Приказ на право

Варианты передачи права подписи

В соответствии с законодательными актами Российской Федерации существует понятие первой и второй подписи. Первая подпись всегда принадлежит руководителю организации, право второй подписи — финансовому директору или главному бухгалтеру фирмы. Ситуация усложняется, если первая и вторая подписи принадлежат одному и тому же человеку, когда руководитель возложил на себя обязанности бухгалтера, что часто происходит на маленьких предприятиях.

Причины, по которым руководитель может делегировать полномочия и издать приказ о праве подписи первичных документов:

  • Нахождение ответственного лица организации в отпуске, на больничном, в длительной командировке;
  • График работы организации не совпадает с графиком работы первых лиц фирмы, например, оптовый склад работает круглосуточно и без выходных, а у руководителя другой график работы;
  • Документооборот организации имеет слишком большой объем входящих и исходящих документов, справиться с таким количеством одному человеку нереально.

Оформление документов без подписи первых лиц организации невозможно. В таких случаях или при других обстоятельствах издается приказ о праве подписи первичных документов с указанием полного перечня лиц, имеющих право ставить свою подпись за руководителя компании или главного бухгалтера.

Право первой подписи не может быть передано главному бухгалтеру или иному лицу, которому принадлежит право второй подписи на финансовых и иных документах.

Передать право подписи финансовых или других документов можно только сотруднику организации, а, так как в организации может меняться штатная расстановка, целесообразно составлять приказ ежегодно.

Стоит отметить, что данный приказ не распространяется на банковские документы, например, чековую книжку, так как право подписи ограничено кругом лиц, указанным в банковской карточке образцов подписей организации, и не может передаваться другим лицам.

Составляем приказ

приказ о праве подписи первичных документов (образец)

Приказ о праве подписи составляется на принятом для приказов официальном бланке организации.

Обязательными пунктами приказа являются:

  • ФИО сотрудников;
  • Должность лица, которому доверяется подписывать документы;
  • Срок предоставления права подписи;
  • Лист с образцами подписей доверителей и доверенных лиц.

Если у руководителя организации есть опасения, что сотрудники могут нанести фирме вред и подписать «что-то не то», составляется перечень документов. В обычной финансово-хозяйственной деятельности организации целесообразно передать право подписи за руководителя и главного бухгалтера для следующего ряда документов:

  • Акт выполненных работ;
  • Товарная накладная на отгрузку или приемку ТМЦ;
  • Счет-фактура;
  • Журнал кассира-операциониста, кассовые документы;
  • Типовые договора поставки, заключаемые с покупателями;
  • Доверенности на получение ТМЦ.

Существует распространенное заблуждение, что не стоит создавать никаких приказов, легче заказать штамп и ставить везде факсимиле, но факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки.

При оформлении документов бухгалтерского и налогового учета организации необходимы «живые» подписи руководителя и главного бухгалтера. Налоговые службы РФ отрицательно относятся к первичным документам, в которых вместо подписи проставлен штамп «факсимиле». При оформлении счета-фактуры налоговые органы вообще отрицают возможность факсимильной подписи. Если вы хотите избежать разногласий с проверяющими налоговой службы, не стоит подписывать документы факсимильной подписью.

Старый Закон о бухучете требовал, чтобы перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждался руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Новым же Законом ни утверждение перечня, ни его согласование с кем-либо не предусмотрено. В то же время, по мнению Минфина, руководитель компании по-прежнему должен определять перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.

Подтверждать полномочия на подписание документов может один из следующих документов:

  • внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
  • доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями Гражданского кодекса, то есть опять-таки подписанная руководителем.

В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками. То есть приказом оформляется распределение полномочий в рамках организации.

Обычно приказом делегируется право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации. Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются. В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактуры.

Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.

Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это необязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия в доверенности не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.

Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.

Когда речь идет о работнике организации, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под роспись, его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено.

И несмотря на то что закон не обязывает руководителя утверждать перечень лиц, имеющих право подписи документов от имени компании, составление и утверждение такого перечня не помешает.

Хорошо, когда в организации все знают, кто отвечает за оформление конкретного документа и за своевременность его поступления в бухгалтерию.

Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера в первичке. Как вы помните, в старом Законе № 129-ФЗ говорилось, что без подписи главбуха денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В Законе № 402-ФЗ такой нормы нет. А значит, на первичке подписи главбуха может и не быть. Но есть ряд исключений.

Во-первых, кассовые документы. В Указании Банка России № 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицо. Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны. Он обладает правом подписи этих документов в силу занимаемой должности.

Во-вторых, счета-фактуры. Здесь все то же самое — НК требует подпись главбуха, но разрешает передать эти полномочия другому лицу.

Полный текст семинара читайте в журнале «Главная книга. Конференц-зал» 2015, № 03

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Финансовые документы предприятия — что это такое?

Финансовые документы являются очень важными бумагами для отслеживания рентабельности и продуктивности деятельности предприятия. С помощью них можно получить подробную информацию о финансовом состоянии участника ВЭД, доходах за определённый период времени и результатах работы.

Что может дать полученная из этих бумаг информация? На её основе принимаются решения по поводу:

  • реорганизации финансов;
  • снижении косвенных трат;
  • изменении плана работы;
  • дальнейших возможностях предприятия.

Возникла проблема? Позвоните нашему специалисту по таможенным вопросам:

+7 (499) 350-97-43 (звонок бесплатен)

Виды финансовых документов

Законодательством Российской Федерации установлен перечень бумаг, которые необходимы юридическому лицу для ведения внешнеэкономической деятельности. Рассмотрим их в отдельности.

Балансовый отчёт

Балансовый отчёт даёт наиболее подробную и наглядную информацию о финансовом состоянии предприятия-участника ВЭД. Исходя из указанных в отчёте данных, можно судить о рентабельности компании и эффективности действующего плана.

Балансовый отчёт состоит из трёх подразделов:

  • Актив. В нём содержится информация о размерах капитала компании и тратах за отдельный период времени.
  • Пассив. Он содержит данные о доходах предприятия.
  • Доля собственников. Она зависит от размера инвестиций.

Общий капитал компании, т. е. актив, является суммой пассива и долей инвесторов.

Помимо информации о финансовом состоянии предприятия, из балансового отчёта можно узнать о целесообразности инвестирования в компанию и стоимости акций. Потенциальные инвесторы, исходя из этого документа, оценивают положение предприятия на современном рынке. Это и обуславливает огромную значимость балансового отчёта.

Отчёт о прибылях и убытках

Если балансовый отчёт даёт общую информацию о финансовом состоянии юридического лица, то в этой бумаге прописывается чёткое соотношение прибылях и убытков. Существенным отличием между этими документами является и то, что балансовый отчёт показывает общее финансовое состояние компании, а отчёт о прибылях и убытках — показатели и параметры за отдельно взятый период. Это, как правило, квартал или год.

Отчёт должен содержать следующую информацию:

  • Размер доходов;
  • размер убытков;
  • соотношение прибыли и убытков;
  • общие результаты деятельности организации.

Существует две разновидности этого документа:

  1. Одноступенчатый. Результаты деятельности компании оцениваются путём вычета из общих доходов всех убытков.
  2. Многоступенчатый. В данном случае производится последовательный вычет соответствующих форм расходов и убытков. После всех вычислительных операций подводится итог.

При составлении этого документа рекомендовано пользоваться установленной законодательством Российской Федерации формой. Бланк можно дополнять или исключать некоторые позиции по собственному усмотрению (в рамках закона), он является лишь примером.

Балансовый отчёт даёт общую информацию о финансовом состоянии юр. лица.

Отчёт о движении денежных средств

Отчёт о движении денежных средств показывает, по каким путям поступают и расходуются средства компании. Это позволяет наиболее эффективно составлять и регулировать план деятельности участника ВЭД.

Используются два метода составления этого документа:

  • Прямой. Этот метод позволяет установить размеры притока и оттока денежных средств. С его помощью нельзя сопоставить расходы и доходы, установить взаимосвязь между этими показателями.
  • Косвенный. Этот метод заключается в сопоставлении чистой прибыли и денежного прироста компании. Он может быть использован для автоматизации процесса бухгалтерского учёта.

Выбор между этими двумя методами полностью зависит от типа организации. Прямой метод идеально бы подошёл для малого бизнеса. Крупным же организациям необходимо использовать косвенный метод составления этого документа для автоматизации учёта большого количества платёжных бумаг.

Отчёты о банковских операциях

К ним относятся квитанции об осуществлении платежей или поступлении денежных средств, банковские гарантии и т. д. Эти документы необходимы для подтверждения переводов денежных средств.

Счёт-фактура

Счёт-фактура — бумага, которая содержит в себе основные характеристики груза. За его оформление ответственен продавец. Руководствуясь информацией, которая содержится в счёт-фактуре, покупатель производит оплату поставки.

В данной бумаге обязательно содержатся следующие данные:

  • Основные характеристики товаров.
  • Стоимость единицы товара и всей партии.
  • Данные продавца и покупателя.
  • Информация о поставщике и условиях перевозки.

Счёт-проформа

Счёт-проформу часто путают с предыдущей бумагой. Но у этих документов абсолютно разное назначение, они сильно отличаются между собой.

Счёт-фактура — документ, который является основанием для осуществление оплаты поставки. Он выдаётся покупателю уже после поставки.

Счёт-проформа же является подтверждением реальной таможенной стоимости продукта. Данная бумага используется для выполнения процедуры таможенного оформления. Информация, указанная в ней, влияет на размер налоговых пошлин. Отправляется она до осуществления поставки.

Инвойс

Инвойс является обязательным для осуществления процедуры растаможки документом. Он выдаётся покупателю одновременно с продуктом. Инвойс содержит основную информацию о транспортируемом грузе:

  • Коды ТН ВЭД.
  • Наименование продукции.
  • Вес и количество продукции.
  • Основные характеристики.
  • Информация об упаковке и маркировке.
  • Информация о заключенном ранее договоре купли-продажи.
  • Данные всех участников сделки.
  • Стоимость поставки.

Инвойс актуален только для внешнеэкономических сделок. При транспортировке груза внутри страны он не оформляется.

Чем инвойс отличается от перечисленных выше финансовых документов? Он необходим таможенному органу для растаможки. В этой бумаге подробно указывается вся информация о грузе. Счёт-фактура и счёт-проформа используются для оплаты товара и вычисления размера таможенных выплат соответственно. Как посчитать таможенные платежи .

Право подписи финансовых документов

Финансовые документы являются важными составляющими успешной работы любого предприятия, которое занимается внешнеэкономической деятельностью. Необходимо правильно составлять и заверять эти бумаги, чтобы они не потеряли свою юридическую силу.

Первое и второе право подписи принадлежит директору предприятия и главному бухгалтеру соответственно. Остальные же права могут быть переданы уполномоченным лицам. Для получения права на выполнение этой процедуры они должны иметь доверенность. Заверить её можно двумя способами:

  1. Внутри предприятия, составив специальный приказ. Этот метод используется чаще всего. Он не требует больших денежных и временных затрат, а также прост в исполнении.
  2. Через нотариуса. Данный метод встречается гораздо реже.

Правом подписи, зачастую, обладает бухгалтер предприятия. Но при необходимости оно может быть передано любому другому уполномоченному сотруднику.

Оформление доверенности

Доверенность на исполнение этой процедуры должна быть оформлена в письменном виде. Она должна содержать следующую информацию:

  • Паспортные данные доверенных лиц и копия удостоверяющего личность документа.
  • Дата оформления документа.
  • Название организации и её юридический адрес.
  • Срок действия доверенности.

Дополнительная информация о финансовой отчётности предприятия в этом видео:

От документооборота предприятия во многом зависит его рентабельность. А финансовые документы являются просто неотъемлемой частью внешнеэкономической деятельности. Именно в отчетах и прочих бумагах можно отследить динамику развития и эффективность действующего плана.

Вы можете найти дополнительную информацию по теме в разделе Документы для таможенного оформления.

Бесплатная консультация по телефону:

+7 (499) 350-97-43 (звонок бесплатен)

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статье могла устареть!

Наш специалист бесплатно Вас проконсультирует.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *