Учет выдачи спецодежды на предприятии

Основные требования к выдаче спецодежды

Требования по обеспечению работников СИЗ

Работник, осуществляющий трудовую деятельность, должен быть обеспечен всеми необходимыми средствами для защиты от опасных и вредных факторов. Для начала необходимо уяснить, о каких факторах трудового процесса идет речь:

  • вредные факторы — это факторы, при воздействии которых на организм оказывают влияние вредные для здоровья вещества (производственная пыль, превышение в воздухе содержания газов и наличие опасных веществ, которые человек вдыхает, электромагнитное излучение, физические перегрузки и иное);
  • опасные факторы — это факторы, при наличии которых работник может травмироваться(открытые движущиеся части станочного оборудования, которые невозможно по условиям техпроцесса защитить кожухом).

Если у работодателя имеются сомнения, какую спецодежду и СИЗ выдать работнику, то можно всегда обратится к карте аттестации, в этом документе изложены все подробности, так что ошибки исключены.

Но кроме СОУТ имеются требования законодательного уровня:

  1. В трудовом законодательстве написано о том, что работодатель обязан обеспечить сотрудника специальной одеждой СИЗ и СИЗОД в соответствии с нормами.
  2. Нормами установлено, какая спецодежда положена для определенной категории работников и видов производств.
  3. Требования документов, разработанных на государственном уровне, могут быть зафиксированы в локальных нормативных актах по предприятию и организации.

При любых обстоятельствах нельзя нарушать требования нормативов, принятых на законодательном уровне.

О порядке обеспечения СИЗ

Как правильно осуществляется обеспечение специальной одеждой, спецобувью, СИЗ и СИЗОД на предприятиях? Стратегия обеспечения вырабатывается в нормативном акте, при этом должны быть учтены требования Правил охраны труда.

Рекомендуемый алгоритм обеспечения:

  1. Разрабатывается стандарт, трактующий последовательность получения и выдачи СИЗ. С этим документом необходимо ознакомить заведующих хозяйством, кладовщиков, специалистов по ОТ, а также экономистов отделов снабжения. В этом документе необходимо изложить четкую последовательность обеспечения работников спецодеждой и иными средствами защиты.
  2. Необходимо оформить заявку на год по приобретению СИЗ и спецодежды. Заявки собираются со всех служб предприятия, а затем обобщаются в документ, на основании которого подсчитывается необходимое количество денежных средств на приобретение. Таким образом, будет проще производить планирование финансов.
  3. Далее, следует приобретение специальной одежды и СИЗ непосредственно для работников. При приобретении следует принять во внимание, что вся закупаемая продукция должна соответствовать государственным требованиям и стандартам.
  4. После приобретения необходимо, чтобы закупленный товар прошел входной контроль, чтобы он действительно соответствовал требованиям качества. Плюс ко всему представитель отдела снабжения должен запросить сертификат на спецодежду, в котором должен быть указан ГОСТ в соответствии с картой СОУТ.
  5. Непосредственная выдача спецодежды и СИЗ осуществляется в подразделениях, где трудятся сотрудники. При этом выдача производится под подпись в личной карточке выдачи спецодежды.

Порядок выдачи полностью изложен в межотраслевых Правилах.

О типовых нормах выдачи СИЗ

Содержание типовых норм по выдаче СИЗ

Для удобства разработаны типовые нормы по выдаче СИЗ. Этим документом пользуются эксперты при проведении спецоценки условий труда. Состоят они из следующих граф:

  • наименование должностей и профессий;
  • перечень средств индивидуальной защиты;
  • нормативы по выдаче (1 раз в 12 месяцев или в 24 месяца, до износа, раз в квартал и иное);
  • информация в зависимости от климатических поясов и какое количество положено выдать.

У рядов пунктов имеются примечания с информацией, о том, что положено дополнительно для тех или иных целей.

В качестве наглядного примера можно рассмотреть следующее: токарь работает на вверенном ему станочном оборудовании, то есть ему положены костюм хлопчатобумажный, ботинки или сандалии, головной убор, защитный экран. Токарю нельзя выполнять работу в хлопчатобумажных вязаных перчатках, так как он работает с постоянно движущимися открытыми механизмами, а перчатки могут попасть в опасную зону и сотрудник может получить травму, но при уборке стружки рабочему без перчаток никак обойтись нельзя, он поранится.

Тогда в примечании указывается, что для уборки рабочего места необходимо работника обеспечить перчатками. Далее, этот же токарь выполняет работы по уборке снега с крыш, в связи с этим его необходимо обеспечить теплой специальной одеждой, страховочной привязью, каской и иными приспособлениями.

То есть получается, что выдача специальной одежды, СИЗ и СИЗОД должна выдаваться целенаправленно для выполнения непосредственных задач, а также дифференцированно, исходя из того, какие обязанности на работника дополнительно возлагаются. Это может быть прописано в нормах, определено на основании аттестации рабочих мест экспертными организациями, но соблюдаться они должны обязательно.

Как осуществляется выдача спецодежды

Организация выдачи спецодежды

Известно, что одни и те же профессии встречаются в разных производственных отраслях, но нормы выдачи для всех одинаковы. Работодателю важно правильно оценить, какие СИЗ стоит выбирать для конкретного работника.

При выдаче спецодежды следует руководствоваться определенными правилами, но если работодатель дополнительно обеспечивает работника СИЗ, то он не нарушает требования, а, напротив, увеличивает степень защиты. Тем не менее, на основании некоторых критериев следует более подробно разобраться, а не нарушаются ли требования законодательства при этом, в противном случае проверяющие органы тоже могут проявить к данному обстоятельству интерес.

Если приобретена по некоторым причинам специальная одежда у зарубежного производителя, то следует ее проверить на соответствие требованиям Российских стандартов. При этом должны быть оформлены сертификаты, декларации и иные документы, информация в которых должна соответствовать требованиям Роспотребнадзора.

Своевременная выдача СИЗ должна быть обеспечена работодателем в полном соответствии с требованиями нормативной базы. А также необходимо организовывать пункты ремонту и стирки спецодежды и СИЗ на предприятии.

Чтобы зафиксировать выдачу спецодежды работнику, необходимо организовать работу следующим образом:

  • завести карточку выдачи спецодежды на каждого сотрудника;
  • вести учет выдачи СИЗ под подпись;
  • контролировать своевременную замену специальной одежды и СИЗ;
  • при выдаче руководствоваться картой спецоценки условий труда;
  • производить замену СИЗ, которые раньше положенного времени вышли из годности;
  • на спецодежду, обувь, СИЗ и СИЗОД должны быть обязательно сертификаты соответствия.

Советы инженеру по охране труда

Контроль за использованием и выдачей специальной одежды и СИЗ возлагается, как правило, на инженера по ОТ или иное лицо, назначенное приказом руководителя.

Но чтобы не попасть впросак перед проверяющими органами, ответственному работнику рекомендуется:

  1. Подготовить список всех работающих сотрудников, при этом каждый месяц обновлять его, так будет проще ориентироваться, кому и что выдано.
  2. Напротив фамилии каждого работника следует указать, что ему конкретно положено, то есть перечислить всю спецодежду и обувь, а также СИЗ и СИЗОД.
  3. Напротив каждого наименования СИЗ необходимо указать, требования какого ГОСТа на них распространяются.
  4. Хотя бы раз в месяц общаться с завхозом, чтобы знать проблему о недостающих СИЗ, каким образом осуществляется их стирка и ремонт, и по каким правилам они выдаются.
  5. При проведении проверки личных карточек выдачи СИЗ стоит обратить внимание на наличии подписей сотрудников, а также на сроки выдачи и на соответствие требованиям сертификатов.
  6. Необходимо также вести контроль за стиркой и ремонтом спецодежды.
  7. Контролировать, как работники используют спецодежды при выполнении работ.

Последний момент бывает очень сложным: непросто работника обязать надеть специальную одежду и СИЗ, так как имеются и такие мнения, что не вся спецодежда подходит для носки. В этом случае рекомендуется подготовить акт произвольной формы, что работник не надевает СИЗ.

Изначально можно применить и иную меру воздействия, а именно: написать замечание о неиспользовании СИЗ работником в первую ступень контроля, если он распишется в соответствующей графе, то часть вины, если произошел несчастный случай по причине неиспользования СИЗ будет возложена на него самого, а если он отказывается от подписи, то оформление акта будет лучшим решением.

Распорядительным документом по подразделению необходимо назначить лицо, ответственное за выдачу, стирку и ремонт спецодежды, так проще будет осуществлять контроль за выполнением этой задачи.

Если сотрудник не обеспечен спецодеждой

Несчастный случай по причине отсутствия СИЗ: последствия

Если работодатель экономит на выдаче специальной одежды и СИЗ, то это может в дальнейшем неблагоприятно сказаться на деятельности предприятия. А произойти могут случаи следующего характера:

  1. При проведении проверок надзорными органами накладываются наказания административного характера. В любом случае пострадать может как юридическое, так и физическое лицо, а именно руководитель, специалист по охране труда или заведующий хозяйством.
  2. Если произошел несчастный случай, причем неважно, к какой степени тяжести последствия были отнесены, то поднимаются все документы, касающиеся данного сотрудника, в том числе карточка выдачи спецодежды и СИЗ. Опять же зависит от степени тяжести произошедшего, может быть наложено как административное, так и уголовное взыскание.
  3. Проверяющие лица также обращают внимание на соответствие выданной спецодежды требованиям сертификатов, а также соблюдение сроков выдачи и применение работниками.

В этом видео инженер расcкажет про защитные свойства СИЗОД, методы испытаний и правила подбора СИЗОД в соответствии с условиями труда на предприятии:

Форма для приема вопроса, напишите свой

Кому выдают спецодежду

Согласно ст. 212 Трудового кодекса РФ на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях, работодателем должна приобретаться сертифицированная специальная одежда за счет собственных средств.

Примечание. Что такое спецодежда

Под специальной одеждой понимаются средства индивидуальной защиты работников. В ее состав входят:

  • специальная одежда (комбинезоны, костюмы, куртки, брюки, халаты, полушубки, тулупы);
  • специальная обувь;
  • предохранительные приспособления.

Конкретный перечень средств труда, учитываемых в составе специальной одежды, определяется организацией исходя из особенностей технологического процесса.

Правила обеспечения работников специальной одеждой утверждены Постановлением Минтруда России от 18 декабря 1998 г. N 51 (далее — Правила).

А перечни профессий, по которым работодатель обязан выдавать спецодежду, ее наименование и сроки, на которые она выдается, устанавливает Минтруд России (Постановления от 16 декабря 1997 г. N 63, от 25 декабря 1997 г. N 66, от 29 декабря 1997 г. N 68 и от 30 декабря 1997 г. N 69). Спецодежда выдается по нормам, которые организация определяет на основании Типовых отраслевых норм бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты или самостоятельно исходя из собственных потребностей в спецодежде.

При заключении трудового договора работодатель должен ознакомить специалиста с правилами и нормами выдачи спецодежды на предприятии.

При этом они должны быть зафиксированы в коллективном или трудовом договоре либо в ином локальном акте предприятия. Но следует помнить, что установленные нормы не могут быть ниже норм, утвержденных Минтрудом России.

…выдачи спецодежды работникам

Специальная одежда выдается работникам в соответствии с Правилами. Следуя требованиям нормативного документа, работодатель обязан организовать надлежащий учет и контроль за выдачей работникам спецодежды в установленные сроки. В этих целях выдачу одежды необходимо отразить в личной карточке работника (ее форма приведена в Приложении к Правилам).

Если спецодежда учитывается в составе основных средств, то ее стоимость списывается на расходы путем начисления амортизации в порядке, аналогичном для прочих основных средств, одним из предусмотренных способов. Поскольку с 2006 г. единовременное списание основных средств по мере их отпуска в эксплуатацию бухгалтерским стандартом не предусмотрено, списание на расходы организации стоимости спецодежды, учитываемой в составе основных средств, осуществляется посредством начисления амортизации в течение срока полезного использования на счета затрат следующей проводкой:

Дебет 20 (23, 25, 26) Кредит 02

  • начислена амортизация.

Если спецодежда учитывается в организации в составе МПЗ, ее стоимость погашается линейным способом исходя из сроков полезного использования специальной одежды, предусмотренных Типовыми отраслевыми нормами бесплатной выдачи специальной одежды, а также Правилами обеспечения работников специальной одеждой (п. 26 Методических указаний), и отражается проводкой:

Дебет 20 (23, 25, 26)

Кредит 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»

  • списана стоимость спецодежды.

Однако стоимость спецодежды, срок эксплуатации которой, согласно нормам выдачи, не превышает 12 месяцев, допускается списывать единовременно, в момент ее передачи (отпуска) сотрудникам организации (п. 21 Методических указаний).

…выбытия спецодежды

В соответствии с п. 31 Методических указаний списание специальной одежды с бухгалтерского учета осуществляется только при ее фактическом физическом выбытии, то есть независимо от того, полностью или нет погашена стоимость спецодежды, она будет списана только в том случае, если ее дальнейшее использование невозможно в связи с непригодностью. Например, в случае продажи, передачи безвозмездно (за исключением договора безвозмездного пользования), списания в случае морального и физического износа, ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях, передачи в виде вклада в уставный (складочный) капитал других организаций.

Примечание. Если спецодежда списывается в результате продажи, то выручка от продажи принимается в сумме, указанной в договоре купли-продажи (п. 32 Методических указаний).

Если спецодежда учитывается как объект основных средств, то ее продажа оформляется Актом о приеме-сдаче объекта основных средств (форма N ОС-1).

Если спецодежда числится в качестве МПЗ, ее продажа оформляется Требованием-накладной (форма N М-11).

Рассмотрим пример выбытия спецодежды на производственном предприятии из-за недостачи, которая выявлена в результате инвентаризации.

Пример. Предположим, что в ОАО «Процесс» была проведена инвентаризация, в результате которой выявлена недостача спецодежды (куртки на утепленной подкладке), числящейся в составе материалов. На момент инвентаризации остаточная стоимость актива составила 12 000 руб.

Бухгалтер предприятия записал:

Дебет 94

Кредит 10 субсчет «Спецодежда в эксплуатации»

  • 12 000 руб. — списана остаточная стоимость спецодежды в связи с выявленной недостачей;

Дебет 94

Кредит 68 субсчет «НДС»

  • 2160 руб. (12 000 руб. x 18% : 100%) — восстановлен НДС, ранее принятый к вычету, с остаточной суммы спецодежды;

Дебет 73

Кредит 94

  • 14 160 руб. (12 000 + 2160) — предъявлен к возмещению виновному лицу ущерб от преждевременного списания спецодежды.

Учет расходов при расчете налога на прибыль

По мнению налоговых органов, для признания расходов по обеспечению работников средствами индивидуальной защиты в целях налога на прибыль необходимы следующие условия:

  • обязательная выдача работникам конкретной профессии предусмотрена действующими нормативными документами;
  • фактически выдача производится именно работникам этих профессий;
  • выдача производится в пределах утвержденных норм.

В частности, указанная точка зрения представлена в Письме УМНС России по г. Москве от 19 февраля 2004 г. N 26-12/11155. Минфин России поддержал налоговиков (Письмо от 21 января 2005 г. N 03-03-01-04/1/18). Логика фискалов, судя по всему, такая. Если необходимость выдачи специальной одежды, специальной обуви и иных защитных средств не подтверждена нормативными документами либо результатами аттестации рабочих мест, то условия труда работников соответствующих профессий и (или) должностей не являются вредными и (или) опасными, работа не выполняется в особых температурных условиях и не связана с загрязнением. Поэтому у предприятия отсутствует законодательно установленная обязанность по выдаче защитных одежды, обуви и приспособлений, а следовательно, расходы на их приобретение в таких условиях не могут быть признаны экономически оправданными.

Учесть выдачу средств индивидуальной защиты в случаях, когда нормативы выдачи не утверждены, можно при условии, что необходимость их применения будет подтверждена результатами аттестации рабочих мест, проведенной в установленном порядке (такая возможность предусматривается п. 6 Правил, но только в отношении отдельных средств индивидуальной защиты).

Дополнительно отметим, что в целях исчисления налога на прибыль затраты по чистке, стирке, ремонту и дезинфекции специальной одежды относятся к прочим расходам в размере фактических затрат в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены.

Примечание. Спецодежду в налоговом учете можно списать единовременно

К материальным затратам, признаваемым в налоговом учете, относятся расходы на приобретение инструментов, приспособлений, инвентаря, приборов, лабораторного оборудования, спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты, предусмотренных законодательством РФ. Стоимость такого имущества включается в состав материальных расходов в полной сумме по мере ввода его в эксплуатацию. Об этом сказано в пп. 3 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ.

Какими налогами облагается стоимость выданной спецодежды

Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Поэтому стоимость специальной одежды, выдаваемой работникам в соответствии со ст. 212 Трудового кодекса РФ и Типовыми отраслевыми нормами бесплатной выдачи специальной одежды, не подлежит налогообложению.

Стоимость передаваемой во временное пользование спецодежды в пределах установленных норм не подлежит обложению ЕСН. Это следует из пп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ.

Режим обложения «зарплатными» налогами стоимости спецодежды, выданной сверх норм, которые установлены законодательством, ставится в зависимость от того, передается она в собственность работников или остается в собственности предприятия.

В первом случае стоимость безвозмездно переданных защитных средств подлежит обложению налогом на доходы физических лиц по ставке 13 процентов как доход, полученный в натуральной форме, а объект обложения единым социальным налогом отсутствует на основании п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ. Ведь в этом случае выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль.

Во втором случае объект обложения как налогом на доходы физических лиц, так и единым социальным налогом отсутствует, поскольку у работников отсутствует доход, полученный в натуральной форме, поскольку они используют принадлежащие работодателю защитные средства и приспособления в рамках исполнения трудовых обязанностей на основании внутренних распорядительных документов и (или) коллективного договора. Такой вариант больше подходит для предприятий, которые стараются снизить налоговые риски.

Н.И.Абрамова

Методолог-консультант

ЗАО «АФ «АудитСибМаш»,

Консалтинговая группа «Лекс»

Создаем резерв на ремонт основных средств
С какого момента платить налог на имущество?

Выдать или не выдать? Вот в чем вопрос

Для начала разберемся, всех ли работников нужно обеспечивать спецодеждой. Работодатель должен за счет собственных средств приобрести сертифицированную или декларированную спецодежду (обязательно возьмите у поставщика сертификат или декларацию соответствия) и бесплатно выдать ее сотрудникам, которые заняты на работахч. 2 ст. 212, ч. 1 ст. 221 ТК РФ; пп. 4, 8 Правил, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 01.06.2009 № 290н (далее — Правила № 290н); приложение № 4 к Техническому регламенту 019/2011, утв. Решением Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 № 878 (далее — ТР ТС 019/2011):

  • <или>с вредными и (или) опасными условиями труда;
  • <или>выполняемых в особых температурных условиях;
  • <или>связанных с загрязнением.

А для того чтобы определить, трудятся ли сотрудники на таких рабочих местах, работодателю необходимо провести специальную оценку условий труда, причем в отношении всех сотрудников (кроме надомников и дистанционных работников)ст. 3, п. 3 ст. 7 Закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ (далее — Закон № 426-ФЗ). Если компания ранее делала аттестацию рабочих мест, то их спецоценку можно не проводить в течение 5 лет со дня окончания аттестациип. 4 ст. 27 Закона № 426-ФЗ. При этом спецодежда также должна выдаваться, если результаты проведенной аттестации подтверждают такую необходимость.

Что будет, если не выдать спецодежду

С 1 января 2015 г. в КоАП введена новая ст. 5.27.1, предусматривающая ответственность за нарушение законодательства об охране труда. Покажем в таблице, что вам может грозить за выявленные нарушения.

Нарушитель За необеспечение работников СИЗ, которые подлежат декларированию соответствия (первый класс риска)ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ; примечание к ст. 5.27.1 КоАП РФ; п. 5.5 ТР ТС 019/2011 За необеспечение работников СИЗ, которые подлежат обязательной сертификации (второй класс риска)ч. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ; примечание к ст. 5.27.1 КоАП РФ; п. 5.5 ТР ТС 019/2011 За повторное аналогичное правонарушениеч. 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ
Организация
  • <или>предупреждение;
  • <или>штраф от 50 000 до 80 000 руб.
Штраф от 130 000 до 150 000 руб.
  • <или>штраф от 100 000 до 200 000 руб.;
  • <или>приостановление деятельности на срок до 90 суток
ИП
  • <или>предупреждение;
  • <или>штраф от 2000 до 5000 руб.
Штраф от 20 000 до 30 000 руб.
  • <или>штраф от 30 000 до 40 000 руб.;
  • <или>приостановление деятельности на срок до 90 суток
Руководитель
  • <или>предупреждение;
  • <или>штраф от 2000 до 5000 руб.
Штраф от 20 000 до 30 000 руб.
  • <или>штраф от 30 000 до 40 000 руб.;
  • <или>дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет

Порядок выдачи и возврата спецодежды

Выдача

Выдавать спецодежду работодатель должен по типовым нормам, которые предусмотрены для его вида деятельностипп. 5, 14 Правил № 290н. Только если профессий или должностей ваших работников нет в соответствующих типовых нормах, спецодежда выдается по нормам для сквозных профессий (должностей) всех отраслей экономикиутв. Приказом Минтруда от 09.12.2014 № 997н.

А если и в этих нормах работодатель не найдет соответствующих профессий (должностей), тогда нужно руководствоваться типовыми нормами для работников, профессии (должности) которых характерны для выполняемых вашими сотрудниками работ.

Кроме того, работодатель может устанавливать и свои нормы выдачи спецодежды, но при условии, что они улучшают защиту работников по сравнению с типовыми (например, обеспечивают более высокое качество защиты)п. 6 Правил № 290н. Собственные повышенные нормы нужно обязательно утвердить приказом (или иным локальным нормативным актом).

Также работодатель должен организовать учет выдачи спецодежды и контроль за этим процессом. Так, ее выдача фиксируется ответственным лицом в личной карточке учета выдачи СИЗ.

Форма карточки приведена в приложении к правилам обеспечения спецодеждойп. 13 Правил № 290н; п. 61 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 26.12.2002 № 135н (далее — Методические указания). При этом работники должны расписаться в получении спецодежды. Но на практике могут встречаться и другие способы учета ее выдачи и возврата, главное, чтобы этот процесс контролировался работодателем.

И еще. Работодатель должен не только своевременно выдавать работникам спецодежду, но и обеспечивать ее хранение, химчистку, стирку, сушку, ремонт и заменуч. 3 ст. 221 ТК РФ; п. 30 Правил № 290н.

Возврат СИЗ

Собственником спецодежды является работодатель, а работник только пользуется ею. Поэтому работник должен ее вернутьп. 64 Методических указаний:

  • <или>при увольнении;
  • <или>при переводе на другую работу, на которой ношение спецодежды не требуется;
  • <или>по окончании сроков ее носки взамен получаемой новой.

Если возвращенная спецодежда пригодна для дальнейшего использования (это должна определить комиссия по охране труда или при ее отсутствии — должностное лицо, уполномоченное работодателем) даже после окончания срока носки, она после стирки (или чистки, дезинфекции, ремонта) может быть вновь выдана работнику и использоваться дальше по назначениюп. 22 Правил № 290н.

При этом работодатель должен позаботиться о том, чтобы работники были уведомлены о порядке сдачи (возврата) спецодежды. Для этого можно:

  • <или>прописать в положении о СИЗ порядок возврата спецодежды и ознакомить с ним под личную подпись работников;
  • <или>прописать в трудовых договорах условие о возврате работодателю спецодежды либо ее стоимости при увольнении.

Возврат спецодежды нужно также отразить в личной карточке учета выдачи СИЗп. 13 Правил № 290н.

Как учесть затраты на спецодежду

Порядок списания стоимости спецодежды на затраты должен быть отражен в учетной политике как для бухгалтерских, так и для налоговых целей.

В бухгалтерском учете

Если стоимость одной единицы спецодежды (без учета НДС) будет более 40 000 руб. (или иного лимита, установленного организацией) и срок ее службы превышает 12 месяцев, то спецодежда соответствует признакам основных средствпп. 4, 5 ПБУ 6/01. Тогда расходы на ее приобретение списываются через амортизациюп. 17 ПБУ 6/01.

Под единицей спецодежды понимается не комплект (скажем, куртка, брюки, нательное белье, ботинки и т. д.), выданный одному работнику, а каждая вещь (или пара — для обуви, перчаток и т. п.).

В случае если стоимость спецодежды ниже установленного лимита (40 000 руб. или иного), она учитывается в составе материально-производственных запасовп. 5 ПБУ 6/01; пп. 11, 13 Методических указаний. А дальше нужно обратить внимание на срок службы спецодежды, установленный типовыми нормами выдачипп. 21, 26 Методических указаний:

  • <если>он не превышает 12 месяцев, то вы можете списывать стоимость спецодежды на расходы:
  • <или>единовременно в момент ее выдачи сотрудникам;
  • <или>равномерно в течение срока ее службы;
  • <если>он более 12 месяцев, то расходы на спецодежду признаются только равномерно в течение срока ее использования.

Сроки пользования спецодеждой исчисляются со дня фактической выдачи ее работникамп. 13 Правил № 290н.

При этом движение спецодежды, которая учитывается в составе МПЗ, оформляйте такими проводками:

Дт Кт
На дату принятия к учету
Приобретенная спецодежда принята к учету 10 «Материалы», субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком спецодежды 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
НДС принят к вычету (при выполнении определенных условий) 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС» 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

ВАРИАНТ 1. При единовременном списании — на дату выдачи работникам

Спецодежда выдана работникам 20 «Основное производство» (08 «Вложения во внеоборотные активы», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 44 «Расходы на продажу») 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»

ВАРИАНТ 2. При равномерном списании

На дату выдачи работникам
Спецодежда выдана работникам 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»
Ежемесячно равными долями в течение срока носки
Отражено погашение части стоимости спецодежды 20 «Основное производство» (08, 23, 25, 44) 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»
В случае выбытия (например, порчи или утраты) — на дату выбытия
Списана остаточная стоимость спецодежды 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»

В налоговом учете

НДС. Компания может принять к вычету входной НДС, предъявленный поставщиком спецодежды, еслиподп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ:

  • поступление спецодежды отражено в учете на основании первички поставщика;
  • есть правильно оформленный счет-фактура поставщика;
  • работники, которым выдана спецодежда, задействованы в облагаемой НДС деятельности.

Поскольку право собственности на спецодежду остается у компании и работникам она выдается во временное пользование, то на дату выдачи реализации не происходит и НДС начислять не нужноподп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ.

Налог на прибыль. Стоимость спецодежды можно учесть в расходах по налогу на прибыль, если одновременно выполняется следующееПисьма Минфина от 25.11.2014 № 03-03-06/1/59763, от 16.02.2012 № 03-03-06/4/8:

  • вредные и (или) опасные условия труда, наличие особых температурных условий или условий, связанных с загрязнением, требующих предоставления спецодежды и спецобуви, подтверждены результатами проведенной специальной оценки условий труда (или аттестацией рабочих мест по условиям труда)ст. 3, п. 3 ст. 7 Закона № 426-ФЗ;
  • спецодежда выдается в пределах типовых норм или по повышенным нормам, которые утверждены компанией.

Порядок признания затрат на покупку спецодежды в расходах будет зависеть от ее стоимости и срока полезного использования:

  • <если>ее стоимость (без учета НДС) более 40 000 руб. за единицу и срок ее использования более года, тогда спецодежда признается амортизируемым имуществом и ее стоимость погашается путем начисления амортизациип. 1 ст. 256, п. 1 ст. 259 НК РФ; Письмо Минфина от 16.04.2009 № 03-03-06/1/244;
  • <если>одно из условий признания имущества амортизируемым не будет выполняться (например, стоимость менее 40 000 руб. или срок использования — 12 месяцев или меньше), тогда затраты на спецодежду признаются материальными расходами и учитываются по мере выдачи ее работникам на усмотрение организацииподп. 3 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ:
  • <или>единовременно в полной сумме;
  • <или>равномерно в течение всего срока эксплуатации специальной одежды.

С 1 января 2016 г. амортизируемым будет признаваться имущество стоимостью более 100 000 руб.п. 7 ст. 2, п. 4 ст. 5 Закона от 08.06.2015 № 150-ФЗ Вряд ли какая-либо спецодежда будет «дотягивать» до такой стоимости, поэтому порядок списания затрат на спецодежду через амортизацию, скорее всего, станет неактуальным.

УСНО. Если компания применяет «доходно-расходную» УСНО, то она может учесть при расчете «упрощенного» налога стоимость спецодеждыподп. 1, 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ:

  • <или>как материальные расходы (когда спецодежда не признается амортизируемым имуществом);
  • <или>как расходы на приобретение основных средств (при стоимости более 40 000 руб. и сроке эксплуатации более 12 месяцевп. 4 ст. 346.16 НК РФ).

Условия признания будут те же, что при учете спецодежды при расчете налога на прибыль (необходимо проведение спецоценки условий труда и соблюдение норм выдачи). К ним добавится еще одно — затраты можно признать только после оплаты спецодежды поставщикуп. 2 ст. 346.17, подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

НДФЛ и страховые взносы. Поскольку спецодежда выдается работникам в пользование, а не в собственность, то никаких доходов от ее получения у работников не возникает. К тому же такая выдача не является вознаграждением за труд. А это значит, что стоимость выданной спецодежды (как в пределах типовых норм, так и сверх них) не подлежит обложению:

  • НДФЛст. 210, п. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 31.08.2009 № 03-04-06-01/226 (п. 2), от 08.08.2012 № 03-04-06/9-227;
  • страховыми взносамич. 1 ст. 7, подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; п. 1 ст. 20.1, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; Письмо Минздравсоцразвития от 05.08.2010 № 2519-19 (п. 3).

Если работник не вернул спецодежду

Материальная ответственность работника

А вот если работник не вернет (или по своей вине испортит) спецодежду, то это фактически является причинением ущерба работодателю, который придется возместитьст. 238, ч. 1 ст. 243 ТК РФ. Его размер должен определить работодатель исходя из стоимости спецодежды с учетом степени ее износа на день причинения ущерба (к примеру, на дату увольнения работника)статьи 246, 247 ТК РФ. Кроме того, в компании должен обязательно вестись учет выдачи спецодежды. Ведь чтобы доказать размер ущерба, нужны сведения об остаточной стоимости спецодежды на дату увольнения, о сроках носки спецодежды, о степени ее годности на момент выдачи (то есть выдана ли новая спецодежда или бывшая в употреблении)Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 09.02.2015 № 33-1150/15, А-12.

Правда, работодателю до принятия решения о возмещении ущерба работниками нужно соблюсти определенную процедуру: провести с помощью специально созданной комиссии проверку, чтобы выяснить причины возникновения ущерба, и получить письменные объяснения от работниковст. 247 ТК РФ. И если сумма ущерба не будет превышать среднемесячный заработок работника, то работодатель по своему распоряжению (обычно выпускается в форме приказа) может удержать ее из зарплаты виновного работника даже без его согласияст. 248 ТК РФ; Определение Санкт-Петербургского горсуда от 30.01.2012 № 33-1070/2012. Только не забудьте, что работника нужно под личную подпись ознакомить с приказом о взыскании ущерба.

Если же работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, сумма которого превышает его среднемесячный заработок, работодатель может требовать возмещения ущерба только через судч. 2 ст. 248 ТК РФ.

Налоговые последствия для работодателя

НДС. Если работник при увольнении договорился с работодателем, что он не будет возвращать спецодежду и при этом работодатель удержит ее стоимость из зарплаты, тогда к работнику переходит право собственности на эту спецодежду. Такая передача права собственности на возмездной основе есть не что иное, как реализация товара, которая облагается НДС в общеустановленном порядкеПисьмо Минфина от 09.07.2013 № 03-07-11/26420. НДС придется начислить и при безвозмездной передаче, когда работодатель не будет требовать от работника компенсации остаточной стоимости спецодеждыабз. 2 подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ.

А вот если, несмотря на требования, работник просто не вернул спецодежду и компания хочет взыскать причиненный тем самым ущерб, то должна быть соблюдена процедура взыскания ущерба (то есть документы нужно оформить так, чтобы они подтверждали именно причинение убытков работодателю). В таком случае оснований для начисления НДС не будет, ведь компенсация убытков не связана с реализациейст. 232 ТК РФ; Постановление 7 ААС от 18.06.2010 № 07АП-4338/10.

НДФЛ и страховые взносы. Если работник при увольнении не вернул спецодежду и работодатель не будет взыскивать с него ее стоимость, то компании нужно начислить работнику НДФЛ с дохода, полученного в натуральной формеп. 1 ст. 210, п. 1 ст. 211 НК РФ. Также придется начислить и страховые взносыч. 6 ст. 8 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; п. 3 ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

Правда, есть решение суда в пользу организации, когда инспекции не удалось доказать, что к бывшим работникам перешло право собственности на спецодежду и у них возник доход, даже при отсутствии документов об изъятии спецодежды при увольненииПостановление ФАС ЗСО от 04.02.2014 № А27-6103/2013.

***

По общему правилу спецодежду работодатель должен приобретать за счет собственных средствст. 212 ТК РФ. А известно ли вам, что такие затраты (или хотя бы их часть) вам может компенсировать ФСС РФподп. «г» п. 3 Правил, утв. Приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н (далее — Правила № 580н)? Правда, живые деньги от Фонда вы не получите, но сможете уменьшить на возмещаемую сумму свои страховые взносы «на травматизм» за текущий год (то есть уплатить взносов меньше, чем начислили)п. 2 Правил № 580н; п. 2 ч. 1 ст. 7 Закона от 01.12.2014 № 386-ФЗ.

Для получения возмещения нужно до 1 августа текущего года в территориальный орган ФСС по месту своей регистрации представить заявление (в бумажном или электронном виде), а также комплект документов, утвержденный Минтрудомп. 4 Правил № 580н.

Если ФСС примет решение о возмещении ваших расходов на приобретение спецодежды, тогда:

  • вы обязаны отчитаться перед территориальным органом Фонда об использовании средств и представить документы, подтверждающие ваши расходып. 12 Правил № 580н;
  • начисленные взносы «на травматизм» вы можете учесть в расходах для целей налога на прибыль в полном объеме;
  • полученная помощь ФСС не учитывается в прибыльных доходах, а стоимость спецодежды, на которую уменьшаются взносы «на травматизм», — в расходахПисьмо Минфина от 24.09.2010 № 03-03-06/1/615 (п. 2); Постановление ФАС ЗСО от 25.03.2013 № А27-9150/2012.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Охрана труда / компенсации»:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *