Проверка авансовых отчетов

Проверка учета расчетов с подотчетными лицами

Цель аудита — проверка соблюдения действующего законодательства и правильности организации бухгалтерского учета в области расчетов с подотчетными лицами.

Задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:

  • • подтверждение первоначальной оценки систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
  • • проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;
  • • подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Источники информации: Положение об учетной политике предприятия; авансовые отчеты; журнал регистрации авансовых отчетов; приказы о направлении сотрудников в командировку; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; бухгалтерский баланс; отчет о движении денежных средств; главная книга; журнал-ордер № 7.

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам предприятия на хозяйственные, командировочные, представительские расходы, на оплату поставщикам за продукцию (работы, услуги) и др. и учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В начале проверки аудитор проводит тестирование в ходе которого он должен получить ответы на следующие вопросы:

  • • имеется ли на предприятии список лиц (приказ руководителя), которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды;
  • • соответствует ли положениям нормативных актов порядок выдачи и расходования средств на хозяйственные нужды;
  • • выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам;
  • • соответствует ли положениям нормативных актов порядок выдачи и расходования средств на представительские расходы;
  • • соответствуют ли положениям нормативных актов порядок, размеры и условия возмещения расходов на командировки по территории РФ и на зарубежные командировки;
  • • соответствуют ли положениям нормативных актов расчеты суточных (в том числе по заграничным командировкам) в бухгалтерском и налоговом учете;
  • • оформляется ли письменная документация (распоряжения руководителя предприятия) по направлению работников в командировки;
  • • организован ли аналитический учет командировочных расходов;
  • • производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки;
  • • соответствует ли положениям нормативных актов налогообложение расходов на командировку;
  • • соответствует ли положениям нормативных актов документальное оформление расчетов с подотчетными лицами.

По результатам тестирования аудитор формирует мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами в организации, выявляет наиболее проблемные области в их учете.

В ходе проверки аудитор использует практически все методы получения аудиторских доказательств, выделенные в ФСАД 7/2011 «Аудиторские доказательства»: инспектирование (например, проверка документов по форме), наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций, запрос, подтверждение, арифметический пересчет, аналитические процедуры, а также устный опрос.

Приступая к проверке аудитор принимает решение о методе проверки: сплошной или выборочный. Условием применения выборочного контроля является высокая, по мнению аудитора, эффективность функционирования системы внутреннего контроля. В выборку включаются авансовые отчеты различных подотчетных лиц, по различным направлениям расходов и относящиеся к разным отчетным периодам. При сплошной проверке авансовых отчетов аудитор устанавливает суммы, выдаваемые отдельным сотрудникам в подотчет, назначение и фактическое использование авансов, наличие приказов о направлении работников в командировку, правильность оформления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм правильность составления корреспонденций счетов по операциям с подотчетными лицами.

Аудит расчетов с подотчетными лицами, как правило, проводится сплошным способом. При обнаружении несоответствия данных необходимо аудитор определяет отклонения и их причины.

Аудитор должен удостовериться, что операции с подотчетными лицами в организации ведутся в соответствии с указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», вступившим в силу 1 июня 2014 г.

Аудитор должен убедиться, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. В настоящее время для выдачи денег под отчет достаточно заявления подотчетного лица в произвольной форме с собственноручной надписью руководителя о сумме наличных денег, сроке выдачи , подписи руководителя и даты.

Аудитор проверяет соблюдение сроков отчета по подотчетным суммам.

Аудитор проверяет наличие командировок и порядок их оформления. Для проверки правильности документального оформления командировок аудитор проверяет по существу следующие документы:

  • • приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9, Т-9а);
  • • командировочное удостоверение (форма № Т-10);
  • • служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);
  • • авансовый отчет (форма № АО-1).

С 8 января 2015 г. оформление командировочного удостоверения и служебного задания не является обязательным. При направлении работника в служебную командировку надо сделать запись в журнале учета работников, выбывающих в командировку (п. 8 постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», п. 1, 2 Порядка учета командированных работников). В графе «Дата и номер командировочного удостоверения» журнала указывается:

  • • если работнику выдается командировочное удостоверение — его дата и номер;
  • • если работнику не выдается командировочное удостоверение — дата и номер приказа о направлении в командировку.

Следует обратить внимание на то, что нет необходимости оформлять командировочное удостоверение при направлении работника в заграничную командировку, так как даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам в загранпаспорте работника.

Работник, вернувшийся из командировки должен не позднее трех дней после возвращения составить авансовый отчет (форма № АО-1) и представить его в бухгалтерию. К данному отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы работника во время командировки. Аудитор проверяет целевой характер расходования подотчетных сумм, выданных на командировку и наличие всех необходимых оправдательных документов, подтверждающих его расходы (например, билеты на проезд).

Командированному работнику, согласно предоставленному авансовому отчету, оплачивают: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы. На оплату таких расходов работнику перед отъездом в командировку выдают аванс в рублях при командировках по России или в валюте страны, в которую он направляется при зарубежных командировках. Аудитор проверяет факт получения валюты на оплату командировочных расходов с валютного счета. Валюта командированному работнику может быть выдана наличными из кассы, или может быть открыт карточный валютный счет и перечислены деньги на него. После возвращения работника из командировки сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации, а пластиковая (валютная) карта сдана.

Аудитор проверяет включение командировочных расходов в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), в момент утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Следует обратить внимание, что их перечень открыт и в организации должен быть утвержден перечень командировочных расходов, а их максимальный размер закреплен в локальном нормативном акте.

Аудитору необходимо проверить возмещение суммы расходов по найму жилого помещения, расходов по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание. При этом расходы по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (бассейном, сауной, тренажерным залом и т.п.) не возмещаются. В случае оплаты таких расходов, аудитор проверяет наличие соответствующего распоряжения руководителя и налогообложение данных сумм налогом на доходы физических лиц и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Следует учитывать, что данная сумма не уменьшает налогооблагаемую прибыль организации и, следовательно, не облагается взносами во внебюджетные фонды на основании п. 3 ст. 236 НК РФ.

Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Сумма расходов на проживание командированного работника, оплаченная организацией, не облагается НДФЛ, взносами во внебюджетные фонды, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Аудитор должен удостовериться проверяет все первичные учетные документы на наличие обязательных реквизитов, а также надлежащим образом оформленных квитанций, счетов на оплату.

Аудитор проверяет состав расходов на проезд к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включающих в себя стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.); оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов; плату за пользование в поездах постельными принадлежностями; стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта; сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте. Данные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль организации.

Следует учитывать, что сумма НДС по расходам, связанным с проездом, принимается к вычету при условии, что пункты отправления и назначения находятся на территории РФ. Сумма НДС должна быть выделена в проездном документе (билете) отдельной строкой. При этом, счет-фактура в этом случае не требуется, поскольку билет является бланком строгой отчетности. Также принимается к вычету сумма «входного» НДС по услугам гостиниц. При этом по услугам гостиниц можно принимать к вычету сумму НДС на основании бланка строгой отчетности с выделенной суммой НДС.

Аудитор проверяет обоснованность выплаты суточных за каждый день нахождения командированного работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда). При направлении работника в зарубежную командировку, суточные за время передвижения по территории РФ выплачиваются по нормам, установленным для командировок в пределах нашей страны. День пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда. За день пересечения границы РФ при выезде суточные оплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник. При возвращении в Российской Федерации день пересечения границы оплачивается по нормам, установленным для России.

В случае выезда за границу и возврата в России в течение одного дня суточные оплачиваются в размере 50% от установленной нормы для той страны, в которую командируется работник. При направлении работника в командировку в две и более страны суточные за день пересечения государственной границы выплачиваются в валюте и по нормам той страны, в которую направляется работник.

В случае, если работника иностранной валютой обеспечивает принимающая сторона суточные не выплачиваются. При предоставлении принимающей стороной работникам питание суточные выплачиваются в размере 30% от установленной нормы.

Аудитор проверяет нормирование суточных для целей налогообложения. На основании ст. 168 ТК РФ размер суточных, которые организация выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. Размеры не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для бюджетных организаций. В коллективном договоре или другом локальном нормативном акте может быть установлен любой размер суточных, а также дифференцирован в зависимости от страны, в которую направляется работник. При этом следует учитывать, что согласно и. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем сотруднику расходов на командировки за пределы РФ в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Иными словами, сумма суточных, выплаченных работнику сверх указанной нормы, будет объектом обложения НДФЛ.

Если суточные выдаются в пределах норм, то их сумма уменьшает налогооблагаемую прибыль, не облагается НДФЛ, взносами во внебюджетные фонды, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Если суточные выдают сверх установленных норм, но в соответствии с коллективным договором или другим локальным документом, то сумма превышения не уменьшает налогооблагаемую прибыль, не облагается НДФЛ, взносами во внебюджетные фонды, не облагается взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Для целей исчисления налога на прибыль суточные не нормируются и учитываются в том размере, который установлен в организации, в составе прочих расходов на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Аудитор проверяет правильность возмещения сумм расходов на хозяйственные нужды (затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, по оплате мелкого ремонта и др.).

Аудитор должен убедиться, что работники, получившие деньги под отчет, соблюдают предельный размер расчетов наличными — 100 тыс. руб. по одной сделке с одним юридическим лицом в соответствии с указанием Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У.

К предоставляемым авансовым отчетам должны быть предъявлены кассовые чеки ККМ либо бланки строгой отчетности или выписки о трансакциях, подтверждающие расчеты кредиткой, если деньги под отчет были списаны или перечислены с использованием счета работника. К кассовому чеку должны прилагаться товарные чеки с расшифровкой покупки.

Аудитор выявляет факты оплаты представительских расходов за счет подотчетных сумм. При проверке правильности возмещения сумм представительских расходов аудитор руководствуется ст. 264 НК РФ, в которой приведен полный перечень представительских расходов, учитываемых при налогообложении прибыли.

Для контроля за затратами по приему делегаций в организации должны быть установлены предельные размеры отдельных видов представительских расходов. Аудитор проверяет закрепление нормативов и перечня лиц, ответственных за использование средств в приказе руководителя.

После окончания приема работник, ответственный за расходование средств на представительские расходы, должен составить авансовый отчет (форма № АО-1), к которому прилагаются все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.п.).

Следует учитывать, что сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль только при условии, что она не превышает 4% затрат организации на оплату труда (ст. 264 НК РФ). Сумма представительских расходов, превышающая этот норматив, не уменьшает налогооблагаемую прибыль.

Аудитор проверяет отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете. На выданные под отчет суммы счет 71 должен дебетоваться в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Аудитор проверяет, что подотчетные суммы, не возвращенные работниками в кассу в установленные сроки, отражены по кт сч 71 и дт сч 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В последующем эти суммы списываются со счета 94 в дт сч 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из оплаты труда работника или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника.

Аудитор должен убедиться, что аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Особое внимание обращается аудитором на такие операции, как расчеты с водителями за приобретенные ими ГСМ, запасные части и т.п. Списание израсходованных на эти цели сумм без предоставления обосновывающих документов на себестоимость не допускается.

Выявляя нарушения, аудитор регистрирует их в рабочих документах и определяет сумму заниженной для налогообложения прибыли, а также дополнительных платежей по взносам во внебюджетные фонды и налогу на доходы физических лиц.

Проверяя организацию аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен учитывать, что сроки, на которые выдаются денежные средства в подотчет, устанавливаются приказом руководителя предприятия и фиксируются в приказе об учетной политике. Для контроля за сохранностью имущества предприятия целесообразно также отдельным приказом определить состав должностных лиц, которым разрешено получать наличные денежные средства на хозяйственные и представительские расходы.

Достоверность записей должна быть подтверждена по итогам взаимной сверки сумм сальдо и оборотов по подотчетным лицам в аналитическом учете с суммами сальдо и оборотов по счету 71.

К типичным ошибкам, выявленным в ходе аудита, относятся:

  • • нарушения порядка выдачи подотчетных сумм;
  • • нарушения при оформлении командировочных расходов (отсутствие приказов, распоряжений о направлении в командировку, отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм и т.д.);
  • • нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов;
  • • нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами;
  • • нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами (некорректная корреспонденция счетов бухгалтерского учета, неправильное выведение остатков на конец отчетного периода, несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 или других регистрах) и др.

3. Учет расчетов с подотчетными лицами. Порядок составления, приемки, проверки и обработки авансового отчета.

Подотчетными лицами могут выступать работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие расходы. Под отчет выдаются суммы на хоз.нужды или командировочные расходы связанные с производственной необходимостью, в любой валюте. Расход должен производиться строго по назначению. Подотчетные лица обязаны отчитаться за полученные деньги, для этого они составляют авансовый отчет, к которому прилагаются документы, подтверждающие производственные расходы. Подотчетные лица должны отчитаться в 3-х дневной срок. При отражении расчетов следует помнить, что первой операцией должна быть выдача денег, а второй – отчет за них. Авансовый отчет должен быть заполнен самим сотрудником. Авансовый отчет сдается в бухгалтерию вместе со всеми оправдательным документами, упомянутыми в отчете. Бухгалтер принимает отчет и документы, отрывает от отчета по линии отреза расписку, заполняет ее и отдает подотчетному лицу. Каждый авансовый отчет проверяется бухгалтером, затем утверждается руководителем и принимается к учету. Если остались неизрасходованные суммы, подотчетное лицо возвращает остаток в кассу предприятия, а в случае перерасхода разницу выдает подотчетному лицу из кассы. Д71К50 – выданы деньги подотчет Д50К71 – возврат неиспользованных подотчетных сумм. Вы также можете найти интересующую информацию в научном поисковике Otvety.Online. Воспользуйтесь формой поиска:

Еще по теме 3. Учет расчетов с подотчетными лицами. Порядок составления, приемки, проверки и обработки авансового отчета.:

  1. 32.Автоматизация учета расчетов с подотчетными лицами. Оформление авансовых отчетов по командировке.
  2. 33.Автоматизация учета расчетов с подотчетными лицами. Оформление авансовых отчетов по приобретению товарно-материальных ценностей в розничной торговле.
  3. 34. Автоматизация учета расчетов с подотчетными лицами. Оформление авансовых отчетов по приобретению товарно-материальных ценностей у предприятия-изготовителя
  4. 1. Организация кассовой работы на предприятии. Порядок составления, приемки, проверки и обработки кассового отчета.
  5. 23 Учет расчетов с подотчетными лицами
  6. 33. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
  7. 35. Учет расчетов с подотчетными лицами. Учет расчетов с персоналом по прочим операциям.
  8. 7. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
  9. 5.Учет расчетов с подотчетными лицами
  10. Учет расчетов с подотчетными лицами
  11. 49. Учет расчетов с подотчетными лицами
  12. Билет № 23 Вопрос 1. Учет расчетов с подотчетными лицами
  13. Учет расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте.
  14. 27.Учет расчета с персоналом по прочим операциям и подотчетными лицами.
  15. 47. Контроль расчетов с подотчетными лицами
  16. 6. Документальное оформление и учет безналичных операций по расчетному счету. Порядок приемки и обработки выписок банка.
  17. Расчеты с подотчетными лицами
  18. 29. Аудит расчетов с подотчетными лицами.
  19. Вопрос 33 Аудит расчетов с подотчетными лицами

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *