Письмо по взаимозачету

Образец письма о взаимозачете между организациями

Строго регламентированной формы письма о взаимозачёте не предусмотрено. Однако есть определенный список требований, которые следует отразить в содержании. Так, в документе следует указать:

  • место и дату заключения;
  • название организаций;
  • ФИО и должности представителей, а также их полномочия в таких вопросах;
  • информацию о долговых обязательствах, погашаемых данным зачетом (реквизиты контракта, суть долговых обязательств и размер задолженности), нужно как можно точней отразить (кто из контрагентов должник, а кто кредитор и по какой задолженности);
  • дату вступления в силу зачета;
  • адреса и реквизиты каждой из сторон.

Часто взаимозачет может классифицироваться как один из вариантов расчета. Это объясняется тем, что подобные операции отражаются в бухгалтерии по тому же принципу, что и денежные.

В то же время взаимозачет обладает рядом отличительных особенностей. Это довольно комплексная и трудная операция. В ее осуществлении должны участвовать не только бухгалтерские и финансовые отделы, но также юридический, отдел снабжения и прочие. Только так можно будет добиться правильного проведения операции.

Взаимозачет между двумя компаниями должен быть осуществлен в полном объеме. Однако в действительности так бывает не всегда. В случае, когда требования неравнозначны, то, которое больше, погашается частично в размере равном величине наименьшего. Оставшаяся часть большего обязательства сохранится, а меньшее будет прекращено целиком.

Например, долг одной компании перед второй составляет 500 рублей. А вторая должна первой 300 рублей. При проведении взаимозачета долг в 300 рублей будет погашен целиком. А обязательство перед первой организацией сохранятся, но уже в размере 200 рублей. По такому же принципу возможен взаимозачет между тремя организациями.

Требования

Взаимный зачет допускается в случаях, когда между организациями существует не менее двух обязательств. При этом каждый из контрагентов должен являться и должником, и кредитором в этих двух обязательствах.

В большинстве случаев такая форма расчета встречается между двумя организациями, но по закону возможно, чтобы контрагентов было больше двух.

Согласно Гражданскому кодексу, использовать взаимный зачет разрешено при соблюдении следующего перечня требований:

  • предъявляемые требования являются встречными;
  • обязательства являются однородными, выражаются в одном эквиваленте (например, в деньгах);
  • срок исполнения взятых обязательств уже наступил;
  • допускается зачет таких обязательств, срок которых пока не наступил либо может быть востребован по необходимости.

Величина долга может быть как равнозначной, так и различной. Во втором случае зачет происходит в счет меньшего обязательства.

В статье 411 ГК РФ указаны случаи, когда взаимозачет недопустим. Например, когда речь идет о возмещении нанесенного вреда человеческому здоровью.

Что касается НДС, то взаимозачет не влечет за собой никаких последствий, так как погашение задолженностей не является предпосылкой для получения прибыли, а значит, это не повод для возмещения НДС. Также это относится перечислениям НДС для принятия вычетов по поставленным услугам и товарам.

Если считать его на основании метода начисления, то не возникает и объекта для прибыли.

У фирм, ведущих свою деятельность на базе упрощенной схемы, с точки зрения налогового учета взаимозачет может быть расценен как оплата. Погашение дебиторской задолженности приводит к увеличению дохода компании. При погашении кредиторской задолженности может считаться как оплата поставщику, а значит, ее можно будет принять в расход.

Требования, которые могли бы быть зачтены, должны обладать встречным характером. Каждая из сторон обладает некоторыми обязательствами друг перед другом. Это значит, что к нему обращены требования противоположной стороны. Но в то же время сама эта организация является и кредитором, так как у второй компании перед ней некоторые обязательства.

Поэтому, являясь должником, она также имеет право требовать погашения своего долга. Но требования должны относится к одному и тому же предмету. Чаще всего это бывают финансовые средства.

Образец

Согласно закону, составлять взаимозачет возможно двумя способами:

  1. При помощи одностороннего зачета – направления противоположной стороне заявления о зачете.
  2. Подписания двустороннего соглашения о взаимозачете.

Однородный зачет допускается, когда требования относятся к одному и тому же предмету и являются сопоставимыми. Это могут быть финансовые требования, выраженные в одной валюте. Например, у одной стороны есть долг по оплате произведенной работы, а у второй — задолженность по погашению предоставленного займа. Каждая сторона должна второй определенную сумму денег. Подобные обязательства можно без проблем зачесть.

Также судебные инстанции допускают возможность зачесть задолженности по работе и уплате неустойки и нарушения сроков исполнения работ. Даже несмотря на разную природу подобных требований, они все равно являются финансовыми, а это значит, что они однородные.

Второй вариант является более предпочтительным и надежным. Лучше, чтобы стороны сами договорились о взаимозачете, поскольку если у стороны, которая направила заявление на взаимозачёт, будет недостаточно доказательств, суд имеет право признать зачет несостоявшимся.

При заполнении документа следует отразить следующие моменты:

  • реквизиты документации, которая является базой для проведения взаимозачета;
  • полная сумма общего долга;
  • полная сумма долга, который может быть зачтен с выделенным отдельно НДС.

Образец акта о взаимозачёте:

Акт должен быть подписан ответственными сотрудниками каждой из компаний, уполномоченными на это. Если подписание сразу двумя организациями не является возможным, то одна сторона может направить второй уведомление о взаимозачете. В нем должны быть указаны:

  • основания для взаимозачета;
  • сумма;
  • дата.

Такое уведомление может быть составлено на основании следующих причин:

  • на базе акта, поскольку сам факт взаимозачета должен быть отражен в бухгалтерии предприятия;
  • взаимозачет важно детально отразить в чеке каждой из организаций, для того чтобы в будущем не возникло вопросов со стороны налоговой;
  • если контрагента заранее не уведомили о зачете, то он вправе взыскать долг в рамках суда.

Акт взаимозачета является одним из вариантов проведения операции и должен также сопровождаться оправдательной документацией. В этом случае они являются первичными учетными бумагами.

Как оформить взаимозачет? Узнайте из данного видео.

Что такое взаимозачёт, какова законодательная основа акта

Взаимозачёт — погашение встречных однородных обязательств в размере меньшего из них

Нормы ст. 410 ГК РФ содержат общие положения о зачёте взаимных требований, под которым подразумевается один из способов погашения обязательства. Другими словами, обязательство считается исполненным по заявлению одной из сторон или по обоюдному согласию если перекрывается встречным однородным обязательством.

Взаимозачёт может быть произведён между любыми участниками гражданских отношений — юридическими лицами, ИП, физическими лицами — в различных вариантах их соотношения в сделке.

Зачёт взаимных требований может быть как двухсторонним, так и многосторонним (второе его название «круговой», так как обязательство проходит по своеобразному кругу от одного кредитора к другому).

Условия проведения

Базовые правила проведения взаимозачёта установлены статьями 410–411 ГК РФ

Рассматриваемая статья ГК приводит и несколько обязательных условий взаимозачёта:

  1. Обязательства являются встречными, то есть дебитор по одному из них является кредитором по другому.
  2. Обязательства должны быть однородными, то есть выраженными в одной и той же форме (например, денежной). При этом совершенно естественно, что сделки, в рамках которых появились эти обязательства, могут быть совершенно различны. Примером может послужить взаимозачёт обязательства по оплате оказанных услуг и обязательства по возврату займа. Закон не запрещает зачитывать даже штрафные санкции по договору (суммы неустойки, пени и пр.). Кроме того, по соглашению сторон (с учётом согласованного ими курса) возможен зачёт обязательств в разных валютах.
  3. По общему правилу, срок исполнения всех подлежащих взаимозачёту требований должен наступить. Однако статья называет сразу несколько исключений из правила:
    • зачёт может быть произведён если срок выполнения одного или обоих обязательств не определён договором;
    • зачёт возможен, если срок обязательства определён, как момент, когда будет заявлено требование об исполнении;
    • зачёт возможен без учёта наступления сроков исполнения в установленных законом случаях.

На практике редки случаи равенства встречных обязательств. Однако не следует полагать, что они оба погашаются полностью случае неравенства. Полному погашению подлежит меньшее из обязательств. Большее же погашается в части, соответствующей размеру меньшего. Оставшаяся же часть обязательства подлежит исполнению на условиях, определённых в соглашении, его установившем.

Случаи, когда договор между организациями невозможен

Обстоятельства, при которых зачёт взаимных требований запрещён, приводит ст. 411 ГК. Среди них:

  • одно из обязательств представляет собой возмещение ущерба, причинённого жизни или здоровью;
  • одно из обязательств состоит в пожизненном содержании;
  • одно из обязательств — алименты;
  • по обязательству истекли сроки исковой давности (по общему правилу они составляют три года);
  • случаи, когда взаимозачёт запрещён соглашением сторон;
  • случаи, когда зачёт запрещён законом (например, взаимозачёт обязательств по договорам внешнеэкономической деятельности запрещает Закон №173-ФЗ от 10.12.2003).

Правильное оформление взаимозачёта между компаниями

Взаимозачёт может быть однгсторонним (оформляется путём направления письма контрагенту) или основанным на соглашении, подписанном всеми сторонами расчётов

ГК предлагает два способа оформления взаимозачёта:

  • односторонний — на основании письма-уведомления от одного из участников взаимных обязательств;
  • двух- или многосторонний — на основании подписанного всеми сторонами соглашения.

Для взаимозачёта, в котором участвует три и более организаций, наиболее предпочтительным является второй способ оформления — он позволяет наиболее точно зафиксировать не только зачитываемое обязательство и «остатки» долгов, но и согласие каждого контрагента.

На момент произведения зачёта взаимных требований в компании должны иметься все «базовые» документы, подтверждающие наличие обязательств:

  • договоры, которыми определяются условия сделки;
  • акты о приёмке выполненных работ (оказанных услуг);
  • накладные;
  • счета-фактуры и пр.

Односторонний взаимозачёт, образец

Перед проведением взаимозачёта любым из способов рекомендуется составить с контрагентом акт сверки расчётов. Этот документ в процедуре не обязателен, однако поможет точно определить сумму долга по каждому из подлежащих зачёту обязательств, сверить имеющиеся сведения со сведениями, которыми располагает партнёр. В дальнейшем это позволит избежать разногласий, а, соответственно, судебных тяжб.

Акт сверки расчётов составляется в форме таблицы, разделённой на две части, каждая из которых содержит данные о долгах по версии одного из партнёров

Акт сверки расчётов содержит следующие сведения:

  • дата, по состоянию на которую сверяются долги;
  • наименования организаций-партнёров;
  • сведения о соглашениях, на основании которых появились обязательства;
  • сведения о размере обязательств;
  • сальдо по состоянию на отчётную дату;
  • подписи (с расшифровкой) уполномоченных лиц от каждой организации;
  • печати обеих организаций.

Акт сверки расчётов в конечном счёте должен отразить общую сумму долга каждой организации перед другой

За сверкой расчётов в процедуре одностороннего взаимозачёта следует уведомление одним партнёром другого о взаимозачёте. Основанием для того чтобы считать зачёт требований состоявшимся считается получение соответствующего письма контрагентом, поэтому к фиксации факта его вручения следует подойти особенно ответственно (например, оправить заказным письмом с уведомлением о вручении).

Письмо-заявление о зачёте взаимных требований лучше отправить заказным письмом с уведомлением о вручении

В письмо рекомендуется включить следующие элементы:

  • реквизиты организации-получателя:
    • Ф. И. О. руководителя или другого уполномоченного лица;
    • наименование компании;
    • адрес;
  • название документа — «Уведомление», «Заявление» или др.;
  • тема обращения — «О взаимозачёте»;
  • сведения об обязательствах, существующих между партнёрами (основания, размер) — можно со ссылкой на акт сверки расчётов;
  • сообщение о взаимозачёте с указанием даты, на которую он будет произведён (если дату не указать, взаимозачёт должен произойти в день получения партнёром письма-заявления);
  • сведения об оставшихся непогашенными после проведения зачёта обязательствах одной из сторон.
  • подписи уполномоченных лиц (руководителя и главного бухгалтера) с расшифровкой;
  • дата составления документа.

Односторонний взаимозачёт считается состоявшимся по состоянию на дату, указанную в письме-заявлении, или на дату получения этого письма контрагентом. Тогда же следует совершить соответствующие бухгалтерские проводки.

Документ на основании соглашения (двухсторонний или многосторонний)

Взаимозачёт на основании соглашения, подписанного всеми его участниками обязателен:

  • при зачёте неоднородных требований (например, денежных обязательств, выраженных в разных валютах — сторонами должен быть согласован курс зачёта);
  • при зачёте обязательств, сроки хотя бы одного из которых не наступили или не были обозначены в договоре.

Важно! Перед проведением взаимозачёта на основании соглашения также рекомендуется составить акт сверки расчётов (правила оформления документа приведены в предыдущем пункте).

Основной документ процедуры — акт взаимозачёта. Типовой формы документа не существует — он составляется произвольной форме, однако должен включать ряд существенных условий, без присутствия которых может быть признан недействительным:

  • основания возникновения обязательств (договоры, счета-фактуры и т. д.);
  • суммы обязательств;
  • сроки исполнения каждого обязательства.

Соглашение о взаимозачёте составляется по правилам составления договоров

В целом соглашение о зачёте встречных обязательств составляется по правилам оформления договоров, а значит, включает в себя следующие элементы:

  • название документа — «Соглашение»;
  • тема документа — «О взаимозачёте требований (обязательств)»;
  • место и дата составления документа;
  • шапка, представляющая собой перечисление участников соглашения:
    • наименование каждой компании;
    • лицо, действующее от её имени;
    • основание, на котором действует уполномоченное лицо (устав или доверенность);
  • основная часть документа — договорённости, к которым пришли стороны:
    • прекращение встречных обязательств (их основания и размер следует обязательно перечислить);
    • дата прекращения обязательств;
    • условия исполнения оставшихся непогашенными требований;
  • заключительные положения:
    • условия вступления в силу соглашения;
    • количество экземпляров соглашения;
    • приложения (как правило, акт сверки расчётов);
    • реквизиты и подписи сторон;
    • печати компаний-участников.

Трёхсторонее или многосторонее (более трёх участников) соглашение составляется по тем же правилам, что и двухсторонее

Соглашение о взаимозачёте должно быть надлежащим образом зарегистрировано в каждой из организаций-участников. Пункт 3.12 ГОСТ в качестве регистрационного номера документа призывает проставлять его порядковый номер для данной организации. Поэтому каждый регистрационный номер (от каждого участника) проставляется через косую линию в порядке перечисления участников в документе.

Бухгалтерское оформление: проводки

В бухгалтерском учёте взаимозачёт отражается как погашение соответствующих обязательств, не приводящее к образованию новых доходов или расходов. Отразить исполнение обязательств следует на соответствующих контрагенту субсчетах по счетам:

  • 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»;
  • 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками»;
  • 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами».

Проводка будет выглядеть следующим образом:

Дебет 60 (76) / Кредит 62 (76) — «отражено прекращение встречного обязательства по оплате товаров (работ, услуг) зачётом взаимных требований».

Примеры взаимозачёта

На практике чаще всего происходит взаимозачёт между двумя контрагентами, оформленный двухсторонним соглашением. Тем не менее односторонний зачёт, а также взаимозачёт между тремя и более организациями — тоже не редкость.

Пример 1 — односторонний зачёт обязательств между двумя компаниями

ОАО «Комбат» 15 января 2017 года поставило 10 комплектов спецодежды ЗАО «Пересвет» (стоимость поставки — 52 000 р., сроки исполнения обязательства по оплате — после успешной приёмки товара, но не позднее 15 февраля 2017 года). В свою очередь, ЗАО «Пересвет» 17 января 2017 года оказало ОАО «Комбат» услуги по ремонту нескольких систем обеспечения функционирования здания (стоимость работ — 63 000 р., срок оплаты — не позднее 15 февраля 2017 года).

1 февраля 2017 года компании составили двухсторонний акт сверки расчётов по всем заключённым договорам. 2 февраля 2017 года ОАО «Комбат» направило в адрес ЗАО «Пересвет» письмо-уведомление о взаимозачёте на сумму 52 000 р. без указания даты проведения зачёта. Письмо было получено ЗАО «Пересвет» 6 февраля, о чём свидетельствует уведомление о вручении. В этот же день в бухгалтерском учёте компании был отражён взаимозачёт.

11 000 р. компания «Комбат» должна оплатить в пользу ЗАО «Пересвет» до 15 февраля 2017 года.

Пример 2 — зачёт требований между тремя компаниями путём заключения соглашения

1 февраля ЧП «Рассвет», ОАО «Альбина» и ООО «Веста» провели трёхстороннюю сверку расчётов с составлением соответствующего акта. По результатам сверки выяснилось:

  • ЧП «Рассвет» 31.01.2017 поставило ОАО «Альбина» партию товара на сумму 150 000 р. (сроки оплаты — в течение 1 месяца с момента поставки);
  • ОАО «Альбина» произвело ремонтные работы в офисных помещениях ООО «Веста» на сумму 200 000 р., при этом «Веста» нарушила сроки оплаты, за что к сумме договора добавилась сумма неустойки размере 10 000 р. (3 года с момента окончания сроков оплаты на день сверки не прошло);
  • ООО «Веста» оказало услуги по организации корпоративного праздника ЧП «Рассвет» на сумму 170 000 р. (сроки оплаты — до 10 февраля 2017 года).

В тот же день три стороны подписали соглашение о взаимозачёте 150 000 р. По итогам соглашения за компаниями участниками остались следующие долговые обязательства:

  • ОАО «Альбина» погасила своё обязательство полностью;
  • ЧП «Рассвет» осталось должно 20 000 р. ООО «Веста» с прежними сроками оплаты;
  • за ООО «Веста» сохранился долг в 60 000 р. перед ОАО «Альбина», на сумму 50 000 р. согласно договору за каждый день просрочки продолжает начисляться неустойка.

Пример 3 — многосторонний взаимозачёт обязательств разной валюте

По данным сверки расчётов между четырьмя организациями установлено:

  • ОАО «Один» в соответствии с заключённым между ними договором поставки должно уплатить ЗАО «Два» 200 000 р.;
  • ЗАО «Два» обязано оплатить в пользу ЧП «Три» (нерезидент) 10 000 долларов США по договору купли-продажи автомобиля;
  • ЧП «Три» обязано к уплате в пользу ООО «Четыре» 1 500 долларов по договору купли-продажи;
  • ООО «Четыре» должно в пользу ОАО «Один» 300 000 р. по договору оказания услуг.

Организации решили провести взаимозачёт по указанным обязательствам 16 февраля 2017 года. Курс доллара по соглашению сторон составит 57,15 р. (в соответствии с курсом ЦБ на 16.02.2017). Самая меньшая сумм долга в рамках приведённых договоров — 1 500 долларов США (или по курсу — 85 725 р.) — она и подлежит зачёту.

16.02.2017 компании составили соглашение о взаимозачёте, в результате которого:

  • ОАО «Один» должно ЗАО «Два» 114 275 р.;
  • ЗАО «Два» должно ЧП «Три» 8 500 долларов США;
  • ЧП «Три» перед ООО «Четыре» своё обязательство погасило;
  • ООО «Четыре» должно ОАО «Один» 214 275 р.

Сроки исполнения обязательств сохранились в соответствии с условиями ранее заключённых договоров.

Взаимозачёт — удобное средство упрощения процедур проплаты по договорам для организаций-партнёров. Правила произведения встречного зачёта достаточно просты, к тому же существует несколько вариантов проведения процедуры. Тем не менее субъектам хозяйствования, планирующим зачёт обязательств, следует помнить о соблюдении законодательно установленных условий процедуры, а также о том, что взаимозачёт возможен не всегда.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *