Шлюз больничных листов ФСС

ФСС Электронные больничные.

Теперь в Экстерне можно выполнить все необходимые действия при работе с электронными листами нетрудоспособности:
скачать, распечатать, заполнить и отправить в ФСС.
Это доступно и регионам с прямыми выплатами и регионам с зачетной системой.

Что такое электронный листок нетрудоспособности

С 1 июля 2017 года вступил в силу Федеральный закон от 01.05.2017 г. № 86-ФЗ «О внесении изменений в статью 13 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» и статьи 59 и 78 Федерального закона «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации».

Закон дает возможность получать больничные листы в электронном формате. Электронный листок нетрудоспособности (далее — ЭЛН), подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — КЭП), имеет равную юридическую силу с листком нетрудоспособности, оформленном на бумажном бланке.

Медицинские учреждения могут выдать пациенту электронный больничный только с его письменного согласия.

Какой алгоритм работы с электронными листками нетрудоспособности

  1. Пациент обращается в медицинское учреждение.
  2. Специалист медицинского учреждения получает от ФСС номер листка, заполняет его, сохраняет и отправляет данные о листке на на единый портал личных кабинетов ФСС, подписав своей КЭП. Доступ к базе данных о больничных листах имеют Фонд социального страхования, медицинские учреждения и все работодатели. Работодатели получат доступ к данным только о тех гражданах, которые у них трудоустроены в данный момент.
  3. Работник, оформивший электронный листок нетрудоспособности, сообщает его номер работодателю.
  4. Работодатель по номеру получает данные по больничному листу в электронном виде из единого портала ФСС, загружает данные в сервис «Пособия ФСС», дополняет данными из заявления сотрудника на выплату пособия и данными для расчета и отправляет реестр в ФСС.
  5. Территориальное отделение ФСС назначает и выплачивает пособие работнику. При этом работник получает возможность отследить историю такого больничного листка в личном кабинете застрахованного от момента его оформления до его оплаты, включая получение информации о расчете суммы пособия.

Как в сервис загрузить ЭЛН с портала ФСС

Зная номер больничного и СНИЛС сотрудника, электронный больничный можно загрузить в Контур.Экстер прямо с портала ФСС. Для этого:

  1. Нажмите на выбор:

-«Загрузить электронный больничный».

-«Создать документ». Затем выберите тип пособия и вид листка «Электронный».
Сервис даст возможность загрузить ЭЛН только с типами пособия «1 — пособие по нетрудоспособности», «2 — пособие по беременности и родам» и «6 — пособие по проф. травме, болезни».

2. Выберите «Загрузить с портала ФСС».

3. Заполните номер электронного больничного и СНИЛС сотрудника.

4. Нажмите «Продолжить».

5. Выберите сертификат для подписи документа.

6. Нажмите «Загрузить электронный больничный».
Сервис загрузит электронный листок, если на портале ФСС у него статус «Закрыт».

7. Просмотрите информацию о загружаемом файле.

В одном файле может быть несколько электронных больничных.
8. Нажмите «Загрузить документы». Cервис сам загрузит листок с портала ФСС.
9. После загрузки создается новый документ.

10. Откройте его, нажав на название.

11. Проверьте данные, которые заполнило медицинское учреждение, и дополните данными из заявления сотрудника на выплату пособия, а также данными для расчета пособия.

12. Сохраните данные.

13. Перейдите к проверке и отправке ЭЛН.

Перед отправкой можно:

  • Сохранить в XML электронный больничный, нажав «Скачать ЭЛН».
  • Открыть в PDF и распечатать электронный больничный, нажав «Распечатать ЭЛН».
  • Открыть в PDF и распечатать заявление о выплате пособия, нажав «Распечатать заявление».

Как загрузить готовый файл с электронным больничным

В Контур.Экстерн можно загрузить файлы с ЭЛН, которые подготовили в других программах или скачали с портала ФСС.

  1. Нажмите на выбор:
  • «Загрузить электронный больничный».
  • «Создать документ». Затем выберите тип пособия и вид листка «Электронный».

Сервис даст возможность загрузить ЭЛН только с типами пособия «1 — пособие по нетрудоспособности», «2 — пособие по беременности и родам» и «6 — пособие по проф. травме, болезни».

2. Выберите «Загрузить вручную из файла с ЭЛН».

3. Нажмите «Продолжить».
4. Выберите заранее подготовленный файл и нажмите «Открыть».
5. Просмотрите информацию о загружаемом файле.

В одном файле может быть несколько электронных больничных.
6. Нажмите «Загрузить документы».
7. После загрузки создается новый документ.

8. Откройте его, проверьте данные. Если нужно, исправьте или дополните недостающие.
9. Перейдите к проверке и отправке ЭЛН.

Перед отправкой можно:

  • Сохранить в XML электронный больничный, нажав «Скачать ЭЛН».
  • Открыть в PDF и распечатать электронный больничный, нажав «Распечатать ЭЛН».
  • Открыть в PDF и распечатать заявление о выплате пособия, нажав «Распечатать заявление».

Как скачать файл ЭЛН с портала ФСС

  1. Перейдите на единый портал личных кабинетов ФСС по ссылке http://cabinets.fss.ru/.
  2. Войдите в кабинет страхователя.
  3. Перейдите в раздел «Электронные листки нетрудоспособности». Откроется список ЭЛН:

-Добавьте листок в список. Для этого нажмите «Запросить ЛН», введите номер больничного и СНИЛС сотрудника. Нажмите «Запросить ЛН».
Чтобы в дальнейшем найти листок в списке, нажмите «Фильтр». Введите параметры поиска и нажмите «Применить».
-Скачайте файл в формате XML, нажав на его номер в столбце «№ ЛН».

Как проверить и отправить ЭЛН

  1. Перейдите к проверке одним из способов:

-Сразу после заполнения всех разделов, нажав «Проверить и отправить».

-Со страницы списка документов. Для этого в списке выберите нужный документ и откройте его. Нажмите «Проверить и отправить».
2. После проверки:
-Если есть ошибки, исправьте их. Для этого закройте окно с результатами проверки, исправьте ошибки (поля с ошибками выделены красным цветом) и снова проверьте.

-Если ошибок нет, выберите, что нужно отправить: электронный больничный или реестр, а также сертификат для подписи документа и нажмите «Отправить документ в ФСС».

Документ отправляется в ФСС. В списке документов отображается статус «ЭЛН в очереди на отправку».

Что обозначают статусы ЭЛН в списке документов

  • «Создан» – документ создан, но не отправлен в ФСС.
  • «ЭЛН не принят» — в результате проверки в ФСС были выявлены ошибки. Исправьте ошибки, указанные ФСС, и заново отправьте отчет. Для этого откройте документооборот, нажав на строку с его названием. Ознакомьтесь с протоколом ошибок (ссылка «Протокол ошибок») и нажмите «Исправить ошибки и отправить заново».

Когда получен ответ из ФСС, сервис показывает статус ЭЛН в ЛК Страхователя.
«ЭЛН принят» – документ принят ФСС.

Технология предоставления бумаг

В соответствии с базовой нормативной документацией за страхователем закрепляется обязательство, связанное с передачей в адрес фонда реестров и листков нетрудоспособности посредством одного их доступных способов.

  1. Бумажный вариант. Отправить можно с использованием сервисов отделения фонда, к которому привязана сторона страхования. Действительна данная программа для лиц, у которых в штате количество сотрудников составляет менее 25 человек.
  2. Электронный формат. Сделать это можно с использованием двух основополагающих методик:
  • шлюз приема документации с электронной подписью: в рамках этого сервиса производится прием документации с ЭП от страхователей, которые в рамках установленного порядка прошли процедуру регистрации в ФСС РФ, а также имеют возможность на использование ЭП без особых трудностей и ограничений;
  • специализированный веб-сервис, предназначение которого связано с непосредственным приемом документов, имеющих электронную подпись, от информационных страховых систем, которые прошли регистрацию в ФСС и без проблем пользуются эл. подписью в своей работе.

В статье будет освещена информация о шлюзе приема документов, а также о базовых документах, принимающих участие в этом процессе.

Где реализуется «пилотный проект»

«Пилотный проект», предполагающий оплату прямых пособий в рамках социального страхования, проработал уже более 7 лет. Полный цикличный этап его развития и реализации установлен в рамках временного периода с 2012 по 2020 год.

Установление правил произошло на базе правительственного постановления РФ от 21.04.2011 №294. Именно этот документ регулирует все аспекты, связанные с взаимоотношениями между сторонами. После того как данное направление было признано удачным, стал планироваться переход на прямые выплаты пособий из ФСС по всему государству.

В настоящее время наблюдается такая тенденция, что ежегодно проект присоединяет к себе все большее количество субъектов – краев, областей, автономных республик. Вот основные части нашей страны, которые уже принимают участие в этом шлюзе:

  • Карачаево-Черкесская Республика (вступила в состав в 2012 г.);
  • Нижегородская обл.;
  • Хабаровский край, Курганская, Новгородская, Новосибирская, Тамбовская обл. – 2015 г.;
  • Татарстан, Самарская, Белгородская, Ростовская обл. – 2015-2016 г.;
  • Мордовия, а также Калининградская, Калужская, Липецкая, Ульяновская, Брянская обл. – 2016 г.;
  • в 2017 г. в этот перечень включены республики: Адыгея, Бурятия, Алтай, Калмыкия, а также ряд областей: Амурская, Вологодская, Омская, Томская, Орловская, Магаданская;
  • с 1 июля 2018 года: Республика Саха (Якутия), Забайкальский край, Владимирская, Волгоградская, Воронежская, Ивановская, Кемеровская, Кировская, Костромская, Курская, Рязанская, Смоленская, Тверская области.

Перечислен далеко не весь состав Российской федерации, но можно отметить, что с каждым годом количество таких регионов растет.

Когда ФСС перечисляет больничный

Для организаций в регионах, принимающих участие в этой проектной части, функционирует особая расчетная схема с ФСС. Она подразумевает полноценную уплату страховых взносов в бюджетную казну. Суммы их показателей не подлежат уменьшению на величины выплат по социальному страхованию.

Последние, к слову, не подлежат отражению в отчетности 4-ФСС. Работодатель осуществляет передачу сведений о больничных листках, предоставленных работникам, в социальную страховую службу.

Она, в свою очередь, самостоятельно проводит расчетные и выплатные действия. Аналогичным образом напрямую производится выплата пособий при появлении на свет детей, а также в ходе постановки на больничный учет на ранних сроках «интересного положения». То же самое касается отпускных по уходу за ребенком до полуторалетнего возраста, оплаты дополнительного периода отдыха и лечения.

Первые три дня временной нетрудоспособности оплачиваются организацией за ее счет, согласно классическим правилам, оговоренным в ФЗ №255. Также за организацией закрепляется обязательство по самостоятельной выплате пособия на погребение, оплаты дополнительных выходных по уходу за ребенком-инвалидом, расходов, связанных с предупредительными мерами.

На эти суммы также не могут быть уменьшены взносы по страхованию, которые выплачиваются. Тем не менее, их сумму возмещает ФСС в процессе подачи соответствующей документации в территориальный орган.

Нюансы отправки реестра

После полноценного формирования реестра он подлежит безоговорочному подписанию с применением электронной подписи и шифрованию посредством сертификата получателя со стороны Фонда социального страхования.

Для проведения этой процедуры может быть применена специальная программа. Функционирование системы осуществляется в онлайн-режиме, что способствует автоматическому обновлению сертификатов ответственных лиц. Отправка осуществляется, как уже отмечалось, двумя путями. Мы рассмотрим их детальнее.

  1. Подписанный и зашифрованный документ может быть отправлен с применением системы предоставления отчетности. Для большинства из них производится импорт реестра в особый формат и последующая отправка по аналогии с любым другим отчетном.
  2. Если система передачи отчетности в рамках электронной формы у вас в установленном виде отсутствует, вы сможете применять аналогичную программу со встроенным модулем отправки отчетности на шлюз. Однако в сравнении с полноценно функционирующей системой данная программа имеет крайне ограниченный функционал и позволяет лишь создать реестр больничных и обеспечить его отправку.

Какой из способов предпочесть – решается в каждом отдельном случае индивидуально.

Порядок представления сведений

Организация после получения всего необходимого пакета бумаг в целях назначения пособия обязуется обеспечить передачу сведений в территориальный орган ФСС. Этот аспект потребует от вас затраты порядка 5 календарных суток.

Чтобы предоставление произошло качественно и эффективно, на практике применяется разработанный реестр больничных листов в целях возмещения ФСС. Впоследствии территориальный орган осуществляет проверочные мероприятия в отношении больничного листа и набора прочих предоставляемых бумаг. Происходит принятие решения о назначении и выплате пособия.

Если численность сотрудников компании не более 25 человек, то документационный пакет может быть предоставлен на бумаге. Если это число больше, то предоставление осуществляется исключительно в электронном формате. Порядки, в которых документ предоставляется в электронной форме, установлены в Спецификации, утвержденной силами Фонда.

Обмен сведениями осуществляется посредством Шлюза ФСС. Вот несколько правил, которые следует соблюдать для успешного исхода дела.

  1. Чтобы документы могли быть беспрепятственно предоставлены в электронной форме, требуется наличие ЭЦП от уполномоченного лица компании.
  2. Может на практике подойти подпись, которая используется в целях подписания и отправки отчетности и ИФНС.
  3. Передача реестров производится с использованием формата XML, подготовка документации – посредством бесплатного ПО, разработанного фондовыми специалистами, или с помощью ПО, принадлежащего сторонним создателям.
  4. После мер подготовки реестр подлежит подписанию и шифрованию в целях отправки.
  5. Если используется бесплатное программное обеспечении или не предполагает подписание ЭЦП, то в дополнение ко всему комплексу скачивается и устанавливается специальная программ, посвященная подписанию и шифрованию бумаг.
  6. Затем все это отправляется в ФСС через сервис Шлюза. Система выдает сообщение об успешной загрузке.
  7. Затем останется лишь проверить информацию о последующей обработке. Для этого требуется заполнение регистрационного номера компании.

Если действовать грамотно и последовательно, система позволит вам добиваться оптимальных результатов в этом направлении и избегать всевозможных трудностей.

Программное обеспечение, формат реестра данных

В электронном виде реестр пособий можно направить в ФСС двумя способами:

1. Через своего спец.оператора, о чём ранее была размещена информация на нашем сайте –

Отражение операций по «Прямым выплатам» в зарплатных решениях

— «Камин» — https://youtu.be/BuJ6IxaiGEs -«1С» — https://youtu.be/6CIkIZKj6L0

(все процессы при этом максимально автоматизированы и упрощены, спец.оператор предоставляет консультации по всем вопросам);

2. С помощью программ «AРM-подготовка расчётов» и «АРМ-Подписание и шифрование», предоставляемых на сайте ФСС (при этом потребуется самостоятельно приобрести электронную подпись, о чём ранее была размещена информация на нашем сайте — ). Реестр подписывается электронной подписью и зашифровывается теми же средствами, что и расчётная форма — 4 ФСС. После подписания файл в формате *.esl отправляется на шлюз приёма документов http://docs.fss.ru (там же можно скачать квитанцию). Затем отправленный файл проходит три стадии проверки: на первой стадии — файл может быть принят или отвергнут; на второй — принят с последующей загрузкой для расчета или отправителю будет выдано извещение с указанием ошибок; на третьей стадии — производится расчет по реестру.

Описание сервиса

Шлюз находится на официальном сайте ФСС по адресу f4.fss.ru. Единая точка приема или шлюз была создана непосредственно для того, чтобы обеспечить возможность представления отчетности страхователей в исполнительные организации, а именно, в Фонд Социального Страхования РФ, все манипуляции через шлюз осуществляются в электронном виде, а для достоверности сведений применяется электронно-цифровая подпись.

Таким образом, для страхователей облегчена система отправки обязательных отчетов, теперь они могут это сделать, находясь в любом месте, где имеется подключение к Интернету. Фал на шлюз поступает в зашифрованном виде, а датой и временем приемки документов считается дата и время прямого поступления документов на сервис.

После поступления отчета формируется извещение или квитанция, если проверка документа осуществлена правильно и без помех, а также проверяется Ваша электронно-цифровая подпись, документация проходит форматно-логический контроль. Время и дата формирования квитанции также сразу же фиксируются в протоколе обработки поступившего файла и сразу же помещаются в эту квитанцию.

Стоит учесть тот факт, что при повторном отправлении одного и того же отчета на сервис, который сделан за одинаковый период, предыдущая отправка автоматически считается недействительной.

Теперь, для отправки отчетности через шлюз ФСС, нужно использовать новый сертификат уполномоченного представителя с подписью квитанции о приеме отчета. Для этого нужно воспользоваться загрузкой с официального сайта ФСС, и установить сертификат в хранилище всех сертификатов. После этого все квитанции о приеме отчетов будут подписываться с применением нового загруженного сертификата, а значит, будут соответствовать всем требованиям приемки документации на сервис.

Популярные ошибки на шлюзе ФСС:

  • — ошибка «-10» «Не удалось расшифровать»;
  • — ошибка «-18» «Отчет зашифрован на ключе отличном от открытого ключа ФСС»

Обе эти ошибки говорят о том, что вам незамедлительно стоит обновить имеющиеся сертификаты, удалив, при этом старые.

Технология приемки и обработки документов

Система отправки отчетов через шлюз ФСС удобна тем, что можно сформировать отчет, находясь далеко от офиса или дома. Особенно это удобно, когда нет возможности добраться до Вашего подразделения ФСС, Вы находитесь далеко от него, а уже наступили последние дни приемки. То есть, сервис очень полезен для большинства страхователей, так как существенно экономит время. Все, что требуется, это полностью понять, как работает сервис, приобрести права на электронную подпись, ну и, собственно, интернет.

Чтобы отправить отчет в электронном виде через шлюз ФСС, страхователь должен придерживаться такой схемы:

  • установка в систему корневого сертификата УЦ ФСС РФ (Располагается в папке Доверенных корневых сертификатов);
  • установка в систему сертификата открытого ключа подписи лица, которое уполномочено в этом, необходимо для шифровки отчета и проверки квитанции (находится в папке Других пользователей);
  • подготовка самого файла отчетности в соответствии всем требованиям, которые представляет Фонд социального страхования, отчет должен полностью удовлетворять контрольным соотношениям показателей форматно-логического контроля, которые прилагаются ко всем отчетам;
  • подпись сформированного отчета электронной подписью уполномоченного должностного лица, у которого есть право подписи отчетов в электронном виде от имени юридического лица (страхователя), нужно в точности следовать алгоритму формирования электронной цифровой подписи, а также обращать внимания на определенные правила встраивания такой подписи в файл отчетности;
  • подписанный файл нужно зашифровать на открытом ключе получателя с использованием необходимых сведений о ключе получателя (из Сертификата Фонда);
  • через сервис загрузки файла зашифрованный файл посылается в Фонд Социального страхования.

Читайте также, как узнать регистрационный номер ФСС по ИНН.

Полная процедура постановки на учет в ФСС .

Как правильно рассчитать ЕНВД: http://boss-consult.ru/nalog/envd/kak-rasschitat-envd.html

Отправка реестров и получение отчета о приеме

Чтобы отправить документ, необходимо нажать на кнопку «Отправить документ», а далее действовать по стандартному принципу прикрепления документов с персонального компьютера. Через папку «Обзор» выбирается определенный нужный файл, после чего нажать кнопку «Отправить». Отчет автоматически поступит на страницу проверки статуса отчета.

Отправленный страхователем отчет проходит несколько стадий обработки и проверки на сервисе:

  1. Проверяется название и размер зашифрованного файла.
  2. Происходит расшифровка и проверка электронной подписи;
  3. Проверка соответствия структуры файла отправленного отчета установленному формату ФСС;
  4. Контроль показателей отчета на уровне логики и арифметики.

После того, как проверки завершены, с сервиса можно получить проверку отчета, а также скачать квитанцию о том, что отчет формы 4-ФСС принят. Квитанция устанавливается взаимным и однозначным соответствием между представленным отчетом и датой и временем его получения, заверяется ответственным лицом из ФСС.

Квитанция является подтверждением того, что отчет Ваш правильный и послан в определенное время, с его наличием никаких нареканий к вам не может быть предъявлено, а также это означает, что Вы все сделали верно.

  • Приказ Фонда социального страхования Российской Федерации от 24.11.2017 № 578 «Об утверждении форм документов, применяемых для выплаты в 2012-2019 годах страхового обеспечения и иных выплат в субъектах Российской Федерации, участвующих в реализации пилотного проекта, предусматривающего назначение и выплату застрахованным лицам страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, иных выплат и расходов территориальными органами Фонда социального страхования Российской Федерации»
  • Федеральный закон Российской Федерации от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей»
  • Федеральный закон Российской Федерации от 12 января 1996 г. № 8-ФЗ «О погребении и похоронном деле»
  • Федеральный закон Российской Федерации от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
  • Федеральный закон Российской Федерации от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
  • Федеральный закон Российской Федерации от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования»
  • Постановление Правительства РФ от 21 апреля 2011 г. N 294 «Об особенностях финансирования, назначения и выплаты в 2012 и 2013 годах страхового обеспечения, иных выплат и расходов, предусмотренных частью 4 статьи 6 Федерального закона «О бюджете Фонда социального страхования Российской Федерации на 2012 год и на плановый период 2013 и 2014 годов» и частью 4 статьи 7 Федерального закона «О бюджете Фонда социального страхования Российской Федерации на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов», особенностях уплаты страховых взносов по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
  • Приказ Минздравсоцразвития России от 11 июля 2011 г. № 709н «Об утверждении формы заявления о возмещении в 2011 году страхователю, зарегистрированному в территориальных органах Фонда социального страхования Российской Федерации, находящихся на территории субъектов Российской Федерации, участвующих в реализации пилотного проекта, произведенных расходов на оплату предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников и санаторно-курортного лечения работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами»
  • Приказ Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности»
  • Приказ Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 347н «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности»
  • Приказ Фонда социального страхования Российской Федерации от 24.11.2017 N 579 «Об утверждении форм реестров сведений, необходимых для назначения и выплаты соответствующего вида пособия, и порядков их заполнения»
  • Приказ Минздравсоцразвития России от 26 октября 2009 г. № 847н «Об утверждении формы отчета (расчета), представляемого лицами, добровольно вступившими в правоотношения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, порядка и сроков его представления»
  • Приложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 26 октября 2009 г. № 847н Форма-4а ФСС РФ
  • Приказ Фонда социального страхования Российской Федерации от 16 декабря 2013 г. № 590 «Об утверчждении Технологии приёма очёта (расчёта), представляемого лицами, добровольно вступившими в правоотношения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (форма-4а ФСС РФ) в электронном виде с применением электронной подписи»

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *