Письмо о назначении платежа, образец

Письмо о зачете переплаты поставщику очень пригодится, если по какому-либо договору с контрагентом существует разница в оплате услуг или товара в большую сторону.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма о зачёте переплаты поставщику .docСкачать образец письма о зачёте переплаты поставщику .doc

Причины переплаты

Переплата между контрагентами может произойти по ряду причин:

  • Самая простая из ситуаций. По ошибке бухгалтера либо другого ответственного за перечисление денежных средств лица на счет поставщика поступило больше, чем следовало.
  • Если поставщик задержал поставку, за которую уже были перечислены средства. Если договор между организациями не предполагает иного, то получатель в этом случае может отказаться вообще от принятия товара. Об этом четко прописано в 511 статье ГК РФ, пункт 3.
  • Отказ покупателя от товара по причине его низкого качества (брак и т.д.). Если поставщику в этом случае уже был уплачен аванс, то возникает переплата (статья 523 ГК РФ).
  • Договор, по которому были перечислены средства, был расторгнут одной из сторон. В этом случае речи о зачете будущими поставками или услугами, конечно, не идет.

Перед тем как составлять письмо о зачете переплаты, нужно убедиться в том, что расчеты бухгалтерией организации произведены верно. Для этого поставщику предлагается составить двусторонний акт сверки. Это позволит прийти к общему мнению относительно суммы переплаты.

Состав бланка письма

Обычно подобного рода бумаги печатаются на бланках организации. На их верхней части расположены реквизиты компании. Если же деловое письмо печатается на обычном листе А4 без пометок, то в самом верху необходимо указать наименование и основные данные той организации, которая посылает сообщение.

Письмо должно содержать:

  • Сведения об адресате. ФИО руководителя организации поставщика, его должность, само название компании.
  • Номер документа. Он нужен для последующего учета, занесения в журнал исходящей документации.
  • Дату подписания.
  • Название бумаги.
  • Сумму переплаты. Она должна быть точно известна обеим сторонам.
  • По какому счету был осуществлен платеж (ссылка с номером документа и его датой).
  • Что сделать с переплатой: вернуть либо зачесть в счет оплаты последующих поставок (либо предоставления услуг). Если имеются данные о номере и дате счета, на который следует зачесть переплату, то указывается он.
  • Просьбу зачесть переплату в счет следующих платежей, если конкретного номера счета нет в наличии.
  • При необходимости – сумму НДС.
  • Подпись, должность руководителя, печать организации.

Варианты поведения

При возникновении переплаты есть два выхода: возврат средств либо их зачет по другим договорам. Отправка письма о зачете переплаты поставщику предполагает первый вариант, поэтому в нем должно быть конкретное указание, какие действия от поставщика ожидаются.

Варианты ответа на письмо

Поставщик может согласиться с предложенными в письме условиями, а может от них отказаться. Также, вероятно, при отказе он предложит свой вариант выхода из ситуации. Например, бухгалтерии поставщика будет гораздо удобнее (а их руководителю – выгоднее) перечислить лишние средства обратно, чем перечислять в счет будущих поставок.
Особенно вероятность таких обстоятельств повышает отсутствие в договоре между организациями информации по этому моменту. Таким образом, возможно, придется поставщику предоставлять еще одно письмо с просьбой возврата переплаченных средств.

Что делать с НДС

Если неверная оплата (за непоставленный товар, невыполненные услуги и пр.) была предоставлена вместе с НДС, то сумму этого платежа следует пересчитать. Алгоритм следующий:

  1. Если авансовый счет-фактура был поставщиком выписан на неверную сумму (ту, которая поступила по ошибке или превышена), то он должен быть исправлен. Для этого необходимо направить поставщику письмо о том, чтобы он выписал другой авансовый счет-фактуру, с верными цифрами.
  2. Поставщик пересылает копию верного счета-фактуры.
  3. Потом аннулируется запись в книге покупок организации. Но это исправление должно быть именно тем числом, на которое выписан верный счет-фактура.
  4. Если отчетный квартал истек, то придется оформлять дополнительный лист к книге покупок, посредством которого все равно производится исправление отметок о зарегистрированных счетах-фактурах.
  5. По новому счету-фактуре начисляется верный НДС.

Однако по последнему пункту есть принципиально важный нюанс. Та сумма, которая была переплачена, является, по сути, авансом к будущей поставке. Однако НДС принимать с нее не следует до совершения отгрузки или оказания услуг. Ведь в договоре (на который ссылается верный счет-фактура) указан другой номер договора с поставщиком. И до фактического совершения сделки вычет будет неправомерен.

В письме о зачете переплаты поставщику обязательно уточните, по какому конкретно договору возникла переплата и в какой сумме.

При этом обозначьте, что вы ожидаете от продавца. Например, чтобы он провел зачет по другим договорам. Приведите номер и дату договора, на который вы просите перекинуть переплату. В документе лучше проставить живые подписи и штампы, отправить его по почте или передать вместе с курьером. В деловой переписке не бывает мелочей.

Крайний случай

Если поставщик каким-либо образом не выполнил свои обязанности (поставка товара произошла не полностью, имело место ненадлежащее качество, неприемлемая задержка и пр.), то одним письмом о зачёте переплаты поставщику не обойтись. Организации придется изменять условия существующего договора либо вообще его расторгать.

Сколько хранится письмо и где регистрируется

Вся деловая переписка должна проходить через журнал исходящей документации. В нем отмечаются основное содержание письма, его номер и дата. Так можно подтвердить факт существования бумаги, если впоследствии по этому вопросу будут проводиться судебные разбирательства.

Что касается срока хранения, то для писем такого рода он составляет 5 лет.

Это связано с тем, что он имеет непосредственное отношение к деловым связям с поставщиком товаров или услуг. Когда систематизируют эти документы, письмо-просьбу и письмо, то ответ на него относят к единому делу. Только так можно восстановить весь ход переписки, изучить аргументы и требования обеих сторон впоследствии.

Письмо об изменении назначения платежа — это уведомление контрагента об исправлении допущенной ошибки при оформлении перевода денежных средств. Важно оформить документ правильно, чтобы было ясно, где допущена ошибка и каким образом она исправляется. Также крайне важно соблюдать сроки хранения документа и не использовать его неоправданно часто, чтобы избежать претензий налоговых органов.

Причины и распространенные типы ошибок

Платежные поручения составляются, как правило, работником бухгалтерии или финансового отдела. При ручном заполнении документа неизбежны ошибки. Наиболее часто сотрудники ошибаются в номере договора или его дате, неверно указывают наименование оплачиваемых товаров или услуг, а при перечислении налога ошибаются в КБК и периоде оплаты. В 2020 году в связи со сменой ставки НДС с 18% на 20% участились случаи ошибок в указании ставки и суммы налога. Расскажем, как и в каких случаях составить образец письма об ошибке в назначении платежа.

Некоторые реквизиты необходимо обязательно исправить, а в некоторых случаях это не обязательно. Уточняющее письмо нужно составить в том случае, если перевод нельзя однозначно идентифицировать, то есть нельзя определить, за что и по какому основанию произведена оплата. Если ошибка не критична, уведомление об уточнении можно не составлять.

Кто и в каких случаях составляет уведомление об уточнении реквизитов платежного поручения

Письмо об уточнении составляется и направляется тем лицом, которое перечисляло денежные средства. Ведь только плательщик имеет право распоряжаться своими денежными средствами.

Если получатель денег считает, что в платежном поручении допущена ошибка, ему необходимо обратиться к плательщику и запросить исправление. Самостоятельно без разрешения плательщика учесть денежные средства по своему усмотрению получатель денег не может.

Ошибка Нужно ли исправить Почему
Неправильный договор Да

Поставщик может учесть оплату как аванс по ошибочному договору и не погасить фактическую задолженность за товары и услуги. В этом случае:

  • поставщик будет вынужден заплатить НДС с аванса покупателя;
  • покупатель все еще останется должником, и поставщик может взыскать долг в судебном порядке.
Неправильное наименование товара или услуги Не обязательно При частых ошибках или большой сумме перевода несоответствие указанного товара или услуги виду деятельности получателя может вызвать вопросы банка вплоть до блокировки счета. Лучше указывать правильное наименование товара или услуги, а при массовых ошибках их нужно все же уточнить.
Ставка НДС Нет Правовых и налоговых рисков нет. Здесь могут возникнуть проблемы у плательщика при зачете НДС с аванса поставщика со стороны ИФНС, если неточность перетечет в авансовый счет-фактуру.

Составляем исправительное письмо о назначении платежа в платежном поручении поставщику

Когда нужно произвести изменение назначения платежа в платежном поручении, письмо составляется в произвольной форме. На законодательном уровне нет утвержденного бланка.

В документе необходимо указать:

  • номер и дату документа;
  • данные отправителя и получателя;
  • реквизиты платежного документа, в котором допущена ошибка;
  • правильное наименование ошибочных реквизитов;
  • подпись ответственных лиц (тех же, которые подписывали платежку).

Направить уведомление можно любым удобным способом. Получение уведомления от контрагента о поступлении письма не обязательно. Но лучше его получить, чтобы убедиться, что получатель денег внес исправления в учет.

Образец письма о правильном назначении платежа

Как исправить налоговый платеж

По уточнению налоговых платежей существуют свои правила:

  1. С даты перечисления прошло не более трех лет.
  2. Уточнение не приведет к образованию недоимки.
  3. Оплата поступила в бюджет.

Нельзя уточнить платеж, если плательщик ошибся в номере счета Федерального казначейства или реквизитах банка. Он считается не поступившим в бюджет, и его можно только вернуть.

Чтобы исправить ошибку в платежном поручении, необходимо составить письмо в произвольной форме, а также прикрепить к нему копию неправильной платежки.

Образец письма о неверном назначении платежа в ИФНС

Составляя уведомление, в нем необходимо указать:

  • реквизиты отправителя (наименование, адрес ИНН, ОГРН);
  • реквизиты налоговой инспекции;
  • данные платежного документа, в котором допущена неточность;
  • реквизиты, которые нужно исправить, с их правильными значениями.

Образец письма о верном назначении платежа в налоговую

Направить уведомление можно:

  • в письменном виде лично в ИФНС или по почте;
  • в электронном виде через оператора ЭДО.

Сколько нужно хранить

Рассматриваемый документ относится к первичным учетным. Для них установлен срок хранения не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 402-ФЗ).

Можно ли оспорить изменение платежа

Иногда получатель денег не согласен с изменениями, вносимыми плательщиком. К сожалению, оспорить письмо об уточнении достаточно сложно. Делать это необходимо в судебном порядке. Желательно решить проблему путем переговоров.

При внесении изменений в назначение платежа необходимо помнить, что такие операции внимательно рассматриваются контролирующими органами. Если ИФНС усмотрит в таких письмах признаки уклонения от налогов, то могут быть предъявлены претензии: доначислены налоги и штрафные санкции. Наиболее часто вызывает вопросы предоплата по договору поставки, позднее переквалифицированная в перевод по договору займа. Здесь явно прослеживается способ ухода от уплаты НДС с аванса покупателя, и вопросы налоговой инспекции неизбежны.

Как исправить ошибку в графе «Назначение платежа» платежного поручения

Все субъекты хозяйствования, вне зависимости от организационно-правовой формы и системы налого­обложения, едва ли не ежедневно совершают платежные операции. Поэтому для каждого из них заполнение платежного поручения — привычное дело, отточенное до автоматизма. Несмотря на это, от банальных технических ошибок не застрахован никто. В данной статье предлагаем вам поговорить о том, как исправить огрехи, допущенные в графе «Назначение платежа» платежного поручения

Правила заполнения поля «Назначение платежа»

Прежде чем рассматривать порядок исправления ошибок, выясним, как правильно заполнять графу «Назначение платежа» платежки. Форма платежного поручения и Инструкция1 по его заполнению утверждены постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. № 22.

Заполнение поля «Назначение платежа» при проведении расчетов с контрагентами. Реквизит «Назначение платежа» платежного поручения заполняется плательщиком так, чтобы предоставлять полную информацию о платеже и документах, на основании которых осуществляется перечисление денежных средств получателю. Полноту информации определяет плательщик с учетом требований законодательства Украины (п. 3.8 Инструкции № 22). Пример: «Оплата за доску обрезную согласно сч. № 447 от 15.05.2014. Без НДС».

Для уплаты налогов и сборов установлены специальные правила заполнения этого поля.

Заполнение поля «Назначение платежа» при проведении расчетов с бюджетом. Данный вопрос урегулирован Порядком заполнения документов на перевод в случае уплаты (взыскания) налогов, сборов, таможенных платежей, единого взноса, осуществления бюджетного возмещения налога на добавленную стоимость, возврат ошибочно или излишне зачисленных денежных средств, утвержденным приказом Миндоходов от 22.10.2013 г. № 609 (далее — Порядок № 609).

При уплате налогов и сборов для заполнения поля «Назначение платежа» существуют жесткие правила: для этого предусмотрено семь полей, их заполняют в особом порядке, в зависимости от того, по какому именно налогу или сбору погашается задолженность.

Например, в случае уплаты НДФЛ с предпринимательской деятельности частным предпринимателем на общей системе налогообложения, графа «Назначение платежа» платежки будет выглядеть так: «*;101;3957741481; Налог с доходов ФЛ-СПД за I квартал 2013 года;;;». Другие примеры заполнения данной графы можно найти в п. 3 Порядка № 609.

Подробнее о заполнении платежного поручения на уплату налогов, сборов читайте в материале «Порядок заполнения платежек на уплату налогов, ЕСВ, таможенных платежей, платы за аренду госимущества изменен» газеты «Интер­активная бухгалтерия» № 145/2013.

Важно!

При заполнении полей не допускаются пропуски (пробелы) между словами и служебными знаками.

(п. 2 Порядка № 609)

Общий порядок исправления ошибок

Теперь разберем порядок исправления ошибок, допущенных в графе «Назначение платежа» платежного поручения и санкции, которые за это грозят. Согласно общему правилу п. 2.29 Инструкции № 22, плательщик имеет право в любое время до списания платежа со счета отозвать из банка, который его обслуживает, платежные поручения в порядке, определенном внутренними правилами данного банка. В таком случае плательщик выписывает новую (правильную) платежку, и на этом все.

Сложнее, когда денежные средства со счета уже «ушли», то есть фактически произошло их списание. При таких обстоятельствах банк не несет ответственности за достоверность содержания платежного поручения, оформленного клиентом. Плательщики и получатели денежных средств самостоятельно осуществляют контроль за свое­временным проведением расчетов и рассматривают возникшие претензии без участия банка-плательщика (п. 1.19 Инструкции № 22). В зависимости от того, при осуществлении какого именно платежа допущена ошибка (оплата по договору с контр­агентами, или уплата налогов, сборов в бюджет), порядок исправления в графе «Назначение платежа» будет различаться. Разберем это подробнее.

Исправление ошибок в платежном поручении при расчетах с контрагентами за товары, работы, услуги. Самая распространенная ошибка в данном случае — неправильно указанный номер договора, счета, по которому производится оплата. Иногда путают наименование товара.

При таких обстоятельствах у фирм, которые тесно сотрудничают между собой и имеют большое количество договоров на поставку широкого ассортимента товаров, могут возникнуть недоразумения сразу же после осуществления такой оплаты (ведь бухгалтерам нужно четко знать, по какому договору или счету контрагент осуществил оплату).

В случае если речь идет об определенных «одноразовых» расчетах — иногда некоторые предприятия — получатели денежных средств не учитывают ошибки в назначении платежа, главное — денежные средства поступили вовремя на нужный счет. Это не совсем правильная позиция, ведь, как известно, основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций (п. 1 ст. 9 Закона о бухучете2). В налоговом учете операция также должна быть документально подтверждена. Иначе может возникнуть вопрос правомерности признания налоговых расходов (п.п. 44.1, 138.2 НКУ).

Учитывая вышесказанное, советуем все же исправлять ошибки в графе «Назначение платежа». Поскольку даже если к этому не придирается контрагент, в будущем по этому поводу могут возникнуть вопросы у налоговиков, в частности, касательно признания налоговых расходов.

Для исправления ошибки плательщики обычно присылают контрагенту (получателю денежных средств) письмо, составленное в произвольной форме, в котором описывают содержание ошибки. С примерами такого письма можно ознакомиться . К письму прилагают копию платежного поручения с отметкой банка. Полученное письмо визируется руководителем предприятия и подкрепляется к выписке банка. При таких обстоятельствах у проверяющих не должно быть вопросов по документальному подтверждению хозоперации.

Исправление ошибок в платежном поручении при уплате налогов и сборов. Что касается расчетов по налогам и платежам, стоит выделить две категории нарушений в заполнении графы «Назначение платежа» платежного поручения.

1. Ошибка в формате заполнения полей. Речь идет о нарушении требований Порядка № 609, по типу: забыли указать знак «;», неправильно указали код вида уплаты (например, вместо «101» — «01»), поставили пробел между знаками и т.п.

Согласно п. 8 Порядка № 609, при заполнении поля «Назначение платежа» с нарушением установленных требований, документ на перевод принимается к выполнению. При этом считается, что налогоплательщик уплачивает денежное обязательство (код вида уплаты «101»3). То есть несмотря на допущенную ошибку в формате заполнения полей, платеж будет проведен.

За такое нарушение законодательством не предусмотрена ответственность, это подтвердили и миндоходовцы в подкатегории 138.01 «ЗІР».

2. Ошибка в тексте поля «Назначение платежа». Чаще всего это ошибка в коде ЕГРПОУ, идентификационном номере налогоплательщика, периоде уплаты налогового обязательства. Некоторые в этой графе указывают и код бюджетной классификации, хотя этого делать не нужно. Данный код обязательно нужно указывать в графе «Получатель» платежного поручения. Подробнее об этом см..

Ошибка в коде ЕГРПОУ или идентификационном номере налогоплательщика фактически подменяет налогоплательщика, налоговое обязательство которого погашается данной платежкой. Из-за такой ​​ошибки на лицевом счете налогоплательщиков возникает недоплата (денежные средства зачисляют на счет иного налогоплательщика,
ЕГРПОУ или ИНН которого указан в платежке). В результате этого налоговики нередко применяют штрафные санкции за несвоевременную уплату налога и пеню.

Как нужно действовать для исправления ошибки? Универсального рецепта в данном случае нет. Мы советуем, во-первых, быстрее погасить недоплату, чтобы приостановить начисление пени. Фактически идет речь об уплате налогов, сборов во второй раз с правильным назначением платежа. Во-вторых, как и в случае с контрагентами, написать письмо-заявление в вашу Налоговую в произвольной форме, в котором описать содержание ошибки и попросить о возврате ошибочно уплаченных денежных обязательств. Механизм возврата ошибочно уплаченных денежных средств предусмотрен в ст. 43 НКУ. К письму следует обязательно приложить копию неправильного платежного поручения.

Иногда на практике налогоплательщики просят не о возврате, а о зачислении денег по правильному назначению. Впрочем, неважно, каким образом налогоплательщик будет распоряжаться неправильно уплаченными денежными средствами, в случае нарушения срока погашения налогового обязательства Налоговая, скорее всего, будет применять штрафы.

Так что желаем вам не ошибаться! Это сэкономит деньги и сбережет нервы.

Евгений ПАНЧИШИН,

бухгалтер-эксперт
газеты «Интерактивная бухгалтерия»

1 Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденная постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. № 22 (далее — Инструкция № 22).

2 Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV.

3 Код «101» — код вида уплаты суммы налогов и сборов/единого взноса.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *