Срок хранения больничных листов

Содержание

Процедура предоставления отпуска по беременности и родам

Без листа нетрудоспособности работодатель не имеет права оформить данный вид отпуска. В «больничном» врач проставляет продолжительность календарных дней нетрудоспособности: от 140 календарных дней при одноплодной беременности, до 194 дней при многоплодной беременности (подробнее см. пункты 46-51

Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Министерства здравоохранения России от 29.06.2011 № 624н).

С момента получения листка нетрудоспособности, работница имеет право написать заявление на предоставление «декрета», основные положения о котором изложены в статье 255 ТК РФ. Приказ на декретный отпуск (образец 2018 года) представлен ниже.

  • Темы:

  • Хранение документов
  • Уничтожение документов
  • Труд женщин и работников с детьми

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» требует от организаций сохранности используемых документов в течение предписанных сроков хранения.

Сроки хранения для отдельных категорий документов устанавливаются нормативными актами. При этом иногда возникают вопросы отнесения конкретного документа к той или иной категории и, соответственно, определения срока его хранения.

Приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком подлежат хранению в течение 75 лет, а приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков — в течение 5 лет. Значит ли это, что хранить их необходимо раздельно?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком и приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков подлежат архивному хранению в составе отдельных дел.

Обоснование вывода:
Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также утвержденными в соответствии с законодательством перечнями типовых архивных документов (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», далее — Закон N 125-ФЗ).
В силу ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень). Указанный документ устанавливает обязательные для организаций сроки хранения документов, включая и кадровые. При этом из п. 19 Перечня следует, что документы по личному составу, а именно приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком подлежат хранению в течение 75 лет, а приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков — в течение 5 лет.
Порядок подготовки документов к архивному хранению (в том числе формирования и оформления дел, принимаемых в архив организации), комплектования архивов, хранения архивных документов регламентируется Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), которые распространяются на архивы государственных организаций. Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться данными Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов (Введение к Правилам).
Согласно п. 3.5.1 Правил под формированием дел понимается группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела (п. 3.5.3 Правил). При этом приказы по личному составу группируются в дела в хронологическом порядке в соответствии с установленными сроками их хранения (п. 3.5.5 Правил).
Таким образом, приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком и приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков подлежат архивному хранению в составе отдельных дел.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Котыло Игорь

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Отпуск по уходу за ребенком

Помогите с вопросом: всегда думала, что приказ по уходу за ребенком относится к категории К (кадровые), а не Л (по личному составу). Так ли это?

Я не поняла ваш вопрос, но могу сказать так, что в соответствии с Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Срок хранения — приказов связанных с материнством, отпуск без сохранения зп — 75 лет

А это значит, что вы можете эти приказы формировать с приказами этого же срока хранения — прием, перевод, увольнение, поощрение.

МИНИСТЕРСТВО СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМОот 9 июня 1995 г. N 2117/1-34Приказы подразделяются на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ
ПОСТАНОВЛЕНИЕот 5 января 2004 г. N 1
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

1.1. По учёту кадров

1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

Действующий приказ на сегодня Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ
ПОСТАНОВЛЕНИЕот 5 января 2004 г. N 1
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ
ПОСТАНОВЛЕНИЕот 5 января 2004 г. N 1
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

является теперь не обязательным, каждая компания может разработать свои формы, но т.к. программы 1С заточены под эти унифицированные формы, и т.к. проект по разработки своих форм приказом длительный и затратный компании пользуются этими формами

Подскажите пожалуйста, как мне оформить отпуск по беременности и родам (какие документы и приказы нужны для этого), не было практики — боюсь ошибиться.

Листок нетрудоспособности, заявление от работницы о предоставлении отпуска по беремености и родам. На основании этих документов делается приказ. Справка о своевременной постановке на учет в ЖК — сдается в бухгалтерию.

Приказ сколько будет храниться? В перечне я это не увидела. всегда считала, что по беременности и родам хранится 5 лет, по уходу за ребенком 75 лет. Возможно я ошибаюсь.

По поводу приказов. Ссылки приведены в части имеющейся регламентации Вопрос был о категории (. категории К (кадровые), а не Л (по личному составу): затронутые категории касались приказов в соотношении 50/50, т.е. по одному из каждого.

В части рекомендаций из документа (ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ ПОСТАНОВЛЕНИЕот 5 января 2004 г. N 1) согласно которому «С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению», здесь следует читать всегда до последней запятой (Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Согласно 402-ФЗ объектами бухгалтерского учета экономического субъекта являются, в первую очередь, факты хозяйственной жизни, то есть сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Что это и с чем его едят-знает только проверяющий.

Категории К (кадровые) и Л/с (по личному составу), по всей видимости, являются рудиментами советской циркулярной регламентации. Сталкивался с другими примерами (в производственной сфере): применение форм, формуляров, типовых документов, утверждённых СНК, Совмином и другими органами СССР, сохранившихся в виде альбомов, но действующих с 1991 года в силу действующего ныне З/д-ва.

Исходя из пестроты и неурегулированности вопросов можно принять за правило логику и смысл диапазона временных периодов для хранения документов в привязке к начислениям или подтверждениям. Так, установление стажа (отпуска, в зависимости от категории и периода регламентации, то входят в стаж, то . ) возможно в случае длительного хранения первоисточника, в котором указаны сроки, основания, начисления.

Если у Вас появились вопросы в области бухгалтерского учета, налогообложения, права или кадров и Вам нужен ответ на основании законодательной базы с ссылками на первоисточники, смело обращайтесь к нам. Опытные специалисты практики подготовят ответ с обоснованием и выводами по Вашему вопросу.

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» требует от организаций сохранности используемых документов в течение предписанных сроков хранения. Сроки хранения для отдельных категорий документов устанавливаются нормативными актами. При этом иногда возникают вопросы отнесения конкретного документа к той или иной категории и, соответственно, определения срока его хранения.

В данной статье мы рассмотрим:

  • форму приказа на отпуск по беременности и родам;
  • особенности хранения приказов на отпуск по беременности и родам;
  • сроки хранения приказов на отпуск по беременности и родам.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Форма приказа на отпуск по беременности и родам

Работу по документальному оформлению отпусков сотрудников, включая отпуска по беременности и родам, ведет кадровая служба организации. Для того чтобы пойти в отпуск по беременности и родам, работница должна предоставить в кадровую службу листок нетрудоспособности и написать заявление о предоставлении отпуска на имя непосредственного руководителя. На основании этих документов издается приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам.

Ранее для составления приказов по отпускам организации были обязаны использовать унифицированные формы документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако в данном документе есть унифицированная форма лишь для приказа на предоставление ежегодного основного и дополнительного отпуска. Более того, с 1 января 2013 унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению.

Таким образом, организация вправе самостоятельно устанавливать форму приказа на отпуск по беременности и родам.

Особенности хранения приказов на отпуск по беременности и родам

Для определения срока хранения конкретного вида документов следует опираться на нормативные правовые акты, которые устанавливают сроки хранения для перечня типовых управленческих документов. В настоящее время таким нормативным актом служит Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558.

В этом перечне установлены сроки хранения различных документов, связанных с предоставлением отпусков. К примеру, журнал учета отпусков имеет срок хранения 3 года, а график отпусков — 1 год. В то же время упоминания приказов на отпуск по беременности и родам, как и прочих документов, связанных с материнством, в перечне нет. Поэтому, чтобы определиться со сроком хранения приказов на отпуск по беременности и родам, надо разобраться, к какой категории документов их следует отнести.

Например, приказы и распоряжения по личному составу, а также другие связанные с личными делами сотрудников документы имеют срок хранения 75 лет. В перечислении видов таких документов присутствуют, в частности, приказы на отпуск по уходу за ребенком, однако нет приказов на отпуск по беременности и родам. По этой причине иногда такие приказы хранят лишь 5 лет, как и прочие кадровые документы краткосрочного действия.

В то же время специалисты по юридической и кадровой работе рекомендуют хранить такие приказы 75 лет. Во-первых, приказы по беременности и родам все-таки относятся к документации по личному составу. Во-вторых, для всей документации по личному составу устанавливается срок хранения 75 лет. В-третьих, для некоторых документов по личному составу установлен срок хранения 5 лет, но приказов по беременности и родам в списке исключений нет.

Кадровые приказы

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации. В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

  • о приеме на работу (заключение трудового договора);
  • о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
  • об увольнении (прекращение трудового договора);
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
  • о направлении в командировку (длительную зарубежную);
  • о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • о предоставлении отпуска;
  • о направлении в командировку (краткосрочную);
  • о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
  • о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов. Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов. В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной «Журналы регистрации кадровой документации».

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

Несколько слов о больничном листе

Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.

При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.

Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.

Сколько лет хранить больничные листы в бухгалтерии

При рассмотрении больничного как бухгалтерского документа вопрос со сроками и порядком его хранения решается довольно просто. Именно этому вопросу посвящена ст. 29 уже упомянутого нами закона «О бухучете», в которой указан четкий срок — не менее 5 лет. При этом храниться такие документы должны в безопасном месте, исключающем возможность внесения в них изменений посторонними лицами, повреждение или уничтожение. Что касается порядка расчета срока хранения, то его течение будет исчисляться после окончания того финансового года, когда документ был использован при составлении отчетности организации.

Однако в России действует еще и приказ Минкультуры РФ «Об утверждении…» от 25.08.2010 № 558, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, образующихся в ходе деятельности организаций, регулирующий в том числе и порядок их хранения. В данном перечне срок хранения первичных бухгалтерских документов определяется пунктом 4 и равен 5 годам. При этом пункт 11.1 перечня относит больничный лист также к страховым документам, срок хранения которых аналогичен и равняется 5 годам.

Несмотря на кажущееся единодушие, п. 11.1 перечня содержит в себе очень хитрую ловушку, в которую может попасть неопытный бухгалтер. Дело в том, что существует еще один закон — Налоговый кодекс РФ, ст. 23 которого определяет иные сроки хранения налоговых и бухгалтерских документов (документов бухучета). Данная норма определяет обязанности плательщиков взносов, устанавливая в том числе и требование о хранении документации, в течение 4 лет.

Как ведется учет в организации?

Систематизировать процесс учета и сохранности больничных листов поможет журнал их регистрации.

Журнал учета можно также именовать книгой. Это не принципиально.

Журнал регистрации листков должен соответствовать следующим требованиям:

  • Систематизировать процесс учета и сохранности больничных листов поможет журнал их регистрации.

    Журнал учета можно также именовать книгой. Это не принципиально.

    Журнал регистрации листков должен соответствовать следующим требованиям:

    • На титульном листе указывается полное наименование предприятия, название документа ( «Журнал регистрации больничных листов»), а так же период. Периодом является календарный год.
    • Страницы журнала нумеруются и прошиваются;
    • На последней странице указывается число страниц, ставится дата нумерации и прошивки за подписью и печатью (при наличии) руководителя.
    • В журнале должно быть указано лицо, ответственное за его ведение.

    Обязательно ли вести книгу регистрации?

    Закон не обязывает вести журнал учета листков нетрудоспособности, но делать это рекомендуется в целях:

    1. Учета лимита оплачиваемых дней по каждому работнику:
    2. Отслеживания срока предоставления листка нетрудоспособности работником на предприятие.
    3. Для быстрого поиска бланков при предоставлении в органы ФСС для проведения сверок и проверок.
    4. Для установления виновного лица в случае потери или иной утраты и возмещения материального вреда.

    Какую форму нужно использовать?

    Каждый лист журнала должен содержать следующие элементы:

    • Номер страницы;
    • Фамилия, имя, отчества застрахованного лица;
    • Номер и серия листка нетрудоспособности;
    • Основание выдачи больничного (заболевание, травма, беременность)
    • Дата начала и дата окончания заболевания включительно;
    • Продолжительность нетрудоспособности в днях;
    • Сумма начисленного пособия;
    • Рекомендуется добавить графы лимита оплачиваемых дней на начало и конец болезни.

    Инструкция по заполнению

    Существуют общие правила к заполнению бланков, имеющих юридическую силу:

    1. Все записи необходимо делать черной гелевой или перьевой ручкой.
    2. Данные заносятся разборчивым почерком, ошибки и помарки не допускаются. В случае ошибочной записи ее следует аккуратно зачеркнуть, внести исправление и подписать «Исправленному верить» за подписью ответственного лица, заполняющего документ.
    3. Использование корректирующих средств («штрих», специальный ластик) недопустимы.

    Нарушение общих правил ведения, учета и регистрации документов может привести к потере ими юридической силы. Их нельзя будет использовать в суде или других правоохранительных органах в качестве доказательства в случае споров.

    Скачать бланк и образец формы

    Ниже предлагаем скачать бланк журнала, рекомендованный к использованию для учета больничных листов, а также образец его заполнения.

    Следует ли отдельно вести книгу для испорченных или утерянных бланков?

    Книгу учета утерянных, украденных или испорченных бланков листков нетрудоспособности обязаны вести только медицинские учреждения и органы ФСС. Для экономических субъектов такое правило не установлено.

    Однако существуют строгие правила действий для работников и работодателей в случае утери первичного бланка

    1. В случае, если работник «не донес» до места работы листок нетрудоспособности в случае его утери или порчи, его можно восстановить. Работнику следует взять справку, что пособие по данному листку не выплачивалось, и по этой справке получить дубликат документа.
    2. Если больничный лист утерян ответственным лицом. В случае установления данного факта контролирующими или инспектирующими органами сумма, начисленная по этому листу, должна быть возвращена в органы ФСС, или не принята к зачету. В этом случае встает вопрос о возмещении вреда, нанесенного работником (бухгалтером);
    3. В случае если врач испортил документ или допустил в нем ошибку, медицинское учреждение выдает дубликат;
    4. В случае если бухгалтер испортил документ, то он должен внести в него исправления установленным законом способом.

    Достаточно будет сделать соответствующую пометку в журнале учета и регистрации больничных листов.

    Отвечает Валентина Малофеева, эксперт

    Сроки хранения листков временной нетрудоспособности, как и всех первичных учетных документов, — пять лет.

    Такой срок установлен пунктом 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

    Если листки временной нетрудоспособности потеряются или будут уничтожены до того, как сроки хранения истекут, компании и должностным лицам грозит ответственность как за грубое нарушение правил бухучета. Ответственность предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ и статьей 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

    Больничные листы, по которым сроки хранения истекли, уничтожают (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Но их нельзя просто измельчить в шредере или сжечь.

    Из сотрудников организации формируется комиссия, которая и отбирает документы, время уничтожения которых пришло.

    Составляется акт об уничтожении документов. Он может понадобиться в будущем при проверках или судебных разбирательствах. Форма акта приведена в приложения и 21 к Правилам № 526. В акте указываются реквизиты больничных листов.

    Документы уничтожаются. Документы можно уничтожить самостоятельно: сжечь, измельчить шредером, выбросить. А можно передать на переработку (утилизацию). Способ уничтожения указывают в акте.

    Такой порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

    Обоснование

    1.Из рекомендации Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

    В течение какого срока организация обязана хранить больничные листки

    Больничные листки являются первичными учетными документами. Поэтому храните их не менее пяти лет. Такой срок установлен пунктом 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

    2.Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526
    Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

    2.3. Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации.
    Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в пунктах 4.6-4.13 настоящих Правил.

    4.6. Экспертиза ценности документов проводится на основе:
    действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;
    типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

    4.7. В организации для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия (далее — ЭК). В организациях, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии (далее — ЦЭК).

    Для проведения экспертизы ценности научно-технической и другой специальной документации в организации может быть создана ЭК, включающая соответствующих специалистов.

    4.8. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации, действует на основании положения.
    Задачи и функции ЦЭК (ЭК) организации — источника комплектования определяются положением, утверждаемым руководителем организации.

    4.9. Основной задачей ЦЭК (ЭК) является организация и проведение экспертизы ценности документов.
    Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:
    организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
    рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов;
    подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечням, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;

    ЭК организаций, передающих документы на хранение в государственные архивы, представляют соответствующие предложения ЭПК архивного учреждения.

    участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
    методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.

    4.10. Экспертиза ценности документов в организации проводится:
    в делопроизводстве — при составлении номенклатуры дел организации и при подготовке дел к передаче в архив;
    в архиве организации — в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

    4.11. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно.
    По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу (приложение № 23, 24), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов.
    На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме акта, приложение № 21).
    На основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 21).
    Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
    После утверждения и согласования ЭПК описей дел, документов, описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

    4.12. Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, создают описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают их сохранность.
    Организации также составляют акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожают указанные документы по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

    4.13. Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов (приложение № 21), а также на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию).

    Необходимость хранения листов нетрудоспособности

    Вся документация организации тесно повязана друг с другом. Одна бумага выдается на основании другой. Существует ряд бланков, которые имеют не просто важное значение, а решающее. К таковым относятся те бумаги, на основании которых производятся разнообразные выплаты. Если деньги выплачиваются работодателем из собственных средств, то он может аргументировать их выплату обычным приказом, указав как причину, например, хорошую работу или за достижение каких-то результатов. А вот когда речь идет о начислении средств из бюджетных организаций, то здесь не обойтись без серьезных оснований.

    Одним из наиболее распространенных причин для выплаты работающим бюджетных средств является оплата дней нетрудоспособности. Выплаты за дни, проведенные по болезни вне рабочего места, — это обязательная социальная гарантия. Данная гарантия осуществляется в строгом соответствии с законодательными нормами.

    Основаниями для получения пособия по нетрудоспособности является больничный лист. Это бланк строгой отчетности, он должен иметь все степени защиты и быть правильно заполненным. На его основании работодатель начисляет пособие, которое впоследствии погашается из средств ФСЗН. И, конечно, ФСЗН или иные проверяющие службы могут в любое время затребовать бланки к проверке. Именно поэтому необходимо сберегать больничные листы.

    Продолжительность хранения

    Сколько хранятся больничные листы? Этот вопрос крайне важен, потому что в процессе деятельности предприятия образуется огромное количество документации. Если ее всю хранить постоянно, то через какое-то время она просто займет все свободное пространство. Хранение ненужной информации к тому же может привести к путанице. Но как определить, что нужно, а что нет?

    Для определения сроков хранения различной документации Приказом Министерства культуры России №558 от 2010 года был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов. В этом Перечне перечисляются все документы, которые должны сберегаться в организациях, а также указывается продолжительность такого хранения.

    Срок хранения больничных листов на предприятии по Перечню – пять лет. Ранее в государственном законодательстве был некий диссонанс, и срок хранения бюллетеней в различной документации указывался по-разному. Например, в Федеральном законе №212-ФЗ о страховых взносах, оговаривалось, что сберегать бумаги, которые относятся к уплате страховых сумм, следует не менее шести лет. С 1 января 2017 год, данный ФЗ отменен, а уплата страховых выплат регулируется Налоговым кодексом РФ, а существующее несоответствие упразднено. Сегодня при определении сроков хранения листов нетрудоспособности нужно ориентироваться исключительно на Перечень.

    Обеспечение сохранности больничных листов

    Организация должна обеспечивать сохранность как внутренней, так и внешней документации. Для этого на предприятиях организуются собственные архивные помещения. Только документация длительного хранения передается в государственные архивы на хранение, да и то по истечении нескольких лет.

    Бумаги, которые хранятся 10 и менее лет, не передаются в районные архивы, а сберегаются на местах. Для этого временные архивы могут организовываться как в рабочих кабинетах, так и в отдельной комнате, имеющей специальное оборудование.

    Начисление по больничным листам производит бухгалтерия, поэтому и первичная сохранность бланков возлагается на них. Как правило, отвечает за ведение начисления и дальнейшую подшивку бланков один работник, чаще всего бухгалтер-расчетчик.

    Папка документации формируется в течение календарного года, а по его окончании сшивается и передается в архив организации. Ведение архивной документации также возлагается на одного человека, который осуществляет прием документации, занося ее в соответствующие журналы приемки и присваивая ей соответствующий номер. При необходимости папка с подшивкой может выдаваться кому-то из работников под личную подпись.

    Действия, если срок хранения истек

    Указанные в Перечне пять лет начинают свой отсчет с того момента, как закончился календарный год, к которому собственно бюллетень относится. Все это время документы хранятся одним из удобных способов для предприятия. Но что делать, если срок истек, а проверка так и не затребовала данные документы? Можно ли их уничтожать и как это делать?

    Важно правильно читать указания, данные в Перечне. Некоторая бухгалтерская документация обязана храниться неопределенное время до проверки и ограниченный, прописанный в Перечне срок, после ее проведения. Существуют и другие виды бумаг, которые не имеют таких ограничений. Листы нетрудоспособности хранятся пять лет вне зависимости от того, состоялась за это время их проверка или нет.

    По истечении указанного срока бланки уничтожаются, но делать это необходимо в строгом порядке с установленными нормами. Документы нельзя просто выбросить в ближайший мусорный контейнер.

    Порядок уничтожения документов

    Порядок утилизации листов нетрудоспособности с истекшими сроками хранения будет следующим:

    1. Архивный работник подготавливает папки, которые уже пересекли рубеж своего обязательного хранения.
    2. Создается комиссия. Состав комиссии утверждается руководителем организации. Комиссия проверяет не только сроки хранения, чтобы убедиться, что они действительно истекли, но и содержимое папки, дабы не уничтожить бланки, которые еще могут понадобиться.
    3. Затем составляется акт, в который вносят сведения об уничтожаемых папках.
    4. Сам факт утилизации оформляется дополнительным документом и напрямую зависит от того каким именно образом данная процедура производится.

    Обычно комиссия собирается один-два раза в год, но может и чаще.

    Акты об утилизации хранятся постоянно в отдельной папке. В акте указывается номер папки, ее содержимое, даты ее хранения и срок уничтожения. Как поступить с бумагами, которые исчерпали свой срок хранения, решается внутри организации. Например, их можно сдать на вторсырье для переработки или уничтожить через шредер. Если папки ушли на вторсырье, то к акту прикрепляется копия ТТН. Если утилизация произведена иным способом, то пишется дополнительный акт о способе уничтожения, времени и месте.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *