Расчетный листок

Могут ли начальники подразделений выдавать расчетные листки сотрудникам?
Как это можно оформить?

27 августа 2019

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Передача персональных данных работника в пределах одной организации осуществляется в соответствии с локальным нормативным актом. Если в таком локальном акте в перечне лиц, имеющих доступ к персональным данным работников, будет указана должность начальника подразделения, то он может выдавать расчетные листки работникам этого подразделения.

Обоснование вывода:
Как следует из части первой ст. 136 ТК РФ, при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Из части второй ст. 136 ТК РФ следует, что письменное извещение работника должно производиться посредством выдачи расчетного листка.
В свою очередь, порядок выдачи расчетных листов трудовым законодательством детально не регламентирован. Не конкретизирован законодательством и документ, в котором обозначенный порядок должен содержаться. По мнению Роструда, порядок выдачи расчетных листов может быть закреплен в локальном акте, определяющем форму расчетного листка (письмо от 18.03.2010 N 739-6-1). Минтруд, в свою очередь, полагает, что такой порядок может быть предусмотрен в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте (письмо от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560).
Отметим, что расчетный листок содержит персональные данные работника, которыми является любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных) (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»).
Согласно ст. 88 ТК РФ работодатель разрешает доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом они должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций. Кроме того, работодатель не имеет права сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами*(1).
Из статей 86-88 ТК РФ следует необходимость принятия работодателем локального нормативного акта, устанавливающего порядок обработки персональных данных работников. Таким локальным актом может быть положение о персональных данных, в котором необходимо указать лиц, имеющих доступ к персональным данным работников, порядок обработки этих сведений, защиты и т.д.
Следовательно, если в таком положении среди лиц, имеющих доступ к персональным данным работников, будет указана должность начальника подразделения, то он также может выдавать расчетные листки работникам своего отдела.
Таким образом, считаем, что работодатель в локальном нормативном акте вправе установить, что выдача расчетных листков работникам осуществляется начальником подразделения, в котором они работают. Аналогичные разъяснения содержат и консультации специалистов Роструда (вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2, вопрос-ответ 3 с Информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»). С локальным нормативным актом, устанавливающим такой порядок выдачи расчетных листов, необходимо ознакомить всех работников организации (часть вторая ст. 22 ТК РФ).
Отметим, что в силу ст. 88 ТК РФ работодателю необходимо предупредить лиц, получающих персональные данные сотрудников, о том, что они могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от данных лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Поэтому сотрудники, ответственные за обработку данных персональных работников, в обязательном порядке должны быть ознакомлены с локальным актом, устанавливающим порядок хранения и использования персональных данных. Работник, ознакомившийся с этим локальным актом под подпись и нарушивший режим конфиденциальности сведений о персональных данных работников, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности (ст. 90 ТК РФ)*(2).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Евсюкова Валентина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

15 июля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Более подробно об этом смотрите ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ на Вопрос: Обязан ли работодатель требовать от работников письменное согласие на обработку персональных данных, в том числе при заключении трудового договора? Необходимо ли брать данное согласие с работников, трудовой договор с которыми заключен до вступления в силу Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»? Существуют ли установленные перечни объемов обрабатываемых работодателем персональных данных, которые нельзя превышать?
*(2) Смотрите также материалы:
— Статья «Организуем работу с персональными данными сотрудников» (журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», N 2, февраль 2015);
— Вопрос: В организации локальные нормативные акты предусматривают заключение договора о конфиденциальности с работниками. С каждым работником организации заключается отдельный договор (соглашение) о неразглашении конфиденциальной информации, к которой относятся коммерческая тайна и персональные данные работников. В каких случаях можно расторгнуть трудовой договор с работником в случае нарушения указанного договора? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2017 г.);
— Вопрос: В целях соблюдения Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» работодателем (медицинское учреждение) работнику, который имеет доступ к персональным данным граждан (пациентов), было предложено подписать обязательство (соглашение) о соблюдении конфиденциальности персональных данных. Работник отказался подписать данное обязательство. Какие меры воздействия может применить работодатель, учитывая то, что работника невозможно перевести на другую работу, исключающую доступ к персональным данным? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2011 г.).

Расшифровка кодов начисления заработной платы дает возможность работникам узнать, за что произведены те или иные выплаты, указанные в расчетном листе. Из публикации читатель узнает о том, что представляет собой расчетный лист, какие требования предъявляются к его оформлению, и какие коды используются для обозначении различных начислений работнику.

Расчетный лист: понятие и требования, предъявляемые к его составлению

Расчетный лист – это документ, который составляется работодателем с целью информирования трудящегося о начислениях, которые ему причитаются. Обязанность составления расчетных листов вытекает из положений ст. 136 ТК РФ, согласно которым работодатель обязан ежемесячно доводить до сведения трудящихся в письменном виде:

  • сведения о составе зарплаты;
  • информацию о иных выплатах;
  • сведения об удержанных средствах, в частности, налоговых отчислениях;
  • информацию о сумме, которая будет выплачена служащему за расчетный период.

Важно! Закон не содержит обязательных требований к содержанию расчетного листа и порядку его оформления. Каждый работодатель вправе самостоятельно разработать бланк данного документа и утвердить его локальным актом.

Исходя из толкования требований ст. 136 ТК РФ, изложенных выше, в расчетном листе должны отражаться следующие сведения:

  • о начисленных трудящемуся средствах;
  • об удержанных средствах;
  • о сумме, подлежащей выплате.

Какое числовое значение определяет код дохода «зарплата»? Иные коды, применяемые в расчетном листе, справке 2-НДФЛ

Расшифровка кодов заработной платы в расчетном листе осуществляется с помощью сведений, которые содержатся в Приложении № 1 к Приказу ФНС России «Об утверждении кодов…» от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

Москва: +7 (499) 938-49-02

Петербург: +7 (812) 467-39-58

Бесплатный звонок по России: 8 (800) 350-84-13, доб. 453

Данный нормативный акт определяет не только коды заработной платы, но и коды иных выплат, а также налоговых вычетов. Для заработной платы присвоен код 2000.

Кроме того, для отображения доходов, связанных с трудовой деятельностью, которые отражаются как в расчетном листе, так и в справке 2-НДФЛ, используются следующие коды:

  • 2012 – код оплаты отпускных;
  • 2530 – оплата труда в натуральной форме;
  • 2300 – оплата больничного;
  • 2760 – суммы материальной помощи;
  • 2762 – суммы материальной помощи, выплачиваемой служащим в связи с рождением детей;
  • 4800 – любые доходы, которые не поименованы в Приказе № ММВ-7-11/387@.

Полный перечень кодов доходов можно посмотреть ниже:

Виды кодов, которые используются при заполнении справки 3-НДФЛ

При заполнении справки 3-НДФЛ используются иные коды доходов. Они закреплены в Приложении № 4 к Приказу ФНС России от 24.12.2014 N ММВ-7-11/671@. Применяется 10 кодов:

Код Вид дохода
01 Доходы, которые получены от продажи недвижимости
02 Доходы, полученные в результате отчуждения иного имущества
03 Доходы, которые были получены от продажи ценных бумаг
04 Прибыль от передачи имущества в аренду
05 Доходы, полученные безвозмездно, на основании дарения
06 Доходы от трудовой деятельности, если налоги уплачивал работодатель
07 Доходы от трудовой деятельности, если налог не был уплачен работодателем
08 Доходы от дивидендов
09 Продажа имущества по кадастровой стоимости
10 Иные доходы

Благодаря приведенной расшифровке, можно определить состав денежных сумм, полученных от работодателя, а также правильно заполнить декларацию по форме 3-НДФЛ.

Основная задача расчетного листка – это информирование работника о том, из чего складывается его заработная плата. В трудовом законодательстве закреплена обязанность компании выдавать такие документы в письменном виде. Однако каким способом предприятие информирует сотрудника, в каком формате, с какой периодичностью, законодательство не определяет. Поэтому форму листка, периодичность его выдачи, способ передачи работнику и другие необходимые моменты компания должна утвердить в своем локальном акте.

Полный расчет

Заработная плата сотрудника устанавливается трудовым договором в соответствии с применяемыми к сотруднику системами оплаты труда (ст. 135 ТК РФ). Как уже было отмечено, нормами ТК РФ предусмотрена обязанность информировать каждого работника о том, из чего складывается его доход, а именно:

  • о составных частях заработной платы, причитающейся сотруднику за соответствующий период;
  • о размерах иных сумм, начисленных специалисту, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других перечислениях, предусмотренных законодательством;
  • о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
  • об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

При этом работодатель, с учетом мнения представительного органа сотрудников, должен самостоятельно утвердить форму расчетного листка и закрепить ее локальным актом организации, например, приказом (ч. 2 ст. 136 ТК РФ, Постановление Верховного суда РФ от 23 декабря 2010 г. № 75-АД10-3).

Кроме того, следует отметить, что Трудовой кодекс не регламентирует порядок извещения работника о составных частях заработной платы (порядок выдачи расчетного листка). Эту систему работодателю также следует урегулировать самостоятельно. Для этого необходимо предусмотреть в трудовом или коллективном договоре или ином локальном акте конкретный порядок извещения сотрудника о составных частях его заработной платы.

Каким он может быть? Минтруд России отмечает, что, кроме всем привычных расчетных листков на бумаге, имеют место быть и «расчетники», созданные в электронной форме. В таком случае они должны быть направлены сотрудникам на их электронную почту. Такой порядок, по мнению Минтруда России, не нарушает положения статьи 136 ТК РФ (письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 г. № 14-1/ООГ-1560, Апелляционное определение Омского областного суда от 24 июля 2013 г. по делу № 33-4740/2013).

Дата выдачи

Кроме того, следует добавить, что законодательно также не установлен период, за который следует выдавать расчетный листок. В связи с этим за разъяснениями давайте также обратимся к контролерам. Так, в частности, в письме от 24 мая 2018 года № 14-1/ООГ-4375 Минтруд России отметил, что общепринятой практикой при применении систем оплаты труда, в которых работникам устанавливаются оклады или месячные тарифные ставки, является выдача расчетных листков с указанием начисленной месячной заработной платы. Другими словами, расчетный листок должен выдаваться каждый месяц. При этом еще в 2007 году контролерами было отмечено, что выдавать документ следует одновременно с зарплатой за вторую половину месяца (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1).

В более поздних разъяснениях по данному вопросу Минтруд России уточнил, что организация вправе самостоятельно в своих локальных нормативных актах установить, когда будут выдаваться расчетные листки – до, во время или после выдачи зарплаты за вторую половину месяца (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).

Обратите внимание

В более поздних разъяснениях Минтруд России уточнил, что организация вправе самостоятельно в своих локальных нормативных актах установить, когда будут выдаваться расчетные листки – до, во время или после выдачи зарплаты за вторую половину месяца.

Персональные данные

А как соблюсти условия о персональных данных, ведь расчетный листок содержит сведения о работниках, к которым, согласно пункту 1 статьи 3 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», относится любая информация, затрагивающая прямо или косвенно физическое лицо? Например, это могут быть фамилия, имя, отчество работника, дата его рождения, должность, сведения о размерах выплат и удержаний и другие данные.

При передаче персональных данных работника компания обязана соблюдать ряд требований, в том числе не сообщать такую информацию третьей стороне без письменного согласия работника (ст. 88 ТК РФ).

Это значит, что необходимо выдать расчетный листок непосредственно тому работнику, для которого он предназначен. При отсутствии возможности передать документ лично сотруднику, чтобы не нарушить статьи 88 и 89 Закона № 152-ФЗ, «расчетник» можно выдать через другого сотрудника, но при условии, что у последнего есть доверенность на получение этой бумаги.

Есть еще один запасной вариант, например, локальным актом компании можно предусмотреть, что расчетные листки передаются сотрудникам через начальников отделов, которые, в свою очередь, под подпись оповещены о запрете на разглашение персональных данных сотрудников.

Способ перевода

Не забывайте, что порядок и условия выдачи расчетных листков не ставятся в зависимость от способа выплаты заработной платы: «наличкой» через кассу или же перечислением на карту сотрудника. У работодателей есть обязательство выдавать всем сотрудникам расчетные листки при выплате зарплаты, в том числе при перечислении ее на банковские карты. ТК РФ не содержит каких-либо исключений в отношении представления работникам расчетных листков в зависимости от способа выплаты денег. На это указал и Минтруд России в своем письме от 23 октября 2018 года № 14-1/ООГ-8459. Ну а порядок выдачи документов, как было отмечено выше, организация определит самостоятельно своим локальным актом.

А если случится так, что работодатель проигнорирует свою обязанность по выдаче расчетного листка? Предусмотрена ли за это ответственность?

Ответ – да, предусмотрена!

Невыдача работникам расчетных листков является нарушением трудового законодательства и может повлечь ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

Обратите внимание

А если случится так, что работодатель проигнорирует обязанность по выдаче расчетного листка? Предусмотрена ли за это ответственность? Ответ – да, предусмотрена! Невыдача расчетных листков является нарушением трудового законодательства и может повлечь ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

Контролеры могут вынести предупреждение или наложить административный штраф на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей и на юридическое лицо – от 30 000 до 50 000 рублей.

А вот если будет установлено, что нарушение совершено повторно, то в соответствии с частью 2 статьи 5.27 Административного кодекса штрафы будут значительно выше, а именно от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет для должностного лица и штраф от 50 000 до 70 000 рублей – для организации. Будьте внимательнее!

Читайте также «Доплаты к заработной плате: кому, сколько и когда»

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Яндекс Дзен!

Подписаться

Юридическая литература:
— Комментарий к N 165-ФЗ Об основах обязательного социального страхования
— Экспертиза нормативных правовых актов в сфере реализации промышленной политики
— Комментарий к Основам законодательства Российской Федерации о нотариате 2020
— Комментарий к Федеральному закону Об исполнительном производстве
— Комментарий к Арбитражному процессуальному кодексу Российской Федерации
— Индивидуальный предприниматель: от создания до закрытия
— Наследственное право: постатейный комментарий к статьям 1110 — 1185, 1224 Гражданского кодекса Российской Федерации
— Юридическая помощь: вопросы и ответы. Выпуск III
— Права и обязанности предпринимателя при взаимоотношениях с правоохранительными органами: закон и практика
— Комментарий к Федеральному закону от 24 июня 1999 г. N 120-ФЗ Об основах системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних
— Аккредитация испытательных лабораторий на примере работы агрохимической службы: учебное пособие
— Комментарий к Федеральному закону от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля
— Административное право Российской Федерации: учебник
— Исполнительное производство: Учебник
— Комментарий к Федеральному закону от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ Об образовании в Российской Федерации
— Постатейный комментарий к Гражданскому кодексу Российской Федерации. Часть первая
— Предпринимательское право России: итоги, тенденции и пути развития: монография
— Адвокатура в России: учебник для вузов
— Прокурорская проверка. Методика и тактика проведения: учебное пособие
— Постатейный комментарий к Кодексу РФ об административных правонарушениях. Часть вторая
— Курс доказательственного права: Гражданский процесс. Арбитражный процесс. Административное судопроизводство
— Правовые основы военно-технического сотрудничества
— Постатейный комментарий к Кодексу РФ об административных правонарушениях. Часть первая
— Размышляя о судопроизводстве: Избранное
— Продажа или приобретение бизнеса: правовое сопровождение сделки: монография
— Комментарий к Федеральному закону от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ Об обществах с ограниченной ответственностью
Комментарий к Федеральному закону от 18 июля 2011 г. N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц 2019 год.
— О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд: научно-практический комментарий к Федеральному закону от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ 2019 год.
— Наследование имущества: от совершения завещания до приобретения наследства 2019 год.
— E-commerce и взаимосвязанные области (правовое регулирование): Сборник статей 2019 год.
— Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации 2019 год.(постатейный)
— Юридическая помощь: вопросы и ответы
— Трудовое право России: Учебник
— Наследственное право
— Юридический справочник застройщика
— Гражданское право: Учебник : Том 1
— Единый налог на вмененный доход: практика применения
— Защита прав потребителей жилищно-коммунальных услуг: как отстоять свое право на комфортное проживание в многоквартирном доме
— Транспортные преступления: понятие, виды, характеристика: Монография
— Бюджетное право: Учебник
— Страхование для граждан: ОСАГО, каско, ипотека
— Договор трансграничного займа: право и практика
— Судебный конституционный нормоконтроль: осмысление российского опыта: Монография
— Несостоятельность (банкротство) юридических и физических лиц: Учебное пособие
— Оценочная деятельность в арбитражном и гражданском процессе
— Административное судопроизводство
— Деликтные обязательства и деликтная ответственность в английском, немецком и французском праве
— Гражданское право том 1
— Гражданское право том 2
— Защита интеллектуальных прав
— Право интеллектуальной собственности
— Земельное право
— Налоговое право
— Конституционно-правовые основы антикоррупционных реформ в России и за рубежом
— Семейное право
— Конституционное право Российской Федерации

Юридическая литература:
— Комментарий к N 165-ФЗ Об основах обязательного социального страхования
— Экспертиза нормативных правовых актов в сфере реализации промышленной политики
— Комментарий к Основам законодательства Российской Федерации о нотариате 2020
— Комментарий к Федеральному закону Об исполнительном производстве
— Комментарий к Арбитражному процессуальному кодексу Российской Федерации
— Индивидуальный предприниматель: от создания до закрытия
— Наследственное право: постатейный комментарий к статьям 1110 — 1185, 1224 Гражданского кодекса Российской Федерации
— Юридическая помощь: вопросы и ответы. Выпуск III
— Права и обязанности предпринимателя при взаимоотношениях с правоохранительными органами: закон и практика
— Комментарий к Федеральному закону от 24 июня 1999 г. N 120-ФЗ Об основах системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних
— Аккредитация испытательных лабораторий на примере работы агрохимической службы: учебное пособие
— Комментарий к Федеральному закону от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля
— Административное право Российской Федерации: учебник
— Исполнительное производство: Учебник
— Комментарий к Федеральному закону от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ Об образовании в Российской Федерации
— Постатейный комментарий к Гражданскому кодексу Российской Федерации. Часть первая
— Предпринимательское право России: итоги, тенденции и пути развития: монография
— Адвокатура в России: учебник для вузов
— Прокурорская проверка. Методика и тактика проведения: учебное пособие
— Постатейный комментарий к Кодексу РФ об административных правонарушениях. Часть вторая
— Курс доказательственного права: Гражданский процесс. Арбитражный процесс. Административное судопроизводство
— Правовые основы военно-технического сотрудничества
— Постатейный комментарий к Кодексу РФ об административных правонарушениях. Часть первая
— Размышляя о судопроизводстве: Избранное
— Продажа или приобретение бизнеса: правовое сопровождение сделки: монография
— Комментарий к Федеральному закону от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ Об обществах с ограниченной ответственностью
Комментарий к Федеральному закону от 18 июля 2011 г. N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц 2019 год.
— О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд: научно-практический комментарий к Федеральному закону от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ 2019 год.
— Наследование имущества: от совершения завещания до приобретения наследства 2019 год.
— E-commerce и взаимосвязанные области (правовое регулирование): Сборник статей 2019 год.
— Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации 2019 год.(постатейный)
— Юридическая помощь: вопросы и ответы
— Трудовое право России: Учебник
— Наследственное право
— Юридический справочник застройщика
— Гражданское право: Учебник : Том 1
— Единый налог на вмененный доход: практика применения
— Защита прав потребителей жилищно-коммунальных услуг: как отстоять свое право на комфортное проживание в многоквартирном доме
— Транспортные преступления: понятие, виды, характеристика: Монография
— Бюджетное право: Учебник
— Страхование для граждан: ОСАГО, каско, ипотека
— Договор трансграничного займа: право и практика
— Судебный конституционный нормоконтроль: осмысление российского опыта: Монография
— Несостоятельность (банкротство) юридических и физических лиц: Учебное пособие
— Оценочная деятельность в арбитражном и гражданском процессе
— Административное судопроизводство
— Деликтные обязательства и деликтная ответственность в английском, немецком и французском праве
— Гражданское право том 1
— Гражданское право том 2
— Защита интеллектуальных прав
— Право интеллектуальной собственности
— Земельное право
— Налоговое право
— Конституционно-правовые основы антикоррупционных реформ в России и за рубежом
— Семейное право
— Конституционное право Российской Федерации

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *