Внесение изменений в бухгалтерские документы

Достаточно часто возникают вопросы, как же правильно внести исправления в первичные документы, как такие исправления отражаются в бухгалтерском учете и отчетности. Об этом мы расскажем в данной статье.

В соответствии с п.7 ст.9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Закон № 402-ФЗ) в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Ошибки в первичных учетных документах исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. При этом исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено» (п.4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Министерством финансов СССР 29.07.83 № 105).

📌 Реклама

Таким образом, механизм внесения исправлений в первичные учетные документы, изложенный в п. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ строго не регламентируется. Данные положения Закона № 402-ФЗ устанавливают только минимальные требования к содержанию исправленного первичного учетного документа: обязательное указание даты внесения исправлений, а также идентифицирующих сведений о лицах, внесших исправление.

Вместе с тем на практике применяется также исправление неверно заполненных первичных документов путем полной замены на новые документы с теми же реквизитами, с указанием даты внесения исправлений.

Следует отметить, что действующее законодательство и подзаконные нормативные акты не запрещают применение подобного порядка исправления. При этом, правомерность подобного порядка исправления первичных учетных документов, в том числе и в целях налогообложения, подтверждается и в частных разъяснениях Минфина РФ, например, исходя из Письма от 22.01.2016 № 07-01-09/2235 следует, что, с одной стороны, Законом № 402-ФЗ не предусмотрена замена ранее принятого к бухгалтерскому учету первичного учетного документа новым документом в случае обнаружения ошибок в нем. С другой стороны, с учетом частей 2 — 4 ст. 8 Закона № 402-ФЗ, а также Положения по бухгалтерскому учету ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденного приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. № 106н, организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа, исходя из требований, установленных Законом № 402-ФЗ, нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, и принимая во внимание особенности документооборота.

Описание ситуации: Объекты капитальных вложений принимаются к бухгалтерскому учету в качестве объектов основных средств (далее — ОС) на основании Акта приема-передачи здания (сооружения) (форма N ОС-1 утверждена Графиком документооборота Общества).

Акт приема-передачи составляется и подписывается Комиссией по приему-передаче, вводу в эксплуатацию и списанию имущества (далее — Комиссия, состав которой утверждается приказом по Обществу) и утверждается руководителем Общества.

В следующем отчетном периоде после утверждения годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности вносятся изменения в бухгалтерский учет за предыдущие отчетные года по причине:

  • корректировки первоначальной стоимости объекта ОС в связи с поступлением новых первичных учетных документов от подрядчиков;
  • изменения кодов ОКОФ, сроков полезного использования в связи с выявлением ошибок;
  • технических ошибок и др.

Правила внесения исправлений в первичные учетные документы (далее — ПУД) в соответствии с разд. 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105):

  • зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное;
  • исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено» и подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также должны быть проставлены дата и подпись.

В первичные учетные документы (ОС-1, КС-11, КС-14) после принятия к бухгалтерскому учету на счет 01 «Основные средства» объектов ОС внесены исправления (например, корректировка первоначальной стоимости объектов капитального строительства (скважин)) путем зачеркивания неправильной суммы и надписью «исправлено» над зачеркнутой и исправленной суммой. Данные исправления заверены одним должностным лицом, имеющим доверенность от Генерального директора на подписание ПУД и внесение в них исправлений.

Вопрос 1: Насколько правомерно внесение исправлений в ПУД (Акт приема-передачи по форме N ОС-1) одним должностным лицом на основании выданной Генеральным директором доверенности, то есть без рассмотрения и подписания данного Акта всеми членами Комиссии? На момент внесения исправлений в ПУД состав Комиссии, ранее утвержденный приказом Общества, изменен (сотрудники могут быть уже уволены, вышли на пенсию и т.д.).

В случае правомерности внесения исправлений в ПУД (Акт приема-передачи по форме N ОС-1) одним должностным лицом необходимо ли составление Протокола заседания Комиссии с обоснованием причин внесения данных исправлений? В этом случае Протокол будет составляться Комиссией в новом составе, действующем на момент внесения исправлений.

Ответ: Законодательство обязывает лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивать своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее по тексту — Федеральный закон N 402-ФЗ).

Согласно ч. 7 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Также в силу п. 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее по тексту — Положение N 105), исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также должна быть проставлена дата исправления.

Следовательно, если первичные учетные документы, касающиеся учета объектов капитальных вложений, составляются и подписываются специально созданной в организации Комиссией, то, соответственно, и исправления должны вноситься этой же Комиссией. Однако, как отмечено в описании ситуации, состав может быть изменен из-за кадровых перестановок, увольнений и т.д., и наличие на исправленных документах подписей тех же лиц не представляется возможным.

Комиссия по приему-передаче, вводу в эксплуатацию и списанию имущества утверждается приказом, где определены должности, включенные в ее состав. Вместе с тем организация вправе самостоятельно решить, указывать только названия должностей или же дополнить этот документ информацией о конкретных сотрудниках (Ф.И.О.). Также в приказе оговариваются цели, задачи и полномочия Комиссии.

Полагаем, что ввиду установления в организации комиссионного порядка принятия решений по движению имущества, исправления в первичные документы (в рассматриваемом случае акт по форме N ОС-1) должны вносить именно члены Комиссии. При этом, с нашей точки зрения, изменение состава (увольнение сотрудников, переходы в другие подразделения и т.д.) не имеет определяющего значения для этой процедуры, т.к. в Комиссии остаются неизменными должностные позиции.

По нашему мнению, внесение исправления одним должностным лицом, обладающим доверенностью руководителя, допускается в те документы, которые изначально были заверены подписью этого работника.

Если же вопреки установленному коллегиальному порядку акт по форме N ОС-1 будет исправлен одним сотрудником (не имеет значения, включен он в состав Комиссии или нет), то полагаем, что имеет место риск признания исправления недействительным.

По нашему мнению, наличие у сотрудника организации доверенности руководителя на подписание ПУД и внесение в них исправлений не меняет общеустановленный нормативный порядок внесения исправлений в ПУД, требующий соблюдения «преемственности» между фактами составления и исправления ПУД в части подписи ответственных лиц. Иначе говоря, доверенность сотрудника организации на подписание ПУД и внесение в них исправлений, по нашему мнению, не порождают для этого сотрудника право исправлять те документы, которые составлены иными лицами.

Также для подтверждения обоснованности внесения исправлений в акт необходимы документы, свидетельствующие о допущенной ошибке и причинах ее совершения (несвоевременность поступления информации от исполнителя, программный сбой и т.д.). Хотя ни в Федеральном законе N 402-ФЗ, ни в Положении N 105, прямо не указано на обязательность Протокола или иного документа, полагаем, что его составление укрепит позицию организации в случае возникновения каких-либо сомнений у налогового органа.

Резюмируя изложенное, полагаем, что исправления в акт по форме N ОС-1 должна вносить именно Комиссия по приему-передаче, вводу в эксплуатацию и списанию имущества. При этом кадровые изменения в ее составе не должны влиять на легитимность такого исправления.

Для исключения каких-либо рисков рекомендуем иметь в наличии все подтверждающие обоснованность исправлений документы и Протокол Комиссии или иной документ, содержащий все обстоятельства и причины совершения ошибки.

Вопрос 2: Просим рассмотреть и высказать свое мнение по предлагаемым нами 2 вариантам внесения исправлений в ПУД:

Вариант 1. Внесение исправлений в ПУД, ранее составленный.

Данные бухгалтерского учета должны быть уточнены на основании исправлений в ПУД (ОС-1, КС-11, КС-14), внесенных Комиссией по приему-передаче, вводу в эксплуатацию и списанию имущества Общества. Кураторы договоров должны предоставить в Комиссию все документы, непосредственно относящиеся к строительству объекта ОС, в том числе оформленные после завершения строительства. А также представить в Комиссию обоснование причин внесения исправлений.

Комиссией по итогам рассмотрения и принятия решения о том, что расходы непосредственно связаны со строительством объектов ОС, должен быть составлен Протокол решения Комиссии (с обоснованием причин внесения изменений) и внесены исправления в ПУД, которые подписываются всеми членами Комиссии и уполномоченным лицом, утвердившим документ ранее.

Вариант 2. Составление нового (исправленного, корректировочного) ПУД.

Внесение изменений в ПУД, по нашему мнению, может быть осуществлено путем составления новых ПУД, отвечающих требованиям Закона N 402-ФЗ, взамен оформленных ранее документов:

  • исправленный (корректировочный) ПУД должен быть составлен за период, в котором произошел факт хозяйственной деятельности;
  • дата составления исправленного (корректировочного) ПУД (дата исправления) должна относиться к периоду выявления ошибки и внесения исправления;
  • в исправленном ПУД могут быть приведены дополнительные реквизиты: основание для внесения изменений в оформленные ранее ПУД, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером факта хозяйственной жизни.

Исправленный (корректировочный) ПУД подписывается Комиссией в новом составе, действующей на момент его составления.

Ответ: Действительно, в законодательстве не установлен единый обязательный к применению способ исправления первичных учетных документов. Поэтому в силу ч. 4 ст. 8 Федерального закона N 402-ФЗ каждое юридическое лицо вправе самостоятельно разработать и закрепить в учетной политике комфортный для него вариант действий.

Это подтвердил Минфин РФ в Письме от 22.01.2016 N 07-01-09/2235, обратив внимание на следующее:

«При разработке таких способов, по нашему мнению, допустимо ориентироваться среди прочего на действующие нормативные правовые акты, регулирующие аналогичные вопросы (например, Правила заполнения счета-фактуры применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. N 1137)».

Согласно Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 в случае, если налогоплательщику необходимо внести исправления в выставленный счет-фактуру, нужно оформить исправленный счет-фактуру с верными данными. Согласно п. 7 данного документа исправления в счет-фактуру вносятся продавцом путем составления новых экземпляров счетов-фактур или корректировочных счетов-фактур. Как видим, в российском законодательстве допускается внесение исправлений в документ посредством оформления нового — «исправительного» — документа.

Как свидетельствует арбитражная практика, налогоплательщики нередко применяют рассматриваемый способ для первичных документов и судьи признают его обоснованным.

Так, например, в Постановлении Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.02.2013 по делу N А64-3569/2012 налоговый орган отметил, что общий порядок внесения исправлений в первичные документы не предусматривает возможности устранения ошибок, допущенных в них путем их переоформления на новые.

Судьи отклонили такие претензии как необоснованные и указали:

«Законодательство о налогах и сборах не исключает права налогоплательщика и его контрагентов на внесение исправлений в счета-фактуры и первичные документы, составленные с нарушением установленного порядка либо содержащие недостоверные сведения о совершенных хозяйственных операциях, и не запрещает налогоплательщику устранить несоответствие первичных документов требованиям пункта 2 статьи 9 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ путем внесения исправлений в неправильно оформленный документ, его переоформления, замены на оформленный в установленном порядке и представить переоформленные первичные документы налоговому органу или в суд для обоснования правомерности применения налоговых вычетов или расходов по налогу на прибыль».

Аналогичная позиция отражена в Постановлении Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.03.2013 по делу N А13-9242/2012.

В то же время, как верно отмечено в описании ситуации, в разд. 4 Положения N 105 установлено:

«4.2. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы, и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

4.3. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления».

Указанным рекомендациям соответствует вариант 1 (при этом, как было отмечено выше, произошедшие в составе Комиссии персональные изменения не препятствуют такому порядку заверения исправлений).

Вместе с тем в Рекомендации Р-41/2013-КпР «Внесение исправлений в первичные документы», принятой 20.09.2013 и размещенной на сайте БМЦ < 1 &gt, содержится оговорка:

«Применение способа, изложенного в Положении 105, в качестве единственно допустимого ставится под сомнение, а данная норма рассматривается в качестве устаревшей. При выборе способа исправления экономический субъект с точки зрения практических аспектов и технических ограничений не всегда может ограничиться единственным унифицированным способом».

< 1 &gt http://bmcenter.ru/Files/R_2013_KpT_Ispravleniye_pervichnih_dokumentov.

На наш взгляд, использование способа внесения исправлений посредством составления нового (корректировочного) первичного документа является менее трудозатратным и более практичным ввиду следующего.

Во-первых, если исправления вносятся несколько раз, то существует вероятность того, что документ будет невозможно прочитать.

Во-вторых, закрепив в учетной политике способ «исправления в самом документе», организация будет обязана применять его не только к акту по форме ОС-1, но и к другим первичным документам, которыми оформляются хозяйственные операции с контрагентами. В результате если организация обнаружит какие-либо недочеты в ПУД, то она будет вынуждена истребовать у контрагента подлежащий исправлению документ, внести в него исправления и затем снова его отправить. При применении такого способа существенно увеличиваются время прохождения ПУД между сторонами сделки и, соответственно, риск утраты самих документов.

Таким образом, по нашему мнению, оба представленных варианта внесения исправлений в первичные учетные документы не противоречат действующему законодательству, и организация вправе закрепить один из них в учетной политике.

По нашему мнению, составление нового («исправительного») документа более рационально, однако принятие окончательного решения, несомненно, остается в компетенции уполномоченных на это лиц.

Минфин указал, что компании могут ориентироваться на действующие нормативные правовые акты, регулирующие аналогичные вопросы. Например, Правила заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

А вот заменять первичный документ другим, даже с теми же реквизитами, по мнению Минфина, нельзя.

Как исправлять первичные документы

В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»):

  • дату исправления;
  • подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Ошибки в первичных документах (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное (п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

Обратите внимание: исправления в кассовые и банковские документы вносить нельзя (п. 4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, п. 16 приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н).

Корректировка счета-фактуры

Правила внесения исправлений в счет-фактуру предусмотрены пунктом 7 постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее – Правила заполнения счета-фактуры). Именно этим документом и надо руководствоваться.

Исправления в счет-фактуру вносятся продавцом (в том числе при наличии уведомлений, составленных покупателями об уточнении счета-фактуры в электронном виде) путем составления новых экземпляров счетов-фактур или корректировочных счетов-фактур.

Не каждая ошибка требует исправлений. Корректировать счет-фактуру надо только при обнаружении ошибок, которые мешают налоговым органам идентифицировать:

  • продавца;
  • покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав;
  • наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав:
  • стоимость товаров;
  • налоговую ставку;
  • сумму налога, предъявленную покупателю.

Если выявлены именно такие неточности, продавец должен выставить новый (исправленный) экземпляр. В строке 1а нового счета-фактуры необходимо указать порядковый номер и дату внесения изменений (подп. «б» п. 1, п. 7 Правил заполнения счета-фактуры). В строке 1 нового счета-фактуры указываются номер и дата первоначального экземпляра (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры). Далее указываются остальные реквизиты с правильными значениями.

Новый экземпляр подписывают руководитель и главный бухгалтер организации (иные уполномоченные лица) или индивидуальный предприниматель, который также указывает реквизиты свидетельства о государственной регистрации (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры).

В случае, когда изменилась стоимость товаров или их количество (объем), и это подтверждено другими первичными документами, надо выставлять корректировочный счет-фактуру (п. 10 ст. 172 НК РФ, письмо ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@).

Исправления в УПД

Универсальный передаточный документ (УПД) был рекомендован ФНС России письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Особенность этого документа в том, что он может совмещать в себе функции счета-фактуры и первичного передаточного документа. УПД со статусом 1 – это счет-фактура и передаточный документ, УПД со статусом 2 – только передаточный документ. Компания сама ставит в нужно месте «галочку» и обозначает таким образом, в каком качестве она использует в конкретном случае форму УПД.

Правила внесения исправлений в УПД прописаны в письме ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@.

УПД со статусом 2 можно исправлять по правилам, предусмотренным для обычной первички — достаточно просто зачеркнуть неверные данные и написать новые (с указанием даты исправления и подписью лица, внесшего исправления).

А вот УПД со статусом 1 – другое дело. При внесении исправлений в него надо учитывать и требования для исправлений счетов-фактур, и правила корректировки обычных первичных документов.

Существуют различия в порядке внесения исправлений в УПД со статусом 1 в зависимости от того, какой показатель подлежит исправлению.

Ситуация 1. Допущены ошибки в показателях, относящихся одновременно и к счету-фактуре, и к первичному учетному документу, которые в части счета-фактуры квалифицируются как ошибки, препятствующие налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму НДС .

В данном случае составляется новый исправленный экземпляр УПД со статусом 1 в порядке, установленном пунктом 7 Правил заполнения счетов-фактур:

  • в новом УПД сохраняются данные показателей строки 1 первоначального УПД, и заполняется строка 1а, в которой указывается порядковый номер исправления и дата исправления.
  • в новый экземпляр переносятся все показатели из старого УПД, с указанием новых сведений по соответствующим позициям, требующим исправления;
  • подписание новый УПД в том же порядке, в каком был подписан первоначальный УПД.

В этой ситуации последствия исправления ошибок в целях налогообложения НДС и формирования налоговых обязательств по налогу на прибыль рекомендуется рассматривать аналогично, как если бы исправлялись отдельный счет-фактура и отдельный первичный учетный документ.

Ситуация 2. Допущены ошибки, не препятствующие идентификации продавца, покупателя и т.д.

При обнаружении таких ошибок новые экземпляры счетов-фактур не составляются.

При этом может возникнуть необходимость внести исправления в реквизиты составленного ранее УПД с целью изменения (уточнения) показателей (характеристик) задокументированного факта хозяйственной жизни. Например, реквизитов грузоотправителя, грузополучателя; номера расчетно-платежного документа; номера таможенной декларации и др.

В этих случаях надо составить новый исправленный экземпляр УПД. В новом экземпляре УПД сохраняются данные показателей строки 1 УПД, составленного до внесения в него исправлений, и заполняется строка 1а, в которой указывается порядковый номер исправления УПД и дата исправления.

В новый экземпляр УПД в этом случае рекомендуется переносить все показатели из экземпляра, составленного до внесения исправлений, с указанием по соответствующим позициям первичного учетного документа, нуждающимся в исправлении, новых сведений (первоначально не заполненных) или уточненных (измененных).

Поскольку такие изменения производятся с целью исправления УПД только как первичного учетного документа, для визуального выделения такой ситуации в форме исправленного экземпляра УПД рекомендуется указывать статус 2, независимо от того, каким был первоначальный статус исправляемого УПД.

Новый исправленный экземпляр УПД не подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на подписание счетов-фактур лицом, а также главным бухгалтером. Соответственно, такой исправленный экземпляр УПД в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и книге продаж не регистрируется.

Унифицированная форма документа (УФД)- это созданная с использованием методов унификации совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Результатом работы по унификации документов могут быть:

· государственные (общероссийские) унифицированные формы;

· отраслевые (ведомственные) унифицированные формы;

· унифицированные формы документов субъектов Российской Федерации;

· унифицированные формы документов объединений, предприятий организаций (4).

Государственная (общероссийская) унифицированная форма документации — созданная с использованием методов унификации совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, отвечающих единым требованиям и объединенных в зависимости от сферы их применения в общероссийские унифицированные системы документации, отраслевые (ведомственные) унифицированные системы документации, унифицированные системы документации организаций.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

В результате работы по совершенствованию документации было унифицировано свыше 3 500 форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 января 1993 г. № 299.

Каждый документ получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из УСД и местом документа внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает само право документа на существование и соответствие образцу-эталону, утвержденному для обязательного применения.

Коды форм по ОКУД проставляются в качестве реквизитов во внутренних и внешних документах. Точного единого места этого реквизита для всех форм документов не предусмотрено. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

Отраслевая (ведомственная) унифицированная форма документа- этоунифицированная форма документа, входящая в состав отраслевой унифицированной системы документации и не предназначенная для межотраслевого применения.

Отраслевые формы документов имеют нормативный характер в рамках административной системы отраслей (например, судебная, нотариальная и т.д.) или для всех организаций, занимающихся деятельностью, за которую ответственно конкретное ведомство (например, документация страховая, медицинская и пр.).

Законодательством не установлены единые формы введения в практику отраслевой документации. Это могут быть отраслевые стандарты, инструкции, распорядительные документы, вводящие или отменяющие отдельные формы документов. Органами стандартизации в рекомендательной форме предписывается разработка по аналогии с ОКУД классификаторов отраслевых форм документов.

Унифицированные формы документов организаций- это унифицированные формы локальных документов, предназначенных для внутреннего использования:

· номенклатура дел предприятия, которая используется как классификатор документов предприятия;

· Табель форм документов (список унифицированных форм документов предприятия с указанием этапов их подготовки) и Альбом форм (образцов) документов предприятия;

· инструкция по делопроизводству, исполняющая роль внутреннего стандарта предприятия в области работы с документами и регламента, обязательного для исполнения работниками предприятия.

Один отдельно взятый документ — это акт документирования факта или действия. Однако любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, единых требований к их оформлению и используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации.

Унифицированная система документации (УСД)– это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, созданных по единым правилам и требованиям и объединенных в зависимости от сферы их применения в общероссийские унифицированные системы документации, отраслевые (ведомственные) УСД, УСД организаций (5).

Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию той отрасли деятельности, документы которой унифицируются. Так, Министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, Росархив — за систему организационно-распорядительной документации.

В настоящее время в Российской Федерации в соответствии с ОКУД функционируют следующие общероссийские унифицированные системы:

1) организационно-распорядительной документации (УСОРД);

2) плановой документации (УСПД);

3) первичной учетной документации (УСПУД);

4) банковской документации (УСБД);

5) финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (УСФБД);

6) документации по труду и социальным вопросам (УСДТСВ).

7) отчетно-статистической документации; (УСОСД);

8) учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий (УСУОБД);

9) документации Пенсионного фонда РФ (УСДПФ);

10) внешнеторговой документации (УСВД).

Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформления административно занимаются ответственные за данную функцию ведомства и (или) другие организации, которые официально определены головными в конкретных отраслях деятельности.

К унифицированным системам документации, обслуживающим конкретную сферу деятельности, относятся:

· документация по ценообразованию (УСДЦ),

· документация по торговле (УСДТ),

· документация по бытовому обслуживанию населения (УСДБОН),

· документация по планированию и управлению работой транспортного узла связи (УСДОУТУ);

· документация по материально-техническому снабжению и сбыту (УСДМТСС);

· документация по изобретениям и открытиям (УСДИО);

· расчетно-денежной документация (УСРДД).

Все УСД включают в себя эталонные образцы бланков конкретных документов, комплекты документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

Основными принципами разработки унифицированных систем документации являются:

1) единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления;

2) регламентация содержания документов, входящих в каждую систему;

3) исключение из документов дублируемых данных, а также сокращения количества традиционно включаемых в документы данных, но не используемых при решении конкретных задач;

4) единство применяемой терминологии и условных обозначений;

5) определение совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создание единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную разработку, но пригодных и к восприятию человеком;

6) установление единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных при наличии специфических особенностей (6).

Ответственность за применение форм документов должны нести как руководители министерств и ведомств, так и руководители объединений, организаций и предприятий. Государственный надзор за соблюдением требований УСД в госсекторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе — на местные органы исполнительной власти. Однако в настоящее время механизм этого контроля далек от совершенства.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *