Спонсоры для мероприятий

5 распространенных ошибок ивент-менеджеров при общении со спонсорами

Руководству и владельцам ивент-компаний не стоит забывать: мероприятия – это ваш продукт, а спонсоры – ваши клиенты. Спонсоры не приходят просто так, их нужно убедить «купить» ваш продукт.

Удивительно, однако большинство организаторов мероприятий оказываются плохо подготовленными к общению со спонсорами, и в особенности, когда дело доходит до подписания контракта.

После проведенного анализа сотен мероприятий, были выделены 5 основных ошибок, которых можно было легко избежать.

  • Первый контакт. Ошибка: «Вот мое мероприятие, дайте мне денег!»

Вот скажите мне честно, если бы вы получили подобное сообщение: «Мы хотим организовать для вас это мероприятие, и нам нужно 5 тысяч долларов», – стали бы вы на него отвечать?

Не имеет значение, посредством чего организатор общается со спонсорами, первое впечатление – самое главное. Поэтому первым шагом для привлечения внимания спонсоров является тщательно подготовленная презентация. А если пренебречь этой важной подготовительной частью, мероприятие может так никогда и не осуществиться.

Если вы направляете потенциальному спонсору обычное бумажное письмо, то постарайтесь персонализировать конверт, подпишите адрес вручную и, если возможно, укажите конкретное имя получателя. Подумайте, что еще сможет привлечь внимание спонсора к вашему мероприятию.

Брошюра, содержащая всю необходимую информацию, также важна, как и контактные данные.

В этом плане электронное письмо не сильно отличается от бумажного: избегайте массовых рассылок и непонятных адресов отправителя. Если планируемое мероприятие не имеет собственного домена в сети, то, по крайней мере, создайте для него отдельный адрес электронной почты, непосредственно связанный с названием события.

Если для рассылки вы используете готовые базы данных спонсоров из интернета, то убедитесь, что для получателя актуальны профиль и место проведения события. Проверьте, корректно ли отображается веб-страница мероприятия в различных браузерах.

  • Название. Ошибка: «Мисс Россия»

Одна из самых больших ошибок – использовать для своего мероприятия хорошо известные названия других, более крупных событий. Это не только введет людей в заблуждение, но и может создать юридические трудности. Например, если вы решили провести небольшой конкурс красоты, не стоит называть его «Мисс Россия». Большинство пришедших на него спонсоров решат, что вы их обманули и попросту украли их время. Это негативно скажется на вашей дальнейшей репутации.

Название мероприятия должно четко соответствовать происходящему. Или же оно должно быть настолько оригинальным, чтобы человек, увидевший его, заинтересовался, захотел прийти и узнать: «что же это такое?» Однако не стоить перебарщивать с оригинальностью.

  • Описание. Ошибка: «Большой концерт в развлекательном центре»

Большинство организаторов не могут четко в двух словах описать свое мероприятие. А без хорошего описания достаточно сложно привлечь внимание спонсоров. Выделите время и составьте список особенностей вашего события. Будьте кратким. Предоставьте всю необходимую информацию, такую как место проведения, целевая аудитория и т.д. В описании ежегодного события также можно вкратце упомянуть о предыдущих.

Оптимальным описанием будет текст, объем которого не превышает 100 слов. Всего лишь бросив на него взгляд, спонсор должен получить интересующую его информацию.

Конечно же, далеко не каждый ивент-организатор является превосходным писателем. Но в любом случае, можно найти человека, обладающего подобными талантами, и поручить это дело ему.

  • Спонсорский пакет. Ошибка: «Нам нужно всего примерно около $500»

Не каждый организатор хорошо представляет себе концепцию спонсорских пакетов. И это очень плохо! Часто бывает так, что организовав очень многообещающее мероприятие, его создатели теряются, когда дело доходит до сбора денежных средств. Они просто не представляют, сколько денег им нужно, и что они могут предложить за это спонсорам.

Практически любое событие дает спонсорам возможность рассказать о себе в большей или меньшей степени. Задача организаторов – показать потенциал спонсорских пакетов, отметить их различия.

Искусство ивент-менеджера – сделать любой пакет настолько привлекательным, чтобы спонсор сразу же увидел в нем выгоду для себя. К тому же спонсорские пакеты должны быть хорошо сбалансированы для того, чтобы заинтересовать спонсоров всех уровней.

Очень часто важность этих действий недооценивают, и спонсорам предлагают произвольно созданные пакеты. Каждый организатор должен иметь в виду, что от того, насколько правильно будут составлены пакеты, зависит успех или провал переговоров со спонсорами. И последнее, но не менее важное: их стоимость также играет определяющую роль. Присмотритесь к другим подобным мероприятиям: очень часто описания и стоимость спонсорских пакетов можно найти в интернете.

  • Ответы на запросы спонсоров. Ошибка: оставлять их без ответа.

Иногда, по абсолютно непонятной причине, организаторы полностью игнорируют предложения от самих спонсоров. Молчание спровоцирует однозначное «не приду» со стороны спонсора. Конечно, ивент-компания может частично или полностью не соглашаться ними, но ответ в любом случае должен быть. И даже отказ нужно сформулировать таким образом, чтобы оставить возможность сотрудничества в будущем.

Между идеей мероприятия и подписанием спонсорского контракта – долгий и сложный путь. Тщательное планирование позволит найти хороших спонсоров и построить с ними длительные взаимовыгодные отношения.

6 правил поиска спонсора для мероприятий

Мы начали объяснять спонсорам, что с помощью нашего мероприятия они получат прямой выход на свою целевую аудиторию. Помимо этого мы теперь придерживаемся следующих правил поиска спонсоров для мероприятий.

1. Убеждаем спонсоров, что создадим условия для сбора контактов их потенциальных клиентов. Так, приглашая на эту роль автоцентр, мы предложили устроить в рамках мероприятия тест-драйв с записью на несколько дней вперед – это позволило компании получить живые контакты заинтересованных автовладельцев. Другой пример мероприятия, которое поможет спонсору собрать визитки, – конкурс с розыгрышем призов. Конечно, гарантировать, что на мероприятие придут две тысячи потенциальных покупателей клиента, мы не можем. Но примерную цифру, опираясь на ожидаемое количество посещений, стараемся озвучить заранее.

  • Как корпоративная социальная ответственность помогает развивать бизнес

2. Разрешаем спонсору проводить свои рекламные акции непосредственно во время мероприятия. Многие ценят эту возможность и охотно ею пользуются. Так, один из спонсоров ледового городка занял на несколько часов каток, пригласил своих клиентов, обеспечив бесплатную выдачу коньков и угощения. А спонсор другого фестиваля однажды разместил на центральной аллее парка, где проходило мероприятие, стенды со своей выставкой. В договоре мы заранее оговариваем эти акции.

3. Подбираем спонсора под мероприятие. Например, не приглашаем в спонсоры IT-компанию, если речь идет об обустройстве детского новогоднего городка, потому что такой спонсор вряд ли найдет на горках и катке достаточное число потенциальных клиентов. И в итоге будет разочарован.

4. Эффектно представляем каждого спонсора. Не стоит ограничиваться печатью логотипа, можно, например, выложить его живыми цветами, сделать из песка, льда и пр. Так, на протяжении нескольких лет спонсором городских мероприятий была компания Toyota, она представляла модель Toyota Land Cruiser 200. Мы делали автомобили изо льда, снега, песка и огня. Об этом писали не только в региональных, но и в зарубежных СМИ. Средства на изготовление скульптур закладывали в спонсорский взнос. Они составляли обычно 20–25% от общей суммы.

5. Предупреждаем спонсоров, если их прямые конкуренты также купили спонсорский пакет. Это позволяет сохранить со всеми хорошие отношения. При этом мы выделяем каждому спонсору свое место (и время), чтобы они как можно меньше пересекались. Как-то на одном из мероприятий одновременно было четыре автомобильных спонсора и три сотовых оператора. Пришлось поломать голову, чтобы разместить их наилучшим образом.

6. После мероприятия пишем спонсорам письмо, в котором, помимо благодарностей, представляем отчет о потраченных средствах и статистику (сколько было посетителей, сколько вышло упоминаний в прессе и пр.). Скорее всего, эта информация пригодится PR-менеджерам, которые обязаны отчитаться перед своим руководством о проведенной акции.

  • Спонсорство. Нужно ли тратить на него деньги?

Результат

Следуя описанным правилам поиска спонсоров для мероприятия, мы собрали на первый же проект около 10 млн руб.

В общей сложности за четыре года удалось привлечь на различные мероприятия более 20 млн руб.

Справка

Рекламная группа «Майский жук»
Сфера деятельности: разработка рекламных материалов, организация рекламных и PR-кампаний, event-мероприятий
Численность персонала: 10
Участие в профессиональных объединениях: член Ассоциации коммуникационных агентств России
Достижения: входит в тройку лидеров среди рекламных агентств Пермского края (по собственным оценкам компании), победитель рекламного фестиваля «Желтый помидор»

Мероприятие как продукт для спонсора

  • Сбросить
  • 12 месяцев
  • 4Daily
  • Ajenci
  • Alvatex
  • Amedia
  • AmRest
  • Art Space
  • Atria
  • Axel Springer
  • Babushkino
  • Balt Flot Travel
  • Basf
  • Beltel
  • Biglion
  • BioniQ
  • Bonava
  • Brandt
  • British American Tobacco
  • Coca-Cola
  • Coffee Cup
  • Complete
  • Cosmopolitan
  • Dr.Reddy’s
  • Ecohouse Group
  • Exotic People
  • Freedrive
  • Game of Coins
  • GC Development Group
  • Gerold
  • Giftis
  • Golden Dragon
  • Grundfos
  • Heineken
  • Hotel Lota
  • Hyleys
  • Hyundai
  • Intercomp
  • Ivard Development Group
  • Jaanila Park
  • Klinkmann
  • Lexus
  • Lipton
  • Media Markt
  • Mika
  • Modis
  • NCC
  • Nec
  • Nemiroff
  • Nissan
  • Nivea
  • Nokian Tyres
  • NPV Engineering
  • Ostin
  • Penabar
  • Philip Morris International
  • Pik’n’mix
  • Pioneer
  • Pirogi
  • Puberty
  • Radio Roks
  • Raven Russia
  • RBI
  • Rem&Coil
  • Remy Martin
  • Rosan
  • Sanofi
  • Sbarro
  • Schoeller Arca Systems
  • Setl City
  • Setl Group
  • Sheba
  • Sky45
  • Solvo
  • Sony Pictures
  • SRV
  • Statoil
  • Tauras-Fenix
  • Tele2
  • Tervolina
  • Thai-Express
  • Toyota
  • Unitek
  • Univita
  • Valio
  • Victoria
  • Vinexim
  • Vino Veka
  • Viprok
  • William Grant & Sons
  • Wurth
  • X5 Retail Group
  • Zoomama
  • Zverowood
  • Абсолют Строй Сервис
  • Авиакомпания Россия
  • Автоцентр Василеостровский
  • Адамант
  • Администрация Санкт-Петербурга
  • Арендафон
  • Арла Фудс Артис
  • Ароматный мир
  • Ассоциация Производителей Полимерных Полов
  • Балтийская жемчужина
  • Балтийская Металлургическая Компания
  • Балтийский лизинг
  • Банк Siab
  • Банк Оранжевый
  • Банк Петрокоммерц
  • Банк Санкт-Петербург
  • Банк Советский
  • Банк Союз
  • Белая Дача
  • БрокерКредитСервис
  • Васабико
  • Васильев Ряд
  • Веда
  • Велком
  • Венета систем
  • Вертекс
  • Вилегия
  • Вита
  • Волховец
  • Восточно-Европейская Финансовая Корпорация
  • ВСЕГЕИ
  • Газпром
  • Гелио-Транс
  • Георг Ландрин
  • Герофарм
  • ГК Факт
  • Городское управление инвентаризации и оценки недвижимости
  • Горпроект
  • Гранд Каньон
  • Грин Лидер
  • Дорпроект
  • Евросеть
  • Евросиб
  • Еврострой
  • Завод Волна
  • Золотая мануфактура
  • Инверсия
  • Ирбис
  • Каравай
  • Кит Финанс
  • Клиники Чайка
  • Комитет гражданских инициатив
  • Крона
  • Кронштадтский мясоперерабатывающий завод
  • Кроша
  • Леккер
  • Ленгазспецстрой
  • Ленгипротранс
  • ЛенСпецСму
  • Ленстройдеталь
  • ЛСР
  • Любимый Край
  • М-Индустрия
  • М.Видео
  • МегаВыгода
  • Межрегиональный Ресурсный Центр
  • Мир
  • Монблан
  • Мостострой №6
  • МТС
  • Мясопотамия
  • Мята
  • Наш Круг
  • Наш Футбол
  • Невские берега
  • Новые технологии
  • Норма
  • О’кей
  • Орро
  • Открытый бюджет
  • Первая мебельная фабрика
  • ПетерСтар
  • Петрович
  • Петросталь
  • ПЛТ Автоцентр Купчино
  • Поддержка
  • Правительство Санкт-Петербурга
  • Прагма
  • Продюсерский центр
  • Работа для Вас
  • Ракурс
  • Раском
  • Региональная академия физической культуры и спорта
  • Региональное управление геодезии и кадастра
  • Региональное управление оценки
  • Релби
  • Ресторан Сидэ
  • Рольф Витебский
  • Рольф Пулково
  • Росбанк
  • Росинжиниринг
  • Российско-Германская Внешнеторговая Палата
  • Ростелеком
  • Росэнергоатом
  • РЭП Холдинг
  • САН ИнБев
  • Сбербанк
  • Сваля
  • Сев-Зап Строй Монтаж
  • Северо-Западная Логистическая Компания
  • Северо-Западный Фонд Недвижимости
  • Сеть супермаркетов Виктория
  • Сибирский деликатес
  • Скайтрейд
  • СКС-Альянс
  • Смольнинский хлебозавод
  • Современные Тепловые Технологии
  • Созидающий мир
  • Соломон
  • Спецмонтаж 24
  • Стройгазмонтаж
  • Стройкомплект
  • Строймонтаж
  • Теремок
  • Тинькофф
  • Трансбизнес
  • ТрансКредитБанк
  • Ультра
  • Уралсиб
  • Урбантэк
  • Учебно-методический инженерно-технический центр
  • Фабрика имени Крупской
  • Федеральная Продуктовая Компания
  • Финансовый капитал
  • Финский Стандарт
  • ФрутоНяня
  • Хрусteam
  • Центр мебели Рим
  • Что делать Консалт
  • Энергия ДСК
  • Энергия Холдинг
  • Эрфольг Инжиниринг
  • Ювелирная сеть 585

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *