Система управления платежами

Предпосылки возникновения проекта по внедрению системы управления платежами на предприятии

Следующие процессы можно идентифицировать как предпосылки для начала проекта по внедрению системы управления платежами на предприятии для МС «Добробут»:

  • Открытие новой клиники – это большой инвестиционный проект. Для осуществления своевременных платежей по инвестиционным проектам и параллельного обеспечения бесперебойной деятельности основных клиник назрела необходимость в постоянном контроле ликвидности и недопущении кассовых разрывов.
  • Сведение бюджета движения денежных средств и реестра платежей осуществлялось в Excel, из-за этого было сложно отслеживать при утверждении выплаты денежных средств остаток по статье бюджета.
  • Хотелось создать единое информационное пространство для всех подразделений компании. Автоматизация процесса утверждения платежей улучшает коммуникацию между подразделениями, что повышает эффективность деятельности.

Причины обращения и выбора «ИНТАЛЕВ»

Выбор был сделан в пользу ГК «ИНТАЛЕВ», поскольку:

  • у команды уже был успешный опыт предыдущего сотрудничества,
  • программный продукт «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет в дальнейшем развивать и расширять функционал системы, в соответствии с потребностями компании.

Цель и задачи проекта

Целью Проекта является создание единой автоматизированной системы для управления денежными средствами, от момента потребности в закупках до оплаты в компании МС «Добробут».
Были определены задачи, которые предстояло решить в ходе проекта:

  • описать, оптимизировать и автоматизировать бизнес-процесс «Утверждение заявок и выплата денежных средств», заявки на расход денежных средств должны вносить пользователи в клиниках;
  • настроить формы ввода данных по месячному и недельному бюджетам движения денежных средств;
  • настроить автоматический контроль соответствия оплат утвержденным бюджетам;
  • формировать реестры платежей для согласования, отчет по заявкам, отчет о движении денежных средств;
  • по утвержденным реестрам автоматически формировать платежные документы и автоматически выгружать исходящие платежные поручения в Клиент-Банк;
  • составить регламент по работе с настроенной моделью автоматизации выполнения платежей;
  • провести обучение пользователей принципам работы с бюджетами, заявками и отчетами в системе.

Как создать систему управления платежами? Ход проекта

Для того, чтобы создать систему управления платежами необходимо вначале разработать бизнес-процесс утверждения заявок и выплаты денежных средств. Заявки на были разделены на несколько видов, для каждого из которых смоделирован свой порядок согласования платежей:

  • Срочные – с упрощенной схемой согласования.
  • Обычные – с обычной схемой согласования.
  • Инвестиционные – с включением дополнительного согласования.


Рис. 1. Пример. Порядок согласования платежей для срочной заявки
В ходе выполнения проекта был разработан регламент согласования платежей, разграничены зоны ответственности и определены ответственные лица за подачу и согласование заявок на платеж и реестров.

Была разработана единая для всех клиник форма заявки на платеж, которая позволяет:

  1. Вводить все необходимые данные об основании выплаты.
  2. Видеть управленческие данные о выплате: ЦФО, клинику, статью ДДС.
  3. Четко идентифицировать заявителя или ответственного (исполнителя по счету).
  4. Прикреплять в электронном виде документ-основание.
  5. Видеть состояние заявки и плановую дату оплаты.
  6. Видеть все визы, видеть, у кого заявка в текущий момент находится на согласовании.
  7. Автоматически создавать на основании заявки платежные документы.

Рис. 2. Пример создания Заявки на платеж
Специалисты МС «Добробут» предложили настроить проверку на оплату по одному и тому же документу, кроме того проверка была настроена по следующим совпадающим параметрам:

  • с той же организацией,
  • с тем же ЕДРПОУ контрагента,
  • с той же датой документа-основания,
  • в той же валюте,
  • на ту же общую сумму платежа.

Если при проведении заявки на платеж система найдет аналогичные заявки, инициатору будет предложено решить, отправить новую заявку на согласование, или нет. После заполнения и проведения Заявки на платеж настроен автоматический запуск процесса согласования. Каждый пользователь получает на почту уведомление о пришедшей на согласование заявке.
С целью обеспечить безопасность данных, после запуска процесса заявка не может быть отредактирована инициатором и становится доступна только для просмотра.
В процессе согласования все заявки проверяются на соответствие бюджету. Поскольку моделирование бюджета не входило в рамки проекта, были настроены простые удобные формы для внесения бюджета платежей и поступлений. Формы можно как заполнять вручную, так и вставлять скопированные из Excel данные:

Рис. 3. Пример заполнения плана платежей на месяц
Для каждого согласователя настроен доступ к изменению реквизитов заявки в зоне его ответственности. Например, зона ответственности бухгалтера по банку – правильность заполнения необходимых для оплаты реквизитов: юридического лица плательщика, получателя, правильность выбора банковских счетов, правильность формулировки назначения платежа. Потому ему доступны для корректировки организация, р/с организации, контрагент, р/с контрагента и назначение платежа.
На любом этапе предусмотрена возможность утвердить заявку, отклонить заявку или отправить на корректировку предыдущему согласователю или инициатору. Для большей мобильности пользователей была реализована возможность согласовать заявку на платеж непосредственно из почты. В уведомление о поставленной задаче вкладывается основание платежа (скан счета, договора и т.д.), и добавлены кнопки-визы. При нажатии на визу формируется письмо-ответ, в котором можно указать также комментарий к визе. Как только программа получает ответ, она автоматически выполняет согласование за пользователя, подставляя полученные визу и комментарий. Корректировка заявки происходит в самой заявке. Получив уведомление о том, что заявка на платеж отправлена на корректировку, инициатор заявки входит в систему, находит на рабочем столе отправленную на корректировку заявку и вносит в нее исправления в соответствии с полученной визой. На этом этапе инициатор может также отказаться от платежа и аннулировать заявку.
В результате успешного прохождения процедуры согласования, заявка на платеж попадает в Реестр платежей. Реестры заполняются автоматически теми заявками, по которым подошел срок оплаты. Утверждения реестра происходит отдельным бизнес-процессом. При внедрении системы оперативного управления денежными средствами сохранен принцип одноразового внесения информации в учетную систему: на основании заявок, согласованных Финансовым директором, автоматически создаются заполненные платежные документы (платежные поручения и кассовые ордера). После этого происходит выгрузка исходящих платежных поручений в Клиент-Банк. Оплаченные Заявки изменяют статус на «Оплачена» (если оплачено 100% заявки) или «Частично оплачена» (если оплачено менее 100% заявки).
Для удобства пользователей были настроены разные варианты отчетов. Специально для инициаторов заявок на платеж настроен отчет об оплате по заявкам:

Рис. 4. Пример отчета «Оплата по заявкам на платеж»
Также настроены и используются несколько разных отчетов по движению денежных средств. В помощь бухгалтеру по банку настроено автоматическое разнесение входящих платежей. При загрузке новых платежных поручений из Клиент-банка программа автоматически, по разработанному алгоритму, заполняет наиболее вероятные ЦФО, клинику и Статью ДДС. Бухгалтеру остается только проверить данные и исправить при необходимости.
В целях безопасности в системе разграничены группы доступа по ЦФО и клиникам: пользователи в клиниках видят данные по всем ЦФО, но только по доступной им клинике. Пользователи в администрации видят данные по всем клиникам, но только по доступному им ЦФО.

Особенности проекта

Уже было разработано и отправлено в МС «Добробут» на согласование описание модели подсистемы управления платежами, как вдруг выяснилось, что одним из ключевых вопросов для компании является использование лицензий инициаторами заявок, и МС «Добробут» готовы своими силами создать заявку на платеж в другом приложении, чтобы после создания загружать ее для согласования и оплаты в систему. Это добавило бы дополнительные обмены и процедуры, что только усложнило бы и утяжелило работу в программе. Мы решили, что с таким же успехом можно сделать заявку в той же базе, не используя средства «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», и взяли эти работы на себя. К счастью, это решение было принято до начала каких-либо настроек в программе, потому небольшие изменения в модели позволили ее воплотить без отклонения по срокам и бюджету.
Из-за этого пришлось отказаться от использования некоторых классификаторов, показателей, а также проверять бюджет уже в процессе согласования заявки, а не сразу при создании.
Сам документ писал программист по поставленной ему задаче.
В результате созданная модель сочетала в себе плюсы использования средств «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» при внесении бюджетов, при согласовании заявки, – с возможностями программирования в 1С при создании заявки.

Результаты и эффекты внедрения системы управления платежами на предприятии

Реализация проекта позволила получить следующие результаты:

  • Установлен единый регламент проведения платежей. Все платежи, независимо от сумм и назначений, осуществляются только на основании утвержденных Заявок на платеж в автоматизированной системе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент».
  • Заявки платеж вносят сотрудники непосредственно в клиниках через браузер. К каждой заявке прикладывается документ-основание платежа (скан счета, акта и т.д.), что позволяет проверять первичные документы и исключает бумажный документооборот.
  • Настроен автоматический контроль соответствия Заявки на платеж утвержденному бюджету движения денежных средств.
  • Настроено утверждение заявок через электронную почту. Непосредственно из полученного уведомления о Заявке в электронной почте, не входя в программу, можно провести утверждение Заявки на платеж.
  • В единой системе хранится полная информация обо всех Заявках на платеж, с историей согласования по каждой.
  • По утвержденным реестрам автоматически формируются платежные документы, со всеми необходимыми управленческими аналитиками.
  • Настроена интеграция с Клиент-банком. Настроено автоматическое разнесение входящих платежей по управленческим аналитикам.
  • Сразу после загрузки данных из Клиент-банка МС «Добробут» получает Отчет о фактическом движении денежных средств по всем необходимым аналитическим разрезам (центры финансовой ответственности, клиники, статьи, анализ «план-факт» и т.п.).

На сегодняшний день процесс согласования Заявок на платеж налажен во всех клиниках МС «Добробут», система запущена в промышленную эксплуатацию.

Отзыв по проекту в МС «Добробут»

Смотреть все отзывы

Кручинецкий Сергей Михайлович, руководитель компании «Питер-Консалт», ksm@piter-consult.ru

Каждый распорядитель финансов хотя бы эпизодически попадал в ситуацию, когда сумма финансовых обязательств превышает сумму доступных денежных средств. Если это положение становится для компании хроническим, это значит, что система управления финансами предприятия нуждается в совершенствовании.

Если на вашем предприятии действует система финансового планирования, бюджетирования, и вы абсолютно довольны её эффективностью, вы не найдёте в этой статье ничего для себя интересного. Этот текст адресован руководителям компаний, распорядителям финансов тех предприятий, в которых система управления финансами пока не выстроена.

К сожалению, автору постоянно приходится сталкиваться на различных предприятиях с ситуацией хронического дефицита оборотных средств. Разумеется, в период экономического кризиса эта проблема обостряется по причине дефицита и высокой стоимости кредитных ресурсов, а также вследствие сокращения рынка сбыта. Однако, нередко выясняется, что проблема ликвидности, говоря языком финансистов, связана не с происками заокеанских монополий, а с элементарным отсутствием системы управления финансами, о которой и пойдёт речь в этой статье.

Мы будем полагать, что основы бюджетирования (ссылка на запись нашего вебинара), как средства управления финансами, вам известны, а чтобы освежить эти знания, адресуем к примеру Регламента бюджетирования. Мы также считаем, что для управления финансами лучше использовать специализированное программное обеспечение. Однако, описание какой-либо из систем бюджетирования не является задачей этой статьи, поэтому все примеры будут приведены в Excel.

Контуры системы управления финансами традиционно делят на долговременный, текущий и оперативный. Вот с последнего, наиболее всем знакомого, мы и начнём.

Итак, мы предполагаем, что в вашей компании не нашлось пока финансовых, временных или кадровых ресурсов для построения системы управления финансами. Как в этом случае происходит оперативное управление платежами? На вашем столе лежит стопка финансовых обязательств — просроченные счета, ведомость по зарплате, срочные заявки на оплаты, которые необходимо сделать для обеспечения оперативной деятельности. Рядом лежит выписка с банковского счёта, которая неумолимо свидетельствует о невозможности удовлетворения большей части обязательств. В этот момент не время сокрушаться об отсутствии на предприятии системы бюджетирования и резервного фонда. Нужно принимать решение, на которое повлияют ваша интуиция и, конечно, настойчивость кредиторов. Но неужели сумма обязательств и остатки по счетам — это единственная информация, которой вы располагаете для принятия оптимального решения?

Нет, конечно. В той или иной форме в компании есть информация о расходах будущих периодов, будь это счета, срок оплаты по которым ещё не наступил, или регулярные платежи. Во-вторых, есть более или менее достоверные ожидания по поступлению денег. Разве не будет ваше решение о сегодняшнем распределении денежных средств более продуманным, если вы будете видеть прогноз денежных остатков на основе этих данных? Разумеется, часть этой информации вы держите в памяти и принимаете в учёт при принятии сегодняшнего решения. Но не будет ли решение точнее, а голова свободнее для более творческих задач, если таблица с прогнозируемыми денежными остатками будет лежать перед вами?

Что же нужно сделать для того, чтобы ваше решение было основано не только на сегодняшних данных, но и на графике выбытий и поступлений, иными словами на оперативном бюджете движения денежных средств (БДДС)?

Определить перечень статей БДДС.

В принципе, для прогнозирования денежных потоков особой детализации статей не нужно, но если вы делаете БДДС в простом Excel, для принятия решения удобнее, когда платежи разнесены по статьям.

Выбрать период планирования.

Как правило, для целей оперативного управления финансами период планирования — день, так как деньги приходится распределять ежедневно.

3. Внести в таблицу Excel суммы запланированных платежей

Для целей оперативного управления при периоде планирования равном дню, как правило, достаточно иметь прогноз на интервале в 2-3 недели. Разумеется, все новые запланированные платежи должны немедленно вноситься в таблицу.

Спрогнозировать поступление денег

По всей видимости, самый сложный пункт, особенно, в период кризиса. Если методика планирования выбытий мало зависит от типа продуктового и клиентского рынка, то прогноз поступлений строится в каждом случае по-разному. Например, для компаний, работающих на промышленном рынке, прогноз основывается на плановых датах оплат клиентов. Для розницы, оперирующей на рынке FMCG, можно воспользоваться статистическими методами. Важно не путать прогноз поступлений для целей оперативного планирования с планами продаж компании. План — это цель, а прогноз в данном случае — это наиболее вероятный сценарий. Излишний оптимизм, также как пессимизм, для точности прогноза будет помехой.

Статусы:

Активный — активный регулярный платеж, списания будут происходить по указанной периодичности.

Приостановлен — регулярное списание находится на паузе.

Завершенный — платеж завершен, оплаты больше не происходит.

В верхнем меню можно просмотреть краткую статистку по регулярным платежам: количество созданных регулярных оплат, сумма и количество успешно оплаченных, количество активных платежей.

Для поиска, можно воспользоваться фильтрами: по мерчанту, по статусу, по дате создания и оплате регулярного платежа, телефону и email клиента, по номеру заказа, по номеру карты плательщика.

Для управления и деталей по платежу кликните нав блоке платежа. В всплывающем окне будет отображена информация: о сумме, о дате создания платежа, дата последней оплаты, данные плательщика, карта и номер заказа. В блоке «Управление регулярным платежом» можно приостановить, изменить периодичность или удалить платеж клиента.

Ваши клиенты также смогут управлять своими регулярными платежами в «Персональном» личном кабинете WayForPay.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *