Расходы на почту статья расходов

Гудова Т., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

На какие подстатьи КОСГУ следует относить расходы по пересылке почтовой корреспонденции? Как отразить в учете поступление маркированных и немаркированных конвертов? Какой код контрагента применяется для отражения расчетов с «Почтой России»? На эти и другие вопросы ответим в консультации.

Код контрагента при расчетах с «Почтой России»

При отражении в бухгалтерском учете таких расчетов следует правильно указать подстатью КОСГУ, соответствующую правовому статусу контрагента. В целях применения Порядка № 209н различают следующие группы контрагентов:

  • участники бюджетного процесса;

  • государственные (муниципальные) бюджетные и автономные учреждения;

  • финансовые и нефинансовые организации государственного сектора;

  • иные нефинансовые организации;

  • иные финансовые организации;

  • некоммерческие организации и физические лица – производители товаров, работ, услуг;

  • физические лица;

  • наднациональные организации и правительства иностранных государств;

  • нерезиденты.

При отнесении организации «Почта России» к соответствующей группе контрагентов необходимо учитывать разъяснения, приведенные в Письме Минфина РФ от 27.12.2019 № 02-08-10/103065. В нем сообщается, что во исполнение Федерального закона от 29.06.2018 № 171-ФЗ 01.10.2019 завершена реорганизация федерального государственного унитарного предприятия «Почта России». В Единый государственный реестр юридических лиц внесена запись о создании акционерного общества «Почта России» путем реорганизации в форме преобразования.

Согласно п. 9.5, 10.4 Порядка № 209н и Руководству по применению КОСГУ, направленному Письмом Минфина РФ от 27.12.2019 № 02-08-10/102939государственные унитарные предприятия относятся к организациям государственного сектора, а акционерные общества и прочие организации, занимающиеся производством товаров и оказанием нефинансовых услуг, выполнением работ, – к иным нефинансовым организациям.

С учетом изложенного, а также положений абз. 3 п. 10 Порядка формирования информации по статистике государственных финансов, утвержденного Приказом Минфина РФ от 30.11.2016 № 221н, в целях обеспечения правильного ведения бюджетного (бухгалтерского) учета, составления и представления бюджетной (бухгалтерской) отчетности в части отражения бухгалтерских операций по увеличению (уменьшению) дебиторской (кредиторской) задолженности с контрагентом АО «Почта России» необходимо применять соответствующие аналитические счета расчетов с использованием подстатей КОСГУ.

В 2019 году учет велся по подстатьям:

  • 563 (663) «Увеличение (уменьшение) прочей дебиторской задолженности по расчетам с финансовыми и нефинансовыми организациями государственного сектора»;

  • 733 (833) «Увеличение (уменьшение) прочей кредиторской задолженности по расчетам с финансовыми и нефинансовыми организациями государственного сектора».

Начиная с 01.01.2020 применяются подстатьи:

  • 564 (664) «Увеличение (уменьшение) прочей дебиторской задолженности по расчетам с иными нефинансовыми организациями»;

  • 734 (834) «Увеличение (уменьшение) прочей кредиторской задолженности по расчетам с иными нефинансовыми организациями».

Приобретение конвертов и марок, пересылка почтовых отправлений

Расходы на приобретение почтовых марок, маркированных конвертов, маркированных почтовых бланков следует отражать по коду вида расходов 244 и подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ (п. 10.2.1 Порядка № 209н, п. 48.2.4.4 Порядка № 85н). На эту же подстатью относятся расходы на пересылку почтовых отправлений, включая расходы на упаковку почтового отправления (например, оплата пересылки заказного письма с уведомлением, писем с объявленной ценностью, доплата за дополнительный вес пересылаемого письма).

Для справки: почтовые отправления – это адресованные письменная корреспонденция, посылки, прямые почтовые контейнеры.

В силу ст. 2 Федерального закона от 17.07.1999 № 176-ФЗ почтовые марки и иные знаки, наносимые на почтовые отправления и подтверждающие оплату услуг почтовой связи, являются государственными знаками почтовой оплаты.

В целях бухгалтерского учета почтовые марки и маркированные конверты относятся к денежным документам и учитываются на счете 0 201 35 000 (п. 169 Инструкции № 157н). Они хранятся в кассе учреждения.

Пример 1.

Подотчетное лицо бюджетного учреждения культуры приобрело маркированные конверты в количестве 100 шт. стоимостью 15 руб. каждый. 10 конвертов и денежные средства в сумме 300 руб. были выданы секретарю для отправки корреспонденции. Отправленные конверты были списаны на основании утвержденного авансового отчета, составленного секретарем. К отчету прилагались реестр заказной почтовой корреспонденции и кассовый чек на оплату пересылки заказных писем в сумме 280 руб. Неизрасходованный остаток денежных средств в размере 20 руб. возвращен в кассу.

Все операции осуществляются в рамках деятельности по выполнению государственного задания. Расходы на приобретение маркированных конвертов и пересылку заказных писем отнесены на общехозяйственные расходы.

В бухгалтерском учете учреждения данные операции отразятся следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Приняты к учету приобретенные маркированные конверты* (100 шт. x 15 руб.)

4 201 35 510

4 208 21 667

1 500

Выданы секретарю для отправки корреспонденции из кассы:

– маркированные конверты* (10 шт. x 15 руб.)

4 208 21 567

4 201 35 610

– денежные средства для оплаты пересылки заказных писем

4 208 21 567

4 201 34 610
Увеличение забалансового счета 18
(КВР 244 / подстатья 221 КОСГУ)

Приняты к учету расходы в сумме:

– стоимости отправленных маркированных конвертов

4 109 80 221

4 208 21 667

– оплаты пересылки заказных писем

4 109 80 221

4 208 21 667

Возвращен в кассу остаток неизрасходованной подотчетной суммы

4 201 34 510
Уменьшение забалансового счета 18
(КВР 244 / подстатья 221 КОСГУ)

4 208 21 667

* Прием в кассу и выдача из кассы маркированных конвертов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с указанием «Фондовый». Такие ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами (п. 170 Инструкции № 157н).

Следует отметить, что реестр заказной почтовой корреспонденции печатается сотрудниками почтовых отделений при отправке заказных писем юридическими лицами. В случае если письма отправляются адресатам простым способом, расходы на их приобретение могут быть отражены на основании отчета об израсходованных конвертах, который составляется, как правило, в конце месяца лицом, ответственным за почтовые отправления. При этом такой документ должен быть закреплен в учетной политике учреждения.

Немаркированные конверты.

Такие конверты денежными документами не признаются и подлежат учету как прочая печатная продукция в составе прочих материальных запасов на счете 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы» (п. 99, 118 Инструкции № 157н). Расходы на приобретение немаркированных конвертов следует отражать по коду вида расходов 244 в увязке с подстатьей КОСГУ:

  • 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» – если они приобретаются в целях награждения (дарения) (подарочные конверты);

  • 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» – если они приобретаются в иных целях.

Пример 2.

Автономное учреждение культуры закупило у «Почты России» за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, 100 немаркированных конвертов общей стоимостью 300 руб. и марки на сумму 600 руб. Все они были выданы подотчетному лицу для почтовых отправлений. Израсходованные марки и конверты списаны на основании составленного в конце месяца отчета об осуществлении почтовых отправлений. Расходы на их приобретение отнесены к общехозяйственным.

В бухгалтерском учете учреждения данные операции отразятся следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Поступили от поставщика:

– почтовые марки

2 201 35 510

2 302 21 734

– немаркированные конверты

2 105 36 346

2 302 34 734

Оплачены поставщику поставленные:

– почтовые марки

2 302 21 834

2 201 11 610
Забалансовый счет 18
(КВР 244 / подстатья 221 КОСГУ)

– конверты без марок

2 302 34 834

2 201 11 610
Забалансовый счет 18
(КВР 244 / подстатья 346 КОСГУ)

Выданы почтовые марки подотчетному лицу

2 208 21 567

2 201 35 610

Списаны израсходованные:

– почтовые марки

2 109 80 221

2 208 21 667

– конверты

2 109 80 272

2 105 36 446

Аренда абонентского ящика

Для получения писем, бандеролей, подписных изданий многие организации арендуют абонентский ящик, устанавливаемый непосредственно в почтовых отделениях. Это дает ряд преимуществ, в частности, можно:

  • объединить несколько почтовых адресов в один (например, если фактический и юридический адреса не совпадают);

  • получить специальный короткий адрес для организации (например: 191027, Санкт-Петербург, а/я 19 или 101000, Москва, «ТЮЗ»);

  • использовать любое (например, ближайшее) почтовое отделение для аренды абонентского ящика.

За аренду (абонирование) почтовых ящиков (ячеек) с пользователей взимается абонентская плата.

Если учреждение хочет арендовать абонентский ящик, оно может обратиться в любое почтовое отделение. В отделе доставки необходимо заполнить заявление на аренду. Заявку можно оформить и в онлайн-режиме (на сайте «Почты России»).

При наличии свободного почтового ящика с отделением почтовой связи заключается договор. Как правило, номер договора совпадает с номером ячейки.

После подписания договора учреждение вносит плату за пользование абонентским ящиком, которая обычно берется сразу за длительный промежуток времени. Этот срок определяется сторонами договора, но, как правило, составляет не менее года. Сумма абонентской платы за аренду ящика может меняться.

После подписания договора и перечисления абонентской платы учреждению выдаются ключи от абонентской ячейки.

Согласно п. 10.2.1 Порядка № 209н, п. 48.2.4.4 Порядка № 85н абонентская плата за пользование почтовыми абонентскими ящиками отражается по коду вида расходов 244 и подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ (см. также письма Минфина РФ от 26.12.2014 № 02-05-10/67888, 02-05-10/67890).

Поскольку абонентская плата за пользование почтовым ящиком берется сразу за большой промежуток времени, в бухгалтерском учете она будет отражена как предоплата. Расходы на абонирование почтового ящика принимаются к учету ежемесячно на основании акта оказанных услуг по предоставлению почтовым отделением абонентского почтового ящика.

Пример 3.

Казенное учреждение культуры заключило на год договор на абонирование ячейки в почтовом отделении. Годовая абонентская плата за пользование ячейкой составила 1 800 руб. (150 руб. в месяц).

В бюджетном учете данные операции отразятся следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Внесена годовая абонентская плата за пользование абонентской ячейкой

1 206 21 564

1 304 05 221

1 800

Отражены расходы на абонирование почтовой ячейки на основании полученного акта оказанных услуг (ежемесячно)

1 401 20 221

1 302 21 734

Зачтена ранее перечисленная предоплата

1 302 21 834

1 206 21 664

Расходы на приобретение и установку почтовых ящиков, осуществляемые за счет средств учреждения, не относятся к расходам на услуги связи, а являются затратами учреждения на приобретение и установку основного средства.

Использование франкировальных машин для пересылки писем

Обработать большие объемы почтовой корреспонденции традиционным способом с помощью наклейки почтовых марок практически невозможно. С целью повышения скорости обработки исходящей корреспонденции, снижения трудозатрат и повышения качества созданы франкировальные машины. При использовании такой машины отпадает необходимость наклеивать марки, вести учет почтовых расходов.

К сведению: франкировальная машина – это машина, предназначенная для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации (ст. 2 Закона о почтовой связи).

Сначала с одной стороны франкировальной машины загружаются конверты с почтовым адресом получателя, потом вводится информация об отправлениях – вес, класс отправлений, а с другой стороны выходят конверты с уже нанесенными знаками почтовой оплаты. Кроме оттиска марки и даты, на конверт наносится логотип с названием учреждения и обратным адресом, что исключает необходимость проставления обратного адреса вручную или использования фирменных конвертов.

Такая машина позволяет сэкономить значительное количество времени. Корреспонденция оформляется быстрее. На почте отмаркированная на машине корреспонденция также проходит быстрее, минуя ряд почтовых операций (например, гашение марки).

Порядок применения франкировальных машин утвержден Приказом Минкомсвязи РФ от 08.08.2016 № 368. Согласно такому порядку организации могут применять данный аппарат после заключения соответствующего договора с организацией федеральной почтовой связи. Применение франкировальной машины при отсутствии договора не допускается.

Этим же порядком установлены требования к самой франкировальной машине. В случае несоответствий, допущенных пользователем при ее применении, указанным требованиям организация федеральной почтовой связи не осуществляет прием и пересылку отфранкированных почтовых отправлений до устранения несоответствий.

К сведению: разрешение на применение франкировальных машин выдается Роскомнадзором. Административный регламент по выдаче таких разрешений утвержден Приказом Роскомнадзора от 17.06.2019 № 189.

Франкировальная машина имеет специальный счетчик, по показанию которого и оплачиваются почтовые услуги.

Расходы, связанные с пересылкой письменной корреспонденции и использованием для этих целей франкировальных машин, подлежат отражению по статьям и подстатьям КОСГУ в зависимости от своего экономического содержания в предмете договора.

Расходы на оплату услуг по почтовой пересылке корреспонденции с использованием франкировальной машины, в том числе услуг по проставлению оттиска клише франкировальной машины на отправляемой корреспонденции, относятся на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ.

Расходы на оплату услуг по вводу информации об авансовых платежах в регистр (счетчик) франкировальной машины отражаются по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ, а расходы на техническое обслуживание франкировальной машины, обеспечивающее ее работоспособность (ремонт, профилактические работы и т. п.), – по подстатье 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ.

Почтовый перевод денежных средств

Почтовый перевод денежных средств – услуга организаций федеральной почтовой связи по приему, обработке, перевозке (передаче), доставке (вручению) денежных средств с использованием сетей почтовой и электрической связи (ст. 2 Закона о почтовой связи).

Даже после распространения денежных переводов с использованием банковских карт до сих пор встречаются случаи, когда этот перевод осуществляется через почту на почтовый адрес получателя. Учреждения могут переводить таким способом суммы алиментов, удерживаемых из заработной платы сотрудника на основании исполнительного листа.

За пересылку денежных средств почтовое отделение взимает плату (комиссию).

В соответствии с п. 3 ст. 98 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» перевод алиментов осуществляется за счет должника.

Следовательно, в данном случае расходы на уплату комиссии за почтовый перевод денежных средств оплачиваются по той статье (подстатье) КОСГУ, за счет которой осуществляется выплата заработной платы (иного вознаграждения) работнику-должнику. Иными словами, сумма удержанных алиментов увеличивается на сумму почтового сбора (комиссии).

Учреждение, в котором работает должник, обязано перевести алименты взыскателю в трехдневный срок со дня осуществления выплат должнику.

Пример 4.

На основании исполнительного листа бюджетное учреждение культуры ежемесячно удерживает из заработной платы сотрудника алименты в размере 25% от заработной платы, которая составляет 30 000 руб. Алименты отправляются получателю почтовым переводом через кассира. Почтовый сбор составляет 1% от суммы алиментов. Сотрудник входит в основной персонал учреждения. Согласно трудовому договору он занят непосредственно в деятельности учреждения по выполнению государственного задания.

В бухгалтерском учете учреждения данные операции отразятся следующим образом:

Сущность почтовых расходов

Почтовые расходы представляют собой затраты, понесенные организацией при осуществлении ею производственно-хозяйственной деятельности. Они возникают на самых различных участках работы компании и связаны с отправлением писем, бандеролей, посылок, рекламных материалов и иной корреспонденции.

При этом адресатами могут быть как юридические и физические лица, так и государственные органы. С помощью почтовых отправлений решается огромное количество вопросов, относящихся к компетенции разных структурных подразделений предприятия. К примеру, отдел продаж может направлять потенциальным покупателям какие-либо рекламные материалы, отдел кадров — уведомления сотрудникам, а бухгалтерия — акты сверки, счета-фактуры или акты выполненных работ контрагентам.

Где можно скачать бланк акта выполненных работ, узнайте .

Почтовые расходы могут быть представлены:

  1. Расходами, произведенными непосредственно в почтовом отделении при отправке писем или бандеролей.
  2. Расходами, произведенными с целью приобретения почтовых конвертов или марок для последующего использования.

Почтовые расходы, являясь затратами предприятия, принимаемыми для исчисления налога на прибыль, должны в обязательном порядке иметь документальное подтверждение. Это могут быть чеки или квитанции об оплате, выданные почтовым отделением и верно оформленные. Такие документально подтвержденные траты принимаются к учету в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу. Кроме того, расходы данного вида должны иметь экономическую обоснованность.

С интересными моментами по учету почтовой корреспонденции можно ознакомиться в статье «Выдача подотчета на приобретение маркированных конвертов».

Отражение почтовых расходов в бухучете

В зависимости от того, какие именно почтовые расходы следует отразить на счетах бухгалтерского учета, используется тот или иной механизм:

  1. Если приобретаются маркированные конверты, они отражаются на счете учета денежных документов, при этом составляется проводка:

Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость приобретенных денежных документов.

Об особенностях учета денежных документов узнайте из материала «Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)».

Маркированные конверты относятся к денежным документам на основании Плана счетов, утвержденного приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н.

По мере использования конвертов их стоимость списывается на общепроизводственные расходы или расходы на продажу, при этом формируется проводка Дт 26 (44) Кт 50.3.

Если конверты и марки приобретаются отдельно, то формируются такие проводки:

  • Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость марок;
  • Дт 10 Кт 60 (71) — отражена стоимость конвертов.

Когда конверты и марки будут использоваться, бухгалтер составит соответствующую корреспонденцию:

  • Дт 26 (44) Кт 50.3 — списана стоимость использованных марок;
  • Дт 26 (44) Кт 10 — списана стоимость конвертов.

ВАЖНО! Организации, которые могут вести бухучет в упрощенном порядке, вправе списать материалы в расходы по мере их приобретения (пп. 13.1–13.3 ПБУ 5/01). Однако поскольку конверты, учитываемые на сч. 10, используются вместе с марками, учитываемыми на сч. 50.3, правильнее будет отнести стоимость конвертов на затратный счет по мере использования.

  1. Если почтовые расходы связаны с оплатой какой-либо услуги, эти затраты сразу же относятся к общепроизводственным расходам или расходам на продажу. При этом формируется проводка следующего вида:

Дт 26 (44) Кт 60 (71).

Как интернет магазину учесть расходы на доставку товара покупателям почтой, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите бесплатный пробный демо-доступ.

О других моментах учета расчетов с подотчетными лицами читайте в материале «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

Почтовые расходы при УСН «доходы минус расходы»

Согласно ст. 346.16 НК РФ почтовые расходы упрощенцев относятся к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу, и при этом признаются после свершения факта оплаты за них (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Перечень расходов, признаваемых при расчете УСН-налога, см. .

В соответствии с этим в налоговом учете следует учитывать почтовые расходы именно в том периоде, в котором они были произведены. В противном случае (если, например, списать стоимость конвертов по мере того, как они будут использоваться) возможны разногласия с налоговиками.

О нюансах признания упрощенцами отдельных видов расходов узнайте из публикаций:

  • «Участие работников в конференциях — расход по УСН?»;
  • «Как правильно списываются расходы на лицензии при УСН?»;
  • «: Как учесть коммунальные расходы?».

Контролирующие органы считают, что материальные расходы должны быть учтены точно в момент их оплаты (письмо Минфина РФ от 18.01.2010 № 03-11-11/03). Иное может быть расценено как нарушение порядка признания расходов, за что предусмотрена ответственность по ст. 120 НК РФ.

Итоги

Производя почтовые расходы, организация должна грамотно их учесть, чтобы можно было отнести их в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль. В противном случае государственные органы могут применить к организации налоговые санкции.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *