Приказ о передаче

Введение

В системе делопроизводства существуют понятия первой и второй подписи. Первая подпись принадлежит директору — он имеет право подписывать любые документы, которые вращаются внутри компании или выходят за ее пределы. Вторая подпись обычно принадлежит главному бухгалтеру, если он имеется на предприятии. Если его нет, то подписывать бумаги имеет право только директор.

Чтобы изменить эту ситуацию, руководитель издает приказ по предприятию, предоставляя право подписывать бумаги другому лицу. Существует несколько причин для подобного решения:

  1. В компанию поступает большой объем бумаг, на которые приходится отрываться руководителю.
  2. Компания работает без выходных, тогда как руководитель — с понедельника по пятницу.
  3. Компания работает круглосуточно, а руководитель имеет определенный график.
  4. Руководитель уезжает в отпуск или длительную командировку.

Как правило, право на подпись дается не на “критические” бумаги, а на:

  1. Договоры и приказы бытового толка.
  2. Счета и фактуры.
  3. Роспись на листах в кассовой книге.
  4. Накладные и прочие отчетности.
  5. Приходные и расходные бумаги.
  6. Доверенности.

Как правильно делегировать полномочия

По сути, делегирование полномочий осуществляется классическим внутренним приказом, который должен оформляться согласно действующим на предприятии нормативам. В нем указываются реквизиты (название компании, номер приказа, дата), суть распоряжения с указанием того, кому передаются полномочия, а в конце ставится подпись руководителя. Приказ регистрируется в книге регистрации (если она имеется) и вступает в силу с момента подписания (или если в нем указаны даты — то с них).

Внимание: руководитель может делегировать право как первой, так и второй подписи, равно как и указывать сферу ее действия. Можно передать права как на конкретные типы документов (к примеру, накладные), так и на целые группы (к примеру, первичная документация).

Приказ можно условно разделить на две части:

  1. Констатирующая. Это своеобразное введение, которое подводит к решению проблемы. Здесь указывается что-то в духе «с целью обеспечения своевременного документооборота» и пр.
  2. Распорядительная. Здесь указывается сам приказ. В данной части прописывается ФИО и должность сотрудника, которые получают право подписанта, типы документов, которые можно подписывать, и срок делегирования полномочий. Последние пункты не обязательны: если их не будет, то приказ будет действовать на все бумаги и до окончания его действия.

В случае если перечень документов ограничивается, то в дополнении к приказу указывается их перечень. Также в дополнении необходимо привести образцы подписи главы компании и нового подписанта (и главбуха, если у него есть право подписи). Это делается для того, чтобы можно было понять, кто именно подписывал документ в будущем. Обычно все это выносится в приложения, а не указывается в приказе, в нем лишь указывается, что они имеются.

Послесловие

В оформлении приказа, равно как и делегировании права на подпись, нет ничего сложного — это стандартная процедура, которая проводится практически в каждой средней-крупной компании, ведь руководителю нужно тратить время на работу, а не на подпись бумажек, которые в определенный момент достигают критической массы. Единственное, что в крупных компаниях часто разделяют право первой и второй подписи.

Пример: у главбуха есть право второй подписи, у коммерческого директора — первой. Все документы подписывает коммерческий директор, но если его не будет на рабочем месте по какой-то причине, а бумагу нужно срочно подписать, чтобы запустить в дело, то главбух может это сделать.

Примечательно, что главбух имеет эту привилегию и без оформленного приказа по умолчанию. Также возможность расписываться в каких-то актах или накладных может быть у сотрудников, работающих по конкретным направлениям, и это отражается в их должностной инструкции (например, кладовщик может подписывать приходные накладные без привлечения гендира). Пример оформления приказа можно скачать по ссылке.

1. ПОЛНОМОЧИЯ ДЕЛЕГИРУЮТСЯ НА ПОСТОЯННОЙ ОСНОВЕ

1.1. ПОЛНОМОЧИЯ ПЕРЕДАЮТСЯ ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

Шаг 1: закрепляем полномочия в должностной инструкции сотрудника. Обязанности и полномочия работника прописываются в его должностной инструкции. Поэтому если руководитель наделяет работника какими-либо обязанностями и полномочиями на постоянной основе или заместитель периодически выполняет работу руководителя на время его отсутствия, то в должностную инструкцию работника необходимо внести изменения (например, приказом) или утвердить новую редакцию должностной инструкции.

Если те или иные полномочия руководитель передает своим подчиненным непосредственно при приеме их на работу, то работник подписывает предложенную инструкцию уже с соответствующим пунктом. Изменения в должностную инструкцию можно внести двумя способами (на выбор):

• утвердить новую редакцию должностной инструкции;

• издать приказ о внесении изменений в должностную инструкцию (Пример 1).

Шаг 2: ознакамливаем работника с приказом о внесении изменений в должностную инструкцию. Согласно п. 3 ст. 68 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работника с его должностной инструкцией под роспись. Для этого удобнее всего использовать «именной» лист ознакомления с локальными нормативными актами (Пример 2). Работник также может расписаться и в должностной инструкции.

Шаг 3: издаем приказ, чтобы закрепить распределение полномочий. Издать приказ о распределении обязанностей и полномочий особенно важно, если генеральный директор желает переложить ответственность на своих заместителей по тому или иному направлению деятельности. Например, сделать главного инженера ответственным за охрану труда или директора по персоналу – за квотирование рабочих мест (Пример 3).

Шаг 4: ознакамливаем работника с приказом под роспись. На основании ст. 68 ТК РФ необходимо ознакомить работника, которому делегируются полномочия, с приказом под роспись. Работник, например, может расписаться в приказе ниже подписи генерального директора:

1.2. ПОЛНОМОЧИЯ ПЕРЕДАЮТСЯ В ПРОЦЕССЕ РАБОТЫ

Если руководитель решает передать часть своих полномочий работнику, который уже работает в организации, то последний должен дать свое согласие. ТК РФ рассматривает такое делегирование как поручение дополнительной работы. В этом случае возможны два варианта:

• сотрудник дополнительную работу выполняет бесплатно;

• за дополнительную работу придется платить.

  • Вариант 1: работник выполняет дополнительную работу без оплаты

На практике руководители передают часть своих полномочий, то есть дополнительную работу, устно. Часто работники с этим соглашаются, не требуя оформления и доплаты. Такая безропотность может быть связана со страхом испортить отношения с начальством или с желанием работника освоить новые функции, накопить навыки и опыт для карьерного роста. Но перестраховаться все же стоит.

Поэтому даже при согласии работника выполнять дополнительную работу поручение такой работы лучше оформить. Достаточно просто дополнить должностную инструкцию соответствующим пунктом и ознакомить с ним работника под роспись.

Шаг 1: вносим изменения в должностную инструкцию. Как мы упоминали выше, чтобы внести изменение, нужно либо издать приказ о внесении изменений в должностную инструкцию (см. Пример 1), либо утвердить новую редакцию должностной инструкции (Пример 4).

Общество с ограниченной ответственностью

«Ярославские сыры»

152150 тел/ – 6-24-40

Юридический адрес: Ярославская область, г. Ростов ул. Ростовская, д. 5 Телефоны, Банковские реквизиты: Северный банк Сбербанка РФ г. Ярославль ИНH расч. /счет кор /счет

ПРИКАЗ № _____

г. Ростов «___»_______2006 г

«О делегировании полномочий

руководителям сыры»

В целях дальнейшего совершенствования организации управления сыры» (далее в тексте – Общество) и упорядочения процесса подписания документов, регулирования хозяйственной деятельности руководствуясь п.3 ст.9 Федерального закона от 01.01.01 г. «О бухгалтерском учёте»,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Предоставить первому заместителю директора право подписи (утверждения) следующих документов:

— Договоры и в том числе кредитные, и иные необходимые документы, связанные с деятельностью Общества в размере не более _____________ рублей;

— Финансовые документы от имени Общества реестра платежей;

— Распоряжения, жалобы, ходатайства, заявления и все иные документы, необходимые для осуществления производственно-хозяйственной деятельности Общества;

— Трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам;

— Договоры на поставку сырья для предприятия;

— Договоры на реализацию готовой продукции;

— Акты на проведение взаиморасчётов на сумму, не превышающую _________ рублей;

— Акты на списание материальных ценностей за исключением основных средств;

— Акты технического состояния;

— Дополнительные инструкции, до руководителей подразделений включительно;

— Графики работы подчинённых служб;

— Заявки и накладные на представительские расходы, дегустацию, анализы готовой продукции;

— Заявки на денежные средства в соответствии с бюджетом на сумму не более ___________ рублей;

— Доверенности для получения материальных ценностей в сторонних организациях;

— Командировочные удостоверения работников Общества;

— Путевые листы на автотранспорт выходящий вне наряда-приказания;

— Наряды-приказания на выезд автотранспорта.

Заместителю директора по экономике и финансам предоставить права подписи (Утверждения) следующих документов:

— Договоры о материальной ответственности;

— Гражданско-правовые РґРѕРіРѕРІРѕСЂС‹ РїРѕРґСЂСЏРґР° с физическими лицами;

— Акты выполненных работ по договорам с физическими лицами;

— Акты выполненных работ с юридическими лицами;

— Авансовые отчёты;

— Расчётно-платёжные ведомости на выдачу и перечисления заработной платы:

— Реестры на перечисления алиментов;

— Заявления на аванс;

— Заявления на оплату проезда;

— Приходные и расходные кассовые ордера;

— Расходные ордера;

— Доверенности на получение ТМЦ в сторонних организациях;

— Документы представляемые в налоговые органы, пенсионный фонд;

— Акты сверок с оборотами до _______________рублей за отчётный период;

— Материальные отчёты материально-ответственных лиц предприятия;

— Акты на представительские расходы;

— Табеля учёта рабочего времени рабочих и служащих Общества;

— Распоряжения по курируемым видам деятельности.

Заместителю директора по общим вопросам право подписи (Утверждения) следующих документов:

— Справки о среднем заработке работников Общества;

— Командировочные удостоверения, приказы о направлении работников в

командировку;

— Заверять выписки из распорядительных документов Общества;

— Постоянные пропуска рабочих и служащих Общества;

— Производственные характеристики на рабочих и служащих до

руководителей подразделений включительно;

— Графики несения службы контролёрами КПП Общества;

— Акты на оказания услуг СЃРІСЏР·Рё, сигнализация, охраны;

— Акты освидетельствования работников Общества на предмет состояния опьянения.

Начальнику отдела кадров предоставить право подписи:

— Заверять копии приказов по личному составу;

— Заверять копии трудовых книжек, документов об образовании, о повышении

квалификации, обучении на курсах работников Общества;

— Заверять копии свидетельства о рождении детей, о заключении и

расторжении брака;

— Заверять доверенности работников Общества на получение заработной

расторжении брака;

— Выдавать справки о месте и стаже работы работников Общества;

— Выписывать направления на прохождение медицинской комиссии;

— Подавать сведения о вакантных местах по Обществу;

— Подавать сведения в соответствующие органы о награждении и поощрении

работников Общества;

— Командировочные удостоверения сторонних организаций.

Главному инженеру Общества предоставить право подписи (Согласования)

— Документы по охране труда (протоколы проверки знаний, продление срока

действия удостоверений, акты осмотра технического состояния, инструкции

по технике безопасности;

— Графики работы подчинённых служб;

— Акты проверки противопожарного оборудования;

— Графики ремонтов оборудования;

— Акты и документы по природоохранной деятельности Общества;

— Отчётные документы по МЧС (отчётные документы по МОБ работе);

— Заявки на проведение ремонта оборудования, производственных помещений;

— Временных пропусков.

Заместителю директора по сбыту предоставить право подписи (Согласования):

— Временных пропусков;

— Товарных накладных на отпуск готовой продукции;

— Счетов-фактур на отпуск готовой продукции;

— Счетов на отпуск готовой продукции.

Заместителю директора по транспорту предоставить право подписи:

— Временные пропуска;

— Графики работы дежурной машины, автобуса;

— Акты снятия остатков в баках ГСМ;

— Путевые листы на сторонний транспорт за выполненные услуги;

— Графики ремонта автотранспорта.

Начальнику отдела сбыта предоставить право подписи:

— Товарных накладных на отпуск продукции;

— Счетов на отпуск готовой продукции;

— Счетов-фактур на отпуск готовой продукции.

Руководителю филиала сыры» ПГТ Борисоглебский:

— Должностные инструкции работников филиала;

— Табеля учёта рабочего времени;

— Графики работы рабочих и служащих;

— Документы по охране труда, противопожарной защиты;

— Графики ремонта оборудования;

— Временные пропуска;

— Акты выполненных работ сторонними организациями;

— Акты освидетельствования работников филиала на предмет состояния опьянения;

— Накладные на отпуск продукции и других материальных средств.

При отсутствии лица, наделённого правом подписи соответствующих документов, лицо на право подписи данных документов определяется приказом директора Общества. Вышеперечисленные документы при необходимости заверять соответствующей печатью Общества. Утвердить образцы подписей лиц, наделённых правом подписывать соответствующие документы, согласно Приложения №1 к настоящему Приказу. Право подписи (утверждения) следующих документов оставляю за собой:

— Документы по взаимодействию с органами власти, структурами федеральных ведомств, органами краевого и местного управления, институтами гражданского общества в регионе;

— Документы по реализации политики Общества в сфере общественных связей по формированию благоприятных внешних условий функционирования Общества;

— Документы, связанные с формированием и внедрением принципов и правил взаимодействия между отделами и службами Общества, координацией деятельности отделов и служб Общества, спорными вопросами между отделами и службами Общества;

— Документы, связанные с ключевыми вопросами дальнейшей реорганизации Общества;

— Документы, связанные с реализацией единой политики правого обеспечения деятельности Общества;

— Документы, связанные с реализацией системы внутреннего контроля финансово — хозяйственной деятельности, а также деятельности, связанной с выявлением, оценкой и управлением рисками.

Юрисконсульту подготовить на руководителей Общества

доверенности, приведённые в соответствие с настоящим приказом.

С момента издания настоящего приказа все ранее утверждённые локальные

нормативные документы в Обществе, которые входят в противоречие с

настоящим приказом отменить.

Начальнику канцелярии довести настоящий приказ до всех

заинтересованных лиц под роспись.

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора по общим вопросам

Директор

Приказ о передаче полномочий – это распорядительный документ, составляемый от имени руководства организации, который содержит поручение, адресованное конкретному лицу, на выполнение функций руководителя, главного бухгалтера или иного должностного лица во время их отсутствия. Документ не имеет унифицированной формы и составляется ответственным за это сотрудником в произвольной форме на фирменном бланке предприятия или стандартном листе формата А4.

Наиболее часто передаются полномочия руководителя, исполнение должностных обязанностей которого связанно с частыми, а иногда и длительными служебными командировками. Условно полномочия руководителя можно разделить на две категории:

  • представление интересов предприятия (организации) перед третьими лицами;
  • осуществление руководства самим предприятием.

Первая категория предусматривает гражданско-правовые (заключение сделок), налоговые (подпись различного вида отчетности), а также административные (ответственность за нарушение положений действующего законодательства) правоотношения. Вторая категория предполагает возникновение правоотношений в рамках внутренней деятельности организации. Следовательно, при передаче полномочий необходимо максимально полно рассмотреть все существенные моменты с целью минимизации возникновения проблем с решением жизненно важных вопросов. При этом руководитель, по сути своей, не теряет свои полномочия, они только дублируются лицом, уполномоченным на временное исполнение его должностных обязанностей.

Передача полномочий может быть, в последствие, оформлена совмещением должностей сотрудника или временным переводом на другую работу, который оформляется отдельным приказом в произвольной форме или с использованием унифицированной формы Т-5. Передача полномочий, касающихся ведения внешней деятельности предприятия, оформляется доверенностью на лицо, которому они передаются. Оформленный и подписанный приказ подписывается лицом, которое будет временно исполнять функции руководителя во время его отсутствия, а также доводится до всех сотрудников предприятия (организации).

Делегирование полномочий

Делегирование полномочий в трудовой сфере означает передачу некоторых своих должностных функций другому работнику, который принимает на себя обязательство их выполнения и ответственность за результат. То есть, делегируя свои полномочия, руководитель предоставляет работникам некоторую свободу действий в решении вопросов управления подчиненным отделом или организацией в целом.

Как правило, на практике те или иные полномочия руководителя делегируются работникам, относящимся администрации предприятия: это заместители руководителя по различным вопросам, руководители более низкого ранга, начальники подразделений и т.п. В некоторых случаях возможность делегирования обязанностей руководителя может быть прописана в трудовом договоре с ним или в учредительных документах организации.

Поскольку список прав и обязанностей руководителя объемен, а его решения имеют значительные последствия для деятельности компании, передача полномочий руководителя должна быть тщательно продумана и оформлена надлежащим образом.

Как делегировать полномочия руководителя?

Существует два наиболее распространенных варианта передачи полномочий руководителя своим подчиненным. В первом варианте руководство компанией передается штатному заместителю. Во втором происходит передача полномочий руководителя одному из сотрудников организации.

Первый вариант значительно проще. Руководитель издает приказ о том, что его функции на определенный период переходят к заместителю. Руководство компанией в отсутствие руководителя — это одна из трудовых функций его заместителя, поэтому в таком случае заключения специального соглашения о делегировании полномочий не требуется.

Второй вариант немного сложнее. Делегирование полномочий возможно только с согласия работника, а факт передачи трудовых функций и их объем должны быть надлежащим образом оформлены документально. Для начала необходимо заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором нужно указать его новые обязанности и изменения в оплате труда. Далее необходимо издать приказ, который назначает работника лицом, уполномоченным на исполнение функций руководителя, а также определяет круг его прав и обязанностей.

На практике при передаче полномочий принято оформлять еще и доверенность. На самом деле это не всегда необходимо. Согласно статье 185 Гражданского кодекса РФ доверенность выдается одним лицом другому лицу для осуществления представительства перед третьими лицами. То есть, оформление доверенности необходимо лишь в тех случаях, когда обязанности руководителя возлагаются на лицо, не являющееся работником организации, или когда работник наделяется полномочиями для совершения действий вне организации (например, должен представлять интересы компании в суде).

Что необходимо учесть при оформлении договора на аутсорсинг

При заключении договора аутсорсинга необходимо учесть следующее:

  • аутсорсинг не связан с физическим движением персонала из компании исполнителя в компанию заказчика, поэтому фактическое место работы сотрудников остается прежним;
  • задачи сотрудникам ставит исполнитель. Заказчик не обладает какими-либо правомочиями по управлению персоналом, поскольку они не находятся под его контролем и в его ведении;
  • объем работы, которая передается на аутсорсинг, определяет заказчик. Поэтому штатные сотрудники у организации-заказчика могут также выполнять аналогичный функционал.
  • заказчик может оценивать только результат самой оказанной услуги, но не процесс деятельности сотрудников исполнителя. Например, чистый офис, правильно подготовленная отчетность и т. д.;
  • за конечный результат отвечает исполнитель, то есть юридическое лицо, а не сотрудники исполнителя, которые непосредственно оказывали услугу. При необходимости заказчик может предъявить претензии организации-исполнителю.

Таким образом, договор аутсорсинга представляет собой обычный гражданско-правовой договор между двумя организациями на оказание услуг или выполнение работ, которые в общем случае являются непрофильными для организации-заказчика. Вся деятельность в рамках такого договора регулируется нормами Гражданского кодекса РФ, и такие договоры можно заключать без ограничений.

Пример из практики

Юридический отдел в компании состоял из трех работников, разделения полномочий между сотрудниками не было. Каждый юрист занимался всеми вопросами: оформлял локальные акты, составлял договоры, писал претензии, ходил в суды. Изначально судебной работы было немного, и юристы справлялись с ней своими силами.

Со временем у компании появилось много контрагентов, договоры стали заключать чаще, объем судебной работы вырос. Юристы перестали успевать выполнять работу в срок, из-за спешки в договорах допускали неточности, к судам должным образом не успевали подготовиться. Как итог — дела проигрывали, контрагенты не возвращали деньги.

Директор компании понимал, что причина в чрезмерной нагрузке на юридический отдел. Перед ним стоял выбор — нанять еще юристов или передать функции по ведению судебной работу на аутсорсинг. Он выбрал второй вариант, нашел компанию, которая будет готовить иски, материалы, отзывы и представлять его интересы в судах. В итоге директор поручил подчиненным разработать и заключить договор о передаче судебной работы на аутсорсинг.

Теперь ему предстояло изменить должностные обязанности юристов и уменьшить их оклады.

>Образец приказа о передаче отдельных функций на аутсорсинг

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *