Таксировка бухгалтерских документов

Для чего нужна таксировка

Таксировка документов представляет собой установление стоимости хозяйственных операций из бухгалтерских бумаг. Это оценка ценностей, которые зафиксированы в документах. Для чего это нужно? Таксировка является составляющей проверки бухгалтерских бумаг. Ошибки в последних могут поставить под вопрос проведение той или иной операции.

Проверка выполняется в обязательном порядке при поступлении документов в бухгалтерский отдел. Если обнаружено, что бумага составлена неверно, она не принимается к учету. В ходе проверки документы рассматриваются с точки зрения всех аспектов. К бумагам предъявляются эти требования:

  • Раскрытие проводимой операции, наличие всех сведений, необходимых для учета.
  • Соответствие законодательным и локальным нормативным актам.
  • Наличие всех требуемых реквизитов: даты, наименования, содержания операции, ее стоимости и прочее.
  • Отсутствие помарок и ошибок.
  • Правильность проведенных расчетов и выведенных итогов.

Бухгалтер должен проверить, соответствует ли информация, изложенная в первичке, локальным и законодательным актам. К примеру, во внутреннем акте фирмы прописан определенный размер суточных. Их размер в первичных документах должен соответствовать локальным положениям.

Сама таксировка нужна для достижения этих целей:

  • Выявление недочетов.
  • Начисление зарплат, премий.
  • Исчисление издержек при исполнении трудовой деятельности.
  • Списание расходов.
  • Определение себестоимости.
  • Установление расценок.

Если бухгалтер обнаружит ошибку, документ не принимается к учету. Он отправляется на переоформление. Специалист также может обнаружить поддельный документ. В этом случае нужно оставить бумагу в бухгалтерии. Требуется выяснить все обстоятельства подделки, а затем привлечь виновных к ответственности.

Особенности таксировки

Таксировка бухгалтерских бумаг представляет собой определение стоимости операций в бумагах, в которых содержатся только натуральные значения. Специалисту нужно установить стоимость операции, когда прописано количественное значение. Говоря простым языком, бухгалтеру нужно умножить число продукции, работ и услуг на их стоимость.

Таксировка обычно актуальна в том случае, если бухгалтерские документы заполняются комплексным методом: от руки и через компьютер. Под таксировкой понимается также автоматическое установление стоимости продукции. Происходит это следующим образом:

  1. Занесение количественных сведений в бухгалтерскую программу.
  2. ПК автоматически находит их цену.
  3. Автоматически производится умножение.

ВАЖНО! Как правило, в бухгалтерских документах прописываются натуральные значения. Их необходимо перевести в денежный показатель.

К СВЕДЕНИЮ! Рассматриваемый метод актуален для различных документов. К примеру, это может быть путевый лист. В нем есть раздел с соответствующим наименованием. Заполняется он бухгалтером по информации из предыдущих разделов. На основании исчисленных данных начисляется зарплата водителю, а также списывается бензин, который был израсходован в ходе поездки. Также определяется стоимость транспортных услуг. В завершении проверки нужно поставить отметку о проведении таксировки, а также проставить подписи.

Кто должен проводить таксировку

Таксировка может осуществляться любым сотрудником фирмы. К примеру, это может быть бухгалтер, оператор. Если нужно обрабатывать большие объемы документов, в компанию принимается отдельный специалист – таксировщик. Рассмотрим его обязанности:

  • Таксировка первички (наряды, приходный ордер и прочее).
  • Определение итогов по каждой бумаге.
  • Внедрение в работу современных технических инструментов.
  • Работа с приходными и расходными бумагами.
  • Умножение натуральных и количественных значений на цены и тарифы. В дальнейшем специалист определяет общую сумму разных бумаг.
  • Изменение прейскурантов.

Таксировщик должен обладать рядом знаний и навыков. В частности, он должен знать сопутствующие инструкции и положения, нормативные акты, формы первички, порядок заполнения документов. Специалист должен уметь вести расчеты, знать основы закона о труде.

В работе специалист должен руководствоваться этими нормами:

  • Законы.
  • Устав фирмы.
  • Распоряжения руководства.
  • Должностная инструкция.
  • Правила локального распорядка.

Подчиняться работник может или главному бухгалтеру, или директору фирмы, или начальнику отдела.

Рассмотрим права специалиста:

  • Внесение предложений по улучшению работы с последующим их рассмотрением директором.
  • Запрос у сотрудников и руководящего состава информации, которая необходима для осуществления работы.
  • Ознакомление с бумагами, в которых прописаны права и обязанности таксировщика, критерии оценки правильности деятельности.
  • Ознакомление с решениями управленческого состава, если они касаются деятельности специалиста.
  • Требование обеспечить работу всеми необходимыми организационно-техническими инструментами.

Таксировщик будет нести ответственность при этих обстоятельствах:

  • Несоблюдение установленных обязанностей.
  • Совершение административных, уголовных правонарушений.
  • Причинение фактического ущерба работодателю.

К СВЕДЕНИЮ! Инструкция специалиста может составляться в соответствии со стандартной инструкцией. Документ может дополняться в соответствии с пожеланиями работодателя. Однако дополнения не должны противоречить трудовому законодательству.

Контировка

Смотреть что такое «Контировка» в других словарях:

  • контировка — Обозначение в бухгалтерском учете номеров дебетуемого и кредитуемого счетов и суммы в расчетных документах, составляемых ответственными исполнителями. Понятия контировка и бухгалтерская проводка тождественны. [http://www.lexikon.ru/dict/buh/index … Справочник технического переводчика

  • Контировка — См. Проводка бухгалтерская Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

  • КОНТИРОВКА — бухгалтерская проводка принятые в бухгалтерском учете обозначения дебетуемого и кредитуемого счетов и сумм в расчетных документах. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный экономический словарь. 2 е изд., испр. М.: ИНФРА М.… … Экономический словарь

  • контировка — сущ., кол во синонимов: 2 • проводка (18) • разноска (7) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 … Словарь синонимов

  • КОНТИРОВКА — определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документе. контокоррент, контокоррентный счет (итал. conto corrente текущий счет) единый активно пассивный счет клиента в банке, на котором учитываются… … Юридическая энциклопедия

  • КОНТИРОВКА — обозначение в бухгалтерском учете номеров дебетуемого и кредитуемого счетов и суммы в расчетных документах, составляемых ответственными исполнителями. Понятия контировка и бухгалтерская проводка тождественны … Большой бухгалтерский словарь

  • КОНТИРОВКА — пределение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документе … Энциклопедический словарь экономики и права

  • контировка — контир овка, и … Русский орфографический словарь

  • КОНТИРОВКА — см. ПРОВОДКА, БУХГАЛТЕРСКАЯ … Большой экономический словарь

  • контировка — принятые в бухгалтерском учете обозначения дебетуемого и кредитуемого счетов и сумм в расчетных документах … Словарь экономических терминов

Правила проверки первичных бухгалтерских документов

1. Порядок проведения проверок первичной бухгалтерской документации.

Виды проверок первичных бухгалтерских документов: формальная, по существу, арифметическая.

2. Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах.

Порядок проведения таксировки, контировки первичных бухгалтерских документов

3. Принципы и признаки группировки первичных бухгалтерских документов.

Формирование регистров бухгалтерского учета с использованием первичных бухгалтерских документов. Правила и сроки хранения первичных бухгалтерских документов.

1. Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны подвергаться проверке работниками бухгалтерии. Бухгалтерская обработка документа, поступившего в бухгалтерию организации до записи данных в учетные регистры, проводится в три этапа.

На первом этапе проводится проверка документа по существу. Такая проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа.

Документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к бухгалтерскому учету и передаются главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.

На практике между руководителем организации и главным бухгалтером организации нередки случаи возникновения разногласий по поводу осуществления той или иной хозяйственной операции. В случае возникновения разногласий первичные учетные документы по таким операциям могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю ответственность за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.

На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.

На третьем, заключительном этапе, проводится:

  • -группировка документов — процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки, однородные по экономическому содержанию документов. Целью группировки документов является подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;
  • -арифметическая проверка, состоящая в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;
  • -таксировка, заключающаяся в переводе натуральных и трудовых измерителей с обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;
  • -контировка — процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа.

Документы, прошедшие проверку и принятые к учету, рекомендуется помечать отметкой, исключающей их повторное использование и формирование повторных бухгалтерских записей. Если первичные документы обрабатываются вручную, на документе проставляется дата записи в учетный регистр, при обработке документа с применением вычислительной техники на документе ставится оттиск штампа контролера, ответственного за обработку документа.

Обратите внимание! Документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также служащие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному погашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Многие унифицированные формы первичной учетной документации предусматривают наличие на документах печати, которая заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.

2. Причины возникновения ошибок в бухгалтерском учете разные. Иногда бухгалтеры ошибаются в арифметических расчетах, неправильно переносят данные из первичных документов в учетные регистры либо применяют неверную корреспонденцию счетов. Это ошибки технического характера. Но бывают ошибки и более серьезные. Они возникают вследствие незнания либо неправильного применения норм бухгалтерского законодательства. Выявить их намного сложнее, чем технические ошибки. Здесь мало быть только внимательным, надо еще хорошо знать и понимать правила бухучета.

Какой бы характер ни носили допущенные ошибки, они, как правило, приводят к искажению финансового результата в бухгалтерском учете, неправильному формированию налоговой базы и неверно исчисленной сумме налогов. Поэтому бухгалтер, обнаружив ошибку в бухгалтерском или налоговом учете, должен ее исправить. Если ошибка будет выявлена во время налоговой проверки, то за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета организации грозит ответственность по статье 120 НК РФ, а должностные лица (директор или главный бухгалтер) могут быть привлечены к административной ответственности по статье 15.11 КоАП РФ.

Следует помнить, что исправления не разрешается вносить только в кассовые и банковские документы. Если в них обнаружена ошибка, бухгалтер оформляет их заново.

В остальные первичные документы исправления вносятся по согласованию с участниками хозяйственных операций. Исправления подтверждаются подписями тех же лиц, которые подписывали данные документы в момент составления. Кроме того, в документах необходимо указывать дату внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: неправильный текст (сумма) зачеркивается, а над ним указывается верный. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочесть исправленное.

Сведения о хозяйственных операциях, содержащиеся в первичных документах, систематизируются путем составления бухгалтерских проводок и формирования регистров бухгалтерского учета. Бухгалтер, обнаружив ошибки в бухгалтерской проводке, прежде всего, должен решить вопрос о дате внесения исправления в бухучет. Эта дата зависит от того, в какой момент обнаружена ошибка — до или после утверждения бухгалтерской отчетности за год, к которому относится ошибка.

Бухгалтер должен твердо знать, что никакие изменения в бухгалтерскую отчетность после ее утверждения в установленном порядке не вносятся и уточненные формы бухгалтерской отчетности не составляются. Исправления делаются путем внесения корректировочных записей в бухучет.

Существует несколько способов внесения корректировок в бухгалтерский учет.

  • 1) способ дополнительной записи (проводки).
  • 2) метод «красного сторно» и др.

Способ дополнительной записи (проводки) применяется, если при отражении в учете использовалась правильная корреспонденция счетов, однако сумма хозяйственной операции была ошибочно занижена. В этом случае для исправления ошибки выполняют такую же проводку, но только на недостающую сумму.

Метод «красное сторно» универсален. Чаще всего его применяют при исправлении неправильной корреспонденции счетов или при завышении суммы хозяйственной операции. Смысл сторнирования заключается в следующем. Ошибочная проводка полностью дублируется, но с отрицательной суммой. В результате первоначальная проводка аннулируется и делается правильная проводка на нужную сумму.

Таблица 1

Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете

Период, в котором совершена ошибка

Момент обнаружения ошибки

Порядок исправления ошибки

Текущий отчетный год

До окончания отчетного года

Исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда была обнаружена ошибка

Предыдущий отчетный год

После завершения отчетного года, но до утверждения годовой бухгалтерской отчетности

Исправления производятся записями декабря того года, за который подготавливается годовая бухгалтерская отчетность

Предыдущий отчетный год

После завершения отчетного года, за который годовая отчетность уже утверждена

Исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год не вносятся. Корректировочные записи производятся в бухучете за текущий год (в момент обнаружения ошибки)

Пример 1

Бухгалтер ООО «Феникс» 14 сентября 2013 года обнаружил, что стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, оказанных ЗАО «Автосервис» в апреле того же года, отражена в бухгалтерском учете в сумме 5000 руб. вместо 6000 руб. (без учета НДС). То есть сумма хозяйственной операции ошибочно занижена на 1000 руб.

Для исправления ошибки 14 сентября в бухгалтерском учете была сделана проводка:

Дебет 25 «Общепроизводственные расходы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 1000 руб. — учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, ошибочно не учтенная в апреле 2013 года.

Пример 2

В июне 2013 года ООО «Стемп» были приобретены товары на сумму 25 000 руб. (без учета НДС). Бухгалтер ошибочно оприходовал их на счете 10 «Материалы» на сумму 35 000 руб. В августе при продаже этих товаров ошибку обнаружили. Для ее исправления в августе в бухгалтерском учете были сделаны проводки:

Дебет 10 «Материалы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками» — 35 000 руб. — сторнирована ошибочная проводка за июнь 2004 года;

Дебет 41 «Товары» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками»- 25 000 руб. — отражена стоимость товаров, приобретенных в июне 2013 года (корректировочная запись).

Для каждого случая исправления ошибочных записей должна составляться бухгалтерская справка. Она служит оправдательным документом (обоснованием) для корректировочной проводки, в ней есть подпись ответственного лица, внесшего исправления, и дата внесения корректировок.

Унифицированной формы справки бухгалтера нет. Поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в качестве приложения к учетной политике по бухучету.

Организация ООО «Феникс»

Бухгалтерская справка №9 от 14 сентября 2013 года

Согласно акту приемки-сдачи услуг от 20 апреля 2013 года № 13, полученному от ЗАО «Автосервис», стоимость оказанных услуг по текущему ремонту автомобиля составила 6000 рублей (без НДС).

Данная операция отражена в бухгалтерском учете 20 апреля 2013 года следующим образом:

Дебет 25 Кредит 60 — 1000 руб. — учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля.

При этом бухгалтер допустил техническую ошибку, занизив стоимость работ на 1000 рублей (одну тысячу рублей).

Для исправления допущенной ошибки 14 сентября 2013 года в бухгалтерском учете произведена дополнительная запись на счетах бухгалтерского учета на сумму 1000 рублей (одна тысяча рублей).

Дебет 25 Кредит 60 — 1000 руб. — учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, ошибочно не учтенная в апреле 2013 года.

Главный бухгалтер Потапова И.М.Потапова

Таксировка — это определение денежной оценки хозяйственных операций зафиксированных в документе. Для проведения таксировки в документах проставляются цены, определяют суммы. Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.

Контировка — это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением корреспонденции счетов исходя из содержания хозяйственных операций. После проставления корреспонденции счетов документы используются для записи операции по счетам в учетные регистры. От правильности указанных корреспондирующих счетов зависит правильное отражение операций в бухгалтерском учете и получение достоверной информации о хозяйственной деятельности предприятия.

3. Третьим этапом бухгалтерской обработки и подготовки первичных документов является их группировка и подсчет данных. Данный этап необходим для формирования сводной информации за определенный временной период внутри отчетного месяца по данным первичных документов: смену, день, пятидневку, декаду. Документы группируются по определенным признакам (по содержанию хозяйственной операции, по датам, по материально ответственным лицам и др.). По каждой группе первичных документов подсчитывают итоговые данные.

Подсчитанные данные используют для составления сводных документов: группировочных и накопительных ведомостей, а также ведомостей, содержащих установленную совокупность учетных показателей, для оперативного контроля и принятия управленческих решений.

По исчисленным данным в сводных и накопительных документах, а также непосредственно в самих первичных документах составляют бухгалтерские проводки.

Рисунок 1 Составление бухгалтерских проводок

Для удобства составления бухгалтерских проводок в первичных, сводных и накопительных документах предусматриваются специальные графы для указания дебетуемого и кредитуемого счетов, а также суммы по отдельной хозяйственной операции или их совокупности. Возможно составление бухгалтерских проводок на основании записей в учетные регистры аналитического и синтетического учетов либо в регистры, совмещающие записи в аналитическом и синтетическом разрезах.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, при использовании электронных вычислительных машин — оттиск соответствующего штампа.

Бумаги, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:

  • -документы налогового учета и отчетности;
  • -документы бухгалтерского учета и отчетности.

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры. Сюда же можно отнести и бумаги, служащие основанием для расчетов по НДС (счета-фактуры, книги покупок и продаж). Документы бухучета (отчетности) делятся на три основные группы:

  • -формы бухгалтерской отчетности;
  • -регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера и т. п.);
  • -первичные документы, фиксирующие факт хозяйственных операций.

Кроме того, к бухгалтерским документам относятся и иные бумаги, не включенные в указанные группы (доверенности на получение денег и ценностей, бухгалтерские справки, переписка о дебиторской и кредиторской задолженности, лицевые счета работников и т. п.)

Рассмотрим, в течение какого срока следует хранить те или иные бухгалтерские (налоговые) документы.

Требования законодательства

Согласно статье 29 ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ) требует в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (в том числе бумаг, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату и удержание налогов).

Как видно, сроки, установленные бухгалтерским и налоговым законодательством, не совпадают. Кроме того, период хранения каждого конкретного документа нужно определять в соответствии с Перечнем, утвержденным приказом Росархива от 6 октября 2000 г. (далее — Перечень).

Однако, не все сроки, установленные в нем, соответствуют требованиям законодательства. Например, срок, предусмотренный для хранения месячной бухгалтерской отчетности, составляет не менее одного года (ст. 135 Перечня).

Чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных законодательством, надо хранить документы:

  • -не менее пяти лет, если Перечнем установлены меньшие сроки хранения;
  • -в течение сроков, установленных Перечнем, если он предусматривает период хранения, превышающий пять лет.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов

За организацию хранения учетных документов, регистров учета и бухгалтерской отчетности отвечает руководитель учреждения, а их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер.

За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность — штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб.

Согласно статье 170 Перечня, годовую налоговую отчетность следует хранить постоянно. Квартальные отчеты по налогам хранят пять лет, а при отсутствии годовых (например, по налогу на добавленную стоимость) — постоянно. Срок хранения ежемесячных налоговых деклараций (расчетов) составляет пять лет. Сводные годовые и годовые отчеты об исполнении сметы расходов также хранят постоянно (ст. 140 Перечня). Квартальные — в течение пяти лет, а при отсутствии годовых — постоянно.

К документам постоянного хранения относятся и сводная годовая, и годовая бухгалтерская отчетности (ст. 135 Перечня). Квартальную и месячную отчетности положено хранить пять лет, а при отсутствии годовых (квартальных) отчетов — постоянно.

Обратите внимание: учреждения, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, могут хранить документы постоянного срока не менее 10 лет (п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня). Исключение из данного порядка составляет, в частности, сводная годовая бухгалтерская отчетность. Ее положено хранить до момента ликвидации организации.

Срок хранения первичных документов и прочих регистров бухгалтерского учета составляет пять лет, в частности, для:

  • -бухгалтерских учетных регистров (главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости и т. п.);
  • -«первички», служащей основанием для бухгалтерских проводок (накладные, акты, кассовые и банковские документы и т. п.).

Отметим также: пятилетний срок хранения установлен и для счетов-фактур. Основание — пункт 150 Перечня.

Лицевые счета работников положено хранить в течение 75 лет (п. 153 Перечня). Срок хранения расчетно-платежных ведомостей на выдачу зарплаты составляет пять лет (п. 155 Перечня). Однако при отсутствии лицевых счетов такие ведомости следует хранить в течение 75 лет.

По общему правилу началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором они закончены делопроизводством (п. 2.9 Указаний по применению Перечня).

Однако, для ряда документов срок хранения начинает исчисляться в порядке, отличном от общего.

Так, например, исключение из общего правила составляют книга покупок и книга продаж. Начало срока их хранения (пять лет) определяют с даты последней записи (а не с 1 января следующего года). Об этом сказано в пунктах 15 и 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914.

Особый порядок исчисления сроков предусмотрен и в самом Перечне. В частности, пятилетний период хранения начинает течь:

  • -для договоров (на оказание аудиторских услуг, кредитных, хозяйственных, имущественного страхования) — с момента истечения срока действия;
  • — для договора о материальной ответственности — с момента увольнения материально ответственного лица;
  • -для свидетельств о постановке на учет в налоговой инспекции — с момента снятия организации с налогового учета.

Для хранения бухгалтерских документов учреждение должно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. В частности, бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Документы с грифом «коммерческая тайна» держат в сейфах. Остальные бумаги хранят в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Чтобы обеспечить условия для хранения документов бухгалтерии, учреждение может организовать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В архив передают документы постоянного (вечного) и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги (срок хранения до 10 лет включительно) хранят в бухгалтерии до их уничтожения. Основание — пункты 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Уничтожению документов с истекшим сроком хранения предшествует их экспертиза, на которой выделяют документы постоянного, временного хранения и подлежащие уничтожению. Указанные мероприятия в учреждении осуществляет экспертная комиссия, назначенная приказом руководителя.

Уничтожить документы можно двумя способами.

  • 1. Воспользовавшись услугами специализированной организации. В указанной ситуации передача документов на уничтожение оформляется приемосдаточным актом или накладной, где указываются дата их передачи, количество сдаваемых дел и их вес. Передача бумаг на утилизацию должна проходить под контролем работника, ответственного за обеспечение сохранности документов.
  • 2. Уничтожить документы самостоятельно. К примеру, путем сожжения либо воспользовавшись уничтожителем бумаг. В этом случае факт уничтожения устаревших документов должна зафиксировать экспертная комиссия, составив соответствующий акт. В связи с отсутствием унифицированной формы указанного акта он составляется в произвольной форме (пример в приложении).

Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Государственный технический университет»

Акт об уничтожении документов

Экспертная комиссия в составе:

председателя комиссии — заместителя руководителя учреждения Третьяковой Т.Я., членов комиссии:

  • — главного бухгалтера Ивановой Г.М.;
  • — главного специалиста отдела учета Петровой И.А.;
  • — ведущего бухгалтера отдела учета Сидоровой М.Е.

составила настоящий акт об уничтожении документов, перечень которых утвержден актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, от 25 декабря 2009 г. № 64.

Документы подлежат уничтожению в связи с истечением сроков их хранения по состоянию на 1 января 2010 года.

Указанные документы были уничтожены путем сожжения в присутствии членов комиссии.

МСБ создаются на небольших и средних предприятиях. Они оснащены вычислительными, суммирующими и счетно-табличными машинами и выполняют наиболее трудоемкие счетно-вычислительные работы — таксировку документов, выписку счетов-фактур, составление расчетов по заработной плате, подсчет оборотных ведомостей и т. п.  

После таксировки документы подвергаются группировке. Группировку проводят по однородности содержания хозяйственных операций, в разрезе материально-ответственных лиц и структурных подразделений, а также отдельно по поступлению (приходу)  
Правильность таксировки документов.  
Таксировка документов — выражение натуральных показателей в денежном измерении и подсчет суммы.  
Таксировка документов — определение денежной оценки операций, зафиксированных в документах в натуральных величинах.  
ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ — подготовка документов для записи в соответствующие учетные регистры. Поступающие в бухгалтерию документы проверяются с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций, соблюдения формы документов и наличия в них обязательных реквизитов, правильности арифметических вычислений и подсчетов. Затем производят расценку (таксировку) документов и их группировку. Заканчивается О.д. установлением корреспонденции между счетами по хозяйственным операциям, зафиксированным в документах. Корреспонденция счетов обозначается на самих документах или оформляется мемориальными ордерами.  
При полной механизации машиносчетная станция выполняет все операции по учету, начиная с таксировки документов и кончая составлением бухгалтерского баланса. При частичной механизации выполняются отдельные виды учетных работ (начисление заработной платы, расчеты с поставщиками, обработка транспортных документов и т. п.).  
Таксировку и контроль таксировки документов выполняют на вычислительных машинах с накапливающими счетчиками, так как при этом можно получить итоговые суммы по пачке документов для записи в контрольный регистрационный журнал.  
После таксировки документы передаются для обработки на суммирующей машине с широкой кареткой, на которой оператор составляет накопительную ведомость.  
В целях предотвращения ошибок таксировки документов и своевременного выявления таких ошибок первичные документы подвергаются первой таксировке на вычислительной машине, и в них оператор записывает сумму (результат умножения цены на количество). Суммы приходных документов накапливаются в накопительном счетчике вычислительной машины и дают контрольную сумму прихода. Аналогично этому получается контрольная сумма расхода. Контрольные суммы по складу подразделяются по балансовым счетам материальных ценностей. По окончании месяца данные прихода и расхода по журналу после разноски документов за пятидневку сопоставляются с контрольными суммами за каждую пятидневку и в целом за отчетный месяц. При ведении материального учета копировальным методом нет необходимости вести групповой учет и сверять данные стоимости в разрезе групп материалов.  
Если в документе есть арифметические подсчеты, то проверяются и они. Но таксировка документов (умножение количества на учетную цену) производится на вычислительных машинах.  
ТАКСИРОВКА ДОКУМЕНТОВ -денежная оценка операций, зафиксированных в документах в натуральных единицах.  
В условиях применения ПВМ и ЭВМ данные бухгалтерского учета сверяются с данными складского учета механизированным путем. Для этого карточки складского учета ежемесячно после выведения остатков материалов на конец месяца передаются с согласия материально ответственных лиц на вычислительную установку (МСС или ВЦ). На основании перфокарт, пробитых с карточек складского учета, составляется или сальдово-сличительная или оборотно-сличительная ведомость. При этом таксировка документов и складских карточек контролируется автоматически в процессе составления указанных ведомостей. Если складские карточки на вычислительную установку не передаются, то на основе первичных документов составляется обычная табуляграмма-оборотная ведомость (количественно-суммовая), конечные остатки которой сверяются вручную с остатками в карточках складского учета.  
Бухгалтерская обработка документов состоит из нескольких этапов, или стадий, и производится в таком порядке проверка сущности совершенных хозяйственных операций, отраженных в документах арифметическая проверка цифр таксировка документов исправление ошибок, обнаруженных в документах разметка корреспондирующих счетов на документах гашение документов.  
Таксировка документов. Выражение таксировка документов , применяемое на практике, неточно обозначает производимую работу.  
Таксировка документов — определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документах. Многие поступающие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели. При таксировке в таких документах указывают цены и суммы.  
Фактурные машины — группа счетно-табличных текстовых машин, которые представляют собой соединение пишущей машины со счетным механизмом. На этих машинах можно выписывать счета-фактуры, составлять сметы, сличительные ведомости н другие таблицы. При этом автоматически производится таксировка документов и подсчет итогов.  
Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются таксировке. Таксировка — это определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документах. Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели. При таксировке в таких документах указывают цены и суммы. После таксировки документы группируются, т. е. подготавливаются к записям в учетные регистры. В производственных объединениях и на предприятиях составляется большое количество документов. Если бы каждый документ записывался отдельно в счета бухгалтерского учета, то это бы усложнило учет, сделало его громоздким. Для сокращения учетных записей документы группируются по однородным признакам и за определенный период. Например, кассовые документы группируются за каждый день по приходу и расходу, что находит отражение в отчете кассира. Аналогично группируются документы по приходу и расходу материалов, отгрузке продукции. Для этого используются средства вычислительной техники.  

После таксировки документы, как правило, группируют, т. е. собирают за определенный период (день, пятидневку, месяц) по однородным признакам, например кассовые документы, документы по движению материалов, по отгрузке и реализации продукции, банковские документы и др. По каждой группе документов подсчитываются общие итоги, чтобы затем сократить количество учетных записей на бухгалтерских счетах. Группировка документов завершается составлением сводных (группировочных) ведомостей путем накапливания поступающих документов и группировки содержащихся в них данных по тем или иным однородным признакам.  
Таксировка документов — определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документах. Многие поступающие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели. При  
Таксировка документов. Определение денежной оценки операций, зафиксированных в документах в натуральных величинах, то есть перевод операции из натурального в денежный измеритель.  
Таксировка документов заключается в проставлении в них наряду с количественными показателями операции ее денежного выражения. Расценка производится либо в момент создания документа, либо при его обработке в бухгалтерии.  
Прежде всего определяют стоимость отпущенных материалов по учетным ценам путем таксировки принятых от склада расходных документов, т. е. умножения количества отпущенного материала на его учетную цену и суммирования полученных результатов.  
Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются счетной обработке, которая заключается в таксировке и составлении проводок. Таксировка представляет собой расценку операции, т. е. определение ее денежного выражения путем умножения натуральных показателей на их цену (если  
В ЭВМ проводится обработка исходной информации систематизация и группировка, таксировка, калькуляция и т. д., а также формирование учетных документов, т. е. строго определенное расположение учетных признаков и показателей в запоминающих устройствах ЭВМ, обеспечивающее вывод на печать выходной информации по установленным формам учета и отчетности.  
Источники этих данных «- первичные документы об объемах транспортных услуг, оказываемых отдельными единицами транспорта в течение дня. Исходные данные для определения удельных услуг транспорта, работающего по тарифу за 1 т перевезенного груза, приводятся в товарно-транспортных накладных, в которых отражаются дата, наименование перевозимого груза, место погрузки и разгрузки, подразделение-заказчик транспорта, таксировка услуг.  
Принятые после проверки документы подлежат дальнейшей обработке в бухгалтерии организации. Обработка документов начинается с таксировки.  
Под расценкой, или таксировкой, документов понимают денежную оценку указанных в документе материальных ценностей. Группировка — это подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами. На основе групп первичных документов часто составляют сводные. Разметка, или контировка, заключается в определении и записи корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.  
Таксировать — это значит расценить что-либо, проставить в документе цену пли расценку чего-либо. Следовательно, можно говорить о таксировке чего-либо в документах, а не о таксировке документов. В этом понимании таксировка производится до бухгалтерской обработки документов. Например, на складе предприятия таксируются в приходных ордерах материальные ценности, поступившие на склад, в требованиях — материальные ценности, отпущенные со склада в цехах предприятия таксируются работы в рабочих нарядах. Таксировка в документах производится для исчисления стоимости таксируемых материальных ценностей ( путем умножения их количества на цену), заработка за выполненную работу и в других случаях.  
ТАКСИРОВКА ДОКУМЕНТОВ (англ pri e-fixing) происходит, когда необходимо провести денежную оценку хозяйственных операций, существующих в документах, так как многие бухгалтерские документы содержат только натуральные показатели. При таксировке в таких документах проставляются цены и суммы.  
Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются счетной обработке, которая заключается в таксировке и составлении проводок. Таксировка представляет собой расценку операции, т. е. определение ее денежного выражения путем умножения натуральных показателей на их цену (если в документах показаны только натуральные измерители). Затем по документу составляется счетная формула, т. е. указываются корреспондирующие счета, по которым должна быть записана операция. Счетная формула в практике называется проводкой, контировкой, мемориальным ордером или статьей. Проводка может быть составлена по отдельному документу или по группе однородных документов. Она составляется либо на бланке специальной формы, либо непосредственно на самом документе путем постановки контировочного штампа или разметки от руки.  

Определяем денежную оценку

Таксировка бухгалтерских документов означает определение денежной оценки (суммы по операции), когда указан лишь натуральный измеритель. Иными словами, таксировка бухгалтерских документов – это умножение количества на цену. Как правило, эта процедура применяется при ручном или комбинированном способе заполнения первичных документов (частично – на компьютере, частично – от руки). Хотя при ведении бухгалтерского учета на компьютере занесение количественных данных в базу и автоматическое определение их стоимости есть такая же таксировка.

В наряде на сдельную работу, к примеру, может быть заполнен только объем выполненной работы в натуральном измерении. А проставление расценок и определение общей стоимости может производиться бухгалтерией на основании утвержденных ставок.

Таксировка может производиться как самим работником, составившим первичный документ, так и бухгалтером, оператором или специальным работником – таксировщиком. Так, Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37 был утвержден Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, где в числе служащих поименована должность таксировщика, в чьи должностные обязанности входит таксировка первичных документов (нарядов, материальных приходных ордеров, требований, накладных и др.) и подсчет итогов по каждому виду документа.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *