Входящие документы

Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Следовательно, регистрация преследует три цели:

  • учет документов;
  • контроль за их исполнением;
  • справочная работа по документам.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:

  • письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
  • все рекламные письма;
  • поздравительные письма и телеграммы;
  • приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
  • печатные издания (книги, брошюры, журналы);
  • пакеты с пометой «лично»;
  • копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
  • информационные материалы и т.д.

Содержание

Формы регистрации документов

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Существуют три формы регистрации документов:

  • журнальная;
  • карточная;
  • автоматизированная.

Журнальная форма

Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:

Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

Карточная форма

Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.

Автоматизированная форма

Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

Регистрация входящих документов

Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:

  • дата получения;
  • входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
  • автор (корреспондент) — т.е. чей это документ;
  • дата документа, присвоенная ему учреждением-автором;
  • регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;
  • заголовок (о чем документ);
  • резолюция;
  • срок исполнения полученного документа;
  • исполнитель (кто будет работать с полученным документом);
  • ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
  • N& дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы:

В регистрационной карточке эти же данные могут быть расположены так:

Такая карточка может конструироваться на формате А5 (148×210) или А6 (105×148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу.

Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в которую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе.

При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить. Например, добавить:

  • вид документа;
  • географическое местонахождение автора документа;
  • автор резолюции;
  • название структурного подразделения;
  • количество листов в документе;
  • количество листов приложений;
  • связанные документы.

Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки, но имеет и свои особенности.

Форма электронной регистрационной карточки, как правило, содержит как данные (поля), заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), данные (поля), которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и данные (поля), которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

С помощью раскрывающихся списков, как правило, заполняются данные (поля):

  • вид документа — так как количество видов документов ограниченно;
  • автор резолюции -список руководящих лиц организации;
  • структурное подразделение — список структурных подразделений;
  • исполнители — как правило, это поле состоит из двух частей — названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя;
  • № дела — связан с номенклатурой дел организации;
  • связанные документы — эти данные устанавливают связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

С помощью пополняемого списка заполняются данные (поле) «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Регистрация исходящих и внутренних документов

Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. Указываются:

  • название подразделения, подготовившего документ,
  • исходящий номер документа;
  • дата документа;
  • адресат, т.е. название организации, куда отправляется документ;
  • краткое содержание документа;
  • фамилия исполнителя, подготовившего документ;
  • контрольная дата ожидаемого ответа;
  • ссылка на входящий документ, если документ является ответом;
  • номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).

Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например количество листов» наличие приложений» номер бланка, порядок отправки и т.д.

Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.

Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д.

Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.

При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:

  • порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;
  • дата документа (регистрации);

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.

Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей.

Решение имеет смысл использовать в случаях, когда компания не использует рекомендации ГСДОУ для ведения делопроизводства и штатный модуль «Классическое делопроизводство» является функционально избыточным, а его модификация трудозатратной.

Описание решения

Техническое решение «Работа с входящей/исходящей корреспонденцией» позволяет автоматизировать следующие задачи:

  • Регистрация в реестре входящей и исходящей корреспонденции
  • Контроль получения входящей корреспонденции адресатом
  • Согласование исходящих отправок
  • Формирование списка отправлений по форме Почты России

Техническое решение основано на базовых возможностях системы DIRECTUM, реализованных в модулях «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами».

Описание работы с решением

Перед началом работы.

Для работы с корреспонденцией в первую очередь пользователю необходимо задать пароль.

Этот пароль будет закреплён за пользователем для идентификации при получении, отправке и возврате корреспонденции, но при необходимости он сможет его сменить, снова запустив сценарий со своего компьютера.

Работа с входящей корреспонденцией.

На первом этапе, сотрудник, отвечающий за регистрацию входящей корреспонденции (например, секретарь приемной), в справочнике «Входящая корреспонденция» создает новую запись. В качестве адресата есть возможность указать: работника, подразделение, бизнес-юнит или установить «Неизвестно», если адресата невозможно определить, не распечатывая конверт. В качестве отправителя: частное лицо, организацию, неизвестного адресата. При сохранении новой записи ей присваивается рег. номер. Записи устанавливается статус «Зарегистрирован».

Входящая корреспонденция

По кнопке «Штрихкод» печатает штрихкод и наклеивает на входящий документ.

Если в течение 5-ти дней (для срочных – 2 дня) входящий документ не будет извлечен, то уведомление о необходимости получить почту придет адресату (если адресат – работник), ассистенту отдела (если адресат – подразделение), всем ассистентам отдела (если адресат бизнес-юнит или неизвестен).

При получении входящей корреспонденции работник приходит к ответственному за регистрацию лицу. Для регистрации факта получения письма необходимо на ноутбуке, который расположен на месте регистрации/ресепшене, зайти по ярлыку, расположенному на рабочем столе.

Ярлык на рабочем столе

Программа попросит работника идентифицироваться (он вводит свой логин и заданный ранее пароль для работы с корреспонденцией). Выбирает режим работы. В данном случае выбирает «Получение входящей».

Далее при помощи сканера Штрихкодов, который также расположен на на месте регистрации/ресепшене, считывает ШК с конвертов и нажимает кнопку «Получить».

Карточка «Работа с корреспонденцией»

После получения корреспонденции в карточке соответствующих записей устанавливается пользователь, который извлек письмо, дата извлечения и статус «Извлечен». При необходимости, придя на рабочее место работник может дополнить регистрационную карточку входящего письма. Если оказалось, что письмо адресовано не ему, он может вернуть письмо отв. лицу, при этом в карточке записи очистится поле «Получил» и установится статус «Возвращен».

Перейдя на вкладку «Опись» можно внести опись содержимого письма. Нажав кнопку «Документы» можно вставить ссылку на существующий в Директум документ, а также создать новый. Документ будет связан с данной записью справочника. По кнопке «Задачи» выводятся все задачи, в которые вложена данная запись справочника.

В справочнике «Входящая корреспонденция» всегда можно отследить когда, от какой организации, каким образом были получены письма, кто и когда их получил, а также, что было в этих письмах.

Работа с исходящей корреспонденцией.

Инициатор создает регистрационную карточку в справочнике «Исходящая корреспонденция» на каждое отправление. Карточка содержит следующую информацию: отправитель, Центр-затрат, Способ отправки, стоимость отправки, Адресат, Рег.номер и дата. В описи можно описать содержимое отправки, а по кнопке «Документы» можно вставить ссылку на существующий в Директум документ, а также создать новый. Документ будет связан с данной записью справочника.

Сохранив регистрационную карточку исходящего письма необходимо распечатать штрихкод по кнопке «Штрихкод» и наклеить на конверт. По кнопке «Адрес» можно распечатать адрес получателя, предварительно скорректировав данные (адрес формируется из почтового адреса получателя и заполненных полей «Кому»).

При отправке курьерской службой необходимо отправить карточку на согласование, нажав кнопку «На согласование». При этом откроется диалоговое окно с параметрами маршрута. Для каждого центра затрат он индивидуальный (настраивается в справочнике «Центры затрат»). Пользователь может убрать или добавить исполнителей, которые согласовывают экспресс-отправку.

Параметры маршрута «Согласование исходящей корреспонденции»

Будет отправлена задача на согласование отправки. После утверждения инициатору придет уведомление об утверждении. Если отправка не согласована, то при передаче письма секретарю появится сообщение об ошибке.

При передачи исходящей корреспонденции отв. лицу необходимо на компьютере на месте регистрации/ресепшене зайти по ярлыку «Получение, отправка и возврат корреспоненции» под своими учетными данными (логин пользователя и пароль, заданный ранее для работы с корреспонденцией) в режиме «Передача исходящей». Считать штрихкоды отправок и нажать «Отправить». При этом автоматически в карточке отправок будет зафиксировано: пользователь, передавший документ, дата передачи и изменен статус на «На отправке».

Работа с корреспонденцией

В справочнике «Исходящая корреспонденция» всегда можно отследить кто, когда, какой организации, каким образом отправлял письма. Ответственный за отправку сотрудник (например, секретарь приемной) для отправок по Почте России формирует отчет «Список отправлений по форме Почты России» и фиксирует факт отправки с помощью сценария «Перевод корреспонденции в статус отправлено». Отв. сотрудник имеет возможность зафиксировать в факт получения оправления Адресатом, а также факт возврата отправлений (по кнопкам из карточки отправки).

Отчет «Список отправлений по форме Почты России»

Права на работу с корреспонденцией.

В решении «Работа с входящей/исходящей корреспонденцией» предусмотрены разные виды прав на поля рег. карточек. Права зависят от статуса корреспонденции и текущего пользователя. Для входящей корреспонденции права разграничиваются для секретаря приемной, ассистентов отделов, адресата и остальных пользователей. Для исходящей корреспонденции: для секретаря приемной, ассистентов отделов, отправителя и остальных пользователей.

При этом, если установлен признак конфиденциальности письма, то опись и документы смогут увидеть только Адресат (и его замещающий) и все сотрудники его подразделения (для вх. корреспонденции), Отправитель (и его замещающий) и все сотрудники его подразделения (для исх. корреспонденции).

Внедрение технического решения позволяет автоматизировать процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции на предприятии. Как следствие происходит:

  • экономия ручного труда секретаря и всех отправителей;
  • обеспечение быстрого и удобного поиска по всем входящим/исходящим отправлениям;
  • разграничение прав доступа к корреспонденции;
  • безопасная работа с конфиденциальными отправлениями;
  • упорядоченное хранение информации по всем отправкам.

Пластинина Н. В.

  • Получение документов

  • Первичная обработка (сортировка) документов

  • Регистрация документов

Любая организация, контактируя с контрагентами в производственной, торговой, хозяйственной сфере, с контролирующими органами, имеет дело с входящей корреспонденцией. Если не упорядочить процесс с входящими документами, то очень быстро наступит момент неразберихи: все будет теряться, в срок не выполняться, могут возникнуть штрафы, пени, иные санкции по обязательным платежам в бюджет и по оплате в рамках договорных отношений с партнерами.

Обработка входящих документов – необходимый и важный участок работы секретаря/делопроизводителя. Для облегчения внедрения в новую организацию порядка работы с входящими документами, упорядочения процесса и обеспечения его прозрачности, разберем, как лучше организовать работу на данном участке.

Входящие документы – это документы, поступающие на предприятие по различным каналам связи.

Варианты поступления входящих документов различны:

– почтой,

– курьерской службой,

– по электронной почте,

– через сайт компании, форму обратной связи,

– факсимильным сообщением,

– в виде телефонограммы,

– лично автором входящего документа.

Все входящие документы в общей системе документооборота в организации проходят несколько этапов, каждый из которых мы разберем более подробно.

Этап 1: получение корреспонденции.

В каждой организации он может быть построен по-разному. Существенная часть документов приходит заказными письмами Почтой России. По сложившемуся порядку за этими письмами (в том числе если они проходят на А/Я (абонентский ящик, арендованный организацией на каком-либо почтовом отделении) нужно будет кому-то идти в почтовое отделение по местонахождению организации и их получать. Для этого работнику организации необходимо предъявить сотруднику почты извещение о прибывшем отправлении (приносят почтальоны) и доверенность. Любому сотруднику, не обладающему полномочиями на получение корреспонденции для организации, прибывшее отправление на почте не отдадут.

Чаще всего организации при увеличении документооборота приходят к выводу о необходимости освобождения секретаря/делопроизводителя от этой обязанности – чуть ли не ежедневного похода на почту. И либо перепоручают это другому сотруднику (например, нанимают курьера на полставки), либо идут по пути неофициальной договоренности с местным почтальоном о персональной доставке корреспонденции для своей организации.

Этап 2: первичная обработка входящей корреспонденции

Первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется в день ее приема. При доставке в нерабочее время – на следующий рабочий день.

Первичная обработка включает в себя всю подготовительную процедуру:

2.1. Проверка правильности указания адресата.

Нередко почта ошибается – по адресу вашей организации может быть доставлен пакет для другого адресата с другим адресом. Не вскрывайте такой пакет. Отложите его для возврата на почту.

2.2. Вскрытие конверта. Конверты с деловыми письмами желательно вскрывать канцелярским ножом или портативным конвертовскрывателем, так как при распространённом отрыве поперечного края письма весьма вероятно повреждение части документа вместе с подписями и печатями. Хотя работать канцелярским ножом еще надо приноровиться, да и по времени это более затратно, такой способ вскрытия конвертов – более надежный и практически гарантирует сохранность входящего документа без повреждений.

Не распаковываются конверты с пометками «Конфиденциально», «Лично», «Коммерческая тайна». Эти отправления регистрируются на самом конверте без вскрытия, и передаются адресату.

2.3. Проверка количества поступившего в отправлении приложений. Зачастую документ прибывает в организацию с сопроводительным письмом. А бывает, что сопроводительное есть, а приложений к нему, указанных в сопроводительном письме, – нет. Очень редко, но при наличии спорных ситуаций с контрагентами бывает ситуация, когда при вскрытии заказного письма обнаруживается… чистый лист бумаги. В этом случае в целях исключения риска появления претензий со стороны корреспондента, риска оспаривания факта неполучения нужного письма/приложений к письму, необходимо немедленно (!!!) составить комиссионный акт о недовложении. (см. Образец № 1)

Образец 1.

Общество с ограниченной ответственностью «Элеганс»

ОГРН 1047205402876 ИНН 4723075693 КПП 472301001

р/с 407 028 108 155 400 004 22 в Филиале № 4716 Банка ВТБ (ПАО) г. Кириши

к/с 301 018 104 220 23601 926 БИК 043 601 926

187110, г. Кириши, 1-й Вакуровский проезд, д. № 5 тел. ХХ-ХХ-ХХ

АКТ № 01

о недовложении в отправление

Г. Кириши «15» февраля 2018

«15» февраля 2018 года в секретариат ООО «Элеганс» сотрудником Почты России было доставлено заказное письмо от ИП Казарин А. Н., адрес отправителя: г. Москва, Маяковский тупик, д. 13, кв. 2 (дата регистрации отправления 10.02.2018г., дата поступления на почтовое отделение № 187110 – 14.02.2018, почтовый идентификатор 77700875612345)

Работниками ООО «Элеганс»:

секретарем Тимошкиной А. А.,

инспектором по кадрам Ивановой И. Л.,

заведующим хозяйством Коноваловым М. О.

при вскрытии конверта установлено, что в конверт вложен неполный пакет документов.

Варианты записи:

– в приложенном к сопроводительному письму пакете документов отсутствует приложение № 01 «Акт сверки взаиморасчетов 1л. в 2 экз.»;

– приложения к сопроводительному письму, указанные в качестве 11 документов на 14 листах отсутствуют в полном объеме;

– в отправление вложена газета «Извести» № 14/547 от 09.01.2018г. 1, 2 стр.;

– какое-либо вложение в конверте отсутствует;

– и т. д.

Отправление принято с неполным пакетом документов.

Секретарь

А. А. Тимошкина

Инспектор по кадрам

И. Л., Иванова

Заведующий хозяйством

М. О. Коновалов

Акт составлен в двух экземплярах:

первый – в ООО «Элеганс»,

второй – к письму почтовый идентификатор 77700875612345 от 14.02.2018

Несколько важных моментов:

  • Акт о недовложении документов может быть составлен любыми работниками организации.

  • Если локальным актом организации (например, Инструкцией по делопроизводству) предусмотрено создание специальной комиссии для этого или она уже сформирована, то Акт составляется этой комиссией, о чем указывается и в самом Акте.

  • Локальным актом также может быть для подобных ситуаций предусмотрен специальный алгоритм действий секретаря, которому тот обязан будет следовать.

  • Направлять отправителю письмо с извещением о недовложении с приложением Акта или его копии не обязательно. Однако в случае, если имеется спорная ситуация с отправителем (судебный процесс, например, наличие претензий друг к другу), сделать это рекомендуется по той простой причине, что в дальнейшем фиксация недовложения в письмо, отсутствия вложения можно будет использовать как доказательство неполучения важных документов.

  • Не возбраняется направить отправителю вместе с извещением о недовложении запрос о восполнении отправления, с пометкой на входящем документе (конверте, если вложения не было вовсе) о факте и дате направления такого запроса. В особо спорных случаях извещение и запрос рекомендуется даже направлять заказным письмом (в тех же вышеуказанных целях исключения рисков и сбора доказательной базы). Конечно, это потребует дополнительных затрат организации.

  • Аналогичным образом составляется Акт о повреждении отправления, если таковое не было сделано еще в Отделении Почты России.

2.3. Распечатка электронных писем.

Если иное не предусмотрено локальным актом организации (например, Инструкцией по делопроизводству), при доставке электронного письма на общий адрес организации, на секретаря, оно подлежит распечатке и передаче руководству для рассмотрения независимо от того, будет ли в дальнейшем оно пересылаться в электронном виде. Хотя в большинстве случаев после определения исполнителя тому отправляется и распечатка с резолюцией руководителя, и перенаправляется электронное письмо1.

2.4. Сортировка, подготовка для рассмотрения.

Некоторую входящую корреспонденцию необходимо сохранять вместе с конвертом, в котором она поступила.

Рекомендуется это делать в следующих случаях:

– если отправление является претензией, исковым заявлением;

– если отправление – это исполнительный документ;

– если в конверте оказался документ от контролирующих, фискальных органов и др.;

– если входящий документ не имеет даты или она сильно отличается от штемпеля отправки на конверте;

– если в письме нет обратного адреса;

– если в конверте отсутствовало вложение, часть вложения или находилось другое вложение (не то, которое указано в сопроводительном письме).

В этих случаях конверт прикрепляется к письму и в дальнейшем проходит все стадии обработки и хранения вместе с отправлением.

На заметку: существенно облегчит работу секретаря/делопроизводителя утвержденная в организации Инструкция по делопроизводству, в которой уже будет четко предусмотрен не только порядок работы с входящей корреспонденцией с этапами прохождения каждого документа, но и урегулированы мелкие, но важные вопросы. Например – от каких писем конверты можно сразу уничтожить, а какие секретарю необходимо прикрепить к распечатанному документу.

В результате сортировки у секретаря/делопроизводителя должно появиться два пакета корреспонденции:

1) Пакет корреспонденции, подлежащий передаче руководству для рассмотрения и определения подразделения, в которое документ в дальнейшем подлежит отправке для исполнения / к сведению и пр.

2) Пакет писем, подлежащих передаче непосредственно в соответствующее подразделение организации. Среди таких документов оказываются:

– те, которые прямо адресованы определенному исполнителю;

– те, в которых указано подразделение – адресат.

2.5. Сортировка входящей корреспонденции на регистрируемые и нерегистрируемые.

Секретарю/делопроизводителю следует знать, что не вся корреспонденция подлежит регистрации.

Не нужно регистрировать:

  1. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

  2. Поздравительные телеграммы, письма.

  3. Спецификации, прейскуранты,

  4. Пригласительные.

  5. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

  6. Анонимные обращения и письма граждан без обратного адреса.

  7. Бланки, формы (не имеются в виду бланки строгой отчетности).

То есть все те документы, которые не требуют контрольного исполнения, учета, не персонифицированы для конкретной организации (газеты, журналы, рекламные брошюры).

Перечень документов, которые не требуется регистрировать, можно зафиксировать в приложении к Инструкции по делопроизводству.

Эти документы сразу после сортировки направляются адресатам в структурные подразделения.

Остальные входящие документы регистрируются.

Этап III: Регистрация корреспонденции.

Регистрацию ведет секретарь/делопроизводитель/служба ДОУ.

Номер и дата регистрации указываются дважды:

– на самом отправлении;

– в журнале в виде записи.

На письме/отправлении

На всех документах в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп. В регистрационном штампе указывается:

– входящий номер;

– наименование подразделения, зарегистрировавшего документ/наименование организации (часто вообще отсутствует);

– дата получения;

– при необходимости – количество листов основного документа и приложения.

Пример размещения и указания штампа в структуре документа:

На отправлениях, которые адресованы кому-либо лично и потому не вскрываются секретарем/делопроизводителем, штамп входящего документа ставится прямо на конверте.

Регистрация в журнале

Независимо от избранного в организации вида (способа) регистрации входящей корреспонденции, журналы регистрации заводятся в единственном числе и поручаются к ведению одному человеку – секретарю или делопроизводителю или службе ДОЛ.

Для регистрации входящей корреспонденции могут использоваться разные способы:

  • журнальная;

  • электронная;

  • карточная.

Способ № 1. Журнальный. Самый распространенный способ. Входящие документы регистрируются по порядку в журнале входящей корреспонденции.

Унифицированной формы такого журнала для всех типов организаций нет. Чаще всего ведомства или федеральная сеть организаций утверждают данную форму как унифицированную для организаций, входящих в данное ведомство или федеральную сеть как составляющая часть Инструкции по делопроизводству. Специально утверждать данную форму для отдельно взятой организации не требуется. Фактического применения определенной формы, которая устраивает данную организацию, вполне достаточно.

Журнал регистрации входящей корреспонденции может содержать различное количество граф, но минимально-оптимальным будет наличие, как минимум, семи граф:

1) номер по порядку;

2) номер входящий (регистрационный);

3) дата регистрации;

4) номер и дата исходящий (на самом документе был указан корреспондентом);

5) отправитель – корреспондент (от кого документ?);

6) краткое содержание (о чем документ?);

7) кому направлен на исполнение (ФИО исполнителя);

Пример обычной (сокращенной) формы журнала:

Журнал регистрации входящих документов

п/п

Регистрационный номер

Дата поступления документа

Исходящий номер, дата документа

Корреспондент

документа

Ф.И.О.

исполнителя

13/01 от 28.01.2018

ООО «Росинка»

Уведомление о расторжении договора

Свиридов

Однако к этому перечню могут быть добавлены и иные графы – по усмотрению конкретной организации. Соответственно, журнал приобретет более полную форму.

Пример полной формы такого журнала.

Журнал регистрации входящих документов

п/п

Регистрационный номер

Дата поступления документа

Исходящий номер, дата документа

Вид документа

Корреспондент

Адресат

Документа

Ф.И.О.

исполнителя

Резолюция

Отметка об исполнении

13/01 от 28.01.2018

Уведомление

ООО «Росинка»

г. Тамбов, ул. Свердлова, д. 3

Уведомление о расторжении договора

Свиридов

Провести сверку до 20.02.18

Исполнено

Бумажная форма регистрации входящей корреспонденции, конечно, имеет и плюсы, и минусы.

Плюсы:

– мобильность журнала (его можно заполнить и вне стола секретаря, если тот по каким-либо причинам недоступен (например, ввиду проведения ремонтных работ));

– классическая форма (многим привычна, а потому не вызывает неприятия);

– подделки/замены всегда вскроются;

– удаление страниц – всегда заметно и т. д.

Минусы:

– бумажные источники информации ветшают, выгорают, подвержены свету, теплу, влаге и пр.;

– его необходимо заполнять от руки;

– исправления и помарки всегда заметны;

– вряд ли возможно «переписывание» сквозной нумерации;

– очень длительный и неудобный поиск;

Таким образом, бумажный способ ведения журнала входящей корреспонденции – привычный для всех классический и надёжный способ, не вызывающий неприятия, с низким риском скрытой подделки данных журнала, с низким риском незаметной замены нужных сведений.

Способ № 2: электронный. Этот способ применяется реже.

В программе Excel или Word (менее удобно) создается Журнал регистрации с количеством граф, принятом в организации. В принципе, журнал выглядит так же, как и его бумажный аналог. Только ведется он исключительно в электронном виде, не распечатывается. Может быть заведен как на один год, так и на несколько. Просто при втором варианте документ становится «тяжелым», многостраничным, что, несомненно, затрудняет обращение с ним.

У электронного аналога бумажного способа регистрации есть также плюсы и минусы:

Плюсы:

– удобный поиск входящего документа (надо только ввести данные в поисковую строку и задать поиск, ничего листать не нужно);

– при использовании программы Excel помогает функция запоминания уже ранее введенных данных (наименование контрагента, его адрес, ФИО исполнителя, что упрощает и убыстряет ввод данных);

– уменьшен риск опечаток (имеется система текстового редактора).

Минусы электронного журнала:

– риск утраты всех данных из-за компьютерного сбоя;

– риск случайного уничтожения соответствующего файла;

– риск недостоверности данных, если нет особых настроек защиты от перезаписи внесенной информации (то есть риск, что какие-либо данные по прошествии времени заинтересованным лицом могут быть удалены/изменены, что окажет негативное влияние на интересы организации).

Таким образом, электронный журнал регистрации удобен в использовании, сравнительно надежен (особенно если настроены функции автоматического копирования и сохранения версий файла), но при отсутствии системы защиты не защищен от несанкционированных подделок, изменений информации.

ВАЖНО: каждая организация вправе самостоятельно принять решение вести журнал регистрации в той или иной форме Количество граф в журнале также определяется организацией индивидуально в зависимости от специфики ее деятельности, объема документооборота и прочих параметров.

Способ 3: карточный. В настоящее время практически не встречается.

Но не отметить его существование нельзя. Такой способ рассчитан на очень большой поток корреспонденции. Суть его состоит в том, что регистрация производится на карточках, которые изготавливаются либо типографским способом, либо в виде унифицированного документа. На каждую единицу входящей корреспонденции заполняется одна карточка. Удобно, если регистрацией занимается целый отдел ДОЛ.

Однако следует отметить, что способ в России практически не используется. Даже в судах, где объем поступающей корреспонденции очень большой, карточный способ регистрации не применяется.

Пример формы и содержания карточки:

Лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21…

Корреспондент

ООО «Росинка»

Адрес корреспондента

г. Тамбов, ул. Свердлова, д. 3

Входящий регистрационный номер

Дата регистрации

Исходящий номер документа

Дата исходящего документа

Наименование документа

уведомление

Краткое содержание документа

Уведомление о расторжении договора

Резолюция

Провести сверку до 20.02.2018

Исполнитель

Свиридов

Оборотная сторона

Отметка об исполнении

Сверка проведена 19.02.2018г.

Как формируется номер регистрации

Если в организации еще не утверждена номенклатура дел, то номер регистрации входящей корреспонденции будет предельно прост: 1, 2, 3 и т.д.

Если же номенклатура дел в организации имеется, то номер будет формироваться в соответствии с ней. Регистрационный номер входящего документа состоит из:

  • порядкового номера по журналу регистрации, возрастающего в пределах года,

  • индекса канцелярии по номенклатуре дел,

  • индекса дела по номенклатуре, в которое будет подшиваться данный документ.

Регистрационный номер в журнале переносится в регистрационный штамп.

Пример формирования регистрационного номера:

154 – порядковый номер регистрации по журналу;

01 – индекс филиала;

12 – индекс административно-хозяйственного отдела;

157 – индекс по номенклатуре дел административно-хозяйственного отдела.

ВАЖНО: порядок формирования регистрационного номера входящего документа в каждой конкретной организации может быть разным. Единых рекомендаций по формированию регистрационных номеров нет. Даже если номер будет состоять всего лишь из порядкового номера (например, 154, 155, 156 и т. д.) – ошибки не будет. Не будет ошибкой и принятый в организации порядок указания порядкового номера как в начале регистрационного номера (154/01-02-157), так и в конце (01-02-157/154).

После регистрации копия входящего документа сохраняется в службе ДОУ и подшивается в соответствующее дело. Следует отметить, что этот порядок с целью экономии бумаги принят далеко не во всех организациях, особенно небольших.

После регистрации документы в день их поступления передаются на рассмотрение руководителю или непосредственно сотруднику, которому адресован входящий документ.

Порядок и разделение документов на передаваемые на резолюцию руководителю или вручаемые непосредственно адресату-работнику устанавливается в локальном акте организации. Общего для всех порядка нет (за исключением ведомств, порядок для которых регулируется на ведомственном уровне).

Результат рассмотрения входящей корреспонденции руководителем

По результатам рассмотрения документов руководителем выносится резолюция (проставляется на самом документе), определяющая исполнителя и порядок действий для исполнения документов. В резолюции указываются:

  • отдел/подразделение или ФИО конкретного исполнителя, которому адресуется документ на исполнение;

  • задание (например: для исполнения, для сведения, для принятия решения и пр.);

  • сроки исполнения (если таковой необходимо установить);

  • подпись руководителя;

  • дата (ставится не всегда).

Сведения о фамилии исполнителя/руководителя отдела (подразделения) секретарем при регистрации входящего документа в журнале регистрации вносятся в соответствующую графу журнала регистрации входящих документов.

Далее секретарь передает документ в соответствующее структурное подразделение/исполнителю.

На этом работа с входящим документом на уровне секретаря/делопроизводителя/службы ДОУ заканчивается. Документ передается исполнителю.

1 Государственные организации руководствуются Правилами делопроизводства, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 26.04.2016), Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях и др. нормативно-правовыми актами. Прим. ред.

(Для работы секретаря, однопользовательская версия)

(Для использования в компьютерной сети с использованием ролей (Секретарь, Автор резолюции, Пользователь-исполнитель, Администратор), многопользовательская версия)

Содержит программу Электронный журнал корреспонденции (клинтскую часть и файл БД), руководство пользователя, руководство по первому запуску программы и файл с описанием последних изменений программы.

Что нового:

Версия клиентской части программы 3.4.5

1. В справочнике адресатов в таблице данных установлена сортировка по умолчанию «по убыванию». Последние введенные Адресаты (откуда поступила коррспонденция) будут отображаться в таблице сверху.
2. В режимах «Картотека документов», «Журнал входящих документов», «Журнал исходящих документов» в таблицу системы поиска и отбора документов добавлена строка «Номер дела» для дополнительного условия отбора по номеру дела в номенклатуре. В условии для поиска установлено значение «из перечня». Значение поля «Номер дела» можно выбрать из справочника нажатием правой кнопки мыши (непосредственно в столбце «значение поля»).

Внешний вид системы поиска и отбора в режиме «Картотека документов»:

Подробнее об использовании системы поиска и отбора документов программы АС Электронный журнал корреспонденции см. Руководство пользователяп.6.1.

Нажав правую кнопку мыши в строке таблицы поиска с наименованием поля «Номер дела» в столбце «Значения полей» появится окно для выбора нужного номера дела из номенклатуры.

3. Исправлена ошибка выбора значения для номера дела в регистрационной карточке исходящего документа.
4. Иправлена ошибка при добавлении исполнителя входящего документа, если не выбрана дата резолюции документа.
5. Изменен внешний вид режима «Пользователи и пароли». Данный режим доступен только для пользователей с ролью «Администратор» (Admin), а также пользователю SYSDBA. Подробнее о пользователях и ролях см. руководство пользователя программы п.8.1-8.2. Все функциональные действия в режиме перенесены на панель управления в пункт «Функции».

Версия клиентской части программы 3.4.4

1. В регистрационной карточке входящего/исходящего документа (вкладка «Электронные копии документа») исправлена ошибка добавления файлов при помощи перетаскивания мышью из других приложений (технология Drag&Drop).

2. Добавлена возможность экспорта электронных документов (вкладка «Электронные копии документа») при помощи перетаскивания выделенных файлов мышью.

Для экспорта из программы файлов, содержащих электронные копии документов при помощи мыши необходимо сначала выделить требуемое количество файлов, затем удерживая левую кнопку мыши перетащить курсор в другую программу или окно и отпустить кнопку мыши. Произойдет копирование выделенных файлов из базы данных программы.

3. В главном меню программы изменены пункты раздела «Контроль». Удален подраздел «Контроль за исполнением», содержащий пункты для текущего и предварительного контроля входящих документов. Добавлен пункт Контроль за исполнением входящих документов, в котором возможен отбор и контроль документов на текущую дату и будующие периоды.

4. В режиме «Анализ — Электронные копии документов» изменена функция открытия электронного документа (для устранения конфликта использования памяти ОС Windows 7-8).

5. Оптимизирован программный интерфейс в режимах Журнал входящих/исходящих документов. Увеличено быстродействие поиска и открытия регистрационной карточки входящих/исходящих документов.

6. Изменен внешний вид режимов программы Контроль за исполнением входящих документов и «Печать входящих/исходящих документов». Внешний вид стал единообразным для всех основных оконных режимов, включающих такие элементы: панель управления, таблица данных, статусная строка. Панель управления также имеет схожие элементы поиска, выделения записей, поиска и отбора, функции и др.

Внешний вид режима Контроль за исполнением входящих документов:

Внешний вид режима «Печать реестров входящих/исходящих документов»:


7. В режиме «Контроль за исполнением входящих документов» дополнительные сведения документа находятся в выпадающей панели, что позволяет отображать большее количество находящихся на контроле документов на экране монитора.

8 Обновлена таблица главного меню программы АС Электронный журнал корреспонденции с учетом удаления и добавления элементов меню (см.п.3).

Версия клиентской части программы 3.4.3

1. Исправлена ошибка фильтрации данных в стравочной системе.
2. Исправлена ошибка контекстного поиска внутри электронных копий документов в режиме «Электронные копии документов» (Ветка «Анализ»).»
3. Исправлена ошибка чтения параметра «Количество отображаемых записей в картотеке» (Меню «Вид -> Количество отображаемых записей в картотеке»).
4. Обновлены настройки по умолчанию системы поиска и отбора документов.
5. Обновлены сохраненные настройки системы поиска и отбора документов.
6. Обновлены параметры, необходимые для регистрации программы.
7. Открыт доступ к режиму «Сканирование документов» в регистрационной карточке входящего и исходящего документа (закладка «Электронные копии документа»).
8. В справочнике стандартных резолюций поле «содержание стандартной резолюции» увеличено до 512 символов.

Версия клиентской части программы 3.4.2

1. Добавлен агент оповещения пользователей о новых зарегистрированных входящих документах, о документах, с наступившими сроками исполнения. Пользователям с ролью в программе «Автор резолюции» агент оповещения информирует о новых исходящих документах, которые необходимо рассмотреть (утвердить/отклонить).

Агент оповещения располагается на системной панели Windows.

Возможна настройка периода оповещения пользователя о произошедших событиях, настройка отображения программы на панели задач Windows.

2. Добавлены разрешения на добавление/удаление электронных копий документов всем пользовательям программы. Ранее такими правами обладал только пользователь с ролью «Секретарь».
3. Длина поля «Ход исполнения» входящего документа увеличена с 50 до 256 символов.
4. Длина поля «Регистрационный номер бланка» входящего документа увеличена с 10 до 20 символов.

Версия клиентской части программы 3.4.1

1. Открыт режим «Ответственные и исполнители по подразделениям».

Внешний вид режима представляет древовидную структуру, позволяет представить штатное расписание организации в виде дерева, в котором его ветви являются структурными подразделениями, сотрудниками. Количество вложений ветвей кадровой структуры компании не ограничено.

Пример древовидной структуры компании:

2. В справочник адресатов добавлено поле «Адрес местонахождения».

3. В регистрационной карточке входящего документа изменен внешний вид и расположение сведений.

4. Размер поля «Дополнительная информация» входящего и исходящего документа увеличено до 2048 символов.

5. Обновлены настройки по умолчанию системы поиска и отбора документов.

6. В регистрационной карточке входящего документа изменен внешний вид и расположение сведений. Регистрационная карточка исходящего документа разбита на 6 закладок:
— Сведения об исходящем документе;

— Утверждение документа;

— Входящий документ для снятия с контроля;

— Дополнительная информация;

— Почтовые расходы;

— Электронные копии документа.

7. В регистрационной карточке входящего и исходящего документа кнопка «электронная копия документа» вынесена на отдельную закладку.

РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ ESCOM.BPM

МАРШРУТИЗАЦИЯ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Система автоматизации делопроизводства на платформе ESCOM.BPM (СЭД) содержит принципиально важный процесс «Входящий документ», обеспечивающий комплексную автоматизацию работы с входящей корреспонденцией. Для этого СЭД содержит карточку процесса и маршрут электронного документооборота, который определяет последовательность этапов работы с входящими документом, а так же управляет правами доступа пользователей. При наступлении следующего этапа работы очередному участнику процесса автоматически доставляется уведомление.

Узнать стоимость программы для регистрации входящих документов Вы можете перейдя по этой .

Маршрут входящего документа содержит следующие этапы:

  • Регистрация входящего документа. Создаётся карточка, формируется номер, записывается дата регистрации, указывается дело и другие атрибуты. Карточка сохраняется в базе данных. Документ отправляется в системе на рассмотрение.
  • Рассмотрение входящего документа получателем. Формируется резолюция, документ отправляется в работу. Исполнителям, указанным в резолюциях доставляются уведомления и поручения. Документ может быть поставлен на контроль.
  • Контроль исполнения поручений по зарегистрированному входящему документу. Автоматически создаются и доставляются поручения Исполнителям. Ведётся работа по их исполнению. Система контролирует сроки. Формируются отчёты и при необходимости создаётся ответ на документ. Если документ был поставлен на контроль, то для завершения документа нужно выполнить процедуру снятия документа с контроля.
  • Архивное хранение входящей корреспонденции. После внесения отметки об исполнении документа он помещается в электронный архив для хранения.

Ролевая модель процесса «Входящий документ» содержит следующие роли:

Роль Выполняемые функции
Регистратор Создаёт карточку документа, сканирует документ, прикрепляет его к карточке, регистрирует карточку и отправляет её Получателю
Получатель Рассматривает поступивший документ и формирует резолюцию по исполнению. Указывает Контролёра, включает режим «На контроль».
Исполнитель (и) Исполняет поручение по назначенной ему резолюции
Контролёр Контролирует ход исполнения. Вносит контрольные отметки в карточку процесса. Проверяет отчёты Исполнителей. Снимает исполненный документ с контроля.
Архивариус Помещает документ в дело. Указывает срок хранения.

СОЗДАНИЕ РЕГИСТРАЦИОННЫХ КАРТОЧЕК ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация входящего документа в СЭД начинается с создания электронной регистрационной карточки и формировании регистрационной информации: регистрационного номера и даты регистрации. Карточки входящих документов могут создаваться вручную Регистратором или автоматически: из электронной почты, из факс-сервера, со сканера или из системы потокового сканирования. Регистратор — это сотрудник канцелярии, службы ДОУ, возможно секретарь-делопроизводитель или другое лицо, в обязанности которого входит регистрация и учёт входящей корреспонденции.

В регистрационной карточке указывается тема, исходящий номер и дата, а так же указывается Отправитель — организация или физическое лицо. Поле «Отправитель» заполняется из базы данных контактов. Каждый контакт имеет свою атрибутную карточку в которой указывается название организации, её реквизиты, адреса, контакты и т.д. В карточке контакта автоматически отображаются все документы, связанные с данным контактом. Создать новую карточку контакта может Регистратор. База контактов доступна всем Регистраторам, поэтому достаточно один раз ввести в базу контакт, что бы он стал доступен при регистрации в карточках процессов.

К регистрационной карточке можно прикрепить один или несколько файлов произвольного вида (word, excel, pdf, jpeg и др). Поступивший в бумажном виде документ можно отсканировать прямо из регистрационной карточки. Кроме этого отсканированный документ можно распознать (преобразовать в текстовый формат) с помощью интегрированной процедуры оптического распознавания. Это позволяет в дальнейшем выполнять поиск данного документа по его содержанию, так как текст распознанного документа автоматически индексируется для полнотекстового поиска.

В регистрационной карточке можно дополнительно указать дату доставки документа, способ доставки (факс, почта России, электронная почта и т.п.) и количество страниц документа. Если поступил пакет документов, то имеется возможность составить опись пакета, указать названия документов, количество экземпляров и количество страниц.

ФОРМИРОВАНИЕ РЕГИСТРАЦИОННОЙ ИНФОРМАЦИИ

Первое что необходимо сделать регистратору после создания регистрационной карточки — это выполнить проверку на повторную регистрацию. Такая проверка необходима для исключения повторной регистрации и создания дубликата документа. Проверка выполняется на наличие в базе документооборота ранее зарегистрированного документа с такими же атрибутами (номер, организация). Проверка выполняется с учётом года входящей даты документа. Если система документооборота ESCOM.BPM обнаруживает наличие в базе данных уже ранее зарегистрированного документа с таким же номером, то она выдаёт сообщение и не позволяет продолжить регистрацию.

Регистрация входящего документа может осуществляться централизованно, в канцелярии организации или децентрализовано, в подразделениях организации. При регистрации используется автоматическое формирование номера. Так же у Регистратора имеется возможность ввести регистрационный номер в ручную и указать дату регистрации. Однако, если такой номер уже есть в базе данных, то карточку с некорректным номером нельзя будет отправить далее по маршруту. Регистратор может указать папку Номенклатуры дел, в которую следует поместить карточку документа.

Регистрация входящих документов может быть как сквозная, так и раздельная. Например, в зависимости от места регистрации (подразделение) система будет генерить раздельные номера. Если в базе данных документооборота ведётся регистрация по нескольким компаниям, то программа будет формировать раздельные номера для документов каждой организации.

Если документ получен в ответ на исходящий, то СЭД позволяет это отразить в карточке как входящего, так и исходящего документа посредством внесения в них перекрёстных ссылок.

ШТРИХ-КОДИРОВАНИЕ ПРИ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНОВ

В СЭД поддерживается возможность штрих-кодирования и учёт мест хранения оригиналов входящих документов. Система ESCOM.BPM позволяет отказаться от привычного использования штампа, который наносится на бумажный документ в момент его регистрации. Вместо него на документ наклеивается специальная самоклеющаяся этикетка, содержащая уникальный штрих-код, который связывает регистрационную карточку с оригиналом. На этикетке содержится регистрационный номер. Если этикетка печатается непосредственно при регистрации входящего документа, то на ней так же будет отображаться дата регистрации. Если регистрационные этикетки распечатываются заранее, то дата регистрации будет отображаться в электронной карточке документа.

Использование технологии штрих-кодирования позволяет автоматизировать процесс регистрации входящих документов и сократить время на эту операцию. При сканировании штрих-кода сканером происходит автоматический поиск и открытие регистрационной карточки документа, что облегчает их поиск в базе данных документооборота.

Технология штрих-кодирования может использоваться и при массовом вводе документов.

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Для отображения списка зарегистрированных карточек система электронного документооборотасодержит универсальный журнал регистрации входящей корреспонденции.

В журнале регистрации имеется возможность отбора карточек процессов за произвольный период. Для быстрого указания периода отбора имеется набор предопределённых фильтров, позволяющих сформировать журнал за сегодня, за текущую неделю, текущий месяц, текущий квартал, год, предыдущий месяц и т.д. В журнале имеется возможность сортировки, группировки и поиска записей.

В зависисмости от текущего этапа работы, документы в журанле отображаются разным цветом. Так же в каждой записи имеется ячейка с текущим статусом документа.

ПОИСК ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Система автоматизации делопроизводства содержит возможность атрибутного и полнотекстового поиска карточек входящих документов. Поиск документов по атрибутам позволяет быстро найти карточку документа, особенно если в база документов очень большая. Если к карточке прикреплены файлы в индексируемых форматах, то возможно выполнение поиска по содержанию этих файлов.

РАССМОТРЕНИЕ ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА

В соответствии с моделью маршрута после завершения этапа «регистрация входящих документов» наступает этап рассмотрения. Зарегистрированный документ направляется по маршруту и поступает Получателю для рассмотрения и формирования резолюции. Получатель документа может сформировать резолюцию и отправить документ на исполнение. В резолюции нужно указать поручение, срок исполнение и исполнителя. Так же можно указать соисполнителей и важность данного поручения, включить режим контроля исполнения.

В СЭД имеется специальный журнал — документы на рассмотрении, который отображает карточки зарегистрированных документов, находящихся у получателей на рассмотрении, но ещё не отписанных в работу.

Если документ поступил не по адресу, то Получатель может его вернуть регистратору, а тот, в свою очередь, переслать документ другому сотруднику.

Если по документу не требуется вынесение резолюции и контроль исполнения, то для этого случая в СЭД имеется команда «Принять документ к сведению». После выполнения этой команды документ помещается в архивный журнал.

ИСПОЛНЕНИЕ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Исполнителям входящего документа автоматически доставляются поручения, которые формируются из резолюций, указанных Получателем. В карточке процесса отображаются сформированные поручения и ход их исполнения. ESCOM.BPM содержит два специальных журнала:

  • Документы на исполнении. Данный журнал отображает все карточки, находящихся в работе у исполнителей.
  • Документы на контроле. Журнал отображает только карточки, у которых включен признак «На контроль!»

Подготовленный Исполнителем в качестве ответа исходящий документ, отображается в виде ссылки в карточке входящего.

Система документооборота автоматически контролирует срок исполнения документа и при его приближении отправляет уведомление Контролёру и Исполнителям. Если документ не будет исполнен в срок, то ему будет присвоен статус «Просрочен». То же самое относится и к поручениям Исполнителей.

АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Для классификации входящих документов и контроля сроков хранения в СЭД используется номенклатура дел. Указать в карточке процесса дело, в которое помещается документ для хранения может Регистратор или Архивариус. Исполненные входящие документы автоматически помещаются в электронный архив. В нём они находятся до истечения срока хранения, установленного для папки дела.

Процесс «Регистрация входящих документов» включен в поставку всех редакций ESCOM.BPM начиная с редакции «Стандартная-ДЕЛО».

Вы можете купить решение «Регистрация входящих документов» в интернет-магазине ESCOM.BPM

Возврат к списку

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *