Реквизит электронного документа

УДК 34.07:005.92:004.63 ББК Х401.114

ПРИЗНАКИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА КАК ОБЪЕКТА ИНФОРМАЦИОННЫХ ПРАВООТНОШЕНИЙ

М. В. Бородин

Южно-Уральский государственный университет, г. Челябинск

В статье раскрыты проблемы определения правовой сущности категории «электронный документ» и дефиниций электронного документа, в том числе системной неувязанности легальных определений терминов «информация», «документированная информация», «электронное сообщение», «документ», «электронный документ» и «печать». Автор утверждает, что сложившееся мнение Комитета по информационной политике, информационным технологиям и связи об установленном правовом механизме оборота документов, представленных в электронном виде, и о том, что формирование отдельного федерального закона для регулирования данной деятельности не представляется необходимым, является ошибочным. Подчеркивается необходимость принятия базового закона «Об электронном документе» как перспективы развития новой регулирующей основы.

Ключевые слова: информационное право, документированная информация, информационные правовые отношения, электронный документ, электронная подпись.

Правовая природа электронного документа является одной из наиболее дискутируемых проблем как в информационном, так и в других отраслях права. Но прежде чем определять правовую сущность юридической категории «электронный документ», необходимо четко уяснить, что именно представляет собой документ.

Закрепление в нормативных правовых актах используемых в них понятий объясняется прежде всего стремлением законодателя устранить возможность неверного толкования норм права в процессе правоприменения. В широком смысле документ — это основная форма представления информации. В законодательстве Российской Федерации понятие «документ» раскрыто в ряде федеральных законов. Утративший силу Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ, целью которого являлось обеспечение правовых условий использования технологии цифровой подписи, впервые на федеральном уровне ввел в правовой оборот термин «электронный документ». Законодатель выделил электронно-цифровую форму представления информации класса электронных документов как признак, отличающий его от других форм представления документированной информации. В п. 11.1 ст. 2 Федерального закона «Об информации,

информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ закреплено понятие электронного документа как «документированной информации, представленной в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах». В указанных нормативных правовых актах не сделано оговорки о применении раскрываемых в них определений исключительно в целях данных законов. Также необходимо отметить, что структурные элементы понятийного аппарата в принципе должны быть логически связаны между собой и дополнять друг друга вне зависимости от того, содержатся они в одном или закреплены в различных локальных правовых актах.

Иной подход использован российским законодателем в ст. 1 Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов» от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ, в которой под документом понимается «материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и

хранения». Так как основное внимание в указанном законе уделяется не информации, а материальному носителю, на котором она зафиксирована, указанная правовая дефиниция позволяет сделать вывод об абсолютном тождестве между документом и носителем информации и соответственно между электронным документом и электронным носителем, что является совершенно неверным, электронный носитель является одной из форм представления электронного документа в качестве объекта правоотношений.

Также существует мнение, что выработка единого определения понятия «документ» не только невозможна, но и не нужна . Данная позиция вызвала обоснованные возражения у сторонников закрепления единого легального определения понятия «документ» . При определении понятия «документ» нельзя исходить только из частных признаков, которыми обладают документы, используемые в соответствующей отрасли права. То, что в каждой отрасли права документы имеют свои специфические особенности, еще не означает, что все документы не обладают общими признаками. Рациональнее выявить общие признаки, характеризующие любой из возможных документов.

Структурно электронный документ состоит из следующих элементов.

1. Носитель (в том числе физические поля), который содержит информацию, устанавливающую или удостоверяющую юридические факты, и способен сохранять ее в течение достаточно длительного периода времени, — коммуникативный компонент.

Особенность электронных носителей, принципиально отличающая их от бумажных носителей, заключается в отсутствии неразрывной связи содержания документа и его носителя. Носитель электронного документа всегда может быть заменен другим электронным носителем (в том числе при сдаче электронного документа в архив).

2. Форма — структурный компонент. Структурное оформление информации выражается в совокупности как обязательных, так и необязательных элементов — реквизитов электронного документа. Каждый реквизит, обязательность которого установлена нормативным правовым актом, уникален и не может быть заменен каким-либо другим реквизитом. При отсутствии хотя бы одного обязательного

реквизита электронный документ теряет юридическую силу.

3. Содержание (содержательный компонент электронного документа является его функциональной характеристикой).

В широком смысле электронный документ представляет собой сочетание определенного материала (электронного носителя), формы (воплощаемой в реквизитах) и содержания.

Единственное отличие электронного документа от документа, составляемого на бумажном носителе (бумажного документа), заключается в особенностях его формы, воплощаемой в реквизитах документа и носителе документа. В информационной системе электронный документ проходит проверку по форме и по содержанию. Нередко для описания особенностей формы электронного документа используется лишь указание на то, что она является электронной . Такой подход представляется не совсем правильным. Как верно отметил П. Зайцев, «определение электронного документа как информации в электронной форме не указывает на специфичность формы такого вида документов: любой документ, в том числе и обычный документ на бумажном носителе, связан с электронами или основан на их свойствах (бумага состоит из вещества, имеющего молекулярную структуру, при которой в состав атомов данного вещества входят и электроны)» . Думается, корректнее было бы говорить о документе, создаваемом в электронно-цифровой форме. Как уже было указано ранее, именно этот подход использовался законодателем в Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.

Отдельно необходимо выделить такой квалифицирующий признак документа, как реквизиты, назначение которых заключается в обеспечении документа юридической силой. Реквизит является самостоятельным по отношению к цели содержания документа — установлению или удостоверению документом юридических фактов. Основными функциями реквизитов являются информационная (идентификация, время и место составления документа) и удостоверительная (аутентификация, подлинность, целостность).

В связи с тем, что по объективным причинам в электронном документе проставление собственноручной подписи и скрепление его

печатью невыполнимы, для удостоверения электронных документов применяются электронные аналоги собственноручной подписи (в том числе электронная подпись, которая отображает волю и согласие подписавшего лица по отношению к содержанию документа). В бумажном документе печать выполняет те же функции, что и подпись, — это идентификация составителя документа и подтверждение им того, что он согласен с содержанием документа. В некоторых правовых системах требования, касающиеся печатей, уже отменены на том основании, что использование печатей утратило свою актуальность в современных условиях. Их место заняла поставленная при свидетелях или засвидетельствованная подпись (Law Com. No. 14З, 1987). В других правовых системах действует норма, согласно которой требование в отношении печати может считаться выполненным при наличии защищенной электронной подписи.

Электронные документы относятся к самостоятельному виду документов. Согласно действующему законодательству юридическая сила документов, оформленных с помощью электронной подписи, будет зависеть от вида самого документа. В общем словоупотреблении документами называют письменные акты официального и неофициального характера, составленные для установления или удостоверения тех или иных фактов, все другие письменные акты (например, литературные произведения), а также предметы материального мира, на которых иным способом, нежели письменными знаками, зафиксирована информация (чертежи, рисунки, фотографии, аудио-и видеозаписи и т.д.) . Специфическим отличием документа от других письменных актов является его содержание, включающее в себя информацию об обстоятельствах, имеющих правовое значение, т.е. о юридических фактах.

Специалисты выделяют следующие формы представления электронных документов в качестве объектов правового регулирования:

1) основная первичная форма представления электронного документа — материализованная запись именованных цифровых (компьютерных) файлов или файловая форма представления содержательной информации документа с атрибутами и реквизитами в электронной форме;

2) индексированная запись в файле базы данных;

3) унифицированные материальные, так называемые электронные носители с записями цифровых (компьютерных) файлов;

4) вещественные материальные инструментальные средства с записями файлов, решающие определенную целевую задачу .

Легализация электронного документа в системе информационных правоотношений обеспечена федеральным законодательством. По мнению Комитета по информационной политике, информационным технологиям и связи (заключение на проект ФЗ № 159016-4 «Об электронном документе»), в Российской Федерации созданы все основные условия для правового регулирования электронного документооборота, в частности за счет принятия базового Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ, а также Федерального закона «Об электронной подписи» 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и других нормативных правовых актов, развивающих положения данных законов. На наш взгляд, можно с уверенностью утверждать, что сформулированная позиция Комитета по информационной политике, информационным технологиям и связи об установленном правовом механизме оборота документов, представленных в электронном виде, и о том, что формирование отдельного федерального закона для регулирования данной деятельности не представляется необходимым, является ошибочным. В частности, Федеральный закон «Об электронной подписи», предметом которого является узкая область по установлению порядка применения реквизита электронного документа, не охватывает и не в состоянии охватить предметную область по применению электронных документов и установлению общих правил организации их оборота на всей территории информационно-правового пространства Российской Федерации. Практика требует учета обмена электронными документами как в гражданско-правовой, так и в административной сферах. Поэтому принятие Федерального закона «Об электронном документе» следует расценивать как перспективу развития новой регулирующей основы, охватывающей широкий круг общественных отношений.

Базовым законом «Об электронном документе» должен быть определен категориальный аппарат сферы электронного документооборота. В действующем законодательстве, к

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

сожалению, системно не увязаны легальные определения терминов «информация», «документированная информация», «электронное сообщение», «документ», «электронный документ», «печать». При этом, когда мы дефакто имеем и применяем параллельно фактически две формы документооборота, традиционный оборот документов на бумажном носителе и электронный документооборот, и когда одна форма перетекает в другую, нарушается преемственность форм представления электронных документов на основе их функциональной эквивалентности традиционным формам документов.

Таким образом, электронный документ рассматривается как информационный объект или как объект информационных правоотношений. При этом среди всего многообразия объектов, в связи с которыми субъекты вступают в информационные правоотношения, касательно электронного документа необходимо выделить следующие особенности:

1) электронный документ — это в первую очередь обособленный объект правоотношений, представляющий выделенную информацию в форме отдельного документа (файла, электронного реестра, электронного архива, базы данных или электронной записи);

Бородин Максим Викторович — аспирант кафедры конституционного и административного права, Южно-Уральский государственный университет, г. Челябинск. E-mail: boro-

din.maksim@gmail.com.

Статья поступила в редакцию 28 марта 2014 г.

Bulletin of the South Ural State University

Series «Law»

_______________2014, vol. 14, no. 3, pp. 66-70

ASPECTS OF ELECTRONIC DOCUMENT AS AN OBJECT OF LEGAL INFORMATION

M. V. Borodin

South Ural State University, Chelyabinsk, Russian Federation

2) электронный документ включает содержание и реквизиты, представленные в аналоговой или цифровой форме записи;

3) электронный документ представлен на материальном носителе, позволяющем передавать информацию документа по телекоммуникационным каналам связи, получать его визуальное отображение, воспроизводить путем копирования.

Литература

1. Бачило, И. Л. Информационное право: учебник для вузов / И. Л. Бачило. — М., 2010. -172 с.

2. Вершинин, А. П. Электронный документ: правовая форма и доказательство в суде / А. П. Вершинин. — М., 2000. — 247 с.

3. Дорохов, В. Я. Понятие документа в советском праве / В. Я. Дорохов // Правоведение. — 1982. — № 2. — С. 53-55.

4. Зайцев, П. Электронный документ как источник доказательств / П. Зайцев // Законность. — 2002. — № 4. — С. 40-44.

1. Bachilo I. L. Informatsionnoepravo . Moscow, 2010, 172 p.

3. Dorokhov V. Ja. . Pravovedenie , 1982, no. 2. pp. 53-55. (in Russ.)

4. Zaytsev P. . Zakonnost’ , 2002. no. 4. pp. 40-44. (in Russ.)

Электронный документ представляет собой любую информацию (символы любого типа, звукозапись, изображение), зафиксированную с помощью электронных средств и передаваемую при помощи средств вычислительной техники, электросвязи для хранения и использования всем обществом.

Документ, преобразованный в электронную форму, превращается в информацию, которая может быть отправлена, получена, сохранена на электронных носителях – от магнитного или лазерного диска до любого другого электронного носителя – материального хранилища информации.

Документ в электронном состоянии воспринимается человеком при использовании электронных технических средств, передается по телекоммуникационным каналам связи, обрабатывается в любых типах информационных систем.

Реквизиты электронного документа

Электронные документы в Российской Федерации имеют юридический статус при наличии электронной подписи, заменяющей личную подпись гражданина на бумажном документе.

При этом должен быть соблюден определенный ряд условий:

  • в наличии должен быть сертификат ключа подписи. Ключ подписи относится к конкретной цифровой подписи и должен быть актуальным (действующим) в момент подписания документа;
  • в наличии доказательств, верифицирующих процесс написания;
  • использование цифровой подписи должно соответствовать сведениям, которые указаны в сертификате ключа подписи.

В процессе работы с электронными документами в целях проверки достоверности информации и соблюдения безопасности персональных данных сверяется набор его индивидуальных реквизитов электронного документа:

  • соответствие наименования и назначения документа;
  • корректность даты создания, утверждения и последней измененной версии;
  • информация об авторах – создателях документа;
  • информация об установленной защите на электронную форму документа;
  • проверка данных о кэшировании, которые служат контрольной точкой проверки документа или его цифровой подписи;
  • информация о программно-технических средствах, которые необходимы для воспроизведения документа;
  • данные о содержании документа.

Все обозначения, имеющие отношение к электронному документу, создаются организацией-разработчиком. При этом должно соблюдаться соответствие законодательно-нормативным положениям.

Как перевести бумажные документы в электронные

Перевод обычного бумажного документа в электронный производится путем обработки – сканирования для перевода в электронную форму для осуществления дальнейшего электронного документооборота.

Документы, подвергнутые электронной обработке, позволяют осуществлять их более эффективное использование – тиражирование, рассылку, хранение и корректировку данных. Существуют различные технологии, которые переводят бумажную документацию в электронное состояние и имеют свою специфическую терминологию.

На основе учета путевых листов не только погашается стоимость бензина, но и рассчитывается заработная плата водителя.

Хорошим инструментом оценки будущего партнера является проверка его баланса, зафиксированного отметкой налоговой службы на последнюю отчетную дату. Этот показатель можно получить в сервисах проверки контрагентов. О том как это сделать читайте .

Первичный этап преобразования – перевода документов в электронный вид – представляет собой сканирование и создание электронной копии в виде цифрового изображения (образа документа).

Процедура сканирования дает возможность автоматизированного ввода документов. При этом программные средства обрабатывают изображение, осуществляется визуальный контроль итогового качества.

Распознавание электронной версии документа

Сканирование и получение изображения – лишь промежуточный этап. Необходимо наделить электронную версию технической вероятностью поиска в его структуре, редактирования содержимого, использования его фрагментов для создания следующего поколения документов.

Для этого осуществляют распознавание документов специальным программным обеспечением. Необходимый инструментарий – программа, которая распознает символ оптическим путем (OCR).

Таким образом текст отделяют от иллюстративного материала, таблицы от диаграмм и т.д. В итоге программа компонует содержимое в исходный вариант, расставив необходимые точки распознавания.

В процессе перевода в электронную форму документы классифицируются по трем направлениям: формализованное состояние, неформализованное и специальное.

Документы в электронном состоянии (введенные в компьютер) условно разделяют на три разновидности: прошедшие формализацию, неформализованные и специальные. Формализованные имеют определенный тип полей, заполненных данными (анкеты, бланки, каталоги).

Документ различной, произвольной формы называется неформализованным (письмо, договор). Специализированный тип документов может иметь своим содержанием отпечатки пальцев, картографические изображения. Каждая из разновидностей имеет свою технологическую специфику распознавания.

Процедура ввода документов формализованного типа в базу данных

При использовании формализованной документации обычно встает задача автоматизированной обработки большого количества однотипных документов (анкеты, опросы). Создав электронный образ каждой анкеты, необходимо также обработать информацию, которую они содержат.

Создается строка в базе данных с соответствующей информацией. После ввода всех анкет можно сделать анализ результатов анкетирования и принять соответствующее решение (модернизировать работу отдела, повышать качество обслуживания клиентов и т.п.).

При введении форм в базу данных производится определение полей, заполненных вручную, которые необходимо распознавать. Рукопечатный текст (письмо печатными буквами, раздельно) распознается при помощи технологии ICR и является задачей сложнее распознавания печатных символов.

В составе пакета необходимых документов для открытия ИП необходимо представить: паспорт гражданина РФ, заявление на регистрацию, ксерокопию ИНН и квитанцию об оплате госпошлины.

Предприниматель, работающий на базе ОСНО, обязан оплачивать налоговые платежи на добавленную стоимость и на доходы физических лиц с предоставлением соответствующих отчетов. Подробнее о отчетах ИП на ОСНО читайте .

Отклонения при ручном заполнении обусловлены человеческим фактором – индивидуальными особенностями письма, характерной формы руки и т.д.

Электронные документы стали полноправными участниками официального документооборота.
Расширенные возможности документов на электронных носителях (обработка, распознавание, пересылка по электронным каналам, хранение) позволяют перевести весь документальный поток в электронную форму в целях экономии затрат и оптимизации рабочих процессов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *