Учет медикаментов в больницах

Содержание

Основные аспекты учета медикаментов

Учет медицинских средств в лечебных учреждениях, действующих на средства бюджета, ведется согласно инструкции, утвержденной приказом Минздрава СССР от 02.06.1987 № 747. Этот документ действует и на сегодняшний момент. В соответствии с этой инструкцией учитываются лекарства, вакцины, минеральные воды для лечения, материалы, произведенные из лекарственных растений, перевязочные материалы, тара и соответствующие вспомогательные активы.

Некоторые виды лекарств (назовем их особыми) должны учитываться в специально разработанных формах по каждому средству в количественном выражении. Это спирт, ядовитые, содержащие наркотические компоненты, дорогостоящие вещества, а также клинически исследуемые медикаменты и тара. Особые указания по работе с ядовитыми, наркотическими и сильнодействующими средствами и по их учету изложены в приказе Минздрава от 03.07.1968 № 523. В учреждении должны быть назначены сотрудники, которые будут отвечать материально за сохранность препаратов. Кроме этого, руководители лично отвечают за правильное хранение, обоснованное использование и учет лекарств.

Учет медикаментов в бюджетных учреждениях с аптекой

Инструкция (приказ № 747) содержит четкие правила составления документов, содержащих информацию по движению медикаментов. Медицинские средства принимаются к бухучету по фактической стоимости и в аптеке, и в бухгалтерии организации. В таблице ниже рассмотрены все документы и регистры по поступлению и выбытию медикаментов, обязательные к использованию в аптеке организации (формы утверждены приказом Минздрава от 30.12.1987 № 1337).

Хозяйственная операция

Документ

Регистры учета, которые ведутся аптекой

Нюансы оформления

Медикаменты поступили от поставщика

Счет от продавца

1. Книга регистрации счетов, поступивших в аптеку (форма 6-МЗ).

2. Отчет аптеки о приходе и расходе аптекарских запасов в денежном (суммарном) выражении, (форма 11-МЗ)

Отчет подготавливается в 2 экземплярах. 1 экземпляр заверяется заведующим аптекой и передается в бухгалтерию, 2-й экземпляр хранится у заведующего аптекой. Корректность отчета отслеживается бухгалтерией и главой учреждения. Согласно отчету в бухгалтерском учете записываются транзакции списания лекарств

Медикаменты выданы из аптеки для использования

Накладная (требование)

1. Книга учета протаксированных накладных (требований) (форма 7-МЗ).

2. Отчет аптеки о приходе и расходе аптекарских запасов в денежном (суммарном) выражении, (форма 11-МЗ)

Оформляется 2 экземпляра накладной. 1 экземпляр для аптеки, 2-й — остается у материально ответственного лица отделения, которому были переданы аптекарские запасы. Страницы формы 7-МЗ нумеруются и подписываются главным бухгалтером, итоговые результаты переходят в форму 11-МЗ

Приход/расход особых лекарственных средств (предметно-количественный учет)

Счет от продавца / накладная (требование)

Книга предметно-количественного учета аптекарских запасов (форма 8-МЗ)

Страницы книги нумеруются и подписываются главным бухгалтером

Расход особых лекарственных средств (предметно-количественный учет)

Накладная (требование)

Ведомость выборки израсходованных лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету (форма 1-МЗ)

Ведомость заверяется заведующим аптекой или его замом. Итоговая сумма выданных в этот день материальных ценностей переходит в форму 8-МЗ

Безошибочность составления регистров учета медицинских средств проверяется специально назначенным бухгалтером с интервалом в квартал или чаще, проверка происходит не сплошная, а выборочная. Просмотренные первичные документы и регистры должны быть отмечены подписью работника бухгалтерии.

Вспомогательные материалы относятся к расходам сразу, как только поступили в аптеку. Стоимость невозвратной тары, которая включена поставщиком в стоимость лекарств, списывается на расходы одновременно со списанием соответствующих лекарств.

Также важной процедурой внутреннего контроля медикаментов является ежегодная инвентаризация. Особые лекарственные средства пересчитываются каждый месяц. Глава учреждения обязан лично контролировать результаты инвентаризации.

Учет медикаментов в бюджетных учреждениях без аптеки

В учреждениях, не имеющих собственной аптеки, обеспечение медикаментами происходит из хозрасчетной аптеки. Хозрасчетная аптека работает как коммерческая организация и в основном служит рядовым покупателям, но также может обслуживать небольшие лечебные учреждения и медпункты. Медикаменты выдаются в количестве, необходимом для удовлетворения текущих нужд учреждения; лимиты оговорены инструкцией. Получение лекарств происходит строго по доверенности. В таблице ниже указаны используемые документы для оформления движения медикаментов.

Хозяйственная операция

Документ

Регистры учета

Особенности оформления

Медикаменты поступают сразу в отделение

1. Накладная (требование).

2. Счет от поставщика с приложенными накладными за какой-либо оговоренный период

Накладная (требование) оформляется в 4 экземплярах, отдельно для каждого вида средств по каждому отделению. Работник бухгалтерии списывает израсходованные медикаменты на основании счета

Поступление особых лекарственных средств

Накладная

Отчет о движении лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету (форма 2-МЗ)

Оформляется 5 накладных для особых лекарств отдельно для каждой группы по каждому отделению

Бухгалтерский учет медикаментов

Бухгалтерский учет медикаментов в бюджетных организациях регулируется единым планом счетов и инструкцией к нему, утвержденными приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н, а также частным планом счетов, утвержденным приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н. Для их учета предусмотрен счет 010500000 «Материальные запасы», субсчет 010501000 «Медикаменты и перевязочные средства».

Подробнее про рабочий план счетов бюджетного учета на 2018 год рассказывает эта статья.

В зависимости от того, осуществляется ли движение запасов в целях бюджетной или коммерческой деятельности, цифра в 18-м разряде номера счета меняется:

  • 1 — бюджетная деятельность (счет 110501000);
  • 2 — деятельность, которая приносит доход (счет 210501000).

Подробнее об обозначении разрядов в номере счета читайте в статье «Нефинансовые активы в бюджетном учете — это…».

Далее рассмотрим часто встречающиеся проводки по движению медикаментов без указания кода вида финансового обеспечения (деятельности).

Медикаменты приходуются учреждениями по фактической стоимости, в которую входит стоимость, уплачиваемая поставщику, суммы за сопутствующие услуги, таможенные пошлины, а также другие расходы, связанные с покупкой материалов. Списание стоимости материальных запасов может происходить 2 способами:

  • по фактической стоимости отдельного предмета;
  • по средней фактической стоимости.

Выбранный способ для соответствующего актива или группы активов должен применяться последовательно в течение всего отчетного года.

Проводка

Описание проводки

Дт 010500000 «Материальные запасы» (010521340, 010531340)

Кт 030234730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

Покупка медикаментов

Дт 010500000 «Материальные запасы» (010521340, 010531340)

Кт 030404340 «Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов»

Передача медикаментов от вышестоящего учреждения

Дт 040120272 «Расходование материальных запасов»

Кт 010500000 «Материальные запасы» (010521440, 010531440)

Использование медикаментов в текущей деятельности

Дт 040110172 «Доходы от операций с активами»

Кт 010500000 «Материальные запасы» (010521440, 010531440)

Списание просроченных, испорченных медикаментов

Дт 220134510 «Поступления средств в кассу учреждения»

Кт 240110130 «Доходы от оказания платных услуг»

Продажа медикаментов через аптеку учреждения. Начислен доход от реализации медикаментов

Дт 240110130 «Доходы от оказания платных услуг»

Кт 210500000 «Материальные запасы» (210521440, 210531440)

Продажа медикаментов через аптеку учреждения. Отражена себестоимость медикаментов

Дт 240110130 «Доходы от оказания платных услуг»

Кт 230304730 «Увеличение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость»

Продажа медикаментов через аптеку учреждения. Начислен НДС

Подробнее об учете материалов в бюджетных учреждениях читайте .

Журналы учета лекарственных средств: образцы и требования

Расскажем, как вести журнал учета лекарственных средств, образец которого приведен в приложении к статье.

В стационарном отделении учетом медикаментов занимается старшая медсестра, которая регистрирует их поступления, расход составляет сопутствующую отчетность.

Главное в статье

  • Приходно-расходные документы
  • Как исправить пометку в журнале
  • Записи о сверке
  • Образцы

В медучреждении или аптеке за ведение предметно-количественного учета лекарств отвечает ответственный фармацевт, провизор или медсестра.

Для облегчения ведения учета расходно-приходные манипуляции с препаратами, которые положено учитывать, фиксируются в специальных учетных формах.

Журнал регистрации операций, связанных с оборотом НС и ПВскачать / открыть >>Список мест хранения ЛС и медизделий в подразделенияхскачать / открыть >>

Отдельная форма журнала предусмотрена лишь для сильнодействующих наркотических веществ, назначаемых пациентам.

Все организации здравоохранения и фармацевтические организации, сталкивающиеся в своей деятельности с приходом и расходом лекарственных препаратов, осуществляют их строгий учет, для чего заводят свои журналы ПКУ.

В частности, это бюджетные и частные медучреждения, различные аптеки, косметологические и врачебные кабинеты.

Рассмотрим некоторые особенности, касающиеся правил ведения учетных форм, о которых мы говорили выше.

Активируйте доступ к журналу «Главная медицинская сестра» и читайте проверенные экспертами статьи:

Какие журналы ПКУ должно вести лечебное учреждение

Журнал, отражающий приходно-расходные операции с наркотическими и сильнодействующими препаратами, а также с прекурсорами таких лекарств;

В каждом отделении медучреждения учитывается приход, расход и остаток лекарственных препаратов.

В больничной аптеке также ведется отдельный журнал, в котором регистрируются манипуляции по приему и отпуску лекарственных препаратов.

Основной журнал учета лекарственных средств (образец в Приложении) позволяет медработнику фиксировать поступление медикаментов, их расходование при выполнении врачебных назначений, ежемесячно сверять остатки препаратов.

Ведение учета лекарств в отделениях стационара

Все медикаменты, поступающие в медучреждение, имеют сопроводительную документацию, как правило, это накладные.

При поступлении всей партии лекарств в медучреждение, главная медсестра должна изучить потребность отдельных кабинетов и отделений в различных препаратах, и распределяет их между ними.

Кроме того, по информации, поступившей от старших медсестер отделений, главная медсестра составляет сводную отчетность по медучреждению о препаратах, подлежащих ПКУ, и направляет отчет формы 2-МЗ в централизованную бухгалтерию, после чего он подписывается главным врачом.

Оборот лекарств в медорганизации: что нужно знать главной медсестре

Учет сильнодействующих и наркотических препаратов в медучреждении

Одним из условий получения медицинской лицензии является наличие в организации учета лекарственных препаратов. И все документы, по которым такой учет организуется подлежат строгому учету.

Это значит, что их ведение подчиняется определенным требованиям, а инспектирующие органы имеют право запросить нужные им документы для того, чтобы проверить правильность их заполнения и соответствие учета требованиям нормативных актов.

Главный врач назначает ответственное должностное лицо, которое отвечает за ведение учетных форм. На данный момент одинаковую силу имеют как журналы, заполняемые вручную, так и заполняемые в компьютере и впоследствии распечатанные.

Система «Главная медсестра» в формате удобной таблицы подготовила список лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету.

Развернуть таблицу

Страницы в бумажном журнале предварительно нумеруются, а сам он прошнуровывается и скрепляется печатью медучреждения за подписью главного врача. Каждый журнал имеет срок действия в течение одного года.

Журналы позволяют медработникам с точностью устанавливать остатки медикаментов за счет постоянной фиксации операций по их приходу и расходу по отделению.

В графах унифицированного журнала регистрируются следующие сведения:

  • порядковый номер записи;
  • название медикамента;
  • единицы, в которых измеряется его наличие (ампулы, стандарты, флаконы);
  • данные о поступлении препарата, которые отражаются в приходной документации и позволяют идентифицировать день поступления лекарств и их количество;
  • данные о выдаче препаратов медработникам в отделения;
  • количество отпущенного препарата;
  • остаток препарата (сверяется в последний день месяца);
  • примечания медработника.

Листы электронных ЖУ каждый месяц распечатываются, пронумеровываются, подписываются сотрудником, ответственным за ведение и хранение журналов ПКУ, и брошюруются следующим по следующим критериям:

  • название препарата;
  • дозировка;
  • лекарственная форма.

Любой журнал учета лекарственных средств не должен храниться вместе с другими документами старшей медсестры.

Поскольку это документ строгой отчетности, он должен храниться в запираемом шкафу или сейфе, доступ к которому имеет медработник, отвечающий за учет медикаментов.

Скачайте порядок хранения меддокументации

Перед началом нового года старые журналы нужно закончить и отправить их на хранение в архив медучреждения, где они будут храниться не менее 3-х лет.

Журнал, который ведется медработником в электронной форме, нужно хранить и вести точно также, как и бумажный вариант с некоторыми особенностями:

  • листы журнала заполняются в компьютере;
  • ежемесячно заполненные страницы распечатываются, пронумеровываются;
  • листы сшиваются с соответствующими листами к каждому препарату или его разновидности;
  • в конце года журнал формируется окончательно, подписывается ответственным лицом главным врачом, после чего направляется в архив.

Как правило, за учет лекарств в отделении отвечает старшая медсестра, и только она может фиксировать изменения их количественного состава в специальном журнале. Для этого нужно выделить отдельное время, например, в конце дня. К этому времени в отделения поступят все препараты и сопровождающие их документы.

Полученные данные или записываются в журнал ручкой, или печатаются на компьютере.

Нельзя вносить данные по всем препаратам без разграничения – отдельные разделы выделяются не только для разных лекарств, но и по каждой их лекарственной форме и дозировке.

Точно также вносится и расход. У аптек свои особенности – отдельно они учитывают рецептурные и безрецептурные препараты, чтобы вести строгий учет полученных из медучреждений рецептов.

Активируйте доступ к системе Главная медсестра и читайте проверенные экспертами статьи:

Как исправить запись в журнале ПКУ

Записи в журнале нужно вести правильно и аккуратно. Однако, если старшая медсестра будет торопиться, можно сделать ошибку. Как ее исправить:

  1. Одинарной чертой зачеркнуть запись с ошибкой.
  2. Рядом внести правильную запись.

Не допускается в журнале пользоваться корректором или делать прочие подчистки.

В материале журнала Главная медицинская сестра, разъясним как систематизировать получение, хранение и отпуск лекарств, если им занимаются разные сотрудники – главные, старшие медсестры, а также рядовой средний медицинский персонал.

Воспользуйтесь инструкцией, в которой воедино собраны все основные требования к обороту лекарств в медорганизации.

Сверка наличия лекарственных препаратов

В конце месяца ежемесячно старшая медсестра, которая занимается учетом медикаментов, должна сверить произведенные за период записи с реальным количеством препаратов, хранящихся в отделении.

Запись о сверке вносится в журнал по каждому препарату, его дозировкам и иным формам.

Сопровождающие препараты документы нельзя уничтожать – они аккуратно сшиваются вместе и хранятся в сейфе рядом с учетным журналом. То же самое касается и расходных документов.

Указывается ли остаток лекарственного препарата в Журнале учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения, если до этого он не использовался длительное время? Каковы правила его списания?

Порядок ведения предметно-количественного учета в учреждениях здравоохранения предписывает фиксировать в соответствующем журнале остаток препарата, подлежащего ПКУ, ежемесячно вне зависимости от того, использовался он в ближайшее время или нет. Если препарат по какой-либо причине пришел в негодность до того, как истек срок его годности, он должен быть списан.

Это происходит комиссионно и сопровождается составлением Акта о списании товарно-материальных ценностей. В состав комиссии обязательно должен входить сотрудник бухгалтерии ЛПУ.

Предусмотрена ли специальная форма журнала учета наркотических обезболивающих препаратов, сданных родными скончавшихся тяжелобольных пациентов, в амбулаторно-поликлиническом учреждении?

Положение о списании и уничтожении наркотических анальгетиков, не использованных пациентами, страдающими тяжелыми соматическими патологиями, утверждено приказом Минздрава России № 330 от 12.11.97.

Для того, чтобы предотвратить применение наркотических обезболивающих, оставшихся после смерти тяжелобольных пациентов, находившихся дома на паллиативном лечении, не по назначению главные врачи и заведующие учреждениями здравоохранения должны проводить организацию и контроль учета неиспользованных рецептов и остатков наркотических и психотропных средств, сданных близкими родственниками умершего.

Форма журнала утверждена в качестве приложения к Положению приказом Минздрава России №330от 12.11.97. Данный ЖУ должен быть пронумерован, прошнурован, подписан главным врачом и скреплен круглой печатью, указываются следующие сведения:

  • общее количество возвращенных рецептов и препаратов;
  • названия и лекарственные формы препаратов (таблетки, ампулы, порошки для приготовления раствора и проч.);

В указанном ЖУ обязательно прописывается общее число ликвидированных наркотических анальгетиков.

Приложение 1. Журнал учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения

(наименование лекарственного средства для медицинского применения)

(дозировка, лекарственная форма, единица измерения)

Месяц

Остаток

Приход

Всего за

Расход

Всего

Остаток

Фактичес-

Подпись

на 1-е число месяца

От кого получено

№ и дата документа

Коли-

чество

месяц по приходу с остатком

Кому отпущено

№ и дата документа

Коли-

чество

расход за месяц

по журналу учета на конец месяца

кий остаток на конец месяца

уполномочен-

ного лица

Январь

Февраль

Март

Апрель

Май

Июнь и т.д.

Приложение 2. Журнал учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения

(наименование лекарственного средства для медицинского применения)

(дозировка, лекарственная форма, единица измерения)

Месяц

Остаток

Приход

Всего за

Виды

Расход

Расход за

Всего за

Остаток

Факти-

Подпись

на 1-е число месяца

Постав-

щик, № и дата документа

Количество

месяц по приходу с остатком

расхода

5 и т.д.

месяц по каждому виду отдельно

месяц по всем видам расходов

по журналу учета на конец месяца

ческий остаток на конец месяца

уполно-

мочен-

ного лица

Январь

по рецептам

по требова-

ниям

Февраль и т.д.

по рецептам

по требова-

ниям

Приложение 3. Журнал учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения

(наименование лекарственного средства для медицинского применения)

(дозировка, лекарственная форма, единица измерения)

Месяц

Остаток

Приход

Всего за

Расход

Всего

Остаток

Фактичес-

Подпись

на 1-е число месяца

От кого получено

№ и дата документа

Коли-

чество

месяц по приходу с остатком

Дата выдачи

№ медицинс-

кого документа (Ф.И.О. больного)

Коли-

чество

расход за месяц

по журналу учета на конец месяца

кий остаток на конец месяца

уполномо-

ченного лица

Январь

Февраль

Март

Апрель

Май

Июнь и т.д.

Как правильно вести учет медикаментов

Отвечает эксперт службы правового консалтинга компании «Гарант» Анна Киреева:

Рассмотрев вопрос мы пришли к выводу, что учет медикаментов в бухгалтерском учете бюджетного учреждения от старшей медицинской сестры на пост осуществляется в порядке, определенном учетной политикой учреждения.

При организации бухгалтерского учета бюджетные учреждения руководствуются положениями:

— инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 г. № 157н;

— федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы», утвержденного приказом Минфина России от 31.12.2016 г. № 256н;

— инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 г. № 174н.

Кроме того, в части, не противоречащей изданным позднее нормативным правовым актам, учреждения здравоохранения могут использовать положения инструкции по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения, состоящих на Государственном бюджете СССР, утвержденной приказом Минздрава СССР от 02.06.1987 г. № 747, которая не утратила силу. Например, опираясь на положения инструкции № 747, строят свои разъяснения специалисты финансового ведомства в отношении учета медикаментов, перевязочных средств и изделий медназначения в бюджетных учреждениях здравоохранения.

Отметим, что следует различать бухгалтерский и «специальный» учет медикаментов. Предметно-количественный учет лекарственных средств для медицинского применения осуществляется медучреждением согласно ст. 58.1 Федерального закона от 12.04.2010 г. № 61-ФЗ «Об обращении лекарственных средств». В частности, данной нормой устанавливаются перечень лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, а также порядок их «специального» учета и соответствующие документы. Кроме того, особенности предметно-количественного учета лекарственных средств в учреждениях, имеющих аптеку, описаны в разделе II инструкции № 747.

П. 45 инструкции № 747 предусмотрено, что стоимость лекарственных средств, выданных в отделения (кабинеты) учреждения, списывается в расход. Данная норма может быть обусловлена тем, что лекарственные средства отпускаются аптекой отделениям (кабинетам) в размере текущей потребности: ядовитые лекарственные средства – 5-дневной, наркотические – 3-дневной, все остальные – 10-дневной (п. 19 инструкции
№ 747). А также в отделении (кабинете) не допускается создание запасов лекарственных средств сверх текущей потребности (п. 11 инструкции № 747).

Наряду с этим списание материальных запасов в бухгалтерском учете осуществляется на основании положений инструкций №№ 157н, 174н. Данные нормативные правовые акты не содержат особенностей списания медикаментов. Они списываются в общем порядке, предусмотренном для списания материальных запасов.

При этом важен вопрос момента списания материальных запасов, который определяется учреждением самостоятельно при соответствующем обосновании данного решения и закрепляется в учетной политике учреждения. При принятии решения о моменте списания лекарственных препаратов учреждению следует избегать крайностей и учитывать, что они делятся на потребляемые и непотребляемые. Кроме того, желательно определить, насколько важно обеспечить контроль за сохранностью конкретной группы (вида) материальных ценностей, насколько они значимы. Например, не вызывает сомнения значимость особого учета наркотических средств.

При этом следует понимать, что действующие нормативные правовые акты не устанавливают четких границ между потребляемыми и непотребляемыми материальными запасами; а также имуществом, подлежащим списанию прямым расходом при выдаче из мест хранения, и ценностями, которые могут списываться с баланса только после оформления дополнительных документов.

Учет медикаментов на балансе учреждения в течение всего времени их использования позволит избежать претензий со стороны контролирующих органов. В то же время польза, извлекаемая из формируемой в бухгалтерском учете информации, должна быть сопоставима с затратами на ее подготовку.

Таким образом, в медицинском учреждении в соответствии с принятым решением, закрепленным в учетной политике, выбытие медикаментов может осуществляться как прямым расходом при их выдаче со склада в отделение, так и по факту оказания медицинской услуги. Если в учреждении принимается решение о списании с бухгалтерского учета медикаментов непосредственно по факту оказания медицинской услуги, то в таком случае медикаменты, переданные старшей медицинской сестре, продолжают учитываться на счете 105 01 до момента их списания. На основании сведений, получаемых медсестрой с поста с периодичностью, установленной учреждением (но не реже 1 раза за интервал, для которого установлен размер текущей потребности), она фиксирует дату выбытия медикаментов, которой затем отражается их выбытие в бухгалтерском учете. Иными словами, в бухгалтерском учете отражается списание по счету 105 01 в порядке абзаца 1 п. 37 инструкции № 174н.

Выбытие медикаментов осуществляется на основании решения постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного оправдательным документом – Актом по форме, установленной нормативными правовыми актами, принятыми в соответствии с законодательством РФ Минфином России (п. 34 инструкции № 157н). Таким актом может быть Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). К нему, в частности, могут прикладываться документы, на основании которых осуществляется фактическое расходование лекарственных средств (приложение № 5 к приказу Минфина России от 30.03.2015 г. № 52н). То есть документы по «специальному» учету медикаментов.

Для целей отражения в учете остатков медикаментов, переданных на пост, может быть предусмотрено ведение дополнительного аналитического учета на счете 105 01 медикаментов, переданных старшей медсестрой непосредственно в отделение. Например, медикаменты учитываются на балансовом счете 105 01 с указанием материально ответственного лица – старшей медсестры. При их передаче в отделение отражается их внутреннее перемещение со сменой аналитики, например, «медикаменты на посту». Списание медикаментов в бухгалтерском учете со счета 105 01 в таком случае будет также производиться на основании Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230), составленного по данным, представленным старшей медсестрой.

Следует отметить, что подобный вариант учета является правом, а не обязанностью учреждения. Конкретное решение о порядке учета и списания медикаментов принимается медорганизацией и закрепляется в рамках формирования ее учетной политики. Принимая такое решение, необходимо сопоставить возможные трудозатраты с полученным результатом.

На основании изложенного в рассматриваемой ситуации могут быть отражены следующие бухгалтерские записи:

  1. Дебет 0 105 01 340 (медикаменты, выданные на пост) Кредит 0 105 01 340 (медикаменты у старшей медсестры) – отражены выданные на пост медикаменты.
  2. Дебет 0 109 60 272 Кредит 0 105 01 440 (медикаменты, выданные на пост) – отражено списание фактически израсходованных медикаментов, формирующих себестоимость конкретной услуги, непосредственно по факту оказания медицинской услуги.

3 мая 2018 Логистика медикаментов как точка оптимизации затрат медицинских организаций

Источник: Менеджер здравоохранения, №4.2018, с.30-38
Автор статьи: Гайдуков А.И., Жупанова Д. Б., Реброва Е. Л., Кузнецова С. Г.
Статья о продукте: 1С:Медицина. Больничная аптека 1С:Медицина. Больница

А.И. Гайдуков,
к.ф.-м.н, руководитель разработки линейки 1С:Медицина, фирма «1С», г. Москва, Россия

Д.Б. Жупанова,
руководитель направления по автоматизации АХД медицинских организаций, фирма «1С», г. Москва, Россия

Е.Л. Реброва,
начальник управления организационного обеспечения и контроля качества медицинской деятельности, Клинический центр ФГАОУ ВО Первый МГМУ им. И.М. Сеченова Минздрава России, г. Москва, Россия

С. Г. Кузнецова,
аспирант, ФГБУ Центральный научно-исследовательский институт организации и информатизации здравоохранения МЗ РФ, г. Москва, Россия

Методы

Рассмотрим основные этапы снабжения лекарственными препаратами в медицинских организациях :

  • формирование годовых потребностей больницы в медикаментах:
    • консолидация годовых потребностей подразделений больницы;
    • составление плана-графика закупок;
    • формирование лотов и формирование извещений о закупке по 44-ФЗ или 223-ФЗ (для государственных и муниципальных учреждений);
    • заключение контракта на поставку, в спецификации к контракту указывается перечень закупаемых товаров;
  • формирование оперативных (в течение года) потребностей больницы в медикаментах:
    • оформление заказов на поставку товаров;
    • поступление в аптеку медицинской организации;
    • квартальная корректировка годовых потребностей (плана графика);
  • распределение по подразделениям поступивших на склад медикаментов.

Необходимость закупки товаров определяется скоростью потребления товаров, промежутком времени между размещением заказа поставщику и поставкой товара, а также уровнем их запасов на складе и в подразделениях. В теории управления запасами выделяют несколько методов поддержания уровня запасов :

  • заказ под заказ – потребности на закупку формируются по заказам подразделений. Складские запасы аптеки не учитываются. Этот метод обычно используется для дорогостоящих позиций, которые имеют эпизодическое потребление.
  • расчет по статистике – выполняется прогноз расхода товаров согласно статистике потребления: в расчет берется среднее значение за выбранный интервал детализации (например, среднедневное потребление, среднемесячное потребление). При снижении остатка до уровня, необходимого на время пополнения запаса, формируется требование на пополнение, исходя из предполагаемого среднего потребления. Этот метод хорошо показывает себя при ритмичном и регулярном потреблении номенклатурной позиции.
  • min-max – при каждом снижении остатка до заданного минимума происходит пополнение до фиксированной максимальной величины запасов.

Для разных номенклатурных позиций могут применяться различные методы поддержания уровня запасов. Метод min-max при его простоте сильно зависит от исходных статистических данных и не позволяет оптимально сбалансировать запасы . Для поддержания уровня медикаментов в стационарах используется редко.

Организация лекарственного обеспечения в условиях государственных закупок имеет определенные особенности: промежуток времени между размещением заказа и поставкой товара в учреждение зависит от способа размещения заказа (торги, запрос котировок цен или закупка у единственного поставщика), а сам способ размещения заказа зависит от суммы размещаемого заказа. Время от размещения лота на торговой площадке до поставки препарата в аптеку может достигать 1,5-2 месяцев.

Виды количественного и суммового учета запасов на складе, применяемых для учета медикаментов:

  • Серийный учет – учет материальных запасов в разрезе серий и сроков годности. Ведение серийного учета является обязательным для лекарственных препаратов и медицинских расходных материалов .
  • Партионный учет – методика учета материальных запасов на складах организации, при котором фиксируются партии поступления товара на склад с указанием времени, стоимости и количества . Может применяться одновременно с серийным учетом.

Децентрализованная схема снабжения

Основным документом, регламентирующим организацию и порядок учета лекарственных препаратов в учреждениях здравоохранения, является «Инструкции по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения, состоящих на Государственном бюджете СССР», утвержденная приказом Минздрава СССР от 2 июня 1987 года N 747 . Исторически сложившаяся практика планирования обеспечения медикаментами сводится к сбору заявок, составляющих потребности подразделений (годовой и оперативный план) в бумажном виде или в электронных таблицах. Такая схема не имеет обратной связи: сопоставления годового плана закупок с распределяемыми по отделениям медикаментами в течение года. Как правило, процесс планирования обеспечения не автоматизирован, а ручное сопоставление заявленных потребностей и их исполнения слишком трудоёмкий.

В этой схеме хранения запасов организовано на трёх уровнях (рис.2):

  1. больничная аптека;
  2. склад старшей медицинской сестры;
  3. запасы постов и кабинетов.

Складской учет, как правило, ведется только на уровне склада больничной аптеки. Автоматизация тотального предметно-количественного учета медикаментов на складе обычно вызвана требованиями законодательства в части бухгалтерского учета. Поэтому возможны две схемы организации такого учёта: автоматизирован складской учёт (он является первичным), в бухгалтерскую программу проводится трансляция суммовых или количественно суммовых проводок по счёту движения материалов; второй вариант: весь учёт ведётся материальными группами бухгалтерии непосредственно в программах бухгалтерского учета. На сегодняшний день бухгалтерский учет в РФ автоматизирован во всех больницах (100% покрытие). При этом запасы в подразделениях не учитываются, так как в бухгалтерском учете, как правило, моментом списания считается выбытие товара из больничной аптеки.

Рис. 2. Схема организации складов с указанием уровня автоматизации

Согласно приказу 747 на складах подразделений должен быть запас медикаментов на 3-10 дней. Таким образом, управление запасами осуществляется на уровне подразделений, а больничная аптека выполняет роль посредника и работает по схеме «заказ под заказ» с ответственным хранением медикаментов.

Для выполнения требований приказа 747 по таксировке (определения стоимости отпущенных материальных ценностей) и печати формы АП-73 «Стеллажная карточка» необходимо ведение партионного учета в аптеке.

Децентрализованная схема снабжения показана на рис. 3.

Рис.3. Децентрализованная схема снабжения

Особенности схемы:

  • Складской учет ведется на уровне складов организации.
  • Списание товаров производится в момент перемещение в подразделение.
  • Фактический расход материалов не регистрируется.
  • Формирование годовых и оперативных потребностей больницы в медикаментах производятся в подразделениях, больничная аптека работает по схеме «заказ под заказ».
  • Лекарственные назначения выполняются по остаткам подразделений.

Недостатки схемы:

  • Невозможность оценить уровень запасов в медицинской организации в целом.
  • Объективно оценить обоснованность сформированных в подразделениях потребностей не представляется возможным.
  • Так как склады подразделений имеют ограниченные размеры, то запасы, приобретенные по потребностям подразделения, хранятся в больничной аптеке и становятся доступными к заказу всему подразделениями. Для контроля распределения закупленных препаратов с потребностями подразделений приходится применять сложные схемы, например, резервирование или раздельное хранение.
  • Нет контроля над непревышением бюджета закупок медикаментов по каждому подразделению, так как это не входит в зону ответственности больничной аптеки.
  • Нет контроля заявок подразделений на закупку по перечню номенклатуры.

Схема снабжения с управлением запасами

Децентрализованная схема снабжения имеет существенный недостаток – отсутствие единой точки управления запасами медикаментов в медицинской организации.

Введение схемы снабжения с управлением запасами подразумеваем создание единого центра контроля запасов медицинской организации – ответственного за запасы. Эту роль может выполнять заместитель главного врача по лечебной работе. Для того чтобы ответственный за запасы мог эффективно выполнять свои функции ему необходима разнообразная информация:

  • уровень текущих запасов медикаментов;
  • уровень потребности в медикаментах;
  • статистика потребления медикаментов.

Для введения схемы снабжения с управлением запасами необходима автоматизация как процессов учёта, так и процессов планирования обеспечения, поэтому к автоматизированному складскому учету медикаментов на складах медицинской организации добавляется автоматизированный оперативный складской учет медикаментов на складах подразделений (склады старших медицинских сестер). Вся заявочная кампания переводится в автоматизированную систему: сбор заявок, консолидация в общий план закупок, сопоставление со складскими остатками, сопоставление с лотами и спецификациями уже заключенных договоров поставки и поставленными товарами, отслеживание исполнения потребностей подразделений, корректировки потребностей. Это позволяет иметь информацию обо всех потребностях и текущих запасах в единой точке, а также накапливать статистику потребления медикаментов по подразделениям.

Рис.4. Общая схема снабжения с управлением запасами

Особенности схемы:

  • Складской учет материалов ведется на 2-х уровнях: склад, подразделение.
  • В медицинской организации выделяется ответственный за запасы во всей медицинской организации (центр управления запасами).
  • Списание производится в момент передачи товара на пост или кабинет (или в конце некоторого периода).
  • Формирование годовых и оперативных потребностей в медикаментах в подразделениях формируется с учетом утвержденного формуляра медицинской организации . Формуляр ограничивает перечень закупаемых медикаментов и утверждается руководством медицинской организации.
  • При анализе годовых потребностей в медикаментах, которые были сформированы в подразделениях, ответственный за запасы анализирует статистику потребления подразделений за предыдущие периоды на предмет обоснованности закупки.
  • Производятся консолидированные закупки, т.е. формируется единая заявка на закупку медикаментов по потребностям разных подразделений.
  • При формировании консолидированной заявки потребности к закупке сокращаются с учётом остатков на складе аптеки.
  • Консолидированная закупка по потребностям всех подразделений дает возможность отказаться от резервирования товаров на складе, но при этом вводится обязательный контроль требований подразделений на предмет соответствия заказа ранее сформированной потребности.
  • Ответственный за запасы может использовать дополнительные методы контроля затрат – контроль бюджетов подразделений на закупки медикаментов.
  • Лекарственные назначения выполняются с учетом остатков больничной аптеки.

Для обоих типов схем этапы движения медикаментов из больничной аптеки в подразделения одинаковы (рис. 3 и рис. 4):

  1. Товар со склада отгружается по требованию, поступившей от старшей сестры, в подразделение.
  2. Старшая сестра подразделения согласно листам назначения передает медикаменты на пост.
  3. Постовая/палатная сестра выдает медикаменты пациентам согласно листам назначений.
  4. В листе назначений постовая/палатная сестра ставится отметки о выдаче медикаментов пациентам.

Но так как в схеме управления запасами складской учет в подразделениях автоматизирован, то документооборот со складом может быть организован в электронном виде. Для упрощения ведения складского учета в подразделениях может применяться штрихкодирование потребительских (вторичных) упаковок с присвоением индивидуального номера упаковке. Факт передачи упаковки на пост/кабинет фиксируется с помощью штрихкод сканера.

Схема снабжения с управлением запасами не противоречит 747 приказу , но при этом расширяет возможности по управлению запасами без существенного увеличения трудозатрат на ведение учета. В таблице 1 приведено сравнение выполняемых функций с указанием отличий от децентрализованной схемы снабжения.

Таблица 1.
Распределение функций в схеме снабжения с управлением запасами. Выделены изменения относительно децентрализованной схемы снабжения

Функция Роль: Больничная аптека Роль: Подразделение Роль: Ответственный за запасы
Формирование оперативных и годовых потребностей + С ограничением по формуляру
Контроль оперативных и годовых потребностей подразделений по количеству +
Контроль превышения бюджетов подразделений +
Консолидация потребностей для закупок +
Резервирование товаров под подразделение +
Формирование требований на перемещение товаров +
Контроль требований подразделений на предмет соответствия заказа ранее сформированной потребности +
Регистрация факта перемещения товара в подразделение +
Регистрация факта перемещения товара на пост/кабинет +

Персонифицированное списание лекарственных препаратов

Введение учета, который позволяет отследить каждую упаковку товара вплоть до ее фактического потребления, часто рассматривается как перспективная схема, которая позволяет достичь существенной экономии. Рассмотрим особенности данной схемы.

Для ведения персонифицированного учета лекарственных препаратов в автоматизированной системе средний медицинский персонал ставит отметки о выдаче медикаментов пациентам. Для обеспечения точного определения стоимости препаратов необходимо обеспечить партионный учет как на уровне старшей сестры подразделения, так и на посту/кабинете. Наиболее простой способ обеспечить такой учет – дополнительная маркировка потребительских упаковок этикетками со штрихкодами и обеспечение сканерами штрихкодов посты и кабинеты, где ведется персонифицированный учет.

Для ведения учета с персонифицированным списанием необходимо обеспечить контроль за ведением учета со стороны финансово-экономических служб или ответственного за запасы медикаментов, что требует выделения дополнительного персонала.

В случае ведения персонифицированного учета на услугу такой учет может применяться для вычисления усредненного норматива расхода материалов на услугу (в этом случае ведение партионного учета не требуется) с целью:

  • планирования закупок;
  • обоснование тарифа на медицинскую услугу.

В случае персонифицированного списания по лекарственным назначениям стационарных пациентов возможно:

  • вычисление норматива на стандарт медицинской помощи или клинико-статистическую группу (в этом случае введения партионного учета не требуется);
  • выставление счета на конкретного пациента (например, для благотворительного фонда или ТФОМС).

Особенности схемы:

  • Складской учет материалов ведется на всех 3-х уровнях: склад, подразделение, посты и кабинеты.
  • Списание товаров, по которым ведется учет с персонифицированным списанием, производится в момент фактического расхода.

Преимущества схемы:

  • Выполнение внешних требований персонифицированного учета расхода медикаментов.
  • Экономия денежных затрат на лекарственные средств.
  • Повышение безопасности пациентов за счет уменьшения количества ошибок при выдачи лекарственных препаратов медицинским персоналом

Недостатки схемы:

  • Высокие трудозатраты на обеспечение персонифицированного списания – дополнительные действия среднего медицинского персонала, выделение сотрудников для контроля ведения учета. Из-за этого схему применяют не на все товары, а только на некоторые группы товаров (например, дорогостоящие).

Результаты и/или их обсуждение

Схема централизованного управления запасами медикаментов была внедрена в Клиническом центре Сеченовского университета.

Клинический центр Сеченовского университета:

  • представляет собой структурное подразделение Университета, оказывающее многопрофильную специализированную, в том числе высокотехнологичную, медицинскую помощь жителям г. Москвы, Московской области и других регионов России;
  • ежегодно обеспечивает лечением более чем по 40 профилям свыше 60 тысяч стационарных и около 500 тысяч амбулаторных пациентов;
  • обладает самой значительной коечной мощностью среди федеральных медицинских учреждений – более 3000 коек;
  • имеет в штате более 5000 сотрудников, в том числе около 1000 врачей и 1500 медицинских сестер.

Медицинская помощь оказывается в 6 многопрофильных Университетских клинических больницах и 2-х Центрах. Снабжение медикаментами всех лечебно-диагностических подразделений обеспечивает Централизованная аптека.

До начала проекта автоматизации применялась децентрализованная схема снабжения. Приобретение медикаментов осуществлялось по отделениям, без консолидации потребностей больниц, лекарственные средства назначались по остаткам отделения, весь документооборот между аптекой и больницами велся только на бумажных носителях.

Основной целью создания системы централизованного управления запасами медикаментов стало снижение затрат, связанных с чрезмерным хранением запасов, уменьшение объёмов просроченных запасов и повышение финансовой дисциплины подразделений больниц при обеспечении медикаментами. Комплексная автоматизированная система снабжения медикаментами Университетских клинических больниц была создана на базе программного продукта «1С:Медицина. Больничная аптека». Отличительной особенностью проекта стала его масштабность: в структуре больниц – более 100 многопрофильных стационарных отделений, а количество закупаемых препаратов составляет более 1000 позиций. Запуск информационной системы состоялся в 2013 году, в процессе ее эксплуатации в течение 5 лет программа постоянно адаптировалась с учетом динамики потребностей наших подразделений и в соответствии с изменениями нормативных требований.

В процессе развития автоматизированной системы проводилась постепенная реорганизация схемы снабжения Клинического центра, и в итоге была создана схема снабжения с управлением запасами. Был полностью автоматизирован процесс планирования обеспечения:

  • все потребности, начиная от годовых заявок подразделений клиник, консолидируются в общий план закупок медикаментов;
  • после согласования плана закупок в системе формируются электронные лоты, которые переходят в спецификации к заключенным контрактам,
  • каждая клиника имеет свой финансовый план, контролирует закупленные под её нужды медикаменты, отслеживает поступившие товары на склад централизованной аптеки, отслеживает исполнение плана и бюджета закупок клиники как в количественном, так и в суммовом выражении, корректирует потребности с учётом актуальной информации.

Внедрение штрихкодирования аптечного товара, при котором регистрация выбытия медикамента идет в момент его передачи на пост путем считывания штрих-кода с упаковки, позволяет экономить время персонала и минимизировать риск возникновения ошибок при выдаче медикаментов.

Созданная схема позволяет сделать прозрачным процесс сопоставления потребностей и закупок как для клиник, так и для руководства Клинического центра. Эксплуатация данной схемы в течение 5 лет позволила накопить статистические данные и выполнить объективное сравнение обоих схем:

  • Снижение в 2 раза временных затрат у провизоров за счет наличия информации по распределению товаров. Ускорение в 10 раз формирования отчетности для руководства и многократное повышение ее достоверности.
  • Сокращение в 2 раза количества проводимых аукционов на закупку медикаментов.
  • Динамика сокращения расходов Клинического центра на лекарства от 5% до 25%.

Литература

  1. Приказ Минздрава СССР N 747 от 02.06.1987 «Об утверждении Инструкции по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения, состоящих на Государственном бюджете СССР».
  2. Приказ Минздрава СССР N 14 от 08.01.1988 «Об утверждении специализированных (внутриведомственных) форм первичного бухгалтерского учета для хозрасчетных аптечных учреждений».
  3. Приказ Минфина РФ N 119н от 28.12.2001 «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов».
  4. Федеральный закон N 61-ФЗ от 12.04.2010 «Об обращении лекарственных средств».
  5. Ведманов, Ю.В. Сравнительная оценка экономических затрат на оказание медицинской помощи больным хирургического профиля в амбулаторных и стационарных условиях / Ю.В. Ведманов, И.А. Реутский, В.Ю. Тегза // Вестник Российской военно-медицинской академии, СПб., Военно-медицинская академия имени С.М. Кирова, 2009. – 167-175 с.
  6. Кадыров, Ф.Н. Оптимизация использования медикаментов и расходных материалов / Ф.Н. Кадыров // Менеджер здравоохранения. – 2009. – № 4.– С. 32-41.
  7. Гусева, Н.М. Актуальные вопросы практики планирования, финансирования, учета, налогообложения и внутреннего контроля в медицинских учреждениях / Н.М. Гусева, А.Ф. Кокин — М.: 1С-Паблишинг, 2018. – 201 c.
  8. Яковлев, А.В. Управление производством: планирование и диспетчеризация / А.В. Яковлев – М., 1С-Паблишинг, 2018. – 219 c.
  9. Белоусов, Ю.Б. Формулярная система: ключевые понятия / Ю.Б. Белоусов, А.Г. Чучалин, В.С.Шухов // Рус. мед. журн. — 1999. — Т. 7, № 15.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *