В работу бухгалтеров вмешался президент

Как сделать из коллектива бухгалтерии эффективную команду

Источник: журнал «Главбух»

Руководители понимают: новый серьезный проект быстрее поднимут люди, которые умеют объединить усилия для достижения результата, чем умник-одиночка. Поэтому умение работать в команде — личное качество главбуха, которое сегодня лидирует по количеству упоминаний в вакансиях. В компании команда — это сотрудники, объединенные общей целью. Их главное отличие от простой группы — люди постоянно общаются, обсуждают работу, строят планы, подводят промежуточные итоги, организовывают мозговые штурмы.

Командный игрок отличается от обычного сотрудника тем, что держит в голове не только свои текущие задачи, но и конечную общую цель. Да, у него своя зона ответственности и он точно знает, где начинается зона ответственности другого члена команды. Но он видит и общую картину, понимает, на каком этапе находится проект и каковы его перспективы. Командный игрок может подменить другого сотрудника, выйти за рамки своих обязанностей, если это понадобится. Но он готов и к ситуации, когда все окажутся заняты и никто не сможет помочь. Тогда командный игрок примет решение сам и потом ответит за него и объяснит, почему поступил так, а не иначе. Каждую задачу командный игрок решает так, чтобы его личный успех стал еще одной ступенькой к достижению общего большого результата.

Пример
Чем результат работы обычного главбуха отличается от результатов главбуха — командного игрока

Глобальная задача команды, в которую главбух входит наряду с руководителем финансовым директором и директором по продажам, — повысить прибыльность бизнеса. Одна из задач — сдать отчетность налоговикам и в фонды. Но если он командный игрок, то задача сложнее. Не просто уложиться в сроки, а сформировать декларации и расчеты так, чтобы оптимизировать расходы и сэкономить налоги.

Если человек идет по пути наименьшего сопротивления, считает, что работа хороша до тех пор, пока не мешает личной жизни, трудится по принципу «и так сойдет» или «моя хата с краю» — это не командный игрок. Это посредственный исполнитель, который быстрее загубит проект, чем поможет ему стать успешным. Да, его работа обычно сделана. Возможно, он отличный семьянин и спортсмен Он всегда приходит на работу вовремя. И уходит, кстати, тоже. Знайте, что участие в сложном новом креативном проекте такому сотруднику не по плечу.

И еще одна характерная черта командного сотрудника — он всегда предлагает новые идеи, не боясь показаться глупым и недальновидным. Он руководствуется правилом «мы можем делать еще лучше, чем делали раньше». Обычный же сотрудник, наоборот, делает все на автомате, приговаривая «мы так всегда делали, зачем изобретать велосипед».

В каких трех командах играет главбух

Если компания небольшая и главный бухгалтер контактирует в процессе работы со всеми сотрудниками, то весь коллектив — это и есть одна команда. В крупных компаниях есть как минимум две команды, в которых главбух играет определенную роль.

Первая состоит из топ-менеджеров компании — генерального директора и руководителей смежных подразделений. Роль лидера в этой команде принадлежит руководителю. Остальные обязанности распределены между участниками команды в соответствии с принципом «каждый делает то, что получается у него лучше всего». Понятно, что у главбуха это бухгалтерский и налоговый учет.

Бывает, что этим функции главбуха не ограничиваются. Ему поручают управлять финансами, решать кадровые и юридические вопросы Одна из претенденток на звание «Главбух года ´2015», чтобы выиграть суд у налоговой инспекции поступила на заочное отделение юридического факультета. Проиграв в трех инстанциях, она дошла до ВАС РФ и все-таки выиграла дело.

Вторая команда — это бухгалтерия. Здесь лидер — главбух. Цель команды — эффективно решать задачи, возложенные на главбуха топ-составом. А подзадачи распределяются исходя из знаний и опыта конкретных бухгалтеров. Один отвечает за банковские платежи, другой — за учет ТМЦ, третий считает зарплату.

Иногда главбух принимает участие и в третьей команде. Это команда таких же, как и он, главных бухгалтеров в юридически оформленной группе компаний. Или в компаниях, которые тесно связаны между собой технологической цепочкой. Задача у каждого участника этой команды — повышать эффективность документооборота, в том числе и для оптимизации налогообложения.

Из чего складывается умение главбуха работать в команде

Любой командный игрок должен придерживаться правил офисной дипломатии. Она складывается из следующих составляющих.

Умение слушать. Чтобы найти контакт с другим человеком, понять мотивы поступков, характер, надо уметь выслушать. Дослушать до конца, не перебивать. Если надо, задать уточняющие вопросы. И только после этого говорить.

Умение говорить. «Заговори, чтобы я тебя увидел», — сказал Сократ. Никто не узнает о ваших умных и глубоких мыслях, пока вы их не озвучите. Говорите, даже если сначала получается коряво, даже если хочется сказать одно, а получается как будто что-то другое. Учитесь объяснять, доказывать, приводить аргументы. С каждым разом будет получаться все лучше и лучше.

Умение воспринимать критику. Эта способность связана с умением слушать. Командный игрок готов услышать не только положительные, но и отрицательные отзывы. Для него эти отзывы — не демотиватор, а топливо для дальнейшей работы.

Умение критиковать. Критикуйте конструктивно. Недостаточно сказать: «Так делать нельзя». Предложите альтернативу. И конечно, не переходите на личности. Критиковать нужно поступки, действия людей, а не их характер и личные качества.

Эмоциональный интеллект. Учитесь контролировать эмоции. Это не значит, что их надо подавлять и удерживать в себе. Это значит вовремя понять, что вы испытываете в данный момент — раздражение, гнев или, наоборот, восторг, эйфорию по какому-то поводу. И сразу перевести эту эмоцию в правильное русло. Допустим, разозлились на коллегу за плохо выполненную работу. Человек с неразвитым эмоциональным интеллектом сразу начнет кричать и обзывать собеседника. Или, наоборот, все удержит в себе, промолчит, уйдет с работы с головной болью и оторвется дома на родственниках. Тот, кто умеет управлять эмоциями, сообщит сотруднику, что недоволен результатом. Объяснит почему, подскажет, как все исправить. И помните про золотое правило: «Утро вечера мудренее».

Умение не только руководить, но и подчиняться. Командный игрок помнит, что он не только шеф для своих подчиненных, но и подчиненный своего руководителя. Как начальник, он делегирует полномочия. Как подчиненный — дисциплинирован и умеет соблюдать субординацию.

Умение ставить глобальную цель команды выше личной. Речь о способности сдерживать личные амбиции и неприятии любых интриг. Человек, умеющий работать в команде, безвозмездно делится профессиональными знаниями и опытом. Ведь он понимает, что это работает на общую цель.

Умение планировать рабочее время. Учитесь не выбиваться из общего ритма, планировать время в соответствии с общими задачами. Из-за опозданий одного члена команды сбиваются сроки у других. А успех большого срочного проекта часто напрямую зависит от того времени, когда он заработает.

Умение мыслить позитивно. Настоящий командный игрок всегда думает, как сделать то, что задумано. И никогда, что это невозможно сделать. Проще говоря, он ищет пути, как воплотить какую-то идею в жизнь, а не перечисляет все преграды, которые стоят на пути.

Строим команду в бухгалтерии (Мамонов Е.)

Чтобы создать дружный коллектив в бухгалтерии, нужно знать, по каким законам он развивается и какие люди нужны для его формирования. Об этом пойдет речь в нашем материале.

Создание команды — одна из важнейших тем в бизнес-среде. Для того чтобы сплотить сотрудников, менеджмент компании нанимает консультантов, бизнес-тренеров, устраивает выездные мероприятия, организует семинары. Иногда это дает эффект, иногда нет. Но, как бы там ни было, руководители не оставляют попыток сделать из подразделения если не монолит, то хотя бы построить коллектив, в котором нет конфликтов.

Крепкая команда в бухгалтерии — вопрос актуальный. Подразделение, представляющее собой команду, а не группу сотрудников, работает на порядок лучше, быстрее и качественней. Но что такое команда в бухгалтерии? Многие руководители совершают ошибку, думая, что эффективные коллективы работают одинаково независимо от сферы деятельности. Другими словами, команда продавцов работает по тем же правилам, что и команда шахтеров. Но это заблуждение.

Что такое хорошая команда

Возьмем пример, далекий от бухгалтерии. Отличается ли команда маркетологов, выводящих на рынок новый продукт, от команды сотрудников ЧОПа, охраняющих периметр крупного промышленного предприятия? Безусловно. От маркетологов требуется умение придумать такую технологию продвижения, чтобы обойти конкурентов. Надо мыслить нестандартно, использовать интуицию. Они спорят, доказывают, действуют импульсивно, эмоционально, перебивают друг друга. В коллективе есть легкое соперничество, а между руководителем и подчиненными почти отсутствует дистанция. Сотрудники охраны, напротив, спокойны, рассудительны, уравновешенны. Их работа регламентирована, они четко соблюдают субординацию и выполняют инструкции. Если маркетолога внезапно переместить в ЧОП, то он, пожалуй, там не приживется, даже если в отделе маркетинга был полноценным и полезным членом команды.

Итак, что такое хорошая команда в бухгалтерии? Каковы ее основные признаки и почему? Мы считаем, что есть два главных фактора: психологический климат и взаимозаменяемость.

Комфортный психологический климат

Мы считаем, что это качество важно именно для бухгалтерского коллектива. Во-первых, сотрудники находятся в одном помещении и необходимо, чтобы им было хорошо вместе.

Во-вторых, конфликты и эмоциональные сложности негативно сказываются на работе. Трудно сосредоточиться на цифрах, делать проводки, заполнять документы. Комфортный психологический климат складывается из следующих компонентов.

Отсутствие непродуктивной конкуренции

Хорошо, когда сотрудники не тянут одеяло на себя, не пытаются привлечь внимание руководства, не подставляют и не занимаются интригами. Все эти вещи появляются оттого, что люди считают коллег конкурентами.

Отсутствие бытовых конфликтов

Мелочи осложняют жизнь. Кто-то забыл выключить свет, уходя домой, другой не помыл кружку и оставил на столе, третий пользуется слишком сильным парфюмом. Конфликты разгораются, как правило, на пустом месте, но приводят к серьезным, вовсе не пустым последствиям.

Взаимная эмоциональная поддержка

Когда коллеги разделяют радость и готовы пожалеть и ободрить в сложных ситуациях, работать, несомненно, легче. Создать такую доверительную атмосферу удается не каждому руководителю.

Взаимозаменяемость

Второй фактор успешной командной работы в бухгалтерии — возможность передавать дела коллегам. Люди, уйдя в отпуск или заболев, должны быть уверены, что их участок работы останется под присмотром. Таким образом, нужно так строить свою деятельность, чтобы другие спокойно могли «принять эстафету».

Таковы основные факторы успешной командной работы. Теперь поговорим о том, как это сделать.

Какие люди нужны команде <1>?

<1> В разделе использованы идеи И.Л. Викентьева.

Ответ на этот вопрос не так уж прост. Обычно говорят о том, что подчиненные должны обладать особым свойством — «командностью», чувством коллективизма и прочими подобными качествами. Такая терминология, к сожалению, не помогает решить вопрос, а руководители при формировании команды пытаются в процессе собеседования обнаружить какие-то знаки, ориентируются то на «блеск в глазах», то на внешнее сходство с кем-либо из сотрудников. Однако все это несущественно.

Подбирая персонал, нужно сначала ответить на вопрос: «На какой стадии развития находится организация?» Любая система — биологическая (растение, организм), техническая (машина, инструмент) или социальная (государство, компания) — развивается по определенным законам, стадиям. Их четыре: становление, рост, стагнация, угасание.

Этап становления — начало существования системы. На заре становления она уязвима и пока еще неизвестно, удастся ли ей выжить. Пример такой системы — новорожденный или небольшая фирма. Дети часто болеют, они слабы, не могут себя защитить и обладают настолько малым количеством навыков, что зависят от взрослых, которые обеспечивают их существование. С ними нужно, как говорят, «нянчиться».

То же самое и с организацией. Бизнес в самом начале является ребенком, которого нужно кормить, одевать и развлекать. И делают это его создатели — группа энтузиастов, которые зарабатывают немного, но испытывают удовольствие первооткрывателя, ступившего на неизведанную землю. Часто бухгалтер в такой компании — это не просто человек, ведущий учет, но одновременно и продавец, и менеджер, и снабженец. Специализации как таковой еще нет, поэтому один и тот же сотрудник занимается приемом на работу, работой с первичной документацией, налогами, приемом товарно-материальных ценностей.

Если вы работаете именно в такой организации, то вашей команде нужны в первую очередь люди энергичные, рискованные и трудолюбивые. Сухим педантам здесь не место. Задачи нужно понимать творчески и принимать самостоятельные решения. При подборе персонала зачастую важны не профессионалы, а авантюристы в хорошем смысле слова. Когда в команду энтузиастов попадает человек другой формации, он чувствует себя неуютно.

Этап роста системы сопровождается усилением активности. Для человека это подростковый возраст, когда происходит увеличение массы тела, расширяется круг интересов. Подросток входит во взрослую жизнь, появляются новые социальные контакты. В компании похожая ситуация. Увеличивается количество товаров и услуг, спрос со стороны клиентов растет. Помимо чисто количественного роста, происходят качественные изменения. Компания «обрастает» новыми бизнесами. Оптовые торговые фирмы открывают розничные магазины, небольшие сети АЗС развивают на своих станциях мини-маркеты, производственные компании осваивают новые продуктовые линейки.

Штат организации расширяется, а руководство начинает задумываться о технологии и организации. Вчерашние энтузиасты сталкиваются с необходимостью как-то все упорядочить, поделить зоны ответственности, потому что процессы не отлажены: на склад завозят то больше продукции, то меньше, чем могут реализовать, отдел маркетинга дает рекламу, но она «не работает», на работу устраиваются люди, с которыми даже не беседуют. Возникает необходимость писать регламенты, определять структуру, выделять направления логистики, продаж, маркетинга, снабжения.

На стадии роста фанатики не нужны, они уже отдали свою энергию компании. Теперь есть потребность в хороших специалистах — организаторах и администраторах, взвешенных и методичных. Они опишут процессы, разработают структуру, создадут инструкции. Это — костяк бизнеса. Если такие люди в компанию не придут, то организация не пройдет вторую стадию. Бухгалтерия — не исключение. Во время бурного роста команда нуждается в профессионалах.

Пример 1. Компания, торгующая товарами для офиса и школы, на стадии бурного роста открыла три новых направления. В связи с этим работа бухгалтерии должна была измениться. Во-первых, увеличивался штат, во-вторых, появились новые задачи в рамках самой бухгалтерии. На работу приняли новых людей, но, как оказалось, они не справляются. Они были хорошими исполнителями, но компании надо было заново ставить учет. Тогда главный бухгалтер приняла на работу двух опытных женщин на должность заместителей по методической работе. Они стали разрабатывать регламенты и вскоре работа подразделения была организована так, как нужно для компании.

Этап стабильности — это период, когда компания просто работает. Есть прибыль, не такая большая, как на стадии роста, но достаточная для того, чтобы платить зарплату, закупать оборудование, содержать офис. Большинство организаций находятся примерно на этом этапе. Многих людей привлекает такое положение дел. Процессы отлажены, регламенты описаны, рынок поделен. Можно спокойно работать и получать заработную плату. Этап длится достаточно долго, если внешняя среда (экономика страны) не меняется либо если организацию поддерживают (спонсоры, государство). Например, типовая государственная бюджетная структура — не что иное, как организация с растянутой третьей стадией.

Команда нуждается в хороших исполнителях, соблюдающих регламенты и проявляющих лояльность к руководству. В компании есть субординация, иерархия, порядок принятия решений.

О четвертом этапе развития организации мы говорить не будем. Очевидно, что для него характерен процесс постепенного угасания, когда люди увольняются, клиенты уходят к конкурентам, а производство и продажи останавливаются.

Какая самая распространенная и главная ошибка совершается при подборе членов команды? Когда человек не соответствует стадии развития организации.

Пример 2. В бухгалтерию завода строительных материалов приняли сотрудницу — молодую девушку с небольшим опытом работы. Она ждала активной работы, мечтала о быстрой карьере. Голова у нее была буквально набита знаниями. Но поскольку предприятию уже много лет (оно работало еще с советских времен), то оно явно находится на третьей стадии. Нужны спокойные люди, с «прицелом» на длительный карьерный рост, без особых амбиций. Девушка в эту картину «не вписывалась». Другие сотрудницы стали чувствовать себя дискомфортно. Начались конфликты.

Бывает и наоборот.

Пример 3. В быстро развивающуюся компанию — сеть быстрого питания — на работу приняли сотрудницу среднего возраста, проработавшую много лет на одном месте на производственном предприятии. С первых же часов своего пребывания на новом месте она поняла, что попала не туда: коллеги задерживались на работе, участвовали в бесконечных совещаниях. Сама бухгалтерия за месяц перекочевала из одного кабинета в другой и обратно три раза, потому что расширяющийся отдел продаж требовал для менеджеров новые помещения. Женщина поняла, что размеренной работы в офисе с комнатными цветами ей не видать, и уволилась.

Таблица. Влияние типа сотрудника на коллектив

Стадии развития организации

Предпочтения члена команды (на какой стадии развития системы предпочитает работать)

Первая

Вторая

Третья

Первая

Оптимальное влияние

Немного тормозит развитие компании, пытаясь делать все по правилам. В то же время вносит некоторый конструктив, охлаждая горячие головы энтузиастов первой стадии

Снижает энергетику команды. Не может работать сам в постоянно изменяющихся условиях, не способен помочь другим

Вторая

Вносит хаос. Вместо того чтобы обдумать ситуацию, действует по принципу «лишь бы начать, а там видно будет»

Оптимальное влияние

Препятствует новациям

Третья

Выглядит беспомощно, не понимает и не принимает правил игры. Может допустить бестактность, не соблюдает дистанцию между подчиненными и руководителями

Часто является источником конфликтов. Сотрудники обычно считают таких людей беспокойными карьеристами, которые не дают спокойно жить ни себе, ни людям. О таких часто говорят: «Горе от ума»

Оптимальное влияние

Командообразующие мероприятия

Каждый руководитель работает с командой по-своему. Есть удачные и неудачные сценарии построения коллектива. Начнем с ошибок.

Ошибки при построении команды

Вот несколько неправильных методов.

Развлекательный

У некоторых руководителей существует убеждение, что для того, чтобы отдел превратился в команду, людей надо часто собирать по какому-нибудь поводу в неформальной обстановке. Такие начальники широко празднуют дни рождения, чуть ли не принудительно заставляют людей ходить коллективно в театры, ночные клубы или на фитнес. Такая практика ни к чему хорошему не приводит. Застолья любят далеко не все, но отказывать начальству неудобно. Поэтому сотрудники ходят через силу. Кроме того, частые сборы подобного рода нисколько не уменьшают конфликты и недопонимание.

Пример 4. Главный бухгалтер для того, чтобы объединить коллектив, ввела неформальные правила. По любому событию в своей жизни сотрудник должен был «накрывать поляну». Причем речь шла даже не о днях рождения. Коллектив праздновал начало и окончание отпусков, завершение обучения на тренингах и семинарах, дни рождения детей и прочее. В итоге в небольшом отделе из семи человек каждую неделю происходила какая-нибудь вечеринка. Событие отмечали после окончания рабочего дня. Оригинальный командообразующий метод руководительницы со временем стал известен всему городу. Директору компании пришлось попросить ее прекратить частые празднества.

Шпионский

Еще один метод командообразования заключается в том, что руководитель активно интересуется жизнью и отношениями подчиненных. Это такая своеобразная игра в дворцовые интриги. Главбух имеет в коллективе своих информаторов, которые с удовольствием рассказывают о личной жизни своих коллег, их отношении к работе, и, конечно же, к руководителю. Что потом делает с этой информацией руководитель? Использует для манипуляций подчиненными.

Пример 5. Главный бухгалтер крупного предприятия вела особую кадровую политику. Раз — два в месяц она приглашала на задушевную беседу одну из сотрудниц, где предлагала ей рассказывать о фактах нелояльности к руководству и нарушениях дисциплины. Не возбранялось сообщать о семейных и личных проблемах коллег. При этом в качестве вознаграждения наиболее активным помощникам она назначала премии и разрешала уходить пораньше с работы.

Если в процессе «оперативной работы» выяснялось, что кто-то из членов коллектива неблагожелательно относится к начальству, главный бухгалтер принимала меры. На «подозреваемую» оказывалось психологическое давление. Например, главбух могла на совещании при всех сказать, что сотрудница плохо выполняет работу, потому что занята любовными похождениями.

Ни о каком формировании команды здесь не может быть и речи. Иногда руководители обманываются, принимая исполнительность за командный дух. На самом деле сотрудники просто боятся сказать что-то компрометирующее.

Гуманистический

Порой руководители, проникнувшись идеями гуманизма, решают, что лучший путь к построению команды — дать людям то, чего они хотят. Среди некоторых российских бизнес-консультантов существует представление, что на работе человек должен получить то, что он не может получить в другом месте. Они аргументируют это тем, что сотрудник будет испытывать позитивные эмоции, «привяжется» к работе и не сможет жить без команды.

Пример 6. Чтобы улучшить психологический климат в коллективе, главный бухгалтер решила выяснить, о чем мечтает каждая из ее сотрудниц, чтобы помочь каждой обрести эту мечту. Она побеседовала с ними с глазу на глаз. Выяснилось, что одна из женщин страстно желала, чтобы ей повысили зарплату. Другая, молодая девушка, хотела выйти замуж, третья стремилась получить дополнительное образование в сфере маркетинга, но у нее не было денег на обучение.

Руководительница действительно помогла. Одну женщину она сделала замом с соответствующей, более высокой, зарплатой. Для этого пришлось «выбить» ставку в штатном расписании. Молодую сотрудницу она стала отпускать пораньше, чтобы та устраивала личную жизнь. Третья прошла обучение за счет компании. Несмотря на старания, команды не получилось. Конфликты в коллективе не прекратились.

Правильные подходы к построению команды

Чтобы правильно построить работу коллектива, нужно опираться на три принципа.

Учет типологии сотрудников

Как мы уже говорили раньше, разным людям комфортно работать на одной из стадий развития организации. Одни реализуют себя на первой стадии, поскольку энергичны и жизнерадостны, другие отдают профессиональные знания, создавая технологии и методики работы на второй стадии, третьи предпочитают работать в качестве исполнителей, соблюдая регламенты.

Но независимо от стадии развития организаций в коллективе обычно присутствуют все три типа. Другое дело, что представителей одного типа, как правило, больше. Что делать, если, например, в отделе есть человек первой стадии, хотя сама компания находится на третьей? Не увольнять же их? Дальновидный руководитель использует умения каждого.

Пример 7. В бухгалтерии стабильной производственной компании (3-я стадия развития) работают разные сотрудники. Тем, кто предназначен для работы на второй стадии, руководитель ставит творческие задачи — разработать схему согласований при проведении расчетов с контрагентами, расписать статьи бюджета, разработать рабочие инструкции (их часто не хватает при адаптации новых специалистов). Энергичных первооткрывателей (первая стадия) отправляют в филиалы помогать коллегам, высокий профессионализм там не нужен, зато приходится много общаться. А любители работать в стабильных условиях (3-я стадия) составляют костяк подразделения и выполняют текущую работу.

Правила поведения

Формированию команды способствует наличие правил поведения в коллективе. Инициатива их создания должна исходить от руководителя. Одна из распространенных ошибок — «демократизм» некоторых начальников, которые считают, что правила должны сложиться стихийно. В итоге конфликты и взаимные претензии растут в подразделении как на дрожжах. Какие же нормы должны быть в коллективе? Мы перечислим несколько:

— обращение друг к другу. Дискомфорт часто вносит положение, когда подчиненные не знают, как обращаться друг к другу — по имени, по имени-отчеству, на ты или на вы. Особенно острой проблема бывает, когда возраст не соответствует должности. Например, рядовой бухгалтер — женщина предпенсионного возраста, а начальник сектора — молодая женщина, которой нет тридцати. Руководитель должен внести ясность и сформулировать норму. Здесь все зависит от организации и сферы деятельности. В некоторых компаниях обращаются менее формально (на ты и по имени), в других более строго. Но в любом случае правило нужно проговорить, чтобы его слышали все, например на планерке;

— порядок решения рабочих вопросов. Каждый должен знать, что делать, если возникли затруднения: сбой в программе, трудности в создании отчета, к кому и по каким вопросам обращаться: к непосредственному руководителю (если есть структурные подразделения), к коллегам и к вышестоящему начальству;

— как вносить предложения по работе. То же самое касается случаев, когда сотрудникам есть что предложить. Особенно это касается профессионалов, способных работать на второй стадии развития организации;

— правила общения со смежными подразделениями компании, клиентами, партнерами. Сотрудники должны понимать, какую информацию можно «выносить» из подразделения, а о чем говорить нежелательно;

— правила поведения при проверках. Чтобы не было суматохи и лишней нервотрепки, подчиненные должны ясно представлять, как отвечать на вопросы, какие документы показывать, что сообщать. Не лишним будет составить список возможных ситуаций и «проиграть» их;

— правила пребывания в помещении. Всем сотрудникам необходимо знать, где и как пообедать, можно ли слушать музыку на рабочем месте, когда беседовать по телефону с родственниками и друзьями, куда прятать посуду. Обо всем этом руководителю нужно подумать заранее;

— неформальные отношения в коллективе. Дружбу, романтические отношения и тому подобное тоже надо регламентировать. К примеру, можно проговорить, что общаться на нерабочие темы лучше после трудового дня или во время обеденного перерыва.

Просто перечислить правила один раз недостаточно. Их придется повторять вновь и вновь, пока все их не запомнят и не начнут применять. Кроме того, с правилами нужно знакомить каждого нового члена коллектива. Зато плоды такой работы будут приятны любому руководителю: число конфликтов уменьшится, общение станет более конструктивным, а рабочие вопросы будут решаться быстрей.

Единые стандарты работы

Мы говорили о том, что важным для работы команды является аспект взаимозаменяемости. Этого можно достичь, когда описаны все бизнес-процессы в бухгалтерии, а на каждое действие есть письменная инструкция. Руководитель должен совместно с каждым сотрудником описать его работу. Речь идет не о должностных инструкциях, где перечислены обязанности и права, а именно об инструкциях (регламентах) по направлениям, например: порядок расчетов и начисления заработной платы, порядок учета товарно-материальных ценностей, расчетно-кассовые операции и т.д.

Содержание таких инструкций обычно следующее:

— цель деятельности;

— термины и определения;

— ответственные и исполнители;

— алгоритмы работы, последовательность действий;

— контроль за деятельностью.

Да, описывать процессы не всегда легко и не все могут это делать. Но у главбуха есть помощники — профессионалы, которые работают на второй стадии организации, нужно только обратить на них внимание и привлечь к разработке регламентов. Когда инструкции будут готовы, взаимозаменяемость в команде будет достигнута. Если по какой-то причине один из сотрудников временно не сможет выполнять свои обязанности, мир не перевернется: его коллега возьмет в руки регламент и выполнит работу.

Тема: Конфликтные ситуации главного бухгалтера и руководителя

Главный бухгалтер – это как гимнаст идущий по канату. Он балансирует между налоговыми органами, правоохранительными, руководством, внутренними интриганами, недовольными контрагентами, а порой попадает и в самые что ни на есть детективные сюжеты.
Работа с большими деньгами или даже с информацией о больших деньгах вокруг которых крутятся порой не очень порядочные люди всегда представляет опасность. Хорошо если главный бухгалтерии или проще говоря главбух сам располагает авантюрным мышлением, а если нет. Ведь в основном это женщины, при чем действительно оправдывающие свое название «слабого пола».
А руководству только одного и нужно. Налогов поменьше, да ответственность вся на главбухе. Кого в первую очередь сажают при конфликтных ситуациях с правоохранительными органами? Главбуха. «Главбух все знал, но ничего не сделал. Ввел всех в заблуждение, подставил под статью.» Мольбы главбуха о своевременном предоставление первичной информации, дополнительных штатных единиц в бухгалтерию, бессонные ночи и валерьянка с валидолом на столе… это все ерунда. Главное план поставок, поступление на расчетный счет выручки, минимизация налогообложения и прочее прочее прочее.
Во многих фирмах главбух – второй человек после генерального директора. Кроме того, что это очень большая ответственность, это еще и огромный соблазн. Не каждый человек может подавить в себе желание использовать преимущества должности для собственной выгоды. Например, закрепить за собой это место пожизненно и даже в мыслях не держать, что тебя могут уволить. Или перевалить всю работу на подчиненных, а самому жить припеваючи и не обращать внимания на чье-то недовольство. Ведь у главного бухгалтера почти всегда есть козырь – про финансовые махинации фирмы он знает все.
Предположим, фирма уходит от налогов. Неважно, какую схему она выбирает. В любом случае главбуху известно, кто из контрагентов на самом деле – «помойка», какие договора «липовые». За определенный период времени у главного бухгалтера соберется целый компромат на генерального директора и может появиться обманчивое впечатление, что «теперь-то все в моих руках». И если возникнет конфликт с руководством, то главный бухгалтер вполне может «достать из рукава туза» и пригрозить донести о налоговых махинациях, имевших место на фирме.
Например, участник конференции одного из юридических сайтов рассказал такую историю: бухгалтер, проработавший на фирме несколько лет, обиделся, что ему не повысили зарплату, и стал шантажировать начальство своими «познаниями» в бухгалтерии компании и обещать обратиться к налоговикам и в ОБЭП. На разумный довод «остыть» он не поддавался.
Но если главного бухгалтера посетила мысль напомнить начальству о своей значимости и привести как «неоспоримый аргумент» свою посвященность в дела фирмы, ему надо не забывать о нескольких существенных «рифах» такого поступка.
Проблема первая.
Если фирма не заплатила налоги на сумму свыше 500 тысяч рублей, то проблемы, которые может создать ей бухгалтер-шантажист, идут по ведомству Уголовного кодекса. А именно, статьи 199 «Уклонение от уплаты налогов и (или) сборов с организаций».
Привлечение к ответственности по этой статье грозит крупными неприятностями для генерального директора. Например, только срок лишения свободы по ней – до двух лет, не говоря уже о весьма солидных штрафах. Но бухгалтеру надо обратить особое внимание на такую фразу из этой статьи: уклонение от налогов «путем непредставления налоговой декларации или иных документов… либо путем включения в налоговую декларацию… заведомо ложных сведений». А после этого задать себе вопрос: кто включил «заведомо ложные сведения»? Ответ будет прост: сам главный бухгалтер это и сделал. Ведь по закону о бухучете он ставит свою подпись. И если у руководителя еще есть возможность сказать следователю: «Я ничего не понимаю в бухгалтерском учете. Для этого я нанял специалиста. Если он что-то сделал не так, – спрос с него», то у главбуха такой номер не пройдет.
Конечно, в Уголовном кодексе есть статья 40, которая освобождает от уголовной ответственности, если преступление совершено по причине «физического или психического принуждения». Но здесь есть тонкость. Эта статья применяется только с учетом статьи 39 того же Уголовного кодекса. А она говорит о том, что такое принуждение должно быть обязательно связано с опасностью, «угрожающей личности и правам данного лица».
Если, конечно, генеральный директор угрожал вам физической расправой в случае отказа помогать ему уклоняться от налогов, тогда доказать свою невиновность шанс есть. Но все-таки этот пример достаточно фантастический.
А в любом другом случае главный бухгалтер является соучастником преступления. И ему, так же как и генеральному директору, грозит привлечение к уголовной ответственности по части 2 статьи 199 Уголовного кодекса. Так как с точки зрения следствия это преступление будет совершено «группой лиц по предварительному сговору». И наказание за него грозит лишением свободы на срок до шести лет.
Так что, перед тем как угрожать руководству фирмы тюрьмой, главбух должен подумать: а не окажется ли он там за компанию?
Главный бухгалтер продуктового магазина Марина Кантичина рассказала такую историю о бухгалтере-шантажисте: «До меня здесь главбухом была другая женщина. Она долго проработала в этом магазине, года четыре наверное. И вот в какой-то момент решила, что ее зарплаты ей недостаточно, и обратилась к нашему генеральному директору с требованием увеличить “причитающуюся сумму”. Разговор закончился конфликтом. В итоге она сказала: “Да я на вас в налоговую донесу. И про все ваши махинации там расскажу. Я то знаю, как вы «честно» налоги платите”. На это генеральный объяснил ей простую истину: декларации составляет и подписывает она, так что и отвечать ей. А объяснить, почему она несколько лет молчала и только сейчас решила сообщить налоговикам о том, что в действительности происходит на фирме, она вряд ли сможет. Главбух подумала и просто уволилась. Работать в этом магазине после такого разговора она все равно бы не смогла».
Проблема вторая.
Если налоговые нарушения, допущенные фирмой, не тянут на уголовную ответственность, а максимум, что грозит генеральному директору, это заплатить административный штраф, бухгалтеру не надо забывать, что глава 15 Кодекса об административных правонарушениях предусматривает ответственность и для должностных лиц. А статья 2.4 этого кодекса объясняет, кого надо понимать под «должностными лицами». Это те, кто выполняет «организационно-распорядительные» или «административно-хозяйственные» функции на фирме. То есть «руководители и другие работники». Должность «главный бухгалтер» под это определение Кодекса об административных правонарушениях подходит вполне.
Так что, решив наказать фирму на деньги, сам главбух вполне может расстаться с крупной суммой.
На одном из бухгалтерских сайтов участник рассказал на эту тему почти анекдотическую историю. Произошла она в фирме, занимающейся заправкой картриджей. Там работал главный бухгалтер, который со своими обязанностями справлялся очень плохо. Из-за его «деятельности» фирма постоянно платила штрафы. В итоге генеральный директор этого бухгалтера уволил. Но тот не захотел принять это как должное и решил отомстить обидчикам. Он обратился в налоговую инспекцию и рассказал, какие ошибки были допущены при уплате налогов за последний квартал. Налоговики его внимательно выслушали и назначили камеральную проверку этой фирмы. По ее результатам фирму оштрафовали. Но каково же было удивление бывшего главного бухгалтера, когда штраф налоговая наложила и на него как на должностное лицо.
Так что, прежде чем начать шантажировать руководство фирмы, главбух должен задуматься, не нанесет ли он этим значительный вред своим собственным интересам. Ведь, если у двух «первых лиц» фирмы возник конфликт, то, во-первых, можно договориться не таким экстремальным способом. А во вторых, чем рисковать, значительно проще поменять работу.
Не будьте голословны
Если вы поконфликтовали с руководством вашей фирмы и решили поделиться с налоговой сведениями о том, что часть заключенных договоров «липовые», сначала обдумайте такой вопрос. Кроме ваших слов, еще какие-то доказательства этому есть? Ведь, если вам поверят, налоговой придется обращаться в арбитражный суд с требованием признать сделки недействительными. Дело в том, что в Гражданско-процессуальном кодексе есть статья 60. Она запрещает использование недопустимых доказательств в судебном процессе. А в Гражданском кодексе в статье 162 свидетельские показания как «доказательство сделок и их условий» запрещены. Так что, если вы решили насолить фирме, то запаситесь чем-то более существенным, чем просто слова.
«Как мочить козлов» и делать ЭТО грамотно.
В основном для наезда на руководителей используют закон «О бухгалтерском учете» где четко прописаны права и обязанности руководителя и главного бухгалтера.
Статья 18. Ответственность за нарушения законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете
Руководители организаций и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, искажения бухгалтерской отчетности и несоблюдения сроков ее представления и публикации привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Под — другими лицами понимаеться конечно главный бухгалтер или подобное лицо с его функциями.
Главный бухгалтер
1. Главный бухгалтер (бухгалтер при отсутствии в штате должности главного бухгалтера) назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации.
2. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.
3. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.
Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.
Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
4. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.
(про несовершенство ЭТОГО пункта закона говорилось ранее, это подстава для главного бухгалтера)
За что же отвечает руководитель организации?
Статья 6. Организация бухгалтерского учета в организациях
1. Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций.
2. Руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы:
а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
б) ввести в штат должность бухгалтера;
в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру — специалисту;
г) вести бухгалтерский учет лично.
3. Принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета.
Подвох заключаеться в следующем:
1. В основном приказ об учетной политики подписывает руководитель. Главбух принимает его к исполнению, т.е. он исполнитель, а не ответственное лицо за систему учета, документооборота и т.д..
2. Далее частая смена главных бухгалтеров, бухгалтеров и прочих ответственных исполнителей. Был главбух Иванов, потом Петров, потом Сидоров с помощником Сидорчуком, а закрыл баланс товарищ Тяпкин-Ляпкин.
Вопрос.
Коли руководитель за этот период не менялся, то кто ж за это художество ответит? По сути Тяпкин-Ляпкин коли такое насчитал да подписал…. на практике главбух не будь дураком и скажет что только «пятый день работал и не понял что ему нужно делать. Ввел в заблуждение руководитель, запутал….» Думаете не поверят? Аргумент у главбуха железный.
Статья 17. Хранение документов бухгалтерского учета
1. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
2. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
3. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Хорошо ли организовано у Вас хранение?
Имеют ли доступ в бухгалтерию посторонние лица которые могут подложить, изменить или изъять без Вашего ведома или согласия бухгалтерские документы или прочие документы в том числе на электронном носителе?
Отвечает ли главный бухгалтер:
— что у бухгалтерии нет организованного архива, бухгалтерия не ОПЕЧАТЫВАЕТЬСЯ на ночь или не закрывается на ключ?
— к базам данным и документам учета в электронном виде имеют доступ посторонние лица через сеть?
— по организационной структуре и дисциплине документооборота в организации документы сдаются в бухгалтерию и принимаются из бухгалтерии без ведома ответственного лица от бухгалтерии или главного бухгалтера? Т.е.что в бухгалтерию сдали и что забрали выяснить не предстоит возможным.
— Акт передачи дел от предыдущего главбуха пропал или составлен чисто формально? Кто ответит на вопрос был ли документ или нет после ухода главбуха коли документы принимались…. например на конкретную дату. Т.е касса до 12.04.05, банк до 17.04.05, отчетность за 3 ка 2005 (с непонятными цифрами) и т.д..
Конечно же нет. Это нарушение хранения документов и организацию документооборота за которые несет ответственность руководитель.
Далее, такая СУПЕР интересная тема. Кто отвечает за реальность и подлинность документов?
Скажите, гражданин руководитель, Вы перечисляете ежемесячно по 500–600 тысяч на фирму «Х» и не знаете как выглядит ИХ руководитель? Ни когда не звонили ему, не писали и не получали от него простых рабочих писем или поздравлений? Ни когда не звонили ему?
А Ваши рабочие или служащие видели эти маркетинговые, консультационные, представительские услуги?
А вот если их допросить по одному на предмет того как выглядят эти таинственные маркетологи, консультанты и представители. Как выглядит машина на которой Вам привозят несколько раз в неделю кирпичи? Был ли здесь ремонт месяц назад или здесь лет пять ни чего уже не ремонтировали?
Главбух про это знает, но кто несет за это ответственность? Главный бухгалтер проводит инвентаризацию активов (касса, материалы, склад, задолженность и т.д.), но не все же может проверить бухгалтер!!! А если ему подсовывают непонятные документы подписанные ВАШИМ руководителем? Акт оказания услуг или работ, непонятный договор и т.д.. Кто за это несет ответственность? Конечно руководитель!!!
Статья 18. Ответственность за нарушения законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете
Руководители организаций и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, искажения бухгалтерской отчетности и несоблюдения сроков ее представления и публикации привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Как главный бухгалтер может подставить руководителя?
— неправильно составить акт сдачи – принятия дел.
— уничтожить или заменить на поддельную существующую документацию.
— распространить конфиденциальную информацию. Напомним, что даже при подписании договора «О неразглашении» по очень строгой форме… Во-первых, ЭТО нужно еще доказать. Во-вторых, при незаконных действиях лиц в т.ч. руководства главный бухгалтер ОБЯЗАН сообщить куда следует. В противном случае становиться соучастником преступления. И не один ДОГОВОР не может это официально запретить. Это ГРАЖДАНСКИЙ ДОЛГ!
Счетный работник может донести на нарушителя, даже не имея на то веских оснований. Достаточно смутных подозрений или предчувствия неладного. Заметим, если бухгалтер не сможет подтвердить подозрения фактами, закон его не накажет. Такова позиция Верховного Суда. В постановлении Пленума ВС от 24 февраля 2005 года № 3 сказано, что, если гражданин сообщил блюстителям порядка о возможном преступлении и обосновал свои подозрения, которые впоследствии оказались ошибочны, он не может быть привлечен к ответственности. В этом случае речь идет о реализации «конституционных прав». Наказание последует, только если следователи докажут, что доносчик хотел навредить тому, на кого написал кляузу. Напомним, что ответственность за заведомо ложный донос установлена статьей 306 Уголовного кодекса и предусматривает до 6 лет лишения свободы.
— свидетельствовать о злом умысле тех или иных операций руководства. Ведь нужно доказать в суде место, время и… ЗЛОЙ УМЫСЕЛ т.е. то что это не случайность или ошибка.
— подать на подпись документ (приказ, договор, акт и т.д.) руководителю или не сообщить при его подачи на подпись руководителю иными лицами , который принесет значительные последствия. Здесь просматриваться пользование главбухом некомпетентности руководителя и других специалистов в узких изысков его профессии.
Есть много методов у главного бухгалтера НАСОЛИТЬ руководству. Одно могу сказать…. обижать главбухов я не рекомендую.

Президент изменил Налоговый кодекс

Президент подписал закон, вносящий поправки в Налоговый кодекс. «Российский налоговый курьер» подготовил обзор изменений, чтобы бухгалтеры могли быстро перестроить свою работу.

Президент России подписал Федеральный закон от 15.04.2019 № 63-ФЗ. Новый документ внес поправки в Налоговый кодекс. Они вступили в силу 15 апреля, кроме некоторых положений. «Российский налоговый курьер» подготовил обзор изменений, чтобы бухгалтеры могли быстро перестроить свою работу.

Все изменения в Налоговый кодекс с 15 апреля 2019Скачать>>>

Отменили три налоговых отчета

Компании не будут отчитываться по транспортному и земельному налогам, начиная с налогового периода 2020 года. Все сведения о земельных участках и транспорте налоговики уже сейчас получают в рамках межведомственного взаимодействия от Росреестра и ГИБДД. То есть по факту инспекторам декларации не нужны и для компаний это лишняя нагрузка. Поэтому ИФНС будет направлять компаниям сообщения о сумме начисленного налога и сроках уплаты. Организации смогут оспорить сумму, предоставив пояснения в течение 10 дней.
Также закон отменил декларацию о предполагаемых доходах 4-НДФЛ и порядок расчета авансовых платежей у ИП на ОСНО. Рассчитывать авансы по НДФЛ нужно будет, исходя из реально полученных доходов. Изменили правила для отчетности по налогу на имущество

  1. Отменили расчеты по авансовым платежам. Сдавать нудно будет только итоговую декларацию за год.
  2. Закрепили право компании выбрать любую ИФНС для сдачи отчетности, если у нее в регионе несколько объктов обложения налогом на имущество.

Скорректировали правила для НДС

  1. Ввели новый порядок расчета пропорции облагаемых и необлагаемых НДС операций для вычета входного налога (правило 5%). Если Россия не является местом реализации работ и услуг, то операция является облагаемой.
  2. Появился вычет НДС при «экспорте» услуг и работ. Если Россия не признается местом реализации, то «входной» НДС можно будет принять к вычету.

Внесли поправки в расчет транспортного налога

Теперь не нужно платить налог за:

  • автомобили, находящиеся в розыске,
  • транспорт, розыск которого прекращен, с месяца начала розыска до месяца возврата транспортного средства владельцу.

Будьте внимательны: факт угона автомобиля и его возврата нужно подтвердить документами. Это может быть справка из полиции. Изменили налогообложение граждан

  • С 1 ноября до 31 декабря продлили срок, когда граждане должны предоставить в ИФНС уведомления о выбранном земельном участке для налогового вычета в размере кадастровой стоимости 600 кв. м.
  • Земельный налог можно будет повышать со следующего налогового периода и не более чем на 10%.
  • Многодетные граждане с тремя и более несовершеннолетними детьми могут получить вычет по налогу на имущество. Он равен размеру кадастровой стоимости 5 кв. м. общей площади квартиры на каждого ребенка. Налоговый вычет предоставят только на один объект недвижимости по заявлению налогоплательщика.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *