Приказ обязанности главного бухгалтера

Возложение обязанностей главного бухгалтера на время отпуска

Для временного выполнения такой работы обычно назначают заместителя главбуха или финансового директора. При отсутствии данных специалистов определяют другое лицо (обычно обязанности переходят бухгалтеру). Кстати, руководитель может заблаговременно прописать его во внутренних правилах. Тогда не нужно будет дополнительно оформлять приказ о возложении.

В противном случае процедура возложения обязанностей главного бухгалтера на время отпуска или больничного предусматривает оформление (см. таблицу):

Кадровое решение Его суть
Замещение должности Сотрудник временно не выполняет свои трудовые обязанности, а занимается исключительно работой отсутствующего коллеги
Совмещение должностей Специалист помимо своих обязанностей исполняет обязанности главного бухгалтера

Учтите: оба варианта предполагают соответствующую доплату.

Также см. «Как оформляют замещение на время больничного».

Потребуется выполнить следующие действия:

  1. Заключить допсоглашение с лицом, временно исполняющим обязанности отсутствующего сотрудника. Его прилагают к трудовому договору, в котором устанавливают доплату за замещение.
  2. Составить приказ о назначении ответственного лица. К нему переходят права и ответственность главного бухгалтера.
  3. Выдать ответственному лицу доверенность, подтверждающую полномочия действовать от имени главного бухгалтера перед другими лицами и инстанциями.
  4. Оформить новую карточку в банке, где право второй подписи передано заместителю отсутствующего сотрудника (необходимо, когда у руководителя нет возможности заниматься подписью финансовых документов).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Навязанные рекомендации
Как директору избежать рисков
Возложение обязанностей главного бухгалтера на бухгалтера и других сотрудников
Ответственность контролирующего лица

Банковская карточка с образцами подписей и оттиска печати – наиболее частая причина оформления приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора. Причем некоторые банки сами разрабатывают образец такого приказа. Однако кроме ведения бухучета самим директором есть и другие варианты.

Навязанные рекомендации

Обязательное использование клиентом банка второй подписи не предусматривает ни законодательство, ни Инструкция Банка России от 30.05.2014 № 153-И. И действительно, большинство Карточек сейчас содержат только одну подпись, например, директора компании. Для банков это – не новость, тем не менее, многие из них выдвигают требование, как минимум, об одном специальном приказе в ответ на желание клиента:

  • оформить Карточку исключительно на директора;
  • включить в Карточку вторую подпись, не принадлежащую главбуху.

Образец приказа, «рекомендованный» банком, может быть таким:

Понять логику банков, особенно в последнее время, очень сложно. Многие из них до сих пор требуют при открытии расчетных счетов «квартальные балансы», ставшие необязательными для многих компаний более пяти лет назад.
Можно предположить, что внутренние инструкции банкиров до сих пор ориентированы отчасти на Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ, а не на Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. И банкам необходимо подтверждение, что компании не нужна вторая подпись.

Итак, директор сам ведет бухучет (п. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ), если возглавляемая им компания:

  • имеет право применять упрощенные формы бухгалтерского учета (п. 4 ст. 6 Закона № 402-ФЗ);
  • отнесена к среднему бизнесу, за исключением некоторых компаний (их список совпадает со списком исключений для малого бизнеса в отношении упрощенного учета (п. 5 ст. 6 Закона № 402-ФЗ).

К перечисленным компаниям не применимо устаревшее правило о том, какие документы (обязательства) без подписи главбуха:

  • считать недействительными;
  • не принимать к исполнению.

В старом законе о бухучете к таким документам были отнесены:

  • денежные и расчетные;
  • финансовые и кредитные.

Однако в настоящее время действует новый, более лояльный закон.

Как директору избежать рисков

При острой необходимости срочно открыть расчетный счет директор готов предоставить любые документы, которые требует банк. Однако, когда встает вопрос об ответственности за ошибки в бухгалтерском (налоговом) учете и отчетности, то приходит понимание, что лучше было бы иметь другой приказ.
После открытия расчетного счета можно признать приказ, предоставленный банку, недействительным (банки не требуют сообщать им об этом факте). Для того, чтобы прежний приказ утратил силу, достаточно упомянуть об этом в новом приказе, изданном на основании п. 3 статьи 6 Закона № 402-ФЗ.

В новом приказе можно указать, что бухучет компании ведет:

  • «иное должностное лицо», то есть тот работник компании, кто действительно это делает;
  • аутсорсинговая компания, оказывающая соответствующие услуги.

Отметим, что предоставление банку договора с аутсорсинговой компанией может избавить от необходимости формировать фактически подложный приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора. При этом передавать на аутсорсинг пользование банк-клиентом не обязательно.

Возложение обязанностей главного бухгалтера на бухгалтера и других сотрудников

Если приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора вполне может быть единственным регламентирующим документом, то в случае с другим работником (даже бухгалтером) одного приказа недостаточно. Делегировать полномочия директор может только при следующих условиях:

  • штатное расписание компании содержит наименования должностей работников бухгалтерии;
  • должность руководителя бухгалтерии свободна или же главбух длительно отсутствует (например, из-за декрета);
  • получено письменное согласие бухгалтера, на которого ляжет дополнительная нагрузка.

Без доплаты здесь обойтись нельзя, необходимо выбрать один из вариантов оформления:

  • временное исполнение должностных обязанностей;
  • внутреннее совмещение – обязательно оформление допсоглашения к трудовому договору (с указанием длительности совмещения, порядка расчета заработка и обстоятельств, которые привели к необходимости замещать главного бухгалтера).

Если в компании действует система стандартов, то необходимо обновить должностную инструкцию бухгалтера. Не лишним будет дополнить учетную политику, указав в ней, на кого именно возлагается ответственность за своевременное составление и представление бухгалтерской отчетности.

Ответственность контролирующего лица

После вступления в силу Закона № 402-ФЗ количество судебных дел с привлечением к ответственности главных бухгалтеров резко сократилось. Тем не менее есть случаи, не связанные с налогообложением, когда можно поспорить с возложением ответственности на директора. Приведем лишь некоторые из них.

  • Субсидиарная ответственность за невозможность полного погашения требований кредиторов

Кого признать контролирующим лицом при рассмотрении дела о доведении до банкротства, сказано в Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 21.12.2017 № 53. Пункт 23 документа разъясняет, что контролирующими признаны лица, на которых возложена обязанность по ведению и хранению соответствующей документации. Например, если будет доказано, что процедуру банкротства существенно затруднили факты непередачи (сокрытия, утраты или искажения) документации (ст. 61.11 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ). То есть к субсидиарной ответственности с руководителем вполне может быть привлечен представитель бухгалтерии.

  • Субсидиарная ответственность при необоснованном получении кредита

Верховный суд в Определении от 28.01.2019 № 305-ЭС18-15540 признал заслуживающим внимания довод банка о том, что бухгалтеров ответчика, получившего кредит на основании искаженных балансов, необходимо:

  • признать контролирующими лицами ответчика;
  • привлечь к ответственности, в том числе материальной.

Дело будет рассмотрено на самом высшем уровне, но результат очевиден уже сейчас.

  • Истребование документов

Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 03.09.2018 № Ф07-10700/2018 по делу № А56-67582/2015 иллюстрирует полезность возложения обязанности по ведению и хранению документации должника на главного бухгалтера. Суд отметил, что конкурсный управляющий не мог истребовать у бывших руководителей должника документы, не проверив:

  • доводы о том, что запрошенные документы обязан был хранить главный бухгалтер;
  • подтверждение факта нахождения документов у главного бухгалтера (именно он осуществлял хозяйственную деятельность, производил расчеты, использовал печати).

Суд отметил, что бремя доказывания факта передачи документов и ценностей должника лежит именно на лице, которое было обязано их передать последующему руководителю. То есть в данном случае – на главном бухгалтере.

  • Когда директор – главный бухгалтер

Арбитражный суд удовлетворил заявление конкурсного управляющего о взыскании убытков, поскольку ответчик, будучи руководителем должника, возложил на себя обязанности и его главного бухгалтера (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 17.12.2018 N Ф07-12714/2018). При этом он не исполнил обязанность внести наличные денежные средства, полученные от лиц, с которыми должник заключал предварительные договоры купли-продажи жилых помещений:

  • в кассу должника;
  • на банковский счет должника.

Отметим, что в этой ситуации директору не помогло даже то, что в период с 2010 по 2014 год она находилась на больничном по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребенком.

Заказать услугу

Что такое первый приказ

Приказом №1 этот документ называется потому, что именно на его основании пишутся все остальные распоряжения, здесь назначается лицо, которое имеет право подписывать документы.

Приказ о вступлении в должность генерального директора и гл бухгалтера одновременно содержит:

  • полное и сокращенное название фирмы. При этом указывается именно юридическое название, а не то, что нарисовано на вывеске магазина;
  • дату составления и исходящий номер;
  • город, в котором компания зарегистрирована;
  • преамбулу, то есть краткое описание, о чем это распоряжение;
  • текст распоряжения, с указанием вступления в силу;
  • подпись и печать.

В некоторых случаях издается отдельное приложение с росписями в ознакомлении заинтересованных лиц, но в данном случае этого не требуется.

Не обязательно составлять отдельный трудовой контракт, так как в договор с гендиректором сразу можно вписать обязанность исполнять должность главбуха.

Пример 1

В этом примере приводится образец приказа директора о возложении обязанностей главного бухгалтера на себя с самого начала осуществления деятельности.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «УЧЕТНАЯ КНИГА»
(ООО «Учетная книга»)
ПРИКАЗ №1 – ДЕ
Г. Новосибирск 25 ноября 2018 г.

О назначении генерального директора и главного бухгалтера

  1. Согласно Протоколу собрания учредителей ООО «Учетная книга» №23 от 10 ноября 2018 года вступаю в должность генерального директора общества с 25 ноября 2018г.
  2. В связи с тем, что в штатном расписании ООО «Учетная книга» отсутствует должность главного бухгалтера, возлагаю обязанности по исполнению этих обязанностей на себя.
  3. Распоряжение вступает в силу с 25 декабря 2018 года.
  4. Контроль за исполнением оставляю за собой.

Генеральный директор ООО «Учетная книга» Скоросшиватель Г.З. М.П.

Гендиректор может замещать главбуха как в периоды его временного отсутствия, так и на постоянной основе.

Пример 2

Но даже если при открытии компании у нее был главный бухгалтер, нет никакой гарантии, что ему не придется покинуть свою должность, хотя бы на некоторое время. Отпуск, больничный, непредвиденные обстоятельства способны внести коррективы в штатное расписание. Поэтому у директора появляется необходимость назначить лицо, ответственное за этот участок работы.

В этом случае образец приказа о возложении обязанности главного бухгалтера на директора, включает в себя и указание срока действия распоряжения. Причем не обязательно указывать конечную дату, распоряжение может отменять некое событие, например выход главбуха из декретного отпуска или больничного.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ОФИСНЫЙ СТРАДАЛЕЦ»
(ООО «Офисный страдалец»)
ПРИКАЗ
№ 485-ДА 10 января 2017 г.
Г. Москва

О временном исполнении обязанностей главного бухгалтера

В связи с уходом с 1 февраля 2017 года главного бухгалтера Шустрой Н.Н. в декретный отпуск приказываю возложить обязанности главного бухгалтера на себя, генерального директора Синькова Николая Николаевича, до выхода из декретного отпуска Шустрой Н.Н.

Приказ вступает в силу 1 февраля 2017 года.

М.П.

Синьков Н.Н. ___________

На этом не заканчиваются мероприятия по передаче полномочий. Необходимо изменить карточку банковского учета, теперь там будет только одна подпись.

При оформлении налоговых документов подпись главбуха не требуется, здесь ставит подпись только руководитель компании, если не выдана доверенность другому лицу.

Как возложить обязанности главного бухгалтера на директора — образец приказа

Согласно ст. 6, 7 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011, руководитель предприятия лично отвечает за ведение бухгалтерского учета. Принимая во внимание вид и характер деятельности предприятия, его размеры и форму собственности, а также организационно-правовую форму и принадлежность капитала, он может выбрать любой удобный способ ведения учета:

  • Организовать структурное подразделение для ведения бухучета.
  • Утвердить должность бухгалтера в штатном расписании.
  • Заключить договор со специализированной организацией на ведение бухгалтерского учета.
  • Самостоятельно исполнять обязанности бухгалтера.

Главный бухгалтер предприятия назначается на должность приказом директора и подчиняется только ему. Приказ должен быть оформлен на фирменном бланке и содержать все учредительные реквизиты (название организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес).

Если директор имеет право и считает возможным принять на себя ведение бухгалтерского учета, ему необходимо также издать соответствующий приказ по организации:

Если бухгалтер на предприятии есть, то на время его отсутствия необходимо возложить обязанности по ведению бухгалтерского учета на другого сотрудника. Это можно оформить приказом на исполнение обязанностей или совмещение должностей.

Если на предприятии нет сотрудника, который мог бы справиться с такой должностью, и кроме директора передать обязанности главного бухгалтера некому, издается приказ на совмещение директором этих должностей. Кроме этого, оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору, где уточняется срок совмещения, размер дополнительной оплаты за него и причина отсутствия бухгалтера.

Образец приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора при совмещении выглядит так:

Когда и с какой целью создается приказ

Организация работы бухгалтерии является обязанностью руководителя предприятия. Он может пойти по одному из трех путей:

  • назначить специалиста согласно штатному расписанию;
  • заключить договор о бухгалтерском обслуживании на условиях аутсорсинга со сторонней организацией;
  • возложить эту функцию на себя.

Последнее возможно тогда, когда фирма не может по каким-то причинам содержать отдельного специалиста на должности главбуха и использует при этом УСН — упрощенную систему налогообложения (основная налоговая система в силу некоторых своих особенностей и довольно большой сложности требует специального образования и знаний).

Делать выбор необходимо сразу после создания Общества с ограниченной ответственностью в самом начале деятельности предприятия через издание соответствующего приказа.

Иногда этот документ называют еще «Приказом №2» (первый приказ – о назначении директора), т.к. по штату любого ООО априори определены две основные должности: директора и главного бухгалтера.

Следует отметить, что порой переход обязанностей происходит и в период ведения активной деятельности организации: это не запрещено законом и никаких особых объяснений данная процедура не требует.

После издания приказа вся ответственность за финансовую часть работы предприятия, ровно как за сдачу отчетности, подсчет, оплату налогов и т.п. ложится на директора. На него же автоматически переходит право подписи платежных документов.

Основные моменты при оформлении приказа

Как к информационной части документа, так и к его оформлению нет никаких особенных требований: документ можно печатать на компьютере или писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом). Для приказа подходит как фирменный бланк предприятия, так и обычный лист А4 формата.

Только одно условие нужно соблюдать неукоснительно: на документе должна стоять личная подпись директора организации или любого сотрудника, уполномоченного действовать от его имени в вопросе подписания такого рода бумаг (использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо способом недопустимо).

Проштамповывать бланк при помощи гербовой печати не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право применять в своей деятельности штемпельные изделия только в том случае, если эта норма закреплена в локальной документации фирмы.

Приказ обычно пишется в единственном оригинальном экземпляре и обязательно регистрируется в журнале учета внутренних документов.

После составления приказа нужно сделать несколько копий, которые следует предоставить в банковское учреждение, обслуживающее организацию, а также в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды.

Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера

При организации бухучета в создаваемом субъекте хозяйствования у руководителя есть возможность одновременного исполнения обязанностей директора и главбуха или делегировать их другим лицам и организациям (закон № 402-ФЗ, ст. 7). Иногда возникает необходимость передачи полномочий главного бухгалтера на временной основе.

Например, во время ежегодного отпуска или нетрудоспособности сотрудника, занимающего эту должность.

В таком случае можно воспользоваться двумя вариантами временной передачи полномочий. Во-первых, закрепить в должностной инструкции сотрудника (или руководителя) временное выполнение работы главного бухгалтера. При этом не нужно каждый раз делать новый приказ, закрепляющий сотрудника на должности главбуха, при отсутствии основного специалиста. Такой порядок передачи полномочий от одного работника к другому снижает временные затраты на поиск и введение в курс дела замещающего работника, а также уменьшает документооборот компании.

Во-вторых, можно каждый раз издавать приказ от имени руководителя фирмы о передаче обязанностей главного бухгалтера.

При создании компании первоначально собственник или уже согласованный несколькими собственниками директор фирмы издает приказ о назначении себя руководителем. В ситуации, когда штатное расписание еще не сформировано и штат других специалистов не набран, он может таким приказом возложить на себя полномочия главбуха.

Такая возможность предусмотрена только для субъектов предпринимательства, которые планируют вести бухгалтерию в упрощенном порядке.

Как правило, это малые и часть средних предприятий и организаций. Вместе с тем, существуют исключения для компаний средних размеров, где руководитель не может совмещать обе эти должности:

  • фирмы, оказывающие различные юридические услуги;
  • компании финансового сектора;
  • предприятия, связанные с ЖКХ;
  • организации госсектора экономики.

При совмещении этих двух должностей на уже действующем предприятии издают отдельный приказ с возложением обязанностей этого специалиста на руководителя.

Примеры приказов о совмещении обязанностей главбуха на директора

При издании первоначального приказа о назначении директора и совмещении им должностей руководителя и главного бухгалтера текст документа будет следующим:

Общество с дополнительной ответственностью «ПродуктТехно»

г. Маратовск

№ 1 дата регистрации 02.08.2018

ПРИКАЗ

О вступлении в должность директора и главного бухгалтера

В соответствии с решением собрания участников общества № 75 от 01.08.2018 приказываю:

  1. Утвердить в должности директора ОДО «ПродуктТехно» Мережковского Геннадия Николаевича.
  2. Возложить на Мережковского Г. Н. обязанности главного бухгалтера ОДО «ПродуктТехно».

Директор Мережковский Мережковский Г. Н.

Если в дальнейшей деятельности компании планируется найм нового сотрудника на должность главного бухгалтера, то целесообразно совместить обязанности отдельным приказом, который в последующем будет отменен:

Общество с ограниченной ответственностью «Титанэксперт»

г. Нижнеминусинск

№ 2 дата регистрации 05.06.2018

ПРИКАЗ

О выполнении обязанностей главного бухгалтера

В связи с разработкой штатного расписания и отсутствием наемного специалиста на должности главного бухгалтера, приказываю:

  1. Возложить обязанности главного бухгалтера на директора ООО «Титанэксперт» Водовозову Алефтину Макаровну до даты утверждения штатного расписания и фактического найма работника на должность главного бухгалтера.

Директор Водовозова Водовозова А. М.

В случае, когда необходимость передачи обязанностей главбуха возникает из-за временного отсутствия основного работника на этой должности в приказе целесообразно указать дату или событие, с наступлением которых приказ перестает действовать. Это позволит избежать излишнего документооборота, в виде дополнительного приказа о передаче полномочий вернувшемуся сотруднику и отмене действия предыдущего документа:

Производственный кооператив «Стопудовик»

г. Приамурск

№ 65 дата регистрации 15.08.2018

ПРИКАЗ

О замещении главного бухгалтера

В связи с болезнью главного бухгалтера Переплетовой М. С., приказываю:

  1. Возложить исполнение служебных обязанностей главного бухгалтера на директора ПК «Стопудовик» Марабесова Тимура Аркадьевича до даты закрытия Переплетовой М. С. листка нетрудоспособности и фактического выхода специалиста на работу.

Директор Марабесов Марабесов Т. А.

Законодательство позволяет при упрощенной системе ведения бухучета совмещать обязанности руководителя фирмы и ее главбуха. Для оформления этого факта необходимо издать приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера, и внести изменения в трудовой договор и должностные обязанности директора компании.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *