Ставится ли печать на кадровых приказах

Кадровый специалист вновь созданной организации разбирается с документооборотом. Среди прочего возник вопрос о том, нужно ли ставить печать на приказе о приеме на работу и прочих приказах по предприятию. В принципе это делать не сложно, однако хочется поставить кадровый документооборот сразу правильно, в соответствии с требованиями трудового законодательства, а не заниматься самодеятельностью. Поможем кадровому специалисту найти ответ на возникший вопрос.

Организация применяет унифицированные формы

Сразу скажем, что ответ на вопрос, нужно ли ставить печать на приказах, зависит от того, какие бланки применяет организация. Если используются унифицированные формы приказов по личному составу, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, то печать ставить не нужно. Объясняется это тем, что в данных бланках не содержится такого реквизита как печать организации (отдела кадров). Получается, что используя унифицированные бланки, например, №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», печать прикладывать не нужно.

Организация использует самостоятельно разработанные формы

Если же предприятие использует собственные формы первичных документов, в том числе, приказов по кадрам и такой реквизит, как печать содержится в бланке, то ее нужно поставить (подробнее об этом см., «Первичный документ: указываем обязательные реквизиты»).

Напомним, что к необходимым реквизитам первичных документов относятся:

  • название документа;
  • дата составления;
  • название организации, которая составила документ;
  • место совершения операции;
  • описание операции;
  • подпись и расшифровка подписи ответственного лица, а также наименование его должности.

Как видно, печать организации (отдела кадров) среди обязательных реквизитов приказов не поименована. Поэтому если в формах, утвержденных для использования на предприятии печать не предусмотрена, то ставить ее не требуется (ст. 8 ТК РФ, ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ, письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1)

Сотрудника, приступившего к работе, нужно ознакомить с выпущенным приказом о приеме в течение трех дней под роспись (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Согласно правилам современного российского делопроизводства большинство документов организации необходимо заверять печатью. Однако на ряд официальных бумаг эти правила не распространяются. Чаще всего у делопроизводителей возникает вопрос, нужно ли ставить печать на заявлении о подтверждении вида деятельности, на справке 2-НДФЛ и на документах внутреннего пользования (приказах, распоряжениях и т. д.).

Нужно ли ставить печать на заявлении о подтверждении вида деятельности?

По российскому законодательству юридические лица обязаны ежегодно направлять в Фонд социального страхования заявление о подтверждении вида экономической деятельности. Поскольку оно пишется на бланке установленной формы с внесением в специальные графы всех реквизитов компании, заверять документ печатью не нужно – достаточно подписи руководителя (с обязательной расшифровкой). При подаче заявления ответственным лицом территориального органа ФСС ставится штамп и подпись, подтверждающие прием документа.
К заявлению необходимо приложить справку-подтверждение основного вида экономической деятельности. Этот документ также оформляется на специальном бланке и, помимо подписей руководителя и главного бухгалтера, заверяется печатью организации. Печать ставится в левом нижнем углу, захватывая оттиском наименование должностей лиц, подписывавших документ. В том случае, если вы утратили печать или она вышла из строя, можно легко на бумаге менее чем за 1 час.

Нужно ли ставить печать на справке 2-НДФЛ с 2017 года?

В соответствии с Налоговым законодательством РФ юридические лица, в штате которых имеются наемные работники, должны предоставлять в налоговые органы справку о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ на каждого сотрудника в отдельности. Данный документ может быть направлен в одном из двух вариантов:

  1. На бумаге.
  2. В электронном виде.

В обоих случаях печать не ставится – документ заверяется живой или электронной подписью руководителя организации (либо его заместителя).
Вопрос возник в связи с тем, что до недавнего времени законодательство России обязывало юридические лица проставлять «мокрую» печать на всех документах. Однако с 6 апреля 2015 года согласно Федеральному закону РФ № 82-ФЗ это требование стало необязательным. А в октябре того же года Приказом Федеральной налоговой инспекции Российской Федерации были введены новые правила заполнения формы 2-НДФЛ, согласно которым из самой формы была удалена строчка «М.П.» (место печати). Однако строгого запрета на проставление печати на справке 2-НДФЛ не существует. Не будет ошибкой оформления документа, если руководитель организаций поставит печать на этом документе, но делать это он не обязан.
В 2017 году в законодательство РФ не было внесено никаких изменений относительно оформления этого документа, поэтому на вопрос, нужно ли ставить печать на справке 2-НДФЛ с 2017 года, ответ однозначный: нет.

Нужно ли на приказе ставить печать организации?

Нередко у делопроизводителей и специалистов кадровых подразделений возникают сомнения, нужно ли на приказе ставить печать организации. Здесь есть два совершенно четких правила:
1. Приказ – это документ организационно-распорядительного назначения, издаваемый руководителем компании для ее сотрудников. Он может быть следующего содержания:

  • о приеме на работу;
  • о предоставлении очередного, ученического или декретного отпуска;
  • о переводе работника на другую должность;
  • о выплате премий по результатам работы;
  • об увольнении.

Поскольку приказ является документом внутреннего пользования, созданным в самой компании, печать на него не ставится.
2. Однако в случае, когда работником компании, другим юридическим лицом или государственными органами запрашивается копия приказа, документ приобретает статус исходящего. В этом случае его необходимо заверить печатью организации.

Алексей, здравствуйте. Ни обязанности, ни запрета ставить печать на приказах нет.
Собственно говоря, в этом нет смысла, поскольку задача печати — подтвердить подлинность документа. А зачем подтверждать подлинность организационно-распорядительного документа в самой организации? Об этом говорит и ГОСТ «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», п.3,26: «Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи».
Типовая инструкция до делопроизводству и работе архива в таможенных органах (утв. Приказом Федеральной таможенной службы от 18.10.04 №160), от которой многие авторы советуют плясать при составлении собственной инструкции, также не говорит о необходимости заверять приказы печатью:
3.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка с указанием названий таможенного органа и других органов или организаций.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.
Однако каждая организация в своей собственной инструкции по делопроизводству может закрепить обязанность заверения приказов печатью, это не запрещено.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *