Шахматная оборотная ведомость

Шахматная ведомость

Шахматная оборотная ведомость, форма отражения и периодического обобщения бухгалтерских записей в разрезе корреспондирующих синтетических счетов. Содержит итоговые суммы однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций. Представляет собой таблицу, горизонтальные строки которой отведены для записей по дебетуемым счетам, а вертикальные колонки — для записей по кредитуемым счетам. В местах пересечения колонок и строк приводятся итоговые суммы (обороты) всех операций по указанным корреспондирующим счетам. Однократной записью осуществляется двойное отражение операций. В отличие от оборотной ведомости простой формы, Шахматная оборотная ведомость содержит не только суммы оборотов каждого счёта, но и слагаемые этих оборотов. Это позволяет проверить полноту и правильность записей по счетам, а также видеть экономическую сущность операций, отражённых по дебету и кредиту каждого счёта, и выявить ошибки в корреспонденции счетов. Иногда в Шахматную оборотную ведомость включают, кроме оборотов, и остатки по синтетическим счетам; в этих случаях её называют также шахматным балансом. Ввиду некоторой громоздкости и сложности составления Шахматная оборотная ведомость применяется не при всех формах бухгалтерского учёта, однако принцип шахматной записи широко используется для построения учётных регистров. Так, при журнально-ордерной форме счетоводства все основные регистры строятся по шахматной форме, что позволяет значительно сократить учётную работу.

Шахматная ведомость заполняется на основании журнала операций, где указываются все проводки. В этой ведомости отражаются все проводки из журнала операций. Итог по дебету и итог по кредиту должны совпадать. Эта сумма должна совпадать с оборотами оборотной ведомости. Ведомость для малого предприятия, шахматная (ф. № В-9)Курсивное начертание — ведомость, предназначенная для обобщения месячных итогов финансово-хозяйственной деятельности малого предприятия, отраженных в ведомостях. Является регистром синтетического учета, используется для обобщения данных текущего учета и взаимной проверки правильности произведенных записей по счетам бухгалтерского учета. Ведомость открывается на каждый месяц и служит для записей данных по дебету и кредиту каждого счета в отдельности. По вертикали располагаются счета в порядке их возрастания, а по горизонтали — в порядке возрастающих номеров ведомостей. На основании шахматной ведомости составляется оборотная ведомость, включающая графы: «Номер бухгалтерского счета», «Сальдо на 1-е…», «Оборот за…», «Сальдо на 1-е» (по дебету и кредиту). Оборотная ведомость является основанием для составления бухгалтерского баланса малого предприятия. В соответствии с приказом Минфина РФ «О типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства» от 21.12.98 N 64н, учет хозяйственных операций на малом предприятии, применяющем форму учета, основанную на использовании регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия, завершается по истечении месяца подсчетом итогов по оборотам в применяемых ведомостях и обязательным переносом их в ведомость (шахматную) по форме N В-9. Ведомость по форме N В-9 является регистром синтетического учета и предназначена для обобщения данных текущего учета и взаимной проверки правильности произведенных записей по счетам бухгалтерского учета. Ведомость открывается на каждый месяц и служит для записей данных по дебету и кредиту каждого счета в отдельности. В ведомости по вертикали располагаются счета в порядке их возрастания, а по горизонтали — в порядке возрастающих номеров ведомостей. Ведомость по форме N В-9 заполняется сначала путем переноса кредитовых оборотов из применяемых ведомостей (используются данные граф «Корреспондирующий счет») с разноской их в дебет соответствующих счетов. По завершении разноски подсчитывается сумма дебетового оборота по каждому счету, который должен быть равен дебетовому обороту, отраженному по данному счету в соответствующей ведомости. Выявленные суммы по дебету каждого счета суммируются, и их общий итог должен быть равен общей сумме оборотов по кредиту счетов. Дебетовые и кредитовые обороты по каждому применяемому счету переносятся в оборотную ведомость, в которой подсчитывается сальдо по каждому счету по состоянию на первое число следующего за отчетным месяца. В тех случаях, когда формой бухгалтерского учета, применяемой на предприятии, не предусмотрено составление оборотной ведомости (например, мемориально-ордерная форма), для контроля используют шахматный баланс. Рассмотрим на условном примере общий случай построения шахматного баланса. В табл. 1 представлены остатки на счетах по состоянию на начало отчетного периода, а в табл. 2 -хозяйственные операции, имевшие место в течение периода.

Таблица 1 — Остатки по счетам бухгалтерского учета на начало периода Код счета Счет Дебет Кредит 01 Основные средства 10000 02 Износ основных средств 4500 10 Материалы 1800 20 Основное производство 1000 40 Готовая продукция 1500 50 Касса 100 51 Расчетный счет 1600 70 Расчеты по оплате труда 300 80 Прибыли и убытки 4200 85 Уставный капитал 7000 Итого сумма сальдо 16000 16000

Квадратная матрица шахматного баланса (табл. 3) строится следующим образом. По горизонтали и вертикали записываются номера счетов Главной книги предприятия. Затем из журнала регистрации хозяйственных операций в матрицу в соответствии с корреспонденцией счетов переносятся суммы, которые отражаются на пересечении соответствующих строки и столбца. По строке собираются дебетовые обороты, а в столбце — кредитовые. Подсчитав итоги оборотов, определяют сальдо конечное: дебетовое записывают по строке, а кредитовое — по столбцу. В правом нижнем углу матрицы отражаются итоговые суммы оборотов и сальдо начальное и конечное.

Таблица 2 — Журнал регистрации хозяйственных операций № п/п Хозяйственная операция Корреспонденция счетов Сумма, дебет кредит усл.ед. 1 Оприходованы поступившие от поставщика материалы 10 60 600 2 Перечислено с расчетного счета в погашение задолженности перед поставщиком 60 51 600 3 Выданы со склада материалы для производства продукции 20 10 700 на общехозяйственные нужды 26 10 300 4 Акцептован счет поставщика за электроэнергию, использованную дляпроизводства продукции 20 60 500 5 Начислена заработная плата:основным производственным рабочим 20 70 150 общехозяйственному персоналу 26 70 100 6 Списаны общехозяйственные издержки для включения в себестоимость продукции 20 26 400 7 Получены с расчетного счета в кассуналичные деньги для выдачи заработной платы 50 51 400 8 Выдана из кассы заработная платаработникам предприятия 70 50 400 9 Оприходована выпущенная из производства готовая продукция 40 20 2500 10 Предъявлен счет за отгруженнуюпродукцию, право собственности накоторую перешло к покупателю 62 46 4000 11 Списана себестоимость реализованной продукции 46 40 3500 12 Определен финансовый результат отреализации (прибыль) 46 80 500 Итого сумма хозяйственных операций — — 14650

При использовании шахматного баланса в контрольных целях обращают внимание на следующие показатели: — итог по столбцу (сальдо начальное по дебету) должен быть равен итогу по строке (сальдо начальное по кредиту) (в нашем примере 16 000). Это свидетельствует о том, что показатели из информационной системы предшествующего периода в систему текущего периода перенесены достоверно; — итог оборотов по дебету равен итогу оборотов по кредиту (14650), что подтверждает правильность применения метода двойной записи; — сумма хозяйственных операций (14650) равна обороту по дебету и кредиту, следовательно, ни одна запись, отраженная в журнале, не пропущена и не искажена при разноске по счетам бухгалтерского учета; — равенство сальдо конечного по дебету и кредиту (16 850) утверждает правильность проведения арифметических действий по каждому из счетов Главной книги.

Таблица 3 — Квадратная матрица оборотов по счетам Главной книги (шахматный баланс) Счета 01 02 10 20 26 40 46 50 51 60 62 70 80 85 По дебету Об Си Ск 01 — 10000 10000 02 — — — 10 600 600 1800 1400 20 700 400 500 150 1750 1000 250 26 300 100 400 — — 40 2500 2500 1500 500 46 3500 500 4000 — — 50 400 400 100 100 51 — 1600 600 60 600 600 — — 62 4000 4000 — 4000 70 400 400 — — 80 — — — 85 — — — По кредиту Об — — 1000 2500 400 3500 4000 400 1000 1000 — 250 500 14650 Х Х Си — 4500 — — — — — — — — — 300 4200 7000 Х 16000 Х ск — 4500 — — — — — — — 500 — 150 4700 7000 Х Х 16850

Связать?

Для чего нужна шахматная ведомость

Шахматная ведомость – это регистр синтетического учета, который предназначен для обобщения данных текущего учета, а также для проверки правильности произведенных бухгалтерских записей.

Как правило, шахматная ведомость открывается на месяц. В ней отражаются записи по дебету и кредиту каждого счета в виде оборотов по счетам. Поэтому шахматную ведомость часто называют шахматной оборотной ведомостью.

В этой ведомости по вертикали и по горизонтали располагают синтетические счета бухгалтерского учета в порядке их возрастания (от 01 «Основные средства» до 99 «Прибыли и убытки) (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н).

Если бухгалтерский учет ведется вручную, к примеру, по журнально-ордерной форме, то в шахматную ведомость переносятся обороты по счетам из соответствующих журналов-ордеров.

Естественно, итоговый дебетовый и кредитовый обороты в шахматной ведомости равны. Это обеспечивается действием принципа двойной записи, когда одна и та же операция отражается по дебету и кредиту взаимосвязанных счетов.

При автоматизированном ведении учета в специализированных бухгалтерских программах шахматная оборотная ведомость – один из вариантов отчетов, который в автоматическом режиме может быть сформирован за любой период на основании данных введенных в систему первичных учетных документов.

Возможности шахматной ведомости

Составление ведомости является достаточно трудоемким процессом. Ручной способ составления формы давно не применяется. Помощь в составлении шахматной ведомости оказывают специализированные программы. Удобство использования программ выражается в возможности формирования данных на любую дату и просмотра детализации записи.

Простота записи данных в документе позволяет одномоментно выявить неверный показатель, разноску по счетам с арифметическими ошибками. Наглядность учетных данных – основное достоинство формы. Одновременно шахматная ведомость не позволяет выявить ошибки в случаях:

  • отсутствия двойной записи по счетам;
  • записи неправильной проводки по счетам с одинаковыми суммами;
  • записи верной корреспонденции с неверными суммами.

При необходимости шахматную разноску можно составить в более укрупненной форме, в разрезе счетов аналитического учета. Ведомость, составляемая для аналитического учета, представляет собой документ в разрезе одного синтетического счета, объединяющего разноску по субсчетам. Шахматная ведомость, составленная по данным аналитического учета, имеет значимую контролирующую функцию.

Особый интерес составление шахматной ведомости в аналитике представляет для счетов, ведение которых осуществляется в денежном и количественном исчислении. В учете используется количественно-суммовая ведомость. Колонки документа имеют запись о количестве ТМЦ и суммовой оценке активов.

При отсутствии количественной оценки (например, для счетов расчетов) ведомость, составленная с детализацией, формируется в денежном выражении.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Принцип составления документа на предприятии

Форма имеет строгую разбивку по дебету (вертикаль) и кредиту (горизонталь) счетов. В клетке пересечения производится запись суммового показателя. Данные ведомости можно расширить – использовать одновременно с учетом сальдо на начало периода и выводом остатка. Документ называется шахматным балансом и является аналогом главной книги. Порядок заполнения формы:

Действие Пояснения
Запись суммы осуществляется однократно, на пересечении корреспонденции счетов При разноске учитывается дебет и кредит счета операции
Данные дебета и кредита активно-пассивных счетов указывают отдельно При ведении записи используется развернутое сальдо по счетам
По каждому кредиту и дебету выводится остаток Суммы кредита и дебета выводятся по вертикали и горизонтали отдельно
Итог суммируется Итог сумм, указанный в нижнем правом углу, по вертикали и горизонтали должен совпасть.

При внесении показателей ручным способом исполняется порядок, соответствующий правилу составления двойной записи. Определяется счет по дебету, сумма и корреспонденция по кредиту. Разноска по кредиту формируется в безусловном порядке и не требует дополнительного контроля.

Проверка показателей при заполнении

В основе разноски показателей лежит шахматный принцип, обеспечивающий удобный визуальный контроль. На шахматном принципе построен ряд других оборотных ведомостей. Одним из примеров является принцип построения записей в регистрах при журнально-ордерной форме учета.

Верно проведенная разноска исключает ошибки, что подтверждается одинаковыми итогами по вертикали и горизонтали ведомости. При формировании ведомости бухгалтер может сразу увидеть возникновение нестандартных проводок. Ряд счетов не могут иметь корреспонденций между собой. Читайте также статью: → “Форма Т-53. Платежная ведомость: образец заполнения».

При нестыковке итоговых данных необходимо проверить составляющие учета:

  • Соответствие показателей данных первичного учета разнесенным показателям.
  • Верность определения счета.
  • Наличие прикрепленной стандартной проводки к записи в журнале операций.
  • Верность проводки при использовании самостоятельно установленной двойной записи.

Основные ошибки возникают на этапе разноски первичных документов, особенно при большом количестве операций, отличающихся разнообразием. Регулярное помесячное формирование шахматной ведомости предотвратит выявление ошибки перед составлением отчетности и необходимость проверки большого массива данных.

Отличие шахматной от оборотной ведомости

При систематизации и обобщении учетных данных, кроме шахматной формы, используют оборотную ведомость. Читайте также статью: → “Форма Т-49. Расчетно-платежная ведомость». Особенности группировки данных:

  • Заполнение производится по оборотам и остаткам счетов синтетического учета.
  • Основой составления формы является итоговая запись по счетам.
  • При проверке используется принцип равенства трех пар данных – начальных, конечных остатков, оборотов по кредиту и дебету всех счетов.

Оборотная ведомость простой формы не позволяет получить данные о проводках и проследить движение средств. Отсутствие источника поступления и направления средств или активов создают ограниченные возможности для контроля данных. Информация не содержит сведений об увеличении или уменьшении показателей текущей деятельности.

Данные шахматной ведомости являются более информативными. Документ позволяет получить данные об экономической сущности операций – содержании проводок, источниках формирования движения средств.

Частые вопросы про шахматную ведомость

Вопрос №1. Используются ли при составлении «шахматки» данные, учтенные за балансом?

При составлении формы данные по забалансовым счетам не используются.

Вопрос №2. Имеется ли необходимости выведения документа на печать и хранение с документами бухгалтерского учета?

Шахматная ведомость используется для контроля верности разноски и не является обязательным документом бухгалтерского учета. Порядок хранения определяют учетные работники.

Вопрос №3. Возможно ли сократить объемность шахматной ведомости?

Ряд предприятий с использованием большого числа рабочих счетов, значительного количества работников бухгалтерии ведет контроль данных только одной стороны проводки, например, кредита. При совпадении суммы с оборотом по дебету разноска данных считается верной. В случае нестыковки данных проверке подлежат обе части составляющих ведомости.

Вопрос №4. Можно ли использовать данные шахматной ведомости для анализа показателей деятельности?

Несмотря на то, что информация шахматной ведомости во многих организациях считается устаревшей формой контроля, документ позволяет получить оперативные текущие данные о движении денежных средств, источниках формирования активов, основных составляющих себестоимости, налогообложения и провести предварительный анализ оборачиваемости средств.

>Совет 1: Как заполнять шахматную ведомость

Зачем нужна шахматная ведомость

Шахматная ведомость оформляется в виде таблицы. Ее горизонтальные сроки отводятся для записей по дебетуемым синтетическим счетам, вертикальные графы предназначены для записей по кредитуемым счетам. Итоговые суммы (обороты) всех операций по данным счетам записываются в местах пересечения строк и колонок. При этом двойное отражение операций осуществляется однократной записью. В отличие от простой оборотной ведомости, шахматная содержит не просто обороты по каждому синтетическому счету, но и их слагаемые. Используя этот документ, можно проверить правильность и полноту записей по счетам, выявить ошибки в корреспонденции счетов, а также увидеть экономическую сущность проведенных хозяйственных операций.
В некоторых случаях в шахматную ведомость могут включать вместе с оборотами остатки по синтетическим счетам, такой документ называют шахматным балансом. Он используется в организациях, где не предусмотрено составление оборотной ведомости. К недостаткам шахматной ведомости является ее громоздкость и сложность составления, поэтому она используется не во всех формах бухгалтерского учета. Принцип шахматной записи используется для построения учетных регистров, в частности при журнально-ордерной форме учета, это позволяется сократить объем работы.

Заполнение шахматной ведомости

Шахматная ведомость должна заполняться на основании журнала операций, содержащего все проводки. Для малого предприятия используется шахматная ведомость утвержденной формы №В-9. Документ открывается на первое число каждого месяца. По горизонтали располагаются номера ведомостей в порядке возрастания, по вертикали — счета в порядке их возрастания. Учет хозяйственных операций на малом предприятии оканчивается по истечении месяца подсчетом сумм итогов по оборотам в используемых ведомостях и обязательным их переносом в шахматную ведомость. Она заполняется путем переноса кредитовых оборотов из других ведомостей с одновременной их разноской в дебет соответствующих счетов.
По окончании разноски нужно подсчитать сумму дебетового оборота по каждому счету. Она должна быть равна дебетовому обороту, отраженному по этому счету в соответствующей ведомости. Итог по дебету каждого счета суммируется, общая сумма должна быть равна общей сумме оборотов по кредиту счетов. Полученная сумма должна быть равна сумме оборотов оборотной ведомости. Использование для ведения бухгалтерского учета специальных программ, например «1С:Предприятие», позволяет формировать итоговые оборотные ведомости автоматически. Шахматную ведомость можно вывести для анализа за любой период времени.

Как заполнять ведомость

При составлении следует учитывать некоторые правила. Начинать заполнение следует с подготовительного этапа. В первую очередь бухгалтер должен указать полное наименование организации. Затем заполняют табличную часть документа. По горизонтали и по вертикали табличной части документа впишите рабочие счета, которые организация использует для ведения бухучета. Счета следует указывать по возрастанию (01-99). Неиспользуемые бухсчета можно не указывать.

Переходим к регистрации бухгалтерских данных в шахматной ведомости.

В документ вносятся совокупные обороты в разрезе бухгалтерских счетов. Новые записи осуществляются одновременно по дебету и по кредиту по методу двойной записи с учетом счетов, указанных по вертикали и горизонтали таблицы, как показано на картинке.

Например, отразим в учетном регистре следующие проводки:

Операция

Дебет

Кредит

Сумма, рублей

Материальные запасы отпущены в производство

300 000,00

Наличные поступили в кассу учреждения с расчетного счета

34 000,00

Произведена оплата поставщику

279 000,00

Начислена заплата основного персонала

57 000,00

Выдан аванс работникам из кассы

28 000,00

Материалы получены от поставщика

279 000,00

Начислены налоги на заработную плату

7410,00

После внесения информации бухгалтер подсчитывает итоги: отдельно — по горизонтали таблицы, отдельно — по вертикали в разрезе бухсчетов. Итоговые значения должны быть равны.

Если в организации ведется автоматизированный учет, то сформировать учетный регистр можно за любой период, например, в который входит один день. Такой подход позволяет максимально детализировать учет и контролировать правильность отражения операций.

Шахматная ведомость – довольно масштабный документ, который иногда входит в обширный пакет бухгалтерской отчетности предприятий и организаций. Иногда – это потому, что не все фирмы прибегают к ее оформлению. Составляется она по результатам годового периода и включает в себя обобщенные сведения из первичных бухгалтерских документов.

ФАЙЛЫ

Правила оформления ведомости

Само название «шахматная» уже говорит о структуре ведомости. Она сложнее, чем обычная ведомость и ее вид в форме таблицы похож на шахматную доску. В ней используется двойная запись по счетам, то есть в одной клетке одновременно прописывается корреспонденция как дебетового, так и кредитового счетов.

Важный нюанс: количество строк и столбиков в каждом конкретном случае индивидуально и находится в прямой зависимости от того, какое количество бухгалтерских счетов используется на предприятии, соответственно, чем их больше, тем более трудоемким будет процесс по формированию шахматной ведомости.

Сведения в документ вносятся на основании журнала операций, в котором регистрируются все бухгалтерские проводки.

Шахматная ведомость может составляться как в одном, так и в нескольких экземплярах, в зависимости от потребности предприятия. Если копий несколько, то каждая из них должна быть заверена подписью сотрудника, который ее заполнил, а затем передана на проверку главному бухгалтеру. На сегодняшний день редко используется ручной метод составления документа, все автоматизировано и легко делается при помощи компьютерных программ. Тем не менее, любому бухгалтеру знать принципы составления шахматной ведомости просто необходимо.

Пример составления ведомости

В данном случае приводится простейший пример заполнения шахматной ведомости, который вполне подойдет для взятия на вооружение малому предприятию с небольшими оборотами. Форма документа здесь проста и понятна, и изучив ее в качестве основы, в дальнейшем можно научиться вручную составлять более сложные шахматные ведомости.

  1. Вначале документа заполняется «шапка»: вписывается полное наименование предприятия, а также период, за который составляется документ.
  2. Далее, необходимо обратить внимание на способ внесения сведений в таблицу ведомости. Формирование данных происходит в двух направлениях:
    • обороты по кредиту вносятся в горизонтальные строки,
    • по дебету – в вертикальные столбцы.

    Сумма, которая проводится по обоим этим счетам и ставится на пересечении соответствующей строки и столбика.

  3. В последней строке документа «Итог», в самом низу таблицы, подсчитываются все внесенные в каждый столбик суммы и указывается итоговый результат по каждому столбику в отдельности по кредитовым счетам. Аналогичным образом подсчитывается во всех строках и вписывается результат по дебетовым счетам, но только уже данные заносятся в последний вертикальный столбик.

Проверка правильности составления шахматной ведомости носит элементарный характер: если все верно, то показатели из последней строки и последнего столбца будут равнозначны. Если результаты не совпадают, то придется проверить все цифры, внесенные в документ, чтобы выяснить, куда именно закралась ошибка.

В заключение ведомость подписывает лицо, на которое было возложено ее составление с указанием должности и расшифровкой подписи. Заверять шахматную ведомость печатью на сегодняшний день не обязательно, поскольку юридические лица освобождены от необходимости штамповать свои отчётные бумаги.

Шахматная ведомость: пример заполнения по данным бухгалтерского учета

Рассмотрим заполнение формы №В-9 на примере операций по поступлению материалов и оплате задолженности поставщикам.

Пример

В ООО «Альта» в апреле от поставщика ООО «Калина» поступило 40 т цемента по цене 5 руб./кг; от ООО «Омега» – 1000 л акриловой грунтовки по цене 79 руб./л.

Вся поступившая грунтовка 1000 л по 79 руб./л, а также цемент (включая складские запасы) 44,2 т по 5 руб./кг, переданы в производство.

С поставщиками произведены расчеты за апрельские поставки.

Записи в форме №В-7 «Ведомость учета расчетов с поставщиками» – отражена задолженность в корреспонденции с дебетом счета 10:

ООО «Калина»

200 000 руб.

ООО «Омега»

79 000 руб.

Итого

279 000 руб.

Записи в форме №В-4 «Ведомость учета денежных средств и фондов по счету N51» в корреспонденции с дебетом счета 60:

Оплата поставщику ООО «Калина»

200 000 руб.

Оплата поставщику ООО «Омега»

79 000 руб.

Итого

279 000 руб.

Записи в форме №В-2 «Ведомость учета производственных запасов» в корреспонденции с дебетом счета 20:

Цемент

Списано в производство

44 200 кг

221 000 руб.

Грунтовка акриловая

Списано в производство

1 000 л

79 000 руб.

Итого

300 000 руб.

Сводный регистр – шахматная ведомость – содержит итоговые обороты ведомостей за месяц в разрезе корреспондирующих счетов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *