Регламентация бизнес процессов

Регламентация процессов — плюсы и минусы

В данном случае, сотрудник получает инструкцию для работы, работая в соответствие с которой он будет уверен, что поступает правильно, а руководитель получит надежду, что инструкция будет исполняться и нет необходимости в постоянном личном контроле. Конечно, у данного подхода есть противники, которые скажут, что это убивает свободу решений в Компании. Им можно возразить, что необходимую долю свободы можно внести в документы, а абсолютная свобода сотрудников вредна для Компании, поскольку внутри нее появляется фактор возмущения, который может помешать выполнению работ.

Поэтому будем считать, регламентация процессов предприятия необходима и пойдем далее. Что нам нужно, чтобы создать инструкции и регламенты? Нам необходимо подробно описать действия каждого сотрудника в различных ситуациях. Фактически мы должны описать последовательность действий сотрудников всего предприятия от поставщика до клиента.

Прочитать про то, как создать идельный регламент можно

Если мы возьмем определение бизнес процесса, то станет ясно, что наша задача лежит в области описания бизнес-процессов. Теперь стало понятно, почему сейчас столь большое внимание уделяется бизнес-процессам, их описанию, и инжинирингу. При достаточно насыщенных рынках сбыта Компании ищут повышения прибыльности внутри себя, разбираясь в работе своих подразделений, своих бизнес-процессах.

Регламентация процесса — не только модель

Но многие забывают о том, что модель бизнес-процесса – это еще не конечный результат описания бизнес-процесса, что нам необходимо еще множество документов, которые требуются для выполнения бизнес-процесса (различные регламенты, штатные расписания, должностные инструкции, положения о подразделениях, Технические задания на внедрение ИС и т.д.). Перед нами встает задача получать текстовые документы, поскольку обучение сотрудников всего предприятия пониманию графической формы представления может отнять много ресурсов, да и текстовый документ все еще является более привычным для основной массы сотрудников.

В тоже время клиентские места средств описания бизнес-процессов, с помощью которых можно работать с графическими описаниями устанавливать на компьютеры всех сотрудников дорого и не нужно. Но конечно подразделения ИТ, инжиниринга, развития и т.д., безусловно, должны иметь данные средства для своей работы.

Вернемся к нашей проблеме. Мы нарисовали графическое описание бизнес-процесса и теперь на его основе необходимо создать текстовое описание процесса. Можно взять модель и вручную, смотря на нее, составить описание бизнес-процесса (например, регламент). Что мы получаем в данном случае – двойной труд по описанию процесса.

Формирование регламента на основе модели

Что нам нужно? Сформировать описание процесса на основе модели автоматически. Если у нас есть такая возможность, то достаточно нарисовать модель бизнес-процесса, и мы сможем автоматически получить текстовое описание процесса. Эта возможность является обязательным требованием к средству описания бизнес-процессов. Фактически необходимо иметь возможность, с помощью некого простого языка программирования, написать программу, которая будет выводить текстовое описание на основании нарисованных моделей. Это требование удовлетворяется только в достаточно сильных средах по описанию бизнес-процессов.

Представим, что мы работаем с такой средой, тогда мы можем написать программу (конечно с помощью программистов) и далее, запуская данную программу, мы имеем средство документирования моделей в текстовой форме, применяя которое к разным моделям мы будем получать текстовое описание моделей автоматически. Попробуем усложнить нашу задачу – теперь нам нужно не просто описание модели в текстовой форме, а актуальная должностная инструкция. Для выполнения данной задачи необходимо анализировать не только одну модель, а проводить анализ всей совокупности взаимосвязанных моделей. А для этого необходимо, чтобы методология моделирования позволяла связывать между собой модели описывающие разные предметные области (например, бизнес-процессы и организационную структуру).

Регламентация процессов и операционные/должностные инструкции

Это достигается путем размещением одного объекта на нескольких моделях, т.е. исполнитель функции, присутствующий в модели бизнес-процесса присутствует в организационной диаграмме. Что нам дает данный подход – все просто, используя данные связи между моделями и имея язык программирования позволяющий анализировать данные связи, мы получим возможность сбора и анализа информации со всей базы моделей, что позволяет нам делать отчеты, основанные на данных с разных моделей. Например, выбираем должность, смотрим, в каких бизнес-процессах она участвует, какие функции выполняет, с какими документами работает, далее мы можем рассмотреть какими знаниями должен обладать сотрудник для замещения выбранной должности и т.д. Все эти собранные данные мы размещаем в документе, с учетом нужного нам формата и получаем на выходе программы отчет ” Должностную инструкцию”. Причем если у нас что-то поменялось в процессе, то для получения актуальной должностной инструкции нам необходимо только запустить программу формирования отчета и получить на выходе актуализированную должностную инструкцию.

Это очень удобно, если на предприятии часто меняются процессы, оргструктура, то мы просто отражаем изменение ситуации, исправляя модели и потом сразу получаем полный комплект актуальных документов.

Регламентация процессов — чудес нет

Регламентация процессов на основании моделей — это не волшебная палочка – мы можем получить из среды моделирования только те данные, которые там расположены, т.е. размещены на моделях. Как правило средство моделирования обладающее возможностями формирования отчетности на основе моделей позволяют производить описание различных предметных областей деятельности предприятия и всегда есть возможность заложить в модели любые данные, которые нам могут понадобиться. Если говорить о предметных областях, то это процессы, организационная структура, информационные системы, знания, полномочия, данные, продукты/услуги, цели и т.д.

Но это еще не все – простая генерация отчетов даже со сложными алгоритмами – это конечно очень упрощает работу, а вот сбор материалов для анализа и первичный анализ бизнес-процессов с помощью программных средств – это следующая задача над которой сейчас ведутся работы в настоящее время. Проверки правильности нарисованных моделей по заранее сформулированным правилам, анализ организационных и информационных разрывов в процессах и решение других задач с помощью программных средств – это то, что может помочь при инжиниринге бизнес-процессов и облегчить эту сложную задачу.

> Управление персоналом

Процесс управления персоналом

Развитие идей менеджмента качества позволяет по-новому взглянуть на проблему результативности и эффективности управления персоналом, поскольку качество продукции в первую очередь зависит от деятельности персонала, его профессиональных знаний и умений, ответственности и мотивации к труду и др. Под качеством управления персоналом мы понимаем результативную и эффективную систему управления персоналом, включенную в общую систему управления организацией, которая позволяет ей достичь поставленных целей. Качество работы персонала отражается на конечном результате деятельности – готовом товаре, услуге, части процесса и т.д. Оно зависит, прежде всего, от профессионализма работника, уровня его мотивации к труду в конкретных производственно-экономических условиях. Следовательно, эти понятия характеризуют разные уровни управления: если обеспечение качества управления персоналом является задачей высшего руководства, то обеспечение качества работы – задача линейных менеджеров и самих работников.

В настоящее время идет бурное развитие теории управления качеством, причем акценты переносятся на обучение и мотивацию груда персонала как основного ресурса организации в обеспечении качества работы всей организации, а также рассматриваются вопросы сохранения и поддержания экологического баланса как первостепенной задачи в деятельности организации.

В соответствии с требованиями н. 6.2 стандарта ГОСТ Р ИСО 9001–2008 персонал организации является наиболее ценным и критическим ресурсом, поэтому необходимо гарантировать, что корпоративная среда поощряет рост сотрудников, обучение, передачу знаний и командную работу. Управление персоналом должно быть плановым, прозрачным, с соблюдением этических норм и социальной ответственности. Организация должна гарантировать, что персонал понимает важность своего вклада и свою роль.

Процесс управления человеческими ресурсами (персоналом) организации включает:

  • • кадровое планирование;
  • • определение квалифицированных требований и необходимой компетентности персонала, выполняющего работы, влияющие на качество.

В соответствии с требованием п. 6.3 ГОСТ Р ИСО 9004–2010 руководство организации на постоянной основе должно установить процессы, которые дают возможность работнику организации:

  • • переводить стратегию организации и цели процессов в индивидуальные цели, а также разрабатывать планы по их достижению;
  • • определять затруднения, возникающие в его деятельности;
  • • брать ответственность на себя для решения проблем;
  • • оценивать достижение своих индивидуальных целей;
  • • активно искать возможности для расширения своей компетентности и опыта;
  • • шире применять командную работу и генерировать синергетический эффект от сотрудничества между людьми;
  • • распространять информацию, знания и опыт в организации.

Однако необходимо отметить, что предъявляемые стандартами требования в отношении персонала сильно ограничены. Они сводятся к постоянному повышению квалификации работников, по современные теории управления персоналом рассматривают целый ряд специальных функций (направлений), от которых зависит результативность деятельности персонала. Это – функции планирования потребности в персонале, подбора и адаптации персонала, организации труда, его оценки и мотивации, развития персонала, его трудовых (карьерных) перемещений, стимулирования персонала и сплочения коллектива. Все функции рассматриваются во взаимосвязи и нельзя отказаться от выполнения отдельных работ без нанесения ущерба всей системе управления персоналом.

В силу того, что в основе проектирования и разработки СМК лежит процессный подход, адаптировать управление персоналом к требованиям СМК можно, представив его в виде процесса (рис. 6.1).

Идентифицировать бизнес-процесс как объект СМК означает:

  • • назначить владельца процесса;
  • • определить вход и выход процесса;
  • • выделить владельцу процесса ресурсы, необходимые для выполнения процесса и управления им;
  • • определить регламенты выполнения процесса;
  • • разработать систему управления процессом.

В соответствии с терминологией менеджмента качества владельцем процесса управления персоналом является руководитель соответствующей службы в организации (начальник отдела кадров, руководитель службы управления персоналом).

Входом в процесс являются требования других бизнес-процессов организации (технологический процесс производства продукции, процесс сбыта продукции, процессы, обслуживающие основное производство, научно-исследовательский процесс и т.д.), поэтому следует выявить их требования к процессу управления персоналом.

Среди основных требований к процессу можно выделить потребность в персонале в нужном количестве и необходимого качества (т.е. определенная численность работников, владеющих необходимыми профессиональными компетенциями), постоянное совершенствование профессиональных знаний сотрудников, высокий уровень трудовой дисциплины, работа сплоченной команды, отношение к труду как первой жизненной необходимости и др. Вход в процесс управления персоналом может существенно различаться. Выбор приоритетов, как правило, зависит от уровня развития организации, выбранной ею концепции управления бизнесом и концепции управления персоналом.

Рис. 6.1. Бизнес-процесс управления персоналом

Основным требованием к процессу управления персоналом может быть обеспечение производственно-хозяйственных процессов необходимым количеством персонала, обладающего достаточными компетенциями для качественного выполнения своих обязанностей. Следовательно, это требование и будет входом в бизнес-процесс. Выходом – реализованный уровень трудового потенциала, соответствующий требованиям организации.

Для управления персоналом как процессом руководителю организации необходимы следующие виды ресурсов:

  • • специалисты, профессионально занимающиеся вопросами научного управления персоналом (HR-менеджеры);
  • • информация об объекте управления, предоставляемая заинтересованным лицам, обеспечение механизма прямой и обратной связи, а также формирование аналитической базы для планирования, организации и контроля работы по управлению персоналом;
  • • материально-технические ресурсы, необходимые для оснащения службы управления персоналом необходимыми средствами связи, компьютерами, мебелью и другим инвентарем;
  • • финансовые ресурсы для обеспечения мероприятий, направленных на приведение трудового потенциала организации в соответствии с требованиями СМК.

Разработка регламента процесса предполагает приведение в соответствие или создание необходимой документации организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативного, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочных материалов, устанавливающих нормы, правила, методы управления персоналом.

При создании регламентирующих документов необходимо опираться на требования Трудового законодательства РФ. Основными регламентирующими документами по управлению персоналом в организациях являются Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции и т.д.

К основным регламентирующим документам можно отнести политику управления персоналом, положение о системе управления персоналом, стратегический и оперативный планы по управлению персоналом, которые должны сопровождаться пакетом документограмм по функциям управления персоналом, возможно использование и других документов. Документ о политике управления персоналом должен включать основную цель управления персоналом, вытекающую из миссии организации и ее стратегических целей, давать описание основных принципов, а также приоритетных направлений в данной области на определенную перспективу.

Положение о системе управления персоналом должно представлять собой документ, закрепляющий выбранную высшим руководством организации концепцию управления персоналом, используемую для создания оптимальной модели управления персоналом конкретной организации с учетом факторов внешней среды и возможностей организации. Основная цель разработки такого документа состоит в формировании основных методологических подходов к управлению персоналом. Для реализации этой цели документ должен включать следующую информацию:

  • • описание концепции управления персоналом с использованием общих категорий и терминов;
  • • описание основных субъектов внешней среды, участвующих и регулирующих процессы управления персоналом, и принципов взаимодействия организации с этими субъектами;
  • • классификацию основных объектов управления и их характеристику;
  • • единый для всей организации понятийный аппарат в отношении управления персоналом;
  • • принципы построения документов нижестоящих уровней.

В планах выбранные приоритеты закрепляются в виде перечня мероприятий с указанием их целей, сроков, ответственных лиц, необходимых ресурсов. Документограммы, процедурограммы являются документами организационно-методического характера, которые регламентируют деятельность субъектов управления в отношении последовательности действий, использования инструментария в рамках отдельных специальных функций управления персоналом.

К ним можно отнести подбор персонала, сто оценку и обучение, адаптацию и др.

Разработка системы управления процессом требует закрепления обязанностей по управлению бизнес-процессом (управлению персоналом) за исполнителями, разделения между ними ответственности, а также разработки механизмов, инструментария оценки результативности и эффективности процесса.

Рис. 6.2. Схема идентификации процесса управления персоналом

В общем виде схема идентификации процесса управления персоналом организации приведена на рис. 6.2.

Бизнес-процесс управления персоналом будет зависеть от конкретных характеристик организации и условий ее функционирования.

Ответственность за общее руководство и координацию работ подразделений для обеспечения функционирования и развития процесса управления человеческими ресурсами возлагается на руководителя организации, а за обеспечение необходимого количества и качества персонала, поддержание в рабочем состоянии соответствующих записей об образовании, подготовке, навыках и опыте отвечает руководитель службы по кадрам.

Руководитель службы качества организации несет ответственность за обучение и подготовку персонала по вопросам внедрения, функционирования и улучшения СМК, а также за подготовку внутренних аудитов.

Кадровая политика организации должна быть направлена на создание стабильного, высококвалифицированного трудового коллектива, способного выполнять стоящие перед организацией задачи в области качества.

Достижение этой цели осуществляется посредством:

  • • обеспечения необходимыми кадрами рабочих, инженерно-технических работников и служащих;
  • • подбора и расстановки кадров с учетом потребности организации, уровня компетентности, профессиональной квалификации;
  • • своевременного перемещения на вышестоящие должности перспективных, растущих работников;
  • • повышения заработной платы в соответствии с качеством и результативностью труда.

Законность данной политики по управлению персоналом основывается на Трудовом кодексе (ТК РФ) и коллективном договоре организации.

Взаимоотношения в коллективе организации регламентируются правилами внутреннего распорядка, положениями, должностными (рабочими) инструкциями и другими документами.

Потребность в персонале определяется руководством организации и руководителями структурных подразделений на основе штатного расписания с учетом стратегии развития организации и условий выполнения конкретных договоров (контрактов).

Профессиональный отбор осуществляется путем собеседования кандидата с начальником отдела кадров (ОК), который впоследствии направляет кандидата к руководителю подразделения, в котором имеются вакансии.

При должностных перемещениях руководителей и специалистов, установлении им категорий, заработной платы, а также при увеличении оклада, учитывается их способность к практическому использованию полученных знаний, умений и навыков (ТК РФ).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *