Персональные данные государственных служащих

Статья: Правовые аспекты ведения личного дела государственного служащего (Бляшко Т.Ю.) («Отдел кадров бюджетного учреждения», 2008, n 1)

«Отдел кадров бюджетного учреждения», 2008, N 1
ПРАВОВЫЕ АСПЕКТЫ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА
ГОСУДАРСТВЕННОГО СЛУЖАЩЕГО
На любом предприятии очень важно систематизировать учет и хранение информации о сотрудниках, то есть персональные данные. Каждый кадровик должен знать, какие люди работают в организации. Поэтому многие работники отдела кадров ведут либо личную карточку по форме Т-2 , либо личное дело. Но если для коммерческих структур существует выбор, в какой форме они будут систематизировать данные о работниках, то для гражданских служащих форма четко регламентирована. Статья 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее — Закон N 79-ФЗ) определяет, в каком виде должны быть представлены персональные данные служащего — личное дело. Рассмотрим, что же такое персональные данные, как построить, оформить и вести личное дело, какую информацию и в каком порядке размещать в деле.
———————————
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Персональные данные и их состав
Закон N 79-ФЗ устанавливает правила обращения с персональными данными гражданских служащих, определяет требования, обязательные для соблюдения кадровой службой государственного органа при их обработке, хранении и передаче. Однако в нем не содержится определения понятия «персональные данные гражданского служащего», а также разъяснения, что включается в это понятие. В ст. 85 ТК РФ персональные данные определяются как информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями. Государственная служба трактует его как сведение о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданского служащего, позволяющее идентифицировать его личность и содержащееся в личном деле гражданского служащего либо подлежащее включению в него (п. 2 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела ) (далее — Положение).
———————————
Утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609.
В ст. 42 Закона N 79-ФЗ установлены детальные требования, которые должны соблюдаться кадровой службой государственного органа при обработке персональных данных гражданского служащего. Под данной обработкой понимаются отдельные действия или операции, выполняемые кадровиком государственного органа с персональными данными гражданского служащего (сбор, запись, организация, упорядочивание, накопление, хранение, обновление или изменение, извлечение, группирование, использование, раскрытие, распространение, обезличивание, уничтожение и т.п.). Эти действия могут осуществляться либо с помощью средств автоматизации, либо без их помощи. Чтобы регламентировать работу с персональными данными, ч. 4 ст. 42 Закона N 79-ФЗ предусматривается издание Положения.
Необходимо помнить, что при работе с персональными данными представитель нанимателя обязан обеспечивать их защиту от неправомерного использования или утраты.
В Законе N 79-ФЗ прямо не устанавливается перечень персональных данных служащего. Президент РФ в Положении также не указал на состав этих данных.
Но следует обратить внимание на статьи Закона N 79-ФЗ, которые определяют перечень документов, связанных с назначением гражданина на должность гражданской службы и ее прохождением (ст. ст. 20, 22, 24, 26, 49 и др.), а п. 16 Положения содержит список документов, приобщаемых к личному делу. Эти документы стоит отнести к обязательным данным для представления государственными служащими. Однако, помимо подобных сведений, наниматель имеет право включать в состав персональных данных и иные, обусловленные спецификой гражданской службы в данном государственном органе и необходимые для обеспечения его деятельности сведения. Например, личный листок по учету кадров или архивные справки о взысканиях, привлечении к уголовной ответственности, которые помогут специалисту кадровой службы в принятии решений при написании характеристики, формировании кадрового резерва, аттестации и иных ситуациях (в частности, при необходимости расширить круг служебных обязанностей).
Правовой режим персональных данных
Закон N 79-ФЗ не устанавливает правового режима персональных данных служащих. Но существующие правила обращения с этими данными свидетельствуют о том, что они имеют строго конфиденциальный характер, за исключением случаев, определенных законами и иными нормативными правовыми актами. Этот вывод подтверждается и Положением. Пунктом 11 предусмотрено, что сведения, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в них, являются информацией, носящей конфиденциальный характер (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации).
Защиту персональных данных государственных гражданских служащих обязан обеспечивать наниматель во избежание несанкционированного доступа к ним, их блокирования или раскрытия, а равно их случайного уничтожения, изменения или утраты.
Правовой режим этих данных определяется также установленными целями их обработки. К ним относятся:
— обеспечение соблюдения Конституции РФ;
— обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, регламентирующих отношения гражданской службы;
— учет результатов исполнения должностных обязанностей гражданским служащим;
— содействие гражданскому служащему в прохождении гражданской службы, обучении и должностном росте;
— обеспечение личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи;
— обеспечение сохранности имущества государственного органа, а также имущества, принадлежащего гражданскому служащему.
При работе с персональными данными вышеуказанных служащих кадровая служба государственного органа обязана соблюдать следующие требования:
1. Персональные данные следует получать лично у гражданского служащего, а при необходимости у третьей стороны, но при этом кадровику нужно известить об этом гражданского служащего заранее, заручившись его письменным согласием и сообщить ему о целях, предполагаемых источниках и способах получения информации (п. 2 ч. 1 ст. 42 Закона N 79-ФЗ).
2. Представитель нанимателя не вправе получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах (п. 3 ч. 1 ст. 42 Закона N 79-ФЗ).
3. При принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, наниматель не вправе основываться на персональных данных этого служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей.
4. Передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного его согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом (п. 6 ч. 1 ст. 42 Закона N 79-ФЗ).
5. Защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств государственного органа в порядке, установленном федеральными законами.
Но специалистам кадровых служб государственного органа следует знать, что гражданский служащий имеет право:
— получать информацию о своих персональных данных и об их обработке;
— на свободный бесплатный доступ к своим данным, получать копии любой записи, содержащейся в этих данных, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом (п. 5 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» устанавливает ограничения на их получение, если это затрагивает интересы безопасности и правосудия или конституционных прав и свобод других лиц). Например, доступ к данным о себе в органах, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, возможен в объеме, обеспечивающем защиту охраняемых законом интересов, в частности строго оберегаются сведения об источниках оперативной информации, если ими являются лица, добровольно сотрудничающие с правоохранительными органами;
— требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением федерального закона. При отказе от этого гражданский служащий имеет право обратиться в письменной форме к представителю нанимателя о своем несогласии. Персональные данные оценочного характера он имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
— требовать от представителя нанимателя или уполномоченного им лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные его персональные данные, о произведенных в них изменениях или исключениях из них;
— обжаловать в суд неправомерные действия или бездействие представителя нанимателя или уполномоченного им лица при обработке и защите его персональных данных.
Руководство государственного органа вправе подвергать обработке (в том числе автоматизированной) персональные сведения гражданских служащих при формировании кадрового резерва, потому что согласно ст. 15 Федерального закона от 27.05.2003 N 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации» (далее — Закон N 58-ФЗ) именно на основе таких данных в государственном органе формируются и ведутся реестры гражданских служащих.
Оформление личного дела
Прежде всего надо заметить, что в качестве рекомендательных нормативных актов можно использовать Закон N 79-ФЗ и Положение, а также правила оформления и хранения документов — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения .
———————————
Утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Утвержден Росархивом 06.10.2000.
Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.
Опись документов личного дела
Солодкова Александра Ивановича
—————————————-
(фамилия, имя, отчество работника)
—-T————-T———-T———-T————T———-T———¬
¦ N ¦ Наименование¦Количество¦ Дата ¦ Кому выдан ¦ Дата ¦ Подпись ¦
¦п/п¦ документа ¦ листов ¦ выдачи ¦ документ ¦ возврата ¦работника¦
¦ ¦ ¦ ¦ документа¦ ¦ документа¦ службы ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ кадров ¦
+—+————-+———-+———-+————+———-+———+
¦ 1.¦Личный листок¦ 2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦по учету ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦кадров ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+————-+———-+———-+————+———-+———+
¦ 2.¦Дополнение к ¦ 1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦личному ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦листку по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦учету кадров ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+————-+———-+———-+————+———-+———+
¦ 3.¦Автобиография¦ 4 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+————-+———-+———-+————+———-+———+
¦ 4.¦Копия диплома¦ 2 ¦02.06.2008¦Солодков ¦04.06.2008¦ ¦
¦ ¦об ¦ ¦ ¦А.И. ¦ ¦ ¦
¦ ¦образовании ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L—+————-+———-+———-+————+———-+———-
Ведущий специалист
отдела кадров Книжкина Н.В. /Книжкина/
Обычно кадровики оформляют личные дела в картонных скоросшивателях либо заказывают в типографиях специальные папки.
Учетные данные гражданских служащих в соответствии с порядком, установленным Президентом РФ, хранятся кадровой службой государственного органа на электронных носителях. Кадровики обязаны обеспечивать их защиту от несанкционированного доступа и копирования.
Что входит в личное дело государственного служащего?
Итак, как было сказано ранее, основным документом учета гражданских служащих в государственных органах являются их личные дела. В них вносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.
Личное дело гражданского служащего ведет кадровая служба государственного органа и включает в него следующие документы:
— письменное заявление о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы РФ;
— собственноручно заполненную и подписанную гражданином РФ анкету установленной формы с приложением фотографии;
— документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
— копию паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
— копию трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
— копии документов о профессиональном образовании, переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
— копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
— копию акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;
— экземпляр служебного контракта, а также экземпляры дополнительных соглашений об изменении или дополнении служебного контракта;
— копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им этой должности;
— копии документов воинского учета;
— копию акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;
— аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный

Положение о порядке ведения личных дел муниципальных служащих администрации сельсовета

Администрация Красноватрасского сельсовета Спасского муниципального района

Нижегородской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 26.02.10 № 6

é

Об утверждении Положения о порядке ведения

личных дел муниципальных служащих в администрации Красноватрасского сельсовета Спасского муниципального района Нижегородской области

ù

В соответствии с Законом Нижегородской области от 03.08.2007 № 99-З «О муниципальной службе в Нижегородской области», Уставом Красноватраского сельсовета Спасского муниципального района Нижегородской области, в целях защиты персональных данных работников в администрации Красноватрасского сельсовета Спасского муниципального района Нижегородской области:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке ведения личных дел муниципальных служащих в администрации Красноватрасского сельсовета Спасского муниципального района Нижегородской области.

2 Формирование личных дел муниципальных служащих производить в соответствии с утвержденным Положением.

3.Ответственному за ведение личных дел:

3.1 провести ревизию имеющихся личных дел и переоформить личные дела муниципальных служащих в соответствии с утвержденным Положением.

Глава администрации сельсовета

Т.Ю.Николаева

Утверждено

постановлением администрации

Красноватрасского сельсовета

Спасского муниципального района

Нижегородской области

от 26.02.10 № 6

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ

В АДМИНИСТРАЦИИ КРАСНОВАТРАССКОГО СЕЛЬСОВЕТА СПАССКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1. Настоящим Положением определяется порядок ведения личных дел муниципальных служащих администрации Красноватрасского сельсовета Спасского муниципального района Нижегородской области (далее – муниципальных служащих) в соответствии с Законом Нижегородской области от 03.08.2007 № 99-з «О муниципальной службе в Нижегородской области», Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», статьями 85, 86, 87 Трудового кодекса Российской Федерации.

2. Личное дело муниципального служащего – это совокупность документов, содержащих персональные данные муниципального служащего, сведения о его служебно-трудовой деятельности.

3. Персональные данные, внесенные в личное дело муниципального служащего, иные сведения, содержащиеся в личном деле, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, — к сведениям, составляющим государственную тайну.

Сбор и внесение в личное дело сведений о политической и религиозной принадлежности, частной жизни муниципального служащего, членстве в общественных организациях, в том числе в профессиональных союзах, запрещены.

Передача персональных данных муниципального служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия муниципального служащего, за исключением случаев, установленных законодательством.

4. Личные дела муниципальных служащих администрации Красноватрасского сельсовета ведутся специалистом 2 категории.

5. Личное дело муниципального служащего оформляется после издания распоряжения о назначении гражданина на должность муниципальной службы, приеме на работу.

2. Состав документов, включаемых в личное дело

1. К личному делу муниципального служащего приобщаются:

1) письменное заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу и замещении должности муниципальной службы;

2) собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета установленной формы с приложением фотографии и автобиография;

3) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса), либо испытания, если таковое устанавливалось;

4) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния (о заключении брака, о рождении детей);

5) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

6) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

7) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

8) копия распоряжения о назначении лица на муниципальную должность муниципальной службы;

9) экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

10) копии распоряжений о переводе муниципального служащего на иную должность муниципальной службы, о временном замещении им иной должности муниципальной службы;

11) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

12) копия распоряжения об освобождении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы или о прекращении трудового договора;

13) аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

14) экзаменационный лист муниципального служащего и отзыв об уровне его знаний, умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему квалификационного разряда, классного чина муниципальной службы;

15) копии документов о присвоении муниципальному служащему квалификационного разряда, классного чина муниципальной службы;

16) копии документов о включении муниципального служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

17) копии решений о поощрении муниципального служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

18) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы;

19) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;

20) справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением муниципальной должности муниципальной службы;

21) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего;

22) справку из органов государственной налоговой службы о представлении сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего;

23) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

24) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

25) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению;

26) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

27) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных муниципальным служащих сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении муниципальным служащим ограничений, установленных федеральным законом.

28) данные об ознакомлении муниципального служащего с документами его личного дела.

2. В личное дело вносятся также письменные объяснения муниципального служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

3. Работник обязан в течение 7 дней информировать ответственного за кадровую службу ( специалиста 2 категории)об изменениях в своих анкетных данных.

4. Все поступающие в личное дело документы располагаются в хронологическом порядке.

5. В личное дело не включаются документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения (справки с места жительства о жилищных условиях, дублетные экземпляры и черновики документов).

6. Документы, приобщенные к личному делу муниципального служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

3. Порядок заполнения документов и оформления личного дела работника

1. Анкета заполняется работником собственноручно (приложение 1).

На все вопросы даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.

При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт (документ, удостоверяющий личность), трудовая книжка, военный билет, документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы Высшей аттестационной Комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и присвоении ученого звания (диплом и аттестат), другие документы, предусмотренные пунктом 1 статьи 2 настоящего Положения.

2. При назначении на должность, приеме на работу муниципальный служащий пишет автобиографию — документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица.

Автобиография составляется работником собственноручно в произвольной форме, без исправлений и помарок. В «Автобиографии» должны быть освещены следующие вопросы: Фамилия, имя, отчество, год, число, месяц и место рождения, национальность, социальное происхождение, полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, в качестве кого), участие в выборных органах, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях более подробно), дата составления «Автобиографии» и подпись работника.

3. Лист ознакомления с материалами личного дела подшивается в конце личного дела и состоит из надписей «С личным делом ознакомлен, Дата, подпись». На оборотной стороне листа делаются отметки о проверке личного дела, состоящие из записи «Личное дело проверено. Дата, подпись».

4. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ, и по какой причине.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 2). При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления последней.

5. Все документы личного дела помещаются в папку установленного образца, на которой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер.

Под этим номером личное дело регистрируется в «Журнале учета личных дел» (приложение 3).

6. После увольнения, освобождения от должности муниципального служащего его личное дело извлекается из данной папки, а в освободившуюся под тем же номером папку помещается личное дело вновь принятого, назначенного на должность работника.

7. В обязанности ответственного за кадровую службу , осуществляющих ведение личных дел муниципальных служащих, входит:

1) приобщение документов, указанных в пункте 1 статьи 2 настоящего Положения, к личным делам работников;

2) обеспечение сохранности личных дел муниципальных служащих;

3) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личном деле муниципального служащего;

4) ознакомление муниципального служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год и во всех иных случаях, предусмотренных действующим законодательством.

4. Порядок выдачи личных дел во временное пользование

1. Личные дела работников хранятся в администрации Красноватрасского сельсовета как документы строгой отчетности отдельно от трудовых книжек.

2. Ответственность за ведение и хранение личных дел возлагается на специалиста » категории, ответственного за ведение кадрового делопроизводства в администрации Красноватрасского сельсовета.

3. Личные дела не выдаются на руки муниципальным служащим, на которых они ведутся.

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации работник имеет право на получение копии любого документа, содержащегося в его личном деле, на основании письменного заявления на имя работодателя. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно в течение трех дней со дня подачи заявления.

4. Личные дела могут выдаваться во временное пользование только в случаях предусмотренных законодательством на основании письменного запроса с письменного разрешения главы администрации. Для контроля за своевременным возвратом личных дел, выданных во временное пользование, используется контрольная карточка, которая заполняется на каждое личное дело (приложение 4).

5. Учетные данные работников хранятся кадровой службой в машиночитаемом виде, который обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.

6. Ежегодно ответственный за кадровое делопроизводство проводит проверку наличия и состояния личных дел. Факт проведения проверки фиксируется в личном деле. При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт. Результаты проверки кадров в обязательном порядке доводятся до главы администрации сельсовета.

7. Служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел, могут привлекаться, в соответствии с действующим законодательством, к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел, установленного настоящим Положением.

8. Личные дела уволенных работников хранятся в течение 10 лет со дня увольнения, освобождения от должности, прекращения трудового договора, после чего передаются в архив.

Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой, поступит на муниципальную службу вновь, его личное дело подлежит передаче по мету замещения должности муниципальной службы.

9. При переводе муниципального служащего в другое структурное подразделение администрации сельсовета, личное дело передается по акту должностному лицу, ведущему кадровое делопроизводство.

11. Личные дела работников хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах, в которых личные дела располагаются по порядку номеров.

Приложение 1

к положению о порядке ведения

личных дел муниципальных служащих в администрации Красноватрасского сельсовета Спасского муниципального района Нижегородской области

АНКЕТА
(заполняется собственноручно)

Место
для
фотографии

Фамилия

Имя

Отчество

2. Если изменяли фамилию, имя или отчество,
то укажите их, а также когда, где и по какой причине изменяли

3. Число, месяц, год и место рождения (село, деревня, город, район, область, край, республика, страна)

4. Гражданство (если изменяли, то укажите, когда и по какой причине, если имеете гражданство другого государства – укажите)

5. Образование (когда и какие учебные заведения окончили, номера дипломов)

Направление подготовки или специальность по диплому
Квалификация по диплому

6. Послевузовское профессиональное образование: аспирантура, адъюнктура, докторантура (наименование образовательного или научного учреждения, год окончания)
Ученая степень, ученое звание (когда присвоены, номера дипломов, аттестатов)

7. Какими иностранными языками и языками народов Российской Федерации владеете и в какой степени (читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться, владеете свободно)

8. Классный чин федеральной гражданской службы, дипломатический ранг, воинское или специальное звание, классный чин правоохранительной службы, классный чин гражданской службы субъекта Российской Федерации, квалификационный разряд государственной службы, квалификационный разряд или классный чин муниципальной службы (кем и когда присвоены)

9. Были ли Вы судимы, когда и за что (заполняется при поступлении на государственную гражданскую службу Российской Федерации)

10. Допуск к государственной тайне, оформленный за период работы, службы, учебы, его форма, номер и дата (если имеется)

11. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, работу по совместительству, предпринимательскую деятельность и т.п.).

При заполнении данного пункта необходимо именовать организации так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности и номера воинской части.

Месяц и год

Должность с указанием
организации

Адрес
организации
(в т.ч. за границей)

поступ­ления

ухода

12. Государственные награды, иные награды и знаки отличия

13. Ваши близкие родственники (отец, мать, братья, сестры и дети), а также муж (жена), в том числе бывшие.

Если родственники изменяли фамилию, имя, отчество, необходимо также указать их прежние фамилию, имя, отчество.

Степень родства

Фамилия, имя,
отчество

Год, число, месяц и место рождения

Место работы (наименование и адрес организации), должность

Домашний адрес (адрес регистрации, фактического проживания)

14. Ваши близкие родственники (отец, мать, братья, сестры и дети), а также муж (жена), в том числе бывшие, постоянно проживающие за границей и (или) оформляющие документы для выезда на постоянное место жительства в другое государство

(фамилия, имя, отчество,

с какого времени они проживают за границей)

15. Пребывание за границей (когда, где, с какой целью)

16. Отношение к воинской обязанности и воинское звание

17. Домашний адрес (адрес регистрации, фактического проживания), номер телефона (либо иной вид связи)

18. Паспорт или документ, его заменяющий

(серия, номер, кем и когда выдан)

19. Наличие заграничного паспорта

(серия, номер, кем и когда выдан)

20. Номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (если имеется)

21. ИНН (если имеется)

22. Дополнительные сведения (участие в выборных представительных органах, другая информация, которую желаете сообщить о себе)

23. Мне известно, что сообщение о себе в анкете заведомо ложных сведений и мое несоответствие квалификационным требованиям могут повлечь отказ в участии в конкурсе и приеме на должность, поступлении на государственную гражданскую службу Российской Федерации или на муниципальную службу в Российской Федерации.

На проведение в отношении меня проверочных мероприятий согласен (согласна).

г. Подпись

М.П.

Фотография и данные о трудовой деятельности, воинской службе и об учебе оформляемого лица соответствуют документам, удостоверяющим личность, записям в трудовой книжке, документам об образовании и воинской службе.

г.

(подпись, фамилия работника кадровой службы)

Приложение 2

к положению о порядке ведения

личных дел муниципальных служащих в администрации Красноватрасского сельсовета Спасского муниципального района Нижегородской области

О П И С Ь

документов имеющихся в личном деле

фамилия, имя, отчество

п/п

Наименование документа

Дата

включения документа в личное дело

Количество листов

Дата

изъятия документа

Кем изъят

документ и по какой причине

Приложение 3

к положению о порядке ведения

личных дел муниципальных служащих в администрации Красноватрасского сельсовета Спасского муниципального района Нижегородской области

ЖУРНАЛ

учета личных дел муниципальных служащих

наименование структурного подразделения

Номер

личного дела

На кого заведено

личное дело

(фамилия, имя, отчество)

Дата поступления

личного дела

Отметка

о снятии с учёта

Приложение 4

к положению о порядке ведения

личных дел муниципальных служащих в администрации Красноватрасского сельсовета Спасского муниципального района Нижегородской области

КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

Личное дело (номер) __________________________________________

Фамилия __________________________________________

Имя __________________________________________

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *