Расчет по страховым взносам командировочные расходы

В соответствии со статьями 167 и 168 Трудового кодекса работнику, направляемому в служебную командировку, полагается ряд компенсаций.

В частности, командированному работнику оплачивают:

  • суточные;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • расходы по проезду к месту командировки и обратно;
  • другие расходы (например, оплата услуг связи или почты, оформление виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы и т. д.).

По возвращении из командировки все понесенные расходы работник отражает в авансовом отчете.

Для целей налогообложения командировочные расходы учитывают только в том случае, если они носят производственный характер. То есть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, являются обоснованными, документально подтвержденными и соответствующими требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Главное, чтобы организация могла подтвердить их оправдательными документами. Документально неподтвержденные затраты включать в расходы по налогу на прибыль нельзя.

В командировку на личном авто

Если работник едет к месту командировки и (или) обратно на личном транспорте, фактический срок пребывания в месте командирования указывают в служебной записке. Ее работник пишет по возвращении из командировки. К ней прилагаются документы, подтверждающие как факт проезда на автомобиле, так и понесенные расходы на проезд (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

При поездках в командировку за использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику положена компенсация, предусмотренная статьей 188 ТК РФ. Размеры такой компенсации организация определяет самостоятельно. Эта компенсация включает все расходы, связанные с использованием автомобиля, включая расходы на бензин.

Возмещение командировочных расходов и страховые взносы

Минфин России в письме от 28.03.2019 г. № 03-15-06/21254 отметил следующее. Выплаты работнику в виде компенсации расходов на бензин, на наем жилого помещения, а также иных расходов, произведенных работником с разрешения работодателя на основании ст. 168 ТК РФ (расходов на ремонт транспортного средства во время командировки), не облагаются страховыми взносами только при документальном подтверждении таких расходов.

Иначе выплаты работнику, не подтвержденные документами на возмещение расходов в командировке, облагаются страховыми взносами в общем порядке.

Кроме того, Налоговым кодексом установлены предельные нормативы суточных, которые не нужно включать в доход командированного работника и облагать НДФЛ и страховыми взносами. А именно (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ):

  • до 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;
  • до 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Размер суточных, которые выплачивают работникам, отправляемым в командировку, устанавливают приказом руководителя или любым другим нормативным актом. При этом установленный размер суточных уменьшает налогооблагаемую прибыль фирмы в полном объеме (ст. 264 НК РФ).

Как отразить в РСВ

Чиновники также пояснили, как отразить возмещение командировочных расходов работнику в расчете по страховым взносам.

Оплату командировочных расходов вместе с другими выплатами работника нужно отразить (т.е. укажите общую сумму выплат):

  • по строкам 030 подраздела 1.1 и подраздела 1.2 Приложения 1– для расчета страховых взносов по ОПС и ОМС;
  • по строке 020 Приложения 2 – для расчета страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
  • по строке 210 подраздела 3.2.1 раздела 3 – здесь отражают персонифицированные сведения о застрахованных лицах.

Далее как не облагаемую страховыми взносами оплату командировочных расходов работнику нужно отразить:

  • по строке 040 подраздела 1.1 и подраздела 1.2 Приложения 1;
  • по строке 030 Приложения 2.

В итоге, по строке 220 подраздела 3.2.1 раздела 3 будет отражена база для исчисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по работнику за минусом выплат по командировочным расходам.

Что входит в командировочные

Командировка требует дополнительных денежных затрат, и работодатель обязан компенсировать сотрудникам произведенные ими расходы, вызванные необходимостью нахождения в служебной поездке.

Если сотрудник едет в загранкомандировку, в число расходов включаются:

Нужно ли отражать указанные суммы в 4-ФСС, расскажем далее.

Командировочные расходы в 4-ФСС

По п. 2 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ возмещаемые работодателем сотруднику командировочные расходы относятся к суммам, не облагаемым страховыми взносами. Однако это не означает, что в 4-ФСС эти суммы вообще отражать не нужно. Расскажем почему.

Во-первых, эти суммы являются выплатами, производимыми работодателем в рамках трудовых отношений. Следовательно, их требуется отражать в 4-ФСС:

Начисления в рамках договоров ГПХ и авторского заказа включаются в базу по взносам на травматизм в том случае, если по условиям этих договоров заказчик обязан уплачивать взносы на травматизм.

Во-вторых, необлагаемые взносами суммы также подлежат отражению в 4-ФСС.

Важно! Законодательство предъявляет дополнительные условия, при которых допустимо командировочные расходы не облагать страховыми взносами — расходы должны быть фактически произведены и документально подтверждены.

Если эти условия не выполняются, выплаченные сотрудникам суммы в счет возмещения командировочных расходов относятся к облагаемым взносами суммам.

Обратите внимание! Командировочные расходы в 4-ФСС отражать не нужно, если компания сама рассчитывается напрямую с поставщиком услуг. Например, оплачивает перевозчику стоимость проездных документов, перечисляет с расчетного счета суммы за наём жилья в месте командировки и т. д. Такие суммы не попадают в руки командировочным сотрудникам и базу по взносам не формируют.

Разбираемся со строками таблицы 1

Для расчета базы по взносам на травматизм в 4-ФСС предназначена таблица 1 «Расчет базы для начисления страховых взносов»:

В этой таблице командировочные расходы отражаются сразу в нескольких строках:

С особенностями отражения командировочных расходов в 4-ФСС разберемся на примере суточных.

Суточные в 4-ФСС: нюансы

Суточные — это доход работника, полученный в рамках трудовых отношений. В каком порядке отражаются суточные в 4-ФСС в 2020 году?

Этот вопрос требует отдельного пояснения. Начнем с законодательных требований к суточным:

Выплачивать ли суточные в выходные дни, рассказываем .

Наиболее распространенный вариант — работодатель закрепляет в локальном акте предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 1 ст. 217 НК РФ):

  • не более 700 руб. за каждый день командировки в РФ;
  • не более 2 500 руб. за каждый день загранкомандировки.

Хотя в компании может быть установлена любая другая сумма суточных.

Читайте подробнее о налоговом нюансе возмещения расходов на командировки работников подрядчика (исполнителя).

В итоге алгоритм отражения суточных в 4-ФСС в 2020 году следующий:

  • Сумма суточных отражается по строкам 1 и 2 таблицы 1 расчета 4-ФСС.
  • Если суточные выплачены сотруднику в размере, не превышающем указанного в коллективном договоре или ином локальном акте компании, по строке 3 «Итого база для начисления страховых взносов» сумма суточных обнулится и взносами не облагается.
  • Если же суточные выданы сверх установленных работодателем норм, облагается взносами сумма превышения фактически выплаченных суточных над нормативом.

Важно! Отражение суточных в 4-ФСС необходимо производить в том отчетном периоде, в котором они начислены в пользу сотрудника в бухучете, а не в день фактической выдачи. Этот день определяется по дате утверждения руководителем авансового отчета по командировке.

Образец заполнения 4-ФСС с суточными

Поясним на примере, как отразить в 4-ФСС суточные.

3 сотрудника ООО «Пейзаж» в марте 2020 года находились в командировке длительностью 5 рабочих дней в Самаре. По коллективному договору суточные при российских командировках выплачиваются в этой компании в размере 700 руб./сут.

Авансовые отчеты по всем вернувшимся из этой командировки сотрудникам руководитель утвердил 16.03.2020. Отраженные в них суточные составили общую сумму 10 500 руб. (700 руб./сут. × 5 дн. × 3 чел.). Остальные командировочные расходы компания оплачивала через свой расчетный счет.

В итоге в таблицу 1 за первый квартал 2020 года попали следующие суммы:

Пояснение: в январе и феврале базу по взносам формировала начисленная сотрудникам зарплата. В мартовские начисления вошли еще и суточные — как в состав начисленных в пользу физлиц сумм, так и в состав выплат, не подлежащих обложению взносами (расшифровка мартовских сумм в таблице):

Итоги

Работодатель по трудовому законодательству обязан возмещать работникам командировочные расходы. Эти суммы признаются выплатами, произведенными в рамках трудовых отношений. Они не облагаются взносами на травматизм, если фактически произведены, документально подтверждены и не превышают сумм, закрепленных в локальных актах работодателя.

Командировочные расходы в 4-ФСС в 2020 году, как и в предыдущие периоды, отражаются в таблице 1 «Расчет базы для начисления страховых взносов».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить в «Нужное»

Актуально на: 7 сентября 2020 г.

В число возмещаемых работнику расходов, связанных со служебными командировками, включаются суточные. Суточные – это дополнительные расходы, связанные с проживанием командированного работника вне места постоянного жительства (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Размер суточных устанавливается работодателем самостоятельно. А как облагаются суточные НДФЛ и страховыми взносами?

Расчет командировочных в 2020 году: суточные и НДФЛ

НДФЛ не облагаются суточные только в пределах норм, установленных п. 1 ст. 217 НК РФ. Эти нормы за каждый день нахождения в командировке составляют:

  • 700 рублей – при командировках по РФ;
  • 2 500 рублей – при загранкомандировках.

Соответственно, с части суточных, превышающей указанный выше норматив, нужно исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ.

А облагаются ли суточные страховыми взносами?

Суточные облагаются страховыми взносами?

Страховые взносы с суточных не начисляются, если такие суточные не превышают указанные выше лимиты (п. 2 ст. 422 НК РФ). Соответственно, суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами в 2020 году.

Иными словами, при командировках по РФ с суточных свыше 700 рублей страховые взносы нужно будет начислить. А при заграничных командировках страховые взносы начисляются с суточных свыше 2 500 рублей за день командировки.

Обращаем внимание, что при однодневных командировках с суточных страховые взносы нужно начислить со всей суммы. Это связано с тем, что выплаты при однодневных командировках не могут быть признаны суточными, а потому от обложения взносами они не освобождаются (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, Письмо Минфина от 02.10.2017 № 03-15-06/63950).

Хотя если такие выплаты при однодневных командировках оформить не как суточные, а как возмещение расходов, связанных с командировкой, облагаться взносами они не будут. Но понесенные расходы нужно будет подтвердить первичными документами.

Говоря о страховых взносах до этого момента, мы имели в виду взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ, уплачиваемые в соответствии с требованиями НК РФ. Что же касается страховых взносов на травматизм, то суточные не облагаются ими полностью. При этом не важно, превышает или нет установленный работодателем уровень суточных порог 700 рублей или 2 500 рублей (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Суточные в Расчете по страховым взносам 2020

Как уже было сказано, сверхнормативные суточные облагаются страховыми взносами в 2020 году в соответствии с требованиями НК РФ. А каковы особенности отражения суточных в Расчете по страховым взносам?

Несмотря на то, что только сверхлимитные суточные облагаются страховыми взносами на ОПС, ОМС и ВНиМ, в РСВ показать нужно полный размер суточных.

По соответствующему виду страхования выплаченные работникам суточные нужно сначала указать в составе сумм выплат и иных вознаграждений, исчисленных в пользу физических лиц. А затем необлагаемую часть суточных нужно указать в составе сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами (Письмо ФНС от 24.11.2017 № ГД-4-11/23829@).

А надо ли отражать суточные сверх нормы в 4ФСС в 2020 году?

В форме 4-ФСС суточные нужно показать дважды (Порядок заполнения, утв. Приказом ФСС от 26.09.2016 № 381):

  • в составе сумм выплат по строке 1 таблицы 1 «Расчет базы для начисления страховых взносов» формы 4-ФСС;
  • в составе сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, по строке 2 таблицы 1.

Сверхнормативные суточные в 1С ЗУП 8.3 необходимо отражать в целях учета НДФЛ и страховых взносов. Сегодня мы разберем, как начислить и отразить суточные в программе 1С 8.3 ЗУП 3.1 пошагово.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе «ЗУП 3.1 кадровый и зарплатный учет от А до Я»

Настройка нового начисления для сверхнормативных суточных

Создайте новое Начисление (Настройка – Начисления). На вкладке Основное укажите, что это Доход в натуральной форме и начисление выполняется По отдельному документу.

На вкладке Налоги, взносы, бухучет настройте параметры обложения данного вида дохода НДФЛ и взносами.

Если сумма сверхнормативных суточных прописана в локальных-нормативных актах, то по страховым взносам следует выбрать Вид дохода — Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами на ОПС, ОМС и соц.страхование, не облагаемые взносами на страхование от несчастных случаев, в противном случае это будут Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами

Начисление суточных сверх норм

Для начисления сверхнормативных суточных в 1С ЗУП 8.3 создайте документ Доход в натуральной форме (Зарплата – Натуральные доходы). При заполнении документа обратите внимание на реквизит Дата получения дохода. Значение данного реквизита определяет дату дохода для целей учета НДФЛ и должно быть равно последнему числу месяца, в котором утвержден авансовый отчет.

Удержание НДФЛ, исчисленного с суммы сверхнормативных суточных

В связи с тем, что суточные в 1С 8.3 ЗУП 3 отражаются как доход в натуральной форме, сумма начисленных сверхнормативных суточных не увеличивает сумму к выплате по сотруднику и, соответственно, по документу Доход в натуральной форме не предусмотрено формирование документа Ведомость (Выплаты – Все ведомости на выплату зарплаты). По этой причине удержание НДФЛ с суммы сверхнормативных суточных производится при окончательной выплате заработной платы сотруднику.

Создайте документ Ведомость. Способ выплаты в документе укажите Зарплата за месяц.

Двойным щелчком по значению поля НДФЛ к перечислению откройте окно расшифровки суммы удержанного НДФЛ. Строка с НДФЛ, исчисленным с дохода по суточным сверх норм, отображается в окне расшифровки отдельной строкой.

Возможность автоматического удержания НДФЛ с натуральных доходов реализована только для выплаты окончательного расчета по зарплате за месяц. При выплате аванса удержание НДФЛ с таких доходов программой не предусмотрено. Для удержания НДФЛ при выплате аванса сделайте ручную корректировку документа Ведомость.

Подробно — см. УДЕРЖАНИЕ НДФЛ С ПОЛУЧЕННОГО НАТУРАЛЬНОГО ДОХОДА В БЛИЖАЙШУЮ ДАТУ ВЫПЛАТЫ ДРУГИХ ДОХОДОВ СОТРУДНИКА

См. также:

  • Удержание НДФЛ с полученного натурального дохода в ближайшую дату выплаты других доходов сотрудника
  • Как правильно документировать командировочные расходы (из записи эфира от 31 января 2019 г.)
  • С 25.02.2019 обратите внимание на подтверждение авиарасходов на командировки
  • Сотрудник задержался в месте проведения командировки — нужно ли удержать НДФЛ со стоимости обратного билета?

Если Вы являетесь подписчиком системы БухЭксперт8, тогда читайте дополнительный материал по теме:

  • Как включить в РСВ суммы суточных в пределах норм (взносами не облагаются)?
  • Почему в отчете «Полный свод начислений, удержаний и выплат» доходы в натуральной форме могут не попадать в раздел «Справочно»?

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *