Правила трудового распорядка

Внутренний распорядок предприятия

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ И МЕТРОЛОГИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 3 марта 2003 г. N 65-ст

О ПРИНЯТИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ

ГОСУДАРСТВЕННОГО СТАНДАРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации

и метрологии постановляет:

1. Принять ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы

документации. Унифицированная система

организационно-распорядительной документации. Требования к

оформлению документов» с датой введения в действие 1 июля 2003

года.

Введен впервые.

2. Закрепить ГОСТ Р 6.30-2003 за Научно-техническим

управлением.

3. Направить данное Постановление в Минюст России на

заключение.

Председатель

Госстандарта России

Б.С.АЛЕШИН

Дата введения 2003-07-01

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

UNIFIED SYSTEMS OF DOCUMENTATION.

UNIFIED SYSTEM OF MANAGERIAL DOCUMENTATION.

REQUIREMENTS FOR PRESENTATION OF DOCUMENTS

ГОСТ Р 6.30-2003

Дата введения 2003-07-01

Предисловие

1. Разработан Всероссийским научно-исследовательским

институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной

архивной службы России.

Внесен Научно-техническим управлением Госстандарта России.

2. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта

России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

3. Введен впервые.

1. Область применения

Настоящий стандарт распространяется на

организационно-распорядительные документы, относящиеся к

Унифицированной системе организационно-распорядительной

документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы,

решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы),

включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор

управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов

документов; требования к оформлению реквизитов документов;

требования к бланкам документов, включая бланки документов с

воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в

приложении А; образцы бланков документов — в приложении Б.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2. Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие

реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак

обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины

постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

3. Требования к оформлению реквизитов документов

3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на

бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным

законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание

законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.

5021).

3.2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках

документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской

Федерации.

3.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания)

помещают на бланках организаций в соответствии с уставом

(положением об организации).

3.4. Код организации проставляют по Общероссийскому

классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

юридического лица проставляют в соответствии с документами,

выдаваемыми налоговыми органами.

3.6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины

постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с

документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому

классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8. Наименование организации, являющейся автором документа,

должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее

учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его

отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее

наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации,

имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации

(русским) государственный язык субъектов Российской Федерации,

печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта

Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от

наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях,

когда оно закреплено в учредительных документах организации.

Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за

ним.

Наименование филиала, территориального отделения,

представительства указывают в том случае, если оно является

автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9. Справочные данные об организации включают в себя:

почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению

организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес

электронной почты и др.).

3.10. Наименование вида документа, составленного или изданного

организацией, должно быть определено уставом (положением об

организации) и должно соответствовать видам документов,

предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11. Датой документа является дата его подписания или

утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения),

для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более

организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в

последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц

оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год —

четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например

5 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год,

месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12. Регистрационный номер документа состоит из его

порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению

организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о

корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя

и более организациями, состоит из регистрационных номеров

документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую

черту в порядке указания авторов в документе.

3.13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который

должен быть дан ответ.

3.14. Место составления или издания документа указывают в том

случае, если затруднено его определение по реквизитам

«Наименование организации» и «Справочные данные об организации».

Место составления или издания указывают с учетом принятого

административно-территориального деления, оно включает в себя

только общепринятые сокращения.

3.15. В качестве адресата могут быть организации, их

структурные подразделения, должностные или физические лица. При

адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед

фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения

указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры

наименования организаций, их справочные данные и др. являются

условными):

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в

дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО «Северные регионы»

В.А. Лагунину

или

АО «Электроцентромонтаж»

Главному бухгалтеру

В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций

или в несколько структурных подразделений одной организации, то их

следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по

отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиадом»

Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово

«Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указывают в последовательности,

установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее

наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и

инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

3.16. Документ утверждается должностным лицом (должностными

лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении

документа должностным лицом гриф утверждения документа должен

состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности

лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и

даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись В.А. Степанов

Дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа»

центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Электронные технологии»

Личная подпись Л.В. Кузнецов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их

подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом,

протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН

(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования

утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 N 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 N 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу

документа.

3.17. Резолюция, написанная на документе соответствующим

должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей,

содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись

и дату, например:

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой

«ТЕРМИКА» к 05.10.2003

Личная подпись

Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание

документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида

документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)? Например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)? Например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5,

заголовок допускается не указывать.

3.19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают

буквой «К», словом или штампом «Контроль».

3.20. Текст документа составляют на государственном языке

Российской Федерации или на государственных языках субъектов

Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской

Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного

текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков

характеризуемого объекта должны быть выражены именем

существительным в именительном падеже или словосочетанием с

глаголом второго лица множественного числа настоящего или

прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились»

и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть

согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные

именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и

строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают

более чем на одной странице, графы таблицы должны быть

пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны

только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой

части указывают причины, основания, цели составления документа, во

второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения,

рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть

(например, приказы — распорядительную часть без констатирующей;

письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов

других организаций или ранее изданных документов, указывают их

реквизиты: наименование документа, наименование организации —

автора документа, дату документа, регистрационный номер документа,

заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его

можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют

арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций,

действующих на принципах единоначалия, а также документах,

адресованных руководству организации, текст излагают от первого

лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего

лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица

множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа

(«слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций,

их структурных подразделений (положение, инструкция), а также

содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка),

используют форму изложения текста от третьего лица единственного

или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав

объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить»,

«направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым»,

«прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не

возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте

письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то

указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при

наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального

кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов

Управления регионального кредитования на 7 л. в

2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий

приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим

образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и

приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе

адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления,

приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на

первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N» с

указанием наименования распорядительного документа, его даты и

регистрационного номера, например:

Приложение N 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными

буквами, а также центрировать это выражение, наименование

документа, его дату и регистрационный номер относительно самой

длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 N 251

3.22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование

должности лица, подписавшего документ (полное, если документ

оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе,

оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи

(инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование

должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной

строки. Например:

Исполнительный директор Личная подпись Н.А. Федоров

ЗАО «Партнер»

При оформлении документа на бланке должностного лица должность

этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их

подписи располагают одну под другой в последовательности,

соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись М.В. Ларин

Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей

их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

по научной работе по научной работе

Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не

на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности

лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в

соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова

Личная подпись А.С. Красавин

Личная подпись О.И. Рысков

3.23. Гриф согласования документа состоит из слова

СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ

(включая наименование организации), личной подписи, расшифровки

подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф

согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 N 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 N 10

3.24. Согласование документа оформляют визой согласования

документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность

визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и

дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим

образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают

к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы

проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа

подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации,

визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии

отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе

согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование

документа и его приложения.

3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного

лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты,

связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах,

предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику

ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись:

«Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись;

расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по

усмотрению организации.

3.27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и

фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об

исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне

последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 67

3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер

документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии

такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»;

номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

подписывается и датируется исполнителем документа или

руководителем структурного подразделения, в котором исполнен

документ.

3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит

очередной порядковый номер и дату поступления документа (при

необходимости — часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию

проставлять в виде штампа.

3.30. Идентификатором электронной копии документа является

отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой

страницы документа и содержащая наименование файла на машинном

носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в

организации.

4. Требования к бланкам документов

4.1. Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4

(210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без

него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге

или бумаге светлых тонов.

4.3. Бланки документов оформляют в соответствии с

Приложением А. Ориентировочные границы зон расположения

реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется

совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают

два варианта бланков — угловой (рисунок А.1) и продольный

(рисунок А.2).

4.5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой

реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне

реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для

реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения

реквизитов размещают одним из способов:

— центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов

равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой

границы зоны расположения реквизитов).

4.6. Для организации, ее структурного подразделения,

должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

4.7. Общий бланк используют для изготовления любых видов

документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов

организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов

организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06,

08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних

границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19,

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости

от учредительных документов организации включает в себя реквизиты

01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные

отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих

наряду с государственным языком Российской Федерации

государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно

использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14

печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа)

на одном уровне.

4.9. При изготовлении документов на двух и более страницах

вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Приложение А

(справочное)

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

20 73 88 10

|<——>|<—————->| |<——————>|<->|

/\ | |/\

3 | | | |

\/ | | |

—-| ———————— ——————— | |

/\ | /\ |01 02 | | 16 19 | | |

| | 17 | | 03 | | | | |

| | \/ | | | | | |

| | —-|——————| |——————-| | |

51 | | |08 09 10 | | 15 | | |

| | |04 05 06 07 | | | | |

| | | | | | | |

\/ | | | | | | |

—-| |——————| | | | |

/\ | |11 12 | | 17 | | |

| | |13 | | | | |

22 | | |14 | | | | |

\/ | | | | | | |

—-| |——————| | | | |

/\ | |18 | | | | |

18 | | | | | | | |

\/ | | | | | | |

—-| |—————————————-| | |297

| | | | |

| |20 | | |

| | | | |

| | | | |

| | | | |

—-| |—————————————-| | |

/\ | |21 22 25 | | |

20 | | | | | |

\/ | | | | |

—-| |—————————————-| | |

/\ | |23 24 26 | | |

| | |27 | | |

| | | | | |

40 | | —-|—————————————-| | |

| | /\ |28 30 29 | | |

| | 16 | | | | |

\/ | \/ | | | |

—-| ———————————————- | |

/\ | | |

20 | | | |

\/ | |\/

| 210 |

|<—————————————————>|

Рисунок А.1. Расположение реквизитов

и границы зон на формате А4 углового бланка

20 10

|<——>| |<->|

/\ | |/\

3 | | | |

\/ | | |

—-| ———————————————- | |

/\ | /\ |01 02 03 16 19 | | |

| | 17 | | | | |

| | \/ | | | |

| | —-|—————————————-| | |

| | /\ |08 09 10 | | |

| | 20 | | | | |

73 | | | |04 05 06 07 | | |

| | \/ | | | |

| | —-|—————————————-| | |

| | /\ |11 12 15 | | |

| | 10 | | | | |

| | \/ | | | |

| | —-|—————————————-| | |

| | |13 14 | | |

\/ | | | | |

—-| |—————————————-| | |

/\ | |18 17 | | |

18 | | | | | |

\/ | | | | |297

—-| |—————————————-| | |

| | | | |

| |20 | | |

| | | | |

| | | | |

| | | | |

—-| |—————————————-| | |

/\ | |21 22 25 | | |

20 | | | | | |

\/ | | | | |

—-| |—————————————-| | |

/\ | |23 24 26 | | |

| | | | | |

| | |27 | | |

40 | | — |—————————————-| | |

| | /\ |28 30 29 | | |

| | 16 | | | | |

\/ | \/ | | | |

—-| — —————————————— | |

/\ | | |

20 | | | |

\/ | |\/

| 210 |

|<—————————————————>|

Рисунок А.2. Расположение реквизитов

и границы зон на формате А4 продольного бланка

Приложение Б

(справочное)

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

| |

| РОСАРХИВ |

| Государственное учреждение |

| Всероссийский научно-исследовательский институт |

| документоведения и архивного дела |

| (ВНИИДАД) |

| |

| ________________ N ____________ |

| |

| Москва |

| |

| |

| |

Рисунок Б.1. Образец общего бланка организации

| РОСАРХИВ |

| Государственное учреждение |

| Всероссийский |

| научно-исследовательский |

| институт документоведения |

| и архивного дела |

| (ВНИИДАД) |

| Профсоюзная ул., д. 82, |

| Москва, 117393 |

| Тел./факс (095) 718-78-74 |

| E-mail: mail@vniidad.ru |

| http://www.vniidad.ru |

| ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, |

| ИНН/КПП 7708033140/771001001 |

| ________________ N _______________ |

| |

| На N ___________ от ______________ |

| |

| |

| |

Рисунок Б.2. Образец углового бланка письма организации

| |

| РОСАРХИВ |

| Государственное учреждение |

| Всероссийский научно-исследовательский |

| институт документоведения и архивного дела |

| (ВНИИДАД) |

| Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 |

| Тел./факс (095) 718-78-74. E-mail: mail@vniidad.ru |

| ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, |

| ИНН/КПП 7708033140/771001001 |

| |

| ____________ N ___________ —- —- |

| | | |

| На N _______ от __________ |

| |

| |

| |

Рисунок Б.3. Образец продольного бланка

письма организации

| |

| РОСАРХИВ |

| Государственное учреждение |

| Всероссийский научно-исследовательский |

| институт документоведения и архивного дела |

| (ВНИИДАД) |

| Заместитель директора |

| Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 |

| Тел./факс (095) 718-78-74. E-mail: mail@vniidad.ru |

| ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, |

| ИНН/КПП 7708033140/771001001 |

| |

| ____________ N ___________ —- —- |

| | | |

| На N _______ от __________ |

| |

| |

| |

Рисунок Б.4. Образец продольного бланка

письма должностного лица

| |

| РОСАРХИВ |

| Государственное учреждение |

| Всероссийский научно-исследовательский институт |

| документоведения и архивного дела |

| (ВНИИДАД) |

| |

| ПРИКАЗ |

| |

| ________________ N ____________ |

Что можно конкретизировать в ПВТР

Один из простых примеров – размер компенсации за задержку выплаты зарплаты (ст. 236 ТК РФ). Если вы, как работодатель, примете решение выплачивать своим работникам компенсацию в повышенном размере по сравнению с тем, который установлен ТК РФ, это нужно будет зафиксировать в ПВТР.

Кроме того, как было отмечено ранее, в правилах внутреннего трудового распорядка по ТК РФ должна быть прописана ответственность работников и порядок увольнения. Нередко работодатели указывают в ПВТР полный перечень грубых нарушений, при однократном совершении которых трудовой договор с работником может быть прекращен. Речь идет о прогуле, появлении на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения и др. (п. 6 ст. 81ТК РФ).

Точно так же за грубое нарушение могут уволить руководителя филиала, подразделения или заместителя руководителя организации (п. 10 ст. 81 ТК РФ). Но в ТК РФ не указано, что есть грубое нарушение для этой категории работников. Соответственно, кроме грубых нарушений, прямо поименованных в ТК РФ и признаваемых таковыми независимо от того, кто их совершил, вы в ПВТР можете указать и другие нарушения, которые будут считаться таковыми для работников, занимающих определенные должности.

В этом вопросе можно опираться на позицию ВС РФ. Он в свое время высказал мнение, что под грубым нарушением руководителя организации, филиала, представительства понимается неисполнение таким лицом своих обязанностей, в связи с чем мог быть причинен вред здоровью работников либо имущественный ущерб компании (п. 49 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 N 2).

Как вы понимаете, это лишь пара примеров того, каким образом можно более четко регламентировать отношения между работником и работодателем в ПВТР. Чем более подробно у вас будут прописаны правила внутреннего трудового распорядка 2019, тем меньше разногласий у вас будет возникать с работниками.

Правила внутреннего трудового распорядка (образец)

Утверждение правил внутреннего трудового распорядка и ознакомление с ними

Ошибка 1

Отсутствие правил внутреннего трудового распорядка. Несмотря на то что статья 189 Трудового кодекса носит императивный характер и обязывает всех работодателей утвердить правила внутреннего трудового распорядка, одной из распространенных ошибок является отсутствие данного локального акта. Особенно часто данное нарушение встречается в маленьких компаниях, такие работодатели считают, что правила внутреннего трудового распорядка для них не обязательны в силу небольшой численности. Но это мнение является ошибочным, за отсутствие правил внутреннего трудового распорядка работодателя могут привлечь к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) независимо от среднесписочной численности сотрудников. Хотелось бы отметить, что, возможно, в ближайшее время с микропредприятий снимут обязанность оформления правил внутреннего трудового распорядка: Минтруд России разработал законопроект (проект Федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части особенностей регулирования труда лиц, работающих на микропредприятиях)» (подготовлен Минтрудом России 14.09.2015)), в рамках которого юридические лица и индивидуальные предприниматели с численностью до 15 человек (подп. «б» п. 2 ч. 1.1 ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ) смогут отказаться от утверждения локальных нормативных актов. Но законопроект еще не принят, и воспользоваться им в настоящее время работодатель не может.

Ошибка 2

Утверждение неуполномоченным лицом. Для определения порядка утверждения правил внутреннего трудового распорядка необходимо обратиться к уставу, именно в уставе компании прописано, к чьей компетенции отнесено утверждение локальных актов. Анализируя практику проведения кадрового аудита, можно сделать вывод, что во многих компаниях правила внутреннего трудового распорядка утверждены ненадлежащим образом. Уставом утверждение локальных актов отнесено к компетенции общего собрания участников общества, а по факту на документе стоит подпись генерального директора. Данная ошибка несет риск признания локальных актов недействительными и не подлежащими применению. Поэтому стоит проверить устав. Если в уставе, например, прописано, что к компетенции общего собрания участников общества относится утверждение (принятие) документов, регулирующих внутреннюю деятельность общества (внутренних документов общества), то правила внутреннего трудового распорядка утверждаться генеральным директором не могут.

Ошибка 3

Отсутствие отметки об учете мнения представительного органа работников. Утверждение правил внутреннего трудового распорядка производится работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 190 ТК РФ). Порядок учета мнения приведен в статье 372 Трудового кодекса, в соответствии с которой ПВТР разрабатываются работодателем, затем проект разработанных правил направляется для согласования представительному органу работников и, если возражений со стороны указанного органа не поступило, утверждаются. Но сейчас редко встретишь компанию, в которой есть представительный орган работников или профсоюз, в таком случае для соблюдения процедуры принятия локального акта (ст. 8 ТК РФ) на нем делается отметка «На дату утверждения правил внутреннего трудового распорядка в ООО “Ромашка” нет представительного органа работников».

Ошибка 4

Работники не ознакомлены с правилами внутреннего трудового распорядка. Обязанностью работодателя является ознакомление работников с локальными нормативными актами (ст. 22 ТК РФ), новый сотрудник должен быть ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). На практике часто встречаются случаи, когда ПВТР утверждены, размещены в общедоступном месте, но работодатель не может подтвердить факт ознакомления работников с документом, а между тем, если сотрудник не ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка компании грозит такой же штраф, как и за их отсутствие (ст. 5.27 КоАП РФ).

Существует несколько способов фиксации факта ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка:

  • на самом локальном акте (к ПВТР подшиваются листы ознакомления, и все работники расписываются на данных листах в порядке их приема на работу);
  • в журнале ознакомления (работодатель заводит специальные журналы ознакомления, и работники в них расписываются также в порядке приема на работу);
  • на отдельных листах ознакомления для каждого работника (в таком листе приводится полный перечень локальных актов, с которыми работник ознакомлен, факт чего он подтверждает подписью напротив каждого);
  • в трудовом договоре (в конце трудового договора делается отметка об ознакомлении с ПВТР и иными локальными нормативными актами с приведением их точных названий).

Работодатель может выбрать удобный для себя способ ознакомления. Для подтверждения того, что ознакомление произошло раньше подписания трудового договора, рекомендуем использовать фразу «До подписания трудового договора работник ознакомлен со следующими локальными актами», далее приводится перечень актов.

Состав и структура правил внутреннего трудового распорядка

В соответствии с Трудовым кодексом (ст. 189 ТК РФ) правила должны содержать следующие разделы:

  • общие положения;
  • порядок приема и увольнения работников;
  • права и обязанности работника и работодателя;
  • ответственность работника и работодателя;
  • режим работы, время отдыха;
  • порядок оплаты труда (размер, порядок выплаты, сроки и место выплаты);
  • применяемые к работникам меры поощрения и взыскания;
  • заключительные положения.

Также в соответствии со спецификой деятельности компании обязательными для включения в правила внутреннего трудового распорядка являются:

  • порядок ведения суммированного учета рабочего времени;
  • порядок и сроки ознакомления с графиками работы или сменности;
  • перечень должностей с ненормированным рабочим днем (можно вывести в отдельный локальный нормативный акт);
  • продолжительность дополнительного отпуска;
  • случаи, продолжительность и порядок предоставления специальных перерывов для обогрева и отдыха;
  • перечень работ, где по условиям труда невозможно предоставление перерывов для отдыха и питания;
  • порядок направления работников в командировку, оформления и оплаты расходов, связанных с командировкой (можно вывести в отдельный локальный нормативный акт);
  • размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, которым установлены разъездной характер работы или работа в пути, а также перечень таких должностей (можно вывести в отдельный локальный нормативный акт).

Ошибка 5

Правила внутреннего трудового распорядка носят формальный характер. Ошибкой многих работодателей является то, что они составляют ПВТР для трудовой инспекции и других контролирующих органов, чтобы избежать штрафов. Но работодатель в первую очередь должен быть сам заинтересован в принятии данного документа, так как это основной инструмент работодателя, призванный поддержать и укрепить трудовую дисциплину, а также закрепить правила, установленные в компании.

Помимо вышеуказанных работодатель имеет право включить в ПВТР и другие разделы. Например, можно предусмотреть следующее.

  • Порядок ведения видеонаблюдения. Если на территории компании установлены видеокамеры, то в правилах внутреннего трудового распорядка необходимо обосновать причины их наличия, например, видеокамеры на проходной могут быть установлены с целью контроля своевременного прихода на работу, ухода с работы, возвращения с обеденного перерыва.
  • Порядок предоставления работникам дополнительного медицинского страхования или оплаты сотовой связи. Часто компании предоставляют работникам полисы ДМС или оплачивают им расходы на сотовую связь. Во избежание споров стоит закрепить в ПВТР данный порядок (когда у работника возникает право на ДМС, какой уровень страховки полагается определенной категории работников, каким работникам оплачивают сотовую связь, какие установлены лимиты по сотовой связи и другие вопросы). Также включение данного условия в ПВТР необходимо для признания затрат на ДМС и сотовую связь в расходах по налогу на прибыль.
  • Правила соблюдения дресс-кода. Во многих компаниях данный вопрос актуален. Если включить данное положение в правила внутреннего трудового распорядка, то соблюдение дресс-кода станет обязанностью работника.
  • Другие разделы, регламентирующие требования к работникам и определяющие порядок работы в компании (процедура прохождения испытательного срока, установленный в компании пропускной режим, порядок соблюдения коммерческой тайны и др).

ПРИМЕР

При разработке правил внутреннего трудового распорядка для компании от клиента поступил запрос на включение в правила внутреннего трудового распорядка условия о том, что работник несет ответственность за установление на рабочий компьютер нелицензированной программы. Для клиента вопрос был очень актуальным, так как информационная безопасность оставляла желать лучшего. Один из разделов разработанных правил внутреннего трудового распорядка был посвящен порядку работы с персональным компьютером и запрету установления какого-либо программного обеспечения без письменного согласия генерального директора компании, составленного в двух экземплярах для каждой стороны.

Ошибка 6

Установление в правилах внутреннего трудового распорядка норм, противоречащих законодательству.СоставляяПВТР, необходимо помнить, что правила не должны противоречить действующему законодательству и ухудшать положение работников по сравнению с Трудовым кодексом.

Распространенные нарушения правил внутреннего трудового распорядка

При проведении кадрового аудита в обязательном порядке проверяются правила внутреннего трудового распорядка. Приведем перечень нарушений, которые при этом выявляются.

ОБРАЗЕЦ

Образец правил внутреннего трудового распорядка.

Другие образцы

1

Требование дополнительных документов.

Установление в качестве обязательного документа, предоставляемого работником при приеме на работу, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН), о браке и т. п. Перечень документов, которые работник должен предоставить при приеме на работу, установлен статьей 65 Трудового кодекса, и требовать от него документы, не включенные в данную статью, запрещено.

2

Проверка на наличие судимости или административных правонарушений.

В соответствии с требованиями законодательства (ст. 65 ТК РФ) справку о наличии судимостей предоставляют при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость,подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию. Если такой категории работников в компании нет, то проверять соискателей и сотрудников неправомерно. Также отметим, что сведения о наличии судимостей и административных правонарушениях не являются сведениями открытого характера и работодатель не может получить к ним доступ законным путем.

3

Отсутствие раздела «Ответственность работника и работодателя».

Очень часто ПВТР этого раздела не содержат, что является нарушением, так как Трудовой кодекс устанавливает данное условие в качестве обязательного (ст. 189 ТК РФ).

4

Если работник не прошел обходной лист, то расчет с ним не производится.

Закрепление в правилах внутреннего трудового распорядка процедуры прохождения обходного листа при увольнении представляется возможным, но ставить в зависимость выдачу окончательного расчета в день увольнения от наличия в обходном листе всех необходимых подписей запрещено (ст. 84.1 ТК РФ).

5

Установление в правилах внутреннего трудового распорядка несуществующих видов дисциплинарных взысканий.

Очень часто в локальных актах компаний встречаются такие виды наказания, как строгий выговор или штраф. Трудовым кодексом установлены только три вида дисциплинарных взысканий – замечание, выговор, увольнение (ст. 192 ТК РФ), самовольное установление иных видов взысканий является правонарушением.

5

Установление запрета на работу по совместительству или на ведение бизнеса.

Работник имеет право заниматься любым видом деятельности (работать по совместительству или вести собственный бизнес) в свободное от работы время, установить запрет работодатель не вправе.

Также встречаются следующие нарушения:

  • не указано время начала и окончания работы, перерывов в работе;
  • сроки ознакомления с графиками работы на вахте меньше, чем установлено Трудовым кодексом (ст. 301 ТК РФ);
  • не прописан порядок ведения суммированного учета рабочего времени;
  • установлена обязанность работника делить отпуск на части строго 14, 7 и 7 дней;
  • не указана продолжительность дополнительного отпуска или продолжительность основного отпуска установлена меньше 28 календарных дней;
  • не указаны даты выплаты заработной платы.

Основной целью работодателя при принятии правил внутреннего трудового распорядка должна быть защита прав как работников, так и компании. При грамотном составлении документа он станет инструментом регулирования трудовой дисциплины работников.

Аида Ибрагимова, руководитель кадровой службы КСК групп

Источник: Журнал «Актуальная бухгалтерия»

>Правила внутреннего трудового распорядка 2019

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *