Заполнение счета на оплату

Как заполнить счет на оплату?

Необходимо указать подробные реквизиты продавца (поставщика):

  • Полное наименование компании. Например, общество с ограниченной ответственностью «Людмила». Если счет выставляет предприниматель, то указывается ФИО предпринимателя.
  • Полный адрес компании;
  • ИНН компании-продавца;
  • КПП компании-продавца;
  • Номер расчетного счета получателя денежных средств;
  • Номер кор.счета;
  • БИК;
  • Можно указать контактные данные для связи: номер телефона, факс, адрес электронной почты.

Только данных поставщика недостаточно. Пример счета на оплату также должен содержать реквизиты самого покупателя:

  • для организаций: название, адрес регистрации, ИНН, может быть КПП и банковские реквизиты;
  • для индивидуальных предпринимателей: полное ФИО, ИНН, адрес регистрации, могут быть включены банковские реквизиты ИП; обязательно – указание, что физлицо – индивидуальный предприниматель;
  • для клиентов – физлиц: полное ФИО, адрес регистрации.

Правила заполнения счета на оплату не устанавливают, как должны быть оформлены реквизиты поставщика и покупателя. Они могут быть оформлены таблицей, оформлены столбцами в шапке документа, разделятся названием документа – это не имеет значения. Главное, чтобы реквизиты были заполнены корректно и в полном объеме.

Образец счета на оплату обязательно содержит основную информацию по заключенной сделке (наименование товара, количество товара, стоимость), за которую поставщик предполагает получить оплату. Целесообразно оформить эту информацию в виде таблицы:

  • Номер по порядку;
  • Подробное указание, за что предполагается получить оплату — характеристика товара, описание услуг, которые были оказаны;
  • Единица измерения (если счет выставляется за услуги, единицу измерения указать нельзя — можно поставить прочерк);
  • Количество единиц товара;
  • Цена за одну единицу;
  • Общая стоимость данной категории товара.

Заполнение счета на оплату (основная часть) не должен вызывать вопросов у заказчика, поэтому не нужно суммировать услуги в бланке счета, объединяя строки, или суммировать похожий товар. Покупатель должен понимать, за какие услуги выставлен счет. Некорректное указание информации в данном разделе может привести к замедлению оплаты со стороны покупателя.

Под таблицей подводится итоговая стоимость по счету. Сумма к оплате указывается отдельно как итог суммы цен всех указанных выше в счете товаров или услуг. Если необходимо, отдельно указывается сумма НДС с указанием ставки. Если НДС отсутствует, то в счете на оплату отражается «без НДС».

Можно указать отдельно сумму к оплате прописью, но это необязательно. Указание суммы прописью не удостоверяет дополнительно сумму, подлежащую уплате, но очень часто применяется на практике аналогично официальным формам платежных документов.

Пример счета на оплату должен содержать должности лиц, ответственных за осуществление данной операции (руководитель компании, главный бухгалтер), проставляются их подписи, указывается расшифровка подписи (фамилия, инициалы). Если счета на оплату отправляются по электронной почте или по факсу, то в этом случае проставляются факсимильные подписи.

Счёт на оплату: подробности его заполнения

Счёт на оплату необходим для того, чтобы зафиксировать договоренность о продаже товаров или предоставлении услуг. Во время продажи товаров или услуг оформляется данный документ, который отправляется покупателю и при этом является важным документом для обеих сторон сделки. Покупатель сможет подтвердить факт совершения платежа на основании счёта, а продавец использует его как основание для учёта товаров на складе.

Заполнение счёта на оплату

Как правильно заполнить счёт на оплату, чтобы документально зафиксировать продажу товаров (услуг)? Форма счёта никем не регламентирована, поэтому организация вправе самостоятельно сформировать бланк счёта. Единственным правилом является наличие в бланке главных реквизитов, которые нужны для того, чтобы документально отразить совершение фактов хозяйственной деятельности. Чтобы правильно заполнить счёт на оплату, необходимо указать следующие обязательные сведения:

  • Дата выставления счёта и порядковый номер. Все счёта должны быть уникальны и пронумерованы по порядку, не допускается повтор номеров. Данные сведения указываются в заголовке счёта на оплату.
  • Платежные реквизиты обеих сторон (наименование, ИНН, КПП, БИК, номер расчётного счёта). Реквизиты поставщика могут быть образцом заполнения платежного поручения.
  • Информация о товарах (услугах). Указывается наименование, количество, стоимость (прописью) и единицы измерения.
  • Информация о НДС. От системы налогообложения продавца зависят налоговые последствия сделки. НДС зачитывается на основании счёта-фактуры, но если в счёте на оплату не выделить НДС, то могут быть арифметические ошибки при дальнейшей подготовке счетов-фактур.

Дополнительные реквизиты счёта

Также можно указать дополнительную информацию о сделке:

  • Дата составления счёта. Это позволит получателю без проблем распознать основание поступивших денежных средств.
  • Основание счёта. Поясняется, за что выставляется данный счёт.
  • Адрес, телефон и факс продавца.
  • Условия оплаты
  • Сроки поставки товаров
  • Информация о предоплате и т.п.

В случае указания подробной информации о совершаемой сделке, счёт на оплату приравнивается к договору о сотрудничестве. Если же счёт заполнен некорректно, то заключение договора происходит только после фактической передачи товара и процесса подписания накладной. Тогда покупатель, который уже оплатил товар, не сможет на основании данного счёта требовать от поставщика замену товара, изменение его количества и т.п. При этом покупатель может потребовать возврат уплаченных денежных средств по причине необоснованного обогащения.

Нужно ли заверять печатью счёт на оплату?

Как оформить счёт на оплату, не нарушая правил? Российское законодательство не требует заверять счета на оплату личной подписью и печатью. Несмотря на это, желательно их указать, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений. Разрешается подписывать счета, которые отправляются покупателю по факсу или e-mail, факсимильной копией подписей уполномоченных лиц и оттиска печати организации. Ещё лучше, если бланк счёта на оплату будет украшен логотипом данной организации.

Значение счёта на оплату

Этот документ считается необязательным, так как он ничего не подтверждает. Факт отправления денежных средств продавцу можно увидеть по платежному поручению, оказание услуг и передачу ТМЦ – по актам и накладным. Но если вы хотите избежать неприятных моментов с задержками платежей, необходимо знать, как правильно оформить счёт на оплату и предъявить его клиенту.

Счет с НДС: есть ли типовая форма

В действующих сегодня альбомах первичных учетных документов не имеется унифицированной формы счета на оплату. Поэтому большинство компаний разрабатывает бланки таких счетов самостоятельно, утверждая выбранную форму в приложении к приказу об учетной политике и включая ее в график документооборота. Проще всего пользоваться при составлении счета одной из бухгалтерских компьютерных программ — в этом случае все необходимые поля будут сформированы и заполнены автоматически.

Если же ваша организация решила сама разработать форму счета на оплату, следует помнить, что с учетом требований п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 года № 402-ФЗ форма счета должна содержать:

  • порядковый номер, который указывается в заголовочной части документа;
  • дату составления;
  • платежные реквизиты стороны, получающей денежные средства (поставщика, продавца);
  • данные плательщика и грузополучателя (указываются ИНН, название компании и почтовый адрес);
  • перечень товаров или услуг, подлежащих оплате (указываются наименование, единица измерения, количество, цена и сумма);
  • реквизиты договора, на основании которого выставляется счет;
  • наименование должностей ответственных лиц и их подписи.

В счете также можно предусмотреть поля для указания сроков оплаты или отгрузки, а также способа поставки.

О требованиях к реквизитам первичного учетного документа читайте в материале «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Основные правила заполнения, образец счета

Если вы продаете товары или услуги, облагаемые НДС, вам необходимо счет заполнить следующим образом:

  1. В графе «Товары (работы, услуги)» указываем наименование товаров или услуг, которые требуется оплатить.
  2. В графе «Количество» проставляем число, соответствующее продаваемому количеству товара.
  3. В графе «Единица измерения» указываются наименования единиц, в которых измеряется товар, подлежащий оплате (штуки, килограммы, метры и т.д.).
  4. В графе «Цена» указывается стоимость единицы товара с учетом НДС.
  5. В графе «Сумма» выводится полная стоимость партии оплачиваемых товаров с учетом НДС отдельно для каждой номенклатуры (то есть НДС у нас «внутри» стоимости).
  6. В поле «Итого» суммируем стоимость всех партий товаров по различным номенклатурам, включенным в счет.
  7. В поле «В том числе НДС» указываем сумму НДС, исчисленную из общей стоимости оплачиваемых товаров (не забываем, что в данном случае НДС у нас «внутри»!).
  8. В поле «Всего к оплате» указывается итоговая общая сумма. Ниже она же приводится прописью.

Графы счета могут быть заполнены и несколько по-другому: в графе «Цена» сумму можно указать без НДС. Тогда поля «Сумма» и «Итого» тоже будут без НДС, а далее вместо поля «В том числе НДС» пойдет поле «НДС», в котором необходимо будет указать сумму налога, рассчитанного с полной стоимости оплаченных товаров (но в данном случае НДС уже будет «сверху»). Дальнейший порядок заполнения счета не отличается от порядка, приведенного для предыдущего случая.

Для большей наглядности приводим образец заполнения такого счета.

Таким образом, в заполнении счета с НДС нет ничего сложного. Достаточно внимательно заполнить все поля и графы и не путаться при указании НДС, который при выставлении счета может быть как «внутри» суммы, так и «сверху».

О том, какие особенности имеет счет, оформляемый на платеж без НДС, читайте в статье «Образец счета на оплату без НДС: заполняем правильно».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *