Представительские расходы 2017

Учет представительских расходов: все официально

Из статьи Вы узнаете:

1. Какие расходы можно учесть в составе представительских, а какие нельзя.

2. Как документально подтвердить представительские расходы.

3. В каком порядке представительские расходы отражаются в налоговом и в бухгалтерском учете.

Представительские расходы организации напрямую связаны с установлением и поддержанием деловых связей, поэтому их необходимость и значимость очевидны. С этим согласны и законодатели: в Налоговом кодексе РФ представительские расходы выделены как один из видов прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако вместе с тем указанный вид расходов является одним из самых противоречивых. Налогоплательщики всеми правдами и неправдами пытаются подвести под понятие представительских расходов затраты на самые различные мероприятия (не только официальные, но и развлекательные, спортивные и т.д.), а налоговики, со своей стороны, более пристрастно проверяют состав представительских расходов на предмет «лишних». Большое количество споров налоговых инспекций с налогоплательщиками, которые заканчивались в суде, связаны именно с правильностью включения расходов в состав представительских. Чтобы избежать таких проблем, в этой статье предлагаю разобраться, какие расходы можно уверенно учитывать как представительские и как их подтвердить, а в каких случаях нужно быть готовым отстаивать свою позицию перед проверяющими.

Какие расходы относятся к представительским

Определение представительских расходов, а также их перечень содержатся в п. 2 ст. 264 НК РФ. Согласно этой норме закона, к представительским относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:

  • представителей других организаций, с которыми проводятся переговоры в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества,
  • участников организации-налогоплательщика, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

Согласно разъяснениям Минфина РФ, затраты на переговоры с физическими лицами, которые являются фактическими или потенциальными клиентами, также можно включить в состав представительских, при условии, что такие переговоры носят официальный характер и направлены на развитие сотрудничества (Письма Минфина РФ от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149, от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351). А вот отнести к представительским расходы на проведение переговоров с представителями своих же филиалов и подразделений рискованно: суды, как и налоговые инспекции, такую позицию не поддерживают (Постановление ФАС ВСО от 11.08.2006 № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1). Кроме того, не следует забывать, что расходы на проведение корпоративных мероприятий для своих сотрудников не являются представительскими. Исключением могут быть лишь случаи, когда на корпоративное мероприятие, не носящее развлекательного характера, приглашены представители других организаций (клиентов, деловых партнеров и т.д.), подробнее об этом Вы можете прочитать в статье «Корпоратив для сотрудников – учет для бухгалтера».

В качестве представительских расходов можно учесть следующие затраты:

1. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

Каких-либо ограничений по месту и времени проведения официального представительского приема Налоговый кодекс РФ не содержит. То есть переговоры могут проводиться как в рабочее, так во внерабочее время, и даже в выходные дни. Место проведения официальной встречи также может быть любым, например, рабочий офис, ресторан, бизнес-центр и т.д. Главное условие – официальный характер проводимого представительского мероприятия, который следует из подтверждающих документов.

! Обратите внимание: Запрещается учитывать в качестве представительских расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Поэтому стоит воздержаться от проведения «официальных» приемов в явно развлекательных местах: театре, боулинге, бильярдном клубе, сауне и т.д., тем более, если в них не предусмотрено ресторанное обслуживание, а также в санаториях, здравницах и т.п.

Однако даже проводя прием в «рискованном» месте, есть шанс доказать обоснованность расходов и правомерность их учета в качестве представительских, правда, уже в судебном порядке. В этом случае главным аргументом в защиту налогоплательщика являются подтверждающие документы, из которых следует официальный характер мероприятия и экономическая оправданность понесенных расходов. Например, в Постановлении ФАС МО от 03.09.2013 № А40-22927/12-107-106 суд признал, что расходы на проведение технического семинара на теплоходе с участием иностранной делегации являются обоснованными, и налогоплательщик правомерно учел их в составе представительских расходов.

Нередко представительский прием сопровождается дополнительными затратами, которые не относятся к представительским расходам:

  • оформление зала, приобретение призов, дипломов для представителей других организаций, например, для награждения лучших клиентов (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176);
  • подарки и сувениры, которые вручаются деловым партнерам в рамках официального приема (Письмо Минфина России от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136);
  • организация программы, которая не имеет отношения к официальной части приема, например, выступление приглашенных артистов (Письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

2. Расходы на транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

В соответствии с позицией Минфина, к расходам на транспортное обеспечение относятся затраты на организацию доставки участников непосредственно к месту проведения официального приема. Расходы на покупку авиа- или железнодорожных билетов участникам из других стран или городов, а также расходы на их доставку в гостиницу из аэропорта (вокзала), на проживание в гостинице, на оформление виз не могут быть учтены как представительские (Письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, Постановление ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11).

3. Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров.

В качестве представительских расходов могут быть учтены также расходы на покупку продуктов питания, предназначенных для официального завтрака, обеда или ужина, в том числе на покупку спиртных напитков (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

Расходы на покупку чая, кофе, сахара, кондитерских изделий, которые предлагаются клиентам вне рамок официального мероприятия, например, в приемной во время ожидания и т.д., относить к представительским расходам достаточно рискованно (Письмо Минфина России от 24.11.2005 № 03-03-04/2/119).

4. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Документальное подтверждение представительских расходов

Налоговый кодекс РФ не устанавливает четкого перечня документов, которыми налогоплательщики должны подтверждать представительские расходы. Согласно разъяснениям Минфина такими документами могут служить (Письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288):

— первичные документы, подтверждающие факт приобретения товаров, работ, услуг (договоры, акты выполненных работ, оказанных услуг, товарные накладные, товарные чеки и т.д.);

— документ, в котором устанавливается взаимосвязь между понесенными расходами и проведенным представительским мероприятием. В качестве такого документа можно составить отчет о проведенном мероприятии. Форму такого отчета налогоплательщики вправе разработать самостоятельно, соблюдая при этом требования к первичным документам, установленные в статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В отчете следует указать следующую информацию:

  • время и место проведения представительского мероприятия;
  • состав участников (представители других организаций и представители самой организации-налогоплательщика );
  • сумма расходов на организацию мероприятия;
  • итог мероприятия (заключение договоров и соглашений, разработка плана дальнейшего сотрудничества, установление доверительных отношений и т.д.).

Помимо отчета не лишним будет составить такие документы, как:

  • приказ руководителя о проведении представительского мероприятия, в котором указывается цель предстоящего мероприятия, устанавливаются ответственные лица;
  • смета расходов, где устанавливается перечень затрат на проведение мероприятия и их предельная величина.

Скачать Образец приказа о проведении представительского мероприятия

Скачать Образец сметы представительских расходов

Скачать Образец отчета о проведении представительского мероприятия

Налоговый учет представительских расходов

Налогоплательщики вправе принять к налоговому учету расходы, которые являются экономически обоснованными (то есть направлены на получение дохода) и подтверждены документально. В отношении представительских расходов эти два критерия мы уже рассмотрели. Теперь речь пойдет о порядке налогового учета представительских расходов.

Общая система налогообложения

Для расчета налога на прибыль представительские расходы подлежат нормированию: они включаются в состав прочих расходов в сумме, не превышающей 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проводилось представительское мероприятие. Следует учитывать, что расходы на оплату труда включают в себя не только заработную плату работникам, но и оплату по договорам гражданско-правового характера, затраты на обязательное страхование, дополнительные страховые взносы, добровольное медицинское страхование и т.д. (ст. 255 НК РФ). С увеличением совокупных затрат на оплату труда в течение года возрастает и величина норматива для принятия представительских расходов. То есть если часть представительских расходов, осуществленных, например, в первом квартале, превысила норматив и не была принята к налоговому учету, то в последующих отчетных периодах в течение года она может она может быть учтена при расчете налоговой базы.

«Входной» НДС по представительским расходам принимается к вычету только с той суммы затрат, которая учтена при расчете налога на прибыль, то есть с учетом норматива. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету.

Подробнее порядок налогового учета представительских расходов предлагаю рассмотреть на примере.

***

Пример.

Расходы ООО «Актив» на проведение представительского мероприятия в I квартале составили 23 600,00 руб. (в том числе НДС 3 600,00 руб.). Во IIквартале представительских расходов не было. Расходы на оплату труда в I квартале – 320 000,00 руб., во II квартале – 370 000,00 руб. Порядок налогового учета представительских расходов будет следующим:

в I квартале:

  • норматив для учета представительских расходов – 12 800,00 руб. (320 000,00 х 4%);
  • норматив меньше, чем полная сумма представительских расходов, поэтому к учету можно принять 12 800,00 руб.
  • НДС, подлежащий вычету – 2 304,00 руб. (12 800,00 х 18%).

в I полугодии:

  • норматив для учета представительских расходов – 27 600,00 руб. ((320 000,00 + 370 000,00) х 4%);
  • норматив больше, чем полная сумма представительских расходов, поэтому к учету может быть принята оставшаяся часть 7 200,00 руб. (23 600,00 – 3 600,00 – 12 800,00);
  • НДС, подлежащий вычету во II квартале – 1 296,00 руб. (7 200,00 х 18%).

***

Упрощенная система налогообложения

При УСН представительские расходы не учитываются в целях налогообложения, поскольку они не поименованы в закрытом перечне расходов, установленном статьей 346.16 НК РФ (Письмо Минфина от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22).

Бухгалтерский учет представительских расходов

В бухгалтерском учете, в отличие от налогового, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме. Затраты на представительские мероприятия отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажи, в зависимости от специфики деятельности организации, в корреспонденции со счетами учета расчетов или материальных ценностей.

Дебет счета

Кредит счета

Тонкости совершения представительских расходов

Для поддержания международных связей, обмена опытом, проведения совещаний и конференций бюджетные учреждения принимают у себя как иностранные делегации, так и представителей учреждений, расположенных на территории РФ. В статье рассмотрен порядок отражения представительских расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

Как можно учесть затраты в составе представительских расходов?

С 01.01.2011 бюджетные учреждения, как являющиеся получателями бюджетных средств, так и получающие на выполнение государственного (муниципального) задания субсидии, осуществляют ведение бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией № 157н. Однако данный документ, регламентирующий организацию бухгалтерского учета, не содержит определения представительских расходов, поэтому обратимся к нормам налогового законодательства.

Подпункт 22 п. 2 ст. 264 НК РФотносит к представительским расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах, в целях установления и поддержания сотрудничества независимо от места проведения мероприятий. Кроме того, в п. 2 ст. 264 НК РФ приводится насколько возможно подробный перечень расходов, относящихся к представительским:

Маркированный список

  • проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
  • транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • услуги переводчиков, не состоящих в штате организации-налогоплательщика, во время проведения представительских мероприятий.

В своих разъяснениях Минфин уточняет перечень представительских расходов и указывает, какие расходы не являются таковыми.

Разъяснения Минфина

Реквизиты письма

К представительским расходам относятся

Расходы на переговоры не только с существующими, но и с потенциальными клиентами

От 16.11.2009 № 03-03-06/1/759, от 01.11.2010 № 03-03-06/1/676

Расходы на переговоры не только с юридическими, но и с физическими лицами в том случае, когда последние являются потенциальными клиентами организации

От 27.05.2009 № 03-03-06/1/351

Расходы на переговоры с физическими лицами – клиентами организации, в том числе в неофициальной обстановке (во время завтраков, обедов и иных аналогичных мероприятий)

От 27.03.2009 № 03-03-06/2/64,от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26

Расходы на проведение ужинов в ресторане, носящих официальный характер и подтвержденных документально

От 01.11.2010 № 03-03-06/1/675

Расходы на организацию официальной встречи с клиентами в части приобретения продуктов питания, в том числе спиртных напитков

От 25.03.2010 № 03-03-06/1/176, от 26.03.2010 № 03-03-06/2/59

Нельзя учесть как представительские расходы

Затраты на оплату проживания участников иностранной делегации

От 16.04.2007 № 03-03-06/1/235

Расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний

От 25.03.2010 № 03-03-06/1/176

Затраты на приобретение продуктов питания (чай, кофе, конфеты, печенье), выкладываемых на стол для контрагентов, ожидающих документы (они не соответствуют положениям п. 2 ст. 264 НК РФ и не могут быть включены в состав представительских расходов в целях налогообложения прибыли)

От 12.05.2010 № 03-03-06/1/327

Затраты на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала (п. 2 ст. 264 НК РФ не предусмотрены и, следовательно, не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли)

От 25.03.2010 № 03-03-06/1/176

Как подтвердить представительские расходы документально?

В соответствии с п. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Каких документов будет достаточно для подтверждения представительских расходов? Мнение специалистов Минфина о составе документов, подтверждающих представительские расходы, высказано в письмах от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26,от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675.В них финансовое ведомство в качестве подтверждающих документов признает:

1) приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

2) смету представительских расходов;

3) отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:

– цель представительских мероприятий, результаты их проведения;

– иные необходимые данные о проведенных мероприятиях, а также сумма расходов на представительские цели;

4) первичные документы, в том числе в случае использования каких-либо приобретенных на стороне товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций.

Рассмотрим требования к каждому из перечисленных документов более подробно.

Во-первых, внутренний нормативный акт организации – приказ или распоряжение руководителя об осуществлении расходов на представительские цели – должен содержать цель мероприятия, состав участников, перечень ответственных за проведение мероприятия лиц и задание по утверждению программы и сметы.

Если представительские мероприятия проводятся в организации часто, то целесообразно в начале года составить положение о представительских расходах. В нем руководитель утверждает порядок проведения представительских мероприятий, использования денежных средств контроля за их использованием, документального подтверждения затрат, а также указывает лиц, ответственных за организацию и проведение представительских мероприятий.

Действующие нормы налогового законодательства не содержат требования о составлении сметы на проведение представительских расходов, однако официальная позиция Минфина и ФНС заключается в том, что для подтверждения представительских расходов смета необходима (Письмо Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26). Более того, наличие сметы позволяет отстоять правомерность совершения расходов в арбитражном суде. Примером может служить Постановление ФАС МО от 05.10.2010 № КА-А41/11224-10.В нем арбитры поддержали организацию, указав, что произведенные расходы соответствуют упомянутым в п. 2 ст. 264 НК РФ и документально подтверждены счетами-фактурами, платежными поручениями бухгалтерскими справками, оборотными ведомостями, реестрами-расчетами учета представительских расходов, исполнительными сметами.

Что должен содержать отчет о представительских расходах, раскрыто в Письме УФНС по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115.В нем налоговики рекомендуют конкретно по проведенным представительским мероприятиям отразить:

1) цель представительских мероприятий и результаты их проведения;

2) дату и место проведения;

3) программу мероприятий;

4) состав приглашенной делегации;

5) участников принимающей стороны;

6) величину расходов на представительские цели.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

В случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими будут являться первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу, например кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг) и т. д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм

При заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будут служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, расходы также подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами.

Если же подтверждающие документы отсутствуют или не оформлены соответствующим образом, осуществленные расходы представительскими не признаются. Аналогичное мнение было выражено в Письме Минфина РФ от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675. Данную точку зрения поддерживают контролирующие и судебные органы. В качестве примера можно привести спорную ситуацию, которая была рассмотрена арбитрами в Постановлении ФАС ВСО от 31.03.2011 № А74-2329/2010. В ходе контрольного мероприятия ревизорами было выявлено нарушение, выразившееся в оплате представительских расходов по недостоверным документам. В частности, в ходе встречной проверки было установлено, что кассовые чеки, приложенные к авансовому отчету, не являются чеками торгующей организации, которая была указана в авансовом отчете. Подписи на товарных чеках являются поддельными и не принадлежат продавцам магазина. Перечень продуктов и их стоимость не соответствуют имеющемуся товару данной организации. На основании данных фактов арбитры пришли к выводу, что расходы понесенные бюджетным учреждением, документально не подтверждены, а следовательно, организации обоснованно вменено неправомерное расходование бюджетных средств.

Заметим, что ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций (п. 1 ст. 6 Закона о бухгалтерском учете).

Должны ли представительские расходы быть ориентированы на результат?

Данный вопрос возникает у многих руководителей. Совещание или конференция прошли, представительские расходы понесены, но сторонами не приняты соглашения, не подписаны договоры иными словами, нет положительного результата.

В одном из своих разъяснений Минфин указал, что в налоговом законодательстве не используется понятие экономической целесообразности и не регулируются порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности (ст. 8 ч. 1 Конституции РФ) налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность. При этом проверка экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов осуществляется налоговыми органами во время мероприятий налогового контроля, порядок проведения которого установлен Кодексом (Письмо от 19.04.2011 № 03-03-06/1/248).

Таким образом, если перечень представительских расходов соответствует приведенному в НК РФ, расходы документально подтверждены и обоснованы, то отсутствие положительного результата не является основанием для непризнания их при исчислении налога на прибыль.

Являются ли представительские расходы нормируемыми?

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Таким образом, для целей исчисления налога на прибыль представительские расходы являются нормируемыми.

Перечень расходов, относимых к оплате труда, содержится в ст. 255 НК РФ. Стоит отметить, что в отличие от перечня расходов, учитываемых по подстатье 211 «Заработная плата» КОСГУ согласно Указаниям о порядке применении бюджетной классификации РФ, перечень расходов на оплату труда в ст. 255 НК РФ гораздо шире. Так, к расходам на оплату труда гл. 25 НК РФ относит:

– стоимость бесплатно предоставляемых работникам в соответствии с законодательством РФ коммунальных услуг, питания и продуктов, а также бесплатного жилья;

– затраты на приобретение (изготовление) выдаваемых в соответствии с законодательством РФ работникам бесплатно либо продаваемых работникам по пониженным ценам форменной одежды и обмундирования (в части стоимости, не компенсируемой работниками), которые остаются в личном постоянном пользовании работников;

– фактические затраты на оплату проезда работников и лиц, находящихся у них на иждивении, к месту использования отпуска на территории РФ и обратно (включая затраты на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях).

Однако для расчета предельного размера представительских расходов надо брать начисленную сумму расходов на оплату труда (п. 4 ст. 272 НК РФ).

На основании п. 7 ст. 274,ст. 315 НК РФ при расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода. Следовательно, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда в целях обложения налогом на прибыль увеличится. Значит, будет изменяться и предельный размер представительских расходов, который может быть учтен в целях налогообложения.

Пример 1.

Бюджетным учреждением с целью обмена опытом приглашена делегация из США, состоящая из 12 чел. Оплата приема и обслуживания иностранной делегации произведена за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, не облагаемых НДС. Общая сумма расходов составила 45 315 руб. Фонд оплаты труда за 9 мес. 2011 г. (январь – сентябрь) – 853 316 руб.

Следует определить сумму представительских расходов, подлежащую включению в состав расходов при исчислении налога на прибыль.

Сумма представительских расходов, которую можно включить в состав расходов при исчислении налога на прибыль, составит 34 133 руб. (853 316 руб. x 4%). С учетом того, что произведенные расходы на прием и обслуживание иностранной делегации превышают установленные нормативы на 11 182 руб., они могут быть учтены в последующих отчетных периодах текущего календарного года.

Возможно ли осуществление представительских расходов за счет средств бюджета?

Отметим, что ранееПорядок расходования средств на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц федеральными органами исполнительной власти органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также финансируемыми за счет бюджетных средств организациями и учреждениями был утвержденПостановлением Правительства РФ от 21.03.1994 № 222. С 30.11.2009 в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 11.11.2009 № 918 данное постановление утратило силу.

В соответствии со ст. 38 БК РФ целевой характер бюджетных средств означает, что бюджетные ассигнования и лимиты бюджетных обязательств доводятся до конкретных получателей бюджетных средств с указанием цели их использования. При этом в силу ст. 184.1 БК РФ законом (решением) о бюджете устанавливается распределение бюджетных ассигнований по каждому главному распорядителю бюджетных средств в разрезе кодов разделов, подразделов, целевых статей и видов расходов классификации расходов бюджетов, отражающих направления (цели) финансирования расходов бюджета. Направление расходования бюджетных средств у конкретных бюджетополучателей отражается в утверждаемых сметах доходах и расходах бюджета.

Таким образом, если конкретному бюджетополучателю доведены бюджетные ассигнования и лимиты бюджетных обязательств на совершение представительских расходов по предусмотренной статье расходов бюджетов, то он вправе их осуществить.

Как отразить представительские расходы в бухгалтерском учете?

Несмотря на специфический характер затрат бухгалтерский учет представительских расходов не вызывает затруднений и сводится в основном к отражению операций по договорам возмездного оказания услуг и расчетам с подотчетными лицами.

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ расходы на прием и обслуживание представителей иностранных организаций (в том числе буфетное обслуживание при проведении переговоров) относятся на статью 290 «Прочие расходы» КОСГУ.

Расчеты учреждения с торговыми организациями и предприятиями общественного питания по буфетному обслуживанию отражаются с использованием счета 0 302 91 000 «Расчеты по прочим расходам» (п. 127 Инструкции № 174н).

Сумма НДС, предъявленная учреждению организациями, оказывающими вышеприведенные услуги, отражается записью (п. 112 Инструкции № 174н):

Дебет счета 2 210 01 560″Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам»

Кредит счета 2 302 91 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим расходам»

Что касается оплаты расходов на прием и обслуживание делегаций и отдельных лиц, она может быть произведена как за наличный, так и за безналичный расчет.

Оплата представительских расходов наличными денежными средствами осуществляется путем выдачи денег в подотчет и отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 201 34 610 «Выбытия из кассы» (п. 105 Инструкции № 174н).

Перечисление средств в оплату услуг организации общественного питания будет отражаться по кредиту счета 0 201 11 610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (п. 73 Инструкции № 174н).

Принятие к бухгалтерскому учету произведенных представительских расходов осуществляется следующим образом (п. 61 Инструкции № 174н):

Дебет счетов 4 401 20 290″Прочие расходы», 2 109 80 290 «Общехозяйственные расходы на производство готовой продукции, работ, услуг в части прочих расходов»

Кредит счета 0 302 91 730″Увеличение кредиторской задолженности по прочим расходам», соответствующих счетов аналитического учета счета счета 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 201 34 610 «Выбытия из кассы» (п. 105 Инструкции № 174н).

Пример 2.

Бюджетное учреждение за счет бюджетных средств, выделенных на выполнение государственного задания, провело семинар по медицинской тематике. Для участников семинара в перерыве был организован кофе-брейк, общая сумма расходов составила 11 350 руб. Денежные средства были выданы в подотчет заместителю руководителя учреждения в сумме 15 000 руб., которым был предоставлен авансовый отчет по окончании мероприятия. Излишне выданные денежные средства были возвращены в кассу учреждения.

В бухгалтерском учете учреждения операции отразятся следующим образом

Автономное учреждение планирует заключить договор на организацию питания (фуршет) за счет средств от предпринимательской деятельности для официальных лиц, гостей, звезд.
Законно ли заключение такого договора? Какова классификация по КОСГУ, коду вида расходов в качестве представительских расходов?

1 августа 2017

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Автономное учреждение вправе заключить договор на организацию питания (фуршет) для официальных лиц, гостей, звезд за счет средств полученных от приносящей доход деятельности, если такой договор будет служить достижению целей, ради которых создано учреждение. В бухгалтерском учете отнесение затрат на те или иные коды видов расходов и КОСГУ будет зависеть от экономической сущности предмета заключаемого договора.

Обоснование вывода:
Прежде всего отметим, что согласно п. 2 ст. 298 ГК РФ автономные учреждения могут использовать средства от приносящей доход деятельности на цели, ради которых они созданы. Автономное учреждение вправе осуществлять приносящую доходы деятельность лишь постольку, поскольку это служит достижению целей, ради которых оно создано, и соответствующую этим целям, при условии, что такая деятельность указана в его учредительных документах. Поэтому перед заключением какого-либо договора за счет средств, учтенных по КФО 2, автономное учреждение должно проанализировать договор на предмет соответствия указанному критерию. Законодательные акты не содержат положений, запрещающих автономным учреждениям выступать в качестве организаторов каких-либо мероприятий в рамках реализации возложенных на него задач.
Термин «представительские расходы» в правовых актах, определяющих порядок применения бюджетной классификации и ведения бухгалтерского учета, не разъясняется. Понятие «представительские расходы», применяемое в налоговом законодательстве (п. 2 ст. 264 НК РФ), не может использоваться в целях отнесения расходов на коды бюджетной классификации до тех пор, пока нет соответствующей прямой нормы в Указаниях о порядке применения бюджетной классификации.
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.
К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
При этом к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Таким образом, по общему правилу, к представительским расходам могут быть отнесены расходы автономного учреждения только в том случае, если они связаны с организацией официальных переговоров, приемом официальных делегаций. Организация питания (фуршета) для официальных лиц, гостей и звезд, осуществляемая автономным учреждением в рамках уставной деятельности, например в связи с проведением гастролей, к представительским расходам не относится и является закупкой, проводимой учреждением в целях обеспечения своей деятельности.
Исходя из положений Указаний, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н (далее — Указания N 65н), отнесение расходов на тот или иной код бюджетной классификации должно осуществляться, прежде всего, с учетом экономического содержания хозяйственной операции, определяемой предметом договора (контракта). В связи с этим определение кодов видов расходов и КОСГУ будет непосредственно зависеть от того, что именно указано в предмете и сущности заключаемого договора.
На основании норм Указаний N 65н представительские расходы, прием и обслуживание делегаций отражаются по статье 290 «Прочие расходы» КОСГУ. В то же время расходы на заключение договоров со специализированными компаниями на организацию питания официальных лиц, гостей, звезд, не относящиеся к категории представительских, отражаются по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
В целях сокращения рисков неправильного отнесения расходов на соответствующие коды бюджетной классификации автономному учреждению прежде всего необходимо определить, связаны ли данные расходы с организацией приема официальной делегации, или нет.
Расходы по оплате различных работ (услуг), оплачиваемых в целях организации и (или) проведение мероприятия, рассматриваются в качестве закупки для нужд государственных (муниципальных) учреждений. Такие расходы осуществляются в целях решения задач, стоящих перед учреждениями. Следовательно, расходы по оплате мероприятий, связанных с организацией питания, могут быть отнесены на код видов расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд».
Таким образом, в бухгалтерском учете автономного учреждения отнесение затрат на те или иные коды видов расходов и КОСГУ будет зависеть от экономической сущности предмета заключаемого договора. Договор, предметом которого будет являться прием и обслуживание официальных делегаций, может быть отражен по коду видов расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» в увязке со статьей 290 «Прочие расходы» КОСГУ. В свою очередь, заключение договоров со специализированными компаниями на организацию питания (фуршета) отражается по коду видов расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» с применением подстатьи 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Статья 290 «Прочие расходы» КОСГУ.
— Энциклопедия решений. Применение КОСГУ при проведении мероприятий (праздников, торжественных собраний и т.п.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

Документальное оформление представительских расходов

Для подтверждения представительских расходов, кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо оформить отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации.

В таком отчете должны быть указаны:

  • время и место проведения мероприятия;

  • программа мероприятия;

  • состав участников (приглашенных и принимающей стороны);

  • величина расходов на организацию мероприятия.

Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже надо отразить в отчете.

Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия.

Помимо отчета лучше иметь еще два документа:

  1. приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем надо указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;

  2. смету расходов на проведение мероприятия, утвержденную руководителем организации.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *