Синтетический и аналитический учет заработной платы

Особенности синтетического и аналитического учета

Синтетический учет ведется с использованием счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Учет ведется в обобщенном виде. Счет является пассивным, допускающий начальный и конечный остаток по кредиту счета. Увеличение производится по кредиту, уменьшение по дебету счета. Кредит отражает задолженность по заработной плате до ее выплаты, дебет счета используется для учета информации об удержаниях и уменьшении задолженности перед работником по выплате начисленной суммы. Читайте также статью: → “Учет заработной платы на предприятии. Счет 70. Начисление зарплаты”

Суммы, начисленные работникам, учитываются в корреспонденции со счетами учета расходов. Выбор счета определяется деятельностью предприятия, категорией работника и структурного подразделения нахождения рабочего места. В учете оплаты труда используют:

  • Счет 44 для торговых организаций;
  • Счет 20 для начислений основным работникам производства;
  • Счет 23 для учета труда лиц вспомогательных цехов;
  • Счет 25 для работников обслуживающих цехов;
  • Счет 26 для управленческого штата;
  • Счет 29 для сотрудников обслуживающих производств.

Аналитические данные формируются по каждой штатной единице. Учет позволяет детализировать информацию по видам начислений. Общая сумма операций аналитического учета отражается на синтетическом счете.

Стандартные проводки по учету заработной платы

Счет 70 используется для отражения начисленной заработной платы, отпускных, пособий за период нетрудоспособности, дополнительных стимулирующих выплат, компенсации за неиспользованный отпуск, выходного пособия и прочих сумм, положенных работнику в рамках трудового или коллективного договоров.

В таблице представлены наименования операций:

Наименование операции Дебет счета Кредит счета
Начисление заработной платы работникам производства 20 (23, 25, 26, 29) 70
Начисление заработной платы работникам торговли и сферы обслуживания 44 70
Начисление пособия по нетрудоспособности из средств предприятия 20 (23, 25, 26, 29, 44) 70
Начисление пособия из средств ФСС 69 70
Удержание НДФЛ 70 68
Выплата сумм работнику из кассы 70 50
Выплата сумм работнику на именной счет 70 51

Кроме НДФЛ, из начисленной суммы производится удержание обязательств по исполнительным документам, алиментов по заявлениям, неподтвержденных подотчетных сумм, возмещений материального вреда.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Регистры аналитического учета

Данные аналитического учета отражаются в регистрах. Предприятия могут самостоятельно разработать учетные формы и закрепить их в учетной политике. На практике в бухгалтерии предпочитают использовать бланки, ранее утвержденные как унифицированные формы:

Форма регистра Период ведения Описание
Лицевой счет № Т-54 Календарный год Открывается при трудоустройстве работника, отражает все операции по начислению и выдаче сумм
Расчетно-платежная ведомость № Т-49 (или отдельно расчетная и платежная) Однократно, на каждую операцию Ведомость является итоговой формой для отражения информации по начислению и выплате з/платы
Карточка 1-НДФЛ Календарный год Содержит информацию о суммах, полученных работником за год помесячно и удержанном налоге
Регистр налогового учета Помесячно Разрабатывается предприятиями, используется для ведения налогового учета

Учетные регистры заполняются в электронном виде или на бумажном носителе. Выбор вида регистра аналитического учета определяется предприятием. Формы в обязательном порядке должны содержать информацию о работнике, виде и размере начислений, сумм удержаний. Учетные документы составляются в единственном экземпляре. Читайте также статью: → “Т-13 с вкладным листом (Табель учета использования рабочего времени)”

Порядок действий при ведении учета оплаты труда

Учетные операции ведутся в строгом порядке очередности. Документооборот закрепляется внутренними актами организации:

Операция Пояснения
Подготовка данных для начислений сотрудникам Осуществляется проверка приказов на отпуск, прием и увольнение, стимулирующих выплат, представленных листов нетрудоспособности
Получение сведений из табеля учета рабочего времени Производится сверка данных кадрового органа с документами бухгалтерии
Внесение данных в обслуживающую программу Изменения вносят в кадровую часть программы
Проведение расчета Операция осуществляется в автоматическом режиме путем создания нового документа, заполнения данных, проведения документа
Закрытие месяца После составления всех ведомостей месяца производится его закрытие
Начисление налогов и получение отчетных данных После закрытия месяца производится начисление налогов и отражение данных в отчетности

Для расчетов с сотрудниками при ведении аналитического учета используются ведомости. Применяются расчетные формы для безналичных выплат и расчетно-платежные бланки для выдачи средств через кассу. Вы можете ознакомиться с ведомостью Т-49, ведомостью Т-51, ведомостью Т-53, журналом 10, 10-1, лицевым счетом Т-54.

Особенности проведения удержаний из начисленных сумм

Аналитический и синтетический виды учета отражают удержания из сумм выплат. При начислении вознаграждений работникам необходимо произвести удержания в соответствии с требованиями законодательства, исполнительными документами, заявлениями работников. Удержания производятся при окончательном начислении сумм оплаты труда работника в последний день месяца. Из сумм авансовых выплат налоги, алименты и прочие удержания не производятся. Для учета налога используется форма 1-НДФЛ или иной самостоятельно разработанный предприятием бланк.

Выдача сумм производится за минусом удержаний. После исчисления НДФЛ общая величина вычитаемых из остатка сумм не должна превышать 20%. При наличии исполнительных листов предельная величина составляет 50%, в исключительных – до 70%. Исключительный и предельный размер удержаний должен быть указан в исполнительных документах. Для учета алиментов и прочих обязательств ведется отдельная ведомость, сведения которой предоставляются в исполнительный орган по окончании выплат.

Пример удержаний из сумм оплаты труда

Работник М. торговой организации ООО «Праздник» получает оклад в размере 22 000 рублей. Вычеты не оформлены. Лицо имеет обязательство – исполнительный лист по уплате алиментов на одного ребенка в размере 25% заработка. В учете ООО «Престиж» производятся записи:

  1. Начисление оплаты труда М.: Дт 44 Кт 70 на сумму 22 000 рублей;
  2. Удержание НДФЛ: Дт 70 Кт 68 на сумму 2 860 рублей;
  3. Удержание алиментов: Дт 70 Кт 76 на сумму 4 785 рублей.

Удержанные суммы перечисляются в бюджет и лицу, указанному в исполнительном листе.

Особенности ведения учета в бюджетных организациях

Учет оплаты труда, финансируемого за счет бюджета, отличается точностью оформления документов, что регулярно проверяется вышестоящим органом. Операции оформляются в соответствии с ТК РФ согласно утвержденным распорядителем бюджета штатным расписанием. Учет имеет отличительные особенности:

  • Выплаты сотрудникам производятся согласно бюджетной классификации и при утверждении финансирования по статье расхода;
  • Назначение выплат имеет строго целевое расходование, что регулярно подлежит проверке органами контроля вышестоящей структуры;
  • Организации, ведущие внебюджетную деятельность, могут выплачивать работникам дополнительное вознаграждение за счет поступлений. Смета внебюджетных доходов и расходов должна быть предварительно утверждена с указанием затратной статьи по выплатам работникам.

При ведении учета используются стандартные регистры. В синтетическом учете применяются ордера, ведомости, главная книга. В аналитическом учете используют карточки лицевого счета, форма 1-НДФЛ, ведомости.

Сроки хранения учетных документов

Документы учета оплаты труда являются основанием для получения пенсионных пособий лиц. Для предоставления по запросам достоверной информации организациям или ИП требуется соблюсти длительный срок хранения. Существует определенный порядок архивации документов:

  • Журналы-ордера и другие формы синтетического учета систематизируются, подшиваются, нумеруются для использования при проверках или внутренних потребностей. Хранение ордеров производится отдельно от документов и регистров первичного учета. Длительность архивации составляет 5 лет;
  • Формы аналитического учета, отражающие начисления и документы, подтверждающие законность выплат, подлежат хранению в течение 75 лет;
  • Документы, используемые в качестве несущественных справок, расчетов, утилизируются при отсутствии необходимости.

Формы, утратившие актуальность в связи с выходом срока хранения, подлежат уничтожению по акту. При ликвидации предприятия документы длительного хранения группируют согласно требований и передают в государственный архив.

Cинтетический и аналитический учет заработной платы и удержаний: ответы на вопросы

Вопрос № 1. Необходимо ли работникам подписывать ведомости при получении оплаты в безналичной форме.

Ответ: При переводе средств на карты работников личная подпись о получении сумм в ведомостях не требуются. При безналичном расчете с работниками составляются только расчетные ведомости.

Вопрос № 2. Являются ли расчетные листки документами обязательного учета?

Ответ: Расчетные листки не относятся к формам обязательного документооборота выдаются работодателем по желанию или просьбе работников. Форма произвольная, распечатывается из расчетной программы.

Вопрос № 3. Каким документом утверждают формы аналитического учета, используемые предприятием.

Ответ: Перечень первичных документов, регистров, порядок документооборота устанавливается в приложении к учетной политике.

Вопрос № 4. На основании какого документа формируется запись в налоговом учете при расхождении сведений с первичной бухгалтерской документацией?

Ответ: Для пояснения расхождений в учете используется универсальный оправдательный документ – бухгалтерская справка.

Заработная плата – это вознаграждение, которое получает работник в рамках заключенного между ним и его работодателем трудового соглашения. В данное понятие входит как сам оклад, который начисляется и выплачивается каждый месяц в зависимости от сложности, количества и качества исполняемой сотрудником работы, так и различные компенсационные и стимулирующие выплаты. Подобное определение следует из статьи 129 Трудового кодекса.

В большинстве организаций расчеты по заработной плате и связанная с ними уплата зарплатных налогов представляет собой одну из ведущих статей расходов в рамках производства и реализации товаров, работ или услуг. В бухгалтерском учете для ведения синтетического и аналитического учета расчетов по связанным с заработной платой бюджетным отчислениям используются субсчета по счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». Синтетический и аналитический учет оплаты труда ведется в рамках счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». О нем и пойдет речь в данной статье.

Синтетический учет расчетов по оплате труда

Начисление по заработной плате отражается в кредите 70-го счета в корреспонденции с дебетом затратных счетов, таких как 44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 25 «Общепроизводственные расходы». Компания может использовать сразу несколько затратных счетов для оформления начислений по зарплате – это будет зависеть от того, в каком подразделении заняты те или иные сотрудники, получающие зарплату.

При выплате заработной платы работникам налоговый агент, в данном случае компания-работодатель, обязан удержать и перечислить в бюджет НДФЛ. Такое удержание отражается проводкой по дебету 70 и кредиту 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет расчетов по налогу на доходы физлиц. Данная проводка уменьшает задолженность по кредиту 70 счета, то есть месячное начисление зарплаты, соответственно оставшаяся сумма закрывается непосредственно выдачей зарплаты: списанием по дебету счета 70 и по кредиту счета 50 «Касса» или 51 «Расчетный счет».

Если начисленная заработная плата не была выдана какому-то из сотрудников, то она подлежит депонированию. В этом случае сальдо 70-го счета списывается не через денежные счета, а в кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам». Через кредит того же 76-го счета, по соответствующему субсчету отражаются удержания алиментов из заработной платы конкретного работника. Если тот или иной сотрудник виновен в ущербе, нанесенном организации, причем это доказано документально, и имеется соответствующий приказ руководителя фирмы об удержании суммы ущерба из его заработной платы, то такая ситуация оформляется проводкой дебет 70 — кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Аналитический учет заработной платы

Проводки по начислению заработной платы проходят по 70-му счету по итогам месяца. Выплаты и удержания могут отражаться чаще, в зависимости от установленных в организации чисел выплаты зарплаты и аванса, различных приказов руководителя, других существенных условий. Но в идеальной ситуации, если все начисления оказались верны, а расчеты с сотрудниками произведены в полном объеме, счет 70 на определенное число месяца должен оказаться нулевым. Конечно, это не всегда возможно, особенно если в компании много работников, и расчеты по зарплате довольно внушительны. Поэтому само по себе наличие остатков по счету 70, то есть ненулевого показателя по данным синтетического учета оплаты труда каким-либо нарушением не является. Если говорить о проверке правильности расчетов по зарплатным начислениям, то провести такую ревизию можно лишь в разрезе аналитического учета оплаты труда, то есть, исследовав начисления, удержания и выплаты по каждому конкретному работнику предприятия.

Именно в разрезе каждого конкретного сотрудника фирмы ведется аналитический учет расчетов по оплате труда, то есть все выше перечисленные проводки отражаются по дебету или кредиту счета 70 в привязке к конкретному физлицу. Открыв такую аналитику по сотруднику, можно получить все данные, касающиеся начисленной ему заработной платы, в том числе по отпускным, премиям, другим начислениям, сумм удержанного у него НДФЛ, возможных дополнительных взысканий и прочих расчетов между ним и организацией-работодателем.

Регистры бухгалтерского учета по учету расчетов по оплате труда

Систематизация сумм заработной платы для отражения в регистрах бухгалтерского учета производится в двух направлениях.

1. по каждому работнику:

А) Лицевые счета работников или книга учета расчетов по оплате труда – является регистром аналитического учета по счету 70. Отражает итоговые данные за месяц о начисленных суммах оплаты труда и других выплат, удержаний по видам и суммы к выдаче по каждому работнику в отдельности. Заполняется на основании расчетно-платежной ведомости и хранится не менее 75 лет.

Б) Реестр невыданной оплаты труда, форма № 85-АПК – содержит сведения о сумма не полученной работником заработной платы в установленные для ее выдачи сроки. Данные суммы подлежат перечислению на депонентскую задолженность , для чего заносятся в ведомость учета депонированной оплаты труда, форма № 53-АПК.

В) Сводная ведомость начисленной оплаты труда по ее составу и категориям работников, форма № 58 – АПК, Сводная ведомость по расчетам с работниками, форма № 59 – АПК. – предназначены для сводного учета и контроля за состоянием расчетов по оплате труда и составлением установленной отчетности.

Ведомость форма № 58-АПК открывается на год в целом по организации для ежемесячного отражения обобщенных данных о начисленной оплате труда и других выплат по составу и категориям работников. Включает пять разделов: 1 – рабочие списочного состава; 2 – инженерно-технический персонал списочного состава; 3 – прочий персонал списочного состава; 4 – непромышленный персонал; 5 – по категориям работников сельского хозяйства. Ведется ведомость за месяц и нарастающим итогом с начала года, заполняется на основании расчетно-платежных ведомостей.

Ведомость форма № 59-АПК предназначена для контроля за состоянием расчетов по оплате труда в целом по хозяйству. Ведомость открывается на полугодие и отражает данные о задолженности на начало месяца за предприятием и работниками; суммах начисленной заработной платы и прочих выплат; суммах удержанных, выданных и депонированных за отчетный месяц и остаток задолженности на конец месяца. Ведется ведомость за месяц и нарастающим итогом с начала года, заполняется на основании расчетно-платежных ведомостей.


2. по объектам учета затрат:

А) Лицевой счет (производственный отчет) подразделений форма № 83-АПК – предназначен для учета производственных затрат и выхода продукции отдельных производственных подразделений хозяйства. Составляется на основании накопительных ведомостей учета затрат за месяц и нарастающим итогом с начала года.

На основе данных лицевых счетов подразделений составляется сводный лицевой счет или ведомость аналитического учета затрат форма № 84-АПК где ведется аналитический учет по счетам затрат на производство.

Б) Ведомость распределения оплаты труда, отчислений на социальные нужды, в резервы и страховые фонды, форма № 78-АПК – предназначена для группировки затрат труда и родственных с нею статей для записи данных в регистр синтетического учета по счету 70. Заполняется на основании накопительных ведомостей учета затрат по каждому объекту учета затрат в разрезе подразделений за месяц. Ведомость используется для определения сумм отчислений в установленных процентах от заработной платы в фонды социального обеспечения, резерв отпусков.

В) Журнал – ордер № 10 – АПК – предназначен для ежемесячного отражения кредитового оборота счета 70 в разрезе корреспондирующих счетов и переноса итоговых данных по счету 70 в Главную книгу.

Журнал – ордер № 10-АПК по кредиту счета 70

Сводная ведомость по расчетам с персоналом, ф № 59-АПК

сверка

Бухгалтерский баланс

Рис. Схема учета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

1. Учет расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетные лица – это работники организации, выполняющие свои обязанности за пределами организации.

Целесообразность, размеры и сроки, на которые выдаются средства под отчет, а также список лиц, имеющих право получать средства под отчет, утверждает руководитель организации. Денежные авансы выдаются в подотчет на командировки и мелкие хозяйственные расходы.

Служебной командировкой является поездка работника организации в другую местность на определенный срок для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Максимальный срок командировки не должен превышать сорок дней (при загранкомандировках – 60 дней), не считая времени нахождения в пути.

Днем выезда считаются календарные сутки, в течении которых транспортное средство отбывает из места постоянной работы работника, а днем приезда – календарные сутки, в течении которых работник прибывает к месту постоянной работы.

На время командировки за работником сохраняется должность и средний заработок.

Согласно ТК РФ организация обязана оплатить командированному сотруднику следующие расходы: стоимость проезда, наем жилья, суточные и иные расходы, которые сотруднику поручил произвести работодатель.

Согласно Приказа Минфина РФ от 06.07.2001г. № 49н с 01.01.2002 г. установлены следующие предельные нормы расхода:

· суточные в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке, причем день отъезда и день приезда рассматриваются как два дня. Суточные не выплачиваются, если работник находился в командировке один день или имел возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства;

· по найму жилого помещения – в сумме фактических расходов, но не свыше 550 руб. за сутки, при отсутствии документов компенсируется 12 руб. за сутки;

· проезд к месту командировки и обратно – в сумме фактических расходов, подтвержденных документально.

Организация вправе осуществлять дополнительные выплаты работнику сверх установленных норм, которые не учитываются при исчислении налога на прибыль и включаются в совокупный годовой доход работника при исчислении НДФЛ.

Мелкие хозяйственные расходы, на осуществление который выдаются денежные авансы под отчет, связаны с приобретением ТМЦ на рынках, у населения и у юридических лиц. При расчетах наличными необходимо помнить, что размер данных расчетов органичен и составляет не более 60 тыс. руб. по одной сделке.

Первичные документы по учету расчетов с подотчетными лицами:

1. Командировочное удостоверение, форма № Т – 10 – выписывается при направлении работников организации в командировку на основании приказа руководителя организации и подтверждает полномочия командированного лица, а также время нахождения в командировке.

2. Авансовый отчет, форма № АО– 1 – составляется подотчетным лицом в подтверждение произведенных расходов и вместе с подтверждающими расходы документами сдается в бухгалтерию в течение трех рабочих дней, по истечении срока на которых был выдан аванс или со дня возвращения из командировки.

В бухгалтерии принятые авансовые отчеты проверяются как по форме, так и по существу и утверждаются руководителем организации. Неизрасходованные суммы подотчета подлежат возврату наличными в кассу или путем удержания из его заработной платы. Суммы перерасхода возмещаются работнику из кассы организации. Новый аванс выдается работнику только после полного расчета по предыдущему авансу. Проверенные и утвержденные авансовые отчеты подлежат отражению в регистрах синтетического и аналитического учета.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно – пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит

С – долг подотчетного лица перед С – долг организации перед

организацией подотчетным лицом

ДО — Выдача денежных средств под отчет КО — Списание подотчетных сумм

Возмещение перерасхода подотчета Возврат неиспользованного остатка

С – долг подотчетного лица перед С – долг организации перед

организацией подотчетным лицом

Синтетический учет расчетов по оплате труда.

Синтетический учет расчетов с персоналом по оплате труда, а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам ведется на счете 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” (П). По кредиту счета 70 отражается ЛЮБОЕ начисление в пользу работника (начисленная заработная плата (основная и дополнительная), доходы по ценным бумагам, дивиденды).

По дебету счета 70 отражаются:

а) удержания из начисленной заработной платы;

б) фактически выплаченная заработная плата;

в) начисленная, но не выплаченная в срок заработная плата.

Кредитовое сальдо счета показывает обязательства (задолженность) предприятия перед работниками по оплате труда. Аналитический учет по счету 70 ведется по каждому работнику предприятия.

Начисленная заработная плата является для предприятия одним из элементов затрат (издержек, себестоимости), поэтому одновременно с начислением заработной платы (по кредиту счета 70) её сумма записывается по дебету счетов, учитывающих формирование затрат. При выборе корреспондирующего счета исходят из того, в каком подразделении работает сотрудник и какие работы выполняет. Например:

Д 20 (23, 29) – начислена заработная плата работникам основного (вспомогательного,

К 70 обслуживающего) производства

Д 26 – начислена оплата труда управленческому персоналу

К 70

Д 44 – начислена зарплата работникам, занятым в процессе продажи продукции

К 70

Заработная плата работников непроизводственных подразделений предприятия (дома культуры, детского сада, санатория и т.п.), то есть непромышленного персонала, относится на прочие расходы предприятия или выплачивается за счет нераспределенной прибыли:

Д 91 (84) – начислена заработная плата работникам непроизводственных подразделений

К 70

В составе чрезвычайных расходов учитывается заработная плата работников, ликвидирующих последствия чрезвычайных ситуаций (пожара, наводнения и др.):

Д 91 – начислена заработная плата работникам, ликвидирующим последствия

К 70 чрезвычайных ситуаций

Удержания из заработной платы бывают:

– обязательные (например, административные штрафы, алименты);

– по инициативе предприятия (например, НДФЛ);

– по заявлению работника (например, возврат заемных средств и процентов по займу).

Удержанные суммы проводятся по дебету счета 70.

Например,

Д 70 – удержан налог на доходы физических лиц (НДФЛ) с начисленной оплаты труда

К 68

Д 70 – удержана из заработной платы работника сумма материального ущерба

К 73-2

Д 70 – удержана из заработной платы средства сумма алиментов

К 76

Д 70 – удержана из заработной платы сумма займа и процентов по займу

К 73-1

Согласно ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20-ти процентов от заработной платы, причитающейся к выдаче (то есть за вычетом НДФЛ). В некоторых случаях удержания достигают 50-ти процентов (если удержания производятся по нескольким исполнительным документам) и 70-ти процентов (если возмещается ущерб, причиненный преступлением).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *