медико-социальной экспертизы

5 л.

Ст. 84

ЭД

Применение отметки «ЭД» связано с внедрением электронного документооборота. Так, для федеральных органов исполнительной власти в настоящее время является обязательным переход на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности. В этой связи в соответствии с рекомендациями Росархива (письмо Росархива от 29.04.2011 № 6/850-А) разрабатываются перечни документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности. Например, в Минтруде России такой перечень утвержден приказом от 23 мая 2013 г. № 212. Состав документов, определенных для существования только в виде электронных версий, может быть применим и для других организаций ― это документы временного срока хранения: проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутреннюю переписку; документы по регистрации, учету и контролю и др.

Номенклатура дел ― это систематизированный перечень документов, т. е. документы располагаются по определенной системе. Как правило, номенклатура дел строится по структурной схеме, т. е. разделами и подразделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, которые располагаются по порядку закрепленных за ними индексов. Вместе с тем в небольших организациях, не имеющих закрепленной структуры, разделами номенклатуры дел могут служить направления деятельности (например, организационная работа, финансирование, бухгалтерский учет, кадровое обеспечение и т. п.).

Внутри разделов и подразделов номенклатуры дел документы также располагаются в определенном порядке, в первую очередь ― по их значимости. Порядок расположения дел является единым для всех разделов номенклатуры дел. Общая схема расположения дел, принятая, например, в номенклатуре дел Минтруда России, начинается с законодательной и нормативной базы деятельности, потом располагаются переписка, протоколы и другие дела постоянного хранения, тематические подборки документов, специфическая документация (финансовая, статистическая и т. п.), в завершение ― планово-отчетная и делопроизводственная документация. Переписка, протоколы, статистика и другие однотипные документы формируются блоками в одном месте. Внутри этой общей схемы документы тоже располагаются в определенном порядке с учетом значимости и взаимосвязей документов. Например, блок переписки по значимости документов выстраивается следующим образом:

  • с федеральными органами исполнительной власти,

  • с подведомственными федеральными органами исполнительной власти,

  • с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации,

  • с подведомственными организациями,

  • с прочими организациями.

В соответствии с нормативными требованиями номенклатура дел составляется ежегодно в 4-м квартале текущего года на следующий год на основании изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в деятельности каждого структурного подразделения организации. В крупных организациях со сложной структурой работу по подготовке номенклатуры дел целесообразно начинать еще раньше. Обычно подготовка номенклатуры дел начинается ещё в 3-м квартале предшествующего года (сентябрь), когда управление делами (служба ДОУ) направляет во все структурные подразделения письмо о подготовке номенклатуры дел с указанием срока представления проектов номенклатур дел департаментов и отделов. К письму прилагается форма номенклатуры дел, а также краткие указания по ее заполнению.

Разработанные в соответствии с вышеизложенными требованиями проекты номенклатур дел структурных подразделений представляются в архив организации. Проекты анализируются, при этом особое внимание уделяется полноте состава документов, включению в номенклатуру дел аналитической документации, документов коллегиальных и совещательных органов (комиссий, рабочих групп и др.), документов, отражающих новые направления деятельности (например, в номенклатуре дел Минтруда России на 2017 г. отражены такие новые направления работы, как обучение компьютерной грамотности пожилых людей, внедрение Перечня тяжелых работ, при выполнении которых запрещается применение труда женщин, и др.).

Отдельные ошибки устраняются в рабочем порядке. В случае если проект номенклатуры дел не соответствует предъявляемым требованиям и составлен с серьезными недостатками (нарушена систематизация дел, заголовки дел не содержат всех необходимых элементов, неправильно применяются статьи перечней и т. п.), готовится заключение с разъяснениями допущенных ошибок, а также исправленный вариант проекта номенклатуры дел, который направляется в структурное подразделение для согласования. Уточненные и доработанные проекты номенклатуры дел структурных подразделений включаются в сводную номенклатуру дел организации.

Номенклатура дел организации выносится на рассмотрение экспертной комиссии. Согласованная ЭК номенклатура дел на очередной год представляется в установленном порядке на утверждение руководителю организации. Выписка из утвержденной номенклатуры дел организации направляется в структурные подразделения для практического применения.

Номенклатура дел лежит в основе правильной и эффективной организации делопроизводства, поэтому стоит потратить время и силы на ее качественную подготовку.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *