Планирование и организация рабочего дня руководителя

Каждый руководитель должен рационально планировать свое рабочее время, благодаря чему он сможет принести максимальную пользу своему предприятию. Из-за того, что в сутках насчитывается ограниченное количество часов, директору следует правильно расставлять приоритеты.

Грамотное планирование рабочего дня предусматривает определение основных задач и целей на несколько суток вперед, благодаря чему руководителю удастся освободить время для решения творческих задач.

Общая информация

Динамично развивающиеся коммерческие компании отличаются от неперспективных предприятий грамотным руководством.

Благодаря неоспоримому авторитету среди рабочих, директора эффективно управляют большими коллективами, ставя перед ними конкретные задачи, и требуя из безоговорочного исполнения.

Выбор командного стиля руководства требует от директора не только правовых, но и психологических установок, благодаря чему он сможет пользоваться своей властью, отдавать высокорезультативные приказы.

Понятие и структура времени

Чтобы разобраться в терминологии и понять, что обозначает «рабочее время» необходимо применить нормативно-правовой подход.

Время работы руководителя представляет собой определенный временной промежуток, которого достаточно для выполнения трудовых обязанностей, направленных на увеличение рентабельности компании, следствием которой является увеличение его благосостояния.

Рабочее время руководителя измеряется:

  • часами;
  • неделями;
  • месяцами;
  • днями;
  • годами.

С 1917 года на территории Российской Федерации установлен 8-ми часовой рабочий день. В соответствии с Трудовым Кодексом его продолжительность не может превышать 40 часов в неделю.

Если руководителю удастся создать необходимые экономические условия, он сможет сократить продолжительность рабочего дня. Также стоит отметить, что рабочее время может быть скользящим, гибким или неполным, если организацией будут осуществляться специфические производственные процессы.

Удачливых руководителей выделяет одна характерная черта: они системно и очень сознательно используют свое рабочее время, благодаря чему освобождают время не только для досуга, но и для выполнения истинных управленческих функций.

Сегодня уже давно утратила свою актуальность поговорка «время-деньги», так как рабочее время уже давно стало его дороже.

Из-за большой конкуренции и постоянно изменяющейся конъюнктуры отечественного рынка руководители должны уметь эффективно организовывать свое рабочее время, причем абсолютно на всех уровнях:

  • на корпоративном;
  • на командном;
  • на индивидуальном.

Каковы основные причины его дефицита?

Многие руководители не могут понять, почему им всегда не хватает рабочего времени, чтобы успевать выполнять все намеченные задачи.

Чтобы разобраться, из-за чего возникает его дефицит, следует изучить таблицу:

Причины дефицита рабочего времени Что приводит к дефициту времени
Спешка Из-за постоянной спешки руководители не в состоянии сосредоточить внимание на насущных проблемах компаний
Переутомление Отсутствие отдыха, длительная работа в сложных условиях приводят к потере работоспособности
Нагромождение работы Руководитель, который не умеет планировать рабочее время, начинает сразу хвататься на выполнение разных задач, из-за чего не может сконцентрировать внимание на главном
Суетливость Как правило, это качество свойственно импульсивным руководителям, которые плохо организовывают свой рабочий день
Отсутствие мотивации Если руководитель выполняет лишь функции директора, и за свою работу получает необоснованно низкую заработную плату, у него отсутствует стремление повышать продуктивность компании, так как он не видит в этом для себя никакой финансовой выгоды
Отсутствие плана Если руководитель является неорганизованным по жизни человеком, у него и в рабочих вопросах отсутствуют планы, цели и задачи
Доработки дома Если директор не может правильно организовать свой рабочий день, он будет регулярно брать работу на дом

Как правильно ведется учет рабочего времени?

Можно ли взять отпуск сразу после командировки? Узнайте .

Планирование и организация рабочего времени руководителя

Планирование рабочего времени руководителя представляет собой очень кропотливый и сложный процесс, конечным результатом которого является экономия времени в целом.

Чтобы руководитель смог с максимальной эффективностью выполнять свои прямые функции, ему необходимо четко представить совокупность задач и определить бюджет времени.

В этом случае ему удастся достигать поставленных целей, уменьшать количество не очень важных дел или перепоручать их сотрудникам.

Руководитель, который планирует самостоятельно заняться планированием рабочего времени, должен распределять его следующим образом:

  • спонтанное время – 20%;
  • непредвиденное время – 20%;
  • рабочее время – 40%.

Все потраченное рабочее время следует документировать, благодаря чему руководитель сможет провести работу над своими ошибками и в дальнейшем использовать его с большей эффективностью.

Цели

Для того чтобы руководитель мог создать максимально эффективную систему управления рабочим временем, ему необходимо правильно определять первостепенные цели своей профессиональной деятельности. В

результате намеченные цели будут определять дальнейшие действия директора, стимулировать его на их исполнение.

Определяемые цели должны отвечать следующим критериям:

  • конкретность;
  • реалистичность;
  • ориентированность на достижения конкретного результата;
  • ограниченность и измеримость конкретными сроками.

Если руководителю удастся определить основные цели, то он находится еще в самом начальном этапе. Для достижения желаемого результата ему необходимо их преобразовать в продуктивный план действий.

Принципы организации

При разработке плана на рабочий день (месяц или неделю) руководителю рекомендуется применить единые принципы.

В обязательном порядке следует учитывать такие важные моменты:

  • в конце одной рабочей недели или дня составлять планы на аналогичный рабочий период;
  • если невыполненные дела не утратили своей актуальности, их нужно переносить на следующий рабочий день;
  • устанавливать конкретные сроки для выполнения того или иного объема работы;
  • выполнять дела по степени их важности, определять ключевые направления деятельности, практиковать эффективное использование рабочего времени и т. д.

Этапы и методы

Для планирования рабочего времени директору понадобится ежедневник, карта рабочего времени и стандартный распорядок дня.

Далее ему необходимо действовать в определенной последовательности:

  1. Определить стандартный распорядок дня.
  2. Включить в распорядок все мероприятия, которые присутствуют в планах на ближайший квартал, год и полугодие.
  3. Сгруппировать все мероприятия, которые назначены на конкретное время, и внести в ежедневник в порядке очередности исполнения.
  4. Сделать отметки о степени важности всех дел.
  5. Проследить за тем, чтобы одни дела не накладывались на другие.
  6. Поручить секретарю или помощнику заблаговременно напоминать о предстоящих мероприятиях.
  7. Оставить в рабочем графике немного свободного времени, благодаря чему руководитель сможет избежать спешки.
  8. Выделить время на отдых и приемы пищи.

Как проводится самофотография рабочего времени?

Как рассчитать рабочее время в часах? Узнайте .

Как отчитаться за командировку? Смотрите .

Составляем график работы на неделю

На примере можно рассмотреть, какой насыщенной может быть рабочая неделя руководителя компании:

День рабочей недели Список дел
Понедельник Командировка, региональная инспекция
Вторник Проект В. Изучить промежуточный отчет
Среда Доклад. Обзоры
Четверг Проект А, определить конечный срок его сдачи
Пятница Изучить месячный отчет

Ежедневно руководитель живет по такому графику:

Важные рекомендации

Чтобы понять насколько эффективно расходуется рабочее время, руководитель должен проводить комплекс аналитических мероприятий.

Своевременно проведенный анализ позволит определить, каким потенциалом обладает директор и выявить его слабые стороны. В процессе проведения таких исследований необходимо сопоставить реальную ситуацию с желаемыми целями (учитываются финансовые, личные и временные ресурсы).

Для максимально эффективного расходования рабочего времени руководители должны придерживаться рекомендаций, данных специалистами:

  • Поставить перед собой конкретные задачи.
  • Внимательно изучить перечень дел.
  • Для каждой задачи установить конкретную дату исполнения.
  • На первое место в списке ставить те дела, которые имеют конкретную дату исполнения.

Если руководитель стремится с максимальной эффективностью трудиться на благо своей компании, ему необходимо грамотно планировать каждый рабочий день.

Не стоит загружать один день большим количеством мероприятий, так как с ними будет крайне сложно справиться. Лучшим решением станет распределение дел по мере их важности и срочности, благодаря чему директору удастся освободить время для личных нужд.

Грамотная организация рабочего времени положительным образом отразится на рентабельности компании и на уровне благосостояния ее руководителя.

Power Point программа для создания презентаций, которые необходимы во многих сферах профессиональной деятельности. Возможности и. Можно создать новую презентацию в Microsoft PowerPoint.. части экрана, в которую необходимо добавить слайд, и затем коснитесь Создать слайд. Создание презентаций онлайн сервисами: PowerPoint и Prezi. Для начала необходимо совершить регистрацию, а затем нажать на. Вы новичок в PowerPoint? Эта статья с пошаговыми инструкциями поможет вам создать простую презентацию с помощью этого приложения. Если на слайде идет список, его необходимо делать параллельным,. Быстрое создание презентаций не предполагает рисование, поскольку это. Создание презентации состоит из трех разделов: планирование, разработке. Итак, приступая к созданию презентации, необходимо составить себе. А вообще, это рекомендации по созданию презентации, а не доклада ;)… что при наличии текстового варианта необходимо воспроизводить его слово. Программы для создания презентаций — Средства для создания наборов слайдов с эффектными переходами. Создание презентаций – одна из наиболее распространенных задач в компаниях. Выступить на конференции, привлечь финансирование, защитить. Однако процесс создания презентации может занять очень много. В процессе актуализации знаний необходимо повторить усвоенные знания. 19 ошибок в создании презентаций в PowerPoint. небольшого фрагмента текста, который необходимо выделить, а лучше выделять. СОЗДАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИЙ В ПРОГРАММЕ MS POWERPOINT.. Для открытия окна Настройка действия необходимо активизировать настраиваемый. Первым делом при создании такой презентации было бы неплохо. Исходя из предыдущего пункта необходимо определиться с. Основные правила создания презентации.. раскрывает общие правила, которые необходимо помнить при создании презентации. Для создания презентации силами Zoho Show необходимо зарегистрироваться или зайти, используя свою учетную запись в Google. Создавать презентации возможно с помощью Мастера автосодержания.. в панели Microsoft Office необходимо дождаться появления главного окна. Сегодня ораторам необходимо в первую очередь научиться использовать инструменты для презентаций. Ведь из-за невежества. Microsoft Office при создании презентаций для представления различной. необходимо выбрать соответствующую селекторную кнопку и нажать кнопку. Для того, чтобы сделать на планшете презентацию, необходимо скачать приложение, которое позволит создавать слайды и сохранять их в. Формирование умений создания и настройки презентаций. 3.. мы пришли к выводу, что необходимо организовать работу в этом направлении. Для создания презентации с использованием мастера необходимо щелкнуть по ссылке Из мастера автосодержания (см. рис. 1). В появившемся окне. Для создания презентации существуют специальные программы PowerPoint. Необходимо тщательно продумать дизайн презентации, чтобы она. Суть принципа: 10 слайдов в презентации; 20 минут времени на презентацию;.. что при создании мультимедийных презентаций необходимо будет. Если вам необходимо создать Flash-презентацию в утилите, вы можете уже созданный проект сохранить в мультимедийном формате,. Для выполнения новой вам необходимо нажать «Office», далее выбрать «Создать». Появится окно, в котором нужно в «Шаблонах». Перед тем, как переходить к описанию пакета, необходимо сказать об условиях его использования. Лицензия GPL на StarOffice не распространяется,. Что такое презентация и какие пути создания презентаций предлагает PowerPoint…. Для этого в меню Вставка необходимо выбрать команду Рисунок,. Пошаговая методика создания убеждающих презентаций». Чтобы изменить сердца и умы, необходимо грамотно строить коммуникацию. Мы должны. Рекомендации по созданию и оценке педагогической эффективности. Для создания качественной презентации необходимо соблюдать ряд. При создании презентаций, как правило, между слайдами организуются. Предварительно необходимо продумать содержание каждого слайда,. Обзор программ для создания презентаций.. Поэтому если вам необходимо разработать презентацию, демонстрирующую программные. Поэтому сначала необходимо разработать концепцию выступления, а затем уже. Создание презентаций в PowerPoint начинается с. Далее рассмотрим подробно, как создать презентацию в Power. Размер шрифта необходимо подобрать так, чтобы текст смогли. создание новой презентации с помощью шаблона дизайна:. Для создания и просмотра презентации в первый раз необходимо выполнить следующие. Урок по теме «Создание презентации» выявляет понимание учащимися. Для создания презентации нам необходимо вспомнить, что необходимо для. Принцип работы в Google напоминает работу в Microsoft Power Point. Нажимайте здесь, чтобы добавить заголовок, аналогично необходимо. Можно создать отличный продукт, но все испортить его подачей конечному. Однако, необходимо понимать, что к презентации можно. Impress – это программа для создания презентаций из состава LibreOffice… Если в структуре стало видно, что слайд необходимо создать по другому,. Созданную презентацию можно сохранить в разных форматах, например:. создания. презентаций. Перед созданием презентации необходимо. Советы по созданию презентации. Если вы решили создать презентацию, то сначала необходимо мысленно представить структуру. Презентацию можно создать: из мастера автосодержания, из шаблона оформления,. Для создания презентации любым способом необходимо: 1. Создание презентации. После запуска программа PowerPoint предлагает пользователю создать презентацию 3 способами (рис. 1): С помощью. В итоге вы научитесь создавать небольшие презентации (хотя,.. на каждой фигуре на «» и вводим то, что нам необходимо. Создание фона в презентации, замена фона, шаблона оформления.. «Вот у меня и получилось, что необходимы практически всегда, когда учитель. Создание презентации. >>Сохранение презентации. При первой операции сохранения новой презентации необходимо: В меню Файл выберите. PowerPoint 2007 необходим для создания презентаций, благодаря. уж не верил, что бывает так вс просто, без капч, без смс, без. Создание профессиональных презентаций для бизнеса по всей России и СНГ.. Презентация компании необходима при переговорах с клиентами и. Без создания презентации нельзя обойтись в тех случаях, когда во время доклада необходимо доказать свою точку зрению – наглядно представленная. Иногда необходимо создать видео из презентации PowerPoint. В интернерте есть много программ-конвертеров, но если у вас установлена программа. В состав Keynote входят готовые темы Apple, которые помогут Вам создать собственную презентацию. После выбора темы в презентацию необходимо. Что необходимо для того, чтобы сделать презентацию? 1.1 Текст; 1.2 Картинки, схемы, графики; 1.3 Видео; 2. Создание презентации в. тема: Средство для создания презентаций Power Point. сталкиваться с ситуацией, когда необходимо заинтересовать людей своими достижениями,. В этой статье Вы сможете узнать, как делаются хорошие презентации. Здесь для Вас представлена полезная информация о создании. Создание презентаций в программе MS Power Point, выполненной с. необходимо определить примерное количество слайдов в презентации и их. Этап создания презентации характерен, прежде всего, тем, что необходимо за очень короткое время создать грамотный, с дизайнерской точки зрения,. Для оформления дизайна слайдов необходимо перейти на вкладку «Дизайн». Здесь можно выбрать готовую тему оформления или создать свою,. В первую очередь, необходимо для себя решить несколько вопросов,. в какой программе создавать презентации для вебинара, мы. Можно создать презентацию на основе шаблона, определяющего дизайн (но не содержание). Для создания новой (пустой) презентации необходимо: Типичные недочеты и ошибки при создании презентаций. В качестве.. Для создания качественной презентации необходимо соблюдать ряд требова-. Для создания эффективной и понятной презентации необходимо разработать структуру презентации, определить количество, смысл, наполнение и. PowerPoint 2010 представляет собой программу для работы с презентаций, которая позволяет создавать презентации с динамичными слайдами. Для выполнения задания вам необходимо познакомится как минимум с двумя ресурсами по созданию интерактивных материалов. Данное задание. Эта статья поможет быстро и легко создать базовую презентацию в Microsoft.. Чтобы изменить макет существующего слайда, необходимо выполнить. Создание мультимедийной презентации целесообразно начинать с разработки плана презентации, в котором необходимо определить примерное. Возможности создания презентаций в MS Power Point.. нарушалась, а слушателям было легко за ней следить, Вам необходимо продумать переходы: Всё вышеперечисленное, конечно же, необходимо, но не в самом. Не следует сразу создавать структуру будущей презентации в. Требуется Создать презентацию в Microsoft Office Powerpoint? Более 1000. Необходимо установить Microsoft office на ноутбук Asus. Время любое — по. Приложение для создания презентаций — Microsoft PowerPoint входит в. Чтобы создать второй слайд необходимо клацнуть правой. Создание слайдов и презентаций в Microsoft PowerPoint 2003. Для размещения презентации на сайте, необходимо сохранить ее как веб-страницу. Вам только необходимо уметь создавать презентации в PowerPoint и конвертировать PowerPoint во Flash (об этом вы узнаете в данной статье). ПРАВИЛА СОЗДАНИЯ МУЛЬТИМЕДИЙНОЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ. Для обучающих презентаций это условие не является обязательным, необходимо лишь. Простой и классный инструмент, который заточен на создание минималистичных презентаций. Приложение намеренно ограничивает. Хотите создать эффектную презентацию, тогда вам нужно знать главные. и последовательной презентации изначально необходимо перенести всю. Если вам срочно нужно сделать презентацию, то сервис Haiku. нужно, нам просто необходимо несколько сменяющих друг друга. Haiku Deck — это идеальный инструмент для быстрого создания презентаций. Слайд — для создания презентации в виде слайдов. Выберите пункт На. Если в паузах между презентациями необходимо отображать эмблему. Самые удобные программы для создания презентаций.. Также необходимо знание английского языка. Стоимость: все функции. Для оптимизации расходов необходимо создавать как можно более эффективный инструментарий по разработке презентаций, чтобы как можно. Г.Создание презентаций в PowerPoint ОМСК 2007 Министерство транспорта.. Чтобы включить в слайд новый, пустой местозаполнитель, необходимо. оформлении электронных презентаций, часто снижающих.. Для создания качественной презентации необходимо соблюдать ряд требований,. Значит, начинать необходимо с создания презентаций, а не с их проведения. Добро пожаловать на тренинг «Создание презентаций»! 1. Введение в. Фрилансеру, зарабатывающему с помощью создания презентаций, необходимо иметь в своем арсенале не так много инструментов. Работа над слайдами закончена. Чтоб просмотреть созданную вами презентацию, в нижнем углу с права нажмите «Показ слайдов». Если необходимо. Для чего необходим PowerPoint. С помощью редактора презентаций Power Point можно создавать и отображать наборы слайдов, в которых текст. демонстрирует возможности создания нелинейных презентаций на… После перехода по ссылке вы окажетесь на странице, где необходимо указать. Кеван Ли уверен, что создать успешную презентацию для SlideShare. Информацию, которую необходимо ввести в процессе загрузки. 2 Этап: Создание презентации (технические вопросы). Продумайте дизайн слайдов. Основные факторы, которые необходимо. Создание презентации. Для создания презентации необходимо выбрать «Создать презентацию». При добавлении нового слайда. Если требуется создать презентацию Microsoft Office PowerPoint 2007, но не понятно,. Необходимо отправить презентацию по электронной почте или. Позволяет очень просто создать структуру презентации: выбрать тип. Если необходимо определить не только способ оформления презентации, но и. Создания презентации; Но как сделать презентацию на ноутбуке немного. Необходимо отметить, что продуктивное и качественное использование.

Шутки о взаимоотношениях начальства с рабочим временем можно вспоминать до вечера. Только когда ваш руководитель в очередной раз задерживается на полтора часа, а в переговорной уже сорок минут томятся важные гости и мобильный шефа недоступен, это совсем не кажется смешным.

Или когда начальник в очередной раз работает пятничным вечером до утра субботы и, конечно, никак не может при этом без вас обойтись, вам тоже сложно найти в этой ситуации повод для радости.

А еще бывает так, что вы совместными усилиями составили расписание на всю следующую неделю, буквально по минутам, а шефа утром в понедельник срочно вызвали на прием к губернатору, и ваше идеальное расписание посыпалось как карточный домик. И вам снова нужно переносить встречи, задерживаться на работе… и искать ответы на два самых популярных вопроса: «Кто виноват?» и «Что делать?»

Так кто же виноват? Нет, не коварный губернатор, который самым подлым образом вызвал вашего шефа на ковер в понедельник в восемь утра. Хотя… он тоже. И его секретарь. И те, кто над ним. И еще погода, которая вдруг перестала быть летной, заставив его на бегу менять планы.

В общем, виноваты все те, кто не умеет управлять своим временем, и те помощники, которые не выполняют свою главную функцию – помогать руководителю организовывать его время.

Конечно, мы не можем повлиять на губернатора, его помощника, погоду и курсы валют. Но мы можем организовать (или хотя бы постараться) рабочее время своего руководителя (и свое тоже) таким образом, чтобы внезапные изменения в графике не принимали масштаб катастрофы.

Для этого нам понадобятся:

  • руководитель – 1 шт.;
  • секретарь/помощник – 1 шт.;
  • данная статья – 1 шт.;
  • достижения высоких технологий – все возможные.

Методы планирования времени

Для начала давайте обратимся к основным методам планирования времени. Скорее всего, вы с ними уже знакомы, наша задача – систематизировать эти знания.

Метод «Альпы» включает в себя пять стадий планирования:

  1. Составление списка заданий.
  2. Оценка длительности выполнения заданий.
  3. Резервирование времени (в соотношении 60:40, т.е. 40 % времени должно оставаться свободным).
  4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению некоторых дел.
  5. Контроль (учет несделанного).

Вторая методика – закон Парето, или принцип 20/80. В общем виде его можно сформулировать следующим образом: «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата». В нашем случае можно сказать, что 80 % работы делаются за 20 % времени. Мы не будем пока анализировать, насколько был прав Парето и его последовали, а просто запомним соотношение.

Третий способ организации времени известен как матрица Эйзенхауэра.

Согласно данной матрице все дела можно разделить на четыре категории:

А – срочные и важные;

B – важные, но не срочные;

C – не важные, но срочные;

D – не важные и не срочные.

Распределив рабочие задачи согласно этой матрице, можно расписать очередность выполнения дел.

Ну и что делать со всеми этими методами? В идеале, конечно, их бы применять в работе вашему руководителю. Однако именно нам предстоит сейчас рассматривать их, комбинировать и делать выводы. Итак, начнем.

Один из пунктов метода «Альпы» гласит, что 40 % времени нужно оставлять свободными. Первый порыв любого из нас – усмехнуться и сказать, что это невозможно. Возможно, об этом нам ясно говорит принцип Парето: 80 % работы делается за 20 % рабочего времени. Что это значит? Что с оставшимися 80 % можно «поиграть», например, отрезав половину. Кто сказал, что они не нужны? Они просто необходимы – там еще работы 20 % осталось. Просто мы будем обращаться с ними более «вольно».

Зачем нужны 40 % резервного времени? Для чего угодно: непредвиденных вызовов к губернатору, форс-мажора на производстве, текущей работы, дорожных пробок, перекура, обязательных перерывов на отдых (об этом речь пойдет дальше), да и просто плохого самочувствия руководителя (надо же ему иметь хотя бы теоретическую возможность уйти с работы, если вместе с курсом валют поднимутся температура и давление).

Именно поэтому основной ошибкой при планировании времени является поминутный план: одно небольшое опоздание грозит тем, что придется перекраивать расписание всего дня, а за ним – целой недели.

Подобная ситуация часто возникает не только из-за большого количества задач, но и потому, что руководитель не хочет видеть полупустое расписание. Многим шефам кажется, что в этом случае они производят впечатление бездельников. Их помощники тоже нередко подвержены этой «болезни». Конечно, поначалу будет очень сложно планировать время с учетом резерва в 40 %, но вовсе не обязательно сразу стремиться к этой цифре. Во многом это зависит от того, насколько руководитель расположен к переменам и заинтересован в оптимизации собственного рабочего времени. Для начала попробуйте освободить хотя бы 10 % времени и поработать так неделю или две. Если эксперимент окажется успешным, можно двигаться в этом направлении дальше. Кроме того, может оказаться так, что именно для вашего руководителя идеальное соотношение не 60:40, а 70:30 или 50:50. Это зависит и от его типа характера, и от специфики отрасли, в которой работает ваша компания, и даже от часового пояса.

Итак, согласно методу «Альпы» при планировании рабочего времени мы составляем список задач, расписываем, сколько времени займет выполнение каждой из них, помня при этом, что в расписании нужно оставить и свободное время тоже. Этот метод также советует нам группировать однородные дела, придумывая им условное обозначение – это дополнительно сэкономит наше время.

Но в рамках данного метода ничего не говорится о расстановке приоритетов. В этом нам может помочь «матрица Эйзенхауэра».

С важными и срочными делами (А) все понятно. Когда руководитель просит вас соединить его с начальником цеха или когда ему звонит вышестоящее начальство – это срочно и важно. Если утром оказалось, что шефу нужно через три часа улететь в командировку – то же самое. А вот если, например, командировка через неделю, то задача переходит во вторую категорию – важных, но не срочных дел (B).

В идеале квадрат дел А должен быть пустым (вот зачем нам резерв времени по методу «Альпы»). На практике там часто оказываются задачи, срок сдачи которых пропущен или резко изменен.

Для дел второй категории (B) нужно установить сроки исполнения. Если ваш руководитель едет в командировку 15-го числа, значит, 14-е – крайний срок, когда должны быть готовы все его документы.

Две другие категории дел (D, C) выглядят довольно загадочно: что значит не важные, но срочные (С)? Как это? Часто, иллюстрируя эту матрицу, в квадрат С авторы статей вписывают слово «поручить». Для вашего руководителя это дела, которые он может делегировать заместителю, вам, специалистам. Например, если без предварительной договоренности на пороге приемной появляются партнеры (да, все встречи нужно назначать заранее, но это вечное «да мы вот тут в Питере, решили к вам заскочить тоже»), на встречу с ними можно отправить заместителя – не выгонять же людей, в самом деле. Руководитель в этом случае быстро принимает решение, дает поручение и забывает о происшествии, таким образом справившись со срочным, но не важным делом.

Категория D – не срочные и не важные дела – это те, которые при необходимости можно просто вычеркнуть из списка. Хотите разобрать бумаги в шкафу? Полгода этого не делали, и если сейчас у вас нет на это времени, то не нужно напрягаться и его выискивать – разберете, когда на работе наступит затишье. Никуда они не денутся, эти бумаги. Для вашего руководителя такими делами могут быть т.н. «пожиратели времени»: прочитать статью в журнале или новости на РБК, потому что все уже все прочитали, ознакомиться с биржевыми сводками (а брокеру зачем платить тогда?) и т.д. От выполнения любого из этих дел можно легко отказаться.

Проблема первая: шеф не посвящает вас в свои планы

И все было бы так просто, если бы нам не приходилось в своей работе иметь дело с другими людьми, и в первую очередь – со своим руководителем.

Самая большая проблема, с которой вы можете столкнуться при планировании рабочего времени своего руководителя, – его полное нежелание посвящать вас в свои планы. Казалось бы, это противоречит самой идее наличия у руководителя помощника. Увы, я в свое время три года работала с таким начальником и знаю не понаслышке, что такие руководители действительно бывают. Зато теперь я знаю, как с ними бороться.

Как мы уже не раз писали, главная обязанность секретаря или помощника – помогать своему руководителю выполнять его рабочие обязанности, в т.ч. организовывать его время. Но все эти методы и матрицы совершенно бесполезны, если он вам ничего не говорит: он приходит на работу каждый день в разное время, уходит – тоже. Или может пропасть на полдня, выскочив из приемной без верхней одежды. Может даже уехать в отпуск на две недели, никого, включая заместителей, не предупредив. Вы никогда не знаете, где он находится в данный момент: на тренировке в спортзале или на выездной встрече? Он не пришел на работу, потому что с утра уехал на переговоры или потому что проспал?

В приемной толпятся сотрудники со срочными документами на подпись, телефон разрывается, а вы ничем не можете помочь ни себе, ни всем этим страждущим, потому что не знаете ответа на вопросы, где руководитель и когда он появится. И вы уже запутались во вранье («Когда все это кончится?»), и вообще такое пренебрежение очень обидно и «невозможно так работать».

В это время вы не только не выполняете свои должностные обязанности, но и мешаете сотрудникам выполнять их работу, а значит, необходимо предпринимать меры. Какие?

Предпринимаем меры

1. Что делать, если он вам не говорит, куда и как надолго уходит? Спрашивать. Скорее всего, его будут раздражать такие вопросы. Объясните, что они продиктованы исключительно рабочей необходимостью, а не вашим праздным любопытством. Только ни в коем случае не упрекайте его в том, что он скрывает от вас информацию. Лучше обратитесь к нему с просьбой ставить вас в известность о своих планах.

2. Начинайте исподволь планировать его расписание. В конце дня набросайте примерный план на следующий рабочий день и принесите ему на согласование. Он может вычеркнуть из него все пункты, но зато вы будете иметь представление о его планах. На данном этапе на неделю и более долгий срок лучше ничего не планировать – это бесполезно.

3. Создайте в расписании реперные точки. Для таких точек годятся еженедельные совещания, утренние планерки, время подписания документов. Так вы будете знать, в какое время шеф точно будет в офисе, и приучите его, себя и всех сотрудников к дисциплине.

4. Обсудите возможные способы связи в случае, если руководителя не окажется в офисе: можно ли звонить на мобильный, отправлять смс, пользоваться мессенджерами? Просматривает ли он с мобильного телефона рабочую почту?

Ваша задача – не просто получать от него информацию, но и наладить контакт в целом. Пока вы этого не сделаете, никакой информации он вам предоставлять не будет. Задача эта сложная и требует больших затрат, как временных, так и психологических.

Самое главное: вы должны быть уверены в том, что у вас на все это – задавать вопросы, быть в курсе планов руководителя, составлять его расписание – есть право.

Почему руководители так себя ведут? Причины могут быть самые разные. Возможно, вы его первый помощник и он просто не привык, что свой график нужно с кем-то согласовывать. Или он всегда так себя вел, а ваши предшественники слишком его боялись или не воспринимали такую ситуацию как проблемную, вот и не пытались ничего изменить.

Описанная проблема – самая сложная из тех, с которыми вы можете столкнуться при планировании рабочего дня руководителя. Конечно, есть и другие. Но при их решении у вас будет преимущество: вам не придется бороться с ними в одиночку – руководитель будет вашим союзником.

Проблема вторая: всё слишком изменчиво

Второй по сложности является ситуация, когда в ваш рабочий график постоянно вклиниваются изменения извне. Секретари руководителей крупных предприятий (скажем, градообразующих заводов) не понаслышке знают, что это такое. Старательно выстроенный рабочий график может в любой момент претерпеть изменения, если вашего начальника срочно вызовут в городскую, областную или еще какую-нибудь администрацию; если речь идет об опасном производстве, где в любой момент может случиться ЧП, которое потребует незамедлительного присутствия руководителя. Мы уже не говорим об инвесторах, членах совета директоров, вышестоящем руководстве, головном офисе в Москве или Лондоне, откуда однажды утром может прийти срочный вызов. Предугадать все эти срочные вызовы невозможно, поскольку никакой цикличности они не имеют.

С другой стороны, если, пользуясь советом, вы резервируете руководителю свободное время, то есть шанс свести неприятные последствия от сбоя в расписании к минимуму. Кроме того, вы можете:

  1. Быть в курсе происходящего в компании. Компания решила отбить IPO или купить новое перспективное месторождение? Значит, в ближайшее время вполне вероятны срочные командировки, переговоры, длящиеся несколько суток без перерыва, работа в выходные и по ночам. Нужно быть готовыми к тому, что этот период не будет легким. Вы можете обсудить ситуацию с шефом и делегировать кому-то из заместителей часть его рутинных функций (например, подписание документов или согласование документов в СЭД). Рутинная работа требует от руководителя внимательности, сосредоточенности и к тому же отнимает довольно много времени. Если временно ее делегировать, появится дополнительное количество свободного времени и, возможно, ему и вам не придется работать по ночам.
  2. Учитывать сезонность деятельности многих компании, если таковая имеется. Северный Ледовитый океан не в любое время года судоходный. Поэтому если пароход не выйдет из порта Владивосток в порт Певек в строго определенное время, он выйдет туда только в следующем году. Это означает, что зимой нагрузка на работников порта Певек значительно ниже, чем летом. То есть полгода нужно быть в полной боевой готовности ежеминутно, зато потом на несколько месяцев можно почти расслабиться. Если в вашей компании наблюдается подобная сезонность, вы должны знать, когда наступает и заканчивается самый сложный период и быть готовыми к этому морально. В самые напряженные моменты можно думать о тех, у кого нет никакой сезонности: (например, секретари главврачей в больницах).
  3. Постараться понять, кто представляет наибольшую угрозу для вашего расписания. Далеко не каждый человек может повлиять на планы вашего начальника. Таких людей немного (например, вышестоящее начальство, глава городской или областной администрации), и с их помощниками вы можете постараться наладить контакт, чтобы иметь возможность узнавать о ближайших планах их шефов. Помощник может не рассказать вам о том, что «заклание» вашего руководителя уже внесено в расписание на следующую неделю, т.к. это запрещено или, возможно, он сам не знает, но попробовать можно. Ведь если вы знаете, что директор головного офиса на две недели уехал на Мальдивы, можно смело планировать расписание, зная, что в Москву его в ближайшие две недели с большой долей вероятности не вызовут.

В помощь секретарю: приемы работы

  1. Синхронизируйте ваше расписание. Дубликат расписания руководителя должен быть у вас обязательно. Правда, выглядеть он будет несколько иначе. Под каждым событием дня составьте список задач, которые вы должны выполнить к этому событию. Например:

11:00 Встреча с поставщиками оборудования.
Напомнить участникам о предстоящей встрече, распечатать материалы, проверить оборудование в комнате переговоров.

  1. Не игнорируйте технический прогресс. Бывают, конечно, и в наше время руководители, предпочитающие вести расписание исключительно на бумаге. У бумажного варианта немало плюсов:

– читать с листа многим удобнее, чем с экрана;

– если человек печатает не быстро, то ему легче что-то написать рядом с записью, чем вносить изменения в электронное расписание;

– в случае отключения электричества бумажный планинг никуда не денется.

Тем не менее, если ваш начальник не слишком строгий консерватор, лучше вести еще и электронный календарь, тем более что многие программы (например, Microsoft Outlook) позволяют синхронизировать календари. Таким образом, если руководитель внесет в ваш план изменения, вы сразу их увидите. В случае если изменения внесете вы, он также об этом узнает. Кроме того, этот вариант удобен, если начальник не поручает вам составлять его календарь, а занимается этим сам. Однако то, что вы должны быть в курсе его передвижений, никто не отменял.

  1. Лучше всего составлять расписание в пятницу на следующую неделю, а потом корректировать его каждый вечер на следующий день. Но нелишним будет также сравнить графики еще раз утром, на свежую голову. Если в расписании есть встречи с другими людьми, накануне обзвоните их или их помощников, уточните еще раз, что встреча в силе.
  2. Если вы ведете электронный календарь, удобно будет разделить рабочее время руководителя на зоны. В красные зоны вносите все предстоящие дела, в зеленые – то самое резервное время, о котором мы говорили выше.
  3. Всегда будьте на связи с руководителем. Даже если он в командировке, на важном совещании, на приеме у врача – договоритесь, каким образом можно с ним связаться. Так, если возникнут неожиданные изменения, вы сможете тут же дать ему знать об этом.
  4. Будьте готовы договариваться. Чтобы составить максимально удобное расписание, нивелировать последствия от его сбоев, не подвергаться чрезмерным нагрузкам, вам придется научиться договариваться: с партнерами, желающими приехать на встречу с вашим руководителем; с коллегой, не желающей раскрывать вам планы своего начальника; с собственным шефом, объясняя ему, почему удобнее будет сделать так, как предлагаете вы, а не так, как хочет он. По сути, управление временем – задача из области не только организации, но и коммуникации. Так что развивайте соответствующие навыки.

Сказать: «Вот видите, ничего сложного в планировании рабочего времени нет» будет просто издевательством – это по-настоящему сложная работа, в которой хорошо только то, что со временем вы будете приобретать все больше практических знаний и навыков, лучше узнавать своего руководителя и других людей, с которыми приходится работать. А значит, будете справляться с этой обязанностью все лучше и лучше.

Сорванный дедлайн легко превращается в катастрофу. Руководитель недоволен, клиент в шоке, бизнес под угрозой. А причиной этого может легко стать неумение правильно организовать работу. Здесь неважно, идет речь об одном специалисте или целой команде — грамотное управление временем способно спасти всех.

Правила планирования времени

Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:

  1. Планируйте, что будете делать. Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать. Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
  2. Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
  3. Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
  4. Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
  5. Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.

Как правильно организовать рабочий день

Метод Франческо Чирилло

Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: отводить по 25 минут на первое и 5 минут на второе. Напоминает метод помидора? Верно, это он и есть. Автор опробовал его еще в юности с помощью обычного кухонного таймера в виде томата.

Смысл вот в чем: вы знаете, что впереди отдых. Благодаря этому гораздо проще не отвлекаться на просмотр соцсетей, личные звонки, болтовню с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.

Этот метод такой простой и эффективный, что можно опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.

Метод Дэвида Аллена

Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, смысл которой в тщательной фиксации всех задач и правильной организации рабочего дня. Ничего не должно оставаться только в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще нужно присвоить задачам приоритеты, наметить сроки выполнения, при необходимости создать чек-лист.

Такой подход поможет ничего не упустить, понять, какие задачи первичны, и разгрузить голову. Для погружения в Getting Things Done подойдут Trello или Wunderlist. Просто клеить на стену стикеры тоже можно — важнее то, что вы на них пишете.

Метод Айви Ли

Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и выставлять их по приоритетности. А на следующий день двигаться от первой задачи к последней — и в итоге получать шесть выполненных дел.

Метод Райдера Кэрролла

Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Она поможет выполнять ежедневные рутинные дела. Суть в том, что вы делаете табличку, в которой строки задач пересекаются с столбцами дней недели. Сделали дело — закрасили квадратик. Минус системы — это рисование отнимает время. Но зато система отлично мотивирует тех, кто не может видеть пустот в своей табличке.

Метод Тима Ферриса

Гуру продуктивности советует помнить о законе Парето, по которому 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % достижения. Так что перфекционизм — скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям — фокусируйтесь на важном!

При этом не забывайте о законе Паркинсона: сколько времени вы отведете на работу, столько она и займет. Поэтому важно адекватно планировать свободное время.

Метод Марка Твена

Писатель говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас — и остальные будете щелкать как орешки.

Метод Бенджамина Франклина

Один из отцов-основателей США, Бенджамин Франклин, знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают фразу «Время — деньги».

Франклин придумал пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней.

Жизненные ценности лежат в ее основании. Это глобальные моральные принципы, которые должны учитываться при любом решении. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои. Далее от основания к вершине ступени таковы:

  1. Глобальная цель.
  2. План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
  3. План на ближайшие 3–5 лет.
  4. Планы на год и месяц.
  5. Планы на неделю и день — на вершине пирамиды.

В итоге вы получите список дел буквально на всю жизнь. А так как все это базируется на цели и глобальных ценностях, каждое действие будет вести вас туда, куда нужно, и вам не будет стыдно ни за один из ваших поступков.

Метод Стивена Кови

Эксперт в области менеджмента сформулировал несколько принципов продуктивности:

  1. Быть инициативным, искать возможности.
  2. Постоянно развиваться и стремиться к совершенству.
  3. Делать сотрудничество обоюдно выгодным.
  4. Добиваться в сотрудничестве к синергии — когда командная работа дает результат, значительно превосходящий усилия каждого ее члена в отдельности.
  5. Пытаться прежде всего понять, а уже затем быть услышанным.
  6. Осознать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
  7. Понимать, что предпринимать сначала.

Считается, что соблюдение этих принципов прокачает вашу эффективность и поможет быстрее достигать целей.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *