За участие в выставке

Весь план участия в выставке можно разбить на три части (рис. 18.8).

Рис. 18.8. Структура плана участия в выставки

Рассмотрим каждую часть плана участия в выбранной выставке В2В-компании более подробно.

I часть. До выставки

После принятия решения об участии в конкретной выставке директор компании должен издать приказ по компании о подготовке к участию в выставке (см. Приложение 9).

Затем составляется план подготовки участия к выставке с определением перечня мероприятий, их детализацией, ответственными и сроками исполнения (табл. 18.5).

Таблица 18.5

Календарный план подготовки к выставке

Название мероприятия

Ответственные

Исполнители

Сроки

исполнения

Формирование концепции выставки, в том числе:

  • – разработка концепции стенда;
  • – формирование списка демонстрируемой продукции;
  • – формирование списка рекламных материалов

Финансирование подготовки к выставке, в том числе:

  • – составление бюджета;
  • – утверждение бюджета;
  • – формирование графика платежей;
  • – обеспечение финансирования

Формирование дизайн-проекта выставочной экспозиции, в том числе:

  • – разработка предварительного проекта;
  • – утверждение дизайн-проекта

Подготовка персонала, в том числе:

  • – назначение ответственных работников за работу на стенде;
  • – проведение семинаров но подготовке персонала;
  • – предоставление максимальной информации ответственным работникам по продуктам;
  • – составление графика присутствия руководства на выставке

Изготовление раздаточного материала:

  • – определение тиража, формата, цвета, носителя;
  • – формирование текстовой части;
  • – разработка дизайна;
  • – производство и упаковка тиража

Подготовка технических средств и программного обеспечения, в том числе:

  • – формирование перечня технических средств;
  • – распределение информационных носителей

Изготовление выставочной экспозиции

Рассылка приглашении, в том числе:

  • – формирование базы адресатов:
  • – составление приглашения:
  • – рассылка приглашений

Написание и рассылка благодарственных писем (см. Приложение 10)

Формирование методических мероприятий – анкеты посетителя и отчета о выставке (см. Приложение 11)

Обеспечение участия в выставке транспортом, в том числе:

  • – упаковка оборудования до и после проведения выставки:
  • – транспортировка:
  • – сдача оборудования и материалов на склад

Формирование списка канцелярских принадлежностей, их закупка и упаковка

Охрана выставочной экспозиции, в том числе:

  • – распределение материальных ценностей среди ответственных работников:
  • – составление ведомости и сдача ценностей под охрану

Фотосъемка

Работа со СМИ, в том числе:

  • – создание пресс-пакета;
  • – рассылка пресс-релиза;
  • – заключение договора со СМИ;
  • – размещение статей по итогам выставки

Выступление на открытии выставки, в том числе:

  • – формирование заявки;
  • – формирование текста;
  • – выступление

Работа с организатором выставки, в том числе:

– заключение договора и оплаты счета- фактуры (см. Приложение 12)

Создание отчета о проведении выставки

При планировании размещения стенда и выбора формы стенда необходимо учитывать план выставочного зала с уже обозначенными участниками. Так, например, на рис. 18.9 представлен план выставочного зала XV Международной промышленной выставки «Лесдревмаш».

Рис. 18.9. План выставочного зала международной промышленной выставки «Лесдревмаш»

Соответственно при выборе места необходимо учитывать следующие правила:

  • • большая часть посетителей задерживаются в начале экспозиции выставки;
  • • движение посетителей, как правило, происходит против часовой стрелки;
  • • стенды, находящиеся возле центральных проходов, занимают лучшие места;
  • • углы выставочного зала малопосещаемые, а дальний левый угол наиболее пустынный.

Анализируя перечисленные выше правила, можно сделать вывод, что наиболее эффективным местом размещения стенда будет расположение на первом этаже справа по ходу движения в первых двух третях зала.

Существует несколько основных видов стендов, применяемых на выставке.

1. Сетнд «Классический ромб» (рис. 18.10). Стенд «классический ромб» состоит из центральной конструкции и окружающих ее независимых элементов. При этом центр конструкции предназначен для переговоров, размещения подсобных помещений. Окружающие элементы могут представлять собой витрины, дисплеи, киоски и т.д. Планировка такого стенда оказывает собой сильное визуальное впечатление на посетителей выставки, поскольку является достаточно простой с малым количеством стен. Однако конструкция стенда предполагает затрату значительных усилий ответственных работников для демонстрации посетителям экспозиции и удержания их внимания.

Рис. 18.10. Стенд «Классический ромб»

2. Стенд «Центральный объект» (рис. 18.11).

Рис. 18.11. Стенд «Центральный объект»

На таком стенде размещается, как правило, один продукт, а на остальные продукты внимание не акцентируются либо они отсутствуют. Таким образом, центральный объект экспозиции оказывается в фокусе внимания. Такой экспонент рекомендуется размещать в торце выставочного зала и выставлять новые инновационные продукты, например новый станок.

3. Стенд «Театр» (рис. 18.12). Применение данного стенда характерно для компаний, презентующих новый продукт или бренд с помощью программы презентаций. Стенд «Театр» требует постоянную поддержку внимания выставочным персоналом. Также возможным недостатком является то, что часть посетителей не любит участвовать в массовых мероприятиях.

Рис. 18.12. Стенд «Театр»

4. Стенд «Клуб» (рис. 18.13). Данный вид стенда используется в том случае, когда компания ожидает прибытие заранее известных приглашенных посетителей. Основная работа выставочного персонала концентрируется внутри стенда, поскольку и основная информация расположена именно там. Использование стенда «Клуб» может привести к потере определенного количества посетителей, которые предпочитают открытое пространство.

Рис. 18.13. Стенд «Клуб»

5. Стенд «Кафе» (рис. 18.14). Стенд «Кафе» по своей сути очень похож на стенд «Клуб» и выполняет такие же задачи. Большое количество мониторов и дисплеев создают своеобразную закрытость. При этом внутри ставится аналог барной стойки с переговорными столиками, что создает соответствующую атмосферу. При этом остальные посетители свободно оказываются внутри экспозиции и имеют широкий доступ ко всем экспонируемым объектам. Однако такой вид стенда требует большого количества выставочного персонала и показывает свою эффективность на различных специализированных выставках с высокой посещаемостью.

Рис. 18.14. Стенд «Кафе»

6. Стенд «Произвольное размещение» (рис. 18.15). Такой стенд является случайным сочетанием различных форм и элементов в стиле «хай- тек». Однако при его построении необходимо размещать дополнительные элементы навигации, в которых должен ориентироваться выставочный персонал. Стенд «Произвольное размещение», как правило, применяется при участии в высокотехнологических выставках.

Рис. 18.15. Стенд «Произвольное размещение»

7. Стенд «Плаза» (рис. 18.16). В центре данного стенда формируется пространство, используемое для переговоров, а конструкции с экспонатами расположены по бокам, что обеспечивает легкость управления потоком посетителей и оценку ими всех элементов экспонента в целом. Однако, если управление данном потоком не осуществляется, могут возникнуть трудности расхождения посетителей.

Рис. 18.16. Стенд «Плаза»

8. Стенд «Линейный» (рис. 18.17). Данный стенд, как правило, используется при бюджетном варианте, поскольку имеет ряд недостатков: отсутствие достаточного свободного пространства для всех экспонентов, усиленная нагрузка на персонал. Тем не менее, поток посетителей идет мимо всего стенда, что обеспечивает полный просмотр расположенных экспонентов.

Рис. 18.17. Стенд «Линейный»

9. Стенд «Линейный» (рис. 18.18). Такой стенд формирует достаточно сильный фокус на выставляемых экспонентах и позволяет обеспечить удобные зоны для переговоров с потоком посетителей. За счет этого обеспечивается высокая нагрузка на выставочный персонал.

Независимо от вида стенда ответственный менеджер за участие в выставочной деятельности должен определить месторасположение подсобных помещений, переговорных, основного потока посетителей, образцов продукции, рекламных материалов.

Как правило, в выставочной деятельности участвует стендисты, офисная команда и сервисная команда.

Рис. 18.18. Стенд «Угловой»

Стендист обязан владеть полной информацией о компании и ее продуктах, о ее программе развития и продвижения. Соответственно для стендиста должна быть подготовлена детальная инструкция как минимум за две недели до начала выставки.

Как правило, стендист сортирует контакты, осуществляемые на выставке, на категории, на перспективные, возможные и бесперспективные. При этом посетителей выставки можно поделить на следующие виды:

  • 1) «пылесосы» (студенты, пожилые люди и т.д.). Собиратели сувениров и посетители рекламных мероприятий;
  • 2) «отправленные руководителем». Сотрудники компаний, уполномоченные на сбор рекламных материалов для руководства;
  • 3) специалисты и (или) заказчики. Четко понимают, какая информация им необходима. Задают конкретные и четкие вопросы;
  • 4) дилеры и (или) партнеры. Так же как и предыдущая группа четко осознают, что им нужно. Ищут компании, которые хотят работать над совместными проектами.

Соответственно компания должна быть заинтересована в как можно большем привлечении последних двух типов посетителей. Для этого необходимо за 2–3 мес. до выставки разослать пригласительные письма целевой аудитории, где следует обозначить название выставки, время и место проведения, информацию о выставляемом продукте, контактную информацию и пригласительный билет. Также такую рассылку можно осуществить с помощью электронной почты. После такой рассылки необходимо еще раз через 2 недели после письма дать знать о компании.

Для работы на выставке необходимо иметь три типа рекламных материалов:

  • 1) дешевый раздаточный материал, который предназначен для массовой раздачи и включает в себя календари, визитки, прайсы и т.д.;
  • 2) стандартный комплект включает раздаточный материал более высокого качества, выдаваемого в обмен на контакты посетителя;
  • 3) VIP-комплект представляет раздаточный материал высшей категории для бизнес-партнеров.

Выставочную зону, как правило, разбивают на три части: публичную часть, где выставляются экспонаты; рабочую часть, где происходят переговоры с посетителями выставки; служебная часть, где хранятся экспонаты, рекламные материалы и т.д.

В целом структура затрат на участие в выставке для компании выглядит следующим образом: 15–20% – это аренда; 40–50% – это монтаж экспозиции; 5–10% – демонтаж; 5–10% – стоимость рекламных материалов; 15–25% – представительские расходы.

II часть. Во время работы выставки

Во время проведения выставки на стенде в общем доступе должны находиться общие материалы, все остальные материалы должны выдаваться по запросу потенциальному партнеру. При этом у стендиста должен быть комплект методической литературы, в который входит анкета посетителя, шаблон базы данных, текст стендиста и его отчет. Рассмотрим каждый из них в отдельности.

  • 1. Анкета посетителя позволяет внести в базу данных необходимую информацию, осуществляя функции фильтра: вовлекает в беседу потенциальных покупателей; отсекает непрофильных посетителей стенда; позволяет проанализировать удельный вес интереса к каждой из выставленных ассортиментных групп; позволяет оценить работу стендиста.
  • 2. База данных посетителей должна формироваться прежде всего на основе информации о потребностях посетителей в продукции компании, их объемах и планах приобретения. В базах данных отображается информация, представленная в табл. 18.6.

Таблица 18.6

Шаблон базы данных посетителей

Показатель

Характеристика

Номер анкеты

Наименование компании

Отрасль компании

ФИО посетителя

Должность

Регион

Город

Адрес

Телефон

Электронная почта

Продукт, который интересует

Планируемый объем закупки

Дата планируемой закупки

Материалы для отправки по почте

Дата следующего контракта

ФИО стендиста

  • 3. Базовый текст для стендиста пишется заранее и стендист должен его знать наизусть. Обычно в базовый текст входит приветствие, презентация компании и ее продуктов, порядок вопросов и фразы завершения беседы.
  • 4. Отчет стендиста позволяет оценить эффективность его работы и эффективность контактов. Такой отчет включает: часто задаваемые вопросы по продуктам, эффективные договоренности, заполненные анкеты, выявленные проблемы.

В работе выставки должны принимать участие стендисты (менеджеры), численность которых зависит от выставочной площади, а также технический специалист и маркетолог (как правило, достаточно по одному человеку соответственно). Также участие в выставке принимает и руководство, для которого составляется график присутствия.

Все участники выставки должны придерживаться определенного дресс- кода, желательно с элементами фирменного стиля.

В целом в ходе проведения выставки маркетолог должен:

  • • подготовить фото- и видеоматериалы для освещения выставочных мероприятий на сайте и в рекламных материалах компании;
  • • обеспечить публикации в отраслевых и деловых СМИ;
  • • изучить экспонаты конкурентов и их качественный состав;
  • • сформировать портрет посетителя выставки.

III часть. Работа после выставки

Работа, осуществляемая после выставки, планируется еще до се проведения. И состоит из трех частей:

  • 1) работа с посетителями выставки: рассылка материалов, прайс-листов и благодарностей, а также прозвон клиентов;
  • 2) анализ работы персонала на выставке и оценка ее эффективности;
  • 3) формирование отчета об участие в выставке.

Относительно работы с посетителями выставки формируется план «48 / 10 / 30», который действует в общем порядке, за исключением специальных договоренностей. Такой план предполагает установление первого контакта в течение 48 ч после посещения стенда. Второй контакт должен состояться на протяжении 10 дней после встречи с помощью коммерческих предложений. Третий контакт формируется за счет информирования о маркетинговых акциях в течение 30 дней.

Отчет об участии компании в выставке включает:

  • • данные об установленных на выставке контактах;
  • • оценка данных, полученных в холе выставки от посетителей;
  • • качественный и количественный анализ состава посетителей;
  • • оценку эффективности деятельности персонала на выставке;
  • • оценку эффективности размещения и работы стенда;
  • • анализ бюджета выставки;
  • • оценку эффективности рекламных материалов выставки и т.д.

Можно ли учесть расходы, связанные с участием работника в отраслевой конференции, в составе расходов по налогу на прибыль? Являются ли они обоснованными при расчете налоговой базы? Отвечают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ аудитор, профессиональный бухгалтер Татьяна Каратаева и аудитор Елена Мельникова.

Сотрудник съездил в командировку для участия в конференции по кадровой политике в отрасли. Организаторы предоставили договор на оказание услуг по обеспечению участия в мероприятии, копию лицензии на обучение по программе повышения квалификации, акт об оказании услуг, счет-фактуру. Основной вид деятельности организации — оказание услуг связи. Как учесть затраты на участие в конференции для целей налогообложения?

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ организация может уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов. При этом расходы должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и направлены на получение дохода.

Расходы организации на обучение работников принимаются в целях налогообложения в порядке, установленном подп. 23 п. 1 и п. 3 ст. 264 НК РФ. Они включаются в состав прочих расходов, если:

1) обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональная подготовка и переподготовка работников налогоплательщика осуществляются российскими образовательными учреждениями, имеющими соответствующую лицензию;

2) подготовку (переподготовку) проходят работники, заключившие с налогоплательщиком трудовой договор, либо физические лица, заключившие с налогоплательщиком договор, предусматривающий обязанность физического лица не позднее трех месяцев после окончания указанного обучения, профессиональной подготовки и переподготовки, оплаченных налогоплательщиком, оформить с ним трудовой договор и отработать у налогоплательщика не менее одного года (письмо Минфина России от 17.03.2009 № 03-03-06/1/144).

Как разъяснил Минфин России в письмах от 28.02.2007 № 03-03-06/1/137, от 08.09.2006 № 03-03-04/1/657 и от 16.05.2002 № 04-04-06/88, документальным подтверждением в данном случае могут быть договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, учебная программа образовательного учреждения с указанием количества часов посещений, сертификат или иной документ, подтверждающий, что сотрудники прошли обучение, акт об оказании услуг.

Если какое-либо из приведенных выше условий не соблюдается, то учесть затраты как расходы на подготовку и переподготовку кадров в целях налогообложения прибыли нельзя.

В рассматриваемом случае затраты на участие в конференции не могут быть отнесены к расходам на обучение на основании подп. 23 п. 1 и п. 3 ст. 264 НК РФ, поскольку из вопроса следует, что не соблюдается условие выдачи сертификата обучения, отсутствует договор с российским образовательным учреждением.

В то же время расходы на участие в конференции при условии их соответствия требованиям
ст. 252 НК РФ могут быть признаны при исчислении налога на прибыль по иным основаниям.

Так, по поводу обоснованности таких расходов хотелось бы обратить внимание на мнения высших судов РФ.

Пленум ВАС РФ в постановлении от 12.10.2006 № 53 указал, что обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налого­плательщика получить положительный экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности. Причем речь идет именно о намерениях и целях (направленности) этой деятельности, а не о будущих результатах.

В определении Конституционного Суда РФ от 04.06.2007 № 320-О-П говорится, что глава 25 НК РФ устанавливает определенную соотносимость доходов и расходов и связь расходов именно с деятельностью организации по извлечению прибыли.
Вместе с тем, учитывая рисковый характер предпринимательской деятельности, обоснованность расходов не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата.

Конституционный Суд РФ считает, что нормы ст. 252 НК РФ нельзя применять произвольно, поскольку они требуют установления объективной связи расходов налогоплательщика с направленностью его деятельности на получение прибыли, причем бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика возлагается на налоговые органы.

Таким образом, Высший Арбитражный Суд РФ и Конституционный Суд РФ допускают, что не все расходы организации могут в будущем принести доход, но это не означает, что их следует признавать экономически необоснованными.

Расходы на оплату участия сотрудников в конференции не относятся к командировочным. Их можно учесть в прочих расходах, связанных с производством и (или) реализацией, в зависимости от тематики конференции согласно:

Для экономического обоснования и документального подтверждения расходов на участие
в конференции рекомендуем подготовить:

  • приглашение на участие;
  • подробную программу конференции;
  • приказ руководителя о направлении сотрудника в командировку и (или) служебное задание;
  • отчет сотрудника об участии в конференции;
  • должностную инструкцию работника, подтверждающую наличие непосредственной связи тематики посещенной конференции с исполняемыми обязанностями и видом деятельности организации;
  • договор на организацию и проведение мероприятия;
  • акт выполненных работ и (или) оказанных услуг;
  • выданные свидетельства;
  • счет-фактуру.

В соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются командировочные расходы, к которым, в частности, относятся:

  • затраты на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • затраты по найму жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
  • суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;
  • расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Следовательно, стоимость проезда работника к месту проведения конференции и обратно, стоимость проживания в период мероприятия и суточные учитываются в полном объеме в прочих расходах, связанных с производством и (или) реализацией, как расходы на командировки на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Таким образом, документально подтвержденные затраты на участие в конференции, а также командировочные затраты участника можно включить в состав расходов при исчислении налога на прибыль согласно ст. 264 и ст. 252 НК РФ. Конечно, при условии, что участие в конференции связано с предпринимательской деятельностью организации.

Не секрет, что участие в выставках «Экспоцентра» требует серьезных вложений.

Сколько стоит участие в выставке, напрямую зависит как от конкретного мероприятия, его масштабов, тематики и запросов организаторов, так и от многих других факторов. Например, существенную статью расходов составляет оплата проезда до Москвы, проживания в столице и транспортировки экспонатов. Понятно, что эта сумма у разных экспонентов будет разительно отличаться, ведь кто-то поедет из недалеких областей, а кто-то – из-за океана, кто-то повезет на выставку легкие мягкие игрушки или, например, ювелирные украшения, объем и масса которых невелики, а кто-то – хрупкое высокотехнологичное оборудование или огромные станки, требующие особых условий транспортировки.

Основные расходы на участие в выставке складываются из следующих пунктов:

1. Аренда выставочной площади, регистрационный сбор, страховка, НДС. Все эти статьи расходов прописаны в договоре, который необходимо заключить с «Экспоцентром» каждому экспоненту. Оплата вносится заранее и в полном объеме.

Сумма будет ощутимой, но какой именно – зависит от вас, поскольку именно вы будете выбирать место для своего будущего стенда. Как известно, площадки на открытом воздухе всегда дешевле, чем в павильонах. А в здании более дорогими будут места, имеющие выгодное расположение (напротив входа, рядом со сценой и т.д.). Размер стенда тоже выбирать вам. И примите во внимание, что на некоторых выставках действуют скидки для самых расторопных экспонентов, бронирующих места заранее.

2. Стенд. Если вы арендуете необорудованную выставочную площадь, предстоит оплатить строительство (или аренду) и оформление стенда. Свои услуги вам предложит как организатор выставки, так и масса сторонних организаций, выбирайте на свой вкус и бюджет.

3.Очень важный пункт расходов – реклама. Если сэкономить на ней, может оказаться, что все остальные расходы были напрасными. Возможности для проведения рекламных кампаний в наш век огромны, подберите то, что больше подходит для вас.

4. Выставка – это не только стендовая деятельность, но и огромное количество деловых мероприятий (конференций, круглых столов, форумов). На некоторых выставках участие в деловой программе бесплатное, но этот вопрос нужно уточнить у организаторов, возможно, придется оплатить дополнительный сбор.

Помните, что участие в конференциях дает прекрасную возможность более полно ознакомиться с ситуацией в вашей отрасли, узнать о том, с какими сложностями сталкиваются ваши коллеги и какие пути решения этих проблем они находят. Не говоря уже о том, что выступление с докладом привлечет дополнительное внимание к вашей персоне и вашему бизнесу, ради чего во многом люди и едут на выставки.

5. Кроме всех перечисленных пунктов есть и другие статьи расходов. Как уже говорилось, это проезд, транспортировка экспонатов, проживание, питание, а также уборка и охрана стенда, коммунальные платежи, услуги переводчиков, изготовление бейджей и др.

Из всего этого складывается стоимость участия в выставке. Расходы немалые, но все они окупятся, если действовать грамотно.

Участие в международных и специализированных выставках

Участие в международных выставках «Экспоцентра» открывает большие перспективы. Всего несколько дней, проведенных на выставке, могут существенно изменить положение вашей компании: поднять авторитет, дать вам новых клиентов и поставщиков, наладить отношения с коллегами из других стран, открыть глаза на новые технологии и тренды. Но не стоит забывать, что само по себе участие в выставке – это еще не гарантия успеха, это лишь возможность, которой вы можете воспользоваться.

Если вы решили принять участие в специализированных выставках (а большинство мероприятий «Экспоцентра» рассчитано именно на профессионалов), нужно собрать всю доступную информацию о событии, которое вы посетите.

Если на выставке будут проводиться конференции, профессиональные конкурсы, обучающие мероприятия, подумайте о том, в каких из них смогут принять участие представители вашей компании. Чем больше активности вы проявите, тем больше перспектив перед вами откроется. Даже если вы никогда раньше не выступали на крупных мероприятиях, помните, что дорогу осилит идущий, и до выставки у вас еще будет время подготовиться.

Главная рекомендация для всех, кто хочет извлечь максимальную выгоду из участия в выставке, – выкроить время на прохождение специального семинара, который проводится в «Экспоцентре» для начинающих и профессиональных экспонентов. Этот семинар называется «Эффективное участие в выставках», и его цель – научить людей получать от мероприятий то, что они хотят. Поучаствовав в семинаре, вы сможете выработать свою индивидуальную стратегию, узнаете о многих тонкостях и подводных камнях выставочного мира, научитесь презентовать себя и свою компанию ярко, современно, эффективно. Вы овладеете рядом простых, но полезных техник, которые пригодятся вам не только на выставках, но и за стенами «Экспоцентра». Семинары проводятся регулярно, дату ближайшего из них вы найдете на сайте.

Помните, как гласит народная мудрость, под лежачий камень вода не течет, участие в международных выставках потребует от вас целеустремленности, гибкости, готовности к компромиссам, но в то же время и твердого понимания своих целей, смелости и настойчивости. Этот путь прошли представители тысяч компаний, которые когда-то впервые привезли свои экспозиции на выставки, а сейчас стали гигантами современного рынка.

Участие компании в выставках предшествует длительный, трудозатратный и недешевый процесс подготовки. Но почитайте отзывы тех, кто с успехом поучаствовал в выставках, и вы поймете, что это того стоит.

Порядок участия на выставках ЦВК «Экспоцентр»

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.

Организация пространства выставочного стенда определяет комфортность работы стендистов и нахождения посетителей на стенде. Ответ на вопрос «как оформить стенд на выставке», напрямую зависит от выбранной конфигурации арендованной выставочной площади.

При выборе места для экспозиции в выставочном зале необходимо изначально определиться с предпочтительной организацией пространства стенда. Пространство может быть как открытым, закрытым или совмещенным.

Профессиональные хитрости оформления стендов

Наиболее предпочтительным с точки зрения привлечения посетителей на стенд является открытый стенд – конфигурация типа «остров» имеет 4 открытых для посетителя стороны, а потому он открыт для взглядов потенциальных посетителей со всех сторон.

Что касается совмещенного пространства, при котором открытыми остаются 1 или 2 стороны, то такие выставочные боксы являются наиболее распространенными на выставках.

Что касается закрытых павильонов, то они вызывают интерес своей таинственностью – когда со стороны невозможно увидеть, что расположено за стендом, возникает естественное желание заглянуть в огороженное пространство. В таком ограниченном пространстве, защищенном от внешнего шума, света и взглядов, можно создать любую атмосферу, которая поможет продвижению бренда, позволит спокойно поговорить с посетителями.

Дополнительный плюс закрытого стенда – это возможность фильтровать посетителей, не пропуская на входе зевак. Применение закрытого стенда уменьшает количество посетителей, но позволяет увеличить потенциальных клиентов, за счёт более детального обсуждения дел с каждым, посетившим стенд. Такой подход к организации работы с посетителями на выставке оправдан при небольшом количестве целевых посетителей, что обусловлено особенностями рынка В2В.

Закрытый стенд – отличное место для проведения не только переговоров, но и закрытых корпоративных мероприятий.

Как показывает практика, приглашение на такую закрытую вечеринку или акцию для узкого круга приглашенных ценится гораздо выше, чем приглашение на обычный стенд.

Возможность избирательно подходить к выбору посетителей для стенда делает закрытый стенд идеальным выбором для производителей товаров VIP категории. На такой товар покупателей действительно немного, так что стендисты имеют возможность уделить каждому целевому посетителю максимум внимания.

Также не стоит игнорировать вопрос безопасности. Производитель уникальных дорогих товаров должен позаботиться о сохранности демонстрационных моделей, а в закрытом боксе сделать это на порядок проще.

Как вариант, закрытый стенд используется для сохранения коммерческой тайны новых разработок – их демонстрируют только потенциальным покупателям, при этом посетитель может пройти на стенд только после демонстрации приглашения. Кроме того на закрытом стенде как внешняя, так и внутренняя поверхность стенок используется для размещения рекламы, что дополнительно привлекает внимание.

Если есть желание создать видимость закрытого стенда, имея в наличии обычный комбинированный бокс, можно добиться желаемого результата за счет цвета, формы витрин и стоек. Такая атмосфера так называемой «зоны недоступности» вызывает любопытство у проходящих мимо гостей выставки.

Чтобы у прохожих появилось желание заглянуть на стенд, достаточно сделать любой психологический барьер – это могут быть как столбики с лентой, так и небольшой подиум, цветовой контраст напольного покрытия внутри стенда.

Как оформить стенд на выставке для VIP-клиентов?

Если компания предлагает товар, который не относится к разряду VIP, то стенд должен быть по максимуму открытым, с комфортными условиями для всех посетителей. При этом в команде стендистов необходимо выделить несколько человек, которые будут заниматься нецелевыми и целевыми клиентами. Запомните, чем проще доступ на стенд, тем больше на нем соберутся людей, которые пришли получить просто положительные эмоции или бесплатные сувениры. Любителей получить промо-сувениры, опытный стендист должен отмечать сразу, не тратить на них всё время, но и не потерять целевых посетителей.

Часто важны детали. Например, чтобы не создавать психологический барьер для целевой аудитории, необходимо подобрать такое ковровое покрытие на стенде, которое будет максимально близким по цвету к материалу на проходе. При этом стоит учитывать сезонность – зимой и осенью светлый ковролин очень быстро превратится в грязно-коричневый, а многие вообще будут стесняться заходить на стенд в грязной обуви. Это негативно скажется на посещаемости стенда, поэтому такой выбор нецелесообразен.

Особенности оформления стенда на выставке

ЦВК «Экспоцентр» давно занимается выставочной деятельностью. «Экспоцентр» имеет более полувековой опыт в организации как национальных, так и международных экспозиций.

Компания «Экспоцентр» предоставляет собственные площадки для проведения мероприятий и крупных рекламных кампаний различной направленности и величины, а официальные партнеры-застройщики также помогут изготовить и оформить стенд на выставке.

ООО «Экспоконста» – генеральный застройщик стендов ЦВК «Экспоцентр». Стенды можно в дальнейшем арендовать а можно сделать новый под заказ. Организация предлагает эксклюзивные, яркие выставочные, рекламные стенды различных видов.

«Экспоконста» радует своих клиентов двухэтажными, модельными конструкциями, и другими вариантами этих приспособлений. Кроме того, «Экспоконста» занимается сооружением выставочных стендов, вывесок, стоек, баннеров и другой экспозиционной продукции на собственном производстве. Это является большим преимуществом, потому что заказчики будут ждать свое изделие минимальное количество времени.

«Экспоконста» для создания всего оборудования использует современные материалы и качественное сырье, таким образом, повышая надежность произведенной конструкции.

Разрабатывая дизайн выставочных стендов, квалифицированные специалисты компетентно согласовывают с заказчиками все их пожелания и требования.

Важным моментом является то, что если выставка проводится на территории комплекса, то работники помогут осуществить самостоятельную сборку и разборку стендов, составить схему по их расположению на участке.

Удачные тактики оформления стендов на выставки

Выставочное оборудование – это надежный ;и эффективный способ привлечения необходимого внимания к фирме для ее дальнейшего продвижения.

Постоянное развитие приспособлений маркетинга, сформировало базу для появления современных и усовершенствования старых видов выставочного оборудования. Необходимость в использовании такого вида рекламы, зависит от постоянной конкуренции, без которой нынешний бизнес не может функционировать.

Чтобы оформить стенд на выставке необходимо придерживаться множества правил, потому что продукция на стенде будет отыгрывать основную роль в создании имиджа компании. Стенд должен быть ярко оформлен, чтобы потенциальные клиенты заинтересовались изделиями, которые экспонируются. Если осуществлять декор конструкции, то вся подготовка рекламных ресурсов и дизайн стенда должны быть сделаны в одном стиле.

Для того чтобы выделить свое выставочное оборудование среди массы других, необходимо заранее подумать об оригинальных деталях: подставки, сувениры, стеллажи и т. д. Все эти элементы станут незаменимыми помощниками и при организации будущих экспозиций.

Но стенд не должен быть ярче самих товаров, его основная функция – это привлечение внимания. Если выставленная продукция удачно расположена на площадке, плюс к ней добавлено освещение, то это только поспособствует привлечению внимания основной массы клиентской аудитории.

Тактика воздействия выставочного стенда на потенциального покупателя и потребителя:

  • Привлечь внимание основной массы клиентской публики;
  • Отыгрывать роль в заключении сделок и подписании важных контрактов;
  • Подвигнуть потенциальную клиентскую аудиторию осуществить определенные действия.

Стоит упомянуть, что интерес посетителей к выставочному стенду может привлечь и персонал, который его обслуживает. Для этого «Экспоцентр» организовывает обучающие тренинги и проводит мастер-классы с целью качественной работы своих специалистов во время экспозиции.

Нужно также уделить внимание на выставочном мероприятии и подаче информации, будет большим плюсом удобное расположение текстового и видеооборудования в демонстрационных залах.

Наличие телевизора, компьютера, визуального табло только способствует привлечению внимания посетителей и их оперативному восприятию информации.

Самыми часто применяемыми деталями оформления выставочных конструкций являются яркие изображения, плакаты, самоклеящаяся пленка, наклейки, логотипы и т. д.

Все свободные вертикальные участки стенда нужно максимально применить, но при этом не стоит перезагружать стенд декоративными элементами. Все дизайнерские материалы не должны отвлекать внимание клиентской аудитории от выставленной продукции.

Нужно сказать, что любая экспозиция – это также и постоянный процесс учебы и приобретения новых знаний и навыков. Получают новую информацию все и организаторы, и персонал, и партнеры и конкуренты. Каждая очередная выставка меняет методы проведения и дизайн оформления.

Появляются инновационные технологии, модернизированные устройства, эффективные способы продвижения продукции на экспозиционном стенде. Самое главное в оформлении выставочных конструкций – это быть оригинальным и запоминающимся.

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.

Выставка – это презентация новых разработок и достижений в сфере науки, техники, экономики, творчества и других отраслях. Чтобы правильно оформить выставку, необходимо учитывать в первую очередь требования и пожелания экспонентов. На оформление может влиять как специализация мероприятия, так и его место проведения.

Существуют такие виды экспозиций: региональные, федеральные, международные, всеобщие, которые охватывают абсолютно все области человеческой жизни, и специализированные или тематические, посвященные только одной отрасли.

Можно выделить промышленные, научные, творческие выставки. Также стоит различать такие виды выставочных кампаний, как временные и постоянные.

Выставка – это демонстрация товаров или услуг, которые продвигаются участниками мероприятия, то есть руководителями компаний или же самими компаниями на рыночной площадке. Экспозиции организовываются в целях развития в одной или нескольких областях деятельности.

Правильно оформить экспозиционный стенд

Выставочная продукция должна занимать меньше половины общего пространства на стенде, чтобы оставить место еще и для клиентской публики, ведь все изделия должны быть доступны к осмотру основной массе посетителей. Продукция не должна закрываться персоналом, который обслуживает выставочный стенд. Для новых товаров в экспозиции нужно выделить хорошо просматриваемое место.

Продукция, которая предназначена для привлечения внимания людей, должна размещаться таким образом, чтобы посетители выставки не мешали работе персонала и остальному потоку участников мероприятия. Все надписи, описания и плакаты должны быть возле выставочных изделий и легко читаться людьми.

Нельзя на выставке экспонировать слишком много продукции, но и слишком мало тоже не стоит. При наличии огромного количества изделий, которые имеют разное предназначение, будет рассеиваться внимание посетителей.

Также стоит позаботиться и о хорошем освещении на выставочном стенде, ведь яркий свет всегда привлекает внимание на зрительном уровне. Однако нужно внимательно подходить к вопросу освещения, учесть все возможные нюансы и не переусердствовать, потому что, например, в солнечный день на открытой площадке световое оборудование может не сработать должным образом.

Стоит уделить внимание и таким деталям экспозиционного стенда: поверхностям для расположения больших товаров: столы, подиумы, тумбы, витрины; площадки для раскладки рекламных материалов, полиграфической продукции; электрическое оснащение.

Таким образом, при оформлении экспозиции нужно руководствоваться огромным количеством правил и норм, чтобы избежать ошибок и не потратить лишние финансы и время.

Чтобы оформить выставку необходимо знать специфику и нужные подходы к этому делу, ведь можно легко допустить ошибку при определении нужной тактики предоставления экспонируемых товаров и услуг потенциальному клиенту.

Осуществить грамотное оформление выставочного мероприятия, обеспечив применение мобильных конструкций, которые занимают мало пространства, и не требуют определенных знаний и навыков от обслуживающих их работников.

Важным фактором является и правильное расположение продукции на экспозиционном стенде. Все новые разработки и уникальные изделия необходимо размещать в центре и подчеркивать их с помощью различных рекламных материалов.

Как правильно оформить выставку

Организация выставки – это всегда очень сложная и ответственная задача, подходить к которой следует комплексно. Потому не удивительно, что большинство предпринимателей интересуется тем, как оформить выставку, чтобы в итоге она была успешной.

Первым делом, после того как компания решила организовать выставочное мероприятие, стоит обратиться в специализирующееся в данной сфере агентство, которое благодаря своему опыту работы сможет сразу же предоставить достоверный план. Именно по четкому плану будет проводиться детальная разработка всего мероприятия.

Однако не стоит забывать о том, что такое агентство должно иметь целый ряд довольных клиентов и никаких отрицательных отзывов.

В случае с ЦВК «Экспоцентр», можно легко посмотреть все уже выполненные проекты и отзывы клиентов о них, что очень удобно для того чтобы убедить любого заказчика в квалифицированности данной организации и возможности эффективного сотрудничества с ней.

Выставки в последнее время стали очень популярны, потому сотрудники ЦВК «Экспоцентр» всегда следят за тем, куда двигается соответствующий рынок, какие тенденции наблюдаются в конкретное время. Это позволяет выполнять грандиозные мероприятия выставочного типа, способные привлечь к себе обширное общественное внимание, чего и требует любой заказчик. Потому очень важно следить, как оформление выставок меняется с течением времени.

Сейчас больше всего популярен деловой стиль, который позволяет быстро усваивать информацию, подающуюся, обычно, со специальной сцены, и стендов, которые оформляются в общем виде.

Однако все выставки направлены на выполнение одной единственной задачи – привлечь внимание к компании и рекламировать ее с лучшей стороны.

Без необходимого опыта и знаний сделать это просто невозможно, потому ЦВК «Экспоцентр» готово предоставить свои услуги для клиентов, выполнив поставленные задачи в лучшем виде.

Успешное оформление выставки

Для того чтобы подобрать наилучшее оформление, сотрудники сперва оценивают уже проведенные выставки компании или ее конкурентов. Это позволяет составить несколько видов наиболее подходящих для такого случая макетов, выбор из которых делает сам заказчик.

На самом деле успех мероприятия зависит от огромного количества составляющих, и зачастую качество выставляемого товара, и его цена могут не сыграть большой роли.

Самым интересным является то, что на посещаемость может повлиять даже погода. Потому день для проведения выставки лучше выбрать солнечный, чем дождливый.

Но, к сожалению, погодные условия предсказать достаточно сложно. Но всегда можно посмотреть, какие выставки уже запланированы на определенные числа. Это позволит избавиться от конкуренции.

Оформление выставки для того, чтобы она воспринималась как можно проще, лучше проводить в одном стиле. Это помогает людям быстро вливаться в атмосферу и воспринимать информацию, которая находится на стендах и доносится им со сцены.

Если компания только развивается и еще не успела заслужить известность, то грамотно оформленная выставка может сыграть в ее популяризации немалую роль. Потому лучше сразу же обратиться в опытную компанию, готовую предоставить свои высококлассные услуги для того чтобы воплотить в жизнь все пожелания своего клиента в сфере выставочной деятельности и получить лучший результат.

Разработкой всего проекта, включая дизайн, стенды и конструкции будут заниматься настоящие профессионалы, которые прекрасно знают, что от них требуется, а заказчик, в случае необходимости, имеет возможность полностью контролировать процесс работы.

Оформить стенд на выставку «Экспоцентра»

На сегодняшний день существует довольно большое число центров, которые организовывают и проводят выставки. Одной из самых заметных таких структур является «Экспоцентр», который занимается подготовкой и проведением различных по масштабу и тематике региональных, национальных и международных мероприятий на территории России, стран СНГ и Восточной Европы.

В стенах экспозиционного комплекса «Экспоцентр» применяются различные инновационные методики, вводит модернизированные технологии.

За более чем полувековой период существования «Экспоцентра» было организовано в павильонах комплекса около 6000 мероприятий различной направленности и величины, создано большое количество рекламного и выставочного инструментария для них.

ЦВК «Экспоцентр» не только предоставляет свой комплекс для проведения гостевых экспозиций, но также реализует и собственные проекты.

Для выполнения поставленных выставочных задач в ЦВК «Экспоцентр» работают квалифицированные специалисты, которые имеют многолетний опыт и обладают специальными знаниями и навыками, поэтому знают как правильно подобрать к экспоненту нужный подход.

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *