Срок хранения приказов

Вопросы организации кадрового делопроизводства на предприятиях, в учреждениях и организациях Украины регулируется Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные Приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 года №1000/5 (далее — Правила №1000/5) и Перечнем типовых документов, создаваемых в ходе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с а значение сроков хранения документов, утвержденным Приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 года №578/5 (далее — Перечень №578/5).

Какие основные правила ведения документооборота и учета кадровых приказов?

ПРАВИЛО №1. Следует учитывать типологию приказа.

Все, что касается приказа: как его составляющих, где и как его регистрируют, как и к делу он будет сформирован — все это зависит от того, к какому виду относится конкретный приказ.

В соответствии со ст. 16 Перечня №578/5 приказы делятся на 4 группы. Основанием для разделения является срок хранения документа. По истечении этого определенного срока хранения документы можно изъять для уничтожения при экспертизы их ценности.

Согласно этой парадигмы можно выделить четыре группы приказов:

1) приказы по основной деятельности (где фиксируются решения, касающиеся работы всего предприятия или отдельных подразделений):

  • в организациях, создают документы Национального архивного фонда (например, в научных учреждениях, органах власти и т.д.) хранятся постоянно;
  • в других организациях — до ликвидации организации.

2) приказы по административно-хозяйственным вопросам (преимущественно ситуативные приказы, связанные с хозяйственным обустройством и обеспечением предприятия) хранятся в течение 5 лет

3) приказы по кадровым вопросам длительного срока хранения (например, по поводу принятия на работу, перемещение, стажировки, предоставление отпусков по уходу за ребенком и без сохранения заработной платы, поощрения, увольнения работника, оплату труда и т.д.) хранятся в течение 75 лет

4) приказы по кадровым вопросам временного срока хранения (например, касающихся краткосрочных командировок, обращение взысканий, предоставление всех (оплачиваемых работодателем) отпусков работникам) сохраняются в течение 5 лет.

Важность понимания данного раздела заключается в зависимости отнесения каждого приказа к соответствующему типу с целью определения порядка его последующей регистрации и учета.

ПРАВИЛО №2. Приказы регистрируются и формируются в дела в зависимости от сроков хранения в пределах одного календарного года.

Поэтому на каждом предприятии ежегодно должно быть принято и вестись не менее 4 журналы регистрации приказов и 4 дела с наказмы, а именно:

  • Журнал регистрации приказов по основной деятельности за год;
  • Журнал регистрации приказов по административно-хозяйственным вопросам за определенный год;
  • Журнал регистрации приказов по кадровым вопросам длительного хранения за определенный год;
  • Журнал регистрации приказов по кадровым вопросам временного хранения за определенный год;
  • Дело приказам по основной деятельности за год;
  • Дело приказам по административно-хозяйственным вопросам за определенный год;
  • Дело приказам по кадровым вопросам длительного (75 лет) хранения за определенный год;
  • Дело приказам по кадровым вопросам временного (5 лет) хранения за определенный год.

Данная типология не является вымышленной. Основанием является соответствующее направление, содержащаяся в п. 2 главы 3 раздел III Правил №1000/5, где отмечается, что отдельно регистрируются распорядительные документы по основным вопросам деятельности, распорядительные документы по административно-хозяйственным вопросам и распорядительные документы по кадровым вопросам — в соответствии с их видов и сроков снимков.

ПРАВИЛО №3. В начале каждого делопроизводственного года нумерацию в Журнале регистрации приказов следует обновлять.

То есть ежегодно нумерацию в журналах регистрации приказов следует возобновлять — она не должна «продолжаться» в следующем году.

Например, если последний приказ в Журнале регистрации приказов по кадровым вопросам длительного хранения зарегистрирован в 2018 году под №368, то первый приказ в этом журнале в 2019 году должен быть зарегистрирован под №1.

ПРАВИЛО №4. Используйте рекомендованные индексы.

С целью облегчения информационно-поисковой работы лектор советует пользоваться индексами, которые присваивать каждому приказу.

Понятно, что регистрационный номер будет содержать такую составляющую как номер с журнала.

То есть, зарегистрированный в журнале регистрации приказов приказ под №1 будет иметь номер 1. Однако, несмотря на то, что на предприятии должно одновременно вестись не менее 4 журналы, то, очевидно, что в один день может быть выдано несколько различных по типу приказов, но с одинаковым номером. В таком случае указания в каждом приказе специального индекса выполнять идентифицирующую функцию.

Такая возможность предусмотрена и в п. 5 главы 3 раздел III Правил №1000/5, где отмечается, что с целью различения групп приказов по кадровым вопросам каждого вида к порядкового номера может добавляться буквенный индекс. В то же время систему таких индексов разрабатывает предприятие самостоятельно.

Так, еще в 2012 году был обнародован рекомендованные буквенные части индексов для их использования предприятиями Украины, а именно:

  • для приказов по основной деятельности — без указания буквенного индекса;
  • для приказов по административно-хозяйственным вопросам — «АГ»;
  • для приказов по кадровым вопросам длительного хранения — «к/тр»;
  • для приказов по кадровым вопросам временного хранения — «к/тм».

ПРАВИЛО №5. Оригинал приказа может быть только один. Поэтому, к делу формируются оригиналы приказов, а к личным делам — копии.

Существует понятие «первого экземпляра приказа», то есть оригинала, который подписывает директор и который формируют к делу.

В таком случае подчиненным структурам присылают копии приказов, а к личным делам приобщают заверенные копии приказов о приеме, переводе, увольнении, изменении учетных данных и тому подобное. Оригиналы же приказов хранятся в деле приказам.

ПРАВИЛО №6. Документы-основания для приказов (например, заявления, докладные записки и т.д.) следует формировать в отдельной или иного дела.

Распространенной ошибкой при ведении делопроизводства на предприятии является хранение в делах с приказами также и оснований, предшествовавших их выдачи. Например, вместе с приказом о приеме работника сохраняют его заявление о приеме на работу.

Ведение делопроизводства таким образом является ошибочным. Поэтому, приказы следует хранить в отдельном деле. Документы-основания хранятся в отдельном деле: либо в личном деле работника или в деле, которое можно назвать «Документы — основания для приказов по кадровым вопросам, не вошедшие в состав личных дел».

ПРАВИЛО №7. Приказы о принятии, отпуска, увольнения рекомендуется составлять по типовым формам.

Принципиальным в данном вопросе является то, что законодательством определяется альтернатива составления данных приказов. Поэтому, приказы о принятии, отпуска, увольнения разрешено оформлять как на бланках, так и по типовым формам, утвержденным приказом Деркомстату от 05.12.2008 года №489 (п. 2 главы 9 раздела II Правил №1000/5).

По общему правилу приказы по кадровым вопросам оформляют на бланках или стандартных листах бумаги формата А4. Любой распорядительный документ, за исключением общего, оформлююь на бланке с указанием его конкретного вида (постановление, решение, приказ, распоряжение).

Является ли нарушением составления кадровых приказов по формам, отличным от обычных? На самом деле, оказывается, это не является нарушением, однако приказы, составленные на предприятии в произвольной форме, должны содержать все показатели, и типовые формы.

Поэтому при составлении приказов по формам, отличным от обычных, следует соблюдать следующие условия:

1) надо указать все показатели, предусмотренные типовой форме;

2) следует учитывать требования Национального стандарта Украины «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов «ДСТУ 4163-2003, утвержденного приказом Госпотребстандарта от 07.04.2003 года №55.

Фактически, приказы по типовым формам — это лишь способ избежать ошибок, поскольку почти всю информацию, должны содержать приказы, предусмотрено типовыми формами.

ПРАВИЛО №8. При необходимости дополняйте типовые формы приказов другими показателями.

Данное правило является логическим продолжением предыдущего тезиса, поскольку не всегда типовые формы могут учесть специфику каждой конкретной ситуации, предприятия или даже требований законодательства. Поэтому не только возможно, а иногда и необходимо дополнять типовые формы приказов дополнительными положениями.

ПРАВИЛО №9. Приказы по кадровым вопросам следует составлять в соответствии с ДСТУ 4163-2003 и главы 9 раздела II Правил №1000 / 5.

Данное правило касается, в первую очередь, случаев составление приказов, которые не касаются прием, увольнение и отпусков работников и для которых не утвержден типовых форм.

В таком случае следует руководствоваться следующими положениями:

  • основными реквизитами любого приказа являются: название предприятия, название вида документа, дата приказа, регистрационный номер, место составления, заголовок, текст, основание, подпись, отметка об ознакомлении;
  • заголовок должен быть кратким, его структура должна выглядеть следующим образом: предлог «О» + отглагольное существительное + фамилия, инициалы работника, к которому относится распорядительное действие. Например: «О принятии на работу Петренко В.С.»;
  • текст кадрового приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбула) и распорядительная. В констатирующей части указывают основание или цель издания приказа. Преамбулу можно выразить словами «Во исполнение», «С целью» и др;
  • преамбула не является обязательной частью текста кадрового приказа — без преамбулы обычно оформляют приказы о приеме, переводе, увольнении;
  • вместо слова Ю в кадровых приказах можно использовать конкретные глаголы. Распорядительную часть приказа по кадровым вопросам начинают, как правило, с глагола в форме инфинитива большими буквами: ПРИНЯТЬ, перевес, освободить, отправить, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ и тому подобное;
  • слово НАКАЗУЮ следует использовать в кадровых приказах, если текст приказа содержит несколько решений: например, «освободить Иваненко», «бухгалтерии выплатить компенсацию» и другие. Такой текст следует делить на пункты (подпункты) арабскими цифрами.

ПРАВИЛО №10. Обязательно нужно знакомить с кадровым приказом работника, к которому относится приказ.

Согласно п. 11 главы 9 раздела II Правил №1000/5 с распорядительным документом по кадровым вопросам (личного состава) обязательно знакомят упомянутых в нем лиц, на первом экземпляре документа или на специальном бланке проставляют свои подписи с указанием даты ознакомления.

На практике может возникнуть проблемная ситуация, когда возникает необходимость ознакомить с приказом работника структурного подразделения, расположенного в другой местности.

В таком случае, чтобы доказать распоряжение до сведения работника путем его ознакомления с приказом, может быть изготовлено и надлежащим образом заверенная копия приказа, которая передается в соответствующее структурное подразделение, где работник можливсть с ней ознакомиться и поставить соответствующую отметку.

Однако перед этим, предприятие, решает изменить традиционную схему ознакомления с наказмы, должно регламентировать новый порядок ознакомления, например, путем внесения изменений в иснтрукции по делопроизводству или путем выдачи соответствующего приказа.

Также на практике возникает вопрос о необходимости заверения приказов по кадровым вопросам печатями предприятия. По этому поводу лектор отметила, что законодательство не содержит такого требования. Следовательно, не нужно заверять печатью оригиналы приказов по кадровым вопросам, оформленные на бланках, и копии распорядительных документов, предназначенные для внутреннего пользования.

Подытоживая, следует обратить внимание на полную урегулированность данного вопроса и правовую определенность, которая существует в данной сфере. Следует отметить, что профильные Правила организации делопроизводства достаточно комплексным и детальным документом, который в полной мере определяет и детализирует ряд ситуаций, которые могут возникнуть на практике. В то же время, несмотря на это, в связи с определенной бюрократической составляющей этого нормативно-правового акта, можно констатировать, что делопроизводство на большинстве небольших украинских предприятий ведется в более упрощенной форме при игнорировании отдельных положений упомянутых Правил.

Эксперт ГИТ напоминает, что на компании возложена обязанность по обеспечению сохранности документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных для них сроков хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ).

Согласно п. 3 ст. 3 Федерального закона N 125-ФЗ документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. К ним относятся, в частности, кадровые приказы. Сроки хранения документов по личному составу установлены ст. 22.1 Федерального закона N 125-ФЗ и составляют по документам, законченным делопроизводством:

– до 01.01.2003, – 75 лет;

– после 01.01.2003, – 50 лет.

Вышеуказанные сроки не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых Перечнем, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, установлен иной срок хранения.

В зависимости от вида и срока хранения приказы (распоряжения) организации классифицируются на:

1) приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения – постоянно);

2) приказы (распоряжения) по личному (кадровому) составу (срок хранения – 75 лет);

3) приказы (распоряжения) по административно-хозяйственной деятельности (срок хранения – 5 лет).

К приказам (распоряжениям) по личному составу относятся следующие приказы:

– по приему, перемещению, совмещению, переводу, увольнению работников;

– по аттестации, повышению квалификации, присвоению званий (чинов);

– в связи с изменением фамилии;

– по поощрению и награждению;

— по оплате труда, премированию, по назначению различных выплат;

— по предоставлению отпусков работникам с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребенком, без сохранения содержания (заработной платы);

– по назначению дежурств по профилю основной деятельности;

– по направлению в длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, а также в командировки работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

Эксперт ГИТ отмечает, что в примечании 2 к п. «б» ст. 19 Перечня N 558 предусмотрен срок хранения 5 лет для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Эксперт ГИТ уточняет, что ни в ТК РФ, ни в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки не определены критерии отнесения командировок к краткосрочным. Поэтому эксперт ГИТ советует хранить приказы о направлении в любые командировки 75 лет.

Таким образом, в соответствии с действующим законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Эксперт ГИТ уточняет, что документы, вошедшие в личное дело, хранятся 75 лет, а не вошедшие – 5 лет (ст. 19, 656, 665 Перечня N 558).

Эксперт ГИТ уточняет, что к группе приказов по личному составу, не входящих в личное дело, относятся приказы: о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику, об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска, о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска, о привлечении работника к дисциплинарной ответственности, о снятии с работника дисциплинарной ответственности, об отстранении от работы, об объявлении выговора и др. Срок хранения приказов о привлечении к работе в выходные и праздничные дни, о привлечении к сверхурочным работам будет составлять 5 лет, если в таких приказах не прописан пункт об оплате такой работы, то есть издается отдельный приказ об оплате работникам, привлекаемым для работы в выходные (праздничные) дни и сверхурочной работы. Если в приказах о привлечении к работе в выходные и праздничные дни, о привлечении к сверхурочным работам упоминается оплата труда работников, то такие приказы должны входить в состав личных дел и храниться 75 лет (п. «б» ст. 19 Перечня).

Помимо указанных приказов, работодатель может в локальном акте самостоятельно определить приказы, которые будут являться частью личного дела работника. При включении на основании локального акта в состав личного дела приказов со сроком хранения 5 лет срок их хранения увеличится до 75 лет.

На заметку: вести личные дела на своих работников обязаны только в госкомпаниях (Указ Президента РФ от 01.06.1998 N 640). В коммерческой сфере решение о том, нужно ли вести личные дела работников, принимает руководитель организации.

Детально разобраться со сроками хранения документов в коммерческой организации поможет
Вера Рязанцева на вебинаре «Практикум для кадровика: соблюдаем требования архивного законодательства» 19 декабря 2019 года.

Полный текст документа смотрите в СПС КонсультантПлюс Ссылки на документы доступны только пользователям КонсультантПлюс — клиентам компании «ЭЛКОД». Дополнительную информацию по приобретению СПС КонсультантПлюс Вы можете получить .

Любая организация, ведущая какую-либо экономическую деятельность, в обязательном порядке должна вести кадровый учет работников и ежемесячно оформлять соответствующие документы по начислению заработной платы и других выплат. К таким выплатам могут относиться разнообразные командировочные и суточные, отпускные и больничные выплаты, взносы в страховые, пенсионные и налоговые фонды, окладная и премиальная части заработной платы. Вести учет такой документации необходимо с первого дня создания организации и до момента прекращения деятельности.

Учет документации

В соответствии с нормами законодательства Российской Федерации, такие документы могут иметь различный срок хранения в архиве. Соблюдать срок хранения документов по заработной плате чрезвычайно важно, так как такие бумаги могут потребоваться в различных ситуациях. Например, при вычислении положенного работнику объема ежемесячных пенсионных выплат, различных льгот, компенсаций и других социальных выплат. Организации должны самостоятельно обеспечивать должный учет и хранение всей производимой документации, как установлено в перечне типовых управленческих документов. Несоблюдение правил, и сроков хранения грозит юридическим лицам существенными штрафами.

Если перейти к конкретным срокам хранения документации по заработной плате и прочим выплатам, то они могут составлять от 50 до 75 лет. В течение 75 лет организации должны хранить следующие документы:
• лицевые счета работников;
• документы на выдачу заработной платы, гонораров и пособий;
• документы на все другие выплаты работникам.

Изменения в архивном деле

В 2016 году президент Российской Федерации подписал указ о важных изменениях в архивном деле, положения которого коснулись и сроков хранения документов по заработной плате. После вступления закона в силу, все архивные документы по денежным выплатам личному составу организаций, сформированные после 2003 года, подлежат хранению в течение 50 лет. То есть, вышеуказанные сроки хранения зарплатной документации на протяжении 75 лет действуют только для архивных дел, сформированных до 2003 года. Также важно отметить, что в связи с этими законодательными изменениями, срок хранения документов теперь отсчитывается не с момента увольнения сотрудника из организации, а с момента создания дела на этого работника. Весь массив архивных документов по заработным платам при сдаче на хранение теперь следует делить на две части: на документы, сдаваемые на 75 лет, и документы, сдаваемые на 50 лет.

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 3

Сроки хранения документов по командировкам

Поводом для написания статьи стали вопросы коллеги: «Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными?» Дано ли где-то в нормативах определение этому и какой срок хранения должен быть у документов по краткосрочным и долгосрочным российским и заграничным командировкам?

В ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003), в графе «Примечания к п. «б» указано, что срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках составляет 5 лет. При применении данной нормы на практике возникают вопросы, требующие разъяснений и уточнений:

— Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными? Существует ли определение видов командировок в нормативных документах?

— Какой срок хранения должен быть установлен для документов, касающихся долгосрочных российских и заграничных командировок, а также у краткосрочных заграничных (зарубежных)?

В ТК РФ определено, что командировкой является поездка работника «на определенный срок», однако ни каких-либо ограничений длительности командировок, ни принципов разделения командировок на краткосрочные и длительные ТК РФ не содержит (ст. 166 ТК РФ).

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» было утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки , но и в нем вопрос о сроках командировок также не регламентирован. Одновременно с Положением до сих пор действует Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР», в которой установлено ограничение срока командировок по России (п. 4): «Срок командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года. В отдельных случаях более длительные сроки командировки могут устанавливаться руководителями министерств и ведомств СССР и Советами Министров союзных республик» .

К сожалению, в Инструкции не разъясняется, по какой причине установлен именно этот срок.

Что касается зарубежных поездок, то понятие «краткосрочные командировки» встречается во многих нормативных документах, однако расшифровки его ни в одном из этих документов не дается. В Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (ред. от 13.05.2005) нормы расходов на выплату суточных зависят от длительности загранкомандировок — до 60 дней включительно и свыше 60 дней. По этой причине ряд специалистов предлагает заграничные командировки до 60 дней считать краткосрочными.

В законодательстве, правда, установлен еще один срок в отношении командировок за рубеж, который приходится учитывать. Согласно п. 2 ст. 11 НК РФ физические лица признаются налоговыми резидентами Российской Федерации только в том случае, когда они фактически находятся на территории Российской Федерации не менее 183 дней в календарном году. В противном случае не только меняется статус налогоплательщика с резидента на нерезидента, но и существенно повышается ставка налогообложения всех доходов — с 13 до 30%.

Учитывая существующую ситуацию и в соответствии со ст. ст. 8 и 9 ТК РФ, вопросы, связанные с командировками, желательно регламентировать во внутренних нормативных и организационно-распорядительных актах организации или же в трудовых, или коллективных договорах.

Интересы сторон трудового договора относительно

хранения документов

Если говорить о сроках хранения документов, то у всех заинтересованных сторон (государства, организации, сотрудников и т.д.) в отношении документов имеются разные, порой противоположные друг другу интересы. Государство обеспечивает сохранность документов в течение нужного ему срока при помощи трех инструментов: законов, нормативных актов министерств и ведомств и перечней.

Установленные в законодательно-нормативных актах и перечнях сроки хранения отражают, прежде всего, интересы государства. Цель государства в отношении документов, связанных с трудовыми отношениями, — зафиксировать всю трудовую историю человека, для того чтобы знать, какая должна быть начислена пенсия, какие могут быть использованы льготы и т.д.

Сотрудник в свою очередь заинтересован, чтобы все документы, относящиеся к его трудовой деятельности, хранились постоянно (конечно, за исключение документов, фиксирующих его прегрешения). Однако он не имеет возможности повлиять на судьбу своих документов, поскольку ведение документации по персоналу возложено законодательством на его работодателя. Поэтому столь велика роль организации-работодателя — именно от ее гражданской и социальной ответственности часто зависит, смогут ли ее сотрудники впоследствии в полной мере получить причитающиеся им пенсии и льготы.

У организации тоже есть свои интересы. Некоторые документы желательно сохранить подольше на случай споров, которые могут возникнуть и спустя длительное время, а от некоторых безопаснее поскорее избавиться (поскольку, например, отсутствуют сроки давности по искам, связанным с причинением вреда здоровью).

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003) , большинству документов, связанных с командировками сотрудников, установлен всего лишь 5-летний срок хранения. Но не в самой статье, а в примечаниях к ней. Переписке по оформлению заграничных командировок срок хранения также установлен в примечаниях — 10 лет.

┌──────┬───────────────────────┬─────────────┬────────────────────────────┐

│ Номер│ Вид документа │Срок хранения│ Примечание │

│статьи│ │ документов │ │

├──────┼───────────────────────┼─────────────┼────────────────────────────┤

│ │Приказы, распоряжения; │ │О предоставлении очередных │

│ │документы (справки, │ │и учебных отпусков, │

│ 6 │сводки, информации, │ │дежурствах, взысканиях, │

│ │доклады и др.) к ним: │ │краткосрочных │

│ │б) по личному составу │ 75 л. — ЭПК │внутрироссийских │

│ │ │ │командировках — 5 л. │

├──────┼───────────────────────┼─────────────┼────────────────────────────┤

│ │Документы (программы, │ │ │

│ 45 │задания, отчеты, │ 5 л. ЭПК │ │

│ │доклады, переписка) │ │ │

│ │о командировках │ │ │

├──────┼───────────────────────┼─────────────┼────────────────────────────┤

│ │ │ │О предоставлении очередных │

│ │Записки, заменяющие │ │и учебных отпусков, │

│ 336 │приказы по личному │ 75 л. — ЭПК │дежурствах, взысканиях, │

│ │составу │ │краткосрочных │

│ │ │ │внутрироссийских │

│ │ │ │командировках — 5 л. │

├──────┼───────────────────────┼─────────────┼────────────────────────────┤

│ │Документы (справки, │ │ │

│ │докладные и │ │ │

│ │объяснительные │ │ │

│ │записки, копии │ │ │

│ 343 │приказов, выписки │ 5 л. │ │

│ │из приказов, заявления,│ │ │

│ │командировочные │ │ │

│ │удостоверения и др.), │ │ │

│ │не вошедшие в состав │ │ │

│ │личных дел │ │ │

├──────┼───────────────────────┼─────────────┼────────────────────────────┤

│ 352 │Переписка об оформлении│ 5 л. │Для заграничных │

│ │командировок │ │командировок — 10 л. ЭПК │

├──────┼───────────────────────┼─────────────┼────────────────────────────┤

│ │Книги, журналы, │ │ │

│ │карточки учета: │ │ │

│ │б) работников, │ 5 л. │ │

│ 358 │направленных │ │ │

│ │в командировки │ │ │

│ │з) выдачи │ 5 л. │ │

│ │командировочных │ │ │

│ │удостоверений │ │ │

└──────┴───────────────────────┴─────────────┴────────────────────────────┘

Различие в сроках хранения документов по российским и заграничным командировкам в настоящее время сложно объяснить, поскольку эти документы в организациях необходимы для одного и того же: расходы на командировки учитываются в целях налогообложения прибыли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Поэтому если учитывать только эту их функцию, то максимальный срок хранения таких документов не должен превышать 5 лет.

Однако, как показывает многолетняя практика, в нашем государстве в отношении кадровой документации нужно проявлять осторожность и предусмотрительность.

Пример. Федеральным законом от 01.12.2007 N 312-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» были установлены повышенные размеры базовых частей трудовых пенсий по старости и трудовых пенсий по инвалидности лицам, проработавшим не менее 15 календарный лет в районах Крайнего Севера (РКС) либо не менее 20 календарных лет в приравненных к ним местностях (МПКС). Однако, если человек, работая в МПКС, был направлен в командировку в РКС (даже на несколько дней), то это считается уже смешанным стажем и пенсия ему назначается более высокая. В августе 2008 г. эта разница базовой части трудовой пенсии по старости составляла 358 руб. 80 коп. Пенсионные органы разъяснили, что подтвердить факт направления в командировку можно справкой организации-работодателя со ссылкой на приказы, командировочные удостоверения с датой и номером, что работник в должности, в такой-то период ездил в командировку в РКС для выполнения служебных обязанностей. Либо, если предприятие уже не существует, принимаются архивные справки.

Таким образом, в настоящее время вопрос о повышении пенсий решается пенсионными органами на основании документов, которыми государство установило временные сроки хранения и которые большинство организаций уже давным-давно на законных основаниях уничтожило.

Этот пример еще раз подтверждает, что в отношении любых документов по персоналу нужна крайняя аккуратность в вопросе установления сроков хранения и уничтожения. Это уже не первый случай в нашей истории, когда принятое государством решение о предоставлении льгот не учитывает, что не все документы в организациях требуется хранить постоянно.

Если достаточно велика вероятность того, что в будущем определенные документы, которым в перечнях установлены короткие сроки хранения, помогут нынешним сотрудникам организации в отстаивании их прав на пенсии, льготы и т.д., то организации стоит подумать о том, чтобы сохранить эти документы дольше. При этом, конечно, все должно быть в пределах разумного, то есть не следует подвергать организацию неоправданным рискам и расходам. Фактически это вопрос политики организации в отношении своих сотрудников.

В этой связи можно порекомендовать следующее:

— в организации желательно регламентировать во внутренних нормативных документах порядок направления сотрудников в командировки. Это не только поможет организовать эту работу, но и облегчит общение с налоговыми органами при различных проверках;

— что касается сроков хранения, то, желательно, установить более длительные сроки хранения для документов по следующим командировкам:

— если сотрудник был командирован в районы Крайнего Севера и в приравненные к ним местности. Это может понадобиться тем из сотрудников, кто к моменту достижения пенсионного возраста будет иметь необходимый северный стаж для установления повышенного размера трудовой пенсии;

— если сотрудник был командирован на ликвидацию каких-либо природных и технологических катастроф либо на работу в условиях, связанных с повышенным риском для жизни и здоровья. Эти документы в будущем могут потребоваться для подтверждения права на льготы, если таковые будут установлены (так, например, большинство участников ликвидации аварии на Чернобыльской атомной станции направлялись туда именно в командировки);

— какой бы срок хранения вы ни выбрали, желательно утвердить его на экспертной комиссии. Это позволит принять более взвешенное решение и даст возможность высказать свое мнение по этому вопросу юристам и специалистам заинтересованных подразделений.

Следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ Правительство РФ Постановлением от 13.10.2008 N 749 утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (см. приложение).

Приложение

Положение об особенностях направления работников

в служебные командировки

Литература

1. Трудовой кодекс Российской Федерации. Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

3. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» // Бюллетень Госкомтруда СССР. 1988. — N 8.

4. Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

5. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая). Доступ из справочно-правовой системы «Консультант-Плюс».

6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000. Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

Н.Храмцовская

Ведущий эксперт

по управлению документацией

компания «Электронные Офисные Системы»,

член Гильдии управляющих документацией,

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *