Учет печатей и штампов в организации

Содержание

Печати организации: виды, хранение, учет

Первая запись о порядке использования печати появилась в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), одобренной постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.73 № 435 и рекомендованной для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Основные и вспомогательные печати

По своему назначению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные.

Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности.

Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Организации могут иметь вспомогательные (дополнительные) печати – они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок» и т.д.

Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, учетных документов и др.

Штамп

Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, по существу, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот. Штампы также бывают разных видов.

Угловой (адресный) штамп используется в том случае, если в организации или у предпринимателя отсутствуют типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при краткосрочной переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер.

В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке, т.е. реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать.

Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Регистрационный штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. Он содержит наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу.

Штамп ограничения доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа. Штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штампы с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера, с рамкой; включают краткое наименование фирмы, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия. Их размеры, форма и содержание не регламентируются. Использование специальной штемпельной краски позволяет применять такие штампы для решения производственных задач – маркировки тары, тканей, пластмассы и других поверхностей.

Обратите внимание

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает персонально руководитель организационного отдела, назначенный приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделениям, возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Выдача печатей и штампов регистрируется в учетном журнале.

Использование и хранение печатей и штампов

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя организационного отдела и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим сотрудникам в ситуации, когда руководитель организационного отдела отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основная и вспомогательные печати, адресный штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Учет печатей и штампов

Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу.

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.

ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов

№ п/п

Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления

Оттиск печати (штампа)

Наименование подразделения, должность и фамилия получателя

Подпись получателя, дата

Результаты ежегодной проверки наличия печатей и штампов: их оттиски
и дата проверки

Утрата печати или штампа

В случае утраты печати необходимо обратиться в милицию с соответствующим заявлением. Если был взломан офис, то работники правоохранительных органов осмотрят помещение, из которого была совершена кража. А если печать была похищена из личных вещей, например вместе с папкой документов из автомобиля руководителя, то следователь возьмет объяснения у лица, заявившего о хищении.

Как в самом заявлении, так и впоследствии в объяснениях необходимо как можно конкретнее зафиксировать, что именно было похищено. Кражу печати лучше указать отдельно.

Нелишним будет предоставить в милицию и образец оттиска печати (можно сделать копию какого-либо документа, заверенного ею). При этом необходимо подтвердить факт предоставления копии. Если она прилагается к заявлению о краже, об этом следует написать в заявлении, а если копия представляется после, то нужно получить подпись следователя на сопроводительном письме.

В дальнейшем заявление позволит получить справку из милиции, которая подтвердит факт кражи и поможет доказать невиновность фирмы в случае использования печати похитителями.

Кроме того, после обнаружения кражи и заявления в милицию необходимо сделать заявление о похищении в банк. Чем быстрее организация сообщит о краже в банк, тем меньше у похитителей шансов воспользоваться украденным. Кроме того, работники банка вполне могут помочь и в задержании преступников, если, конечно, вовремя будут уведомлены о случившемся.

Чтобы оградить себя от претензий будущих жертв мошенников, можно дать объявление о краже в СМИ.

Передача, замена, изготовление и уничтожение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов производится заказ в фирму, изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. В акте должны быть указаны:

· время и место уничтожения;

· состав комиссии;

· основание уничтожения печатей и штампов;

· наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;

· способ уничтожения;

· заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;

· подписи членов комиссии.

Акт подшивается в специальный наряд, который хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.

ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов, выделенных на уничтожение


п/п

Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления

Оттиск печатей (штампов), возвращенных для уничтожения, дата возврата

Отметка об уничтожении, номер акта и дата

Примечание

Контроль состояния учета и хранения печатей и штампов

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение, с приложением оттисков печатей и штампов.

Справка

В целях обеспечения учёта, хранения и выдачи печатей и штампов в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке учёта, хранения и выдачи печатей и штампов в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях.

2. Возложить ответственность за учёт, хранение и выдачу печатей и штампов в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях на подразделения по защите государственной тайны, а при их отсутствии — на подразделения несекретного делопроизводства.

3. Руководителям структурных подразделений Федеральной службы государственной статистики в срок до 1 марта 2011 года определить должностных лиц, уполномоченных хранить и использовать оттиски печатей и штампов, и сообщить о них в отдел по защите государственной тайны Административного управления Федеральной службы государственной статистики.

4. Руководителям территориальных органов Федеральной службы государственной статистики и подведомственных учреждений в срок до 10 марта 2011 года привести учёт, хранение и выдачу печатей и штампов в соответствие с требованиями Инструкции о порядке учёта, хранения и выдачи печатей и штампов в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель Федеральной службы
государственной статистики
А.Е. Суринов

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция подготовлена в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», Положением о Федеральной службе государственной статистики, утверждённым постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2008 г. N 420 «О Федеральной службе государственной статистики», постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (с изменениями от 8 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г.), ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденным постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. N 573-ст, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

1.2. Настоящая Инструкция регламентирует порядок изготовления, учёта, хранения и выдачи печатей и штампов в Федеральной службе государственной статистики (далее — Росстат), её территориальных органах и подведомственных учреждениях.

1.3. В настоящей Инструкции применяются следующие термины с соответствующими определениями:

печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу, сургуч или пластилин;

оттиск — изображение клише печати на бумаге, сургуче, пластилине;

клише печати — элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати;

мастичная печать — печать, обеспечивающая нанесение оттиска штемпельной краской;

печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации — печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.

1.4. Учёт, хранение и выдачу печатей и штампов в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях осуществляют подразделения по защите государственной тайны, а при их отсутствии — подразделения несекретного делопроизводства.

1.5. В Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях используются печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, простые мастичные печати и штампы.

1.6. Федеральная служба государственной статистики, её территориальные органы и подведомственные учреждения имеют печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовая печать).

1.7. Решение о необходимом количестве гербовых печатей принимает руководитель Федеральной службы государственной статистики.

1.8. В центральном аппарате Росстата используются две гербовые печати. Первая гербовая печать хранится у заместителя начальника управления — начальника отдела обеспечения деятельности руководства и коллегии Административного управления, вторая (с цифрой 2) — в подразделении по защите государственной тайны.

Кроме того, кадровая служба Росстата имеет малую гербовую мастичную печать для удостоверений.

1.9. Территориальные органы Федеральной службы государственной статистики и подведомственные ей учреждения имеют, как правило, одну гербовую печать.

Изготовление второй гербовой печати территориального органа Федеральной службы государственной статистики или подведомственного ей учреждения в случае служебной необходимости допускается только по разрешению руководителя Росстата.

Для кадровых служб территориальных органов Росстата разрешается заказывать малую гербовую мастичную печать или выжимную гербовую металлическую печать для удостоверений.

1.10. Гербовые печати применяются в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.

1.11. В центральном аппарате Федеральной службы государственной статистики гербовой печатью заверяются подписи руководителя Федеральной службы государственной статистики и его заместителей, начальника Административного управления, главного бухгалтера, начальника подразделения по защите государственной тайны, а также других должностных лиц, которым предоставлены соответствующие полномочия.

1.12. Гербовой мастичной печатью удостоверяются:

все виды договоров и соглашений, заключаемых Федеральной службой государственной статистики, её территориальными органами и подведомственными учреждениями с другими организациями в пределах их компетенции;

финансовые документы и отчеты, представляемые в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые органы, фонды;

документы по кассовым и кредитным операциям, расчётные чеки, приходные ордера, платёжные поручения, справки о заработной плате;

документы по материально-техническому обеспечению и снабжению Росстата, его территориальных органов и подведомственных учреждений;

акты о выполненных работах и предоставленных услугах;

акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приёма-передачи товарно-материальных ценностей;

гарантийные письма;

доверенности;

характеристики государственных служащих (работников);

представления к наградам, поощрениям, классным чинам и почётным званиям, почётные грамоты, благодарности, удостоверения наград;

свидетельства, справки о прохождении государственной службы, архивные, льготные и другие;

документы, связанные с оформлением допуска к государственной тайне;

другие документы и их копии, требующие специального удостоверения их подлинности.

1.13. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи руководителя Федеральной службы государственной статистики, изготавливается по его поручению. Должностное лицо, ответственное за хранение и использование штампа — факсимиле, определяется устным распоряжением руководителя Росстата.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи руководителя Федеральной службы государственной статистики используется для заверения поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов и иных документов, не требующих юридической идентификации. Применение указанного штампа для подтверждения подлинности приказов, распоряжений, поручений, служебных писем не допускается.

1.14. В Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях могут изготавливаться простые мастичные печати и штампы с названием конкретных структурных подразделений без государственной символики (Административное управление, отдел государственной службы и кадров, отдел по защите государственной тайны и другие).

Печатями с наименованиями структурных подразделений удостоверяются подписи их руководителей или государственных служащих, заверяющих копии документов, на трудовых книжках, копиях приказов (распоряжений), справках, пакетах и иных документах, не требующих заверения гербовой печатью.

1.15. Федеральная служба государственной статистики, её территориальные органы и подведомственные учреждения могут изготавливать простые мастичные и металлические печати для:

— секретариата руководителя;

— подразделения по защите государственной тайны;

— подразделения несекретного делопроизводства;

— Административного управления (административного отдела);

— кадровой службы;

— хозяйственного подразделения.

Территориальные органы Росстата, кроме того, могут изготавливать простые мастичные печати для деятельности структурных подразделений, расположенных в районах и городах.

Подразделения несекретного делопроизводства и секретариат руководителя могут иметь простую печать для пакетов.

1.16. Пользование печатями в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях разрешается только работникам, которым они выданы в установленном настоящей Инструкцией порядке.

1.17. Оттиск печати заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на других документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

1.18. Оттиск печати проставляется на документах, оформленных с соблюдением действующих правил, подписанных и согласованных в установленном порядке.

1.19. При расположении оттиска печати на документе следует руководствоваться следующим: оттиск печати ставить так, чтобы была чётко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

Возможно оттиск размещать, не задевая подписи, на свободном месте.

1.20. Структурные подразделения Федеральной службы государственной статистики, её территориальных органов и подведомственные учреждения могут иметь штампы и другие изделия:

— штампы без наименования Федеральной службы государственной статистики, территориального органа или подведомственного учреждения, а также с сокращённым их наименованием;

— пломбиры;

— металлические номерные печати для опечатывания хранилищ (металлических шкафов, сейфов);

— штампы для входящей и исходящей корреспонденции.

Мастичные штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.

1.21. Подразделения по защите государственной тайны Федеральной службы государственной статистики и её территориальных органов должны иметь все печати и штампы, предусмотренные нормативно-методическими документами по защите государственной тайны.

II. Порядок оформления заявок на изготовление печатей и штампов

2.1. Для изготовления печатей и штампов:

2.1.1. Структурное подразделение Федеральной службы государственной статистики, которому они необходимы, подготавливает служебную записку на имя начальника Управления развития имущественного комплекса, в которой указывается в связи, с чем необходимы печати и штампы (подлежат изготовлению впервые, переименование подразделения, в связи с износом и т.д.), какие нужно изготовить печати и штампы, в каком количестве.

К служебной записке прилагаются образцы (эскизы) в двух экземплярах.

2.1.2. Структурное подразделение территориального органа Федеральной службы государственной статистики или подведомственного учреждения, которому они необходимы, подготавливает служебную записку на имя руководителя территориального органа или учреждения, в которой указывается в связи, с чем необходимы печати и штампы (подлежат изготовлению впервые, переименование подразделения, в связи с износом и т.д.), какие нужно изготовить печати и штампы, в каком количестве.

К служебной записке прилагаются эскизы в двух экземплярах.

2.2. Служебные записки с просьбой об изготовлении печатей и штампов в обязательном порядке визируются в отделе по защите государственной тайны Административного управления Росстата и подразделениях по защите государственной тайны территориальных органов Росстата соответственно, а при их отсутствии — в подразделении несекретного делопроизводства.

Копия служебной записки с соответствующей резолюцией руководителя территориального органа Росстата или подведомственного Росстату учреждения передаётся в подразделение по защите государственной тайны, а при его отсутствии — в подразделение несекретного делопроизводства.

III. Учёт и выдача печатей и штампов

3.1. После изготовления печатей и штампов они в обязательном порядке передаются для учёта и выдачи в отдел по защите государственной тайны Административного управления Росстата, подразделение по защите государственной тайны территориального органа Росстата соответственно, а при их отсутствии — в подразделение несекретного делопроизводства.

3.2. Учёт и выдача печатей и штампов осуществляется по журналу учёта и выдачи печати и штампов (форма журнала прилагается).

Передавать печати и штампы в структурные подразделения Федеральной службы государственной статистики, её территориальных органов и подведомственных учреждений, минуя подразделения по защите государственной тайны, запрещается.

3.3. Руководители структурных подразделений Федеральной службы государственной статистики, её территориальных органов и подведомственных учреждений определяют должностных лиц, уполномоченных хранить печати и штампы и использовать их оттиски, и сообщают о них в отдел по защите государственной тайны Административного управления Росстата или в подразделение по защите государственной тайны территориального органа Росстата соответственно.

3.4. Выдача печатей и штампов должностным лицам структурных подразделений Федеральной службы государственной статистики, её территориальных органов и подведомственных учреждений, уполномоченным хранить печати и штампы, и использовать их оттиски, производится под расписку в журнале учёта и выдачи печатей и штампов с обязательным проставлением даты получения печати или штампа.

IV. Порядок хранения печатей и штампов

4.1. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации хранятся в сейфах.

4.2. Простые печати и штампы в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях могут храниться в надёжно запираемых и опечатываемых металлических шкафах (ящиках).

4.3. Хранить печати и штампы в столах, ящиках, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это право, носить в карманах одежды запрещается.

V. Порядок уничтожения печатей и штампов

5.1. По миновании надобности печати и штампы сдаются для уничтожения в отдел по защите государственной тайны Административного управления Росстата или подразделение по защите государственной тайны территориального органа Росстата соответственно.

5.2. Уничтожение печатей и штампов производится по акту.

В состав комиссии для уничтожения печатей и штампов включаются: сотрудник подразделения по защите государственной тайны и работники структурных подразделений, в которых использовались, подлежащие уничтожению печати и штампы.

5.3. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

Мастичные печати и штампы разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла — опиливаются двумя перекрёстными линиями.

5.4. Отметка об уничтожении печати или штампа проставляется в графе «Примечание» журнала учёта и выдачи печатей и штампов.

VI. Проверка наличия печатей и штампов

6.1. Проверка наличия печатей и штампов производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя Федеральной службы государственной статистики, руководителя территориального органа Росстата или подведомственного учреждения.

6.2. О проведённых проверках делаются отметки в журнале учёта и выдачи печатей и штампов после последней записи.

6.3. В случае утраты печатей и штампов руководители структурных подразделений Федеральной службы государственной статистики, её территориальных органов и подведомственных учреждений немедленно сообщают об этом факте в отдел по защите государственной тайны Административного управления Росстата и подразделение по защите государственной тайны территориального органа Росстата соответственно и принимают меры к их поиску.

VII. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов

7.1. Контроль правильности хранения и использования печатей и штампов в структурных подразделениях Федеральной службы государственной статистики и её территориальных органах возлагается на отдел по защите государственной тайны Административного управления Федеральной службы государственной статистики и подразделения по защите государственной тайны территориальных органов Росстата соответственно.

VIII. Ответственность

8.1. Ответственность за законность использования и надёжность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на руководителя Федеральной службы государственной статистики, на руководителей территориальных органов Федеральной службы государственной статистики и подведомственных учреждений.

8.2. Ответственность за надлежащее хранение и правомерность использования гербовых печатей возлагается на должностных лиц, которым они выданы. Передача гербовых печатей иным лицам и вынос их за пределы здания без письменного разрешения руководителя Федеральной службы государственной статистики, руководителя территориального органа Федеральной службы государственной статистики или подведомственного учреждения не допускается.

8.3. Ответственность за надёжность хранения, законность использования простых печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений.

8.4. За нарушение порядка хранения, неправомерное и незаконное использование печатей государственный служащий (работник) может быть привлечён к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

Приложение
к Инструкции о порядке учёта, хранения
и выдачи печатей и штампов в Федеральной
службе государственной статистики, её
территориальных органах и подведомственных
учреждениях

Журнал учёта и выдачи печатей и штампов

N
п/п
Оттиски печатей и штампов Кому выдано Дата возврата и расписка в приёме Примечание
наименование подразделения, где хранятся печати и штампы фамилия и инициалы ответственного лица дата и расписка в получении

Приказ Федеральной службы государственной статистики от 31 января 2011 г. N 25 «Об утверждении Инструкции о порядке учёта, хранения и выдачи печатей и штампов в Федеральной службе государственной статистики, её территориальных органах и подведомственных учреждениях»

Текст приказа официально опубликован не был

Как нужно вести учет печатей и штампов компании

Чем поможет эта статья: Вы разберетесь, к каким расходам отнести стоимость новой печати или электронной подписи как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

От чего убережет: От нарушений правил ведения бухучета и расхождений в налоговых расчетах с бюджетом.

Если ваша компания на упрощенке

Советы, данные в этой статье, пригодятся и тем, кто уплачивает упрощенный налог. Ведь печать должна быть у любой компании.

В любой организации есть хотя бы одна основная печать. Но нередко приходится заказывать и дополнительные. А как правильно учитывать эти штампы и расходы на их изготовление? Подскажем в статье. Наши советы помогут и при смене старой печати на новую. Скажем, у компании изменились реквизиты или логотип. Кстати, тут не забудьте оформить приказ руководителя о смене оттиска и отнести его копию в банк, ИФНС и фонды. Образец есть ниже.

Если же вы обмениваетесь документами в электронном виде, о том, как учесть траты на приобретение цифровой подписи, читайте комментарий ниже.

Разъясняет Виктория Смирнова, руководитель департамента аудита АКГ «МЭФ-Аудит»

Как учесть расходы на приобретение квалифицированных виртуальных подписей

— Стоимость услуг по выдаче сертификата усиленной квалифицированной подписи — его вы покупаете в удостоверяющем центре — включите в состав управленческих расходов. Они, в свою очередь, формируют расходы по обычным видам деятельности согласно пункту 7 ПБУ 10/99. То есть стоимость оформления виртуальной подписи вы отразите по дебету счета 26 или 44. Причем без НДС. Заметьте: относить данную сумму на счет 97 «Расходы будущих периодов», чтобы списывать потом постепенно, не нужно. Даже несмотря на то, что пользоваться электронной подписью вы будете в течение нескольких периодов.

Входной НДС вы сможете принять к вычету в общем порядке на основании счета-фактуры. С налоговым учетом расходов также проблем не возникнет при условии, что вы их подтвердите документами. Отразите стоимость сертификата в составе прочих расходов текущего периода — опять же в полном размере (подп. 3 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

Итак, допустим, вы только что получили изготовленные штампы. Давайте разберемся, на каком бухгалтерском счете их отразить и как поступить с расходами в налоговом учете.

В бухучете стоимость печати спишите в расходы как МПЗ

Каждая печать обойдется вашей компании явно не дороже 40 000 руб. И хотя срок ее использования будет наверняка больше года, такое имущество вы можете отнести к материально-производственным запасам. Такой подход полностью соответствует требованиям пункта 5 ПБУ 6/01.

Так что стоимость приобретенной печати без НДС запишите сначала в дебет счета 10 субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». И в тот же день спишите истраченную сумму в расходы по обычным видам деятельности. Для бухгалтерской записи используйте счет 26, если ваша компания оказывает услуги или производит товары. Торговые организации собирают расходы на счете 44. Эту операцию вы оформите либо актом на отпуск материалов, либо можете использовать требование-накладную.

Чтобы контролировать сохранность печати, учитывайте ее на забалансовом счете. Например, подойдет счет 013 «Активы стоимостью не более 40 000 руб., со сроком полезного использования свыше 12 месяцев».

Пример: Как отразить в бухучете приобретение печати

Для бухгалтерии торговой компании ООО «Капель» приобрели новую печать, так как прежняя пришла в негодность. Стоимость составила 3540 руб., в том числе НДС — 540 руб. Всю сумму, включая налог, бухгалтер перечислил на расчетный счет изготовителя 5 марта 2013 года.

В тот же день печать доставили в офис ООО «Капель» вместе с товарной накладной и счетом-фактурой. Документы составлены также 5 марта. Именно на эту дату бухгалтер ООО «Капель» сделал в учете следующие проводки:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
— 3540 руб. — перечислены средства за печать для организации;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» КРЕДИТ 60
— 3000 руб. — стоимость печати принята к бухучету;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 540 руб. — отражен входной НДС по приобретенным ценностям;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
— 540 руб. — принят к вычету входной НДС;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10 субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»
— 3000 руб. — стоимость печати списана в расходы по обычным видам деятельности;

ДЕБЕТ 013 «Активы стоимостью не более 40 000 руб. со сроком полезного использования свыше 12 месяцев»
— 3000 руб. — стоимость печати принята к забалансовому учету.

В налоговом учете также покажите материальные расходы

Стоимость печати без НДС вы сможете полностью включить в состав материальных расходов. Причем в тот самый момент, когда вы оформите отпуск печати актом или требованием-накладной. Другими словами, в налоговом учете вы покажете расход в тот же день, что и в бухгалтерском. Такой вывод следует из подпункта 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ.

Подтвердить расходы на изготовление печати помогут полученные от продавца акт выполненных работ или товарная накладная. А если печать получал представитель вашей компании по доверенности и он же расписался в подтверждающем бланке, приложите к первичке еще и ее.

Что делать, если пришла пора уничтожить печать

Когда же речь идет об уничтожении печати, сведения о которой вы внесли в специальный госреестр (так обычно делают, чтобы защитить оттиск от подделок), то проще воспользоваться услугами специализированной организации. Ей вы заплатите небольшую сумму и госпошлину.

В бухгалтерском учете расходы на уничтожение печати отразите как управленческие

Если печать вы уничтожаете своими силами, то в учете вам достаточно сделать всего одну запись. А именно по кредиту забалансового счета, на котором вы учитываете штампы.

Вы решили воспользоваться услугами специалистов? Тогда потраченные на это суммы в бухучете отразите в составе управленческих расходов. Для этого сделайте такую запись:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60
— отражена стоимость услуг сторонней организации по уничтожению печати в бухучете.

В налоговом учете отразите расходы как косвенные

При расчете налога на прибыль вы отразите расходы, если обратились к услугам специализированной организации. Потраченные суммы отнесите в полном объеме к косвенным расходам. То есть признайте в том же квартале (или месяце, если сдаете отчетность по налогу на прибыль ежемесячно), когда получили от исполнителя акт. Это позволяет сделать пункт 1 статьи 318 Налогового кодекса РФ.

Татьяна Рублева — эксперт журнала «»

Учет печатей: от приобретения до списания

В любой организации есть хотя бы одна основная печать. Но нередко приходится заказывать и дополнительные. А как правильно вести учет печатей и расходов на их изготовление? Подскажем в статье.

Наши советы помогут и при смене старой печати на новую. Скажем, у компании изменились реквизиты или логотип. Кстати, тут не забудьте оформить приказ руководителя о смене оттиска и отнести его копию в банк, ИФНС и фонды. Вот его образец.

Если же вы обмениваетесь документами в электронном виде, о том, как учесть траты на приобретение цифровой подписи, читайте совет.

Совет
Стоимость услуг по выдаче сертификата усиленной квалифицированной подписи — его вы покупаете в удостоверяющем центре — включите в состав управленческих расходов. Они, в свою очередь, формируют расходы по обычным видам деятельности согласно пункту 7 ПБУ 10/99. То есть стоимость оформления виртуальной подписи вы отразите по дебету счета 26 или 44. Причем без НДС. Заметьте: относить данную сумму на счет 97 «Расходы будущих периодов», чтобы списывать потом постепенно, не нужно. Даже несмотря на то, что пользоваться электронной подписью вы будете в течение нескольких периодов.

В. Смирнова, руководитель департамента аудита АКГ «МЭФ-Аудит»

Входной НДС вы сможете принять к вычету в общем порядке на основании счета-фактуры. С налоговым учетом расходов также проблем не возникнет при условии, что вы их подтвердите документами. Отразите стоимость сертификата в составе прочих расходов текущего периода — опять же в полном размере (подп. 3 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

Как учитывать новые печати

Итак, допустим, вы только что получили изготовленные печати. Давайте разберемся, как вести учет печатей, на каком бухгалтерском счете их отразить и как поступить с расходами в налоговом учете.

В бухучете стоимость печати спишите в расходы как МПЗ. Каждая печать обойдется вашей компании явно не дороже 40 000 руб. И хотя срок ее использования будет наверняка больше года, такое имущество вы можете отнести к материально-производственным запасам. Такой подход соответствует требованиям пункта 5 ПБУ 6/01.

Так что стоимость приобретенной печати без НДС запишите сначала в дебет счета 10 субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». И в тот же день спишите истраченную сумму в расходы по обычным видам деятельности. Для бухгалтерской записи используйте счет 26, если ваша компания оказывает услуги или производит товары. Торговые организации собирают расходы на счете 44. Эту операцию вы оформите либо актом на отпуск материалов, либо можете использовать требование-накладную.

Чтобы контролировать сохранность печати, учитывайте ее на забалансовом счете. Например, подойдет счет 013 «Активы стоимостью не более 40 000 руб., со сроком полезного использования свыше 12 месяцев». На нем ведется учет печатей до момента их списания.

Пример
Для бухгалтерии торговой компании ООО «Капель» приобрели новую печать, так как прежняя пришла в негодность. Стоимость составила 3540 руб., в том числе НДС — 540 руб. Всю сумму, включая налог, бухгалтер перечислил на расчетный счет изготовителя 5 марта 2013 года.

В тот же день печать доставили в офис ООО «Капель» вместе с товарной накладной и счетом-фактурой. Документы составлены также 5 марта. Именно на эту дату бухгалтер ООО «Капель» сделал в учете следующие проводки:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
— 3540 руб. — перечислены средства за печать для организации;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» КРЕДИТ 60
— 3000 руб. — стоимость печати принята к бухучету;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 540 руб. — отражен входной НДС по приобретенным ценностям;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
— 540 руб. — принят к вычету входной НДС;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10 субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»
— 3000 руб. — стоимость печати списана в расходы по обычным видам деятельности;

ДЕБЕТ 013 «Активы стоимостью не более 40 000 руб. со сроком полезного использования свыше 12 месяцев»
— 3000 руб. — стоимость печати принята к забалансовому учету.

В налоговом учете также покажите материальные расходы. Стоимость печати без НДС вы сможете полностью включить в состав материальных расходов. Причем в тот самый момент, когда вы оформите отпуск печати актом или требованием-накладной. Другими словами, в налоговом учете вы покажете расход в тот же день, что и в бухгалтерском. Такой вывод следует из подпункта 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ. Соответственно учет печатей в бухгалтерском и налоговом учете различаться не будет.

Подтвердить расходы на изготовление печати помогут полученные от продавца акт выполненных работ или товарная накладная. А если печать получал представитель вашей компании по доверенности и он же расписался в подтверждающем бланке, приложите к первичке еще и ее.

Как списать печать

Рано или поздно печать попросту приходит в негодность. Или, как мы уже говорили, вы вынуждены заменить ее на другую, с новыми реквизитами. В таком случае уничтожить старый штамп можно самостоятельно. Достаточно составить акт об уничтожении печати и приказ руководителя в свободной форме.

Когда же речь идет об уничтожении печати, сведения о которой вы внесли в специальный госреестр (так обычно делают, чтобы защитить оттиск от подделок), то проще воспользоваться услугами специализированной организации. Ей вы заплатите небольшую сумму и госпошлину.

В бухгалтерском учете затраты на уничтожение печати отразите как управленческие расходы.

Если печать вы уничтожаете своими силами, то в учете вам достаточно сделать всего одну запись. А именно по кредиту забалансового счета, на котором ведется учет печатей.

Вы решили воспользоваться услугами специалистов? Тогда потраченные на это суммы в бухучете отразите в составе управленческих расходов. Для этого сделайте запись:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60
— отражена стоимость услуг сторонней организации по уничтожению печати в бухучете.

При расчете налога на прибыль вы отразите расходы, если обратились к услугам специализированной организации. Потраченные суммы отнесите в полном объеме к косвенным расходам. То есть признайте в том же квартале (или месяце, если сдаете отчетность по налогу на прибыль ежемесячно), когда получили от исполнителя акт. Это позволяет сделать пункт 1 статьи 318 Налогового кодекса РФ.

Бухгалтерский и налоговый учёт печатей и штампов

Поскольку печать не может стоить дороже 40 тысяч рублей, а срок эффективного пользования более 1 года, то стоимость необходимо отнести к материально – производственным запасам. Это прописано в пункте 5, Положения о бухгалтерском учёте 6/01. Читайте также статью: → “Учет основных средств» (ПБУ 6/01)». Стоимость только что приобретенной печати учитывается по дебету счёта 10, который называется «Материалы». Сумму необходимо брать без учёта НДС.

Например, если цена 1 000 рублей, то на счету «Материалы» отразится только 847,46 рубля. Когда НДС, «в том числе», то есть уже включён в сумму, то для его извлечения применяется ставка 18/118. Счёт 10 имеет несколько субсчетов, печати и штампы необходимо отразить на 10.9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». На нём числится наличие и движение инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

В тот же день необходимо сумму списать в расходы. Если организация оказывает услуги, то для этой операции используется счёт 26 «Общепроизводственные расходы». Торговые фирмы используют 44 счёт «Расходы на продажу». Далее печати и штампы хранятся на забалансовом счете 013 до их списания.

Важно! В частных организациях, учёт печатей ведётся как материально-производственные запасы, а не основное средство.

Пример 1. Фирма «Капитошка» занимается оптовой торговлей. 2 апреля 2016 года приобрела печать стоимостью 2 900 рублей, в том числе НДС 18%. Печать была доставлена в офис 2 апреля со всеми сопровождающими документами (накладной, счёт-фактурой), в тот же день бухгалтер перечислила за неё оплату с расчетного счёта.

Проводка Сумма Расшифровка
Дт 60 Кт 51 2 900,00 Перечислены средства за печать
Дт 10.9 Кт 60 2 457,63 (стоимость печати без НДС) Печать подлежит бухгалтерскому учёту
Дт 19 Кт 60 442,37 Входной НДС по приобретенным ценностям
Дт 68 Кт 19 442,37 НДС принят к вычету
Дт 44 Кт 10.9 2 457,63 Стоимость печати списана в расходы
Дебет 013 2 457,63 На забалансовом счету числятся активы стоимостью менее 40 тысяч

В налоговом учёте, при расчёте налога на прибыль, можно отразить всю сумму затрат (только без учета НДС») в графе «Косвенные расходы». Приложив накладную, либо акт об оказанных услугах. Это уменьшит сумму налога на прибыль. При заполнении декларации по косвенному налогу, полученную при покупке печати счёт-фактуру, также обязательно отразить в Книге Покупок, входящая сумму НДС уменьшит данный налог. Читайте также статью: → “Учет счетов-фактур в книге покупок и продаж».

Стандартные проводки в бюджетных учреждениях

Учет печатей бюджетных подразделениях намного сложнее, чем обычных. Изначально, принимается решение, по какой статье необходимо отразить: 310 (если печати будут использоваться более года) или 340 (срок использования меньше 1 года).

На основании Инструкцией № 157н, учёт объекта, который применяется в работе более года,ведётся как основное средство, при этом не зависимо от их цены. Когда в работе печати используются меньше года. Если срок полезного использования менее года, тогда печати относят к материальным запасам. Решение об этом принимает комиссия.

  1. Если принятие осуществилось в качестве Основного средства. В проводках указывается стоимость всех затрат,с учётом НДС. Если она менее 3 тысяч рублей, то списание со счета происходит с одновременным отражением на его на 21 «Основные средства стоимостью до 3 тысяч рублей включительно в эксплуатации»».
  2. При отнесении печати к категории «Материальные запасы». Если принято решение зачислить их в качестве материальных запасов, то отнесение к ним происходит на основании документов:
  • товарной накладной;
  • счет-фактуры;
  • товарно-транспортной накладной;
  • акт о приёме установленной формы (0315004). Читайте также статью: → “».

В бюджетных организациях, специальная комиссия решает способ учёта печати.

Пример 2. Государственная организация приобрела печать стоимостью 590 рублей, том НДС в том числе (90 рублей ). Стандартные проводки при отнесении объекта к основному средству:

  • Отражены затраты на покупку печати:

Дт 4 106 31 310 Кт 4 302 31 730 – 590 рублей

  • Переведены денежные средства Продавцу:

Дт 4 302 31 830 Кт4 201 11 610 – 590 рублей

  • Объект принят к учету как основное средство:

Дт 4 101 38 310 Кт 1 106 31 310 – 590 рублей

Проводки при отнесении объекта к МЗ:

  • Приняты к учёту:

Дт 2 105 36 340 Кт 2 208 34 660 – 500 рублей

  • Перечислены денежные средства: 590 рублей

Дт 2 302 36 830 Кт 2 201 11 610

  • Входный НДС принят к вычету: 90 рублей

Дт 2 210 01 560 Кт2 208 34 660

При принятии печати в качестве основного средства, отражается сумма с НДС, а если принято как запасы – в проводках указывается сумма за вычетом косвенного налога.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Как заполняется журнал учёта печатей и штампов

Все печати и штампы должны строго учитываться Для этого существует специальный журнал. В нём содержатся их оттиски и информация о том, в какой отдел они переданы, с подписью ответственных лиц. Журнал содержит 8 граф:

№ п/п Наименование печати/штампа Оттиск Выдача в пользование Возврат Примечание
должность и ФИО получателя подпись, дата получения должность и ФИО получателя подпись, дата получения
1 2 3 4 5 6 7 8
  • В первой графе указывается порядковый номер.
  • В графе «Наименование печати» прописывается её назначение, например «Печать для документов».
  • В третьей графе обязателен оттиск, он должен быть чётким, не размытым.
  • В графе № 4 указывается, например: «менеджер по продажам Коваленко А.М.»
  • В 5 графе – подпись ответственного лица с указанием даты получения.
  • 6-7 графа заполняются аналогично графам № 4 и 5, только в случае возврата.
  • Строка «Примечание» заполняется в случае уничтожения печати, с указанием номера акта и даты составления.

Журнал заполняется в рукописном виде, поскольку в нём необходимо наличие оригинальной подписи ответственных лиц. Название столбцов может меняться, в зависимости от необходимости и деятельности организации. Строго установленной формы Журнала нет. Форма не регламентирована законодательством.

Несмотря на это вести его необходимо с соблюдением всех требований строгой отчетности:

  • обязательна порядковая нумерация страниц;
  • журнал необходимо прошнуровать;
  • на документе ставится печать и подписьруководителя;
  • хранится журнал в железном сейфе.

Законодательством не установлен обязательное наличие граф в Журнале. Организация вправе их корректировать, в зависимости от своей деятельности.

Как осуществляется замена печатей

Чтобы ввести на организацию новую печать, необходимо уничтожить старую. Существуют следующие варианты:

Утилизация собственными силами Обращение за помощью к специализированной штемпельной организации
Производится специально назначенной комиссией Печать сдаётся в стороннюю штемпельную организацию
После исполнения поручения оформляется акт, с указанием следующих данных:

  • времени и места проведения;
  • состав комиссии;
  • причины уничтожения;
  • наименования оттиска печати;
  • способ утилизации (изделия из полимеров, возможно сжечь, либо разделить на мелкие части, а металлические – опиливают перекрестными линиями)
  • заключение, вынесенное комиссией
  • подписи всех проверяющих
Одновременно с печатью предоставляется комплект документов:

  • заявление о намерение уничтожить оттиск, заверенное руководителем;
  • ксерокопия паспорта директора;
  • копия доверенности, в которой прописаны полномочия на осуществление таких действий;
  • ксерокопия паспорта лица, ответственного за уничтожение;
  • заверенная копия выписки из ЕГРЮ, срок её получения не должен превышать одного месяца;
  • платежный документ, подтверждающий перечисление денежных средств, за оказываемые услуги (оригинал квитанции, либо платежное поручение с отметкой банка).

При утилизации собственными силами, акт необходимо хранить на всём протяжении деятельности организации, чтобы избежать неоднозначных споров. Если печать потеряна, то процедуру по утилизации провести будет невозможно. Для получения нового оттиска, необходимо предоставить вышеперечисленный комплект документов вместе со справкой из внутренних дел, в которой установлен факт пропажи.

Также о краже необходимо оповестить регистрирующий орган и подать объявления в СМИ. Обязательно сообщить об инциденте банку, в котором открыт расчетный счет фирмы, чтобы предотвратить снятие денежных средств с расчетного счета. Способ утилизации фирма выбирает сама

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *