Внутренний аудит на предприятии

Содержание

Организация внутреннего аудита на предприятии

Данный вид системы контроля направлен на изучение внутренней документации и процессов, которые происходят в том или ином отделе компании. Внутренний аудит не касается внешней деятельности компании, а относится к работе штата или развитию маркетинговых планов, к оценке эффективности составления отчетности и другой документации. Для старта проверки необходимо использовать силы внутреннего штата или воспользоваться аутсорсингом. Существуют законодательные нормы, по которым регулируется процесс:

  1. Для соблюдения законодательства нужно придерживаться национальных стандартов ФСАД и международных правил МСВА.
  2. Форма № 307-ФЗ.

Чем отличается от внутреннего контроля

Проверка и внутренний контроль – одна из обязательных процедур для всех государственных учреждений. Задача этой работы заключается в изучении документации и обнаружении ошибок в разных звеньях компании. Заказчику (им выступает управленческий аппарат) предоставляется отчет. А внутренний аудит направлен на обнаружение ошибок и анализ методов их исправления в той или иной организации, то есть, аудиторская процедура является более глубоким понятием.

Функции отдела аудита

По решению менеджмента может быть открыт отдел аудита на государственном и частном предприятии. Вся информация по отчетности должна предоставляться незамедлительно по требованию. Данный контроль выполняет ряд следующих проверок:

  • состояния активов (общая ревизия, включая анализ их реструктуризации, потоков, распределения между подразделениями и другое).
  • финансовой деятельности, включая состояние задолженностей, наличие долговых обязательств, их обслуживание (предварительно разрабатываются критерии для грамотного анализа).
  • распределения финансовых потоков и прибыли (сколько средств тратится на рекламу, на сотрудников, на те или иные отделы с целью минимизации лишних затрат).

Как элемента управления предприятием

Внутренний аудит как элемент управления предприятием – это распространенное явление. Ведь по нормативной базе данный отдел или специалист не только осуществляет проверку надежности финансовой системы организации, но и занимается решением всех возникших проблем. Все обнаруженные недочеты передаются линейному руководству. Квалификация аудитора позволяет ему при информационном обеспечении составлять детальный план по оптимизации деятельности организации.

При реорганизации компании

Ряд контрольных процедур по анализу деятельности компании может проводиться при реорганизации, банкротстве или ликвидации предприятия с целью оценки массива активов, их возможностей и влияния. Список аудиторских мероприятий направлен исключительно на оздоровление финансового состояния компании. При банкротстве внутренний аудит направлен на изучение статей расходов, доходов с целью оптимизации трат, разработки плана продажи активов для погашения долга. Ряд аудиторских рекомендаций поможет разработать план по сокращению расходов и выходу из финансового кризиса.

Улучшение финансово-экономической деятельности предприятия

Процедура направлена на улучшение финансово-экономической деятельности предприятия. Инструмент оценки в данном случае – показатель чистой прибыли, выручки, трат. Отдел аудита работает с целью отобразить неэффективные растраты, сократить их, направить свободные деньги из выручки на реинвестиции. Достоверность отчетности подтверждается не только опытом и знаниями команды по выявлению ошибок, но и внутренней документацией. Ведь сущность деятельности аудиторского менеджмента заключается в анализе письменных документов, отчетов.

Этапы внутреннего аудита

Поставленные управленческие задачи перед руководством должны выполняться с целью оптимизации работы компании. Для этого и проводится анализ управленческого учета, бухгалтерии, общей деятельности сотрудников. Для достижения максимальной эффективности процедура аудита делится на этапы:

  1. Подготовка стратегического плана (методы подготовки основываются на нормативной документации, соответствуют государственным нормам).
  2. Разработка стандартов.
  3. Анализ документации.
  4. Оценка активов.
  5. Проверка техники безопасности, других процессов, которые с ней связаны.
  6. Составление независимой оценки.
  7. Поиск решений возникших проблем, составления плана их исправления.

Приказ о проведении аудиторской проверки

В законе не прописаны четкие сроки, периоды проведения, поэтому ее необходимость является лишь желанием менеджмента (зависит от финансовой деятельности предприятия). Приказ о проведении аудиторской проверки составляется по нормативным образцам. Указываются:

  • Законодательные нормы, на которые опирается управление при заказе проверки (N 161-ФЗ, N 119-ФЗ от 2001, 2002 года).
  • Исполнитель проверки, сроки, функции, тип (это может быть технологический, функциональный аудит, контроль реорганизации, банкротства).

Разработка плана и программы проверки

Полная разработка процесса проверки ведется не руководителями, а непосредственной командой аудиторов. План будущей процедуры является составной частью договора, поэтому его составление проводится еще на стадии подготовки. Факторы развития компании, процессов управления всегда включены в основные пункты. Что учитывается при составлении плана:

  • вид бухгалтерского учета;
  • финансовая деятельность лица, которое подвергается проверке (экономические факторы, компетентность должностных лиц);
  • насколько деятельность связана с риском;
  • определение периода работ (временные рамки и ключевые условия);
  • координацию работ;
  • аспекты, которые будут влиять на выводы и итоговую отчетность.

Процедура внутреннего аудита

Любая проверка проводится по принципу независимости, что гарантирует объективность и информативную точность, исключая корыстные цели исполнителей. Изначально составляется план на основании вышеперечисленных профессиональных стандартов. Перед этим формируется команда согласно профессиональной этике и установленным правилам (аудитор должен быть независимым лицом).

Далее готовится блок информации, на основании которой и проводится вся работа на структурных подразделениях в управлении компании. К ней относят отчетные документы, штатные расписания, квитанции, акты выполненных работ, данные о закупках, продажах и многое другое. Под финансовым контролем находится каждый процесс внутри организации, лишь после этого составляются цифры и выносится соответствующий вердикт с прогнозом и планом решения проблем.

Составление отчетов и аудиторского заключения для руководства

Аудитор подготавливает отчет, который передается руководству и непосредственному заказчику (это может быть и министерство, и иные ветви власти). Преимуществом документа является наличие информативных, объективных данных относительно финансовых показателей компании, методов улучшения этих показателей. Учитывая количество способов контроля, план состоит из трех объемных частей:

  1. Первый блок является вводным, где описываются поставленные задачи, методы их решения, принцип работы команды, общие выводы.
  2. Далее описываются пункты, над которыми углубленно работали специалисты.
  3. В заключительной части выдаются выводы, прогнозы, методы решения проблем.

Проведение внутреннего аудита на предприятии

Программа внутреннего анализа предприятия составляется параллельно с планом, имеет свободную форму. Все пункты, подразделы вписываются в соответствии с поставленными задачами. Данная проверка делится на три этапа: подготовительный, сбор данных, составление выводов. В проверке принимают участие все специалисты аудиторского отдела. Обязательно формируется чек-лист. Проводится:

  • контроль остатков на балансе;
  • изучение отчетности;
  • арифметическая и нормативная проверка;
  • калькуляция и свод цифр;
  • хронологический свод (проверка совпадений дат и сроков);
  • изучение отдельных документов юридическими специалистами.

Аудит кассы и расчетных операций

Задача аудита кассы, расчетных операций заключается в том, чтобы сверить нормативную документацию с бухгалтерской отчетностью, проверить их точность, законность, прозрачность ведения документации. Это необходимо для того, чтобы избежать возможной ответственности перед налоговой службой, проверкой. Нормы ведения бухгалтерии описаны в указе ЦБ РФ №40.

Задача каждого специалиста – это грамотное составление финансовых документов (актов, квитанций, учета потока денежных средств). Среди основных нарушений можно выделить неправильный контроль кассовых сбережений, неверный учет прихода, расхода, ошибки в оформлении документов на оплату, выдачу заработной платы, отсутствие квитанции за те или иные операции.

Аудит основных средств и нематериальных активов

Порядок проведения данного контроля составляется на основании данных о наличии, передаче в актив компании тех или иных средств или нематериального владения (патенты, сертификация, акции). Изначально изучаются условия хранения средств, их наличие, объемы, структура. После этого составляется анализ по амортизации средств, финансовых затратах при хранении, обслуживании. Нематериальные активы изучаются на основании внутрифирменных стандартов, выписываются в отчетность с оценкой инвестиционной привлекательности, вероятной прибыли (трат).

Аудиторская проверка материальных ценностей

Учет, проверка материальных ценностей на том или ином предприятии проводится часто, входит в список общих условий проведения аудита. Процедура необходима для:

  • оценки эффективности бизнес-процессов;
  • изучения условий хранения;
  • эксплуатации активов.

Государственные компании, перешедшие под контроль современного менеджмента, часто имеют проблемные активы, оставшиеся после развала СССР. Практика проведения проверки популярна, она определяет, какие активы крупных частных или государственных компаний являются нерентабельными. При грамотном составлении анализа специалист может составить план вывода актива из кризиса. Эта работа нужна для общей инвентаризации, проверке объемов активов.

Проверка финансовых результатов и капитала предприятия

Положительным моментом проведения проверки финансовых результатов является возможность избежать риска налоговых штрафов. Редко когда менеджмент предприятия заказывает анализ капитала предприятия без оценки отчетности. В процедуру входит изучение денежных активов, оборота, формируются точные показатели прибыльности, выручки, формируется убыток по кварталам, месяцам. Это помогает руководству оценить всю финансовую ситуацию в организации, выделить для себя перспективные направления деятельности.

В задачи входит формирование стратегии будущего развития, составление детального плана по вероятной прибыли (составляется прогноз на основании данных рынка, текущих показателей компании). Финансовые результаты составляются на основании показателей продаж, объемов производства, курса валют, активов. Специалисты определяют достоверность информации, сравнивают документацию, подтверждают ее точность или указывают на ошибки.

Аудит финансовой отчетности

Изучение и проверка финансовой отчетности – важный параметр при проведении аудита. Финансовая документация формируется соответствующим отделом на предприятии. На основании этих документов подается налоговая отчетность. Если в обороте компании находятся сотни тысяч долларов, то малейшее отклонение или ошибка в отчетности может привести к штрафным санкциям со стороны налоговой службы.

Во избежание аудиторского риска все работы ведутся только с актуальной документацией, информацией, подтвержденной на момент проверки. Среди аудиторов должны быть юридически грамотные специалисты, владеющие данными о законодательстве, всех изменениях, которые проводятся в сфере налоговых начислений, бухгалтерских отчетов. Только так заказчик может быть уверен в том, что получит объективный, точный результат (оценку финансовой отчетности).

Положение об отделе внутреннего аудита

Положение об отделе внутреннего аудита

1. Общие положения

2. Структура отдела

3. Задача

4. Функции

5. Права

6. Взаимоотношения (служебные связи)

7. Взаимодействие с Правлением ОАО

8. Ответственность

9. Заключительные положения

1. Общие положения

1.1. Отдел внутреннего аудита является самостоятельным структурным подразделением.

Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора по согласованию с Правлением и подчиняется непосредственно генеральному директору.

Непосредственное руководство отделом осуществляет начальник отдела, который назначается приказом генерального директора по согласованию с Правлением.

На должность руководителя отдела назначается высококвалифицированный специалист, имеющий вуза экономическое образование, опыт бухгалтерской работы не менее 5 лет или опыт работы в аудите не менее С лет. Руководитель отдела внутреннего аудита назначается и освобождается от занимаемой должности генеральным директором.

1.2. Отдел внутреннего аудита создается с целью обеспечения эффективной деятельности аппарата управления, по защите законных имущественных интересов компании, совершенствование системы бухгалтерского и налогового учета и содействие повышению эффективности работы ОАО, укреплению его финансового состояния.

В своей практической работе отдел внутреннего аудита руководствуется действующим законодательством Украины, решениями Правления, приказами, распоряжениями генерального директора, настоящим Положением.

2. Структура отдела

2.1. Состав отдела внутреннего аудита включает руководителя отдела и аудиторов. Численный состав отдела утверждается генеральным директором Общества по предложению руководителя отдела. Обязанности работников отдела регламентируются должностными инструкциями, которые разрабатываются руководителем отдела внутреннего аудита и корректируются в случае изменения функций или объема и утверждаются генеральным директором по согласованию с Правлением ОАО.

3. Задача

3.1. Предоставление Правлению и генеральному директору по требованию заключений (отчетов):

— О состоянии активов, производственно-хозяйственную и финансовую дисциплину;

— Об оценке качества информации, выдаваемой управленческой информационной системой;

— Об оценке экономической безопасности систем бухучета и системы внутреннего контроля;

— О соблюдении внутренних правил и процедур.

3.2. Подготовка консультаций и информационное обеспечение:

— Разработка методических указаний, рекомендаций, инструкций по бухгалтерскому учету,

налогообложения, аудита;

— Информационное обслуживание и консультирование по вопросам бухгалтерского учета,

налогообложения и правового регулирования предпринимательской деятельности;

— Проведение семинаров, повышение квалификации, обучение персонала, оказание помощи кадровой службе в подборе и тестировании бухгалтерского персонала;

— Рекомендации по компьютеризации бухгалтерского и налогового учета, составление отчетности, расчетов по налогообложению, аудита и тому подобное.

4. Функции

В функции работников отдела внутреннего аудита относятся:

4.1. Проведение аудиторской проверки бухгалтерского учета и финансовой отчетности:

— Правильности составления и оформления первичных документов, учетных регистров по

участкам учета, включая экспертизу средств, используемых для идентификации, оценки, классификации такой информации и составления на ее основе отчетности, а также изучение отдельных статей отчетности и операций, остатков по бухгалтерским счетам;

— Достоверности учета затрат на производство, полноты отражения дохода от реализации, доходов от внереализационных операций, точности определения размера прибыли, правильности распределения прибыли и оформления расчетов.

4.2. Осуществление тематических проверок:

— Соблюдение законодательства, нормативных актов, учредительных документов, системы

внутренних регламентов и процедур контроля (приказов, распоряжений, инструкций, распределения

полномочий и ответственности между сотрудниками и т.д.);

— Правильности составления и точности выполнения условий хозяйственных договоров;

— Проверка наличия, состояния, правильности оценки активов, эффективности использования всех видов ресурсов, соблюдения расчетной дисциплины, полноты и своевременности внесения налоговых платежей;

— Оценка программного обеспечения, используемого предприятием;

— Оценка эффективности механизма внутреннего контроля, изучение и оценка контрольных

проверок в структурных подразделениях.

4.3. Разработка предложений:

— По улучшению организации бухгалтерского учета;

— По формированию учетной политики;

— Повышение системы внутреннего контроля;

— Усиление материальной ответственности должностных лиц;

— По обеспечению сохранности ресурсов;

— По предупреждению злоупотреблений;

— По материальному стимулированию работников, дисциплинарных и финансовых взысканий.

4.4. Проведение по поручению Правления и руководства проверок эффективности использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов:

— Проверка системы внутреннего контроля и разработка предложений по улучшению организации системы внутреннего контроля, бухгалтерского учета, расчетов, изменения.

4.5. Консультирование и информационное обслуживание учредителей, администрации и

сотрудников по вопросам бухгалтерского учета, налогообложения.

4.6. Участие в подготовке материалов для внешнего аудита, налоговых проверок и

проверок других контролирующих органов.

5. Права

Отдел внутреннего аудита имеет право на:

5.1. Проверку бухгалтерских учетных регистров и первичных документов, ценных бумаг,

планов и других документов по финансово-хозяйственной деятельности предприятия;

5.2. Ознакомление с приказами, распоряжениями, решениями собраний акционеров, правления и должностных лиц ОАО;

5.3. Проверка наличия, состояния и сохранности товарно-материальных ценностей у материально-ответственных лиц;

5.4. Получение необходимых для аудиторской проверки документов, справок, расчетов, устных и письменных объяснений по вопросам, возникающим в ходе проверок;

5.5. Предоставление рекомендаций по материальному стимулированию и финансовых и дисциплинарных взысканий.

6. Взаимоотношения (служебные связи)

6.1. Отдел внутреннего аудита получает от подразделений по мере надобности:

6.1.1. От Бухгалтерии:

— Первичные документы, действующие нормативы и другие сведения, необходимые для проведения проверок, экспертиз, анализа;

— Промежуточную и годовую финансовую отчетность, учетные регистры и другую учетную информацию;

— Отчеты о работе, проведенной соответствующим подразделением по результатам аудиторской проверки.

6.1.2. От договорного отдела:

— Хозяйственные договоры с приложениями, соглашения, акты и т.

6.1.3. От юридического отдела:

— Учредительные документы, векселя, страховые свидетельства, сертификаты, лицензии, доверенности и другие юридические документы.

6.1.4. От отдела персонала:

— Приказы, штатные расписания, документы по кадровой работе.

6.1.5. От других подразделений:

— Необходимые для проведения аудита материалы.

6.2. Отдел внутреннего аудита выдает Бухгалтерии, отдела персонала и другим подразделениям:

— Акты проверок, заключения, предложения и рекомендации по вопросам учета и контроля.

7. Взаимодействие с Правлением ОАО

7.1. Правление определяет требования к квалификации и профессионального опыта сотрудников отдела и дает рекомендации Генеральному директору ОАО по подбору сотрудников отдела.

7.2. Генеральный директор согласовывает состав отдела по Правлением непосредственно перед назначением сотрудников на должность.

7.3. Правление имеет право отдавать приказы Генеральному директору на отзыв сотрудников с должности, занимается.

7.4. Отдел внутреннего аудита получает от администрации:

— Утвержденные планы работ отдела внутреннего аудита, в том числе:

— Годовые планы (с разбивкой по кварталам) в срок до 20 декабря на следующий год, квартальные, в срок до 20 числа до начала квартала;

— Поручения, задания (по мере возникновения);

— Другие документальные материалы.

7.5. Отдел внутреннего аудита составляет и предоставляет:

— Отчеты о проделанной работе за год;

— Отчеты о проделанной работа за квартал;

— Другие отчеты, справки;

— Другие документальные материалы.

8. Ответственность.

8.1. Ответственность за качество и своевременность выполнения функций отделом несет руководитель отдела.

8.2. На начальника отдела возлагается персональная ответственность за:

— Соблюдение действующего законодательства в процессе руководства отделом;

— Составление, утверждение и представление достоверной информации о деятельности отдела;

— Своевременное и качественное исполнение приказов руководства.

8.3. Ответственность других работников отдела устанавливается соответствующими инструкциями.

9. Заключительные положения.

9.1. К настоящему Положению могут вноситься дополнения и изменения по согласованию с Правлением, которые утверждаются приказом (распоряжением) руководителя.

9.2. Срок действия настоящего Положения не ограничен.

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела внутреннего аудита

Председатель правления

Начальник отдела персонала

Начальник юридического отдела

Организация работы службы внутреннего аудита

Методология деятельности службы внутреннего аудита может основываться на Международных стандартах, а также на стандартах, разработанных и утвержденных руководством компании. Тем не менее, эти стандарты должны быть адаптированы к аудиту нефинансовых функций менеджмента (стратегии, маркетинга, др.), а также детализированы в виде Руководства по аудиту. Ключевым фактором, который необходимо учесть при разработке методики аудита, является то, что аудиту подлежат лишь те функции, которые регламентированы (для которых разработаны положения, планы, бюджеты, инструкции и т. д.).

В то же время, если, например, сотрудники приобретают предметы для личного использования за средства компании, то нет необходимости ссылаться на Регламент. В этом случае сам факт воровства является неприемлемым и не требует доказательства противоречия регламенту и установленным принципам деятельности компании.

С другой стороны, сам внутренний аудит как функция управления и структурное подразделение, подлежит внутренней регламентации. Основные принципы, которые необходимо соблюдать при ее разработке: краткость, конкретность, содержательность, регулярная обновляемость. Основные документы, которые составляют систему регламентов: Положение о службе внутреннего аудита, должностные инструкции, руководство по аудиту.

Основные процессы функции внутреннего аудита: планирование, сбор доказательств, обобщение результатов, контроль выполнения рекомендаций и корректировок выявленных несоответствий. Одним из основных и существенных отличий внутреннего аудита является то, что он должен проводиться как процесс предварительно тщательно спланированный (а не спонтанный).

Предупредительный характер внутреннего аудита является немаловажным психологическим фактором. Это означает, что каждая проверка планируется, а персонал проверяемого подразделения уведомляется о времени, объекте и критериях проверки с тем, чтобы обеспечить аудиторам необходимый уровень доверия и исключить возможность уклонения персонала от предоставления и демонстрации всех требуемых данных. Неожиданность внутренних аудитов может препятствовать производственной деятельности.

Можно выделить два варианта проведения работ внутренними аудиторами: горизонтальная модель и вертикальная. Первая используется для проверки соответствия отдельного вида деятельности или процесса требованиям систем менеджмента и оценивания их результативности и эффективности. Вертикальная модель используется для проверки соответствия деятельности отдельного подразделения компании. При этом необходимо обратить внимание на то, что горизонтальная модель является более трудоемкой и продолжительной, однако и более значимой, поскольку включает в поле зрения деятельность на стыках различных подразделений и должностных лиц, которые участвуют в выполнении требований к объекту проверки. Кроме того, горизонтальная проверка «ломает» коммуникационные барьеры между подразделениями и поощряет участников систем менеджмента к взаимодействию друг с другом.

Наиболее важным этапом в проведении внутреннего аудита является планирование. Планирование, как и каждый этап аудита, документируется. Рассмотрим документы, которые используются на этапе планирования и могут быть разработаны на предприятии. Основным документом, который использует руководитель службы, является годовая Программа, которая утверждается руководителем компании (табл. 1). Программа должна разрабатываться с учетом статуса и значимости видов деятельности и процессов.

Табл. 1. Программа внутреннего аудита

Первостепенное значение должно уделяться ключевым видам деятельности и процессам, оказывающим решающее влияние на успех компании, достижение ее целей, а также критическим видам деятельности, процессам, ненадлежащее исполнение которых на определенном этапе времени может представлять реальную или потенциальную опасность для компании. Типичными процессами, которые можно отнести к ключевым, являются: изучение спроса, ожиданий потребителей, управление закупками, взаимодействие с потребителями, реализация продукции, подготовка и компетентность персонала. Ранжирование ключевых процессов проводят посредством экономической или экспертной оценки влияния отдельных процессов на конечные результаты бизнеса.

Критическими считаются такие процессы, ненадлежащая организация которых или несоблюдение требования к которым, могут представлять фактическую или потенциальную опасность для эффективности деятельности. Эти процессы требуют незамедлительного вмешательства в виде корректирующих или предупреждающих действий и должны находиться под особым контролем. В разряд критических может попасть любой бизнес-процесс в силу разного рода причин внутреннего характера.

На основании годовой программы аудита составляется календарный график аудиторских проверок, а также план на каждую отдельную или комплексную аудиторскую проверку. На основании годовой программы аудита разрабатывается План внутреннего аудита на каждую проверку с учетом необходимости в ресурсах (табл. 2).

Табл. 2. План внутренней аудиторской проверки (для конкретного объекта)

План должен специфицировать объект аудита как организационно (аудит отдела, группы отделов и пр.), так и функционально (аудит финансов, маркетинга и т. д.). Руководитель службы внутреннего аудита также должен разработать план развития службы внутреннего аудита. На основании и с учетом плана аудита и плана развития службы разрабатывается бюджет службы внутреннего аудита. Он содержит перечень расходов, необходимых для обеспечения выполнения плана аудита и плана развития. Бюджет также должен предусматривать возможность проведения внеплановых проверок и привлечения сторонних узкопрофильных специалистов для проведения проверок.

При подготовке к внутреннему аудиту необходимо:

Участникам группы: ознакомиться с планом и четко определить границы проверки, проанализировать все относящиеся к его обязанностям документы и материалы с целью выявления наиболее существенных вопросов, подлежащих квалифицированному обсуждению с персоналом подразделения.

Главному аудитору: получить в службе внутреннего аудита все указанные в плане документы, в соответствии с которыми должна проводиться проверка, а также документы, относящиеся к объекту проверки: организационно-распорядительные, должностные инструкции, карты процессов, детальное их описание, матрицы распределения ответственности и полномочий и пр.; произвести необходимые назначения в группе и составить график аудиторской проверки; подготовить опросный лист; обеспечить аудиторов рабочими материалами — контрольными вопросниками, журналами аудитора, бланками протоколов несоответствия, и т. д.

Опросный лист — анкета, с перечнем вопросов для сотрудников аудируемого подразделения, ответы используются для предварительной оценки объекта аудита. Вопросы опросного листа должны строиться на основе критериев аудиторской проверки и охватывать наиболее существенные их части, формулироваться лаконично, недвусмысленно, в определенной последовательности, предусматривать однозначный ответ.

Контрольный вопросник — заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволяют аудитору непосредственно в ходе проверки получать информацию о степени соответствия состояния области проверки установленным требованиям. Вопросы должны быть поставлены так, чтобы ответы давали возможность аудитору исчерпывающее и верное представление об объекте.

Журнал аудитора — журнал или бланк, в котором аудитор фиксирует факты, результаты бесед и иную информацию, собранную в ходе аудиторской проверки. Записи в журнале являются основой для принятия соответствующих решений.

Непосредственно внутренние аудиторские проверки следует проводить по заранее спланированным процедурам. Алгоритм проверки может выглядеть так:

  • 1. Вводное совещание.
  • 2. Сбор и обработка информации.
  • 3. Заключительное совещание.
  • 4. Составление отчета об аудиторской проверке.
  • 5. Представление отчета на утверждение.
  • 6. Рассылка отчета заинтересованным лицам.
  • 7. Устранение несоответствий.
  • 8. Разработка и реализация корректирующих и предупреждающих действий.
  • 9. Инспекционный контроль.
  • 10. Регистрация результатов проверки.
  • 11. Информирование об устранении несоответствий.
  • 12. Оформление файла внутреннего аудита.

Основная цель вводного совещания: ознакомление персонала подразделения с планом, методами проверки. Целью сбора и обработки информации является подготовка заключения по результатам внутреннего аудита. Источниками исходной информации для аудиторов в ходе проверки выступают: документы, регламентирующие деятельность подразделения и процессы (положение о подразделении, должностные инструкции, рабочие инструкции, методики, приказы, распоряжения, др.), планы, акты, регистрационные журналы, протоколы, программы и пр. Собираемая в ходе проверки информация используется аудитором для оценки степени соответствия аудируемой деятельности требованиям действующей документации.

В ходе аудита проверяемая документированная процедура обсуждается аудиторами с работниками предприятия, чтобы убедиться, что все процессы и их работа поняты правильно и процедура выполняется. Выработанные рекомендации по устранению замечаний и корректирующие мероприятия, направленные на устранение причин выявленных несоответствий, могут быть дополнены также предложениями по улучшению, совершенствованию проверяемой деятельности. В итоге, эффективность проводимых внутренних аудитов можно определять оценкой результатов от выработанных совместно и реализованных предложений по улучшению системы в целом и отдельных процессов, в частности.

Внутренние аудиты

3. Нормативные ссылки

ИСО 9000:2005 – «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».

ИСО 9001:2008 – «Система менеджмента качества. Требования».

ИСО 19011:2002 – «Руководящие указания по проверке систем менеджмента качества и (или) охраны окружающей среды».

4. Термины, сокращения и условные обозначения

Термины и определения:

Аудит (проверка) — систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев (ИСО 9000:2005).

Аудитор — лицо, продемонстрировавшее личные качества и компетентность, необходимые для проведения аудита (ИСО 9000:2005).

Группа аудиторов — один или более аудиторов, проводящих аудит с привлечением (при необходимости) технических специалистов.

Применяемые сокращения:

ДП – документированная процедура

СМК – система менеджмента качества

Условные обозначения:

Действие

Условие принятия решения

Документ

Организационная единица

Разветвление/объединение операций процесса

Связь

5. Описание процесса

5.1 Основные положения

Аудит СМК в компании «KPMS» проводится с целью:

  • определить уровень соответствия СМК требованиям стандарта ИСО 9001:2008;
  • определить уровень соответствия СМК требованиям внутренних нормативных документов.

Аудит может проводиться планово (на основании годового плана аудитов) и внепланово (на основании распоряжения генерального директора).

Периодичность проведения планового аудита должна составлять не реже 1 раза в шесть месяцев.

Ответственным за организацию аудитов является уполномоченный по качеству.

Ответственным за проведение аудитов является ведущий аудитор.

Годовой план внутренних аудитов разрабатывается и утверждается не позднее 20 декабря. Годовой план внутренних аудитов разрабатывает уполномоченный по качеству. При планировании внутренних аудитов СМК предусматривается обязательная проверка каждого из подразделений, каждого из процессов и каждого из требований ИСО 9001:2008.

Перед началом каждого аудита разрабатывается график аудита. График разрабатывается за неделю до даты проведения аудита.

Для проведения внутренних аудитов из числа сотрудников компании назначаются ведущий аудитор, аудиторы и технические специалисты. Кандидатуры ведущего аудитора и аудиторов определяются уполномоченным по качеству. Назначение ведущего аудитора и аудиторов осуществляется приказом генерального директора по личному составу. В приказе может указываться срок назначения. Если срок не указан, то ведущий аудитор (аудиторы) считается назначенным бессрочно и теряет свой статус аудитора только на основании приказа генерального директора о назначении нового ведущего аудитора (аудитора) или при увольнении из компании.

Технические специалисты назначаются (при необходимости) на каждый аудит по представлению ведущего аудитора. Назначение технических специалистов осуществляется в приказе по организации о проведении внутреннего аудита.

При составлении графика аудита распределение аудиторов и технических специалистов по объектам проверки должно исключать возможность проверки ими подразделений, в которых работают аудиторы и технические специалисты.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *