Сведения о работнике

Указание стажа работника в т2

Личная карточка учета заводится на работе сразу после оформления приказа о приеме на работу. Одновременно нужно сделать запись в трудовую книжку сотрудника о приеме на работу. Табельный номер – это номер работника, который присваивается ему на данном предприятии для внутреннего учета. При заполнении личной карточки табельный номер ему уже присвоен (из приказа руководителя). ИНН (идентификационный номер налогоплательщика). Работник может и не предоставлять ИНН при устройстве на работу, т.к. это не прописано ни в ТК, ни в НК, и, соответственно, не является обязательным. Если ИНН у работника нет или он его не предоставил, данное поле не заполняется.

СНИЛС (номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования). На основании ч. 1 ст. 65 ТК РФ сотрудник обязан предоставить работодателю СНИЛС.

Заполняем форму следующим образом: пункт 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется; пункт 3 «Состав (профиль)» — заполняется без сокращения (например, «медицинский», «командный», или «матросы», «солдаты», и т.п.); пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» — пишем полное обозначение (состоит из шести цифр или шести цифр и буквы, например, «127659А»); пункт 5 «Категория годности к военной службе» имеет кодировки: А (годен к военной службе), Б (годен к военной службе с незначи¬тельными ограничениями), В (ограничено годен к военной службе) или Г (временно не годен к военной службе). Если данных записей в военном билете нет, ставим категорию «А».

В разделе 5 «Повышение квалификации» заносят данные о дополнительном повышении квалификации работника, например, сотрудник имел среднее-специальное образование и в течение трудовых отношений закончил высшее учебное заведение, что способствовало изменению его разряда или квалификации. Так же заполняется период обучения и его результат. При этом нужно внести изменения в первый раздел, пункт 6.

Седьмой раздел, так же как четвертый, пятый и шестой, заполняются по мере необходимости и полученных достижений работника, как правило, эти разделы используют крупные организации отправляющие персонал на курсы подготовки, переаттестации или аттестации при переводе на другую должность. В раздел 7 «Награды (поощрения), почетные звания» заполняется информация о получении таких наград как: за достижение высоких продаж, за выслугу лет и пр. Согласно ТК РФ гл.19 ст.

Как подсчитать общий стаж для карточки Т-2?

Ответ на вопрос:

Нет, подобную запись учитывать не надо.

Мы рекомендуем почитать о стаже работника по трудовой книжке материал по этой ссылке.

Пункт 8 раздела «Общие сведения» – «Стаж работы» (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет). Его рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или других подтверждающих документов (трудовых договоров, справок с мест работы и т. п.).

Это предусмотрено в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

При оформление новой трудовой книжки взамен утерянной, в нее вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж записывается суммарно, то есть через указание общего количества лет, месяцев, дней работы, без уточнения работодателя, периодов работы и должностей.

Мы рекомендуем почитать о том, как правильно считать стаж по трудовой книжке, материал по этой ссылке.

Такой порядок оформления трудовой книжки рекомендован в письме Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1026-6.

Документами, подтверждающими стаж сотрудника, могут быть официальные ответы (письма) прежних работодателей, полученные по запросу организации (п. 23 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и п. 3.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете стажа, должны быть оформлены в соответствии с законодательством, действовавшим на день их внесения в книжку (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555, п. 60 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015).

В случае некорректной записи подтвердить стаж можно и другими документами: справками, выписками, приказами, распоряжениями и т. п., которые работодатель обязан предоставить сотруднику по его просьбе (п. 40 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555, п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015).

Таким образом, учитывать указанную в вопросе запись о стаже нельзя, при этом, работник может подтвердить соответствующий стаж предоставив работнику иные подтверждающие документы.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Как заполнить пункт 8 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Пункт 8 раздела «Общие сведения» – «Стаж работы» (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет). Его рассчитайте на основании записей в трудовой книжке или других подтверждающих документов (трудовых договоров, справок с мест работы и т. п.).

Общий трудовой стаж рассчитайте так. Сначала выпишите из трудовой книжки сотрудника все даты приемов на работу и все даты увольнений. Затем сложите отдельно эти даты. Получится две суммы: первая будет состоять из дат приемов, а вторая – из дат увольнений. Следующий шаг – из второй суммы вычтите первую.

Если в результате расчета стажа получилось отрицательное число месяцев или дней, поступите следующим образом. Если отрицательным получилось количество месяцев стажа, то полученное количество лет нужно уменьшить на единицу, а к количеству месяцев – добавить 12. И уже 12 уменьшить на отрицательное число месяцев. Если отрицательным получилось количество дней, то на единицу нужно уменьшить полученное количество месяцев, а к количеству дней – добавить 30 дней и уменьшить их на отрицательное количество дней.

При таком подсчете в каждом периоде теряется по одному дню. Поэтому после расчета прибавьте к полученному числу столько дней, сколько было периодов приема-увольнения.

Полученное после всех расчетов число переводите в годы, месяцы и дни с учетом того, что в месяце в среднем 30 дней, а в году 12 месяцев.

Такой порядок приведен в пункте 61 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Понятие «непрерывный трудовой стаж» в настоящее время в законодательстве практически не используется. Поэтому в пункте 8 (в графе «непрерывный стаж») укажите страховой стаж, на основании которого впоследствии будет рассчитываться больничное пособие.

Совет: рассчитать страховой стаж в один миг поможет автоматический безошибочный расчетчик из раздела «Сервисы».

Порядок исчисления стажа работы, дающего право на надбавку за выслугу лет, устанавливается соответствующими нормативными документами для каждого отдельного ведомства. Например, для сотрудников госархивов – постановлением Минтруда России от 26 апреля 2000 г. № 34.

Пример расчета общего трудового стажа сотрудника. При промежуточном расчете получается положительное значение дней и месяцев

У Е.В. Ивановой в трудовой книжке зафиксировано три периода приема-увольнения:

  • с 27 мая 1996 года по 13 марта 2003 года она работала курьером в ЗАО «Альфа»;
  • с 19 марта 2003 года по 31 января 2004 года в ООО «Торговая фирма «Гермес»»;
  • с 1 февраля 2004 года по 4 августа 2006 года в ОАО «Производственная фирма «Мастер»».

С 11 августа 2006 года Иванова поступила на работу в другую организацию.

Сумма дат приемов на работу:
27.05.1996 + 19.03.2003 + 01.02.2004 = 47.10.6003.

Сумма дат увольнений с работы:
13.03.2003 + 31.01.2004 + 04.08.2006 = 48.12.6013.

Разница между суммой дат увольнений и суммой дат приемов:
48.12.6013 – 47.10.6003 = 01.02.0010 (10 лет, 2 месяца и 1 день).

К полученному числу дней нужно прибавить еще три дня, поскольку у сотрудницы было три периода приема-увольнения.

Таким образом, общий трудовой стаж Ивановой составляет 10 лет, 2 месяца и 4 дня.

Пример расчета общего трудового стажа сотрудника. При промежуточном расчете получается отрицательное значение дней

У А.С. Глебовой в трудовой книжке зафиксировано три периода приема-увольнения:

  • с 27 мая 1996 года по 13 марта 2003 года она работала курьером в ЗАО «Альфа»;
  • с 19 марта 2003 года по 29 января 2004 года в ООО «Торговая фирма «Гермес»»;
  • с 1 февраля 2004 года по 4 августа 2010 года в ОАО «Производственная фирма «Мастер»».

С 11 августа 2010 года Глебова поступила на работу в другую организацию.

Сумма дат приемов на работу:
27.05.1996 + 19.03.2003 + 01.02.2004 = 47.10.6003.

Сумма дат увольнений с работы:
13.03.2003 + 29.01.2004 + 04.08.2010 = 46.12.6017.

Разница между суммой дат увольнений и суммой дат приемов:
46.12.6017 – 47.10.6003 = (-01).02.0014.

Поскольку количество дней получилось отрицательным, для определения стажа из количества месяцев вычитается единица, а к количеству дней добавляется 30, из которых вычитается отрицательное значение (-01).

Полученная величина составит 29.01.14, то есть 14 лет 1 месяц и 29 дней.

К полученному числу дней прибавляется еще три дня, поскольку у сотрудницы было три периода приема-увольнения.

Таким образом, общий трудовой стаж Глебовой составляет 14 лет, 2 месяца и 2 дня.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Дополнительная информация в резюме

В последнем пункте резюме — «Дополнительная информация» указываются сведения о соискателе, не вошедшие в остальные разделы документа:

  • адрес проживания (может размещаться в шапке документа);
  • возраст или дата рождения (пишется именно в этом пункте, а не в начале резюме, если соискатель немного младше или старше желаемой должности, чтобы сделать акцент на расположенные выше разделы, например, на профессиональные успехи и достижения);
  • семейное положение;
  • наличие детей (количество, возраст);
  • уровень владения иностранными языками (может размещаться в разделе «Профессиональные навыки»);
  • готовность к ненормированному рабочему дню (приемлемый график работы);
  • готовность к командировкам (краткосрочные, длительные, региональные или зарубежные);
  • отсутствие вредных привычек (отношение к курению, алкоголю);
  • наличие водительского удостоверения, опыт вождения;
  • наличие личного автомобиля;
  • несколько слов о хобби;
  • положительные личные качества (могут быть вынесены в отдельный раздел) и др.

Предоставляйте здесь уместные данные, имеющие отношение к будущей работе. Указывайте только те сведения, которые могут выгодно преподнести Вашу кандидатуру и выделить среди конкурентов. В разделе резюме «Дополнительная информация» не нужно делать акцент и размещать те данные, которые могут «насторожить» работодателя. Например, не стоит указывать адрес проживания, если Вы обитаете очень далеко от места работы.

Четыре кита «дополнительных сведений»

В этой графе обычно указывают все то, что не связано напрямую с профессиональным опытом, но способно выгодно его дополнить.

Владение иностранными языками

Об этом нужно писать в резюме всегда, вне зависимости от сферы деятельности. Знание языков сейчас приветствуется везде. Если имеются свидетельства о прохождении лингвистических курсов, сертификаты об уровне владения тем или иным языком, их также можно указать в графе допсведений.

Владение ПК

Этот навык также нужно отразить в резюме. Причем сейчас фразы об «уверенном пользовании компьютером» может быть недостаточно. Здесь желательно перечислить те компьютерные программы, в которых умеете работать.

Водительский стаж

О наличии водительского удостоверения, его категории стоит упомянуть, если вакансия, на которую претендует соискатель, связана с постоянными передвижениями на личном или служебном транспорте. Тут, к слову, не лишним будет написать и про безаварийность водительского стажа, конечно, если она есть.

Семейное положение

В описании этого пункта бывает достаточно фразы «Женат (замужем), воспитываю дочь (сына)». Можно указать и возраст ребенка, но лучше это сделать, если малышу больше трех лет. Будем откровенны, меньший возраст ребенка работодатель может счесть «помехой» для полноценной трудовой деятельности будущего работника.

Если соискатель еще не обзавелся семьей, достаточно простого «Не женат (не замужем)».

О хобби – с осторожностью

Также в числе дополнительных сведений можно привести информацию об увлечениях, предметах гордости, подходящем графике, но только, если все это имеет отношение к вакантной должности.

Предпочтительный режим работы

Это стоит указать, если трудовой график является для соискателя принципиальным. Здесь же можно отметить готовность к длительным или кратковременным командировкам, к ненормированному рабочему дню.

Хобби, увлечения

Эта информация также может гармонично вписаться в резюме. Главное, чтобы она каким-либо образом перекликалась с той должностью, которую планирует получить соискатель. Иными словами, писать о любви к вышиванию крестиком или авиамоделированию стоит в тех случаях, когда планируете устроиться в лавку товаров для рукоделия или магазин, специализирующий на продаже комплектующих для сложного технического творчества соответственно.

Достижения

О них также уместно написать, если они хоть как-то связаны с будущей работой. Указывать нужно лишь наиболее яркие реализованные проекты, автором или участником которых являлись, значимые награды.

Здесь же можно рассказать о своей общественной деятельности, членстве в каких-либо профессиональных ассоциациях и союзах. Работодатели заинтересованы в сотрудниках с обширной базой рабочих контактов.

Выпускники высших и средних учебных заведений, не имеющие профессионального опыта работы, могут отразить в этом пункте информацию о своем участии в научных, творческих, спортивных состязаниях, о наградах, полученных во время обучения.

Отдельного внимания требует перечисление личных качеств. Про «коммуникабельность, ответственность, пунктуальность и стрессоустойчивость» многие пишут именно в разделе «дополнительные сведения». Но сейчас этот список, кочующий из одного резюме в другое, для работодателей выглядит несерьезным. Гораздо более эффективным будет краткое перечисление профессиональных предпочтений, информация о методах и стиле работы.

Это писать однозначно не стоит

А теперь отметим то, о чем писать в резюме не стоит:

  • причины, по которым вам интересна та или иная должность в выбранной компании;

Об этом сообщают в отдельном документе, прикладываемом к резюме, — сопроводительном письме. Кстати, именно сопроводительное письмо, по мнению многих работодателей, свидетельствует о серьезности соискателя и его зрелости в профессиональном плане.

  • личная информация (не путать с личными качествами в резюме).

Совершенно ненужной для резюме будет информация о вероисповедании, знаке зодиака, жилищных условиях, судимости и т.п. Такие данные точно не придадут документу значимости, а его составителю «профессионального веса».

Если соблюдать эти нехитрые правила заполнения раздела «дополнительные сведения» и не стремиться поразить работодателя разнообразием своих интересов и умений, не относящихся к специфике работы в возглавляемой им компании, можно быть уверенным, что вероятность получить приглашение на собеседование возрастет в разы.

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2007, N 11

Когда работодатель вправе проверять информацию о работнике?

Все чаще в средствах массовой информации звучат мнения о том, что применение полиграфа при приеме на работу чуть ли не панацея от недобросовестного работника, а допрос пассажиров перед полетом — заслон террористическим актам на воздушном транспорте.

Так ли это и законны ли подобные проверки?

И, самое главное, как все это грамотно оформить?

Для ответов на поставленные вопросы обратимся к положениям Трудового кодекса РФ.

Статья 61. Вступление трудового договора в силу

Необходимо различать понятия «заключение трудового договора», «вступление трудового договора в силу», «выход на работу» и «допуск к работе», которые на практике могут и не совпадать как по времени, так и по условиям их наступления (юридическим фактам, необходимым для их наступления). Часто работник приступает к работе и без подписания договора (как и вообще без оформления каких-либо документов). В таких случаях договор вступает в силу со дня его фактического допущения к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, который в 3-дневный срок обязан оформить с ним письменный трудовой договор (ст. 67 ТК РФ).

Работодателям, которые не хотят иметь негативных последствий — выплат по решению суда значительных сумм за все время вынужденного прогула тем, кто, воспользовавшись их безалаберностью, использует это в своих корыстных целях, а также иным многочисленным жуликам и мошенникам, рекомендация одна — ни под каким предлогом без оформления трудовых отношений надлежащим образом (всех документов, включая личную роспись работника под многочисленными положениями и инструкциями) не допускать работника к работе.

Трудовой договор реализуется только при фактическом выполнении его условий. Поэтому, если работник не приступил к работе в установленный им срок в течение недели, трудовой договор аннулируется, т.е. признается недействительным, о чем делается отметка в его тексте со ссылкой на ч. 4 ст. 61 ТК РФ.

Согласно ч. 4 ст. 61 ТК РФ «Если работник не приступил к работе в день начала работы, установленный в соответствии с частью второй или третьей настоящей статьи, то работодатель имеет право аннулировать трудовой договор. Аннулированный трудовой договор считается незаключенным. Аннулирование трудового договора не лишает работника права на получение обеспечения по обязательному социальному страхованию при наступлении страхового случая в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования».

Анализ ст. 61 ТК РФ позволяет сделать ряд важных выводов:

1) в той мере, в какой в трудовом договоре прямо не определен день начала работ (независимо от причин), работник должен приступить к работе со следующего дня после дня вступления договора в силу (он не всегда совпадает с днем подписания договора, см. выше);

2) если работник не приступил к работе в установленный срок (этот срок может быть установлен либо в тексте трудового договора, либо иным образом, охарактеризованном выше), то договор аннулируется (т.е. налицо не расторжение договора, не прекращение трудового договора, а самостоятельное основание прекращения действия этого договора) при условии, что:

— срок, в течение которого работник не приступил к работе, превысил 7 календарных дней (о чем говорит ст. 14 ТК РФ «Исчисление сроков»);

— причины, по которым работник не приступил к работе, не являются уважительными (к последним относятся болезнь работника, смерть его близкого члена семьи и т.д.).

Расторжение трудового договора и прекращение трудового договора не являются в данном случае синонимами прекращения действия самого трудового договора, если работник не приступил к работе. Почему? Потому, что нет наступления факта начала работы. И именно поэтому «аннулированный трудовой договор считается незаключенным».

Каков же вывод для кадровика и для работодателя?

Когда — в какой конкретно период времени — работодатель вправе проверять информацию о работнике, как это делать легально (не нарушая ни гл. 14 ТК РФ «Защита персональных данных работника», ни положения Федерального закона N 152-ФЗ «О персональных данных») и возможно ли применение полиграфа — более известного как детектор лжи — в этих целях?

Особо хочется отметить значение возможности аннулирования трудового договора, считающегося незаключенным, для того, чтобы с учетом Федерального закона «О персональных данных» и более или менее легальных документов о возможности проверки этих данных (в том числе и с использованием полиграфа, проект закона о возможности применения которого вот уже несколько лет как «замерз» в Государственной Думе) кадровики и полиграфологи могли бы в интересах работодателя (он же, как правило, заказчик подобных работ) совершенно легально проверить работника, а работодатель — аннулировать трудовые отношения с ним в случае выявления лжи со стороны работника или использования ложной информации в интересах работника.

Итак, по порядку.

Этап 1. Трудовой договор подписан. Но еще не вступил в силу.

На этом этапе проверки быть не может, т.к. человек, его подписавший (соискатель), юридически еще не работник.

Этап 2. Трудовой договор вступил в силу. Но работник (теперь уже работник и в юридическом смысле слова) еще не вышел на работу.

Именно здесь работодателю (в лице кадровика и, возможно, привлеченного специалиста-полиграфолога) и надо начинать проводить проверку тех самых персональных данных, которые сообщил о себе работник, потому что он, во-первых, уже ознакомился с локальными нормативными документами работодателя, предусматривающими подобные процедуры (еще до подписания трудового договора). Во-вторых, с его слов и на основании предъявленных работником документов кадровик уже заполнил форму Т-2 (документ, содержащий все основные данные о работнике). В-третьих, непосредственно к исполнению обязанностей работник еще не приступил, поэтому факта «допуска к работе с ведома или по поручению работодателя» не было.

Этап 3.

Вариант N 1.

Проверка показала, что работник кристально чист.

Работодатель допускает его к работе.

Каких-либо дополнительных документов оформлять не требуется.

Вариант N 2.

Проверка показала, что работник лжет.

Работодатель, не допуская его к работе, аннулирует трудовой договор путем издания соответствующего приказа.

Основание — «работник не приступил к исполнению своих трудовых обязанностей».

При этом заметьте! Законодатель ни слова не говорит о том, по какой причине это может произойти.

Парируя возможное восклицание оппонентов — «но ведь он же — работник — вышел на работу!», приведу цитату ст. 61 ТК РФ: «Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором».

«Приступить к исполнению трудовых обязанностей» можно только с ведома или по поручению работодателя. Просто выйти на работу вовсе не означает начать что-то делать. Надо ведь хотя бы какое-то задание получить от работодателя, кроме оборудования, инструментов, инструктажа по той же охране труда и т.д.

Кадровику необходимо сделать запись об аннулировании данного договора (т.к. ему уже присвоен порядковый номер и он уже учтен в Журнале учета трудовых договоров сразу после подписания его сторонами), да и после вступления в силу тем более.

Издания какого-либо еще приказа в данном случае не требуется, за исключением случая, когда приказ был издан в связи со вступлением в силу трудового договора, но работник с ним так и не был ознакомлен, т.к. к работе допущен не был. В этом случае издается приказ, отменяющий предыдущий. Но тогда основанием для издания приказа об отмене предыдущего приказа о приеме (по форме Т-1) будет акт о недопущении работника к работе (на каком-либо законном основании <1>) и служебная записка начальника кадровой службы о необходимости аннулирования трудового договора с таким работником.

<1> В международных трудовых нормах, относящихся к началу 80-х гг. XX в., нашла отражение тенденция ограничения распространения срочных трудовых договоров. Так, в Конвенции N 158 МОТ «О прекращении трудовых отношений по инициативе предпринимателя» (1982 г.) закреплена необходимость предусмотреть гарантии против использования трудовых договоров на определенный срок, имеющих целью работодателю уклониться от предоставления работнику соответствующей защиты. В Рекомендации N 166 МОТ «О прекращении трудовых отношений по инициативе предпринимателя» (1982 г.) указаны меры, направленные против использования трудовых договоров на определенный срок, в их числе учет характера предстоящей работы или условий ее выполнения, при которых трудовые отношения не могут устанавливаться на неопределенный срок.

Указанные Конвенция N 158 и Рекомендация N 166 содержат перечень причин, которые не считаются законными основаниями для прекращения трудовых отношений. Оснований, подобных рассматриваемым в них, нет.

Процедуры, применяемые до и во время прекращения трудовых отношений, согласно Рекомендациям Международной организации труда от 22 июня 1982 г. N 166 «О прекращении трудовых отношений по инициативе предпринимателя» (Извлечение).

«10. Считается, что предприниматель отказался от своего права прекратить трудовые отношения с трудящимся за совершенный последним проступок, если он не сделал этого в разумный срок после того, как ему стало известно об этом проступке».

Если работодателю в ходе проверки стало известно, что работник сообщил о себе неверные сведения, представил подложные документы или основания относиться с недоверием к тому, что он говорит, то работодатель может или прекратить трудовые отношения — юридически оформив это в качестве увольнения (высшая мера наказания по ст. 192 ТК РФ) за нарушение трудовой дисциплины, выразившееся в нарушении правил внутреннего трудового распорядка, с которыми будущий работник ознакомился еще до подписания трудового договора и в которых четко прописана подобная процедура проверки сведений о работнике (именно поэтому лучше включать подобные разделы в правила внутреннего трудового распорядка, а не в иные документы). Или может предложить работнику аннулировать трудовой договор (что значительно менее болезненно для работника, да и каких-либо записей, в том числе и в трудовой книжке, не предполагается). Скорее всего, работник выберет именно второй вариант, особенно с учетом результатов проверки с использованием полиграфа. Вряд ли кому будет комфортно работать, зная, что работодатель не доверяет или относится с подозрением к тому, что делает работник.

После принятия решения генеральным директором компании об аннулировании трудового договора возникает вопрос: что непосредственно делать с бумажным носителем — самим договором (экземпляром работодателя), приказом/ами и иными документами, уже возникшими в ходе реализации указанных выше процедур? Можно, конечно, порвать все и выбросить. Но это самый неправильный из всех возможных вариантов.

Следует сохранить все вышеперечисленные документы, сформировав их в отдельное дело с описью, сделать соответствующие отметки во всех задействованных журналах учета и организовать хранение минимум в течение трех лет (хотя никаким нормативным правовым актом и не предусмотрено хранение подобных документов, равно как и не определены сроки хранения). Такие действия помогут избежать неприятных последствий в случае обращения работника в суд (в последнее время это уже не редкость) с иском о восстановлении на работе. Ведь в отзыве на исковое заявление можно будет смело написать о том, что ни о каком «восстановлении на работе» не может идти и речи, т.к. трудовые отношения не возникли в силу того, что трудовой договор был аннулирован (указать причины), а «аннулированный трудовой договор считается незаключенным». И приложить копии вышеперечисленных документов в качестве доказательства правоты своей позиции.

Вот для чего нужно знать данную процедуру и, желательно, прописать ее в локальном нормативном акте — правилах внутреннего трудового распорядка, — который может быть доступен всем, включая и соискателей на ту или иную вакансию, конкретно в разделе «оформление трудовых отношений». Работодатель обязан еще до подписания трудового договора ознакомить будущего работника с этим документом под личную роспись.

Как устроена форма. Основные особенности

Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.

Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения

Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:

  • 1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
  • карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
  • для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
  • оформление карты Т-2 самим работником не допускается.

Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.

Общие сведения о заполнении карточки

Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.

Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:

  • договор о принятии на работу;
  • приказ, выписанный работодателем;
  • паспорт;
  • трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
  • свидетельство о пенсионной страховке;
  • диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
  • для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
  • автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).

Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.

Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:

  • для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
  • для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.

Как заполнить шапку личной карты работника

Шапка содержит коды ОКУД и ОКПО. При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.

Далее идет небольшая таблица, которая заполняется следующим образом:

Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ (к примеру, 01.08.2016).
Табельный номер – это порядковый номер присвоенный работнику в учреждении.
ИНН вписывать не обязательно. Человек не обязан его предоставлять при трудоустройстве, поэтому поле можно оставить пустым.
СНИЛС (номер страховки) является необходимым. Человек должен предоставить его в связи с ч. 1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то в связи с ч. 4 той же статьи СНИЛС должен быть выдан работодателем.
«Алфавит» – это поле для ввода начальной буквы из фамилии работника.
Характер работы вписывают, основываясь на приказе работодателя. Он бывает постоянным или временным.
Пол можно указать буквой М/Ж, а можно написать слово целиком.

Важно! Вид работы, который указывается в Т-2, может быть только один – основной. Если человек будет трудиться по совместительству, то карту для него не создают, ведь она есть на основной работе.

Заполнение формы Т-2 по разделам

Раздел 1. Общие сведения

Этот раздел должен быть заполнен информацией из паспорта работника. Вписывать информацию нужно разборчиво, ничего не сокращая. Есть особенности, которые обязательно нужно учитывать при заполнении:

Дата рождения вписывается целиком (к примеру, 23 мая 1982 г.), а в поле «Код» – дублируется в формате ДД.ММ.ГГ (23.05.82).
Запись о месте рождения не может быть длиннее 100 символов. Использовать географические сокращения (гор., обл., пос. и т.д.) можно, но такие слова, как село, станица, кишлак, аул нужно писать целиком.
При двойном гражданстве нужно указывать название страны, гражданином которой является работник.
Название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать без ущерба для смысла.
Стаж нужно рассчитывать на основании пункта 61 Инструкции, которая утверждена постановлением №192п Правления ПФР.
ФИО членов семьи вписываются полностью, без сокращений.

Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать. Вторая графа просто не заполняется.

Самый сложный пункт раздела 1 – кодировки. Ошибки в них недопустимы:

ОКАТО – код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
ОКИН – код гражданства работника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, отсутствие гражданства – 4);
ОКСО – код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования;
ОКПДТР – еще одна форма кода специальности.

Важно! У работника службы кадров быть доступ ко всем кодировкам. Он не может требовать эти коды с человека, на которого создается карточка.

Раздел 2. Сведения о военном учете

Для заполнения этого раздела используются документы военного учета. Трудностей при заполнении быть не должно, ведь требования карты Т-2 предельно понятны. Впрочем, есть несколько важных особенностей:

Пункт 1 не нужно заполнять, если человек, устраивающийся на работу – офицер запаса.
Пункт 3 заполняется без каких-либо сокращений.
Пункт 7 может измениться, поэтому его заполняют карандашом.
Раздел 2 должен быть проверен и подписан инспектором по кадрам.
Кроме подписи, должна быть указана ее расшифровка и должность проверяющего.
Подписать этот раздел необходимо и работнику.

Раздел 3. Прием на работу. Переводы

От этого раздела полностью зависит трудовой стаж работника, поэтому ошибки недопустимы. Основной документ для заполнения – приказ руководителя. Вся информация, обозначенная в разделе 3, должна быть продублирована в трудкнижке. Работник должен заверить подписью все записи раздела.

Раздел 4. Аттестация

Главный пункт этого раздела – «Решение комиссии». В этой графе должна стоять официальная формулировка, такая как «соответствует занимаемой должности». В случае несоответствия пишется «не соответствует», а при необходимости переаттестации это указывается в решении специальной комиссии.

Даты проведения аттестации и создания протокола записываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. Основанием для заполнения раздела служит документ, выданный человеку в момент аттестации.

Разделы 5-6. Повышение квалификации. Профессиональная переподготовка

Эти разделы заполняются по документам человека, устраивающегося на работу, или по информации отдела подготовки кадров. Особых трудностей в их заполнении нет. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех разделов обязательно (кроме случаев, когда написать нечего – например, при отсутствии квалификации или переподготовки).

Раздел 7. Награды

В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить. Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла.

Раздел 8. Отпуск

В этом разделе указываются данные о каждом отпуске, который был получен работником:

  • очередной ежегодный отпуск;
  • отпуск без содержания;
  • отпуск для ухода за ребенком.

Нужно обязательно указывать тип отпуска, его временные рамки, продолжительность и основания для предоставления. Если отпуск был использован по частям, рабочий год всё равно рассчитывают полностью.

Важно! Если работник трудится в учреждении долгое время, то раздел отпусков переполнится. После этого создается «Дополнение к личной карточке работника». Это дополнение должно иметь шапку, аналогичную шапке основного документа, а также табличную часть недостающего раздела.

Раздел 9. Социальные льготы

Этот раздел включает всю информацию о льготах, предоставленных работнику в соответствии с законодательством РФ.

Раздел 10. Дополнительные данные

В этом разделе можно вообще ничего не писать. Единственное основание для его заполнения – желание работодателя. Здесь может содержаться информация об учебе работника, о посещении каких-то курсов, о группе инвалидности и т.п.

Раздел 11. Прекращение трудового договора

Особенности заполнения этого раздела – такие же, как и у раздела 3. Разница лишь одна – подпись должен поставить не только работник, но и инспектор по кадрам. Датой увольнения считается день, когда сотрудник в последний раз фактически выполнял свою работу.

Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2

Случается так, что сотрудники кадровой службы допускают ошибки в личной карточке работника. Особых последствий это не имеет, а самому работнику – тем более не вредит. Но если ошибок много, то при внешней проверке кадровая служба может быть оштрафована за некачественную работу.

Основные ошибки, встречающиеся наиболее часто:

Использование спецсимволов

Косая черта (/), двоеточие (:), знак равенства (=) и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2. Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.
Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он выходить не должен. Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново.

Прочерки

Эта распространенная ошибка вызвана тем, что в многих других документах прочерки допустимы или даже необходимы. В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить полностью пустой.

Заполнение формы на компьютере

Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или вручную. Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку.

Важно! Испорченную карточку (см. ошибку 2) можно переписывать лишь при первичном заполнении. Если документ был испорчен при последующем внесении записей, то переписывать или перепечатывать его нельзя.

Надеемся, данный материал помог вам оформить личную карточку работника. Не забудьте сохранить страницу в социальных сетях — пригодится!

Кадровый учет предусматривает ведение личной карточки на каждого работника организации в целях систематизации имеющихся данных о сотруднике. Личные карточки оформляются по унифицированной форме N Т-2 («Личная карточка работника»), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление N 1). Пунктом 8 раздела I данной формы предполагается указание в личной карточке сведений о стаже работы сотрудника (общем, непрерывном, дающем право на надбавку за выслугу лет, другом).

Единственные разъяснения по заполнению графы «Стаж работы» содержатся в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных тем же постановлением (далее — Указания). Согласно им стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и другое) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Отметим, что Указания не связывают обязательность заполнения графы «Стаж работы» с использованием соответствующих видов стажа в организации. В связи с этим мы полагаем, что работодатели, для которых применение унифицированных форм первичной учетной документации является обязательным*(1), должны заполнять данную графу при наличии в их распоряжении подтверждающих соответствующий стаж документов.
При этом также необходимо исходить из следующего.

Из перечисленных видов стажа работы общий трудовой стаж в настоящее время имеет значение лишь для назначения пенсии по выслуге лет в соответствии с законом РФ от 12.02.1993 N 4468-I «О пенсионном обеспечении лиц, проходивших военную службу, службу в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, и их семей» (далее — Закон N 4468-I) лицам соответствующих категорий. Для назначения трудовых пенсий начиная с 1 января 2002 года значение имеет страховой стаж (Федеральный закон от 17.12.2001 N 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», далее — Закон N 173-ФЗ). Учитывая, что форма личной карточки утверждена в 2004 году, т.е. после вступления в силу Закона N 173-ФЗ, мы полагаем, что указание общего стажа в данной форме не равнозначно страховому стажу для целей Закона N 173-ФЗ. Поэтому, на наш взгляд, сведения об общем стаже необходимо вносить в личную карточку лишь в отношении сотрудников, относящихся к поименованным в Законе N 4468-I категориям.

Непрерывный стаж может быть рассчитан для любого работника. Так, данный вид стажа ранее использовался в отношении всех работников, которым необходимо было назначить пособие по временной нетрудоспособности, в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением СМ СССР от 13.04.1973 N 252 (далее — Правила). С 1 января 2007 года для этих целей используется страховой стаж в соответствии с положениями Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее — Закон N 255-ФЗ). Поскольку форма личной карточки была утверждена еще во время действия Правил, по нашему мнению, в графе о непрерывном стаже в настоящее время предполагается указание страхового стажа сотрудника по нормам Закона N 255-ФЗ, который работодатель и обязан внести в соответствующую графу.

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, как следует из его названия, рассчитывается только в тех случаях, когда нормативными актами (в том числе локальными), коллективными договорами, соглашениями, трудовыми договорами закреплено право работников на соответствующую надбавку. В этих случаях работодатель обязан указать в личной карточке продолжительность данного стажа. Если работник права на надбавку не имеет, на наш взгляд, заполнять сведения о данном виде стажа нет необходимости.

Аналогичным образом стаж, дающий право на другие льготы, установленные в организации, имеет значение, только если локальные нормативные акты, коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры предусматривают льготы для работников в связи со стажем. В отсутствие соответствующих положений заполнять сведения о данном виде стажа в личной карточке нет необходимости.

Обращаем Ваше внимание на то, что какой-либо ответственности за незаполнение работодателем графы «Стаж работы» в личной карточке работника действующим законодательством не предусмотрено.

Информация о персонале

Эффективное управление персоналом организации невозможно без отработанной системы информации, которая должна давать исчерпывающие сведения о работниках, служить исходной базой для их расстановки, перемещения, и наиболее эффективного использования.

Поэтому кадровые службы регулярно собирают различные данные о состоянии персонала организации и проводят их детальный анализ. Такие данные получили название статистика человеческих ресурсов. В ней содержится информация о различных сторонах управления персоналом — производительность, издержки на рабочую силу, профессиональное обучение, динамика рабочей силы, аттестация сотрудников, резерв на продвижение кадров и др. Каждая организация использует собственные показатели, отображающие специфику ее деятельности и традиции. Вместе с тем накоплен опыт работы по сбору обобщенных и наиболее распространенных показателей статистики человеческих ресурсов.

В системе управления персоналом внедрены некоторые унифицированные виды документации:

• плановая (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, по оплате труда);

• первичная учетная (учет труда и зарплаты);

• отчетно-статистическая (численность сотрудников, баланс рабочего времени, средняя зарплата, производительность труда, высвобождение работников);

• социальное обеспечение (пенсии, пособия, льготы, социальное страхование);

• организационно^распорядительная (акты, письма, докладные записки, приказы, правила, решения).

Кадровые службы в обязательном порядке заводят на сотрудников личные дела. В соответствии с вышеприведенной классификацией составляются проекты приказов (о приеме на работу и увольнении, о переводе и перемещении, о награждении), план (отчет) подготовки и повышения квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с указанием подразделений и категорий, штатное расписание, табели учета рабочего времени, трудовые договоры (контракты), графики аттестации сотрудников, направления для трудоустройства и т.д.

Сведения о персонале можно представить в виде схемы (рис.

10).

Рис. 10. Информация о персонале.

Информация о персонале включает совокупность всех оперативных сведений, а также их обработку для кадрового планирования.

К ее оформлению предъявляется ряд требований:

• простота — информация должна содержать только те данные и в том объеме, которые необходимы в конкретном случае;

• наглядность — сведения должны быть немногословны, т.е. представлены таким образом, чтобы можно было быстро определить главное, для этого используют таблицы, графики, цветное оформление материала;

• однозначность — сведения не должны допускать двоякого толкования, они формируются в соответствии с требованиями грамматики и логики;

• сопоставимость — сведения приводятся в сопоставимых единицах и относятся к поддающимся сравнению объектам как внутри организации, так и вне ее;

• преемственность — сведения о кадрах за разные временные периоды должны иметь одну методику подсчетов и одинаковые формы представления;

• актуальность — сведения должны быть свежими, предоставляются оперативно и своевременно.

Использование персонального компьютера позволяет работнику отдела кадров любого уровня (при соблюдении принципа санкционированного доступа) оперативно получать необходимую информацию, составлять статистическую отчетность, прогнозировать потребность в движении кадров, выводить информацию как на экран, так и на печатающее устройство, дополнять различные формы документов, вести и корректировать информационную базу по кадрам.

Вопросы для повторения^ и обсуждения

1. Каковы основные задачи правового обеспечения системы управления персоналом?

2. Что относится к важнейшим аспектам централизованного регулирования трудовых отношений?

3. Что включает в себя сфера локального регулирования трудового процесса?

4. Какие системы документации ведутся в кадровой службе?

5. Какие требования предъявляются к информации о персонале?

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *